SDBXM 063-2024不動產(chǎn)登記檔案管理規(guī)范

ICS點擊此處添加ICS號點擊此處添加中國標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn)分類號DB61ManagementSpecificationforRealEstateRegistrationArc陜西省市場監(jiān)督管理局發(fā)布IDB61/TXXX—XXXX Ⅲ 2規(guī)范性引用文件 3術(shù)語和定義 4檔案分類 5歸檔范圍及保管期限 6資料歸檔 7檔案整理 8檔案管理 9電子檔案管理 10檔案查詢 附錄A（規(guī)范性）不動產(chǎn)登記檔案分類表 附錄B（規(guī)范性）不動產(chǎn)登記檔案卷內(nèi)文件目錄樣式 附錄C（規(guī)范性）不動產(chǎn)登記檔案卷案卷封面樣式 附錄D（規(guī)范性）備考表樣式 附錄E（規(guī)范性）不動產(chǎn)登記檔案檔案盒樣式 附錄F（規(guī)范性）不動產(chǎn)登記檔案銷毀清冊 附錄G（規(guī)范性）不動產(chǎn)登記電子資料歸檔登記表 附錄H（規(guī)范性）不動產(chǎn)登記資料查詢申請書 附錄I（規(guī)范性）不動產(chǎn)登記資料查詢結(jié)果證明 附錄J（規(guī)范性）不動產(chǎn)登記資料查詢不予受理告知書 DB61/TXXX—XXXX本文件按照GB/T1.1—2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定起本文件由陜西省自然資源廳提出并歸口。本文件由*******組織實施。本文件起草單位：延安市洛川縣不動產(chǎn)登記大廳、咸陽市旬邑縣不動產(chǎn)登記大廳、長安大學(xué)土地工程學(xué)院、陜西省標(biāo)準(zhǔn)化研究院、陜西藍(lán)岱科技有限公司。本文件主要起草人：鄭瑩、路佳、高佩、談博、李智超、葉青、種芳、寇賈晨子、胡乃寧。本標(biāo)準(zhǔn)為首次發(fā)布。DB61/TXXX—XXXX不動產(chǎn)登記檔案管理是不動產(chǎn)登記有序運行的重要環(huán)節(jié)和基礎(chǔ)，規(guī)范不動產(chǎn)登記檔案管理直接關(guān)系到不動產(chǎn)登記的延續(xù)性、登記查詢的完整性和登記成果利用的有效性。為規(guī)范陜西省不動產(chǎn)登記檔案管理，實現(xiàn)不動產(chǎn)登記檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化，有效保護(hù)和利用不動產(chǎn)登記檔案，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，制定本規(guī)范。1DB61/TXXX—XXXX不動產(chǎn)登記檔案管理規(guī)范本規(guī)范規(guī)定了不動產(chǎn)登記檔案的立卷、歸檔范圍及保管期限、收集、整理、保管、電子檔案管理、檔案查詢。本規(guī)范適用于不動產(chǎn)登記檔案的收集、整理、保管和利用工作。2規(guī)范性引用文件下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB/T18894-2016電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范GB/T29194一2012電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求DA/T13-94檔號編制規(guī)則DA/T18-1999檔案著錄規(guī)則DA/T25—2000檔案修裱技術(shù)規(guī)范DA/T31—2017紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范DA/T47—2009版式電子文件長期保存格式需求JGJ25-2010檔案館建筑設(shè)計規(guī)范3術(shù)語和定義下列術(shù)語和定義使用于本規(guī)范。3.1不動產(chǎn)登記簿指由不動產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)制作和管理的，用于記載不動產(chǎn)自然狀況、不動產(chǎn)權(quán)利狀況以及其他依法應(yīng)當(dāng)?shù)怯浭马椀奶囟ú緝浴?.2不動產(chǎn)登記資料是指不動產(chǎn)登記過程中形成的具有保存價值的、未經(jīng)整理的材料，包括:不動產(chǎn)登記簿等不動產(chǎn)登記結(jié)果和不動產(chǎn)登記原始資料。3.32DB61/TXXX—XXXX不動產(chǎn)登記檔案指在不動產(chǎn)登記工作中收集、形成并經(jīng)過整理的，具有保存價值的文字、圖表、聲像、數(shù)據(jù)等不同形式資料的總稱。反映不動產(chǎn)登記申請、審核過程和登記結(jié)果，以紙質(zhì)介質(zhì)和電子介質(zhì)形式保存。3.4不動產(chǎn)登記資料歸檔指不動產(chǎn)登記完成后，將不動產(chǎn)登記資料經(jīng)系統(tǒng)整理交不動產(chǎn)登記檔案管理部門保存的過程。3.5不動產(chǎn)資料整理指按照一定的規(guī)則，對不動產(chǎn)登記資料進(jìn)行分類、組合、排列、編號、編目、建立全宗等，使之有序化的過程。3.6案卷指辦理一件不動產(chǎn)登記業(yè)務(wù)所形成的不動產(chǎn)登記資料組合成的檔案保管單位。3.7立卷指將辦理完成的不動產(chǎn)登記資料按照形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系組成案卷的過程。3.8條目反映案卷內(nèi)容與形式特征的著錄項目的組合。3.9著錄指對不動產(chǎn)登記檔案內(nèi)容和形式特征等進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程。3.10編目指按照一定的規(guī)則進(jìn)行不動產(chǎn)登記檔案著錄并將條目組織成目錄的過程。3.11卷內(nèi)備考表指卷內(nèi)文件狀況的記錄單，排列在卷內(nèi)文件之后。用于注明卷內(nèi)文件與立卷狀況。3DB61/TXXX—XXXX3.12全宗號指各級檔案館為立檔單位分配的編號。3.13分類號指以字符形式固定和反映不動產(chǎn)登記檔案分類的一組代碼。3.14檔號指以字符形式賦予不動產(chǎn)登記檔案的排列順序的一組代碼。4檔案分類4.1一級目錄不動產(chǎn)登記類檔案管理設(shè)一級類目不動產(chǎn)登記檔案，以大寫英文雙字母BD作為代碼。4.2二級目錄一級目錄下設(shè)6個二級目錄，以大寫字母雙字母作為代碼，排列順序為：不動產(chǎn)權(quán)利登記（CQ）、地役權(quán)登記（DQ）、抵押權(quán)登記（DY）、預(yù)告登記（YG）、異議登記（YY）、查封登記（CF）。4.3登記類別（特殊碼值）按照陜西省不動產(chǎn)登記業(yè)務(wù)辦理的實際需求，二級目錄下設(shè)11個登記類別（特殊碼值）。詳細(xì)分類方法及內(nèi)容參照本規(guī)范附錄A。5歸檔范圍及保管期限5.1歸檔范圍5.1.1不動產(chǎn)登記薄等不動產(chǎn)登記結(jié)果。5.1.2不動產(chǎn)登記原始資料包括：a)不動產(chǎn)登記申請書、申請人身份證明、不動產(chǎn)權(quán)屬來源等登記原因材料、地籍調(diào)查成果等申請材料；b)不動產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)查驗、詢問、實地查看或調(diào)查、公告等形成的審核材料；c)不動產(chǎn)登記過程中產(chǎn)生的其他依法應(yīng)當(dāng)保存的材料等。5.2保管期限5.2.1不動產(chǎn)登記簿等不動產(chǎn)登記結(jié)果應(yīng)永久保存。4DB61/TXXX—XXXX5.2.2已有數(shù)字化成果，已經(jīng)注銷且自注銷之日起滿五年的居住權(quán)登記、地役權(quán)登記、抵押權(quán)登記、查封登記、預(yù)告登記、異議登記，紙質(zhì)不動產(chǎn)登記原始資料可銷毀。5.2.3電子資料和其他登記類型的紙質(zhì)不動產(chǎn)登記原始資料應(yīng)永久保存。6資料歸檔6.1不動產(chǎn)登記業(yè)務(wù)完成后，不動產(chǎn)登記經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)及時將不動產(chǎn)登記資料歸檔6.2歸檔的不動產(chǎn)登記資料，應(yīng)做到內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、表格填寫清楚規(guī)范、圖形清晰、聲像資料能夠正常使用，真實反映不動產(chǎn)及其變動的狀況。6.3不動產(chǎn)檔案管理部門應(yīng)對歸檔的不動產(chǎn)登記資料進(jìn)行驗收，不滿足要求的，不予歸檔。7檔案整理7.1整理項目7.1.1檔案管理部門負(fù)責(zé)不動產(chǎn)登記資料的整理。7.1.2整理項目包括：a)文件資料的排列與編號；b)卷內(nèi)文件目錄和備考表的編制；c)卷皮和檔案盒的編目；d)紙質(zhì)檔案的電子化；e)檔案的裝訂立卷；f)檔案的入庫排列。7.2立卷原則7.2.1不動產(chǎn)登記檔案立卷宜采用一件一卷的原則，即每辦理一件登記所形成的材料立一個卷。7.2.2抵押登記檔案單獨立卷并附在對應(yīng)的不動產(chǎn)登記檔案后。7.2.3已辦理預(yù)告登記的，應(yīng)將轉(zhuǎn)移、抵押登記資料單獨立卷，附在預(yù)告登記檔案后。7.2.4權(quán)屬轉(zhuǎn)移、變更登記資料單獨立卷，附在原登記檔案后。7.2.5注銷登記資料續(xù)訂在原登記檔案后,按注銷時間順序排列，單獨存放。7.3卷內(nèi)材料的排序7.3.1卷內(nèi)材料應(yīng)按下列順序排列：b)（2）結(jié)論性審核材料；c)（3）過程性審核材料；d)（4）當(dāng)事人提供的登記申請材料；e)（5）圖紙；f)（6）其他；g)（7）備考表。7.3.2卷內(nèi)材料應(yīng)每1頁材料編寫1個頁號。5DB61/TXXX—XXXX7.3.3單面書寫的材料應(yīng)在右上角編寫頁號；雙面書寫的材料，應(yīng)在正面右上角、背面左上角編寫頁7.3.4圖表、照片可編在與此相應(yīng)位置的空白處或者其背面；卷內(nèi)目錄、備考表可不編頁號。7.3.5編寫頁號應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字，起始號碼從*1開始。7.3.6卷內(nèi)目錄編制應(yīng)符合下列規(guī)定：a)順序號應(yīng)按卷內(nèi)材料的排列順序，每份材料應(yīng)編1個順序號，不應(yīng)重復(fù)、遺漏；b)材料題名應(yīng)為材料自身的標(biāo)題，不應(yīng)隨意更改和省略。如材料沒有標(biāo)題，應(yīng)根據(jù)材料內(nèi)容擬寫一個標(biāo)題；c)頁次應(yīng)填寫該材料所在的起始頁，最后頁應(yīng)填起止頁號；d)備注應(yīng)填寫需注明的內(nèi)容。7.3.7備考表的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：a)立卷人應(yīng)為負(fù)責(zé)歸檔材料立卷裝訂的人員；b)檢查人應(yīng)為負(fù)責(zé)檢查歸檔材料立卷裝訂質(zhì)量的人員；c)日期應(yīng)為歸檔材料立卷裝訂完畢的日期。7.3.8卷皮與資料盒或者資料袋項目的填寫可采用計算機(jī)打印或者手工填寫。7.3.9手工填寫時應(yīng)采用最耐久或者比較耐久的字跡材料。7.3.10最耐久的字跡材料包括碳素墨水、墨(塊、汁)。7.3.11較耐久的字跡材料包括字跡色素成分為顏料的中性筆、檔案專用筆。7.3.12打印字跡方面，宜使用激光打印字跡，避免使用噴墨打印等水溶性字跡。7.3.13卷內(nèi)材料應(yīng)按照不動產(chǎn)權(quán)屬變化、權(quán)屬文件形成時間先后及文件主次關(guān)系為序，文字材料在前，圖紙在后，同一類別的材料排列順序保持不變。7.4編號7.4.1不動產(chǎn)登記檔案以檔案號固定反映實體檔案排列順序，可采用歸檔流水號統(tǒng)一制定編號規(guī)則。7.4.2檔案號由全宗號、分類號、案卷號組成，結(jié)構(gòu)為“全宗號—分類號—案卷號”。7.4.3上、下位代碼之間用“-”連接，同一級代碼之間用“·”隔開。7.4.4全宗號用4位字母與數(shù)字相結(jié)合。7.4.5分類號以大寫英文字母作為代碼，詳細(xì)分類方法及代碼內(nèi)容參照本規(guī)范的附錄A。7.4.6案卷號以行政區(qū)代碼、年份號、歸檔流水號、特殊碼值4部分組成。7.4.7行政區(qū)代碼、年份號、歸檔流水號和特殊碼值之間用空格隔開。7.4.8行政區(qū)代碼為6位，碼值為不動產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)所在地的行政區(qū)劃代碼；年份號代碼為4位，碼值為歸檔年份；歸檔流水號為7位數(shù)字；特殊碼值為1位，用大寫字母表示，表示登記類別。7.4.9檔案號的編號樣式如圖1所示：6DB61/TXXX—XXXX圖1不動產(chǎn)登記檔案檔號樣式7.5編頁7.5.1編寫頁碼應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字，起始頁碼從“1”開始。7.5.2卷內(nèi)材料應(yīng)每1頁材料編寫1個頁號。7.5.3單面書寫的材料應(yīng)在右上角編寫頁號；雙面書寫的材料，應(yīng)在正面右上角、背面坐上角編寫頁7.5.4圖表、照片可編在與此相應(yīng)位置的空白處或其背面。7.5.5卷內(nèi)目錄、備考表可不編頁號。7.6編目7.6.1順序號應(yīng)按卷內(nèi)材料的排列順序，每份材料應(yīng)編1個順序號，不得重復(fù)、遺漏。7.6.2材料題名應(yīng)為材料自身的標(biāo)題，不得隨意更改和省略；若材料沒有標(biāo)題，應(yīng)根據(jù)材料內(nèi)容擬寫一個標(biāo)題，不允許出現(xiàn)“其他”。7.6.3頁次應(yīng)填寫材料所在的起始頁，最后頁應(yīng)填寫起止頁號。7.6.4備注應(yīng)填寫需注明的內(nèi)容。7.6.5卷內(nèi)文件目錄樣式編制見附錄B。7.7裝訂7.7.1資料裝訂應(yīng)符合下列規(guī)定：a)歸檔文件裝訂前應(yīng)檢查是否滿足裝訂要求，操作時不應(yīng)損壞材料，不應(yīng)對材料進(jìn)行剪裁；b)破損的或者幅面過小的材料應(yīng)采用A4白襯紙托裱，1頁白襯紙應(yīng)托裱1張材料，不應(yīng)托裱2張及以上材料；c)字跡擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一起存檔，原件在前，復(fù)制件在后；d)幅面大于A4的材料，應(yīng)按A4大小折疊整齊，并預(yù)留出裝訂邊際；e)卷內(nèi)目錄題名與卷內(nèi)材料題名、卷皮姓名或者名稱與卷內(nèi)材料姓名或者名稱應(yīng)保持一致；f)姓名或者名稱不應(yīng)用同音字或者隨意簡化字代替；g)卷內(nèi)材料應(yīng)向左下角對齊，裝訂孔中心線距材料左邊際應(yīng)不低于1.5cm；h)裝訂用品應(yīng)滿足歸檔文件有效保存的要求；7DB61/TXXX—XXXXi)材料折疊后過厚的，應(yīng)在裝訂線位置加入墊片保持其平整；j)卷內(nèi)材料與卷皮裝訂在一起的，應(yīng)整齊美觀，不應(yīng)壓字、掉頁，不應(yīng)妨礙翻閱。7.8裝盒7.8.1卷皮7.8.1.1案卷封面的設(shè)計及表面尺寸、字體型號、文字排列、頁邊距、封面設(shè)計的規(guī)格和處置應(yīng)得體、劃一。7.8.1.2書寫應(yīng)自左而右，橫寫橫排，左側(cè)裝訂，裝訂線內(nèi)不應(yīng)寫字、印字。7.8.1.3尺寸：封面297mm×210mm，用150克牛皮紙制作。7.8.1.4卷皮封面項目包括:立檔單位、案卷號、坐落、不動產(chǎn)單元號、權(quán)利人姓名(名稱)、保管期限、件數(shù)、頁數(shù)。7.8.1.5案卷封面的規(guī)格、樣式見附錄C。7.8.2卷皮填寫要求7.8.2.1卷皮的填寫可采用計算機(jī)打印或手工填寫。手工填寫時應(yīng)使用碳素墨水，字體工整，不得涂7.8.2.2坐落、不動產(chǎn)單元號和權(quán)利人姓名(名稱)，按照不動產(chǎn)登記薄內(nèi)容填寫。7.8.3備考表7.8.3.1備考表用于說明卷內(nèi)材料。7.8.3.2尺寸：297mm×210mm。7.8.3.3備考表編制樣式見附錄D。7.8.4檔案盒7.8.4.1尺寸：310mm×220mm，盒脊可根據(jù)需要設(shè)置為20mm、40mm、50mm等規(guī)格，用680克的無酸紙制作。7.8.4.2檔案盒的封面項目包括：坐落、權(quán)利人姓名（名稱）和案卷號。7.8.4.3盒脊：填寫全宗號、分類號、案卷號、保管期限、盒號。7.8.4.4檔案盒、盒脊的規(guī)格樣式見附錄E。7.8.5檔案盒填寫要求7.8.5.1檔案盒的填寫可采用計算機(jī)打印或手工填寫。手工填寫時應(yīng)使用碳素墨水，字體工整，不得涂改。7.8.5.2不動產(chǎn)權(quán)利人姓名(名稱):盒內(nèi)只裝一卷的填寫不動產(chǎn)權(quán)利人姓名(名稱)，裝多卷的填寫XXX權(quán)利人等的字樣。7.8.5.3盒脊案卷號：盒內(nèi)只裝一卷的填寫該卷的案卷號，裝多卷的填寫多個連續(xù)案卷號的首個歸檔流水號至最末歸檔流水號。如某個檔案盒內(nèi)裝了案卷號為61032220230000001A—61032220230000003A共3本案卷，則盒脊填寫61032220230000001A—61032220230000003A。7.9排架7.9.1整理裝訂后的檔案宜采用密集架等形式，按照從上到下、從左到右的方法存放。8DB61/TXXX—XXXX7.9.2在保證檔案安全、完整的前提下，可按照歸檔流水號統(tǒng)一排列。7.9.3柜架側(cè)面應(yīng)標(biāo)明內(nèi)存檔案的起止號，每層應(yīng)標(biāo)出本層的起止號。7.9.4建立庫房檔案存放索引以及案卷號、業(yè)務(wù)號、柜架號之間相互關(guān)聯(lián)的檔案入庫臺賬。8檔案管理8.1庫房建設(shè)檔案庫房建設(shè)、設(shè)計應(yīng)執(zhí)行JGJ25-2010。8.2檔案保管8.2.1溫濕度控制8.2.1.1紙質(zhì)檔案庫房的溫度應(yīng)當(dāng)控制在14℃-24℃;相對濕度應(yīng)當(dāng)控制在45%-60%。8.2.1.2庫房應(yīng)當(dāng)安裝溫濕度記錄儀，并對庫房溫濕度定時測記，每日兩次，掌握溫濕度變化情況，隨時予以控制調(diào)節(jié)。8.2.1.3溫濕度記錄儀應(yīng)當(dāng)定期校驗。8.2.1.4根據(jù)庫房容積、密封性能、所存檔案類型等具體情況應(yīng)當(dāng)配備空調(diào)及去濕、增濕設(shè)備，并定期檢修、保養(yǎng)。8.2.1.5密集架應(yīng)當(dāng)與地面保持80mm以上距離，其排列應(yīng)便于通風(fēng)降濕，檔案柜架應(yīng)與墻壁保持一定距離（主通道凈寬不應(yīng)小于1.00m，兩行裝具間凈寬不應(yīng)小于0.80m成行地垂直于有窗的墻面擺設(shè)，便于通風(fēng)降濕。8.2.1.6新建庫房竣工后，應(yīng)當(dāng)經(jīng)6—12個月干燥方可將檔案入庫。8.2.2蟲霉防治與除塵8.2.2.1嚴(yán)格注意庫房衛(wèi)生，定期打掃，確保檔案柜（架）、地面、門窗和走廊的整潔衛(wèi)生。8.2.2.2檔案庫房應(yīng)當(dāng)設(shè)消毒室或配備消毒箱，新接收的檔案經(jīng)消毒除塵后方能入庫。8.2.2.3建立定期蟲霉檢查制度，發(fā)現(xiàn)蟲霉及時采取滅菌殺蟲措施。8.2.2.4發(fā)現(xiàn)鼠害，應(yīng)當(dāng)及時投放藥劑加以消滅。8.2.2.5應(yīng)配備吸塵器，加裝密封門，空調(diào)機(jī)管通風(fēng)口及庫房通風(fēng)孔應(yīng)安裝過濾網(wǎng)，除塵與防塵相結(jié)合。設(shè)置空氣過濾裝置，防止害蟲和污染氣體進(jìn)入庫房。8.2.3防火與防盜8.2.3.1資料庫房應(yīng)配備相應(yīng)等級的消防器材，并應(yīng)按要求定期進(jìn)行檢查和更換。8.2.3.2安全使用電器設(shè)備，定期檢查電器線路。8.2.3.3庫內(nèi)嚴(yán)禁使用明火裝置和電爐、存放易燃易爆物品。8.2.3.4檔案庫房應(yīng)當(dāng)安裝火災(zāi)報警和自動滅火系統(tǒng)（不應(yīng)使用水噴淋系統(tǒng)）、防盜報警系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng)和門禁系統(tǒng)，并定期檢查。8.2.4防光要求8.2.4.1檔案庫房人工照明宜選用白熾燈，照度不超過100Lx。8.2.4.2當(dāng)采用熒光燈時，應(yīng)對紫外線進(jìn)行過濾。8.2.4.3檔案庫房不宜采用自然光源，有外窗時應(yīng)有窗簾、窗板等遮陽措施。9DB61/TXXX—XXXX8.2.4.4檔案在任何情況下均應(yīng)避免陽光直射。8.2.5防水要求8.2.5.1應(yīng)及時檢查空調(diào)和去濕機(jī)情況，杜絕漏水事故發(fā)生；8.2.5.2應(yīng)防雨水滲漏。8.3檔案使用8.3.1設(shè)置閱覽室8.3.1.1應(yīng)設(shè)置閱覽室，查閱不動產(chǎn)登記檔案應(yīng)在閱覽室進(jìn)行。8.3.1.2閱覽室應(yīng)靠近檔案庫房，建筑面積應(yīng)不少于15m2，并做到明亮、安靜、整潔，設(shè)置監(jiān)控設(shè)備。8.3.1.3建立健全查閱管理制度，確保不動產(chǎn)登記檔案安全。8.3.2檔案查閱8.3.2.1登記經(jīng)辦機(jī)構(gòu)內(nèi)部工作人員因工作需要查閱不動產(chǎn)登記檔案，查閱人員要如實說明查檔的目的和內(nèi)容。8.3.2.2相關(guān)單位因工作需要查閱不動產(chǎn)登記檔案的，憑本單位介紹信。登記經(jīng)辦機(jī)構(gòu)之間因工作需要查閱不動產(chǎn)登記檔案的，憑登記經(jīng)辦機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的《不動產(chǎn)登記檔案查閱單》。8.3.2.3查閱后應(yīng)當(dāng)填寫注明查閱結(jié)果。8.3.2.4填寫《不動產(chǎn)登記檔案查閱登記冊》后，方可查閱。8.3.3檔案調(diào)閱8.3.3.1登記經(jīng)辦機(jī)構(gòu)內(nèi)部工作人員因工作需要調(diào)閱不動產(chǎn)登記檔案的，必須履行調(diào)閱手續(xù)，經(jīng)調(diào)閱部門負(fù)責(zé)人簽字后，檔案管理人員提供調(diào)閱。8.3.3.2市不動產(chǎn)登記局或市不動產(chǎn)登記中心因工作需要調(diào)閱各區(qū)（縣）局不動產(chǎn)登記檔案的，憑市不動產(chǎn)登記局或市不動產(chǎn)登記中心批準(zhǔn)的《不動產(chǎn)登記檔案調(diào)閱單》，方可調(diào)出。8.3.3.3檔案調(diào)閱時間最長不得超過10日，到期不能歸還的，調(diào)閱人應(yīng)在調(diào)閱期滿前一日到檔案館說明情況并辦理續(xù)借手續(xù)。8.3.3.4調(diào)閱人應(yīng)負(fù)責(zé)不動產(chǎn)登記檔案的完整和安全，嚴(yán)禁中途轉(zhuǎn)借和私自復(fù)制，嚴(yán)禁遺失、拆散、調(diào)換、抽取、污損檔案。8.3.3.5不動產(chǎn)登記檔案調(diào)出庫房時，管理人員應(yīng)在調(diào)出檔案位置放置代卷卡，不動產(chǎn)登記檔案歸還時，應(yīng)在認(rèn)真清點和檢查不動產(chǎn)登記檔案狀況后，將所調(diào)不動產(chǎn)登記檔案放回原處并撤除代卷卡。8.3.3.6調(diào)出后填寫《不動產(chǎn)登記檔案調(diào)閱登記冊》。8.4檔案銷毀8.4.1不動產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)應(yīng)成立由主管領(lǐng)導(dǎo)、職能部門、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)確定檔案保管期限和到期檔案的鑒定。8.4.2不動產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對已到保管期限且已有電子介質(zhì)的不動產(chǎn)登記資料逐卷進(jìn)行鑒定。8.4.3經(jīng)鑒定仍需繼續(xù)保存的不動產(chǎn)登記資料，應(yīng)重新整理編號，劃定新的保管期限。8.4.4對保管期滿，確無保存價值的不動產(chǎn)登記資料，可銷毀。8.4.5符合銷毀條件的填寫《不動產(chǎn)登記檔案銷毀清冊》（見附錄H），經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，報主管部門審批后進(jìn)行監(jiān)督銷毀。DB61/TXXX—XXXX8.4.6未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)，不得銷毀任何檔案。8.4.7《不動產(chǎn)登記檔案銷毀清冊》永久保存。8.4.8經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)可以銷毀的檔案，應(yīng)按以下程序銷毀：a)登記資料管理部門編制不動產(chǎn)登記資料銷毀清冊，列明擬銷毀不動產(chǎn)登記資料的類型、卷號、注銷時間、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時間等內(nèi)容；b)不動產(chǎn)登記業(yè)務(wù)部門、資料管理部門在資料銷毀清冊上簽署意見；c)銷毀由兩名以上人員監(jiān)督。監(jiān)督銷毀人員應(yīng)根據(jù)銷毀清冊確認(rèn)無誤后，方可進(jìn)行銷毀；d)銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽名。9電子檔案管理9.1一般規(guī)定9.1.1不動產(chǎn)登記業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)具備電子資料歸檔功能，明確電子資料的歸檔范圍、時間、程序、接口和格式等要求，為電子檔案管理系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)接口。9.1.2紙質(zhì)檔案數(shù)字化流程符合DA/T31—2017規(guī)定。9.1.3紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中應(yīng)加強(qiáng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化各個環(huán)節(jié)的安全保密管理，確保檔案原件和數(shù)字檔案的安全。9.1.4紙質(zhì)檔案數(shù)字化的各個環(huán)節(jié)應(yīng)進(jìn)行登記，及時整理、匯總，裝訂成冊；數(shù)字化工作完成的同時建立完整、規(guī)范的記錄。9.1.5檔案管理部門應(yīng)基于安全的網(wǎng)絡(luò)和存儲介質(zhì)實施電子檔案管理。9.2業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文檔歸檔功能需通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)開展電子檔案管理時，業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子管理功能應(yīng)符合GB/T18894-2016規(guī)定。9.3電子檔案管理系統(tǒng)基本功能電子檔案管理系統(tǒng)基本功能和可選功能應(yīng)符合GB/T18894-2016、GB/T29194-2012規(guī)定。9.4電子檔案歸檔范圍及保管期限歸檔范圍包括電子檔案目錄、電子不動產(chǎn)登記簿、紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理成果，保管期限為永久保存。9.5電子資料的收集9.5.1紙質(zhì)檔案數(shù)字化紙質(zhì)檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)符合DA/T31—2017規(guī)定。9.5.2電子資料的歸檔與接收9.5.3電子資料歸檔應(yīng)嚴(yán)格履行歸檔手續(xù)，與紙質(zhì)資料逐份比對，并填寫《不動產(chǎn)登記電子資料歸檔登記表》（見附錄I）。9.5.4登記表一式兩份，交接雙方需簽字并加蓋公章，電子資料對應(yīng)沒有紙質(zhì)資料的不接收。DB61/TXXX—XXXX9.5.5在接收電子資料載體時，由電子資料形成部門按照相關(guān)規(guī)定對電子資料的安全性、準(zhǔn)確性、完整性及可用性進(jìn)行檢驗。9.5.6電子資料數(shù)據(jù)驗收9.5.7對錄入的目錄數(shù)據(jù)和不動產(chǎn)登記簿數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行抽查，抽查率不得低于10%，錯誤率不得高于3%。9.5.8對紙質(zhì)資料掃描后形成的圖像材料應(yīng)進(jìn)行清晰度、污漬、黑邊、偏斜等圖像質(zhì)量問題的控制，合格率不得低于98%。9.5.9對圖像和目錄數(shù)據(jù)掛接應(yīng)進(jìn)行抽查，抽查率不得低于10%，錯誤率不得高于3%。9.6電子資料歸檔9.6.1電子檔案歸檔要求9.6.1.1歸檔時應(yīng)附帶說明文件，對電子檔案的內(nèi)容、創(chuàng)建時間、存儲格式與文件類型、保管期限等加以說明。9.6.1.2歸檔的電子資料基礎(chǔ)信息應(yīng)保持檔案、數(shù)據(jù)庫（數(shù)字化檔案和數(shù)據(jù)信息）和登記簿三者信息的一致性，確保信息的完整、準(zhǔn)確和有效。9.6.1.3存儲電子檔案的載體上應(yīng)注明檢索標(biāo)識，檢索標(biāo)識一般包括載體序號、類別號、保管期限、存入日期等。9.6.1.4電子檔案載體應(yīng)采用光盤、硬盤等載體保存，不宜使用軟磁盤、U盤等移動設(shè)備。9.6.1.5離線存儲的光盤載體每年至少聯(lián)機(jī)檢測一次，硬盤載體每三個月至少聯(lián)機(jī)檢測一次。9.6.1.6如發(fā)現(xiàn)載體有問題，應(yīng)及時對數(shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)制、遷移。9.6.2電子資料的整理9.6.2.1電子資料應(yīng)以辦理一件不動產(chǎn)登記業(yè)務(wù)所形成的資料為一件，按件建立電子資料目錄。9.6.2.2電子登記簿以宗地為單位編制，并與電子檔案目錄關(guān)聯(lián)。9.6.2.3屬于歸檔資料范圍內(nèi)的紙質(zhì)資料，應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理。9.6.2.4應(yīng)基于業(yè)務(wù)系統(tǒng)完成電子資料、紙質(zhì)資料的整理。9.6.2.5應(yīng)基于業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件元數(shù)據(jù)庫建立紙質(zhì)文件目錄數(shù)據(jù)。9.6.2.6電子資料的命名應(yīng)保持電子文件及其組建的內(nèi)在聯(lián)系與排列順序，能通過計算機(jī)文件名元數(shù)據(jù)建立電子文件與相應(yīng)元數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)，能保持電子資料與紙質(zhì)資料的聯(lián)系。9.6.3電子資料的歸檔時間與歸檔方式9.6.3.1電子資料形成或辦理部門應(yīng)定期將已收集、積累并經(jīng)過整理電子資料及其元數(shù)據(jù)向檔案管理部門提交歸檔。9.6.3.2歸檔時間最遲不超過電子資料形成后的第2年6月。9.6.3.3應(yīng)基于安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境或?qū)Ｓ秒x線存儲介質(zhì)，采用在線歸檔或離線歸檔方式。9.6.3.4通過電子檔案管理系統(tǒng)客戶端或歸檔接口完成電子資料及其元數(shù)據(jù)的歸檔。9.6.3.5應(yīng)結(jié)合登記業(yè)務(wù)系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)運行網(wǎng)絡(luò)及本單位實際，確定電子資料及其元數(shù)據(jù)歸檔接口并作出書面說明。9.6.3.6歸檔接口通常包括但不限于中間數(shù)據(jù)庫接口、電子資料及其元數(shù)據(jù)的規(guī)范存儲結(jié)構(gòu)。9.6.4電子資料歸檔格式DB61/TXXX—XXXX9.6.4.1電子資料歸檔格式應(yīng)具備開放式、不綁定軟硬件、顯示一致性、可轉(zhuǎn)換、易于利用等性能，能夠支持同級國家綜合檔案館向長期保存格式轉(zhuǎn)換。9.6.4.2電子資料應(yīng)以通用格式形成、收集并歸檔，或在歸檔前轉(zhuǎn)換為通用格式。9.6.4.3版本文件格式應(yīng)符合DA/T47-2009規(guī)定，可采用PDF、PDF/A、OFD格式或由電子檔案管理系統(tǒng)轉(zhuǎn)換至檔案數(shù)據(jù)庫中。9.6.4.4經(jīng)登記業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的各門類電子數(shù)據(jù)庫，可采用XLS、DBF、XML、ET等格式歸檔。9.7電子檔案存儲與備份9.7.1應(yīng)為登記資料安全存儲配置專用在線存儲設(shè)備或者虛擬云存儲空間。9.7.2登記資料存儲設(shè)備(空間)應(yīng)運行在具有必要安全措施的局域網(wǎng)或者電子政務(wù)網(wǎng)。9.7.3子資料及其元數(shù)據(jù)、配置數(shù)據(jù)、日志數(shù)據(jù)、紙質(zhì)資料的數(shù)字化加工處理成果納入備份管理范圍，使用備份數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)處理時應(yīng)記錄備份恢復(fù)過程信息。9.7.4應(yīng)至少每天1次做好增量數(shù)據(jù)和材料本地、異地備份。9.7.5應(yīng)至少每周1次定時做好數(shù)據(jù)本地和異地完全備份，并根據(jù)自身條件，至少每年1次離線存放。9.7.6存放地點應(yīng)符合防火、防盜、防潮、防有害生物等要求，采用專用的防磁柜存放。9.7.7應(yīng)采用一次寫光盤、磁帶、硬磁盤等離線存儲介質(zhì)實施離線備份。9.7.8應(yīng)作防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄圖層，應(yīng)裝盒，豎立存放或者平放，避免擠壓，應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離。9.7.9保管環(huán)境溫度選定范圍：光盤17℃-20℃,磁性載體15℃-27℃。9.7.10相對濕度選定范圍：光盤20%-50%,磁性載體40%-60%。9.7.11應(yīng)建立異地容災(zāi)體系，應(yīng)對可能的災(zāi)害事故。9.7.12異地容災(zāi)的數(shù)據(jù)存放地點與源數(shù)據(jù)存放地點距離不應(yīng)小于20km,在地震災(zāi)害頻發(fā)地區(qū)，間隔距離不宜小于800km。9.7.13備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行檢驗。9.7.14備份數(shù)據(jù)檢驗的主要內(nèi)容宜包括備份數(shù)據(jù)正常打開、數(shù)據(jù)信息完整、材料數(shù)量準(zhǔn)確等。9.7.15數(shù)據(jù)與災(zāi)備機(jī)房的設(shè)計應(yīng)符合GB50174的規(guī)定。9.8電子檔案的利用9.8.1電子檔案的利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)。9.8.2應(yīng)根據(jù)工作崗位、職責(zé)等要求在電子檔案管理系統(tǒng)為利用設(shè)置相應(yīng)的電子檔案利用權(quán)限。9.8.3利用者應(yīng)在權(quán)限允許范圍內(nèi)檢索、瀏覽、復(fù)制、下載電子檔案、電子檔案組件及其元數(shù)據(jù)。9.8.4電子檔案及其元數(shù)據(jù)的離線存儲介質(zhì)不得外借，其使用應(yīng)在檔案部門的監(jiān)控范圍內(nèi)。10檔案查詢10.1一般規(guī)定10.1.1不動產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)應(yīng)為不動產(chǎn)權(quán)利人、利害關(guān)系人查詢、復(fù)制不動產(chǎn)登記檔案。10.1.2為有關(guān)國家機(jī)關(guān)依法查詢、復(fù)制與調(diào)查和處理事項有關(guān)的不動產(chǎn)登記檔案。10.1.3查詢不動產(chǎn)登記原始資料，應(yīng)優(yōu)先調(diào)取數(shù)字化成果，確有需求和必要，可調(diào)取不動產(chǎn)登記紙質(zhì)資料。10.2查詢主體和查詢方法DB61/TXXX—XXXX10.2.1權(quán)利人查詢10.2.1.1不動產(chǎn)登記薄上記載的權(quán)利人查詢本不動產(chǎn)登記成果和本不動產(chǎn)登記原始資料，可以申請以下列索引信息查詢（法律、法規(guī)另有規(guī)定除外）：a)權(quán)利人的姓名或名稱、公民身份證號或者統(tǒng)一社會信用代碼等特定主體信息；b)不動產(chǎn)具體坐落位置信息；c)不動產(chǎn)權(quán)屬證書號；d)不動產(chǎn)單元號。10.2.1.2繼承人、受遺贈人查詢不動產(chǎn)登記資料的，適用于10.2.1規(guī)定，除提交10.3規(guī)定的材料外，還應(yīng)提交被繼承人或者遺贈人死亡證明、遺囑或者遺囑撫養(yǎng)協(xié)議等可以證明繼承或者遺贈行為發(fā)生的材料。10.2.1.3清算組、破產(chǎn)管理人、財產(chǎn)代管人、監(jiān)護(hù)人等依法有關(guān)管理和處分不動產(chǎn)權(quán)利的主體，適用于10.2.1規(guī)定，除提交10.3規(guī)定的材料外，還應(yīng)提交依法有關(guān)處分不動產(chǎn)的證明材料。10.2.2利害人查詢10.2.2.1符合下列條件的利害關(guān)系人可以申請查詢有利害關(guān)系的不動產(chǎn)登記結(jié)果：a)因買賣、互換、贈與、租賃、抵押不動產(chǎn)構(gòu)成利害關(guān)系的；b)因不動產(chǎn)存在相關(guān)民事糾紛且已經(jīng)提起訴訟或者仲裁而構(gòu)成利害關(guān)系的；c)法律法規(guī)規(guī)定的其他情形。10.2.2.2不動產(chǎn)的利害人查詢不動產(chǎn)登記結(jié)果的，除提交10.3規(guī)定的材料外，還應(yīng)提交以下利害關(guān)系證明材料：a)因買賣、互換、贈與、租賃、抵押不動產(chǎn)構(gòu)成利害關(guān)系的，提交買賣合同、互換合同、贈與合同、租賃合同、抵押合同；b)因不動產(chǎn)存在相關(guān)民事糾紛且已經(jīng)提起訴訟或者仲裁而構(gòu)成利害關(guān)系的，提交受理案件通知書、仲裁受理通知書。10.2.2.3有買賣、租賃、抵押不動產(chǎn)意向，或者擬就不動產(chǎn)提起訴訟或者仲裁等情況，但不能提供10.2.2.2規(guī)定材料的，可以提交10.3規(guī)定的材料，可以查詢不動產(chǎn)登記簿記載的下列信息：a)不動產(chǎn)的自然狀況；b)不動產(chǎn)的共有情形；c)不動產(chǎn)的抵押登記、預(yù)告登記、異議登記、查封登記或者其他限制處分的情形。10.2.2.410.2.2.3規(guī)定的當(dāng)事人委托的律師，可以申請查詢不動產(chǎn)登記簿記載的下列信息：a)驗證所申請?zhí)峁┑谋徊樵儾粍赢a(chǎn)權(quán)利主體名稱與登記簿的記載是否一致；b)不動產(chǎn)的共有形式；c)要求辦理查封登記或者限制處分機(jī)關(guān)的名稱。10.2.2.5律師受委托人申請查詢不動產(chǎn)登記資料的，除提交10.2.4、10.3規(guī)定材料外，還應(yīng)提交律師證和律師事務(wù)所出具證明材料。10.2.2.6律師持人民法院的調(diào)查令申請查詢不動產(chǎn)登記資料的，除提交10.3規(guī)定材料外，還應(yīng)提交律師證、律師事務(wù)所出具證明材料及人民法院的調(diào)查令。10.2.2.7不動產(chǎn)利害關(guān)系人可以申請下列索引信息查詢不動產(chǎn)登記資料：a)不動產(chǎn)具體坐落位置信息；b)不動產(chǎn)權(quán)屬證書號；c)不動產(chǎn)單元號。DB61/TXXX—XXXX10.2.3有關(guān)國家機(jī)關(guān)查詢?nèi)嗣穹ㄔ?、人民檢察院、國家安全機(jī)關(guān)、監(jiān)察機(jī)關(guān)以及其他因執(zhí)行公務(wù)需要的國家機(jī)關(guān)可以依法查詢、復(fù)制與調(diào)查和處理事項有關(guān)的不動產(chǎn)登記材料。10.2.4委托代理人查詢10.2.4.1不動產(chǎn)權(quán)利人、利害關(guān)系人委托代理人代為查詢不動產(chǎn)登記資料的，被委托人應(yīng)提交本人及授權(quán)人身份證明材料和授權(quán)委托書；10.2.4.2授權(quán)委托書中應(yīng)注明雙方姓名或者名稱、公民身份證號碼或者統(tǒng)一信用社會代碼、委托事項、委托時限、法律義務(wù)、委托日期等內(nèi)容，雙方簽字或者蓋章。10.2.4.3代理人受委托查詢、復(fù)制不動產(chǎn)登記材料的，其查詢、復(fù)制范圍由授權(quán)委托書確定。10.2.5申請材料10.2.5.1不動產(chǎn)權(quán)利人、利害關(guān)系人申請查詢不動產(chǎn)登記資料，應(yīng)提交《不動產(chǎn)登記資料查詢申請書》（見附錄H）以及不動產(chǎn)權(quán)利人、利害關(guān)系人的身份證明材料。10.2.5.2查詢申請書應(yīng)包含以下內(nèi)容：a)查詢主體；b)查詢目的、查詢內(nèi)容、查詢結(jié)果要求；c)提交的申請材料清單。10.3查詢條件10.3.1符合下列條件的，不動產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)給予查詢或復(fù)制不動產(chǎn)登記資料：a)申請人到不動產(chǎn)登記經(jīng)辦機(jī)構(gòu)現(xiàn)場查詢；b)查詢的不動產(chǎn)屬于不動產(chǎn)登記經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的管轄范圍；c)查詢申請材料齊全，且符合形式要求；d)查詢主體和內(nèi)容應(yīng)符合10.2規(guī)定；e)查詢目的明確，且不違反法律、法規(guī)規(guī)定；f)法律、法規(guī)規(guī)定的其他條件。10.4出具查詢結(jié)果10.4.1查詢?nèi)艘蟪鼍摺恫粍赢a(chǎn)登記資料查詢結(jié)果證明》（見附錄I）的，不動產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)應(yīng)審查查詢?nèi)说哪康氖欠衩鞔_，審查是否符合10.4規(guī)定的查詢條件。10.4.2經(jīng)審查符合查詢條件的，按下列程序辦理：a)申請人簽字確認(rèn)申請材料，并承諾查詢結(jié)果的使用目的和使用范圍；b)向申請人出具查詢結(jié)果，并在查詢結(jié)果或者登記資料復(fù)印材料上加蓋登記資料查詢專用章，注明出具的具體時間。10.5辦理時限10.5.1符合查詢條件的，不動產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)當(dāng)場提供查詢。10.5.2因情況特殊，不能當(dāng)場提供查詢的，應(yīng)當(dāng)在5個工作日內(nèi)提供查詢。10.6不予查詢DB61/TXXX—XXXX10.6.1有下列情形之一的，不動產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)不予查詢，并出具《不動產(chǎn)登記材料不予查詢告知書》（見）：a)查詢的不動產(chǎn)不屬于本不動產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)的管轄范圍；b)查詢?nèi)颂峤坏牟牧喜环媳疽?guī)范的規(guī)定；c)申請查詢的主體或者查詢事項不符合本規(guī)范規(guī)定；d)申請查詢的目的不符合法律法規(guī)規(guī)定；e)法律、行政法規(guī)規(guī)定的其他情形。DB61/TXXX—XXXX（規(guī)范性）不動產(chǎn)登記檔案分類表DB61/TXXX—XXXX（規(guī)范性）不動產(chǎn)登記檔案卷內(nèi)文件目錄樣式297mm20mm225mmmmm12.5m30裝訂12.5m304—156mm4—210mmDB61/TXXX—XXXX（規(guī)范性）297mm210mm不動產(chǎn)登記檔案卷案卷封面樣式297mm210mm50mm 20mm不動產(chǎn)登記卷50mm案卷號20mm20mm20mm保管期限本卷共件頁DB61/TXXX—XXXX（規(guī)范性）備考表樣式297mm左裝左裝訂線20mm上白邊37±1mmm本卷共計件、頁，其中圖紙頁其他說明等需要說明的情況：225mm30mm4—156mm4—210mmDB61/TXXX—XXXX310mm不動產(chǎn)登記檔案檔案盒樣式310mm 220mm不動產(chǎn)登記檔案 175mm全宗號mm20mm130mmmm40mm分類號案卷號保管期限盒號D=20mm、40mm、50mmDB61/TXXX—X