機關單位會議室管理制度

機關單位會議室管理制度第一章總則

為保證機關單位會議室使用的有序、高效，提高會議質(zhì)量，明確會議相關責任，特制定本會議室管理制度。

一、制度目的

本制度旨在加強會議管理，規(guī)范會議流程，確保會議效率，提升決策效能，保障機關單位各項工作有序推進。

二、適用范圍

本制度適用于機關單位內(nèi)部各類會議室的使用、管理和維護，以及與會議相關的各項活動。

三、會議分類

1.例會：定期召開的日常工作例會，包括周例會、月例會等；

2.專題會：針對特定議題或項目召開的會議；

3.總結(jié)會：年終或階段性的工作總結(jié)會議；

4.其他會議：根據(jù)工作需要臨時召開的其他類型會議。

四、會議原則

1.精簡高效：嚴格控制會議規(guī)模和次數(shù)，提高會議效率；

2.預約制度：會議需提前預約，避免會議室資源沖突；

3.會前準備：會議組織者應充分準備會議材料，明確會議議題；

4.討論充分：鼓勵與會人員充分發(fā)表意見，提高決策質(zhì)量；

5.決策執(zhí)行：會議決策事項應明確責任人和完成時限，確保決策落實。

五、責任主體

1.會議組織者：負責會議的籌備、組織和落實；

2.會議室管理員：負責會議室的預約、協(xié)調(diào)、管理和維護；

3.與會人員：按時參加會議，積極參與討論，按時完成會議決策事項；

4.各部門負責人：負責本部門會議的組織實施和會議決策的落實。

六、制度執(zhí)行

本制度自發(fā)布之日起實施，機關單位全體人員應嚴格遵守，如有違反，將按照相關規(guī)定進行處理。本制度的解釋權(quán)歸機關單位辦公室所有。

后續(xù)章節(jié)（會議流程、會議紀要的跟蹤落實、會議室管理規(guī)定、附則）將根據(jù)本總則的精神和原則，結(jié)合實際情況進行詳細規(guī)定。

第二章會議流程

為確保會議的順利進行，提高會議效率，明確會議各環(huán)節(jié)要求，特制定以下會議流程：

一、會議預約

1.會議組織者應根據(jù)會議性質(zhì)、參會人數(shù)、時間要求等，提前向會議室管理員預約會議室；

2.預約時需提供會議名稱、時間、參會人員、會議設備需求等信息；

3.會議室管理員負責審核會議預約信息，合理安排會議室資源，避免沖突；

4.會議組織者應在會議開始前15分鐘到達會議室，做好會前準備工作。

二、會議通知

1.會議組織者應在會議召開前至少1個工作日，向與會人員發(fā)出會議通知；

2.會議通知應明確會議時間、地點、議題、參會人員等內(nèi)容；

3.會議組織者應確保會議通知傳達到每位與會人員。

三、會前準備

1.會議組織者應根據(jù)會議議題，準備相關材料，并在會議開始前至少30分鐘將材料發(fā)放給與會人員；

2.會議組織者應確保會議室設備正常運行，如投影儀、音響、話筒等；

3.會議組織者應提前布置會議室，確保座位安排合理，滿足會議需求；

4.會議室管理員負責檢查會議室衛(wèi)生、設施設備等情況，確保會議環(huán)境整潔、舒適。

四、會議召開

1.會議應嚴格按照預定時間開始，會議組織者需確保與會人員準時參加會議；

2.會議主持人應引導與會人員圍繞會議議題展開討論，鼓勵發(fā)表意見；

3.會議期間，與會人員應保持會場秩序，不隨意離場，如有緊急事項需離場，應向會議主持人報告；

4.會議主持人應控制會議時間，確保會議高效進行。

五、會議記錄

1.會議組織者應指定專人負責會議記錄，記錄會議議題、討論內(nèi)容、決策事項等；

2.會議記錄應真實、準確、完整，并在會議結(jié)束后及時整理；

3.會議記錄需經(jīng)會議主持人審核后，發(fā)送給與會人員。

六、會議決策落實

1.會議決策事項應明確責任人和完成時限；

2.會議組織者應跟蹤督促會議決策的落實，并及時向相關部門反饋進度；

3.各部門負責人應認真履行職責，確保會議決策在本部門的貫徹執(zhí)行。

七、會議總結(jié)

1.會議結(jié)束后，會議組織者應對會議進行總結(jié)，評估會議效果，提出改進措施；

2.會議總結(jié)應在下一次會議前完成，并向與會人員通報。

第三章會議紀要的跟蹤落實

為加強會議紀要的管理，確保會議決策的有效執(zhí)行，特制定以下會議紀要跟蹤落實措施：

一、會議紀要的制作與發(fā)布

1.會議記錄人員在會議結(jié)束后應及時整理會議紀要，準確記錄會議討論內(nèi)容、決策事項及責任分配；

2.會議紀要應清晰、條理分明，便于理解和執(zhí)行；

3.會議紀要需經(jīng)會議主持人審核批準后，于會議結(jié)束后兩個工作日內(nèi)發(fā)布給所有與會人員及相關部門。

二、會議紀要的閱讀確認

1.各與會人員及相關部門負責人收到會議紀要后，應在兩個工作日內(nèi)進行閱讀確認；

2.如對會議紀要內(nèi)容有異議或疑問，應在閱讀確認期限內(nèi)提出，由會議記錄人員進行解釋或修改；

3.會議紀要經(jīng)確認無誤后，各部門應將其作為工作指導和執(zhí)行依據(jù)。

三、會議決策的跟蹤與執(zhí)行

1.會議組織者應建立會議決策跟蹤機制，對會議決策的執(zhí)行情況進行定期檢查；

2.責任人應根據(jù)會議紀要明確的時限和任務要求，制定工作計劃，并按計劃推進；

3.會議組織者應定期向會議決策相關人員進行進度更新，確保決策事項按期完成。

四、會議決策執(zhí)行的反饋與評估

1.責任人在完成決策事項后，應及時向會議組織者反饋執(zhí)行結(jié)果；

2.會議組織者應對執(zhí)行結(jié)果進行評估，確保決策效果符合預期；

3.如執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題或困難，會議組織者應協(xié)調(diào)相關部門予以解決。

五、會議紀要的歸檔與查閱

1.會議紀要應按照單位檔案管理規(guī)定進行歸檔，確保資料的完整性和可追溯性；

2.會議紀要的查閱應遵循單位信息保密相關規(guī)定，確保信息安全；

3.如需對外提供會議紀要，應經(jīng)單位領導批準，并嚴格按照規(guī)定流程操作。

六、會議紀要跟蹤落實的責任與考核

1.各級管理人員應加強對會議紀要跟蹤落實工作的重視，確保會議決策得到有效執(zhí)行；

2.會議紀要的跟蹤落實情況應作為工作考核的內(nèi)容之一，對未按要求執(zhí)行的部門和個人進行問責；

3.通過定期總結(jié)會議紀要執(zhí)行情況，持續(xù)改進會議管理流程，提高決策執(zhí)行效率。

第四章會議室管理規(guī)定

為保障會議室設施設備正常運行，提高會議室使用效率，特制定以下會議室管理規(guī)定：

一、會議室使用原則

1.會議室使用應遵循高效、節(jié)約、環(huán)保的原則；

2.鼓勵利用現(xiàn)有資源，減少不必要的會議開支；

3.會議室使用應優(yōu)先保證單位內(nèi)部會議需求，兼顧外部會議安排。

二、會議室預約與使用

1.會議室預約采用先到先得的原則，會議組織者需提前向會議室管理員預約；

2.會議結(jié)束后，會議組織者應將會議室恢復原狀，確保下一場會議的正常進行；

3.如需臨時調(diào)整或取消會議，會議組織者應提前通知會議室管理員，以便及時調(diào)整會議室安排。

三、會議室設備管理

1.會議室管理員負責定期檢查會議室設備，確保設備正常運行；

2.會議組織者在使用會議室設備時，應遵循操作規(guī)程，不得擅自拆卸或更改設備設置；

3.如會議室設備出現(xiàn)故障，會議組織者應及時報告會議室管理員，由管理員聯(lián)系相關部門進行維修。

四、會議室環(huán)境衛(wèi)生

1.會議室管理員負責會議室的日常清潔工作，確保會議室環(huán)境衛(wèi)生；

2.與會人員應保持會議室整潔，不亂丟垃圾，不在會議室吸煙或進食；

3.會議室應定期進行消毒，預防疾病傳播。

五、會議室安全保障

1.會議室管理員負責檢查會議室的安全設施，如消防器材、安全通道等；

2.會議期間，與會人員應遵守安全規(guī)定，不得攜帶易燃、易爆物品進入會議室；

3.如遇緊急情況，會議組織者應立即啟動應急預案，確保與會人員安全疏散。

六、會議室耗材管理

1.會議室耗材的采購、領用、報廢等應遵循單位相關規(guī)定；

2.會議組織者應合理使用會議室耗材，避免浪費；

3.會議室管理員應定期對會議室耗材進行盤點，確保物資供應充足。

七、會議室管理考核

1.會議室管理情況應作為年度考核內(nèi)容之一，對會議室管理員進行評價；

2.對違反會議室管理規(guī)定的部門和個人，將按照單位相關規(guī)定進行處理；

3.通過持續(xù)改進會議室管理，提高會議室使用效率和服務質(zhì)量。

第五章附則

為確保本會議室管理制度的有效實施，特制定以下附則