水務(wù)集團(tuán)檔案數(shù)字化建設(shè)案例探析(全文)

水務(wù)集團(tuán)檔案數(shù)字化建設(shè)案例探析(全文)摘要：隨著水務(wù)事業(yè)的發(fā)展壯大，水務(wù)檔案數(shù)量不斷增加，檔案管理呈現(xiàn)新特點(diǎn)，面臨新機(jī)遇新挑戰(zhàn)，尤其是信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，產(chǎn)生了大量電子文件檔案，做好檔案數(shù)字化建設(shè)與管理成為推動(dòng)新時(shí)期水務(wù)檔案管理的重要內(nèi)容和任務(wù)。本文分析了某水務(wù)集團(tuán)檔案數(shù)字化的現(xiàn)狀、特點(diǎn)及原則，探討了水務(wù)集團(tuán)檔案數(shù)字化流程，供新時(shí)代水務(wù)企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)參考。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化；建設(shè)；水務(wù)

某水務(wù)集團(tuán)于2021年成立，經(jīng)過近10年發(fā)展，逐漸形成以供水為主體、水電開發(fā)、污水處理為兩翼，以水生態(tài)、新能源、水飲品為輔助，以金融服務(wù)和水務(wù)科技為支撐的“一體兩翼三輔助兩支撐”的八大板塊產(chǎn)業(yè)發(fā)展格局。隨著集團(tuán)水務(wù)事業(yè)發(fā)展壯大，水務(wù)檔案數(shù)量和規(guī)模不斷增加，檔案管理呈現(xiàn)新特點(diǎn)，也面臨新機(jī)遇新挑戰(zhàn)，尤其是信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，產(chǎn)生大量電子文件檔案，做好檔案數(shù)字化建設(shè)與管理，成為推動(dòng)新時(shí)期水務(wù)檔案管理的重要內(nèi)容和迫切任務(wù)。

1水務(wù)集團(tuán)檔案數(shù)字化現(xiàn)狀及特點(diǎn)

某水務(wù)集團(tuán)有限公司現(xiàn)有室藏檔案2508卷，其中，科技檔案1700卷，文書檔案808件，財(cái)務(wù)檔案1130件，聲像檔案76件，榮譽(yù)實(shí)物檔案65件。為加快推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程，在前期將全部庫(kù)存檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描錄入和整理，初步完善庫(kù)存檔案電子化管理的基礎(chǔ)上，達(dá)到重要和核心水務(wù)檔案數(shù)字化異質(zhì)備份，確保新生水務(wù)檔案隨時(shí)移交、整理、掃描、備份，實(shí)現(xiàn)新生水務(wù)檔案的規(guī)范化管理，以及重要水務(wù)檔案數(shù)字化掃描、錄入。水務(wù)集團(tuán)檔案數(shù)字化主要呈現(xiàn)四個(gè)方面的特點(diǎn)：1.1內(nèi)容原生性。檔案數(shù)字化并未改變檔案本身承載著的信息內(nèi)容，數(shù)字化后的水務(wù)檔案，體現(xiàn)的是水務(wù)集團(tuán)在其生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理過程中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的原始、真實(shí)、完整的信息資料，內(nèi)容本質(zhì)依然為其原生性。1.2記載多樣性。除《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》規(guī)定紙質(zhì)檔案數(shù)字化具體操作規(guī)范，實(shí)物檔案、視音頻檔案資料也可以進(jìn)行數(shù)字化處理，以文字、圖片、數(shù)字符號(hào)等形態(tài)存在，以PDF、JEPG、RMVB、MP3、MP4等載體格式及形式存儲(chǔ)。1.3傳輸網(wǎng)絡(luò)化。水務(wù)檔案數(shù)字化，后期的查詢、利用并不需要接觸到檔案原件，只需在存儲(chǔ)系統(tǒng)中查詢到相關(guān)數(shù)字信息即可，且檔案信息傳輸借助于局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等渠道，實(shí)現(xiàn)水務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化傳輸，形成巨大信息空間。1.4服務(wù)便利化。水務(wù)檔案數(shù)字化，將各種水務(wù)檔案信息存儲(chǔ)于相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，集團(tuán)內(nèi)部各個(gè)子公司或個(gè)人根據(jù)預(yù)先分配的查詢權(quán)限，可直接通過登錄終端設(shè)備實(shí)現(xiàn)24小時(shí)隨時(shí)查詢、檢索、閱讀、下載、打印等，突破了傳統(tǒng)檔案查詢的時(shí)空限制，檔案利用更為便利。

2水務(wù)集團(tuán)檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)遵循的原則

2.1經(jīng)濟(jì)適用原則。水務(wù)集團(tuán)室藏檔案隨著水務(wù)業(yè)務(wù)的拓展，呈現(xiàn)出不斷增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)，無論是采取數(shù)字化外包，還是自行進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)都需要耗費(fèi)大量資金。尤其是數(shù)字化設(shè)備篩選以及文字識(shí)別軟件選用方面，應(yīng)立足集團(tuán)檔案數(shù)字化規(guī)劃及經(jīng)費(fèi)預(yù)算，不能一味追求高精尖設(shè)備。2.2重點(diǎn)優(yōu)先原則。水務(wù)集團(tuán)檔案數(shù)字化應(yīng)堅(jiān)持重點(diǎn)優(yōu)先原則，首先將利用頻率高、高附加值的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化，然后對(duì)其他類型檔案進(jìn)行數(shù)字化規(guī)劃，分步驟、有計(jì)劃、有目的地推動(dòng)檔案數(shù)字化。伴隨著水務(wù)集團(tuán)業(yè)務(wù)的拓展，供水、污水處理、水電開發(fā)、水生態(tài)、水務(wù)科技等涉水業(yè)務(wù)需求增加，相關(guān)領(lǐng)域成為檔案服務(wù)工作的重點(diǎn)對(duì)象，需要進(jìn)一步加強(qiáng)。2.3安全保密原則。檔案安全和保密工作是檔案數(shù)字化工作的底線和生命線，尤其是數(shù)字化外包過程中，需要與第三方數(shù)字化專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)簽訂安全保密協(xié)議，要求第三方嚴(yán)格遵守《保密法》《檔案法》《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》等相關(guān)法律及規(guī)定，確保檔案數(shù)字化過程及結(jié)果的安全保密。如水務(wù)集團(tuán)自行數(shù)字化，應(yīng)嚴(yán)格按照檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)和要求，進(jìn)行專業(yè)數(shù)字采集、整理、分類和數(shù)字掛接，并選用正版軟件用以存儲(chǔ)檔案數(shù)字信息，重要涉密檔案應(yīng)采取物理隔離、數(shù)據(jù)備份等相應(yīng)的安全保密措施。

3規(guī)范水務(wù)集團(tuán)檔案數(shù)字化建設(shè)流程的措施

3.1做好檔案數(shù)字化前期準(zhǔn)備。水務(wù)企業(yè)檔案數(shù)字化前期準(zhǔn)備工作主要包括三個(gè)方面。3.1.1成立數(shù)字化領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化工作的領(lǐng)導(dǎo)。根據(jù)水務(wù)集團(tuán)檔案工作現(xiàn)狀，成立由分管領(lǐng)導(dǎo)任數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)、其他子公司主要領(lǐng)導(dǎo)為副組長(zhǎng)、公司辦公室負(fù)責(zé)具體實(shí)施的數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)數(shù)字化工作。明確小組工作職責(zé)，制定集團(tuán)檔案數(shù)字化工作方案，細(xì)化各個(gè)時(shí)期、各個(gè)階段集團(tuán)檔案數(shù)字化工作目標(biāo)、任務(wù)。集團(tuán)財(cái)務(wù)部門應(yīng)將檔案數(shù)字化所需經(jīng)費(fèi)列入集團(tuán)年初預(yù)算，為后期檔案數(shù)字化實(shí)施提供充足經(jīng)費(fèi)保障。3.1.2選擇數(shù)字化設(shè)備和軟件，為檔案數(shù)字化提供必要的物質(zhì)條件?；A(chǔ)設(shè)施：準(zhǔn)備數(shù)字化過程中檔案存放必須的庫(kù)房場(chǎng)所；硬件設(shè)備：檔案數(shù)字化所需的計(jì)算機(jī)、大型掃描儀、彩色打印機(jī)、刻錄機(jī)、存儲(chǔ)硬盤、檔案裝訂機(jī)、打孔機(jī)、檔案掃描錄入筆、檔案裝具等；配置檔案數(shù)字化軟件。3.1.3強(qiáng)化數(shù)字化知識(shí)培訓(xùn)，為檔案數(shù)字化提供堅(jiān)實(shí)的人力基礎(chǔ)。組織相關(guān)人員到水務(wù)系統(tǒng)檔案數(shù)字化開展較為成功的企業(yè)進(jìn)行實(shí)地參觀學(xué)習(xí)，也可邀請(qǐng)其他國(guó)企、民企等企業(yè)人員來進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)經(jīng)驗(yàn)傳授，開闊視野、拓寬思路、博采眾長(zhǎng)，為做好集團(tuán)檔案數(shù)字化營(yíng)造良好氛圍，打下扎實(shí)理論基礎(chǔ)。3.2嚴(yán)把檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)質(zhì)量關(guān)。3.2.1第一步：整理檔案。將出庫(kù)的水務(wù)檔案盒及卷內(nèi)檔案進(jìn)行記錄，必要的予以拆裝，并做好頁碼編號(hào)，檢查檔案是否有缺損，及時(shí)修補(bǔ)。3.2.2第二步：掃描處理。根據(jù)水務(wù)檔案保存及紙質(zhì)資料清晰度設(shè)置具體分辨率。如灰度水務(wù)基建圖紙，可將其分辨率調(diào)至300dpi，增加掃描清晰度；工程檔案紙張較多較厚，易卡紙，可選用平板掃描儀掃描。紙質(zhì)檔案掃描完成后，再逐頁檢查是否存在漏頁、重復(fù)等，并將掃描結(jié)果上傳至服務(wù)器。3.2.3第三步：結(jié)果識(shí)別。下載漢王OCR工作包進(jìn)行掃描結(jié)果識(shí)別。識(shí)別時(shí)需對(duì)掃描的檔案資料進(jìn)行文件格式調(diào)整、版面分析、識(shí)別等。3.2.4第四步：文字校對(duì)。常采用縱校與橫校兩道工序，能夠有效降低識(shí)別工作包中的錯(cuò)誤率。3.2.5第五步：版面復(fù)原。校對(duì)完畢后，一般會(huì)選用“雙層PDF”格式進(jìn)行保存，便于后期全文檢索。3.2.6第六步：質(zhì)檢。在檔案數(shù)字化管理端，軟件系統(tǒng)會(huì)為客戶端自動(dòng)分配工作，主要是承擔(dān)返工單處理及質(zhì)量控制。根據(jù)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，應(yīng)按照5%比例抽查作業(yè)包中的文件識(shí)別清晰度、文件頁數(shù)及格式，如發(fā)現(xiàn)不合格，應(yīng)返回上一道工序重新操作。3.2.7第七步：備份。選用漢王OCR軟件，該軟件中的“OUTPUT”子文件夾可將前期經(jīng)質(zhì)檢合格的數(shù)字檔案全部保存至專門的檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)備份。應(yīng)做好備份標(biāo)簽，便于后期的檢索利用。3.3提升檔案數(shù)字化成果利用水平。首先應(yīng)設(shè)置登錄系統(tǒng)。根據(jù)集團(tuán)內(nèi)外用戶不同，賦予其不同登錄查詢權(quán)限，并在線提交相應(yīng)的申請(qǐng)查詢信息，由檔案部門審核作出相應(yīng)答復(fù)處理。其次檔案部門審核申請(qǐng)檔案材料。水務(wù)工程、合同檔案等屬于涉密檔案，檔案管理部門只能為具有相應(yīng)查詢權(quán)限，且按照涉密檔案查詢利用制度及流程提供相應(yīng)的檔案資料。經(jīng)系統(tǒng)審核、身份認(rèn)證后，檔案管理部門線上或線下將相關(guān)資料提供給查詢者，限期返還。

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