如何讓工作化繁為簡

如何讓工作化繁為簡如何讓工作化繁為簡給大家看一個數(shù)學題：有131名網(wǎng)球球員參加單打淘汰制錦標賽，每場比賽都會淘汰球員，請問他們一共要打多少場比賽，才能最終產生冠軍？看到這個數(shù)學題，你會怎么解答？大部分人想到的都是從后往前推算答案：

決賽一場，半決賽兩場以此類推，最終推到第一輪得到答案。

但我們不妨換個思路，就會發(fā)現(xiàn)有更簡單的算法：

最后產生一個冠軍，則該錦標賽就一定會產生130個被淘汰者，既然每場比賽都有被淘汰者，則需要130場比賽。

不論在學習上、生活中還是工作時，我們都會尋找更簡便的做法。

在企業(yè)管理的問題上，回歸簡單，把復雜的問題簡單化更是十分重要的一點。

01為什么要簡化無印良品大家都知道，這個品牌以其一向簡約的風格，讓消費者對其印象深刻。

今天如果存在簡單工作的機制，就能避免不必要的工作。

因為持有這樣的理念，無印良品制定了MUJIGRAM和業(yè)務規(guī)范書作為工作指南，事無巨細地給予員工規(guī)范化的工作做法。

你可能會想：一點點小事情都要規(guī)定的話，員工工作不是會更復雜嗎？其實不然。

例如，無印良品有這樣一條規(guī)定：每次開會用的提案書不能超過一張A4紙（雙面）。

為什么會這樣規(guī)定？當你參加冗長的會議時，是否會打瞌睡？即使你自己不打瞌睡，是否也經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)其他打瞌睡的同事。

自己不發(fā)言，只聽別人討論，會打瞌睡也是難免的。

這跟在學校上課一樣，只聽不說，注意力很快就會分散。

可是，只會浪費時間的會議是毫無意義的。

討論固然重要，但會議的最終目的必須是決議，執(zhí)行。

會議結束后才是重頭戲，會議只是事前的準備而已。

要成為95％執(zhí)行，5％計劃的企業(yè)，必須極力縮短會議的準備時間，將其花在執(zhí)行之上。

為此，無印良品就產生了這個A4紙?zhí)岚傅囊?guī)定。

當然，這一機制在當初也并非一下就得到了員工們的接受。

有人將A3大小的資料縮印成A4，也有人把好幾張PPT拼在起印出來，聲稱這就是一張總之大家都絞盡了腦汁來對抗。

但其實，這條規(guī)定的關鍵在于，必要的數(shù)值和重要信息有沒有包含在其中。

例如新分店的提案，除了候選店面周邊情況、賣場面積、租金和押金、周圍是否有無印良品店鋪等基本資料以及營業(yè)額目標之外，還要加入未來五年左右的損益預測表（計算能夠獲得多少收益的財務表格之一）。

要將這些內容精煉到一張紙上，就必須事先進行市場營銷和調查。

例如調查周邊顧客群體、候選地區(qū)的人流量、對附近商業(yè)設施進行考察并預測營業(yè)額，這些調查重點都是規(guī)定好的。再根據(jù)郊外一家人居住的房屋比較多，若選擇能夠開

車或騎車來購物的地點，應該能獲得很好的收益，這樣的調查結果來進行判斷。

而調査本身就與執(zhí)行直接相關，所以必須花時間認真進行。

可是，提案僅僅是一份文書，花時間做這個就等于偏離了工作的本質。

有人酷愛使用PPT，放映大量照片插圖，極盡復雜，搞出一份高深莫測的提案書來。

可是，那并不是工作的本質。

真正的目的是讓提案通過，而非做一份華而不實的提案書。

幾十頁的提案做起來很花時間，開會時也要講解一個多小時。說的人和聽的人都疲憊不堪，別的議題也沒有時間進行，無形間拉低了工作效率。

而且那份幾十頁的提案，所有重點集中起來也只有一張A4紙的內容而已。

若不決定好將工作時間花費在哪個階段，就會平白浪費掉寶貴的時間。

更何況，信息量過大的資料反而有礙溝通。

自己是否真正把握了想要表達的重點，只要試著將其歸納到一張A4紙上，就能知道了。

02如何簡化然而，即使人人都在主張簡化，想要做到這一點卻總是不那么容易。

張瑞敏曾說：我感覺在企業(yè)里最難的工作就是把復雜的問題簡化。現(xiàn)象級思維大師愛德華德博諾在《簡化》一書中指出了10條原則，用于踐行。

原則1.為簡化賦予很高的價值。

當事物復雜時，我們往往希望它簡單一些，然而如果不那么復雜，我們很少會努力讓它變得越簡單越好。

而如果簡化在執(zhí)行者眼中并沒有那么高的價值時，就不太可能實現(xiàn)。

原則2.下決心追求簡單。

只是欣賞簡單的現(xiàn)實和成果是不夠的，你必須要有足夠的動力和決心，投入時間、精力、設計來盡力讓事情變得簡單。

原則3.對當前主題了如指掌。

真正的簡化來自于徹底了解，了解之前的簡單一文不值，了解之后的簡化オ有價值。

原則4.設計備選方案和多種可能性。

分析在簡化過程中發(fā)揮著重要作用，但最終還是需要設計一條前行之路。

在設計時，重要的是設計備選方案和多種可能性，繼而從中選擇一個。

因為頭腦中第一個迸發(fā)出來的主意不太可能是最好的，這就是為什么有必要繼續(xù)思考，產生更深層次的可能性。

原則5.質疑和摒棄現(xiàn)有元素。

一切都不是一成不變的，制度也一樣。

系統(tǒng)和操作自然傾向于越來越復雜，曾經(jīng)必須存在的東西有可能不再需要了。

這就需要不斷地質疑與思考，進而得到更合適的簡化制度。

原則6.時刻準備著重新開始。

為了讓某個操作過程或結構更簡單，嘗試修改要容易得多或者起碼是個很有吸引力的做法，然而有時你需要從頭開始。要清楚自己準備做什么，繼而著手設計一條路徑一一在此過程中可完全忽視現(xiàn)有系統(tǒng)。

原則7.使用概念。

人腦不可能只是穿梭于不同的細節(jié)之間，而是需要回到概念，再從該概念出發(fā)，尋找另一種前行的方式。

概念提供了第一階段的思考，也就是設立總體方向和目的的階段。一旦有了這個，就能夠找到備選方案，用特定想法和具體細節(jié)來實施該概念。

原則8.將事物分解為較小的單位。

小型單位的組織顯然要比大型單位更簡單。

簡則9.準備好為簡化而放棄其他價值。

為實現(xiàn)簡化，你或許需要放棄全面性，然后再設計一個平行系統(tǒng)來處理例外情況。

我們通常不可能什么都要，所以就必須在不同的價值之間做出選擇。

原則10.了解簡化是為了誰的方便而設計的。

簡化是為系統(tǒng)用戶設計的，還是為系統(tǒng)操作員（主人）設計的？簡化是為方便生產還是方便維護系統(tǒng)？是為方便操作還是為了節(jié)省成本？誰應該從這一簡化過程中受益？如果不是每個人都能受益，受益的究竟是哪一方？

除了這10條原則外，還有三種簡法：

①回顧歷史葡萄酒的塞子一般都是木塞，這種塞子打開后很難再放回密封。

有人想開一瓶葡萄酒，但他這次喝不完，而留到下一次喝，已經(jīng)開封的葡萄酒又很容易變質。

為了解決這種辦法，你是不是會設計一種復雜的開瓶塞器？讓我們來回顧一下歷史。

歷史上，葡萄酒瓶曾使用過旋轉式瓶蓋，這種瓶蓋能夠輕易解決難以再次密封的問題。

然而，為何現(xiàn)在不用了呢？因為人們大多會認為使用旋轉式瓶蓋的葡萄酒是廉價的，因此不會購買。

知道了這一點后，我們可以將旋轉式瓶蓋設計成收藏品，用于昂貴的普通酒，就輕易得解決了密封以及出售的問題了。

②剝除與質疑回顧歷史時，我們要對傳統(tǒng)進行質疑，重新審視：

一直是這樣做的嗎？

為什么要這樣做？現(xiàn)在還需要這樣做嗎？當審視后，發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)不再需要時，大膽剝除，或許會得到驚喜。

③傾聽