檔案數(shù)字化管理投標方案（技術方案）

檔案數(shù)字化管理投標方案

目錄

第一章項目整體設想及策劃.........................10

第一節(jié)項目背景分析...........................10

一、檔案數(shù)字化概述.........................10

二、檔案數(shù)字化的優(yōu)勢.......................11

三、檔案數(shù)字化的內(nèi)容.......................12

第二節(jié)項目需求分析...........................13

一、項目概況...............................13

二、項目總體要求...........................14

三、數(shù)字化加工需求及技術要求...............15

四、檔案管理系統(tǒng)要求.......................28

五、售后服務要求...........................32

第三節(jié)項目設想及策劃.........................33

一、項目實施計劃...........................33

二、本項目分析..............................33

第四節(jié)項目重難點分析.........................38

一、大幅面檔案數(shù)字化硬件設備的配置.........38

二、大幅面檔案數(shù)字化軟件的選擇及安裝.......39

三、大幅面檔案數(shù)字化圖像效果處理...........42

第二章項目組織機構與人員管理.....................46

第一節(jié)組織機構...............................46

一、組織機構設置的原則.....................46

二、組織機構...............................49

1

第二節(jié)人員管理...............................49

一、人員管理方式...........................49

二、人員分配.................................52

第三節(jié)部門崗位職責.............................57

第三章項目進度計劃控制方案.......................60

第一節(jié)進度計劃...............................60

一、項目設計計劃...........................60

二、歷史檔案數(shù)字化掃描實施計劃.............61

第二節(jié)進度計劃控制方案.......................61

一、合理安排工作進度.......................61

二、工作進度控制的人員保障.................61

三、進度控制措施...........................62

四、進度管理的獎懲措施.......................62

第四章數(shù)字化管理實施方案.........................63

第一節(jié)數(shù)字化加工系統(tǒng)業(yè)務操作流程.............63

一、檔案出庫...............................64

二、檔案整理...............................64

三、目錄建庫...............................65

四、檔案掃描...............................68

五、圖像處理...............................71

六、圖像儲存...............................71

七、數(shù)據(jù)掛接...............................72

八、圖像稿本標識...........................73

九、數(shù)據(jù)質(zhì)檢...............................74

2

十、檔案裝訂還原...........................75

十一、檔案實體驗收入庫.....................75

十二、數(shù)字化工作文檔整理...................76

十三、項目驗收.............................76

十四、數(shù)據(jù)備份.............................78

十五、成果移交.............................79

第二節(jié)檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)功能.................80

一、數(shù)字化加工系統(tǒng)功能特點.................80

二、數(shù)字化加工系統(tǒng)功能模塊.................85

三、數(shù)字化加工.............................85

四、任務管理...............................86

五、信息利用...............................87

六、數(shù)字化加工系統(tǒng)工位設計.................88

七、數(shù)字化加工系統(tǒng)權限分級設置.............90

八、分級授權................................92

九、數(shù)字化加工系統(tǒng)安全機制.................94

十、數(shù)據(jù)保密...............................96

十一、數(shù)據(jù)備份、恢復.......................97

十二、回收站介紹...........................98

十三、日志管理介紹.........................99

十四、與相關系統(tǒng)之間的銜接及整合...........99

第三節(jié)檔案交接方案..........................100

第四節(jié)項目驗收方案...........................101

一、項目驗收標準...........................101

3

二、檔案掃描驗收電子文件的提交.............102

三、驗收不合格電子文件的退回和返工.........102

四、驗收工具...............................102

五、項目驗收流程...........................103

六、驗收指標...............................103

七、成果移交...............................104

第五章售后服務方案.............................106

第一節(jié)售后服務原則...........................106

一、以業(yè)務為中心的可行性原則...............106

二、重在措施的可靠性原則...................106

三、安全性及保密性原則.....................107

四、適應性原則.............................107

五、標準性原則.............................107

第二節(jié)售后服務內(nèi)容...........................108

一、售后服務內(nèi)容..........................108

二、售后服務團隊...........................108

三、售后服務方式...........................109

四、質(zhì)保期及響應時間安排...................110

五、培訓服務...............................110

第六章項目管理制度.............................114

第一節(jié)人員管理制度.........................114

一、工作區(qū)域管理..........................114

二、實際操作管理...........................114

三、通訊及存儲設備管理.....................114

4

四、工作日志管理...........................115

五、出入證使用管理.........................115

六、請銷假制度管理.........................115

七、日常行政管理制度.......................115

八、崗位責任制.............................116

九、巡回檢查制度...........................117

十、檔案追溯表制度.........................117

十一、安全文明操作管理制度...............118

第二節(jié)檔案數(shù)字化安全管理制度.................119

一、檔案實體的安全管理.....................119

二、數(shù)字化場所的安全管理.................119

三、數(shù)字化加工設備安全管理...............120

四、檔案數(shù)字化成果安全管理.................121

第三節(jié)其他管理制度...........................122

一、項目設備管理制度.......................122

二、檔案實物管理制度.......................122

三、檔案庫房管理制度.....................123

四、檔案統(tǒng)計制度...........................124

五、檔案交接管理...........................125

六、原檔案保護措施.........................125

七、檔案安全存放...........................126

八、操作安全管理...........................126

九、防火安全管理..........................126

第七章項目保障體系.............................127

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第一節(jié)項目質(zhì)量控制方案.......................127

一、確定職責制...........................127

二、落實檔案整理、安全和宣傳工作...........127

三、完善檔案管理措施.......................130

第二節(jié)檔案掃描質(zhì)量保障.......................130

一、掃描作業(yè)質(zhì)量保障.....................131

二、加工數(shù)據(jù)質(zhì)量控制.....................133

第三節(jié)檔案整理質(zhì)量保障......................136

一、整理作業(yè)質(zhì)量保障.......................136

二、資料整理質(zhì)量控制.......................137

三、資料裝訂質(zhì)量控制.....................139

第四節(jié)檔案資料的安全、保密措施.............140

一、加強保密制度的學習.....................140

二、簽訂保密協(xié)議，建立保密員制度...........141

第八章項目應急預案.............................142

第一節(jié)應急總預案.............................142

一、應急準備..............................142

二、應急響應...............................144

三、應急響應流程圖.........................147

第二節(jié)受災檔案搶救預案.......................147

一、搶救原則...............................147

二、搶救流程...............................148

三、搶救方法...............................149

四、搶救流程...............................150

6

五、水淹檔案的搶救.........................150

六、炭化檔案的搶救.........................155

第三節(jié)疫情防控應急預案.......................156

一、基本原則...............................156

二、領導小組...............................157

三、人員管理...............................158

四、應急措施...............................159

溫馨提示：

本方案目錄中的內(nèi)容在word文檔內(nèi)均有詳細闡述，如

需查閱，請購買后下載。

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說明

一、如招標文件評分標準要求“項目整體設想及策劃”

詳情可見本文第一章。

二、如招標文件評分標準要求“項目組織機構與人員管

理”詳情可見本文第二章。

三、如招標文件評分標準要求“項目進度計劃控制方案”

詳情可見本文第三章。

四、如招標文件評分標準要求“數(shù)字化管理實施方案”

詳情可見本文第四章。

五、如招標文件評分標準要求“售后服務方案”詳情可

見本文第五章。

六、如招標文件評分標準要求“項目管理制度”詳情可

見第六章。

七、如招標文件評分標準要求“項目應急預案”詳情可

見本文第八章。

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編制依據(jù)

一、項目招標文件、補遺及設計文件等相關資料。

二、國家現(xiàn)行技術規(guī)范、標準及有關的技術資料、規(guī)范、

規(guī)程及技術標準。

三、依照有關主要法律、法規(guī)：

(一)《中華人民共和國檔案法》。

(二)其他法律法規(guī)。

四、行業(yè)規(guī)范、標準。

(以下內(nèi)容根據(jù)招標文件及項目實際情況進行修改)

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第一章項目整體設想及策劃

第一節(jié)項目背景分析

一、檔案數(shù)字化概述

(一)簡介

檔案是企業(yè)開展業(yè)務活動的重要工具和憑證性信息記

錄，是企業(yè)的核心信息資源與重要資產(chǎn)。集團企業(yè)具有龐大、

下屬單位較多且層次復雜，各下屬單位分散等特點。對于集

團企業(yè)，實現(xiàn)集中部署應用、分級管理，構建立體式企業(yè)數(shù)

字檔案館，是集團企業(yè)數(shù)字檔案管理最佳解決之道。

(二)基本介紹

檔案數(shù)字化是隨著計算機技術、掃描技術、掃描線性CCD

技術、OCR技術、數(shù)字攝影技術(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技

術、多媒體技術、存儲技術的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信

息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信

息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡化的形式互相連接，利用計

算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時

提供利用，實現(xiàn)資源共享。

檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設最基礎的工作，傳統(tǒng)載體的

檔案經(jīng)高科技技術加工成數(shù)字檔案形式，通過局域網(wǎng)、政務

網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進行計算機檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信

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息服務新環(huán)境的挑戰(zhàn)，提高管理水平、提高效率，增強檔案

業(yè)務部門的服務水平，為檔案內(nèi)部管理及面向客戶服務提供

高效率的全面服務。檔案工作的數(shù)字化建設是順應潮流、適

應時代發(fā)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，

其重要性正日益凸顯出來，逐步掌握信息技術為檔案工作服

務，為社會主義經(jīng)濟建設服務，為社會主義精神文明建設服

務。

二、檔案數(shù)字化的優(yōu)勢

檔案數(shù)字化較之傳統(tǒng)檔案管理有不可替代的先進性：

1.提高經(jīng)濟效益

過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費

用為解決這一難題的唯一手段，致使管理成本大幅上漲。而

數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)

為機讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且

查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的

紙張和人員的浪費。

2.提高辦公效率

數(shù)字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。

以組織部門為例，干部的任用、干部的提拔都需要詳細準確

的檔案信息。然而檔案數(shù)字化管理可提供詳細、及時的數(shù)據(jù)

信息，為領導決策提供服務。與此同時，數(shù)字化檔案管理使

查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可

知曉天下大事。由于信息的超時空流動，數(shù)字化檔案事實上

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成為“無墻界檔案”,檔案庫也從文件實體的保管基本變成

了提供利用方便的信息控制中心。

3.增強檔案原件保護

將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加

安全。尤其對歷史久遠的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對

其更好的保護，另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，防止了部

分檔案篡改的行為。

三、檔案數(shù)字化的內(nèi)容

1.檔案數(shù)字化管理：

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)是對傳統(tǒng)檔案管理工作的一次創(chuàng)

新，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案和檔案材料收集、鑒別、整理、保管、

轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計、查閱等日常工作的數(shù)字化管理，并可通過組織

系統(tǒng)專網(wǎng)實現(xiàn)檔案的網(wǎng)上瀏覽和遠程查借閱功能。按照檔案

業(yè)務工作流程，經(jīng)過系統(tǒng)管理員的授權，單位內(nèi)部領導和有

關科室可以在各自辦公室查閱檔案，外來查檔單位可以在閱

檔室通過電腦查閱電子檔案，也可以通過網(wǎng)絡實現(xiàn)遠程閱

檔。系統(tǒng)全面運行后，可以大大提高工作效率，提升工作服

務的水平和質(zhì)量，實現(xiàn)檔案由管理向信息研究與利用的質(zhì)的

轉(zhuǎn)變。

2.檔案數(shù)字化采集：

從檔案實體庫提卷后，首先拆卷、校對檔案頁數(shù)、區(qū)分

高掃、平掃材料，然后進行數(shù)據(jù)采集。檔案采集同時對圖像

進行糾偏、去污、去黑邊等處理，核對檔案目錄、核對電子

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材料，完成初步審核。然后由專人再次對檔案原件及數(shù)據(jù)進

行審核，確認無誤后，完成檔案裝訂還原，對電子數(shù)據(jù)進行

歸檔。為檔案的利用提供準確可靠的數(shù)據(jù)信息。在整個過程

中，各環(huán)節(jié)相互配合，協(xié)同操作，以流水線方式完成信息的

采集、審核工作。

3.檔案數(shù)字化查閱：

以組織系統(tǒng)專用資源網(wǎng)為網(wǎng)絡基礎，采用B/S(瀏覽器/

服務器)模式架構，在組織系統(tǒng)內(nèi)部實現(xiàn)了本地及遠程查檔、

閱檔功能。系統(tǒng)在安全方面進行了方考慮：可按日期、時間

或長期有效等多種方式，完成閱檔授權；閱檔過程進行詳細

的日志記錄；信息采用加密信道傳輸?shù)榷喾N方式，使系統(tǒng)運

行更加安全可靠。

第二節(jié)項目需求分析

一、項目概況

目前，XX市XX單位檔案管理采用的是單純紙質(zhì)存檔、

手工查閱與數(shù)字化相結合的管理模式，檔案數(shù)字化管理還不

完善。近年來，各部門、單位調(diào)閱檔案較為頻繁，手工查閱

的方式大大降低了檢索利用范圍和效率，同時對紙質(zhì)檔案會

造成一定損害，縮短其保存年限。為了提升XX單位對機關

檔案管理的水平，使檔案更便捷地服務于局內(nèi)各項工作，XX

單位擬委托第三方機構，按照相關檔案建設標準和管理規(guī)

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定，通過檔案的電子化目錄錄入、檔案掃描等手段依托檔案

管理系統(tǒng)實現(xiàn)機關文書檔案數(shù)字化檢索、借閱等功能，并對

紙質(zhì)文書檔案重新進行整理和歸檔。

二、項目總體要求

1.檔案著錄要求

檔案著錄嚴格按照相關規(guī)則操作，不允許存在著錄項缺

失、著錄內(nèi)容不準確、著錄標準不統(tǒng)一等問題，檔案數(shù)字化

的著錄項目應主要包括：檔號、全宗號、全宗單位名稱、責

任者、文件編號、文件題名、目錄號、案卷號(件號)、順

序號、保管期限、頁號(頁數(shù))、歸檔年度、文件形成時間、

密級等。除此之外，在做檔案數(shù)據(jù)庫字段設計時，要預留出

檔案鑒定、劃控時產(chǎn)生的開放、控制使用、廢止失效等信息

字段，為檔案管理的后續(xù)工作做好準備。

2.工作環(huán)境需求

XX單位負責提供安全的工作場所，我公司負責提供辦公

桌椅，以及整個加工過程中所用裝訂線紙張、卷皮、檔案盒、

防霉防蟲藥等耗材，數(shù)字化加工軟件、電腦、掃描設備、打

印機、復印機、裝訂所需的設備、監(jiān)控視頻、周轉(zhuǎn)硬盤、油

墨耗材以及維修等。合同簽訂后，在XX個工作日內(nèi)，將有

關設備、人力配置等總體配備完畢。

3.項目人員要求

我公司在簽訂合同時成立項目組，指定專人負責該項

目，加工期間項目組負責人及工作人員均不得隨意更換，若

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確需更換需征得甲方同意。本項目的我公司應按需求直接為

XX單位提供服務，不得在簽訂合同后進行轉(zhuǎn)包、分包。

我公司所使用的項目實施人員必須為本法人員工(或必

須為本法人或控股公司員工),且具有檔案整理相關工作經(jīng)

驗2年以上。

4.項目管理要求

我公司配有檔案掃描工作流程管理系統(tǒng)，加強全過程管

理。確保各環(huán)節(jié)工作符合檔案工作相關的法律、法規(guī)、規(guī)章、

內(nèi)部制度以及《檔案著錄規(guī)則》、《文書檔案文件級目錄數(shù)

據(jù)庫結構與數(shù)據(jù)交換格式》等標準規(guī)范的要求，并列出具體

的項目操作標準及流程、項目實施計劃、人員及保證措施，

建立完整、規(guī)范的工作記錄。

我公司在XX單位指定地點實施各項工作。項目實施過

程中，我公司接受XX單位的實時檢查與監(jiān)督。

三、數(shù)字化加工需求及技術要求

(一)加工流程及技術要求

1.檔案接收

我公司應配合XX單位建立庫存臺賬目錄明細。我公司

按照與XX單位共同制訂的計劃分批次對需要進行數(shù)字化加

工的檔案及資料進行搬遷，檔案遷移由我公司負責。我公司

應指定專人在XX單位檔案室?guī)旆績?nèi)對卷內(nèi)檔案進行核驗、

登記和裝箱，XX單位負責監(jiān)督。檔案出庫前，經(jīng)雙方負責人

復核確認無誤后，雙方共同簽署《檔案出庫交接單》,辦理

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交接手續(xù)后，由我公司安排人員完成檔案裝卸、搬運、上架

等工作，XX單位負責監(jiān)督。

2.目錄錄入

要求根據(jù)檔案實體對電子目錄進行逐條錄入，錄入完之

后要核對，發(fā)現(xiàn)或缺少或不完整的電子目錄要進行補錄和完

善，確保檔案與目錄對應。重點檢查檔號(包括各組成部分)、

題名、保管期限、成立日期、責任者、密級等必錄項的內(nèi)容

是否完整、準確、規(guī)范。

我公司需根據(jù)檔案目錄數(shù)據(jù)庫錄入的要求進行目錄數(shù)

據(jù)錄入，要求目錄與檔案原件目錄一致、完整準確。目錄錄

入關鍵字(案卷級檔號、檔號、題名、文號、責任者、文件

形成日期、保管期限、盒號、件號、頁數(shù)、歸檔年度等)準

確率為100%,部分全宗中文書檔案字體為潦草的手寫體、草

體、繁體，要求在錄入的過程中仔細、認真地辨認，正確率

達到100%;如有不清楚的地方，可咨詢XX單位檔案管理人

員，相互配合完成。對于某些特定檔案，如人員名冊等，需

根據(jù)XX單位要求，逐頁進行目錄錄入，便于后期檔案的查

詢利用。

3.檔案整理

(1)將不規(guī)范的檔案進行整理、清點核對：逐卷、逐

件、逐頁核對檔案排序、檔案數(shù)量、檔案編號、清點頁數(shù)，

并在目錄中添加每件應掃描頁數(shù)。(對于原頁碼錯編或漏編

的檔案，需根據(jù)檔案實體的情況重新編號，并根據(jù)更正后的

頁號打印新的卷內(nèi)目錄以替換原有的卷內(nèi)目錄。)

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(2)清除檔案積塵：對粉塵進行處理。

(3)檔案修補展平：對開裂檔案進行簡易修補過程中

不可以使用膠類材質(zhì)，對原有檔案不進行任何美化操作，對

褶皺檔案進行展平處理，并在案卷備考表中添加檔案原件修

復處理信息。

(4)拆卷：按照相關規(guī)則要求，拆卷應保持檔案完整、

整潔，對影響掃描質(zhì)量的裝訂物(如訂書釘、別針、其他固

定器具)、裝訂線要先拆除，拆除原件上裝訂物時應注意保

護原件，不可損毀，如拆除后不能復原的珍貴原件或其他特

殊情況，應及時向XX單位報告。

(5)區(qū)分掃描件和暫不掃描件：按要求把同一案卷(卷、

件)中的掃描件和暫不掃描件區(qū)分開，暫不掃描的檔案應與

掃描檔案一同著錄案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄，并做出相應標

識，保持在檔案中的原有位置，同掃描檔案一同編號、排序。

4.檔案掃描

按照國家行業(yè)標準，采用專業(yè)文件掃描儀、A0大幅面掃

描儀、照片掃描儀相互配合進行掃描加工，要求在掃描過程

中不對檔案原件造成破壞，確保檔案掃描圖像與原件一致、

整潔、清晰；對紙張較古老、超薄的和不可拆卷的檔案需要

采用專業(yè)不拆卷非接觸冷光源掃描儀進行掃描，不得涂改和

損壞原始檔案。

(1)掃描模式

掃描分辨率≥300dpi,特殊情況下，如文字偏小、密集、

清晰度較差等，需適當提高分辨率，以掃描的電子文檔打印

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結果清晰為準。

(2)圖像內(nèi)容完整

掃描的頁面內(nèi)容居中顯示，不可出現(xiàn)明顯偏左或偏右的

現(xiàn)象，正文內(nèi)容、頁眉、頁腳、反面印章頁腳、反面印章、

附件、手寫注釋等信息完整；圖像內(nèi)容與書本面完全對應，

不得出現(xiàn)書頁內(nèi)容殘缺或?qū)⑴赃呿撁嫘畔呷氡卷摰默F(xiàn)象。

(3)掃描卡紙?zhí)幚?/p>

紙質(zhì)較差、薄、軟、對折不齊、開叉、裝紙超重、紙槽

寬幅過大、進紙邊不整齊時容易發(fā)生卡紙?？埡笤擁搼?/p>

用平板掃描，并盡可能恢復紙質(zhì)檔案原狀。

(4)圖像清晰度

掃描圖像字跡清晰、顏色恰當，不宜過淺和過深，并且

不得出現(xiàn)字跡筆畫殘缺或字跡筆畫疊合而影響閱讀的情況，

即使原檔案存在銹斑變質(zhì)、顏色過淺或深淺不一致，也應保

證掃描圖像可讀。對于不同的圖紙，應根據(jù)圖紙的顏色狀況，

調(diào)整其掃描參數(shù)，以確保掃描的圖像清晰為原則。

(5)數(shù)量核查

每一案卷紙質(zhì)檔案掃描完后，掃描人員應核對案卷內(nèi)每

一文件的實際掃描張數(shù)與前處理人員填寫的文件張數(shù)是否

一致，不一致時應在備注欄填寫具體原因或向現(xiàn)場管理人員

詢問，漏掃則應及時補掃并正確插入圖像。

(6)紙質(zhì)檔案掃描

從原檔案的整理、編號、修復、登記，到檔案掃描過程

中的電子圖像質(zhì)量檢查、文件格式、大小、清晰度確定，到

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最后的電子文檔儲存，每一個步驟都要有嚴格的標準和要

求，不得影響掃描文件的質(zhì)量以及原檔案文件的安全性和完

整性。

5.圖像處理

圖像處理后保證圖像信息與原檔案內(nèi)容完全一致，不刪

除頁面任何有用信息，包括正文內(nèi)容、頁眉、頁腳、手寫注

釋和印鑒等。

圖像畫幅數(shù)要與紙質(zhì)加工流程表單上保持一致，準確無

誤。每個畫幅的前后順序要與原紙質(zhì)檔案順序保持一致，不

一致時應及時進行調(diào)整。

掃描的頁面內(nèi)容基本居中顯示，不出現(xiàn)明顯偏左或偏右

現(xiàn)象。不準出現(xiàn)頁面內(nèi)容殘缺或?qū)⑵渌撁嫘畔呷氡卷摰?/p>

現(xiàn)象。

每頁影像視覺上基本無偏差。對方向不正確的圖像進行

旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習慣。

去污：在保證文件內(nèi)容完整的前提下，影像頁無掃描過

程中帶來的無損，無黑邊，外觀達到清晰、平直、干凈。對

圖像頁面中出現(xiàn)的影像圖像質(zhì)量的雜質(zhì)如黑點、黑線、黑框、

黑邊等進行去污處理。處理過程中應遵循在不影響可讀性和

理解性的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則，由于檔案本身因陳

舊、破損或不潔等造成頁面上有污點的，如果在頁面視圖下

無法看清?；蛟撐埸c嵌在文本行中無法清除，可不予清除。

保證掃描圖像字跡清晰、顏色恰當，不宜過淺或過深，

不出現(xiàn)字跡筆畫殘缺或字跡畫筆疊合而影響閱讀的情況，檔

19

案原件存在斑跡變質(zhì)、顏色過淺、過深或深淺不一致，保證

檔案原件能辨認的掃描圖像也必須可以辨認。

紙張?zhí)』蜃煮w顏色過濃，掃描時倒映反面文字，文字

上的污點無法去污時，保證正文文字可以看清楚。

對大幅面檔案進行分區(qū)掃描而形成的多幅圖像，應進行

拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像

的完整性。對兩幅圖像的拼接區(qū)域必須完全重合，不可出現(xiàn)

錯位、扭曲變形現(xiàn)象；相鄰兩幅圖像色調(diào)必須一致，不可出

現(xiàn)明顯的色差，拼接后整幅圖像無明顯拼接痕跡。對超大圖

像拼接后影響閱讀速度的，可分幅保存。

6.檔案修復

根據(jù)XX單位要求對破損的檔案需要進行修復。

7.圖像質(zhì)檢

加工單位應逐件、逐頁檢查掃描文件。

(1)檢查圖像完整性、偏斜度、清晰度、失真度、圖

像畸變等；

(2)檢查檔案漏掃、多掃等情況；

(3)檢查圖像文件排列順序與檔案原件是否一致；

(4)檢查圖像文件命名是否規(guī)范；

(5)檢查圖像數(shù)據(jù)與實際目錄信息是否相符；

(6)根據(jù)質(zhì)檢情況填寫質(zhì)檢記錄單，跟蹤并監(jiān)督質(zhì)檢

記錄單的處理情況。

8.圖像存儲

圖像文件命名格式：第一級目錄為圖像文件的保存路

20

徑，為根目錄下的一級目錄；第二級目錄名為全宗號；第三

級目錄名為年度+保管期限+檔案標識+卷號；文件名為件號+

子件號(2位)+頁號(3位)+擴展名。

全部檔案進行彩色掃描并使用硬盤存儲為TIFF和JPG

格式，進而合并成多頁PDF格式，存儲圖像壓縮模式的選擇，

應以保證畫面質(zhì)量無損的前提下，盡量減小存儲容量為準

則，建議選擇LZW壓縮模式。

提供網(wǎng)絡查詢的掃描圖像經(jīng)過OCR識別存儲為雙層PDF

文件。

9.數(shù)據(jù)掛接

數(shù)字化加工過程中形成的圖像數(shù)據(jù)，通過影像質(zhì)檢確認

“合格”后，以紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫為依據(jù)，將每一份紙質(zhì)

檔案文件掃描所得的一個或多個圖像存儲為一份圖像文件。

利用專業(yè)掛接工具軟件，通過每一份圖像文件的文件名與檔

案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號的一致性和唯一性，建立起

一一對應的關聯(lián)關系，以實現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件的

批量、快速掛接。保證目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件的一一對應關

系，不得錯掛、漏掛，確保掛接準確率達到100%。

10.檔案還原

將拆分掃描的紙質(zhì)檔案重新裝訂，恢復其原貌。在完成

掃描后，拆除過裝訂物的檔案應按檔案保管的要求線裝。力

求保護原件，對整理過的檔案確實要重新裝訂的，應遵循“兩

對齊”要求，即裝訂線一側邊緣對齊，案卷內(nèi)頁面下邊緣對

齊。要保持卷內(nèi)文件的排列順序不變，不得漏頁、錯頁，不

21

壓字，裝訂牢固、不掉頁，做到安全、準確、無遺漏。

對原檔案整理過程中產(chǎn)生的錯誤進行修改。如認真核對

檔案頁碼總數(shù)是否正確，核對文件排列順序是否正確，發(fā)現(xiàn)

錯誤的地方及時糾正，不能處理的上報管理人員。

經(jīng)核對無誤的檔案，以文件左邊沿和下邊(底邊)沿為

準，依次整理整齊，夾上卷封裝訂成冊；

對原來已打孔裝訂的檔案，在裝訂時應盡可能利用原孔

裝訂，不能按原孔而需重新打孔的檔案，打孔時應嚴格按照

規(guī)定沿檔案文件左邊適當處打孔，確保三點一線，既不漏頁

也不損害文件字符；

系線時要按照標準方法操作，線不可太長或太短，系線

松緊適度；

裝訂成冊的檔案必須保證每頁都裝訂成功，不可有漏裝

掉頁情況出現(xiàn)。

11.數(shù)據(jù)質(zhì)檢

為保證項目的總體實施質(zhì)量，要求加工方對數(shù)字化各環(huán)

節(jié)進行全面檢查，要求我公司具有質(zhì)量檢測軟件及相關數(shù)據(jù)

質(zhì)量檢測經(jīng)驗，通過電子檔案質(zhì)量檢測軟件能自動檢測數(shù)字

化成果的可讀性、DPI、總頁數(shù)、是否有缺頁漏頁、是否有

空白頁、數(shù)據(jù)掛接是否完整等。對錯誤或不規(guī)范的數(shù)據(jù)及時

進行修正，并做好相應的自檢錯誤記錄登記，在自檢合格后

方能提交XX單位驗收。具體質(zhì)檢目標如下：

檔案裝訂：檢查所有檔案的裝訂還原情況，差錯率控制

在萬分之二以內(nèi)。

22

掃描圖像檢查：漏掃率控制為零。

圖像質(zhì)量檢查：檢查所圖像的質(zhì)量情況，優(yōu)質(zhì)率達到98%

以上。

目錄核對：以案卷(文件)為單位，關鍵字段正確率100%,

其余字段錄入錯誤率≤1%。

條目與圖像掛接檢查：掛接正確率達到100%。

檔案原始材料：100%不缺失。

12.檔案入庫

質(zhì)檢完成后要及時歸還檔案。我公司要保持檔案原件的

排列順序，不缺少，缺漏檔案原件，保證檔案原件完好完整，

如發(fā)現(xiàn)丟失、損壞、圈劃或涂改等應申報XX單位進行處理，

順序錯誤、卷內(nèi)文件顛倒、裝訂不符要求等情況，要求重新

進行處理。與XX單位項目管理人員辦理書面歸還手續(xù)，檔

案清點合格率達100%。

13.數(shù)據(jù)備份

數(shù)據(jù)驗收合格后，我公司須刻錄硬盤一式三份提交給XX

單位，包括無壓縮TIFF、JPG格式和多頁雙層PDF格式，以

移動硬盤存儲格式向XX單位移交。備份數(shù)據(jù)也應進行檢驗，

備份數(shù)據(jù)的檢驗內(nèi)容主要包括備份數(shù)據(jù)能否打開、數(shù)據(jù)信息

是否完整、文件數(shù)是否準確、是否攜帶病毒，是否加密等，

數(shù)據(jù)備份后應在相應的備份介質(zhì)上做好標簽，以便查找和管

理。

14.數(shù)字化成果管理及數(shù)據(jù)安全

為保障數(shù)字化加工成果安全性，確保從數(shù)據(jù)批次生產(chǎn)驗

23

收到全部驗收，數(shù)據(jù)保存狀態(tài)一目了然，數(shù)據(jù)的真實性、完

整性、可用性得到100%保障。我公司應向XX單位提供檔案

管理軟件程序源代碼，軟件著作權歸屬XX單位所有。我公

司應加強對數(shù)字化成果的管理，提供檔案數(shù)據(jù)保真保全軟件

技術服務，有效防止檔案數(shù)據(jù)損壞、篡改等系列安全問題，

確保數(shù)字化成果安全、完整和長期可用。主要目標如下：

(1)每一批次的數(shù)據(jù)驗收通過后，應立即進行數(shù)據(jù)保

真保全。通過數(shù)據(jù)校驗，生成身份認證碼。數(shù)據(jù)與身份認證

碼一起打包進入數(shù)據(jù)保真保全平臺進行不斷監(jiān)測及保真保

全，在數(shù)據(jù)保真保全過程中，數(shù)據(jù)如出現(xiàn)問題，將進行實時

預警修復，以確保數(shù)據(jù)始終與驗收后的數(shù)據(jù)是一致的。

(2)項目全部結束后，XX單位在對數(shù)據(jù)接收入庫前，

對準備入庫的檔案電子數(shù)據(jù)再次進行數(shù)據(jù)校驗，生成身份認

證碼，并與驗收后的數(shù)據(jù)身份認證碼進行比對，比對一致，

進行數(shù)據(jù)掛接入庫。比對不一致，進行數(shù)據(jù)追溯，查找問題，

修改數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)真實性、完整性。我公司應對數(shù)據(jù)保真

保全功能進行重點演示。

(3)我公司按照網(wǎng)絡安全二級等保和XX單位的其他安

全要求，完成應用系統(tǒng)開發(fā)層面安全設計和應用系統(tǒng)開發(fā)改

造。配合XX單位完成該軟件系統(tǒng)的網(wǎng)絡安全二級等保測評

相關工作。

15.數(shù)字化加工驗收

(1)檔案實體驗收

逐卷(件)交接檔案實體，核對檔案數(shù)量。檔案實體驗

24

收要100%自查，后續(xù)出現(xiàn)相關問題我公司應無條件解決。如

發(fā)生檔案損毀或丟失，XX單位將根據(jù)合同和相關法規(guī)向我公

司要求賠償并追究法律責任。檢查檔案還原質(zhì)量是否合格，

要求檔案拆卷后需按原位置裝訂。保證卷內(nèi)順序按原頁碼排

列，頁面無損毀，涂改、破損、丟失。檔案還原如有問題，

我公司應及時返工進行補救。

(2)樣品數(shù)據(jù)驗收

我公司應先期完成100卷且不少于2萬頁檔案數(shù)字化加

工樣品，并將樣品數(shù)據(jù)交由XX單位預檢，驗收合格后，所

有檔案數(shù)字化加工成品均應符合樣品標準。

(3)數(shù)據(jù)抽檢

以抽檢的方式檢查已完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換的所有數(shù)據(jù)，包括

目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件及數(shù)據(jù)掛接的總體質(zhì)量。XX單位對一

個全宗的檔案進行抽檢，數(shù)據(jù)驗收時抽檢的比率不低于10%。

若連續(xù)2個批次驗收不合格，則視為數(shù)字化加工我公司違約。

我公司應擁有檔案數(shù)字化加工質(zhì)檢管理軟件，并提供用

戶質(zhì)檢報告。每月定期向XX單位提供數(shù)字化情況進展報告

和費用使用及結余情況。

(4)驗收指標

目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件掛接錯誤，不完全對應，或目錄

數(shù)據(jù)庫、圖像文件之一出現(xiàn)不完整、不清晰、有錯誤等質(zhì)量

問題時，都視為不合格產(chǎn)品。

檔案裝訂：檢查所有檔案的裝訂還原情況，差錯率小于

萬分之一。

25

掃描圖像：漏掃率為零。

16.資料移交

(1)成果移交

我公司根據(jù)驗收結論，對存在問題進行整改，并將修改

正確的備份數(shù)據(jù)移交XX單位。

(2)資料移交

我公司應將檔案整理登記、掃描登記、質(zhì)檢記錄、驗收

記錄等日志臺賬資料，監(jiān)控視頻資料完整移交XX單位，并

確保數(shù)據(jù)的可讀性。

(3)數(shù)據(jù)銷毀

我公司應在XX單位負責管理人員的現(xiàn)場監(jiān)督下，將工

作站上的數(shù)據(jù)全部、徹底刪除，并以磁盤格式化、重復寫入

數(shù)據(jù)等形式確保數(shù)據(jù)的不可恢復性。

(二)數(shù)字化場所安全管理要求

1.我公司須在合同中進行責任約定(保密安全協(xié)議另

簽);我公司須對其工作人員進行身份審查和登記備案，并

與參與該項目的所有員工簽訂保密協(xié)議，同時工作人員身份

證、個人簡歷及相關證件復印件提交XX單位審核保存；我

公司在工作期間必須遵守XX單位的相關保密制度。

2.檔案數(shù)字化加工形成的各種影像資料和紙質(zhì)資料所

有權歸XX單位所有。在項目結束時都必須向XX單位進行移

交(其中紙質(zhì)資料必須整理成冊后移交),不得下載、留存、

持有和使用XX單位的任何檔案信息，違者承擔相應的法律

責任。

26

3.數(shù)字化加工場所應配備滿足安全管理需要的視頻監(jiān)

控設備，確保檔案暫存處、數(shù)字化加工工位、服務器、數(shù)據(jù)

導出端及門窗等無監(jiān)控死角。我公司定期向XX單位移交視

頻監(jiān)控。

4.為保證檔案實件和檔案信息安全，進入加工現(xiàn)場的計

算機設備等應做相應處理，封閉所有計算機存儲設備外圍接

口。數(shù)據(jù)存儲服務器不得與其他部門公用，計算機硬盤不得

帶離加工現(xiàn)場。項目完成時，所有在項目過程中使用設備須

經(jīng)XX單位檢查，清除所有的留存信息并作安全技術處理，

我公司須將所有使用過的存儲設備全部交給XX單位處理。

5.掃描場所為封閉區(qū)間，所有進入加工場地的工作人員

實行掛牌制度，無關人員不得進入；不得帶入有信息錄入傳

播功能的設備(相機、手機、U盤等);不得以任何形式將

各項檔案資料帶出指定工作現(xiàn)場，不得以任何形式進行泄

漏、傳播；不得無故查看及討論檔案內(nèi)容。

6.我公司必須保證檔案內(nèi)容與檔案載體的安全，并在合

同中進行責任約定；我公司在工作中必須與XX單位做好檔

案的安全交接，并有全部記錄。

7.項目安全保障要求

(1)制定現(xiàn)場管理制度。包括對員工紀律、考勤管理、

物品管理、衛(wèi)生管理、休息管理、操作管理、檔案保護、檔

案保密、崗位考核等幾個方面的制度建設。

(2)規(guī)范項目保障措施。該項要求加工單位在培訓保

障、人員保障、產(chǎn)量保障、質(zhì)量保障和設備保障上提供完整

27

的措施。

(3)提供保密管理方案。保密管理方案要求包括保密

管理原則、組織機構與工作職責、人員管理、保密載體管理、

保密場所與設備管理、保密項目管理、泄密事件處理、保密

紀律等內(nèi)容。

(4)完善安全管理方案。安全管理方案的完善包括安

全管理原則、現(xiàn)場安全管理、人員安全管理、設備安全管理、

檔案安全管理、信息安全措施以及項目應急方案。

(三)其他要求

本項目制作的數(shù)字化產(chǎn)品的所有權歸XX單位所有。我

公司協(xié)助XX單位完成電子檔案EEP封裝工作。在未經(jīng)XX單

位同意、授權的情況下，不得擅自將產(chǎn)品轉(zhuǎn)讓給第三方使用

及用于樣本展示，否則將承擔一切經(jīng)濟和法律責任。

四、檔案管理系統(tǒng)要求

(一)檔案收集

1.檔案著錄

要求檔案著錄有利用計算機自動處理的特點，有一系列

錄入時的輔助功能，實現(xiàn)檔案著錄自動化和智能化，滿足多

用戶錄入，以減輕檔案管理員的工作強度，縮短工作周期，

提高工作效率。

2.檔案目錄著錄

把紙質(zhì)檔案的關鍵欄目按檔案標準轉(zhuǎn)成電子目錄，并具

備以下的輔助功能：

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(1)主題詞自動標引：當文件標題或題名輸入之后，

主題詞會自動產(chǎn)生(產(chǎn)生的主題詞是從主題詞庫里提取的)。

(2)自動復制：錄入人員在錄入時可以自動復制指定

的條目內(nèi)容，只需要在這基礎上改個別欄目即可。

(3)工作量統(tǒng)計：可以很方便地統(tǒng)計出每人每天或某

段時間的工作量(總共錄入了多少數(shù)據(jù))。

(4)必須著錄：檔案管理員可以設定錄入人員必須著

錄的欄目(按照檔案標準著錄規(guī)范設定)。

(5)批量修改：對于一批有相同數(shù)據(jù)的欄目，用戶可

以一次性批量著錄(如100條記錄，保管期限都為短期，可

以通過批量修改把100條一次性全部改為短期)。

(6)檔案查詢：可以多種方式查找自己錄入的內(nèi)容。

3.數(shù)字化處理

能實現(xiàn)室藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，可將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化成

電子文件。

(1)掃描：可以直接關聯(lián)目錄進行多件掃描，默認為

jpg格式，用戶也可以選擇其他掃描件格式。

(2)掃描件處理：對掃描件進行轉(zhuǎn)換、糾偏、去黑點

等掃描質(zhì)檢工作。對一些質(zhì)量很差需要重掃的檔案，可以刪

除，然后重新掃描。

(3)已經(jīng)電子化的檔案：針對已經(jīng)電子化的檔案可以

直接導入本系統(tǒng)，并和目錄自動形成關聯(lián)關系。

4.導入導出

把已經(jīng)存在的電子檔案可以通過導入接口進入本系統(tǒng)，

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支持所有關系型數(shù)據(jù)庫、XML、TXT、EXCEL等數(shù)據(jù)格式，也

可以把本系統(tǒng)的數(shù)據(jù)以多種格式進行導出備份。

(二)檔案管理

檔案保管工作是整個檔案工作的重要組成部分，是一個

獨立的工作環(huán)節(jié)；是貫徹檔案工作基本原則、維護檔案的完

整和安全的重要環(huán)節(jié)；檔案保管工作質(zhì)量的高低，對提高檔

案管理水平具有重大影響。

1.保管期限鑒定

在檔案整理之前可以批量地對保管期限進行鑒定，確定

每份文件的保管期限。

2.確定檔案分類

按照不同檔案的分類標準和本單位分類特色，把檔案進

行有序的分類存放。

3.歸一件

依據(jù)檔案管理的規(guī)范，將需要作為一件存放的多份文件

進行歸一件操作，如請示和批復歸為一件，如整理后發(fā)現(xiàn)歸

一件錯誤可取消操作。

4.一文一件自動歸檔

按照新的《歸檔文件整理規(guī)則》,采用各種分類方案，

實現(xiàn)一文一件新的檔案管理辦法，操作簡便。

5.取消歸檔

對錯誤的歸檔，檔案管理員可以取消，并重新歸檔。

6.插入歸檔

歸檔時如何有漏歸的文件，檔案管理員可以在指定的地

30

方進行插入歸檔，插入歸檔的文件的件號會從指定的地方重

新編，后面已經(jīng)歸好檔的文件的件號也會自動重新編。

7.自動組卷

本系統(tǒng)在新增新的立卷方式的同時還保留了舊的立卷

方式，便于處理歷史記錄，更是適應了不同單位的不同需求。

8.調(diào)閱檔案

通過兩種不同的檢索方式(表格檢索、全庫檢索、全文

檢索)快速查找到所需的文件條目及對應的原稿，顯示其精

確的檢索效果。

9.報表設計及導出

方便靈活，可以設計出符合該報社的各類檔案上所需的

報表，并對其報表打印輸出(如歸檔文件目錄，會計案卷目

錄及卷內(nèi)目錄，科檔總目錄及分類目錄等等)。

10.統(tǒng)計分析

根據(jù)用戶的不同統(tǒng)計要求(如：按保管期限統(tǒng)計它的記

錄數(shù)或按密級統(tǒng)計其記錄數(shù)等等),以簡單扼要的表格方式

表述統(tǒng)計匯總的結果，反映統(tǒng)計研究對象在數(shù)量方面的具體

表現(xiàn)和有關聯(lián)系，并輸出其統(tǒng)計表，還可以自動統(tǒng)計上報年

檢表。

(三)檔案利用

1.檔案檢索

提供簡單檢索、高級檢索及模糊檢索等多種快捷搜索方

式，讓用戶能快速查詢到所需要的檔案。

2.利用統(tǒng)計

31

統(tǒng)計出不同時間段檔案的利用率。

3.系統(tǒng)維護

(1)詞組設置

對檔案的著錄、整理規(guī)范等進行定義。

(2)結構定義

定義檔案的著錄欄目和檔案的分類標準。

(3)用戶管理及權限分配

各全宗的系統(tǒng)管理員可以對本全宗的部門、角色、用戶

進行管理，并定義用戶的檔案操作權限(具體到條目級)。

(4)系統(tǒng)日志

對登錄用戶的操作進行實時的記錄，確保數(shù)據(jù)的安全

性。

4.數(shù)據(jù)備份

用戶可自主選擇對數(shù)據(jù)庫自動或手動的備份，一鍵操

作，簡單方便。

五、售后服務要求

1.售后服務期限：項目驗收交付使用后，我公司要提供

三年免費質(zhì)量保證和售后服務，并有三年期滿后提供有償服

務的技術支持方案。

2.售后服務方式及響應時間：采用現(xiàn)場維護方式，我公

司24小時熱線響應，在接到電話要求后必須在2小時內(nèi)到

達維護地點，以保證數(shù)據(jù)的安全運行。

3.售后服務問題解決時間：一般問題在4小時內(nèi)解決，

32

嚴重問題我公司要及時提出用戶可接受的解決方案和服務

承諾。

4.保修期內(nèi)對故障移動硬盤提供免費更換服務。

5.按照XX單位的安全管理制度進行日常工作，并根據(jù)

XX單位網(wǎng)絡安全監(jiān)測監(jiān)管的要求做好系統(tǒng)軟件及服務器等

配套硬件設備的日常檢查、備份恢復、安全整改、應急處置

等工作。

6.我公司須為XX單位供數(shù)據(jù)交接、系統(tǒng)對接等技術服

務。

第三節(jié)項目設想及策劃

一、項目實施計劃

本項目建設周期預計XX個月，實施進度計劃：

XX年XX月中旬-XX月中旬項目組進場實施，交接實體

檔案整理、編頁、掃描、修圖、著錄、裝訂、裝盒，檔案掃

描及整理完成XX%以上；

XX年XX月中旬XX月中旬：數(shù)字化果掛接檔案系統(tǒng)，驗

收正式上線。數(shù)字化成果交。

二、本項目分析

(一)XX單位檔案管理信息化的重要性

1.隨著信息技術的突飛猛進的發(fā)展及其在各個領域的

33

廣泛應用，為檔案信息資源整合、信息管理、資源開發(fā)創(chuàng)造

了得天獨厚的條件，信息就是資源就是效率。當前，檔案信

息化成為檔案管理的大趨勢，其優(yōu)勢已經(jīng)顯著顯示并被人們

認可。檔案管理也不例外，XX單位檔案對XX單位管理活動

進行記錄，其中包括了，土地征用以及征收的各種數(shù)據(jù)資料，

土地登記的原始資料等等。隨著經(jīng)濟的發(fā)展，XX單位檔案管

理工作量開始變得越來越繁重、數(shù)據(jù)也日漸龐大，紙質(zhì)資料

存放、尋找、調(diào)用方面的管理也越來越具有難度。傳統(tǒng)的管

理模式已不能適應發(fā)展的需要。XX單位檔案管理信息化具有

管理規(guī)范化，能方便收集、歸檔、整理、統(tǒng)一的標準等優(yōu)勢。

因此，檔案管理信息化成為XX單位檔案工作的一大趨勢。

為更好地利用信息化管理成為的這種優(yōu)勢，如何更好地完善

XX單位檔案管理值得我們深思。

2.信息化是現(xiàn)代社會革命性的技術突破，其主要載體計

算機計算速度非?？?、計算精度也具有高度的準確性、同時

其具備存儲信息以及邏輯判斷、自動批處理等特點。人們通

常運用計算機的這些特性進行傳輸文件、接收文件以及查找

特定的文件，還能識別特殊要求的文件，比如到期銷毀文件

等，大大提升檔案、文檔的管理和利用。在XX單位檔案管

理中，可以運用計算機歸納、整理、收集、檢索各種檔案資

料，比如土地利用情況、耕地保護情況、建設用地的登記、

不動產(chǎn)登記發(fā)證等，并且可以為其編制目錄便于檢索。

3.XX單位檔案信息處理系統(tǒng)具有判別、篩選等功能，另

外也具有輸入信息、輸出信息、修改信息、打印信息、統(tǒng)計

34

信息、檢索信息、刪除信息以及匯總信息等。XX單位檔案信

息化的管理不會像傳統(tǒng)保存紙質(zhì)檔案那樣占用大量的空間，

其具有占用較小的空間、較大的信息量、較強的應用能力、

較快的信息傳送。并且能夠?qū)崟r地提取所需的檔案信息資

源，大大提高了工作效率，是XX單位檔案管理的質(zhì)的飛躍。

電子文件是以新的信息載體，通常以磁性材料以及光學材料

來作為檔案的載體，必將慢慢占據(jù)主體地位而替代紙質(zhì)檔

案。使XX單位檔案管理工作效率產(chǎn)生實質(zhì)性的飛躍。因此，

我們要轉(zhuǎn)變原有的觀念、更新知識、不斷學習新的事物以及

經(jīng)驗，摸索XX單位檔案管理信息化的科學方法，進而形成

高效率以及合理的XX單位檔案管理制度。

(二)XX單位檔案管理信息化現(xiàn)狀

檔案的類別很多，有三大類分別為土地管理檔案、測繪

管理檔案以及礦產(chǎn)管理檔案包含十三小類。因此類別很多，

資料也相對豐富，雖然各部門也在推行檔案信息化，但是由

于體制、利益、軟件限制等各方面的因素使得檔案信息共享

化還不夠充分，影響工作效率。

1.檔案管理信息化的規(guī)范化工作有待提高。由于各種原

因，有的檔案管理部門存在基礎業(yè)務薄弱，不同檔案的差別

性很大、系統(tǒng)軟件移植性較差；檔案電子化、自動化尚無統(tǒng)

一的標準。不能夠比較全面的推廣、實施，延遲了XX單位

檔案管理信息化的發(fā)展。

2.檔案管理歸檔程序混亂，存儲不安全。電子信息文檔

的歸檔是使用計算機對存檔完畢的有保存價值的電子信息

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進行整理、分類并轉(zhuǎn)化成為統(tǒng)一的電子文檔的工作。而有的

檔案管理部門并未就電子信息的歸檔做出統(tǒng)一的規(guī)定及要

求。電子信息的存儲載體有的是電腦硬盤，有的是光盤等，

形式不一，不利于資料的安全存放。

3.部分檔案室以及設備配置較低，設備更新不及時，對

錄入后的資料保管不夠重視。電子信息檔案有優(yōu)點，也有缺

點，對于存儲的電子信息資料，如果發(fā)生病毒攻擊、存放載

體損壞，會造成數(shù)據(jù)丟失。因此，必須加強對后期的電子信

息數(shù)據(jù)的維護工作，加強數(shù)據(jù)庫的管理、設備的投入及維護，

加強防病毒工作，以及定期對數(shù)據(jù)庫異地備份、加密工作，

確保數(shù)據(jù)的安全。

4.部分檔案缺少復合型人才。電子信息的歸檔不僅需要

XX單位工作人員具備相關檔案專業(yè)的知識，而且還要求具備

計算機的操作能力。這樣的信息高技術人才缺乏，特別是檔

案管理以及信息處理的復合型人才，需要著力培養(yǎng)或者引

進。把XX單位檔案管理信息化推向?qū)嵸|(zhì)化的工作中去。

5)部分檔案管理信息的開發(fā)利用以及資源共享不夠。

為社會服務是檔案功能的初衷和目的，電子信息化為這一目

的的實現(xiàn)提供了新的載體，提高了檔案的使用效率。但是，

由于各種因素，其開放及共享程度遠遠不夠，資料共享有限。

(三)檔案信息化管理發(fā)展趨勢

1.XX單位檔案管理信息化的主要特征。

(1)信息化文件可以在XX單位檔案信息化管理的日常

工作中隨時歸檔，以及在某一工作時間段歸納歸檔。另外，

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文件還可以把相關文檔、信息放到服務器上，供相關人員調(diào)

閱、索引、查找，實現(xiàn)文檔信息的便捷傳遞性。這樣就保證

了文檔的及時傳輸、便捷保管及其效率和完整性。

(2)信息化檔案可以隨時編輯和修改并且不留痕跡，

因此，作為檔案固定文件資料，在管理過程中，要對電子信

息文件進行加密處理、身份信息真?zhèn)我约皵?shù)字簽名等等，這

樣才能保證信息數(shù)據(jù)的原始性、真實性、準確性，不至于在

信息傳輸、調(diào)用過程中出現(xiàn)信息的錯誤。

(3)為了在以后方便查詢、檢索，在對信息化文檔進

行新建、歸檔的時候可以根據(jù)分類、檢索給予其文件相應的

檔案號、分類號并且對應其唯一的文件編號，另外應該在歸

檔的時候給予其關鍵詞、標題以及備注說明等。

(4)XX單位檔案系統(tǒng)在日常工作中必然會使用多種軟

件，這種狀況也形成不同的文件格式，這也就需要文件檔案

歸檔的時候?qū)ξ募褂猛ㄓ玫?、統(tǒng)一的文件格式，這樣以便

于文檔的傳輸、存儲，更有利于便捷的閱讀文檔信息。而傳

統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能適應當前檔案信息化工作的要求。

2.實現(xiàn)XX單位檔案管理信息化的優(yōu)點。

(1)實時的記錄、收集資料并歸檔。在檔案信息處理

過程中，能夠有意識地收集、整合資料，不易造成資料的存

放遺失及存放空間的龐大，不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的資料整理

方式。

(2)電子信息能做到按要求規(guī)范、統(tǒng)一的標準。在處

理檔案管理信息的過程中，使用電子化的方式在對其信息進

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行收集、分類、整理、歸檔過程中很容易做到統(tǒng)一的格式、

規(guī)范的要求。

(3)管理信息化能做到管理規(guī)范，信息傳遞、調(diào)閱方

便快捷。電子信息往往以數(shù)據(jù)方式存儲，而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案

數(shù)千張的龐大的體積甚至一個小小的U盤都完全可以容納，

很方便日常的調(diào)閱、管理。同時，系統(tǒng)各部門也可以實現(xiàn)同

時調(diào)閱、共享、復制同一份文件。實現(xiàn)網(wǎng)絡共享，可以為XX

單位系統(tǒng)提供一個開放的資源共享平臺，極大地提高其工作

效率。

第四節(jié)項目重難點分析

一、大幅面檔案數(shù)字化硬件設備的配置

1.大幅面檔案數(shù)字化掃描設備的選擇

XX單位檔案的類別很多，其中大部分為土地管理檔案、

測繪管理檔案以及礦產(chǎn)管理檔案、其中圖紙較多。因此在本

項目數(shù)字化過程中，涉及多卷大幅面圖紙等檔案資料，因此，

掃描儀和數(shù)碼相機的選擇應有所側重。大幅面掃描儀能夠高

質(zhì)量、高速度完成大幅面檔案數(shù)字化工作，但是價格相對昂

貴；普通數(shù)碼相機相對掃描儀來說，價格較為低廉，適用于

普通紙質(zhì)如小幅面A4檔案的數(shù)字化工作，但對大幅面檔案

若用數(shù)碼相機完成則非常困難。如對于大幅面零號圖紙數(shù)字

化，要使圖像清晰，需要分多區(qū)拍攝再合成。因此，在實際

工作中，大幅面檔案大多采用大幅面掃描儀，數(shù)碼相機則很

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少使用。

2.大幅面檔案數(shù)字化硬件設備的配置

(1)大幅面掃描儀是核心部件，目前一般使用A0大幅

面項目圖紙掃描儀。它的選用極為重要，應根據(jù)企業(yè)數(shù)字化

的主要應用范圍來選擇最適合的掃描儀，以力求達到最佳的

性價比。

(2)大幅面掃描儀對計算機的最低配置為奔騰4超線

程、512M內(nèi)存、WindowsXP操作系統(tǒng)、支持USB2.0等，這

樣才能獲得所標示的性能指標。服務器可根據(jù)需要選擇，可

選專用服務器，也可使用高配置的微機來替代。但至少需配

置雙CPU、1GB內(nèi)存、多個熱插拔硬盤。

(3)如若檔案數(shù)字化以大幅面藍圖為主，繪圖儀配置

可選質(zhì)優(yōu)價廉的大幅面黑白噴墨繪圖儀(打印機)。

二、大幅面檔案數(shù)字化軟件的選擇及安裝

1.大幅面檔案數(shù)字化軟件選擇

隨大幅面掃描儀(如SmartLF)所配送的掃描應用軟件

只有一般的功能。都是以方便非專業(yè)用戶的操作為目的來設

計的。對于需求更多功能的用戶也有豐富的軟件可供選擇，

比如掃描到文件軟件canWorks、專業(yè)的圖像編輯軟件

Preditor、項目圖紙檔案數(shù)字化管理軟件等，可為掃描系統(tǒng)

提供更多的掃描控制功能和更多的特性。

我公司選用的是掃描到文件軟件ScanWorks.VD4.5.5。

它可以完全控制自己的掃描流程，能滿足對更多掃描控制功

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能的需求，是集掃描、瀏覽、編輯、影像轉(zhuǎn)換于一體的多功

能專業(yè)掃描軟件，可以擴展數(shù)字圖像捕獲過程的性能表現(xiàn)和

圖像質(zhì)量，能夠大幅減輕掃描后的再處理工作。

2.大幅面檔案整理和掃描

(1)大幅面檔案整理

大幅面檔案掃描之前，應對原件進行處理，使圖紙盡量

平整、整潔。對破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應先

進行技術修復。褶皺不平的原件，應先進行相應處理(壓平

或燙平等)后再進行數(shù)字化加工。對竣工檔案資料應拆除裝

訂物，掃描工作完成后，按竣工檔案保管的要求重新恢復裝

訂，并注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準確、無

遺漏。對破舊圖紙也可裝入保護原稿用的透明掃描封套，如

果用白色襯背效果會很好。透明薄膜圖紙在掃描的時候背襯

一張白色紙作背景，使掃描效果會更好。如果原稿的兩面都

有需要掃描的信息，而原稿本身又有些透光，可在原稿后面

襯上黑色背襯的透明掃描封套，會使掃描效果更為理想。

(2)大幅面檔案數(shù)字化掃描參數(shù)的設定

大幅面檔案數(shù)字化掃描參數(shù)的設定關系到掃描圖像質(zhì)

量的優(yōu)劣。所以，要想獲得好的圖像質(zhì)量，必須根據(jù)掃描原

稿的具體情況及當前的用途對掃描參數(shù)進行合理的設置。

(3)選擇掃描色彩模式和存儲格式

大幅面藍圖等盡量可選黑白二值模式掃描，圖像文件一

般采用TIFF(G4)格式存儲。對保存年代久遠的圖紙可采用

灰度模式掃描、對企業(yè)的榮譽檔案等可采用彩色模式掃描，

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一般采用JPEG格式存儲。提供網(wǎng)絡查詢的掃描圖像，也可

存儲為CEB、PDF或其他格式。存儲時壓縮率選擇的依據(jù)，

應以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲容

量。

(4)介質(zhì)操作控制

掃描速度與圖像的清晰度成反比。掃描速度的調(diào)整，應

由慢速向快速調(diào)整，零號圖紙速度不宜選太快，大幅面舊圖

盡量選慢速。掃描尺寸按圖幅選定，不標準的圖紙可選用自

動尺寸設置。

(5)黑白圖閾值設定

掃描軟件ScanWorks提供了獨有的IAT(自適應閾值消

藍)技術，能夠準確、快速地將質(zhì)量很差的舊圖或臟圖掃描

成高質(zhì)量的文檔，從根本上解決了在黑白二值消藍時由于參

數(shù)設置不準確時反復掃描的問題。軟件內(nèi)置的三個閾值參

數(shù)，能夠適應絕大多數(shù)的各類圖紙進行自適應消藍工作，能

夠以在線或離線的方式任意進行固定閾值調(diào)整與設置或自

適應閾值的調(diào)整與設置。黑白圖閾值通常選擇“自適應”,

根據(jù)藍圖情況設置前景和背景閾值，并選取允許掃描后調(diào)整

閾值。

(6)分辨率設定

在理論上，分辨率越高越好，但過高的分辨率會導致文

件存儲空間過大，因此，合適的設定值應是以達到最佳輸出

品質(zhì)的最低分辨率。根據(jù)不同需要設定不同的掃描分辨率，

原則上以掃描后的圖像清晰、完整和不影響圖像的利用效果

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為準。一般文字(OCR)、黑白二值、灰度圖像、彩色圖片

選擇分辨率大于等于200dpi。如果大幅面圖紙掃描后只以圖

像文件保存，或打印底圖用，掃描時一般選擇分辨率在100

或200dpi。如果圖紙掃描后需要矢量化，則掃描時分辨率選

擇應大于等于300dpi。

三、大幅面檔案數(shù)字化圖像效果處理

1.黑白圖閾值調(diào)整

掃描后應先對黑白圖閾值進行再調(diào)整，根據(jù)窗口顯示的

藍圖顏色的深淺情況，調(diào)整前景和背景值。零號圖紙窗口顯

示的是重疊圖像，應按1:1顯示情況下調(diào)整前景和背景值。

然后才能對其他掃描參數(shù)進行調(diào)整。

2.圖像旋轉(zhuǎn)與糾偏

對掃描后方向不正確的圖像應進行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱

讀習慣。對出現(xiàn)偏斜的圖像應進行糾偏處理，以達到視覺上

基本不感覺偏斜為準。現(xiàn)大多數(shù)項目掃描儀配套的糾偏軟件

都是采用手工劃線，逐個文件的糾偏。有時要經(jīng)過