商務(wù)英語(yǔ)信函的寫作技巧

商務(wù)英語(yǔ)信函的寫作技巧是在商務(wù)交往中，規(guī)范的商務(wù)用語(yǔ)往往能給他們留下嚴(yán)謹(jǐn)、成熟的印象，為其成功打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。談到規(guī)范，就要從最基礎(chǔ)的商務(wù)信件說起，這是從事國(guó)際貿(mào)易人士經(jīng)常要處理的。下面簡(jiǎn)單闡述了商務(wù)英語(yǔ)信函的寫作及其翻譯技巧。?1外貿(mào)工作中商務(wù)英語(yǔ)信函的寫作技巧?商務(wù)信函寫作能力直接影響到買家對(duì)GS的評(píng)估，給客戶的每一份信函、郵件或者傳真，都代表著GS的形象，顯示GS的水平和實(shí)力。同時(shí)，也可以用這種方式來評(píng)估和了解買家。商務(wù)信函寫作決定了是否以專業(yè)的方式跟買家進(jìn)行有效的溝通，在業(yè)務(wù)往來中占據(jù)著舉足輕重的地位。因此，商務(wù)信函的寫作技巧是國(guó)際商務(wù)人員必須掌握的一門重要功課。?一封商務(wù)信函通常由信頭(Letterhead)、信函編號(hào)(ReferenceNumber)、日期(Date)、信內(nèi)地址(InsideAddress)、請(qǐng)某人注意行(Attention)、稱呼(Salutation)、主題(Subject)、正文(Bodyoftheletter)、結(jié)尾敬辭(ComplimentaryClose)、簽名(Signature)、附件(Enclosure)、抄送(CarbonCopyNotation)和附言(Postscript)組成。其中信頭、日期、信內(nèi)地址、稱呼、正文、結(jié)尾敬辭和簽名是不可缺少的組成部分，其他部分可根據(jù)GS習(xí)慣和信函具體內(nèi)容有所增減。因此要符合上述交流的要求，并且樹立起專業(yè)，以顧客為本和思維清晰的形象，要注意如下一些問題。?1.1讀者?了解讀者是成功的關(guān)鍵。無論任何交流(無論是文書的還是口頭的交流)的首要原則便是了解聽眾，一切都圍繞著這一原則進(jìn)行。?1.2遣詞?簡(jiǎn)單的詞效果是最好的。閱讀理解研究的結(jié)果顯示，如果文章的難度稍稍低于人們通常的理解水平，那他們理解起來就會(huì)更快。在生意場(chǎng)上的人，無論是老板還是打工族都沒有時(shí)間為了看懂生詞而去查字典。所以為了確保普通讀者正確理解你的意思，盡量挑選短小精悍的簡(jiǎn)單詞匯。這樣也就減少了產(chǎn)生誤解的可能。行話仍有用武之地。行話是在特定的團(tuán)體或行業(yè)內(nèi)使用的專業(yè)語(yǔ)言。如果給這樣的團(tuán)體寫信，行話就能比平常的語(yǔ)言更清晰更準(zhǔn)確地解釋某些概念，也有助于技術(shù)人員讀者建立起和諧友好的聯(lián)系。?1.3造句?句首、句尾的內(nèi)容應(yīng)該得到突出。人們?cè)诳措娨暻榫跋矂r(shí)也是這樣一個(gè)情形，他們一打開電視，因?yàn)槭煜∏榈陌l(fā)展看到中間就會(huì)開溜去看其他頻道，然后再回來看結(jié)尾。因此別把重要信息埋沒在長(zhǎng)句的中間位置，這樣可能會(huì)被人忽略漏看。?商務(wù)應(yīng)用文句子的平均長(zhǎng)度為15～18個(gè)單詞。這是使讀者能夠快速理解句意的最佳長(zhǎng)度。如果超過18個(gè)單詞，讀者看到這種句子要么會(huì)跳過中間的細(xì)節(jié)，要么就會(huì)錯(cuò)誤地理解句意，因此長(zhǎng)句應(yīng)切成兩到三個(gè)短句為宜。?最佳的商務(wù)信函應(yīng)該由長(zhǎng)短不同的句子組成。太多長(zhǎng)句會(huì)使人不知所措，太多短句則讀起來像是小兒絮語(yǔ)，長(zhǎng)短句交錯(cuò)的文章對(duì)讀者最具吸引力。?標(biāo)點(diǎn)超過四處的句子令人難以卒讀。句子因?yàn)樘珡?fù)雜而需要那么多的標(biāo)點(diǎn)的話，讀者是很難讀懂的。把這樣的長(zhǎng)句斷成兩句或更多的短句，這樣有助于有邏輯地清楚明白地表達(dá)觀點(diǎn)。表達(dá)三個(gè)乃至更多觀點(diǎn)時(shí)使用列表是最好的辦法，標(biāo)題式的列表可以幫助讀者迅速掌握要點(diǎn)，而且也留有空白的間隔。?1.4分段?信函、備忘錄和報(bào)告的起始段落與結(jié)尾段落的長(zhǎng)度不應(yīng)超過三到四行。從心理學(xué)的角度上看，如果段落過長(zhǎng)，就可能使讀者不愿意花時(shí)間繼續(xù)看下去。結(jié)尾段落也應(yīng)該簡(jiǎn)短扼要，明白說明讀者應(yīng)該采取怎樣的行動(dòng)。意思表達(dá)得越清楚越準(zhǔn)確，越有可能得到想要的效果，位于信函、備忘錄或報(bào)告肢體部分的段落絕不應(yīng)該超過8行長(zhǎng)。今天的讀者已經(jīng)不習(xí)慣長(zhǎng)篇大論，他們會(huì)撇開中間的段落只看第一和最后一句。因此，為了保證讀者不漏掉重要的信息，將段落長(zhǎng)?度控制在8行以內(nèi)是最好的。?電子郵件中的起始和結(jié)尾應(yīng)該只有2～3行長(zhǎng)，主題部分段落長(zhǎng)度不應(yīng)該超過5行。凡事為讀者著想起見，盡可能縮短段落。?1.5外觀?外觀是非常重要的。大多數(shù)人并不關(guān)心文檔的外觀。然而一封信函，電子郵件或報(bào)告的外觀如何，在很大程度上決定了收件方是否愿意拆開閱讀。如果其書寫潦草難懂，那對(duì)方可能就會(huì)忽略其內(nèi)容或推遲到以后再閱讀。?選擇合適的字體和字號(hào)。字體應(yīng)以適宜閱讀為標(biāo)準(zhǔn)。現(xiàn)在有了word軟件，人們有機(jī)會(huì)使用多種大量不同的字體，但是如果同時(shí)使用多種字體，寫出的東西就會(huì)獲得“勒索信”一樣的效果。字號(hào)要慎重的選擇，太小太大都不利于讀者的閱讀。?絕不要整篇文檔或電子郵件都用大寫字母、粗體字或斜體字來寫。有些人以為這樣可以突出個(gè)人的風(fēng)格或趣味，于是大部分甚至整篇文檔都用大寫字母、粗體字或斜體字來寫。但是這些字體很難閱讀，如果不加節(jié)制的濫用，反倒使它們喪失了正常的功用——對(duì)某些單詞或習(xí)語(yǔ)起到強(qiáng)調(diào)作用。只在其強(qiáng)調(diào)作用時(shí)用大寫字母、粗體字或斜體字。?2外貿(mào)工作中商務(wù)英語(yǔ)信函的翻譯技巧?本文以一個(gè)簡(jiǎn)單的商業(yè)回復(fù)信函為例來介紹一些商務(wù)英語(yǔ)信函的翻譯技巧?；睾瘍?nèi)容：一是我方獲悉貴GS的名稱和地址。二是愿與貴GS建立商業(yè)合作關(guān)系。三是本GS經(jīng)營(yíng)五金產(chǎn)品多年，聲名卓越，擁有可靠的銷售渠道。四是為使貴GS對(duì)我GS有更好了解，先寄去我GS宣傳冊(cè)一本。五是盼早日回復(fù)。?商務(wù)英語(yǔ)信函格式，跟普通英語(yǔ)不同，以啟始用語(yǔ)為例。?2.1建立貿(mào)易關(guān)系?(1)我們?cè)概c貴GS建立商務(wù)關(guān)系。?(2)我們希望與您建立業(yè)務(wù)往來。?(3)我GS經(jīng)營(yíng)電子產(chǎn)品的進(jìn)出口業(yè)務(wù)，希望與貴方建立商務(wù)關(guān)系。?例句：?(1)Wearewillingtoeatablishtraderelationswithyourcompany.?(2)Wehopetoestablishbusinessrelationswithyou.?(3)Ourcompanyhandleselectronicproductimportandexportbusinessform，hopingtoenteringintobusinessrelationswithyou.?2.2自我推薦?本GS經(jīng)營(yíng)這項(xiàng)業(yè)務(wù)已多年，并享有很高的國(guó)際信譽(yù)。?例句：?Ourcompanyhasbeeninthislineofbusinessformanyyearsandenjoyshighinternationalprestige.?2.3推銷產(chǎn)品?(1)我們新研制的……已推出上市，特此奉告。?(2)我們盼望能成為貴GS的……供應(yīng)商。?(3)我們的新產(chǎn)品剛剛推出上市，相信您樂于知道。?(4)相信您對(duì)本GS新出品的……會(huì)感興趣。?例句：?(1)Wearepleasedtoinformyouthatwehavejustmarketedournewly-developed….?(2)Wearepleasedtogetintouchwithyouforthesupplyof….?(3)Youwillbeinterestedtohearthatwehavejustmarketedournewproduct.?(4)Youwillbeinterestedinournewproduct…….?2.4索取資料?(1)我們對(duì)貴方的新產(chǎn)品……甚感興趣，希望能寄來貴GS的產(chǎn)品目錄及價(jià)目表。?(2)我們從紐約時(shí)報(bào)上看到貴GS的廣告，但愿能收到產(chǎn)品的價(jià)目表及詳細(xì)資料。?(3)獲知貴GS有……已上市，希望能賜寄完整的詳細(xì)資料。?(4)如蒙賜寄貴GS新產(chǎn)品的詳細(xì)資料，我們將深表感激。?(5)如蒙賜寄有關(guān)……的樣品和價(jià)目表，我們將甚為感激。?例句：?(1)Weareinterestedinyournewproduct…andshallbepleasedtohaveacatalogandpricelist.?(2)WehaveseenyouradvertisementinTheNewYorkTimesandshouldbegladtohaveyourpricelistsanddetailsofyourterms.?(3)Hearthatyouhavelisted……，hopingtoreceivethefulldetails.?(4)wewillbegratefulifyousendyournewproductdetails.?(5)Weshouldbeobligedifyouwouldsenduspatterns(orsamples)andpricelistsofyour….?2.5寄發(fā)資料?(1)欣寄我方目錄，提供我方各類產(chǎn)品的詳細(xì)情況。?(2)欣然奉上我方產(chǎn)品樣品，在貴方展廳展出。?例句：?(1)Wehavepleasuresinsendingyouourcatalogue，whichgivesfullinformationaboutourvariousproducts.?(2)Weshouldbepleasedtoofferthesamplestogiveademonstrationatyourpremise.?2.6附寄資料?(1)隨函附上本GS新出品的……樣品，請(qǐng)查收。?(2)隨函附上購(gòu)貨合同第××號(hào)兩份，希查收，諒無誤。請(qǐng)會(huì)簽并?退我方一份備案。?(3)我們很高興地附上詢價(jià)單第××號(hào)，請(qǐng)貴方報(bào)離岸價(jià)格。?(4)我們確認(rèn)向貴方購(gòu)買……隨函附上訂單確認(rèn)書供參照。?例句：?(1)Youwillfindenclosedwiththisletterasampleofnew….?(2)EnclosedpleasefindtwocopiesofPurchaseContractNo.…，whichwetrustwillbefoundinorder.Kindlysignandreturnonecopyforourfile.?(3)WeareverypleasedtoattachtheInquiryNo.，pleaseofferFOB