街道辦事處會議管理制度

街道辦事處會議管理制度第一章總則

一、目的與依據(jù)

為加強街道辦事處會議管理，提高會議效率，確保會議質(zhì)量，根據(jù)《中華人民共和國行政會議制度》及上級有關會議管理規(guī)定，結(jié)合街道辦事處實際情況，特制定本制度。

二、適用范圍

本制度適用于街道辦事處召開的各類會議，包括但不限于：主任辦公會、專題協(xié)調(diào)會、工作部署會等。

三、基本原則

1.會議應遵循務實、高效、節(jié)儉的原則，嚴格控制會議數(shù)量、規(guī)模和時間。

2.會議議題應具有針對性和緊迫性，確保會議決策的科學性、民主性和合法性。

3.會議組織應嚴密，會前充分準備，會中認真討論，會后及時落實。

4.會議紀律嚴明，參會人員應按時出席，遵守會議規(guī)定，保守會議秘密。

四、會議類別及召開權限

1.主任辦公會：由街道辦事處主任或主任委托的副主任主持，研究決定重大事項和日常工作。

2.專題協(xié)調(diào)會：由街道辦事處主任或副主任主持，針對特定問題進行協(xié)調(diào)、研究。

3.工作部署會：由街道辦事處主任或副主任主持，對階段性工作進行部署和安排。

4.其他會議：根據(jù)工作需要，由街道辦事處主任或副主任決定召開。

五、會議組織與管理

1.會議的組織和管理工作由街道辦事處的辦公室負責。

2.辦公室應建立健全會議管理制度，確保會議的順利進行。

3.辦公室負責會議通知、會場布置、會議資料準備、會議記錄等工作。

六、參會人員職責

1.參會人員應積極參與會議討論，提出意見和建議。

2.參會人員應遵守會議紀律，不得無故缺席、遲到、早退。

3.參會人員應保守會議秘密，不得泄露會議內(nèi)容和決策事項。

4.參會人員應認真履行職責，按照會議決議開展工作。

七、本制度的解釋權歸街道辦事處所有。

八、本制度自發(fā)布之日起實施。原有相關規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準。如遇特殊情況，需經(jīng)街道辦事處主任批準后，可適當調(diào)整。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定議題：會議召開前，由街道辦事處辦公室負責收集議題，報請主任或副主任審批確定。

2.下發(fā)通知：辦公室根據(jù)審批后的議題，制定會議通知，明確會議時間、地點、參會人員、議題等內(nèi)容，并通過適當方式及時下發(fā)。

3.準備材料：會議相關材料應在會前準備完畢，包括但不限于會議議程、背景資料、相關政策法規(guī)、研究報告等，確保參會人員對議題有全面了解。

二、會議召開

1.會前簽到：會議開始前，參會人員應進行簽到，確認出席情況。

2.會議主持人：主持人應在會議開始時明確會議目的、議程、紀律要求等。

3.討論議題：按照會議議程，逐項討論議題。發(fā)言人應簡明扼要地陳述觀點，其他參會人員可就議題展開討論，提出意見和建議。

4.歸納總結(jié)：議題討論結(jié)束后，主持人應對討論情況進行總結(jié)，形成決策意見。

三、會議決策

1.投票表決：對于重大事項，可采用無記名投票方式進行表決。表決結(jié)果需由主持會議的主任或副主任宣布。

2.決策記錄：會議決策過程和結(jié)果應由專人記錄，并由參會人員簽字確認。

3.決策公開：根據(jù)需要，會議決策可對外公開，接受社會監(jiān)督。

四、會議紀要

1.編寫會議紀要：會議結(jié)束后，辦公室應盡快編寫會議紀要，包括會議基本情況、討論議題、決策結(jié)果等內(nèi)容。

2.審批會議紀要：會議紀要經(jīng)主任或副主任審批后，分發(fā)給參會人員和相關單位。

3.公布會議紀要：對于需要公開的會議紀要，可通過適當方式進行公布。

五、會議總結(jié)與反饋

1.辦公室應定期對會議召開情況進行總結(jié)，分析存在的問題，并提出改進措施。

2.參會人員對會議組織、議題討論、決策執(zhí)行等方面提出的意見和建議，應及時反饋給辦公室，以便不斷優(yōu)化會議管理。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的發(fā)放與傳達

1.會議紀要經(jīng)審批通過后，由街道辦事處辦公室及時將紀要發(fā)放給所有參會人員及相關部門。

2.辦公室應確保紀要中的決策事項和行動要求被各部門充分理解和接收。

3.對于涉及多個部門或外單位的會議紀要，應明確各部門的職責和協(xié)作要求，確保信息暢通。

二、任務分解與責任落實

1.辦公室應根據(jù)會議紀要內(nèi)容，將決策事項分解為具體的任務，明確責任部門、責任人和完成時限。

2.各責任部門應按照任務分解要求，制定詳細的執(zhí)行計劃，并報辦公室備案。

3.辦公室應建立跟蹤機制，對任務的執(zhí)行情況進行定期檢查和督促。

三、執(zhí)行情況的反饋與評估

1.責任部門在任務執(zhí)行過程中，應定期向辦公室報告進展情況，遇到問題和困難時，應及時溝通并尋求支持。

2.辦公室應建立反饋機制，收集任務執(zhí)行中的問題和建議，及時調(diào)整和優(yōu)化執(zhí)行計劃。

3.對已完成任務的執(zhí)行效果進行評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓，為今后的決策提供參考。

四、跟蹤落實的監(jiān)督與問責

1.辦公室應加強對任務執(zhí)行情況的監(jiān)督，對執(zhí)行不力、推諉扯皮的部門和個人進行問責。

2.建立明確的問責機制，對未按期完成或質(zhì)量不達標的工作，追究相關責任人的責任。

3.定期對會議紀要的跟蹤落實情況進行公示，接受社會各界的監(jiān)督。

五、持續(xù)改進與優(yōu)化

1.辦公室應定期對會議紀要的跟蹤落實工作進行總結(jié)，查找存在的問題和不足。

2.根據(jù)總結(jié)結(jié)果，不斷優(yōu)化工作流程，提高會議紀要的執(zhí)行效率。

3.鼓勵各部門和員工提出改進意見，持續(xù)完善會議紀要的跟蹤落實機制。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂

1.會議室使用需提前預訂，由街道辦事處辦公室統(tǒng)一管理。

2.預訂會議室時，需填寫會議室申請表，明確會議時間、參會人數(shù)、會議類型等信息。

3.辦公室根據(jù)預訂情況，合理安排會議室使用，避免沖突。

二、會場布置與設備管理

1.會議室布置應簡潔、大方，符合會議主題。

2.會場內(nèi)設備（如投影儀、音響、話筒等）應保持完好，確保會議順利進行。

3.使用會議室時，應愛護設備，遵守設備操作規(guī)程，發(fā)現(xiàn)問題及時報修。

三、會議室衛(wèi)生與消防安全

1.會議室應保持干凈整潔，嚴禁在會議室內(nèi)吸煙、進食。

2.辦公室負責安排定期清理會議室，確保衛(wèi)生狀況良好。

3.會議室應配備消防設施，并定期檢查，確保消防安全。

四、會議保密工作

1.會議室內(nèi)應采取相應的保密措施，如安裝隔音設備、設置保密柜等。

2.參會人員應遵守保密規(guī)定，不得泄露會議內(nèi)容。

3.辦公室負責對會議資料的收發(fā)、歸檔和銷毀工作，確保會議信息安全。

五、會議室使用規(guī)范

1.會議結(jié)束后，參會人員應將座椅歸位，關閉設備電源，保持會議室整潔。

2.辦公室應定期對會議室使用情況進行檢查，對違反規(guī)定的行為予以制止。

3.鼓勵節(jié)約使用會議室資源，減少不必要的會議，提高會議效率。

六、會議室維修與更新

1.辦公室負責對會議室設施進行定期檢查、維修，確保設備正常運行。

2.隨著工作需要，辦公室可根據(jù)實際情況對會議室進行改造、更新。

3.會議室的維修、更新項目應納入街道辦事處年度預算，確保資金投入。

第五章附則

一、本制度的解釋