外包卷宗隨案掃描項(xiàng)目投標(biāo)方案（技術(shù)方案）

外包卷宗隨案掃描投標(biāo)方案

目錄

第一章項(xiàng)目整體服務(wù)方案...........................11

第一節(jié)項(xiàng)目需求分析...........................11

一、項(xiàng)目名稱...............................11

二、服務(wù)要求...............................11

第二節(jié)項(xiàng)目整體服務(wù)方案.......................14

一、項(xiàng)目實(shí)施總體思路.......................14

二、項(xiàng)目實(shí)施服務(wù)原則.......................14

第二章項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)及人員配備.....................16

第一節(jié)項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)...........................16

一、項(xiàng)目組織規(guī)劃...........................16

二、組織機(jī)構(gòu)設(shè)置重點(diǎn).......................16

三、組織機(jī)構(gòu)的管理.........................19

四、項(xiàng)目管理組織結(jié)構(gòu).......................21

第二節(jié)項(xiàng)目人員配置...........................22

一、項(xiàng)目角色與崗位職責(zé).....................22

二、項(xiàng)目人員基本情況.......................24

三、項(xiàng)目總體職責(zé)劃分.......................25

第三節(jié)項(xiàng)目人員管理...........................26

一、人員管理優(yōu)化...........................26

二、員工管理五原則.........................27

三、提高員工士氣的方式.....................30

四、團(tuán)隊(duì)建設(shè)管理...........................32

1

第四節(jié)人員管理及人員培訓(xùn).....................34

一、人員人事管理...........................34

二、人員培訓(xùn)...............................67

第三章項(xiàng)目擬投入設(shè)備.............................76

第一節(jié)項(xiàng)目硬件配置標(biāo)準(zhǔn).......................76

一、工作站配置.............................76

二、掃描儀配置..............................76

三、服務(wù)器和存儲(chǔ)設(shè)備配置...................77

第二節(jié)高端掃描設(shè)備..........................77

一、高速批量掃描儀.........................77

二、平板掃描儀.............................83

三、彩色圖紙掃描儀..........................84

第三節(jié)專用安全存儲(chǔ)...........................85

一、我司iCas簡(jiǎn)介...........................85

二、產(chǎn)品架構(gòu)...............................86

三、產(chǎn)品功能................................87

第四節(jié)項(xiàng)目主要硬件列表.......................89

第五節(jié)數(shù)字化加工系統(tǒng).........................92

一、應(yīng)用系統(tǒng)平臺(tái)...........................92

二、檔案加工系統(tǒng)...........................96

第四章項(xiàng)目管理制度.............................107

第一節(jié)公司內(nèi)部管理制度.......................107

一、經(jīng)營(yíng)管理制度..........................107

二、財(cái)務(wù)管理制度...........................111

2

三、物資管理制度...........................112

第二節(jié)常規(guī)管理制度...........................115

一、文檔管理制度...........................115

二、公章管理制度...........................120

三、項(xiàng)目協(xié)調(diào)制度...........................123

四、辦公用品使用制度.......................124

第三節(jié)人員管理制度...........................127

一、員工管理制度...........................127

二、員工聘用制度...........................140

三、勞動(dòng)合同管理制度.......................143

四、員工考勤管理制度.......................147

五、員工教育培訓(xùn)制度.......................152

六、人事考核管理制度.......................159

七、員工獎(jiǎng)懲制度...........................165

八、員工禮儀守則...........................169

第四節(jié)項(xiàng)目實(shí)施管理制度.......................174

一、工作區(qū)域管理...........................174

二、實(shí)際操作管理...........................174

三、通訊及存儲(chǔ)設(shè)備管理...................175

四、工作日志管理...........................175

五、出入證使用管理........................175

六、請(qǐng)銷假制度管理........................176

七、項(xiàng)目設(shè)備管理制度.......................176

八、檔案實(shí)物管理制度.....................177

3

九、檔案庫房管理制度.......................178

十、檔案統(tǒng)計(jì)制度...........................179

十一、檔案交接管理.........................180

十二、原檔案保護(hù)措施.......................180

十三、檔案安全存放.........................180

十四、操作安全管理........................180

十五、防火安全管理.........................180

第五章工作實(shí)施方案.............................181

第一節(jié)服務(wù)要求...............................181

一、總體要求...............................181

二、案件隨案生成服務(wù)具體要求.............181

第二節(jié)隨案掃描...............................183

一、立案階段...............................183

二、審判階段...............................183

三、結(jié)案階段...............................184

四、歸檔階段...............................184

第三節(jié)檔案整理...............................185

一、拆卷整理...............................186

二、資料組卷...............................189

三、編寫頁碼...............................191

第四節(jié)案卷填寫...............................193

一、卷內(nèi)目錄填寫...........................193

二、備考表的填寫..........................193

三、案卷封面填寫...........................194

4

第五節(jié)裝訂裝盒...............................194

一、檔案裝訂...............................195

二、檔案裝盒...............................199

第六章檔案數(shù)字化處理方案.......................200

第一節(jié)檔案數(shù)字化前拆裝整理...................200

一、確定掃描頁............................200

二、清查檔案內(nèi)容...........................200

三、目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備...........................201

四、拆除裝訂...............................202

五、紙張?zhí)幚?..............................203

六、技術(shù)修復(fù)...............................203

七、前處理登記.............................204

第二節(jié)檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)處理.....................204

一、圖像處理...............................204

二、圖像質(zhì)量檢查...........................206

第三節(jié)檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)存儲(chǔ)...................208

一、存儲(chǔ)格式的選擇.........................208

二、目錄數(shù)據(jù)庫建立.........................209

三、數(shù)據(jù)掛接...............................212

第四節(jié)檔案數(shù)字化后處理.....................214

一、數(shù)字化成果驗(yàn)收.........................214

二、檔案裝訂與歸還入庫....................218

三、數(shù)字化成果移交.........................219

四、數(shù)字化成果管理.........................220

5

第七章人員培訓(xùn)方案.............................226

第一節(jié)培訓(xùn)計(jì)劃.............................226

一、培訓(xùn)目的...............................226

二、培訓(xùn)對(duì)象...............................226

三、培訓(xùn)時(shí)間...............................226

四、培訓(xùn)方式...............................226

五、培訓(xùn)教師...............................226

六、培訓(xùn)考核...............................227

第二節(jié)檔案保護(hù)技術(shù)...........................227

一、安全保管工作設(shè)施設(shè)備...................227

二、膠片、照片及霉變檔案的保管.............234

三、磁性載體及光盤載體檔案的保護(hù)...........248

四、檔案有害微生物的預(yù)防...................258

五、檔案害蟲的預(yù)防及滅殺...................266

第三節(jié)檔案信息化處理方案.....................284

一、檔案信息化前拆裝整理...................284

二、檔案信息化數(shù)據(jù)處理.....................288

三、檔案信息化數(shù)據(jù)存儲(chǔ).....................292

四、檔案信息化后處理.......................297

第八章服務(wù)質(zhì)量保障.............................309

第一節(jié)系統(tǒng)質(zhì)量管理控制.......................309

一、設(shè)計(jì)符合國(guó)家質(zhì)量抽樣檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)的驗(yàn)收模

塊.........................................309

二、驗(yàn)證“問題記錄”并發(fā)現(xiàn)“問題”點(diǎn)...........310

6

三、對(duì)不合格生產(chǎn)任務(wù)的“回滾”機(jī)制...........310

四、可配置的抽檢比例.....................310

第二節(jié)檔案生產(chǎn)質(zhì)量保障.......................311

一、全程的質(zhì)量管理.......................311

二、明確的質(zhì)量管理和及時(shí)的技術(shù)支持.........312

三、嚴(yán)格的檔案物流控制...................313

第三節(jié)檔案整理質(zhì)量保障.......................313

一、整理作業(yè)質(zhì)量保障......................313

二、資料整理質(zhì)量控制.......................314

三、資料裝訂質(zhì)量控制......................316

第四節(jié)檔案掃描質(zhì)量保障.......................318

一、掃描作業(yè)質(zhì)量保障.....................318

二、加工數(shù)據(jù)質(zhì)量控制.....................319

第五節(jié)加工質(zhì)量驗(yàn)收方案.......................323

一、方案設(shè)計(jì)依據(jù)..........................323

二、質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)...........................324

三、驗(yàn)收實(shí)施方案...........................329

第九章項(xiàng)目應(yīng)急預(yù)案.............................332

第一節(jié)項(xiàng)目總預(yù)案.............................332

一、應(yīng)急原則...............................332

二、應(yīng)急組織...............................333

三、應(yīng)急準(zhǔn)備..............................334

四、應(yīng)急響應(yīng)...............................334

第二節(jié)人員流動(dòng)性風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急處理預(yù)案.............336

7

一、目的...................................336

二、適用范圍...............................336

三、人員流動(dòng)性風(fēng)險(xiǎn)防范堅(jiān)持的原則...........336

四、組織機(jī)構(gòu)...............................336

五、日常流動(dòng)性監(jiān)測(cè)的內(nèi)容...................337

六、應(yīng)急自救措施..........................337

第三節(jié)檔案室安全應(yīng)急管理.....................338

一、應(yīng)急預(yù)案...............................338

二、應(yīng)急準(zhǔn)備...............................340

三、應(yīng)急響應(yīng)...............................341

第四節(jié)受災(zāi)檔案的搶救.........................344

一、搶救原則...............................344

二、搶救流程...............................344

三、搶救方法...............................345

四、具體搶救措施..........................346

溫馨提示：

本方案目錄中的內(nèi)容在word文檔內(nèi)均有詳細(xì)闡述，如

需查閱，請(qǐng)購(gòu)買后下載。

8

說明

一、如招標(biāo)文件要求“項(xiàng)目整體服務(wù)方案”,詳情見本

方案的第一章；

二、如招標(biāo)文件要求“項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)及人員配備”,詳

情見本方案的第二章；

三、如招標(biāo)文件要求“項(xiàng)目擬投入設(shè)備”,詳情見本方

案的第三章；

四、如招標(biāo)文件要求“項(xiàng)目管理制度”,詳情見本方案

的第四章；

五、如招標(biāo)文件要求“工作實(shí)施方案”,詳情見本方案

的第五章；

六、如招標(biāo)文件要求“檔案數(shù)字化處理方案”,詳情見

本方案的第六章；

七、如招標(biāo)文件要求“人員培訓(xùn)方案”,詳情見本方案

的第七章；

八、如招標(biāo)文件要求“服務(wù)質(zhì)量保障”,詳情見本方案

的第八章；

九、如招標(biāo)文件要求“項(xiàng)目應(yīng)急預(yù)案”,詳情見本方案

的第九章。

9

編制依據(jù)

一、項(xiàng)目招標(biāo)文件、補(bǔ)遺及設(shè)計(jì)文件等相關(guān)資料。

二、國(guó)家現(xiàn)行技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)的技術(shù)資料、規(guī)范、

規(guī)程及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。

三、依照有關(guān)主要法律、法規(guī)：

(一)《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法》

(二)其他法律法規(guī)。

四、行業(yè)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)

(以下內(nèi)容根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況修改)

10

第一章項(xiàng)目整體服務(wù)方案

第一節(jié)項(xiàng)目需求分析

一、項(xiàng)目名稱

外包卷宗隨案掃描項(xiàng)目

二、服務(wù)要求

參考案件數(shù)

名稱技術(shù)要求備注

量

電子卷

宗隨案掃描

及歸檔服務(wù)

工作(卷宗材

料掃描、排

案件卷序、頁碼編

宗隨案生成制、材料檢

及歸檔輔助查、圖像處

服務(wù)理、編目歸

目、上傳、辦

案系統(tǒng)內(nèi)訴

訟材料轉(zhuǎn)電

子卷宗材料、

歸檔信息錄

11

入和電子卷

宗、紙質(zhì)卷宗

整理歸檔等

與電子卷宗

隨案生成、卷

宗歸檔相關(guān)

的工作，含耗

材等伴隨服

務(wù)產(chǎn)生的費(fèi)

用)

1臺(tái)流媒

體服務(wù)器，1

臺(tái)網(wǎng)絡(luò)視頻

存儲(chǔ)服務(wù)器，

4個(gè)8T監(jiān)控專

用硬盤，2臺(tái)

現(xiàn)場(chǎng)所需硬件監(jiān)控專用臺(tái)

設(shè)備式電腦及2臺(tái)

配套小型黑

白打印機(jī)，用

于掃描、歸檔

的臺(tái)式電腦

(參考數(shù)量9

臺(tái)

12

、高速掃

描儀(參考數(shù)

量4臺(tái))以及

其他實(shí)施卷

宗掃描、歸檔

所需設(shè)備。其

中2臺(tái)監(jiān)控專

用服務(wù)器、10

個(gè)8T監(jiān)控專

用硬盤、4臺(tái)

監(jiān)控專用臺(tái)

式電腦及4臺(tái)

配套小型黑

白打印機(jī)合

同期滿后歸

采購(gòu)方所有；

其他用于掃

描、歸檔所需

的臺(tái)式電腦、

高速掃描儀

等實(shí)施卷宗

掃描歸檔所

需設(shè)備歸服

務(wù)商所有

13

第二節(jié)項(xiàng)目整體服務(wù)方案

一、項(xiàng)目實(shí)施總體思路

實(shí)現(xiàn)卷宗隨案掃描的規(guī)范化整理和掃描，既是一項(xiàng)勞動(dòng)

密集型的巨大工程，也是一項(xiàng)涉及方方面面、各個(gè)環(huán)節(jié)的系

統(tǒng)工程。

在本項(xiàng)目實(shí)施過程中，首先我司將派駐一名有X年檔案

工作經(jīng)驗(yàn)以上的檔案專家進(jìn)一步調(diào)研情況，與客戶方溝通項(xiàng)

目的實(shí)際情況，優(yōu)化項(xiàng)目的實(shí)施方案并提供給客戶我司最終

優(yōu)化的項(xiàng)目實(shí)施方案，避免標(biāo)準(zhǔn)不同導(dǎo)致的重復(fù)工作，充分

體現(xiàn)高效工作，實(shí)現(xiàn)邊整理邊鑒定，保護(hù)好紙質(zhì)檔案原件；

其次，我司會(huì)制定出適合項(xiàng)目實(shí)際情況的嚴(yán)格的出入庫制度

和保密方案，做好檔案電子化流程控制，做好實(shí)物檔案保管

和電子化信息備份工作，保證電子化數(shù)據(jù)及原始檔案資料的

安全；再次，我司嚴(yán)格控制檔案整理、掃描質(zhì)量，做到加工

準(zhǔn)確率為100%。

二、項(xiàng)目實(shí)施服務(wù)原則

按照要求，XX法院檔案信息管理項(xiàng)目工作需遵循如下原

則：

(一)在充分利用原有基礎(chǔ)，尊重和維護(hù)檔案的本質(zhì)屬

性，保持檔案文件之間的歷史聯(lián)系；

(二)依照檔案的業(yè)務(wù)程序、遵循文件材料的形成規(guī)律、

保持案卷內(nèi)文件材料的系統(tǒng)聯(lián)系；

14

(三)結(jié)合保管期限劃分，以便于檔案安全保管和提供

利用；

(四)充分尊重和利用原有的整理、錄入和掃描結(jié)果。

15

第二章項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)及人員配備

第一節(jié)項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)

一、項(xiàng)目組織規(guī)劃

為了項(xiàng)目的成功實(shí)施，我司將組建一個(gè)專門的實(shí)施項(xiàng)目

團(tuán)隊(duì)，負(fù)責(zé)本次卷宗隨案掃描項(xiàng)目的實(shí)施工作。

我們承諾將安排至少包括：項(xiàng)目總負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目經(jīng)理、

技術(shù)經(jīng)理、軟硬件工程師、培訓(xùn)工程師、工藝流程管理員、

質(zhì)量管理員、資料交接員、普通操作員等人員的團(tuán)隊(duì)來保障

項(xiàng)目實(shí)施的成功。

二、組織機(jī)構(gòu)設(shè)置重點(diǎn)

(一)管理幅度與管理層次

1.管理幅度是管理者有效指揮、管理下屬的人數(shù)限制。

管理幅度的大小顯然影響著組織單位或部門的數(shù)量與分布

以及組織機(jī)構(gòu)內(nèi)管理層次的多少。

2.影響管理幅度的因素：

(1)組織機(jī)構(gòu)內(nèi)工作程序化、標(biāo)準(zhǔn)化的程度。

程序化、標(biāo)準(zhǔn)化程度高可適當(dāng)加大管理幅度，但這有賴

于工作程序和規(guī)章制度本身的科學(xué)性、合理性及可操作性。

(2)管理人員所處的管理層次，一個(gè)人在組織機(jī)構(gòu)中

的地位層次越高，直接控制人數(shù)越少。

(3)人員素質(zhì)，主管或部屬能力強(qiáng)、經(jīng)驗(yàn)豐富者，可

16

以適當(dāng)加大管理幅度。

(4)職務(wù)內(nèi)容，工作性質(zhì)單純、標(biāo)準(zhǔn)化者，可加大管

理幅度。

(5)組織機(jī)構(gòu)的管理幅度越窄就意味著管理人員越多

和代價(jià)越高。出于上述考慮，結(jié)合公司具體情況，我們將公

駕駛員構(gòu)管理層次設(shè)置為四層，每層最多不超過6人。

(二)目標(biāo)性

組織系統(tǒng)表內(nèi)各組成部門都是為了完成公司整體經(jīng)營(yíng)

目標(biāo)而設(shè)立的，在部門職能中部門本職即要求用一句話反映

本部門的本職職能，也就是設(shè)立本部門的目的。如“營(yíng)銷中

心的部門本職是滿足目標(biāo)市場(chǎng)需求，獲取企業(yè)利潤(rùn)。”

(三)成長(zhǎng)性

考慮公司的業(yè)績(jī)經(jīng)營(yíng)與持續(xù)成長(zhǎng)。如在設(shè)置營(yíng)銷中心下

屬部門時(shí)，營(yíng)銷中心至少應(yīng)包括銷售部、市場(chǎng)部、公關(guān)部三

大部門，但考慮到公司具體情況，暫時(shí)將市場(chǎng)部所承擔(dān)的工

作劃歸公關(guān)部，將來公司需求時(shí)可隨時(shí)成立市場(chǎng)部。

(四)穩(wěn)定性

隨著公司成長(zhǎng)而逐步調(diào)整組織是必要的，但經(jīng)常的組

織、權(quán)責(zé)、程序變更將使員工信心動(dòng)搖。關(guān)于組織系統(tǒng)的設(shè)

計(jì)觸及的將是企業(yè)中最敏感的問題，因此，必須結(jié)合公司實(shí)

際情況，使組織系統(tǒng)設(shè)置既有科學(xué)性又有可操作性。

(五)簡(jiǎn)單性

在組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)時(shí)要求“功能越全越好，用人越少越

好”,但并不是說組織結(jié)構(gòu)設(shè)置越復(fù)雜越好，結(jié)合公司實(shí)際

17

情況相對(duì)簡(jiǎn)單的組織結(jié)構(gòu)將有助于內(nèi)部協(xié)調(diào)與人力分配。如

總經(jīng)辦中人力資源部的設(shè)立，在規(guī)模較大的企業(yè)中，人力資

源部有可能從總經(jīng)辦脫離出來獨(dú)立成為一個(gè)大部，其可以包

括勞資部、培訓(xùn)部、人事部等等。

(六)均衡性

各部門業(yè)務(wù)量的均衡，適當(dāng)?shù)姆謾?quán)，將有助于企業(yè)內(nèi)部

的平衡與分工。

(七)制衡性

組織系統(tǒng)表中各組成部門之間的關(guān)系是互相服務(wù)、互相

控制的關(guān)系。Trustisgood,controlisbetter!(信任是好的，

控制(管理)是更好的)。如庫管部中收貨員的設(shè)立，財(cái)務(wù)

部中商務(wù)審核部的設(shè)立。

(八)如何解決機(jī)構(gòu)空缺與人員不足之間的矛盾

在組織機(jī)構(gòu)圖設(shè)置完成后，可能會(huì)發(fā)現(xiàn)有人員不夠用，

某些崗位空缺的現(xiàn)象。我們解決上述問題的理論依據(jù)是滿負(fù)

荷工作制，因此，針對(duì)上述問題可采用“兼、并、代、托、

空”五個(gè)字來解決。

兼，即人兼職。

并，即崗并崗。對(duì)于聯(lián)系緊密、崗位之間無相互控制與

制約關(guān)系的某些崗位，可采取以上兩種方式解決。

代，即代管，專業(yè)技術(shù)、業(yè)務(wù)情況跨度較大時(shí)可采用此

方式。

托，即托管，本公司無力解決可委托社會(huì)專業(yè)機(jī)構(gòu)管理。

空，對(duì)公司運(yùn)作影響不大、現(xiàn)階段沒有開展業(yè)務(wù)的崗位

18

可以暫時(shí)空缺。

三、組織機(jī)構(gòu)的管理

(一)管理的指導(dǎo)思想

1.要強(qiáng)調(diào)戰(zhàn)略觀念，即全面系統(tǒng)的觀點(diǎn)和面向未來的發(fā)

展觀念。

面向未來，包括市場(chǎng)的未來、技術(shù)的未來、組織的未來

和項(xiàng)目管理科學(xué)的未來。

2.市場(chǎng)觀念，即要搞好搬遷服務(wù)項(xiàng)目管理，首先要了解

市場(chǎng)，其次要以自身優(yōu)勢(shì)占有市場(chǎng)、贏得市場(chǎng)。

3.客戶觀念，即一切為了客戶的觀念，全心全意地為客

戶服務(wù)，以對(duì)客戶高度負(fù)責(zé)的求得信譽(yù)，以信譽(yù)求得項(xiàng)目管

理的成功。

4.競(jìng)爭(zhēng)觀念，即以質(zhì)量好、方案設(shè)計(jì)合理、服務(wù)周到取

勝。有市場(chǎng)就有競(jìng)爭(zhēng)，有競(jìng)爭(zhēng)就要加強(qiáng)管理，進(jìn)行目標(biāo)控制，

取得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。因此，樹立競(jìng)爭(zhēng)觀念促進(jìn)搬遷服務(wù)項(xiàng)目管理

提高水平。

5.時(shí)間觀念，要把握決策時(shí)機(jī)，縮短搬遷項(xiàng)目周期，加

快資金周轉(zhuǎn)，講究資金的時(shí)間價(jià)值，講究工作效率和管理效

率，從而贏得時(shí)間，贏得效益。

6.變革和創(chuàng)新觀念，即沒有不變的搬遷項(xiàng)目管理模式，

要根據(jù)項(xiàng)目實(shí)施條件的變化進(jìn)行調(diào)整和變革，故要講預(yù)測(cè)，

有對(duì)策。光有變革觀念不成，還要有創(chuàng)新觀念。贏得競(jìng)爭(zhēng)勝

利的關(guān)鍵在創(chuàng)新，廣泛采用新工藝。

19

(二)管理原則

1.程序化原則

即設(shè)計(jì)管理流程、工作流程，建立管理制度。要將工作

計(jì)劃、實(shí)施進(jìn)程、檢查、反饋、改進(jìn)實(shí)施、考核這一過程納

入程序化、規(guī)范化管理。

2.標(biāo)準(zhǔn)化原則

管理崗位制定管理標(biāo)準(zhǔn)目標(biāo)，技術(shù)崗位制定技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)目

標(biāo)，工人崗位制定操作標(biāo)準(zhǔn)目標(biāo)。所有崗位都要做到明確任

務(wù)、目的，便于完成標(biāo)準(zhǔn)化辦公場(chǎng)所搬遷任務(wù)，達(dá)到搬遷目

標(biāo)，便于管理考核。

3.規(guī)范化原則

所有崗位必須嚴(yán)格按照管理規(guī)范、技術(shù)規(guī)程工作。

4.一體化原則

每個(gè)崗位分工不同，但不是各自為政，管理者必須遵循

一體化原則，指揮各崗位團(tuán)結(jié)協(xié)作、互通有無，以便完成總

體搬遷任務(wù)。

5.科學(xué)化原則

管理要有計(jì)劃、指揮、控制、執(zhí)行等系一列科學(xué)的方法。

(三)同步質(zhì)量管理與跟蹤

1.檔案補(bǔ)錄服務(wù)自始至終做到同步質(zhì)量管理和跟蹤。

2.對(duì)每個(gè)工作流程執(zhí)行到位的同時(shí)做到檢查到位、各類

數(shù)據(jù)到位，絕不產(chǎn)生事后集中補(bǔ)做數(shù)據(jù)現(xiàn)象。

3.定期進(jìn)行質(zhì)量工作會(huì)議和由公司進(jìn)行質(zhì)量檢查、及時(shí)

解決搬遷工作中的質(zhì)量問題，使辦公場(chǎng)所更換搬遷全過程保

20

持質(zhì)量受控狀態(tài)。

(四)建立日常工作的執(zhí)行與反饋制度

項(xiàng)目負(fù)責(zé)人每周負(fù)責(zé)召集項(xiàng)目成員召開工作例會(huì)，聽取

各成員的工作匯報(bào)，就本周的工作任務(wù)進(jìn)行分解、安排，對(duì)

上周存在的問題提出整改意見或改進(jìn)措施，落實(shí)責(zé)任人限時(shí)

整改。各班組主管落實(shí)安排每日的具體工作事項(xiàng)，其余管理

成員按管理班子結(jié)構(gòu)及各成員職責(zé)進(jìn)行管理工作，下級(jí)服從

上級(jí)、逐層管理監(jiān)督，對(duì)現(xiàn)場(chǎng)問題如果沒辦法自行解決的也

應(yīng)逐層向上匯報(bào)，直至問題得以落實(shí)解決。

四、項(xiàng)目管理組織結(jié)構(gòu)

保證項(xiàng)目的平穩(wěn)運(yùn)行，必須建立層次清晰、權(quán)責(zé)分明的

管理組織結(jié)構(gòu)。

我們?cè)O(shè)計(jì)了：項(xiàng)目總負(fù)責(zé)人一項(xiàng)目經(jīng)理一班組長(zhǎng)，多級(jí)

管理體系，目的在于合理的有推動(dòng)力的運(yùn)行機(jī)制和有效的管

理機(jī)制。對(duì)于本次項(xiàng)目，上我司所組建項(xiàng)目組的整理項(xiàng)目管

理和人力資源組織結(jié)構(gòu)圖如下：

21

項(xiàng)目總負(fù)責(zé)人

項(xiàng)目經(jīng)理技術(shù)經(jīng)理

質(zhì)量監(jiān)督管理

整理組班組長(zhǎng)無紙班組長(zhǎng)

暫存交接員掃描班組長(zhǎng)部軟件工程師

頁碼處理員

硬件工程師

操作員質(zhì)檢操作員高掃操作員

特殊處理員

裝訂操作員錄入操作員平掃操作員

識(shí)別錯(cuò)誤處理員

裝訂檢查員

識(shí)別操作員A0掃描操作員

批量抽檢員

QC//QA

第二節(jié)項(xiàng)目人員配置

一、項(xiàng)目角色與崗位職責(zé)

序號(hào)項(xiàng)目角色項(xiàng)目職責(zé)和崗位工作描述

對(duì)整個(gè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)，對(duì)項(xiàng)目整體實(shí)施過程

1項(xiàng)目負(fù)責(zé)人

進(jìn)行監(jiān)控，協(xié)調(diào)管理項(xiàng)目所需資源以及

22

外部關(guān)系

管理整個(gè)加工現(xiàn)場(chǎng)的日常事務(wù)，安排生

產(chǎn)進(jìn)度、負(fù)責(zé)質(zhì)量監(jiān)督管理及資料暫存

2項(xiàng)目經(jīng)理

崗位；同時(shí)，負(fù)責(zé)與XX法院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)

進(jìn)行協(xié)調(diào)溝通

負(fù)責(zé)項(xiàng)目實(shí)施加工平臺(tái)的設(shè)計(jì)、規(guī)劃，

監(jiān)督日常運(yùn)行過程中的技術(shù)動(dòng)態(tài)；同時(shí)

3技術(shù)經(jīng)理

負(fù)責(zé)影像數(shù)據(jù)導(dǎo)庫、與檔案管理系統(tǒng)掛

接工作

負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)、維護(hù)項(xiàng)目加工生產(chǎn)軟件平

4軟件工程師

臺(tái)，保證系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定

負(fù)責(zé)加工現(xiàn)場(chǎng)設(shè)備維護(hù)以及設(shè)備運(yùn)行

5硬件工程師狀態(tài)監(jiān)控，并保持與硬件廠商的技術(shù)溝

通，對(duì)故障做出及時(shí)響應(yīng)

負(fù)責(zé)根據(jù)檔案資料特點(diǎn)設(shè)計(jì)和確定具

體的檔案整理和數(shù)字化加工的生產(chǎn)流

6工藝管理員

程和工藝，并根據(jù)實(shí)際資料和生產(chǎn)情況

及時(shí)對(duì)流程和工藝進(jìn)行改進(jìn)或調(diào)整

負(fù)責(zé)對(duì)各操作組長(zhǎng)、品質(zhì)管理員、操作

人員進(jìn)行檔案加工相關(guān)的業(yè)務(wù)、技術(shù)和

7培訓(xùn)工程師

系統(tǒng)操作培訓(xùn)，并負(fù)責(zé)對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行

培訓(xùn)考核

各班組組長(zhǎng)參與實(shí)際操作負(fù)責(zé)每個(gè)操

8生產(chǎn)組長(zhǎng)

作崗位的工作監(jiān)督、問題確認(rèn)協(xié)調(diào)等工

23

作

資料的裝訂檢查、索引正確性檢查、影

像清晰度檢查等質(zhì)量保證工作，規(guī)范各

9品質(zhì)管理員

節(jié)點(diǎn)操作方法，提高工作效率，為后備

人員進(jìn)行培訓(xùn)

負(fù)責(zé)資料進(jìn)入加工中心的數(shù)量確認(rèn)，為

每卷資料建立唯一標(biāo)識(shí)，負(fù)責(zé)資料在數(shù)

10資料交接員

字化中心的存放，在加工過程中對(duì)每個(gè)

使用的操作員進(jìn)行登記

對(duì)資料進(jìn)行張數(shù)確認(rèn)，在確認(rèn)完成后進(jìn)

11檔案整理員行拆卷，并按照相關(guān)規(guī)范對(duì)資料進(jìn)行分

類整理

將資料掃描進(jìn)入系統(tǒng)，使用各種適合紙

12掃描人員

張的掃描儀，A3高速、平板或者A0

掃描完成后資料的后續(xù)處理，包括頁碼

13無紙操作員

錄入、影像分類、索引信息錄入等

14檔案裝訂員在掃描完成后對(duì)檔案重新進(jìn)行裝訂

為不可避免的人員變動(dòng)的做補(bǔ)充，隨時(shí)

15后備人員

準(zhǔn)備待命上崗

二、項(xiàng)目人員基本情況

具體本次卷宗隨案掃描項(xiàng)目的(主要)項(xiàng)目組(管理和

技術(shù))成員以及各成員在項(xiàng)目中所承擔(dān)的角色以及基本情況

如下：

24

人員姓

序號(hào)項(xiàng)目角色人員簡(jiǎn)介

名

1項(xiàng)目負(fù)責(zé)人

2項(xiàng)目經(jīng)理

3技術(shù)經(jīng)理

4軟件工程師

5硬件工程師

6培訓(xùn)工程師

7軟件工程師

8工藝管理員

9品質(zhì)管理員

10生產(chǎn)組長(zhǎng)

三、項(xiàng)目總體職責(zé)劃分

為了項(xiàng)目的成功實(shí)施，我司將和XX法院一同組建項(xiàng)目

組。其中我司會(huì)專門組建項(xiàng)目實(shí)施團(tuán)，成員主要包括：項(xiàng)目

總負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目經(jīng)理、技術(shù)經(jīng)理、軟硬件工程師、工藝流程

管理員、質(zhì)量管理員普通操作員等等；XX法院項(xiàng)目成員包括：

相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員、IT技術(shù)人員等。

為了確保項(xiàng)目的順利運(yùn)行，保證能夠按時(shí)完成項(xiàng)目任

務(wù)，我們必須要理清在本次項(xiàng)目中的我們各自應(yīng)承擔(dān)的職

責(zé)，并基于此相互協(xié)助、精誠(chéng)合作，以便共同推進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)展，

按照完成項(xiàng)目任務(wù)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)。

(一)我司項(xiàng)目組職責(zé)

25

1.負(fù)責(zé)卷宗隨案掃描工作人員培訓(xùn)；

2.負(fù)責(zé)提供符合卷宗掃描人員及卷宗隨案說明設(shè)備；

3.負(fù)責(zé)完成XX法院卷宗隨案掃描工作并通過XX法院檢

查；

(二)XX法院項(xiàng)目組職責(zé)

1.負(fù)責(zé)準(zhǔn)備需要進(jìn)行掃描的檔案資料；

2.負(fù)責(zé)對(duì)乙方卷宗隨案掃描人員的資質(zhì)進(jìn)行認(rèn)定；

3.負(fù)責(zé)對(duì)乙方卷宗隨案掃描工作進(jìn)行考核；

4.負(fù)責(zé)對(duì)卷宗隨案掃描成果進(jìn)行審核驗(yàn)收。

第三節(jié)項(xiàng)目人員管理

一、人員管理優(yōu)化

配足配好工作一線主要工作人員，及時(shí)調(diào)整充實(shí)工作一

線力量。在配置時(shí)，要挑選各方面素質(zhì)比較的職工進(jìn)行培訓(xùn)，

同時(shí)要根據(jù)工作實(shí)際及時(shí)進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整，以確保工作任務(wù)的

完成，科學(xué)合理地調(diào)配好內(nèi)部勞動(dòng)力。一個(gè)單位的勞動(dòng)力調(diào)

配得當(dāng)與否，將直接影響工作完成情況。為此，如何科學(xué)合

理調(diào)配好內(nèi)部勞動(dòng)力是很關(guān)鍵的。

首先，根據(jù)下達(dá)的全年工作任務(wù)量，作全面的勞動(dòng)力配

置計(jì)劃。要結(jié)合上年勞動(dòng)力配置的實(shí)際情況，了解到哪些部

門、人員的緊缺情況，做局部的調(diào)整充實(shí)，在具體實(shí)際工作

中對(duì)勞動(dòng)力及時(shí)、經(jīng)常地進(jìn)行內(nèi)部調(diào)整。其目的是更好地解

決勞動(dòng)力的余缺及真正發(fā)揮每個(gè)職工的工作積極性，建立和

26

健全勞動(dòng)人事管理制度。建立健全勞動(dòng)人事管理制度是非常

重要的一項(xiàng)工作。沒有一套勞動(dòng)人事管理制度，工作就無法

開展，也不可能組織生產(chǎn)指揮，人員配備優(yōu)化，主要應(yīng)該做

好以下幾點(diǎn)：

(一)建立人事資料

按管理、技術(shù)等不同的職務(wù)崗位，分門別類地做好勞動(dòng)

人事生產(chǎn)資料，以便使用時(shí)能及時(shí)地提供人事資料信息。

(二)制定崗位培訓(xùn)制度

要經(jīng)常對(duì)各種崗位均要進(jìn)行培訓(xùn)，特別是對(duì)一些管理干

部，要經(jīng)常、及時(shí)地進(jìn)行培訓(xùn)，以適應(yīng)不斷發(fā)展變化的新形

勢(shì)。

(三)制定職工獎(jiǎng)懲制度

受到保護(hù)，給予表揚(yáng)或獎(jiǎng)勵(lì)：凡違反和破壞場(chǎng)規(guī)場(chǎng)紀(jì)的，

必須受到追究，給予批評(píng)或處罰，做到獎(jiǎng)罰分明。

(四)制定職工考核制度

對(duì)每個(gè)職工以崗位責(zé)任制為主要內(nèi)容進(jìn)行考核，可以月

考、季考及結(jié)合年度考核，凡考核不合格者應(yīng)調(diào)離本崗位，

直到解除勞動(dòng)關(guān)系。

二、員工管理五原則

(一)員工分配的工作要適合他們的工作能力和工作量

人崗匹配是配置員工追求的目標(biāo)，為了實(shí)現(xiàn)人適其崗，

需要對(duì)員工和崗位進(jìn)行分析。每個(gè)人的能力和性格不同，每

個(gè)崗位的要求和環(huán)境也不同，只有事先分析、合理匹配，才

27

能充分發(fā)揮人才的作用，才能保證工作順利完成。

通過四種方法來促進(jìn)人崗匹配：第一，多名高級(jí)經(jīng)理人

同時(shí)會(huì)見一名新員工，多方面了解他的興趣、工作能力、工

作潛能；第二，公司除定期評(píng)價(jià)工作表現(xiàn)外，還有相應(yīng)的工

作說明和要求規(guī)范；第三，用電子數(shù)據(jù)庫貯存有關(guān)工作要求

和員工能力的信息，及時(shí)更新；第四，通過“委任狀”,由

高級(jí)經(jīng)理人向董事會(huì)推薦到重要崗位的候選人。

(二)論功行賞

員工對(duì)公司的貢獻(xiàn)受到諸多因素的影響，如工作態(tài)度、

工作經(jīng)驗(yàn)、教育水平、外部環(huán)境等，雖然有些因素不可控，

但最主要的因素是員工的個(gè)人表現(xiàn)，這是可以控制和評(píng)價(jià)的

因素。其中一個(gè)原則是——員工的收入必須根據(jù)他的工作表

現(xiàn)確定。員工過去的表現(xiàn)是否得到認(rèn)可，直接影響到未來的

工作結(jié)果。論功行賞不但可以讓員工知道哪些行為該發(fā)揚(yáng)哪

些行為該避免，還能激勵(lì)員工重復(fù)和加強(qiáng)那些有利于公司發(fā)

展的行為。因此，在工作表現(xiàn)的基礎(chǔ)上體現(xiàn)工資差異，是建

立高激勵(lì)機(jī)制的重要內(nèi)容。此外，我公司還根據(jù)員工的表現(xiàn)

提供不同膳食補(bǔ)助金、住房、公司股票等福利。

(三)通過基本和高級(jí)的培訓(xùn)計(jì)劃，提高員工的工作能

力，并且從公司內(nèi)部選拔有資格擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)工作的人才。

為員工提供廣泛的培訓(xùn)計(jì)劃，由專門的部門負(fù)責(zé)規(guī)劃和

組織。培訓(xùn)計(jì)劃包括一些基本的技能培訓(xùn)，也涉及高層的管

理培訓(xùn)，還有根據(jù)公司實(shí)際情況開發(fā)的培訓(xùn)課程，以幫助員

工成長(zhǎng)為最終目標(biāo)。組織結(jié)構(gòu)的明確，每個(gè)員工都知道自己

28

崗位在公司中的位置和作用，還可方便地了解到有哪些升遷

途徑，并可獲取相關(guān)的資料。我公司在晉升方面有明顯的內(nèi)

部導(dǎo)向特征，更趨向于從內(nèi)部提拔管理人員，這為那些有志

于發(fā)展的人才提供了升職機(jī)會(huì)。

(四)不斷改善工作環(huán)境和安全條件

適宜的工作環(huán)境，不但可以提高工作效率，還能調(diào)節(jié)員

工心理。根據(jù)生理需要設(shè)計(jì)工作環(huán)境，可以加快速度、節(jié)省

體力、緩解疲勞；根據(jù)心理需要設(shè)計(jì)工作環(huán)境，可以創(chuàng)造愉

悅、輕松、積極、活力的工作氛圍。對(duì)工作環(huán)境進(jìn)行人性化

的改造，在公司內(nèi)開設(shè)多家食堂和飯店，為體力勞動(dòng)者增設(shè)

盥洗室，保持工作地點(diǎn)整潔干凈……

安全是對(duì)工作條件最基本的要求，但卻是很多企業(yè)難以

實(shí)現(xiàn)的隱痛。建立了一大批保證安全的標(biāo)準(zhǔn)設(shè)施，由專門的

部門負(fù)責(zé)，如醫(yī)務(wù)部、消防救援隊(duì)、高級(jí)警衛(wèi)等，負(fù)責(zé)各自

工作范圍內(nèi)的安全問題。向所有的工作人員提供定期的安全

指導(dǎo)和防護(hù)設(shè)施。還可以建立各種安全制度，除設(shè)施和制度

的保障外，還以獎(jiǎng)勵(lì)的方式鼓勵(lì)安全生產(chǎn)，那些意外事故發(fā)

生率最低的部門可以得到安全獎(jiǎng)。

(五)實(shí)行抱合作態(tài)度的領(lǐng)導(dǎo)方法

在領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系中，強(qiáng)調(diào)抱合作態(tài)度。

領(lǐng)導(dǎo)者在領(lǐng)導(dǎo)的過程中，就如同自己被領(lǐng)導(dǎo)一樣，在相

互尊重的氛圍中坦誠(chéng)合作。我公司的領(lǐng)導(dǎo)者的任務(wù)是商定工

作指標(biāo)、委派工作、收集情報(bào)、檢查工作、解決矛盾、評(píng)定

下屬職工和提高他們的工作水平。其中，最主要的任務(wù)是評(píng)

29

價(jià)下屬，根據(jù)工作任務(wù)、工作能力和工作表現(xiàn)給予公正評(píng)價(jià)，

讓下屬感受到自己對(duì)企業(yè)的貢獻(xiàn)、認(rèn)識(shí)到在工作中的得失。

評(píng)價(jià)的原則是“多贊揚(yáng)、少責(zé)備”,尊重員工，用合作的方

式幫助其完成任務(wù)。任務(wù)被委派后，領(lǐng)導(dǎo)必須親自檢查，員

工也自行檢驗(yàn)中期工作和最終工作結(jié)果，共同促進(jìn)工作順利

完成。

三、提高員工士氣的方式

影響員工士氣的因素至少包括三個(gè)層面：公司層面、管

理者層面、員工個(gè)人層面。要提高員工士氣應(yīng)該從這三個(gè)方

面著手：

(一)公司層面

公司層面的影響因素很多，薪酬與福利體系、獎(jiǎng)懲體系、

績(jī)效管理體系、員工晉升體系、培訓(xùn)與發(fā)展體系、勞動(dòng)保護(hù)

與安全、工作環(huán)境等，這些因素都會(huì)影響到員工的士氣，因

此公司必須結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行變

革，適應(yīng)公司發(fā)展要求。比如：薪酬與福利體系必須認(rèn)真進(jìn)

行周密的薪酬外部調(diào)查，綜合考慮同行業(yè)的薪酬水平，也要

考慮當(dāng)?shù)氐男匠晁?，保證薪酬的外部公平；另一個(gè)方面要

進(jìn)行崗位評(píng)價(jià)，保證薪酬的內(nèi)部公平，不同崗位之間根據(jù)崗

位的貢獻(xiàn)價(jià)值，設(shè)定不同的薪酬水平，避免大鍋飯同時(shí)又要

適當(dāng)拉開距離。

(二)管理者層面

除了公司層面進(jìn)行改進(jìn)之外，更重要的是作為公司的中

30

層、基層管理者要掌握提高員工士氣的一些技能。建議中基

層主管在提高員工士氣時(shí)加強(qiáng)以下幾個(gè)方面工作：

1.深入了解員工的需求

了解員工的需求可以通過平時(shí)的溝通、會(huì)議、員工的抱

怨、調(diào)查問卷等形式。只有深入了解下屬的需求，我們才能

有效地激勵(lì)他們，充分調(diào)動(dòng)他們的工作積極性。

2.創(chuàng)造良好的工作氛圍

誰都不愿意在這樣的工作氛圍下工作：干活就出錯(cuò)，一

出錯(cuò)就被指責(zé)；大事小事都要請(qǐng)示；辦公/現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境亂七八糟；

周圍凈是聊天、打私人電話、吵架、不干活；團(tuán)隊(duì)成員相互

拆臺(tái)、不負(fù)責(zé)任；人際關(guān)系復(fù)雜；上司總是板著臉。

都愿意在這樣的工作氛圍下工作：寬松，和諧自由的氣

氛；辦公/現(xiàn)場(chǎng)整潔溫馨；團(tuán)隊(duì)成員相互幫助，精誠(chéng)合作；人

際關(guān)系簡(jiǎn)單明了；敢于嘗試，不會(huì)受到指責(zé)；微小的進(jìn)步和

成績(jī)都獲得上司和同事的認(rèn)可和賞識(shí)。

因此創(chuàng)造一個(gè)良好的工作氛圍是我們中基層主管日常

管理工作的一項(xiàng)重要工作之一。

3.認(rèn)可與贊美

人的天性是喜歡得到別人的認(rèn)可與贊美，員工的微小進(jìn)

步，我們應(yīng)該及時(shí)給予真誠(chéng)的認(rèn)可與贊美。在批評(píng)員工時(shí)也

要適當(dāng)注意技巧，不能傷害到員工的自尊，一般狀況下批評(píng)

盡可能在私下進(jìn)行。

4.促進(jìn)員工成長(zhǎng)

在工作中不斷得到成長(zhǎng)，是絕大部分員工的期望，作為

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主管，幫助員工不斷成長(zhǎng)是我們的一項(xiàng)重要工作職責(zé)。

(三)員工個(gè)人層面

員工士氣的高低最終決定因素是員工自己，只有自己才

能對(duì)自己的士氣做主。士氣決定行為，行為決定習(xí)慣，習(xí)慣

決定命運(yùn)。所以我們自己的命運(yùn)決定于我們自己的士氣。只

有我們每一位員工始終保持著積極的心態(tài)，做自己積極心態(tài)

的主人，我們公司的員工士氣才能更高，自己的人生才能更

輝煌。

以上三個(gè)方面提升員工士氣的建議還需要針對(duì)公司的

具體情況分重點(diǎn)進(jìn)行，最好是公司進(jìn)行一次調(diào)查，了解員工

的真正需求，然后根據(jù)需求采取針對(duì)性的措施。提升員工士

氣是一個(gè)長(zhǎng)期努力的過程，期望立竿見影的效果是不現(xiàn)實(shí)

的，最重要的是一點(diǎn)一滴不斷持續(xù)行動(dòng)。

四、團(tuán)隊(duì)建設(shè)管理

團(tuán)隊(duì)建設(shè)和管理很重要，任何一項(xiàng)業(yè)務(wù)都不能由一個(gè)人

獨(dú)立完成，加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)與管理具有不可替代性。針對(duì)公司

實(shí)際，加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)與管理，應(yīng)該做好以下幾點(diǎn)：

(一)各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要注重自身素養(yǎng)的提高，做好團(tuán)隊(duì)

建設(shè)與管理的“頭”。

我們每個(gè)項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人，應(yīng)該是負(fù)責(zé)項(xiàng)目的各項(xiàng)目標(biāo)的

實(shí)現(xiàn)，并帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)共同進(jìn)步。他既是管理者，又是執(zhí)行者；

既是工作計(jì)劃的制定者，又是實(shí)施計(jì)劃的領(lǐng)頭人，作為團(tuán)隊(duì)

的“頭”,其個(gè)人素質(zhì)起著至關(guān)重要的作用。要做好這支團(tuán)

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隊(duì)的領(lǐng)頭羊，不僅要用平和之心客觀公正地對(duì)待項(xiàng)目的每件

事和每個(gè)人，更重要的是全面提高自身素質(zhì)。

(二)打造團(tuán)隊(duì)精神，建立明確共同的目標(biāo)

打造團(tuán)隊(duì)精神，首先要提出團(tuán)隊(duì)目標(biāo)，抓好目標(biāo)管理，

沒有目標(biāo)，團(tuán)隊(duì)就失去了方向。因此，建立一個(gè)明確的目標(biāo)

并對(duì)目標(biāo)進(jìn)行分解，同時(shí)通過組織討論、學(xué)習(xí)，使每一個(gè)單

位、每一個(gè)人都知道本單位或自己所應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任、應(yīng)該努

力的方向，這是團(tuán)隊(duì)形成合力、勁往一處使的前提。

(三)抓規(guī)范，抓執(zhí)行，營(yíng)造積極進(jìn)取團(tuán)結(jié)向上的工作

氛圍

衡量一個(gè)公司管理是否走上正軌的一個(gè)重要標(biāo)志就是

制度、流程是否被公司員工了解、熟悉、掌握和執(zhí)行，是否

有監(jiān)督和保障措施。讓員工熟悉、掌握各類制度、流程，不

但是保證工作質(zhì)量的需要，也是滿足公司長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展和員工快

速成長(zhǎng)的需要。事實(shí)證明，沒有一套科學(xué)完整、切合實(shí)際的

制度體系，管理工作和員工的行為就不能做到制度化、規(guī)范

化、程序化，就會(huì)出現(xiàn)無序和混亂，就不會(huì)產(chǎn)生井然有序、

紀(jì)律嚴(yán)明的團(tuán)隊(duì)。所以，要從我們的小團(tuán)隊(duì)做起，要運(yùn)用各

種形式，加大學(xué)習(xí)力度，抓執(zhí)行力，抓落實(shí)兌現(xiàn)。

(四)用有效的溝通激活團(tuán)隊(duì)建設(shè)，建立良好的工作氛

圍

溝通是維護(hù)團(tuán)隊(duì)建設(shè)整體性的一項(xiàng)十分重要的工作，也

可以說是一門藝術(shù)。如果說紀(jì)律是維護(hù)團(tuán)隊(duì)完整的硬性手段

的話，那么溝通則是維護(hù)團(tuán)隊(duì)完整的軟性措施，它是團(tuán)隊(duì)的

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無形紐帶和潤(rùn)滑劑。溝通可以使團(tuán)隊(duì)建設(shè)中上情下達(dá)、下情

上達(dá)，促進(jìn)彼此間的了解；可以消除員工內(nèi)心的緊張和隔閡，

使大家精神舒暢，從而形成良好的工作氛圍。因此，作為各

單位負(fù)責(zé)人必須要保持團(tuán)隊(duì)內(nèi)部上下、左右各種溝通渠道的

暢通，以利于提高團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的士氣，為各項(xiàng)工作的開展創(chuàng)造

“人和”的環(huán)境。

(五)用好考核激勵(lì)機(jī)制，不斷激發(fā)員工進(jìn)步

績(jī)效考核是一種激勵(lì)和檢驗(yàn)。它不僅檢驗(yàn)每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員

的工作成果，也是向團(tuán)隊(duì)成員宣示公司的價(jià)值取向，倡導(dǎo)什

么,反對(duì)什么,所以它同樣關(guān)系到團(tuán)隊(duì)的生存和發(fā)展。

著名的管理大師彼得·德魯克說過：“現(xiàn)代企業(yè)不僅是

老板和下屬的企業(yè)，而應(yīng)該是一個(gè)團(tuán)隊(duì)?！蔽覀儜?yīng)該采取切

實(shí)有效的措施，抓好團(tuán)隊(duì)建設(shè)，凝聚團(tuán)隊(duì)的力量，推動(dòng)公司

不斷向前發(fā)展。

第四節(jié)人員管理及人員培訓(xùn)

一、人員人事管理

(一)人員人事管理內(nèi)容

1.入職前的教育和動(dòng)員，讓員工認(rèn)同工作的形式。

2.了解員工的工作經(jīng)歷、文化教育等背景并要求其主動(dòng)

學(xué)習(xí)和融入單位的文化。

3.引導(dǎo)員工理解和認(rèn)識(shí)存在的差異，保持良好心態(tài)。

4.建立完善的管理制度，員工必須嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行。制訂

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針對(duì)員工切實(shí)可行的管理制度，根據(jù)需要在相應(yīng)的周期內(nèi)進(jìn)

行修訂，保持制度的合法性和實(shí)用性。如《員工手冊(cè)》《員

工入職須知》等。

5.公司成立工會(huì)組織，定期開展活動(dòng)，吸收、培養(yǎng)新成

員，在強(qiáng)化員工認(rèn)同感與歸屬感的同時(shí)，加強(qiáng)員工的組織紀(jì)

律觀念。

6.在員工中組織成立工會(huì)小組或指定現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)人，及時(shí)

收集員工的信息，了解員工的思想動(dòng)態(tài)，做好溝通、協(xié)調(diào)與

反饋工作，充分發(fā)揮工會(huì)小組長(zhǎng)或指定現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)人在公司、

客戶、員工之間的橋梁作用。

(二)人員管理要點(diǎn)

1.幫助員工個(gè)人發(fā)展

(1)公司可根據(jù)現(xiàn)有情況對(duì)崗位設(shè)置進(jìn)行“分類管理、

科學(xué)設(shè)崗、明確職責(zé)和素質(zhì)”,通過崗位設(shè)置開辟員工發(fā)展

空間。如將現(xiàn)有操作崗細(xì)分為核心工種和一般工種，每類工

種劃分不同的技能等級(jí)(初級(jí)、中級(jí)、高級(jí)),對(duì)不同的技

能等級(jí)明確職責(zé)和素質(zhì)要求(如學(xué)歷、職業(yè)技能鑒定等級(jí)、

本崗工作年限等)。

(2)積極引導(dǎo)員工有目標(biāo)的努力學(xué)習(xí)，爭(zhēng)取競(jìng)聘到核

心工種，自愿主動(dòng)參加培訓(xùn)，不斷提高技能等級(jí)，長(zhǎng)期穩(wěn)定

為公司服務(wù)。為了幫助員工個(gè)人成長(zhǎng)，建議企業(yè)要有條件的

(如核心工種崗位的熟練員工)允許員工參加職業(yè)技能鑒定

培訓(xùn)和考核，鼓勵(lì)其考取更高的職業(yè)資質(zhì)。對(duì)于長(zhǎng)期為公司

服務(wù)，表現(xiàn)優(yōu)秀的實(shí)干型人才和有特別才干者，能夠獲得晉

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職晉級(jí)機(jī)會(huì)，甚至待條件成熟時(shí)能有機(jī)會(huì)轉(zhuǎn)為正式員工。

(3)通過上述管理工作的創(chuàng)新，使員工個(gè)人發(fā)展方向

與企業(yè)的總體目標(biāo)融為一體，讓更多的人想做事，讓想做事

的人能做更多的事，主動(dòng)實(shí)現(xiàn)從“要我干”到“我要干”的

思想轉(zhuǎn)變。徹底改變員工自覺發(fā)展無望，對(duì)自身發(fā)展前途無

信心的擔(dān)憂。幫助員工成長(zhǎng)就是幫助企業(yè)自身成長(zhǎng)，使員工

能夠安下身來、沉下心來，與企業(yè)融合為一個(gè)有機(jī)的整體。

留住骨干，實(shí)現(xiàn)雙贏。

2.創(chuàng)新管理激勵(lì)機(jī)制

(1)“嚴(yán)格考核、落實(shí)報(bào)酬”。通過劃分崗位等級(jí)、

合理設(shè)計(jì)工資區(qū)間。將現(xiàn)有單純以工時(shí)計(jì)算薪酬的辦法改變

為基本薪酬(工時(shí)工資)和獎(jiǎng)勵(lì)薪酬(考核工資)結(jié)合的辦

法。同時(shí)要定期監(jiān)督員工的薪酬福利待遇發(fā)放情況，保障分

配過程的公平性。以消除員工心理失衡，工作懈怠的現(xiàn)象。

(2)建立員工績(jī)效考評(píng)制度，明確績(jī)效指標(biāo)。對(duì)工作

業(yè)績(jī)突出、工作成果顯著、無安全質(zhì)量事故的員工，可在單

個(gè)項(xiàng)目結(jié)束或半年、年終等給予額外的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。同時(shí)要樹

立先進(jìn)典型(如評(píng)選優(yōu)秀服務(wù)工、服務(wù)明星等),給予精神

表彰，對(duì)有特殊貢獻(xiàn)的員工要不吝筆墨、不惜代價(jià)的宣傳和

表彰，使員工都有實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值的自豪感、貢獻(xiàn)企業(yè)的成就

感、得到承認(rèn)的榮譽(yù)感。做到以能力留人、感情留人，既留

人，更留心，不斷激發(fā)員工的工作熱情，從而更加努力工作。

(3)隨著國(guó)家加大國(guó)企的改革力度，特別是相關(guān)法律

的實(shí)施，就要求對(duì)員工的管理也要因時(shí)而變，逐步建立起一

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套切合實(shí)際的員工管理文化，達(dá)到企業(yè)和員工雙贏的目的。

只有堅(jiān)持“以人為本”的員工關(guān)系管理理念，從觀念上逐步

淡化員工的思想界限，從制度上逐步打破員工的身份界限，

從文化上逐步融合員工的心理界限，創(chuàng)新管理機(jī)制，最大限

度地挖掘員工的潛能，才能實(shí)現(xiàn)企業(yè)與員工的和諧共融、凝

心聚力，促進(jìn)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)健康發(fā)展。

3.加強(qiáng)勞動(dòng)合同管理

(1)依法完善勞動(dòng)合同各項(xiàng)內(nèi)容：企業(yè)應(yīng)結(jié)合實(shí)際，

建立合法合理的規(guī)章制度，健全勞動(dòng)合同管理、考勤管理、

保險(xiǎn)福利、勞動(dòng)定額、崗位標(biāo)準(zhǔn)與考核、獎(jiǎng)懲等規(guī)章制度，

不僅保障員工享有勞動(dòng)權(quán)利、履行勞動(dòng)義務(wù)，同時(shí)也保障企

業(yè)依法行使管理權(quán)。

(2)加強(qiáng)員工對(duì)簽訂勞動(dòng)合同重要性的認(rèn)識(shí)：企業(yè)在

同員工簽訂合同之前，可以組織簽訂合同的員工對(duì)所簽的勞

動(dòng)合同進(jìn)行統(tǒng)一學(xué)習(xí)，讓他們真正的了解自己所簽合同的各

項(xiàng)內(nèi)容，明白自己相關(guān)的權(quán)利與義務(wù)，以及同企業(yè)之間具體

的勞動(dòng)關(guān)系，使他們?cè)诤炗喓贤熬湍苷J(rèn)識(shí)到勞動(dòng)合同的重

要性。

(3)建立各項(xiàng)臺(tái)賬：嚴(yán)格用工管理企業(yè)應(yīng)建立勞動(dòng)管

理臺(tái)賬，勞動(dòng)合同簽訂、變更、終止、解除臺(tái)賬；員工培訓(xùn)

記錄臺(tái)賬：?jiǎn)T工考勤統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬；員工醫(yī)療期管理臺(tái)賬；員工

年休假臺(tái)賬等，提高勞動(dòng)合同管理水平，杜絕用工管理不到

位和用工管理制度不嚴(yán)等弊病，化解用工風(fēng)險(xiǎn)。

(4)開展勞動(dòng)用工自查自糾：企業(yè)在用工時(shí)要依法進(jìn)

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行自我約束、自我監(jiān)督，開展自查自糾可以及時(shí)糾正錯(cuò)誤用

工行為，減少企業(yè)損失。從用工基本狀況、勞動(dòng)合同訂立、

工作時(shí)間和工資支付、規(guī)章制度的制定和完善等方面檢查。

在自查中發(fā)現(xiàn)的問題要及時(shí)整改，以免造成更大的損失。

(5)通過工會(huì)組織幫助合同條例的實(shí)施。

(6)企業(yè)可以將員工納入工會(huì)組織，通過工會(huì)的各項(xiàng)

權(quán)利幫助廣大員工維護(hù)自身的利益，使他們?cè)诠?huì)中感受到

集體的溫暖和組織的關(guān)懷，這樣也更加有利于企業(yè)在開展工

作時(shí)得到他們的支持和配合，有助于勞動(dòng)合同的有效實(shí)施。

(三)薪酬管理

1.薪酬核定依據(jù)：本制度制定的依據(jù)是根據(jù)內(nèi)、外部勞

動(dòng)力市場(chǎng)狀況、地區(qū)及行業(yè)差異、員工崗位價(jià)值及員工職業(yè)

發(fā)展生涯等因素。

2.薪酬結(jié)構(gòu)：基本工資+績(jī)效工資+地差補(bǔ)貼。

(1)基本工資：基本工資是保障員工基本生活的固定

收入，按員工實(shí)際出勤情況計(jì)發(fā)。

(2)績(jī)效工資：績(jī)效工資是根據(jù)員工的工作業(yè)績(jī)、能

力、態(tài)度確定的工資報(bào)酬?？?jī)效考核由我司定期按月度進(jìn)行

考核，詳見《考核制度》。

(3)地差補(bǔ)貼：地差補(bǔ)貼可根據(jù)具體地域進(jìn)行發(fā)放。

3.工資標(biāo)準(zhǔn)：為充分體現(xiàn)員工在公司的工作經(jīng)驗(yàn)和勞動(dòng)

貢獻(xiàn)積累，堅(jiān)持最大限度發(fā)揮薪酬制度激勵(lì)約束作用的原

則，堅(jiān)持工資增長(zhǎng)與公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展和效益提高相適應(yīng)的原

則。員工工資標(biāo)準(zhǔn)采取考評(píng)周期逐步遞增的原則，考評(píng)期內(nèi)

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月度考核平均分超過X分(含),即予以調(diào)整到下一考評(píng)期

薪酬標(biāo)準(zhǔn)；考評(píng)期內(nèi)月度考核平均分低于X分，不予調(diào)整薪

酬標(biāo)準(zhǔn)；具體標(biāo)準(zhǔn)如下：

考評(píng)周期基本工資(元/月)績(jī)效工資(元/月)地差補(bǔ)貼

試用期

(入職X個(gè)

根據(jù)地區(qū)

月)

發(fā)放

入職X-XX個(gè)

月

4.試用期、假期工資：

(1)試用期工資：

1)新員工入職，統(tǒng)一實(shí)行XX個(gè)月的試用期。

2)試用期間被證明不符合崗位要求而終止勞動(dòng)關(guān)系的

或試用期間員工自己離職的，不得績(jī)效工資。

3)試用期員工須經(jīng)采購(gòu)單位、項(xiàng)目組共同考核合格，

采購(gòu)單位確認(rèn)后，方可轉(zhuǎn)正。

4)試用期的員工，在工作中表現(xiàn)優(yōu)秀、業(yè)績(jī)突出、能

夠出色履行崗位職責(zé)，經(jīng)所在部門考核、推薦，經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)

人同意，采購(gòu)單位確認(rèn)后，可申請(qǐng)?zhí)崆稗D(zhuǎn)正。

(2)病假期間工資：

1)員工門診就醫(yī)或住院治療，經(jīng)醫(yī)療機(jī)構(gòu)建議(須持

醫(yī)院建議休養(yǎng)證明)、經(jīng)XX項(xiàng)目主管批準(zhǔn)后并安排替崗人

員后方可休養(yǎng)，休養(yǎng)期間基本工資按照50%扣除，績(jī)效工資、

工齡工資全額扣除，全月病假按照XX市最低工資標(biāo)準(zhǔn)的80%

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發(fā)放生活費(fèi)。

2)病假扣款額=(基本工資)÷22×50%×病假天數(shù)+

(績(jī)效工資+工齡工資)÷22×病假天數(shù)員工當(dāng)月病假累計(jì)

11天(含)以上的，當(dāng)月不得績(jī)效工資。

(3)事假、曠工及各類休假人員工資：

1)事假期間，基本工資、績(jī)效工資、工齡工資按事假

天數(shù)扣除。事假的扣款額=(基本工資+績(jī)效工資+工齡工

資)÷22×事假天數(shù)員工當(dāng)月事假累計(jì)5天(含)以上的，

當(dāng)月不得績(jī)效工資；全月事假不支付工資。

2)曠工員工基本工資、工齡工資按照天數(shù)扣除，當(dāng)月

不得績(jī)效工資曠工扣款額=(基本工資+工齡工資)÷22×

曠工天數(shù)+績(jī)效工資全額。

3)休年假、法定假、婚假、喪假的員工，基本工資、

工齡工資正常計(jì)發(fā)，績(jī)效工資按休假天數(shù)扣除。休假扣款額

=績(jī)效工資÷22×休假天數(shù)。

4)女職工產(chǎn)假期間，公司停發(fā)所有工資項(xiàng)目，由社保

機(jī)構(gòu)按規(guī)定計(jì)發(fā)生育津貼。個(gè)人承擔(dān)的保險(xiǎn)及住房公積金由

企業(yè)暫時(shí)代繳，此部分費(fèi)用由公司財(cái)務(wù)部核定后，由生育女

職工以現(xiàn)金形式上交公司財(cái)務(wù)部門。

5)女員工流產(chǎn)，由社保機(jī)構(gòu)按規(guī)定計(jì)發(fā)生育津貼，基

本工資、績(jī)效工資、工齡工資按實(shí)際休假天數(shù)扣款?？劭铑~

=(基本工資+績(jī)效工資+工齡工資)÷22×休假天數(shù)。

(4)病假、事假及各類休假人員，月累計(jì)出勤不足12

天(含)的，不得績(jī)效工資。

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(5)請(qǐng)假天數(shù)按照日歷天數(shù)計(jì)算，薪酬計(jì)發(fā)均按照工

作日天數(shù)計(jì)算。

5.薪酬調(diào)整