2024年公司物資采購財(cái)?shù)膭?wù)管理制度范本（三篇）

第11頁共11頁2024年公司物資采購財(cái)?shù)膭?wù)管理制度范本機(jī)物料入庫及賬務(wù)管理一、機(jī)物料入庫流程1.采購的機(jī)物料到達(dá)倉庫后，業(yè)務(wù)員需立即通知倉庫進(jìn)行接貨，并協(xié)同倉庫管理員及使用部門共同對(duì)貨物進(jìn)行驗(yàn)收。一旦發(fā)現(xiàn)任何問題，應(yīng)立即處理。2.若采購物資在入庫前因質(zhì)量或規(guī)格型號(hào)不符需退貨，業(yè)務(wù)員需填寫《物資退貨通知單》，并經(jīng)分管副總簽批后，方可辦理退貨手續(xù)。3.驗(yàn)收合格的機(jī)物料應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)。業(yè)務(wù)員需通過微機(jī)錄入《材料入庫單》，并打印一式三聯(lián)，經(jīng)倉庫管理員及使用部門驗(yàn)收簽字確認(rèn)。其中，若庫存計(jì)劃由倉庫管理員直接提報(bào)，則該《材料入庫單》需經(jīng)生產(chǎn)部主管簽字；若由分場（車間）提報(bào)，則需經(jīng)其部門主管簽字。4.《材料入庫單》的保管與流轉(zhuǎn)：白聯(lián)由倉庫留存，黃聯(lián)送交財(cái)務(wù)部審核，紅聯(lián)則由業(yè)務(wù)員附《入賬審批單》及購貨憑證，經(jīng)分管副總審核、總經(jīng)理簽批后，轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)部入賬。5.財(cái)務(wù)部對(duì)采購物資的入賬進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保入庫單與購貨憑證相符。若發(fā)現(xiàn)價(jià)格、費(fèi)用等問題，不得辦理入賬手續(xù)，并需立即向總經(jīng)理報(bào)告處理。6.生產(chǎn)部門在領(lǐng)用機(jī)物料過程中，若發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)及時(shí)退庫并報(bào)告分管副總。采購部門將據(jù)此提出退貨、索賠或處罰等意見，并辦理相關(guān)退貨手續(xù)。7.對(duì)于因質(zhì)量問題或庫存調(diào)劑需退貨的采購入庫物資，業(yè)務(wù)員需錄入紅字《材料入庫單》，經(jīng)倉庫管理員核對(duì)簽字及分管副總簽批后，到財(cái)務(wù)部辦理沖賬和出門手續(xù)。二、外協(xié)新制品加工及維修管理1.外協(xié)新制品的加工需求由使用部門提報(bào)計(jì)劃，并附上維修單及相關(guān)技術(shù)要求（圖紙）。經(jīng)機(jī)物料倉庫簽字確認(rèn)后，由生產(chǎn)部負(fù)責(zé)辦理。對(duì)于機(jī)配件的出廠維修，需在門衛(wèi)處做好進(jìn)出廠登記。2.外協(xié)新制品及維修完成后，其入庫、出庫流程與機(jī)物料采購入庫、出庫程序相同。三、機(jī)物料出庫及庫存管理（一）機(jī)物料出庫流程1.機(jī)物料的出庫需由領(lǐng)料人填寫《領(lǐng)料單》一式兩聯(lián)，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽批后到倉庫領(lǐng)料。倉庫管理員留存一聯(lián)作為發(fā)料依據(jù)，并復(fù)查銷卡、微機(jī)錄入出庫單。另一聯(lián)則由倉庫管理員填寫價(jià)格后返回分場進(jìn)行內(nèi)部消耗核算。2.使用部門領(lǐng)用一般維修配件、生產(chǎn)用材料時(shí)，需經(jīng)分場（車間）主管或副職簽批；而整臺(tái)（套）器材、技術(shù)改造專件、容器等的領(lǐng)用，則需經(jīng)生產(chǎn)副總簽批。3.倉庫管理員需嚴(yán)格執(zhí)行以舊換新制度。對(duì)于生產(chǎn)部門維修領(lǐng)用的配件、器材、軸承、膠帶、工具及非一次性投入使用的材料等，一律實(shí)行以舊換新。4.機(jī)物料的銷售出庫由營銷部業(yè)務(wù)員通過微機(jī)錄入《銷售出庫單》，并加收管理費(fèi)（近途____%，遠(yuǎn)途____%）。財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)審核打印，并同時(shí)收款、開具發(fā)票及辦理出庫手續(xù)。出門聯(lián)需經(jīng)分管副總簽字后方可放行。（二）機(jī)物料庫存管理1.機(jī)物料的庫存應(yīng)根據(jù)使用性質(zhì)分為零庫存和定額庫存進(jìn)行嚴(yán)格控制。2.對(duì)于能在本市區(qū)采購到且非生產(chǎn)急需的物料（如工具、材料、雜品等），實(shí)行隨用隨買的零庫存策略。3.對(duì)多機(jī)臺(tái)生產(chǎn)設(shè)備常用的易損配件、器材實(shí)行定額庫存管理，按一周的用量進(jìn)行核定。當(dāng)庫存低于一周用量時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)庫。對(duì)于單機(jī)臺(tái)生產(chǎn)設(shè)備的易損配件，則按最低庫存限量進(jìn)行管理，即用一個(gè)補(bǔ)一個(gè)。4.加強(qiáng)庫存賬齡管理，確保一般庫存物料的賬齡不超過兩個(gè)月。對(duì)于超過規(guī)定賬齡的物資需進(jìn)行分析處理，屬不正常庫存的應(yīng)及時(shí)調(diào)劑。5.財(cái)務(wù)部需加強(qiáng)對(duì)物資賬務(wù)的監(jiān)督管理，每月定期查庫。一旦發(fā)現(xiàn)賬物不符的情況，必須查明原因并及時(shí)處理。月末時(shí)由財(cái)務(wù)部按盤存日期結(jié)賬并出具盤存表。6.對(duì)于因分場（車間）、部門計(jì)劃失誤造成的超過規(guī)定賬齡的積壓物資，綜合部將對(duì)其落實(shí)考核責(zé)任。四、消耗管理1.節(jié)能降耗、降低成本始終是企業(yè)管理的重點(diǎn)。公司每年將根據(jù)實(shí)際情況制定或修訂各分場（車間）、部門的月度消耗指標(biāo)，并進(jìn)行嚴(yán)格的控制和考核。2.各分場（車間）、部門需制定工段、輪班的消耗定額，并定期對(duì)維修工段和輪班的機(jī)物料消耗和流向進(jìn)行分析以加強(qiáng)消耗管理和考核。3.各分場（2024年公司物資采購財(cái)?shù)膭?wù)管理制度范本（二）最終決策3.7為確保物資采購工作的及時(shí)性與正常運(yùn)作，所有需由總經(jīng)理辦公會(huì)議確定的價(jià)格方案，必須在一周內(nèi)給予明確答復(fù)；對(duì)于其他方案，則應(yīng)在三天內(nèi)完成回復(fù)。財(cái)務(wù)部門需與各采購部門緊密協(xié)作，以保障采購工作的時(shí)效性。四、合同簽訂與內(nèi)部審核4.1所有通過招標(biāo)采購的物資均須簽訂正式合同。對(duì)于非招標(biāo)采購、非定點(diǎn)采購及零星采購的物資，若在同一供貨單位年內(nèi)采購金額累計(jì)達(dá)到或超過____萬元，同樣需簽署合同。若事先難以確定是否達(dá)到此標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)及時(shí)與財(cái)務(wù)部門溝通，并在事后補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。4.2合同的對(duì)外簽訂由采購部門負(fù)責(zé)，但在正式簽訂前，必須遵循公司內(nèi)部合同簽訂的審批流程。即由采購部門填寫內(nèi)部合同審批單，詳細(xì)列明供貨單位名稱、采購物資名稱、型號(hào)、規(guī)格、單價(jià)、總金額等信息，并按管理權(quán)限逐級(jí)送審、簽字，待批準(zhǔn)后方可正式對(duì)外簽訂合同。4.3合同正本中應(yīng)至少有一份由財(cái)務(wù)部門存檔保管。五、采購物資入庫及出庫管理5.1物資到達(dá)后，必須由采購部門聯(lián)合相關(guān)使用部門進(jìn)行聯(lián)合驗(yàn)收，確認(rèn)合格后方可辦理入庫手續(xù)。5.2對(duì)于不合格的物資，采購部門需與供貨商協(xié)商，采取退貨、換貨或索賠等措施。5.3物資入庫前需進(jìn)行核算與清點(diǎn)，由倉庫管理員出具入庫單或收料單。入庫單或收料單一式三聯(lián)，分別由倉庫、采購人員或送貨人員、財(cái)務(wù)部門留存，以作登記、請(qǐng)款報(bào)銷及付款記賬之用。5.4物資出庫時(shí)，需根據(jù)物資性質(zhì)填寫出庫單或領(lǐng)料單。出庫單或領(lǐng)料單由領(lǐng)用人填寫，并經(jīng)部門經(jīng)理復(fù)核、倉庫核量、財(cái)務(wù)審核及總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可由倉庫發(fā)貨。所有單據(jù)一式三聯(lián)，分別由領(lǐng)用部門、倉庫及財(cái)務(wù)部門留存。5.5若領(lǐng)料人在物料出庫時(shí)發(fā)現(xiàn)問題且未當(dāng)場處理，則該物料視為合格。5.6實(shí)行以舊換新的物資，必須交舊領(lǐng)新。5.7倉庫需為各部門領(lǐng)用的工具、辦公用具、設(shè)備等建立臺(tái)賬，記錄使用情況，并每年年底進(jìn)行盤點(diǎn)核對(duì)。5.8對(duì)于消耗性物資損失或循環(huán)使用物資報(bào)廢的情況，倉庫需填寫相應(yīng)報(bào)告單并經(jīng)技術(shù)人員查驗(yàn)簽字后入庫記錄。報(bào)告單一式兩份，分別由倉庫及財(cái)務(wù)部門留存作報(bào)損銷賬之用。5.9倉庫保管員應(yīng)協(xié)調(diào)相關(guān)部門控制消耗性物資的發(fā)放量，物資管理部門應(yīng)嚴(yán)格審核簽字流程。六、資金付款及報(bào)賬管理6.1鑒于采購資金使用的特殊性，采購部門可在規(guī)定的資金使用計(jì)劃內(nèi)先向財(cái)務(wù)部門申請(qǐng)用款。待物資報(bào)賬時(shí)再進(jìn)行審核。6.2財(cái)務(wù)部門在報(bào)賬過程中應(yīng)對(duì)原始單據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保無誤后方可進(jìn)行賬務(wù)處理。對(duì)于不符合規(guī)定的付款申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕報(bào)賬。6.3財(cái)務(wù)人員在報(bào)賬過程中如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)報(bào)告或協(xié)調(diào)處理以確保制度的嚴(yán)格執(zhí)行與責(zé)任的明確落實(shí)。6.4財(cái)務(wù)與物資采購部門應(yīng)共同對(duì)報(bào)賬物資進(jìn)行基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理將其型號(hào)規(guī)格、供應(yīng)商、采購單價(jià)等信息錄入微機(jī)管理系統(tǒng)為比價(jià)采購提供數(shù)據(jù)支持。6.5審計(jì)部門應(yīng)對(duì)重要采購事項(xiàng)進(jìn)行監(jiān)督審計(jì)并直接向董事長（總經(jīng)理）報(bào)告審計(jì)結(jié)果。七、有關(guān)責(zé)任公司經(jīng)營者及高級(jí)管理人員應(yīng)認(rèn)真執(zhí)行本規(guī)定并全力支持采購部門及價(jià)格監(jiān)督部門履行職責(zé)。責(zé)任部門、責(zé)任人員及其負(fù)責(zé)人需根據(jù)本制度要求結(jié)合公司實(shí)際情況不斷完善物資比價(jià)采購管理體系。對(duì)于違反本制度損害公司利益造成資產(chǎn)流失的部門和個(gè)人將依法追究其相應(yīng)責(zé)任包括經(jīng)濟(jì)賠償、行政處分乃至刑事責(zé)任等。八、附則本制度適用于公司本部全資及控股公司可參照本制度制定適合本企業(yè)的管理規(guī)定并經(jīng)批準(zhǔn)后實(shí)施。本制度由公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)解釋。2024年公司物資采購財(cái)?shù)膭?wù)管理制度范本（三）最終決策3.7為確保物資采購工作的時(shí)效性與正常運(yùn)作，特規(guī)定：凡需總經(jīng)理辦公會(huì)議確定的價(jià)格方案，應(yīng)在一周內(nèi)給予明確答復(fù)；其余方案則需在三天內(nèi)完成答復(fù)。財(cái)務(wù)部門需與各采購部門緊密協(xié)作，確保采購工作的及時(shí)性。四、合同簽訂與內(nèi)部審核4.1所有經(jīng)過招標(biāo)采購的物資，均須依法簽訂合同。對(duì)于非招標(biāo)采購、非定點(diǎn)采購及零星采購物資，若在同一供貨單位年內(nèi)采購金額累計(jì)達(dá)到____萬元以上，亦應(yīng)簽訂正式合同。若事先難以確定是否需要簽訂合同，應(yīng)及時(shí)與財(cái)務(wù)部門溝通，并在事后補(bǔ)辦相應(yīng)手續(xù)。4.2合同的對(duì)外簽訂由采購部門負(fù)責(zé)，但在此之前，必須嚴(yán)格遵守公司內(nèi)部合同簽訂的審批流程。采購部門需填制內(nèi)部合同審批單，詳細(xì)列明供貨單位名稱、采購物資名稱、型號(hào)、規(guī)格、單價(jià)、總金額等信息，并按管理權(quán)限逐級(jí)送審、簽字，待批準(zhǔn)后方可正式簽訂合同。4.3合同正本中，財(cái)務(wù)部門應(yīng)保留一份存檔。五、采購物資入庫及出庫管理5.1物資到達(dá)后，必須由采購部門聯(lián)合相關(guān)使用部門進(jìn)行聯(lián)合驗(yàn)收，確認(rèn)合格后方可辦理入庫手續(xù)。5.2對(duì)于不合格的物資，采購部門需立即與供貨商溝通，采取退貨、換貨或索賠等措施。5.3物資入庫前需進(jìn)行核算與清點(diǎn)，由倉庫管理員出具入庫單或收料單。該單據(jù)一式三聯(lián)，分別用于倉庫登記、采購或供貨部門請(qǐng)款報(bào)銷、財(cái)務(wù)部門付款記賬。5.4循環(huán)使用物資入庫填寫入庫單，消耗性物資入庫填寫收料單。出庫時(shí)，循環(huán)使用物資填寫出庫單，消耗性物資填寫領(lǐng)料單。5.5物料出庫必須憑出庫單或領(lǐng)料單進(jìn)行，單據(jù)由領(lǐng)用人填寫，并經(jīng)部門經(jīng)理復(fù)核、倉庫核量、財(cái)務(wù)審核及總經(jīng)理批準(zhǔn)后生效。倉庫在確認(rèn)所有簽字完整無誤后發(fā)貨。5.6出庫單或領(lǐng)料單一式三聯(lián)，領(lǐng)用部門留存一聯(lián)作為部門留底，其余兩聯(lián)交倉庫。一聯(lián)用于倉庫出庫記賬，另一聯(lián)由倉庫交財(cái)務(wù)部門作為發(fā)貨憑證。5.7領(lǐng)料人在物料出庫時(shí)如發(fā)現(xiàn)問題未當(dāng)場處理，則視為該物料合格。5.8實(shí)行以舊換新的物資，必須交回舊物方可領(lǐng)取新物。5.9倉庫需為各部門領(lǐng)用的工具、辦公用具、設(shè)備等建立臺(tái)賬，記錄使用情況，并每年年底進(jìn)行盤點(diǎn)核對(duì)。5.10消耗性物資損失或循環(huán)使用物資報(bào)廢時(shí)，倉庫需填寫相應(yīng)報(bào)告單并經(jīng)技術(shù)人員查驗(yàn)簽字認(rèn)可后入庫記錄。報(bào)告單一式兩份，分別由倉庫和財(cái)務(wù)部門留存用于報(bào)損銷賬。5.11對(duì)于有消耗定額的消耗性物資，倉庫保管員應(yīng)與相關(guān)部門協(xié)調(diào)控制發(fā)放量，物資管理部門（如財(cái)務(wù)部）應(yīng)嚴(yán)格審核簽字。六、資金付款及報(bào)賬管理6.1鑒于采購資金使用的特殊性，采購部門可在規(guī)定的資金使用計(jì)劃內(nèi)先行向財(cái)務(wù)部門申請(qǐng)用款。待物資報(bào)賬時(shí)再進(jìn)行詳細(xì)審核。6.2財(cái)務(wù)部門在報(bào)賬過程中需對(duì)原始單據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保無誤后方可辦理報(bào)賬手續(xù)。審核內(nèi)容涵蓋單據(jù)的真實(shí)性、完整性及合規(guī)性等方面。6.3對(duì)于不符合規(guī)定的付款申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕報(bào)賬。財(cái)務(wù)人員在報(bào)賬過程中發(fā)現(xiàn)問題的應(yīng)及時(shí)報(bào)告并協(xié)調(diào)處理以確保制度落實(shí)與責(zé)任明確。6.4財(cái)務(wù)與物資采購部門應(yīng)共同對(duì)報(bào)賬物資進(jìn)行基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理將采購物資的型號(hào)規(guī)格、供應(yīng)商、采購單價(jià)等信息錄入微機(jī)管理系統(tǒng)為比價(jià)采購提供數(shù)據(jù)支持。6.5審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)重要采購事項(xiàng)進(jìn)