辦公室文秘的時間管理

行政文秘的時間管理

......課程程序

1．分析時間2．診斷工作環(huán)境，提高工作效率3．立即改變4.跨越時間管理陷阱......一.分析時間每天留出時間進行回顧，調(diào)整優(yōu)先次序，舍棄無效的工作分解困難的任務(wù)，逐個擊破在上班的路上大致計劃一下當(dāng)天的工作將工作日以30分鐘進行分割及時更新工作日志—記憶往往是不可靠的。......診斷工作環(huán)境，提高工作效率辦公室里彌漫的4大效率毒素：聲音干擾職能干擾空間干擾設(shè)備干擾......討論：如何排除辦公室4大效率毒素？......辦公室“排毒4味丸”第一味：根據(jù)工作需求和程序從新安排辦公桌第二味：保障公共空間和私人空間的獨立第三味：有效利用辦公設(shè)備第四味：利用設(shè)備和訓(xùn)練減少聲音的干擾......小辦公室排毒案例辦公室面積：14平方米辦公室人員：主管1人秘書1人下屬3人辦公設(shè)備：文件柜、公用電腦、5張辦公桌等......小辦公室排毒案例（續(xù)）個人辦公需求：主管：多項（個人任務(wù)、給秘書安排任務(wù)、接待訪客）秘書：兩項（個人任務(wù)、接受主管安排的）下屬：單項（個人任務(wù)）......小辦公室排毒案例（續(xù)）主管：辦公桌應(yīng)和秘書最近，并擁有獨立的接待空間，以保證不會給下屬造成干擾秘書：和主管辦公室最近，和主管頻繁溝通不會影響其他同事下屬：不受干擾的個人辦公空間......效率專家挑錯辦公室（圖1）80分錯誤1：辦公室沒有隔斷就會有很大的聲音干擾。如果使用隔板，情況將大大緩解。為了保證照明，最好給每人配備照明用臺燈。錯誤2：公共通道有些狹窄，但好在不會影響他人......效率專家挑錯辦公室（圖2）60分錯誤1

公共通道和私人空間交叉錯誤2接待空間在辦公室盡頭錯誤3秘書與主管座位離開太遠錯誤4電腦顯示器朝向不對，造成反光錯誤5辦公室沒有隔板，聲音干擾嚴(yán)重錯誤6適合安放辦公桌的窗口位置被文件柜占據(jù)......效率專家挑錯辦公室（圖3）70分錯誤1公共通道過長錯誤2主管個人空間失去接待功能......效率專家挑錯辦公室（圖4）滿分優(yōu)點1充分利用有陽光的窗口位置優(yōu)點2私人空間和公共空間交叉減少優(yōu)點3利用隔板阻斷過多噪音優(yōu)點4主管與秘書溝通方便優(yōu)點5減少訪客對其他人的干擾......辦公室排毒DIY自我檢測問題：我的辦公桌為什么要放在這個位置？我的工作空間和公共通道是否過近？我每天來往于辦公桌與文件柜的頻率有多高？我遭受的最主要的辦公干擾來自哪里？提出辦公室改善建議。......二.時間管理的陷阱

豬八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里不好意思拒絕別人

“反正時間還早”——拖延

文件滿桌病喋喋不休的“電話粥”源源不斷的信息......1.豬八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里

沒時間做計劃工作是程序化，規(guī)律化，根本沒必要做計劃計劃常常被打斷不喜歡被計劃束縛“船到橋頭自然直”

......2.不好意思拒絕別人

——接受請托比拒絕更容易——拒絕請托會觸怒請托者從而導(dǎo)致請托者報復(fù)——我想做一個廣受愛戴的人——我不懂得如何拒絕......3．“反正時間還早”——拖延

帕金森定律工作會自動地膨脹占滿所有可用的時間。 時間管理陷阱隱含著你可以為一項工作安排過多的時間，如果你給自己安排了充裕的時間從事一項活動，你會放慢你的節(jié)奏以使用掉所有分配的時間。......4．文件滿桌病

安全感猶豫的個性半途而廢的工作習(xí)慣個人的喜好......5．喋喋不休的“電話粥”不分優(yōu)先順序打電話沒有充分準(zhǔn)備就打重要電話電話的談話離題與喜歡的人打電話，容易失去對時間的控制......6．源源不斷的信息

紙張的形式：郵件、傳真、備忘錄、報紙、雜志、期刊、報告電子的形式：電子郵件、互聯(lián)網(wǎng)聲音的形式：面談、電視、廣播、電話......三.如何跨越時間陷阱

要事第一

以最終的結(jié)果來開始行動（以終為始）

學(xué)會說“NO！”

辦公桌上的“5S”運動

恰當(dāng)、有效地使用電話篩選信息......1.要事第一“大石頭”理論與“二八”定律

ABC法則

辦事的優(yōu)先次序

并行工作法

......2.以終為始

是必須要做的嗎？不完成會怎樣？是自己想要的嗎？和目標(biāo)直接相關(guān)嗎？回報及收益高嗎？......3.學(xué)會說“NO！”1.耐心傾聽2.如無法當(dāng)場決定則要告訴他你還要考慮長點時間3.顯示慎重4.表情應(yīng)和顏悅色5.態(tài)度堅定......3.學(xué)會說“NO！”6.指出拒絕的理由7.拒絕的是請托而不是他8.如有可能為他提供其他可行途徑9.切忌透過第三者來拒絕......4．辦公桌上的“5S”運動

整理整頓清掃清潔修養(yǎng)整理廢紙簍的作用文件存檔系統(tǒng)“各就各位”的擺置集中精力做一件事不要總是重復(fù)處理同一文件不要為了表面的整潔而塞入一處下班前的清理......

5．有效、恰當(dāng)?shù)乩秒娫?/p>

選擇打電話的時間按照優(yōu)先順序打電話清楚每個電話要討論的要點對于自己花在每個電話的時間，做到心中有數(shù)......6．篩選信息迅速處理妥善存放沒有保存價值的資料就銷毀......運籌他人的時間......時間管理矩陣圖·危機·緊急的問題·有限期的任務(wù)、會議·準(zhǔn)備事項

·準(zhǔn)備事項·預(yù)防工作·價值觀的澄清·計劃·關(guān)系的建立·真正的休閑充電·授能自主管理·干擾，一些電話·一些信件、報告·許多緊急事件·許多湊熱鬧的活動

·細(xì)瑣、忙碌的工作·一些電話·浪費時間的事·“逃避性”活動·無關(guān)緊要的信件·看太多的電視

緊急不緊急重要不重要......五、時間管理的工具

1．月歷2．

行事歷與甘特表3．

效率手冊4．

商務(wù)通與訂房卡5．鬧鐘6.其它工具......六.你的計劃

確立目標(biāo)探尋達成目標(biāo)之各種途徑轉(zhuǎn)化為每周或每日之工作事編排每周或每日的行事次序并執(zhí)行之定期檢討......

謝謝大家！......踏實，奮斗，堅持，專業(yè)，努力成就未來。10月-2410月-24Tuesday,October15,2024弄虛作假要不得，踏實肯干第一名。18:28:2918:28:2918:2810/15/20246:28:29PM安全象只弓，不拉它就松，要想保安全，常把弓弦繃。10月-2418:28:2918:28Oct-2415-Oct-24重于泰山，輕于鴻毛。18:28:2918:28:2918:28Tuesday,October15,2024不可麻痹大意，要防微杜漸。10月-2410月-2418:28:2918:28:29October15,2024加強自身建設(shè)，增強個人的休養(yǎng)。2024年10月15日6:28下午10月-2410月-24追求卓越，讓自己更好，向上而生。15十月20246:28:29下午18:28:2910月-24嚴(yán)格把控質(zhì)量關(guān)，讓生產(chǎn)更加有保障。十月246:28下午10月-2418:28October15,2024重規(guī)矩，嚴(yán)要求，少危險。2024/10/1518:28:2918:28:2915October2024好的事情馬上就會到來，一切都是最好的安排。6:28:29下午6:28下午18:28:2910月-24每天都是