2024年辦公室檔案管理制度范文（二篇）

第3頁共3頁2024年辦公室檔案管理制度范文為增強辦公室檔案管理的科學(xué)性，確保檔案資料的體系化及完整性，特結(jié)合當(dāng)前實際情況，制定本規(guī)章制度。一、立卷與歸檔1.文件收集與整理條款一：各科室需在日常工作中，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致地完成文件的收集與整理工作。此項任務(wù)為各科室職責(zé)所在，務(wù)必予以重視并認(rèn)真執(zhí)行。2.整理立卷與歸檔職責(zé)條款二：辦公室承擔(dān)各類文件材料的整理立卷與歸檔工作，并負(fù)責(zé)對各科室的文件立卷過程進行監(jiān)督和指導(dǎo)。同時，辦公室負(fù)責(zé)接收并歸檔各科室應(yīng)歸檔的文件案卷。3.立卷方法條款三：文件的分類遵循分年度、分級別、分問題、分保管期限的原則進行立卷。分年度：按文件形成或針對的年度進行劃分。分級別：依據(jù)文件的重要性，區(qū)分為公文與一般文件。分問題：按文件內(nèi)容所反映的問題進行分類。分期限：依據(jù)文件的保存價值，將其歸入不同的保管期限類別。4.文件組合條款四：文件組合應(yīng)遵循以下基本方法：法規(guī)性文件（如制度、辦法、條例、規(guī)定等）通常按單一問題組合，同一問題的請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件應(yīng)合并處理。會議文件應(yīng)獨立組合。統(tǒng)計、報表、名冊等表格文件應(yīng)集中組合。工作計劃、總結(jié)等文件，可按科室或社團名稱進行組合。特殊性文件材料，視具體情況靈活組合。5.檔案袋內(nèi)文件排列條款五：檔案袋內(nèi)文件的排列需根據(jù)文件性質(zhì)及內(nèi)容，遵循一定的邏輯順序。例如，章程、批文應(yīng)置于計劃、總結(jié)之前；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中的結(jié)論性材料先于依據(jù)性材料。其他文件則按重要程度或形成時間進行排序。6.文件歸檔份數(shù)條款六：文件歸檔份數(shù)一般為一份，對于重要或常用文件，可適當(dāng)增加至兩份或三份。7.歸檔文件案卷要求條款七：科室移交歸檔的文件案卷需滿足以下條件：文件齊全、完整。每個案卷需填寫完整的案卷文件目錄、編件號、頁號及案卷封面，使用中性筆或鋼筆書寫，字跡需工整、清晰。檔案袋名稱應(yīng)準(zhǔn)確反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，文字簡練通順，結(jié)構(gòu)完整。二、檔案的管理與利用8.檔案管理條款八：辦公室需按照檔案管理規(guī)范，對存放的各類檔案進行分類整理、分類保管，并編制檢索目錄，以便于檔案的借閱利用及統(tǒng)計工作。9.檔案銷毀條款九：經(jīng)鑒定確認(rèn)失去保存價值的檔案，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可按程序進行銷毀。10.檔案保護條款十：辦公室應(yīng)堅持“以防為主，防治結(jié)合”的原則，定期檢查防護設(shè)施及檔案保管狀況。對于破損、字跡褪色、紙張變色的檔案，需制定計劃進行修補或復(fù)制，以確保檔案的安全與完整。11.檔案利用條款十一：利用檔案需按規(guī)定辦理審批手續(xù)并填寫相關(guān)登記表。檔案用完后應(yīng)及時歸還。12.檔案借用規(guī)范條款十二：借用檔案人員需愛護檔案，確保檔案的安全與保密。嚴(yán)禁擅自涂改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉(zhuǎn)借檔案。13.保密工作條款十三：應(yīng)強化文件、材料的保密工作，確保信息安全。14.檔案檢查與清點條款十四：每半年需對檔案進行全面檢查與清點，及時發(fā)現(xiàn)問題并妥善處理。2024年辦公室檔案管理制度范文（二）一、檔案登記與統(tǒng)計1.需及時對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管、利用、銷毀以及檔案工作人員、機構(gòu)、經(jīng)費、庫房、設(shè)備等情況進行詳細(xì)登記。每年需對各方面進行全面統(tǒng)計，并編制年度報表。2.嚴(yán)格執(zhí)行國家和系統(tǒng)內(nèi)規(guī)定的統(tǒng)計計量單位和報表格式，確保數(shù)字準(zhǔn)確無誤，字跡清晰工整，嚴(yán)禁潦草和涂改，以實現(xiàn)檔案統(tǒng)計工作的標(biāo)準(zhǔn)化。3.檔案工作人員應(yīng)增強檔案統(tǒng)計工作的責(zé)任感和使命感，建立并遵循科學(xué)的檔案統(tǒng)計工作制度。二、檔案庫房管理1.檔案庫房門窗應(yīng)堅固可靠，使用后需及時關(guān)閉并上鎖。庫房鑰匙應(yīng)專門保管，不得隨身攜帶。2.非庫房工作人員不得擅自進入庫房，因工作需要進入時，必須有庫房工作人員陪同。3.庫房應(yīng)配備完善的“六防”設(shè)施（防火、防盜、防潮、防蟲、防塵、防強光），嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙或存放易燃物品及其他與檔案無關(guān)的物品。4.庫房內(nèi)檔案櫥具應(yīng)排列整齊合理，保持室內(nèi)清潔衛(wèi)生，需定期進行打掃和擦拭。5.做好室內(nèi)外溫濕度的記錄工作，并適時進行除濕、降溫等處理。三、文書立卷歸檔1.實行由文書部門或業(yè)務(wù)部門立卷歸檔的制度，這是提高案卷質(zhì)量的重要措施。文書立卷歸檔工作是文書處理的重要環(huán)節(jié)，其質(zhì)量直接影響案卷質(zhì)量，因此文書人員必須認(rèn)真執(zhí)行。2.本校黨、政、工、團等各職能科室均為立卷單位，需承擔(dān)相應(yīng)的立卷責(zé)任。3.各立卷單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本科室的立卷工作，并納入部門工作范圍?？剖翌I(lǐng)導(dǎo)需加強對立卷工作的領(lǐng)導(dǎo)。4.凡本校在工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，均應(yīng)由立卷單位進行整理、立卷。各級領(lǐng)導(dǎo)人和承辦人員辦理完畢的文件材料應(yīng)及時交有關(guān)部門整理立卷，嚴(yán)禁私自保存應(yīng)立卷的文件材料。立卷人員需及時整理文件材料，防止散失。如遇文件材料短缺或承辦手續(xù)不完備等情況，應(yīng)及時補辦，確保文件材料的準(zhǔn)確、完整。5.各部門立卷歸檔的文件材料以本部門形成的為主，同時包括與本部門工作有直接關(guān)系的上下級來文。本校黨委和行政形成的文件及上級來文分別由校長辦公室立卷。6.文書立卷歸檔的具體要求包括：立卷前需統(tǒng)一核對本部門一年內(nèi)形成的文件材料，確保歸檔材料齊全、完整。保持文件材料之間的內(nèi)在聯(lián)系，區(qū)分保存價值，分類整理立卷。按年度分開文件，不同年度的文件不得混立。年度工作計劃和本年度總結(jié)應(yīng)放在本年度文件內(nèi)，長遠(yuǎn)規(guī)劃放在所針對的開頭一年；連續(xù)幾年的工作總結(jié)放在所針對的最后一年；跨年度的文件歸于結(jié)束的年代。按級別分開立卷，但上級對本校的批復(fù)、批轉(zhuǎn)文件和本校對下級的批復(fù)、批轉(zhuǎn)文件應(yīng)在本校卷內(nèi)，本校文件材料在前，上下級文件材料在后；其余按上下級文件分開立卷。按內(nèi)容分開立卷，將一個問題、一項工作、一次會議、一個案件所形成的文件材料作為有聯(lián)系的整體立卷。按永久、長期、短期三種保管期限分開立卷。卷內(nèi)文件需按一定規(guī)律排列，保持文件之間的聯(lián)系，使卷內(nèi)文件系統(tǒng)化地反映問題。排列完畢的文件材料需拆去金屬訂物，在右上角用鉛筆編寫頁號；正反兩面都有文字或圖表的文件材料需兩面都編頁號，反面編在左上角，并填寫好卷內(nèi)目錄。案卷標(biāo)題需簡明確切，正確反映卷內(nèi)文件主要內(nèi)容。各立卷單位負(fù)責(zé)草擬案卷標(biāo)題并劃定保管期限，由綜合檔案室統(tǒng)一填寫。各立卷單位需按各類檔案的具體要求于每月月底向綜合檔案室移交檔案。文書檔案需在下一年的規(guī)定時間前移交完畢并履行移交手續(xù)。7.綜合檔案室負(fù)責(zé)督促、檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)各部門做好文書立卷工作以確保案卷質(zhì)量。四、中學(xué)公章使用管理制度1.學(xué)校公章由校長辦公室作為重要文件由專人管理并控制使用。2.以學(xué)校名義上報、外送、