2024年會(huì)議室管理制度模版（三篇）

第2頁共2頁2024年會(huì)議室管理制度模版1、會(huì)議室的管理、使用登記、調(diào)度及設(shè)備維護(hù)等事務(wù)，均由總務(wù)處全權(quán)負(fù)責(zé)。未經(jīng)許可，任何個(gè)人或部門不得擅自使用會(huì)議室，亦不得擅自挪用會(huì)議室內(nèi)的多媒體設(shè)備、桌椅等物品。本管理辦法所涵蓋的會(huì)議室包括：1212波司登培訓(xùn)教室（大會(huì)議室）、1221會(huì)議室、1312培訓(xùn)教室、1321會(huì)議室、1319會(huì)議室、1406黨員活動(dòng)室（四樓）及1408會(huì)議室。2、為確保會(huì)議室使用的有序性，實(shí)行提前預(yù)約制度。為避免會(huì)議時(shí)間沖突，相關(guān)部門需提前____天向總務(wù)處提交會(huì)議室使用申請，并填寫相應(yīng)表格，以便總務(wù)處進(jìn)行統(tǒng)一調(diào)度。對于臨時(shí)召開的緊急會(huì)議，需及時(shí)向總務(wù)處提出申請，并在會(huì)議結(jié)束后補(bǔ)辦相關(guān)登記手續(xù)。各部門在獲得會(huì)議室使用權(quán)后，需領(lǐng)取會(huì)議室鑰匙。3、各部門在申請使用會(huì)議室時(shí)，需明確使用時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等信息。如需總務(wù)處協(xié)助辦理的事項(xiàng)，請?zhí)崆白⒚?，以便總?wù)處做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。若需使用會(huì)議室的設(shè)備，請?zhí)崆跋蚩倓?wù)處說明，以便提前準(zhǔn)備，確保會(huì)議順利進(jìn)行。4、在會(huì)議室使用安排發(fā)生沖突時(shí)，應(yīng)遵循局部服從整體的原則。學(xué)校會(huì)議具有優(yōu)先權(quán)，部門會(huì)議之間則需根據(jù)重要性和緊急性自行協(xié)商解決。5、使用會(huì)議室的部門應(yīng)愛護(hù)會(huì)議室的設(shè)施，保持會(huì)議室清潔。會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)整理會(huì)場，檢查安全（電源），關(guān)閉窗戶、空調(diào)，鎖好門，并將鑰匙交還總務(wù)處。6、會(huì)議期間，請與會(huì)人員愛惜會(huì)議室的設(shè)備及物品，自覺保持衛(wèi)生，禁止吸煙，禁止亂扔紙屑，共同維護(hù)會(huì)議室的清潔環(huán)境。7、會(huì)議結(jié)束后，使用人應(yīng)進(jìn)行必要的檢查，關(guān)閉會(huì)議室內(nèi)各種電器設(shè)備的電源。特別注意投影儀的散熱問題，需等待指示燈變紅后方可切斷電源。同時(shí)，關(guān)好門窗，整理會(huì)議場地。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或損壞，請及時(shí)報(bào)至總務(wù)處進(jìn)行維修，以確保其他會(huì)議的順利進(jìn)行。安全責(zé)任由申請者所屬處室主任或系部主任承擔(dān)。8、與會(huì)人員應(yīng)愛護(hù)會(huì)議室內(nèi)的公共設(shè)施，如有損壞需照價(jià)賠償。未經(jīng)總務(wù)處同意，任何部門和個(gè)人不得將會(huì)議室的各種設(shè)施帶出會(huì)議室或轉(zhuǎn)做他用。9、會(huì)議室的日常衛(wèi)生由學(xué)校衛(wèi)生員負(fù)責(zé)打掃。會(huì)議室活動(dòng)結(jié)束后，由學(xué)校衛(wèi)生員進(jìn)行清掃和整理工作，將移動(dòng)的桌椅及時(shí)放回原位（必要時(shí)請相關(guān)部門協(xié)助）。10、在舉辦特定活動(dòng)或培訓(xùn)時(shí)，由活動(dòng)的組織者臨時(shí)負(fù)責(zé)會(huì)議室的衛(wèi)生及設(shè)備安全工作。2024年會(huì)議室管理制度模版（二）一、為優(yōu)化會(huì)議室管理，確保其規(guī)范且高效地使用，特此制訂以下會(huì)議室管理規(guī)定。二、會(huì)議室的管理工作由綜合管理辦公室全權(quán)負(fù)責(zé)，涵蓋鑰匙保管、使用調(diào)度、設(shè)施設(shè)備的保護(hù)以及衛(wèi)生清潔等方面。三、會(huì)議室主要服務(wù)于公司內(nèi)部的會(huì)議、培訓(xùn)、招聘及外事接待等事務(wù)。未經(jīng)正式許可，不得擅自提供給外部單位或個(gè)人使用。如外部有需求，需事先向綜合管理辦公室提出申請。四、各部門如需使用會(huì)議室，需提前一天向綜合管理辦公室提出，填寫《會(huì)議室使用申請表》。綜合管理辦公室將依據(jù)任務(wù)的緊急程度進(jìn)行合理調(diào)度，以便做好必要的會(huì)前準(zhǔn)備。五、在使用過程中，未經(jīng)辦公室允許，不得隨意移動(dòng)會(huì)議室的設(shè)備或家具，不得將室內(nèi)物品帶出，也不得擅自操作音響、功放、DVD、投影等設(shè)備。如有特殊需求，應(yīng)在預(yù)約時(shí)一并提出，由辦公室指派專人進(jìn)行操作和調(diào)試。六、內(nèi)部會(huì)議不提供茶葉、純凈水和紙杯。如承辦部門有相關(guān)需求，需在預(yù)約時(shí)提前告知。其他額外需求需自行準(zhǔn)備。部門會(huì)議的會(huì)務(wù)服務(wù)工作請自行負(fù)責(zé)。在會(huì)議室進(jìn)行懸掛、張貼活動(dòng)時(shí)，需在綜管辦的監(jiān)督下進(jìn)行，并在使用后立即恢復(fù)原狀，保持墻面整潔。七、會(huì)議期間，主辦部門需負(fù)責(zé)會(huì)議室的衛(wèi)生、照明、空調(diào)及設(shè)備的正常使用。請妥善使用各種設(shè)施，如有損壞，將按照公司規(guī)定進(jìn)行賠償。八、各部門必須嚴(yán)格遵守預(yù)約時(shí)間使用會(huì)議室。如需調(diào)整，需事先征得綜合管理辦公室的同意。九、與會(huì)人員需尊重會(huì)議室設(shè)施，保持室內(nèi)清潔。十、會(huì)議結(jié)束后，負(fù)責(zé)會(huì)議的部門或車間人員應(yīng)立即關(guān)閉會(huì)議室門窗，確?？照{(diào)、音響等設(shè)備電源關(guān)閉。如因疏忽導(dǎo)致?lián)p失，責(zé)任人需承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。十一、本規(guī)定適用于東會(huì)議室(大)及小會(huì)議室，全天候開放。十二、本規(guī)定自公布之日起生效。十三、本制度的最終解釋權(quán)歸行政部所有。2024年會(huì)議室管理制度模版（三）面的《專題會(huì)議紀(jì)要》在經(jīng)會(huì)議主持人嚴(yán)格審核并簽發(fā)后，即開始執(zhí)行，并同步向上級組織進(jìn)行備案處理。第七節(jié)部門日常管理例會(huì)第三十二條公司內(nèi)部所有車間及部門均須確保部門日常管理例會(huì)的有效召開，并致力于會(huì)議質(zhì)量達(dá)到公司既定的標(biāo)準(zhǔn)與目的。公司人力資源部將承擔(dān)對各車間、部門會(huì)議質(zhì)量、會(huì)議時(shí)長及會(huì)議成效的定期抽查或綜合評估職責(zé)。第三十三條部門日常管理例會(huì)應(yīng)全面覆蓋以下核心議題：深入傳達(dá)并貫徹股份公司及公司級會(huì)議、文件精神及領(lǐng)導(dǎo)指示；詳盡了解并總結(jié)本部門及其下屬單位本期工作完成情況，識別存在的問題，并提出針對性的處理建議；精心規(guī)劃下期工作計(jì)劃，及時(shí)糾正不當(dāng)?shù)墓ぷ鞣椒ㄅc行為；運(yùn)用科學(xué)的分析方法（如PDCA循環(huán)法）深入剖析部門工作過程中的問題，明確改進(jìn)措施，制定有效的預(yù)防策略；積極分析并討論員工提出的工作難題，探索并實(shí)施相應(yīng)的解決方案與改進(jìn)措施；以適宜的方式開展批評與自我批評，促進(jìn)成員間的和諧關(guān)系，營造團(tuán)結(jié)奮進(jìn)的良好氛圍；合理安排專題培訓(xùn)等。第三十四條部門日常管理例會(huì)原則上應(yīng)堅(jiān)持每周召開一次，由部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任會(huì)議主持，必要時(shí)可邀請分管領(lǐng)導(dǎo)參與指導(dǎo)。第三十五條公司所有車間、部門必須妥善保存完整的部門日常管理例會(huì)原始簽到記錄及會(huì)議記錄，保存期限設(shè)定為____年。第八節(jié)對外接待會(huì)議第三十六條對外接待會(huì)議主要聚焦于政府機(jī)關(guān)及上級領(lǐng)導(dǎo)對公司進(jìn)行的檢查、指導(dǎo)工作的匯報(bào)會(huì)議。第三十七條對外接待會(huì)議的接待規(guī)格及參與人員將依據(jù)來賓的級別與來訪目的確定，通常由公司總經(jīng)理或相關(guān)分管副總經(jīng)理（總助）負(fù)責(zé)接待，并邀請相關(guān)部門負(fù)責(zé)人參加；若涉及業(yè)務(wù)對接，則由公司分管副總經(jīng)理（總助）及指定人員負(fù)責(zé)接待。第三十八條公司層面的對外接待會(huì)議由公司辦公室負(fù)責(zé)整體的聯(lián)系與組織工作；而涉及業(yè)務(wù)對接及專題內(nèi)容的會(huì)議，則由公司對接部門負(fù)責(zé)具體聯(lián)系與組織，公司辦公室可協(xié)助進(jìn)行會(huì)議室安排及接待等事務(wù)的協(xié)調(diào)。第九節(jié)其他會(huì)議第三十九條公司黨委會(huì)、黨員大會(huì)、職代會(huì)（工代會(huì)）、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)及團(tuán)隊(duì)研討等其他會(huì)議，將依據(jù)實(shí)際情況或部門職責(zé)，由公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)相應(yīng)的組織工作。第三章會(huì)議的組織、管理和服務(wù)第一節(jié)會(huì)議的組織第四十條會(huì)議的批準(zhǔn)1.臨時(shí)召開的公司級內(nèi)部小范圍會(huì)議需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意；而公司級大型會(huì)議則需獲得總經(jīng)理的批準(zhǔn)。2.本制度已明確規(guī)定的會(huì)議，將按照既定程序進(jìn)行審批。第四十一條涉及公司多部門共同參與且需公司領(lǐng)導(dǎo)出席的會(huì)議，應(yīng)由會(huì)議主要牽頭部門與辦公室進(jìn)行聯(lián)系，并完成會(huì)議情況的備案工作；若需辦公室進(jìn)行協(xié)調(diào)安排的，將由辦公室統(tǒng)一進(jìn)行調(diào)度。第四十二條會(huì)議組織工作包括但不限于會(huì)議通知的發(fā)布、會(huì)議時(shí)間地點(diǎn)的確定、會(huì)議主持人的選定、參會(huì)人員的邀請、會(huì)場布置與安排、會(huì)議設(shè)施的準(zhǔn)備、會(huì)議材料的撰寫與分發(fā)、會(huì)議記錄的制作、會(huì)議錄音錄像攝影的安排、會(huì)議紀(jì)要的撰寫以及會(huì)場橫幅、會(huì)議宣傳等事項(xiàng)的落實(shí)。第四十三條會(huì)議通知1.會(huì)議通知應(yīng)提前發(fā)出，一般會(huì)議應(yīng)至少提前半個(gè)工作日通過電話或其他有效方式通知參會(huì)人員；大型會(huì)議則需至少提前____個(gè)工作日下發(fā)正式書面通知。2.會(huì)議通知內(nèi)容應(yīng)詳盡，包括但不限于會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員名單、會(huì)議主題及要求等。第四十四條會(huì)議的準(zhǔn)備1.確保會(huì)議通知的及時(shí)性與準(zhǔn)確性，以便應(yīng)到人員能夠按時(shí)參會(huì)。2.精心落實(shí)并安排會(huì)場環(huán)境，包括會(huì)場布置、設(shè)施檢查及人員與服務(wù)用品的配備。3.做好參會(huì)人員的引導(dǎo)與組織工作，確保會(huì)議順利進(jìn)行。4.對于重要接待會(huì)議，應(yīng)制定詳盡的會(huì)議及接待方案，涵蓋接機(jī)接站、車輛調(diào)度、餐飲住宿、橫幅席卡、攝影攝像、公共活動(dòng)等各項(xiàng)安排。第二節(jié)會(huì)議室的管理與服務(wù)第四十五條公司____號、____號會(huì)議室由公司辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理；其他會(huì)議室則遵循“誰使用誰管理”的原則，由相關(guān)部門自行負(fù)責(zé)日常管理工作。第四十六條會(huì)議室的日常管理包括但不限于會(huì)議室的安排使用、環(huán)境保潔、設(shè)施維護(hù)、會(huì)議服務(wù)等方面的工作。第四十七條會(huì)議室應(yīng)在會(huì)議召開前____分鐘