海螺水泥-行政管理制度篇

關(guān)于建立基本例會制度的規(guī)定

為保證公司各項基礎(chǔ)管理及專業(yè)管理工作有序開展，現(xiàn)就公司

正常生產(chǎn)經(jīng)營期各項基本例會制度明確如下：

一、早會制度

1、參加人員：

公司領(lǐng)導、各部門主要負責人（或分管生產(chǎn)領(lǐng)導）、機電儀工

藝品質(zhì)專業(yè)領(lǐng)導、公司總調(diào)、公司安全主管、制造分廠值班長、其

他相關(guān)人員。

2、主要內(nèi)容：通報前一天（24小時）生產(chǎn)組織過程中存在的

問題，安排當天生產(chǎn)組織工作重點，協(xié)調(diào)解決各部門提出的問題。

3、時間：每天早上8：00,時間控制在半小時以內(nèi)。

4、組織單位：生產(chǎn)品質(zhì)處

二、周工作例會制度

1、參加人員：

公司領(lǐng)導、各部門主要負責人、機電儀工藝品質(zhì)專業(yè)領(lǐng)導、公

司治安、安全主管、其他相關(guān)人員。

2、主要內(nèi)容：通報公司上一周生產(chǎn)經(jīng)營主要業(yè)績、存在的主

要問題以及上一周工作例會紀要落實情況，研討解決存在的問題，

部署下周主要生產(chǎn)經(jīng)營任務及工作重點。

3、時間：每周一下午1：30（根據(jù)下午上班時間調(diào)整而調(diào)整）,

時間控制在兩小時內(nèi)。

4、要求：

（1）、實行簽到制。所有與會人員必須提前五分鐘到場，有事

不能參加者應提前向組織單位說明情況，無故不參加者將列入月度

個人考核；

（2）、形成例會紀要，周二必須下發(fā)到各工段。

5、組織單位：生產(chǎn)品質(zhì)處。

三、月工藝質(zhì)量例會

CONCH安徽池州海螺股份公司制度匯編276

1、參加人員:

公司分管領(lǐng)導、各單位生產(chǎn)分管領(lǐng)導、質(zhì)量調(diào)度、工藝、質(zhì)量、

采礦技術(shù)主管、相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員、生產(chǎn)品質(zhì)處相關(guān)人員。

2、會議內(nèi)容：通報上一月公司產(chǎn)品的質(zhì)量狀況、主機設(shè)備運

行概況、原材料進廠和產(chǎn)品發(fā)運組織情況，分析解決產(chǎn)品質(zhì)量和主

要消耗指標控制方面存在的問題，部署下一月質(zhì)量工作和工藝管理

重點。

3、時間：次月8日前召開上月質(zhì)量例會。

4、要求：

(1)、實行簽到制。所有與會人員必須提前五分鐘到場，有事

不能參加者應提前向組織單位說明情況，無故不參加者將列入月度

個人考核；

(2)、形成會議紀要。會議后3日內(nèi)將紀要下發(fā)到各生產(chǎn)單位

運行工段，相關(guān)職能部門。

5、組織單位：生產(chǎn)品質(zhì)處。

四、月度設(shè)備例會

1、參加人員：

公司分管領(lǐng)導、各單位設(shè)備分管領(lǐng)導、相關(guān)專業(yè)技術(shù)主管、各

工段設(shè)備管理員、三大分廠相關(guān)人員。

2、會議內(nèi)容：通報上一月公司設(shè)備運行維修和備件消耗，分

析解決設(shè)備管理工作中存在的問題，部署下一月設(shè)備工作重點。

3、時間：次月8日前召開上月設(shè)備例會。

4、要求：

(1)、實行簽到制。所有與會人員必須提前五分鐘到場，有事

不能參加者應提前向組織單位說明情況，無故不參加者將列入月度

個人考核；

(2)、形成會議紀要。會議后3日內(nèi)將紀要下發(fā)到生產(chǎn)單位各

工段，相關(guān)職能部門。

5、組織單位：生產(chǎn)品質(zhì)處。

五、月度安全例會

1、參加人員：

公司分管領(lǐng)導、公司安仝主管、治安主管、各單位分管安仝工

作領(lǐng)導以及相關(guān)人員。

2、會議內(nèi)容：通報上一月公司安全、環(huán)保、治安消防情況，

分析解決安全、治安等管理工作中存在的問題，部署下一月安全、

治安工作重點。

3、時間：次月3日前召開上月安全例會。

4、要求：

(1)、實行簽到制。所有與會人員必須提前五分鐘到場，有事

不能參加者應提前向組織單位說明情況，無故不參加者將列入月度

個人考核：

(2)、形成會議紀要。會議次日將紀要下發(fā)到生產(chǎn)單位各工段,

相關(guān)職能部門。

5、組織單位：生產(chǎn)品質(zhì)處。

六、月度備件評審會

1、參加人員：

公司分管領(lǐng)導、各單位設(shè)備分管領(lǐng)導、備件主管、物資計劃和

采購主管、工段設(shè)備管理員、設(shè)備保全處相關(guān)人員。

2、會議內(nèi)容：通報上一月公司備件保供和倉儲情況，分析解

決備件管理工作中存在的問題，部署下一月備件工作重點。

3、時間：每月30日前召開上月備件例會。

4、要求：

(1)、實行簽到制。所有與會人員必須提前五分鐘到場，有事

不能參加者應提前向組織單位說明情況，無故不參加者將列入月度

個人考核；

(2)、形成會議紀要。會議后3日內(nèi)將紀要下發(fā)到各生產(chǎn)單位

和維修工段、相關(guān)職能部門。

5、組織單位：設(shè)備保全處。

七、月度食堂伙食管理委員會

1、參加人員：

公司安委會全體成員。

2、會議內(nèi)容：通報上一季度公司安全、環(huán)保、治安、消防情

況，分析安全形勢，研究解決安全、消防管理工作中存在的問題，

部署下一季度安全、消防工作重點。

3、時間：次季度首月15日前召開上季度安委會。

4、要求：

(1)、擬會議議程，印發(fā)會議材料；

(2)、實行簽到制。所有與會人員必須提前五分鐘到場，有事

不能參加者應提前向組織單位說明情況，無故不參加者將列入本月

個人考核；

(3)、形成會議紀要。會議后3日內(nèi)將紀要下發(fā)到生產(chǎn)單位各

工段，相關(guān)職能部門；

5、組織單位：生產(chǎn)品質(zhì)處。

十、會議紀律

1、所有與會人員到場應將手機打到靜音或震動狀態(tài)。會議期

間手機響鈴一次扣當月個人考核分30分；

2、會議遲到一次扣當月個人考核分50分；

3、無故不參加者考核當月個人考核分100分。

關(guān)于建立基本檢查制度的規(guī)定

為保證公司各項職能管理工作有序開展，現(xiàn)就公司正常生產(chǎn)經(jīng)

營期各項基本檢查制度明確如下：

一、安全、環(huán)保、治安、消防檢查

1、組織部門：生產(chǎn)品質(zhì)處、辦公室

2、參檢人員：安全環(huán)保主管，治安、物業(yè)主管，各單位安全

CONCH安徽池州海螺股份公司制度匯編280

員，治安辦其他人員。

3、檢查內(nèi)容：各單位安全、環(huán)保、治安、消防管理責任落實

情況，各單位安全、環(huán)保、治安、消防管理自查自糾情況，單位、

工段、班組的安全、消防活動開展情況，各種隱患及隱患整改情況，

“三違”，重點部位安全、消防的防范措施和執(zhí)行情況，臨時布置

安全、環(huán)保、治安、消防工作的完成情況。

4、檢查要求：每月全公司范圍檢查不少于2次，通報2

次以上，通報重點突出，要能切實反映各單位安全、環(huán)保、治安、消防

的實際狀況。

二、設(shè)備檢查

1、組織部門：生產(chǎn)品質(zhì)處

2、參檢人員：生產(chǎn)品質(zhì)處領(lǐng)導、公司機/電/儀/工程機械主管、

被檢查單位分管領(lǐng)導及相關(guān)技術(shù)員。

3、檢查內(nèi)容：各單位設(shè)備管理責任制，設(shè)備管理基礎(chǔ)臺賬（設(shè)

備檔案、維修記錄、潤滑記錄、點檢記錄、巡檢記錄等），設(shè)備隱

患及整改情況，設(shè)備衛(wèi)生，跑、冒、滴、漏，事故處理及單位內(nèi)部

設(shè)備管理自查自糾情況。

4、檢查要求：每月綜合性檢查不得少于1次，每期必須有通

報。通報重點突出，要能切實反映公司各種機械設(shè)備、電氣設(shè)備、

工程機械、潤滑管理的實際狀況。

三、成本、材料、固定資產(chǎn)、工器具管理檢查

1、組織部門：財務處、供銷處

2、參檢人員：財務主管、會計、物資供應計劃主管、工器具

主管、材料計劃員、二級成本核算員。

3、檢查內(nèi)容：各單位材料、資產(chǎn)、工器具臺賬，成本、材料、

固定資產(chǎn)、工器具管理制度的執(zhí)行情況，二級成本控制臺賬和執(zhí)行

情況等。

4、檢查要求：每月檢查不得少于2次，通報不得少于1次。

通報重點突出，要能切實反映各單位成本、材料、固定資產(chǎn)、工器

具管理的實際狀況。

四、“兩考一評”和“日考日清”、培訓工作檢查

1、組織部門：辦公室

2、參檢人員：人力資源主管及辦公室其他人員

3、檢查內(nèi)容：各單位“兩考一評”和“日考日清”、培訓工作

開展情況。

4、檢查要求：每月全公司范圍內(nèi)檢查不少于1次，必須有通

報。通報重點突出，要能切實反映各單位“兩考一評”和“日考日

清”及培訓工作的實際狀況。

五、勞動紀律檢查：

1、組織部門：辦公室

2、參檢人員：人力資源主管及辦公室其他人員

3、檢查內(nèi)容：各單位勞動紀律自查自糾情況和違紀行為。

4、檢查要求：每月全公司范圍內(nèi)檢查不少于1次，必須有通

報。通報重點突出，要能切實反映各單位勞動紀律的實際狀況。

六、綠化、文明辦公、公文、印章檢查

1、組織部門：辦公室

2、參檢人員：公司地方協(xié)調(diào)及綠化主管、秘書、文檔管理員、

資料員、辦公室其他人員。

3、檢查內(nèi)容：責任區(qū)和辦公室衛(wèi)生情況、文明辦公情況，不

文明行為；公司各項文件傳達、執(zhí)行情況，行文審批程序、行文規(guī)

范；資料存放情況、印章審批制度執(zhí)行情況、印章保管、用印登記、

重要用印材料留存情況。

4、檢查要求：每月全公司范圍檢查不少于2次，通報不少于1

次。通報重點突出，要能切實反映各單位綠化、文明辦公、公文、

印章管理實際狀況。

七、單身宿舍檢查

1、組織部門：辦公室

2、參檢人員：辦公室領(lǐng)導，單身宿舍管理委員會成員，公司

治安、物業(yè)主管，宿舍管理員。

CONCH安徽池州海螺股份公司制度匯編282

3、檢查內(nèi)容：各單位所屬員工宿舍衛(wèi)生狀況、整改情況。

4、檢查要求：每月綜合性檢查不少于1次，每期必須有通報；

有重點的專項檢查不少于3次。

規(guī)章制度編碼原則和表達形式

1.編碼表達式:

1.1Q/CHG01.10(01)-2002A0

1.2編碼表達形式圖

Q/CHG01.10(01)-2002A0

I---------表示第0次修訂

-----------表示版次

--------------表示制定年份

--------------表示文件個性

--------------表示文件類別

--------------表示職能代碼

--------------表示分體系標準代碼

--------------表示池州海螺標準代碼

--------------表示企業(yè)標準代碼

2.編碼原則

2.1公司所有規(guī)章制度編碼代號為“企業(yè)標準/池州海螺”以其漢語拼

音第一大寫字母Q/CH表示。

2.2分體系標準代碼為：

a）管理標準以“管”字漢語拼音的第一大寫字母“G”表示。

b）技術(shù)標準以“技”字漢語拼音的第一大寫字母“J”表示。

c）作業(yè)標準以“作”字漢語拼音的第一大寫字母“Z”表示。

2.3職能標準代碼和文件類別（個體標準）代碼分別以阿拉伯數(shù)字兩

位數(shù)按順序編號，中間小圓點分開。圓點位于職能標準代碼右下

方。

2.4文件類別：A是文件指手冊一描述本組織的方針、目標和確保體系

在全廠范圍內(nèi)有效運行的組織機構(gòu)，職責和引用的體系文件，代碼為

“10”；B層文件指程序性文件和公司級一般性文件代碼為“20”；C層

文件指作業(yè)指導書，代碼按單位部門代碼分類如：“30--公司辦公室，

31—財務處

2.5編號末尾為文件版次、制定年份，用短橫線“一”與個性代碼分

開，制定年份后英文大寫字母表示版本號，版本號后阿拉伯數(shù)字，表示

修訂次數(shù)。

3.編碼表達形式

3.1職能代碼：

行政管理------------------------01

質(zhì)量管理-----------------------02

生產(chǎn)管理------------------------03

環(huán)境保護管理-------------------04

安全管理------------------------05

工藝技術(shù)管理--------------------06

設(shè)備管理------------------------07

計量管理------------------------08

能源管理------------------------09

物資供應管理--------------------10

銷售服務管理--------------------11

培訓教育管理--------------------12

成本財務管理--------------------13

生活福利管理--------------------14

治安保衛(wèi)管理--------------------15

人事勞資管理--------------------16

黨群工作管理--------------------17

其它工作管理--------------------18

3.2部門單位代碼：

公司辦公室---------------------30

CONCH安徽池州海螺股份公司制度匯編284

財務處----------------------------31

生產(chǎn)處----------------------------32

質(zhì)控處----------------------------33

保全處----------------------------34

供銷處----------------------------35

礦山分廠-------------------------36

制造分廠-------------------------37

工程處----------------------------38

4.本原則由質(zhì)控處起草并歸口管理。

公文處理實施細則

Q/CHG0L20(05)—2002A0

1目的與范圍

為使企業(yè)公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化，做到信息共享，

特制定本實施細則。

本細則規(guī)定了公司下屬單位公文收發(fā)、分辦、傳遞、用印、擬稿、

審核、簽發(fā)、立卷等程序。

2引用文件

國務院辦公廳《國家行政機關(guān)公文處理辦法》

3職責

3.1辦公室是公文處理的管理機構(gòu)，并負責對公司各部門的文件和資料

管理工作進行指導、檢查和監(jiān)督。

3.2辦公室負責公司和處室發(fā)文的審核、送批、打印、用印、發(fā)送、立

卷、歸檔，以及外來文件和資料的收集、收發(fā)、分辦、傳遞、歸檔。屬

黨委系統(tǒng)收發(fā)文由辦公定按程序辦理。

3.3公司各部門設(shè)專人負責文件和資料的收發(fā)、辦理、傳遞、收集、整

理和平時歸卷。

3.4公文處理工作必須做到準確、及時、完整、系統(tǒng)、安全、保密。

4公文種類

4.1凡以黨委、公司名義下發(fā)文件主要種類

4.1.1決定：適用于公司黨委、經(jīng)理部對重大事項或重大行動做出安排。

4.1.2通告：適用于在一定范圍內(nèi)公布應當遵守或周知的事項。

4.1.3通知：適用于發(fā)布企業(yè)規(guī)章制度、企業(yè)標準，轉(zhuǎn)發(fā)上級部門的公文,

批轉(zhuǎn)下級的公文，要求下級辦理、需要周知或共同執(zhí)行的事項。

4.1.4通報：適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要情況。

4.1.5報告：適用于向上級匯報工作、反映情況、提出建議。

4.1.6請示：適用于向上級請求批示或批準。

4.1.7批復：適用于答復請示事項。

4.1.8函：適用于相互洽商工作，詢問和答復問題。

4.1.9會議紀要：適用于記載和傳達會議議定事項和主要精神，要求與會單

位共同遵守、執(zhí)行。

4.2以處室名義下發(fā)的文件

各職能處室需要內(nèi)部相關(guān)單位執(zhí)行的規(guī)定或工作安排，用處室文下發(fā)。凡各

職能處室召開專題會議所作的決定，一般都不應發(fā)文，為備查考可以處室名

義發(fā)專題會議紀要。

5公文格式

5.1公文一般由發(fā)文單位（文頭）、發(fā)文字號、標題、主送單位、正文、附

件、落款、印章、發(fā)文時間、抄送抄報單位、印制欄等部分組成。

5.2以黨委名義發(fā)文使用黨委文頭；以公司名義發(fā)文使用公司文頭；以處室

名義發(fā)文使用處室文頭。公布性文件，如“通告”等通常不用文頭。

5.3發(fā)文字號由部門代字、年號和發(fā)文順序號組成。幾個部門聯(lián)合發(fā)文，只

標明主辦單位的發(fā)文字號。

5.4公文標題應準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容和公文種類，除發(fā)布法規(guī)文

件或轉(zhuǎn)發(fā)上級文件加書名號外，一般不加標點符號。

5.5主送單位應明確具體。寫在正文之前，標題之下，左起頂格。上行文只

寫一個主送單位，如需要同時送達其它機關(guān)，應用抄報形式列于抄報欄。下

行文的主送單位應根據(jù)公文內(nèi)容和發(fā)文范圍而定。公布性文件和法規(guī)性文件

不寫主送單位，可在發(fā)文時加一個轉(zhuǎn)發(fā)通知。

5.6公文如有附件，應放在正文之后，成文日期之前，注明附件名稱和順序。

COI'ICH安徽池州海螺股份公司制度匯編286

公文若出現(xiàn)空白頁，應注明“此頁無正文”并加括號。

5.7采用文頭版式的文件，落款以文頭和印章為標志，一般可不落款；幾個

單位聯(lián)合發(fā)文應按級別順序或文件內(nèi)容和責任順序落款；如以單位領(lǐng)導名義

發(fā)文需用領(lǐng)導人姓名落款的，應同時冠以領(lǐng)導人的職務。

5.8成文日期通常以領(lǐng)導人簽發(fā)日期為準；幾個部門聯(lián)合發(fā)文，以最

后簽發(fā)日期為準；會議通過的文件，應在標題之下，正文之前用小于標

題字號的另一種字體注明會議名稱和通過日期。

5.9公文除會議紀要外應一律加蓋公章。用印位置在成文日期上，要

求“上不壓正文，下要騎年蓋月二聯(lián)合行文時各單位都要加蓋公章，

將主辦部門排列在前。

5.10抄報、抄送欄設(shè)于文件末頁下端，印制欄之前。抄報、抄送分欄排列，

抄報在前，抄送在后，抄報、抄送部門多的，應依級別和與公文內(nèi)容相關(guān)程

度按序排列。

5.11印制欄內(nèi)應注明主題詞、文件印制單位、印制日期、打字人姓名、校

對人姓名、印制份數(shù)等內(nèi)容。

5.12所有公文文字一律從左至右橫寫，公文紙采用國際標準A4型，左側(cè)裝

訂。公文層次序數(shù)，一般第一層為“一”，第二層為氣一）”，第三層為“1”,

第四層為“（1）”。

6公文的處理

公文處理分收文和發(fā)文。收文辦理一般包括簽收、登記、分發(fā)、批辦、

承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序。發(fā)文辦理一般包括擬稿、審

核、簽發(fā)、登記、打印、校對、用印、分發(fā)、傳遞、立卷、歸檔、銷毀等程

序。

6.1收文管理

6.1.1簽收

凡郵寄來公司公啟文件（公司領(lǐng)導親啟除外）由辦公室收發(fā)員簽收后交辦

公室秘書拆封，屬黨委系統(tǒng)的機要文件由黨委安排專人拆封。

6.1.2登記

對上級來文拆封后應及時登記、編號。須由企業(yè)承辦或歸檔的公司領(lǐng)導

親啟的文件，公司領(lǐng)導啟封后，也應交辦公室辦理正常手續(xù)。

公司外出人員開會或參加培訓班帶回的重要文件和資料，應及時送辦公

室進行登記、編號、保管，不得個人保存。

公司各單位收到上級機關(guān)直寄的，需要由黨委、公司批辦的重要文件，

應事先交辦公室登記編號后送交有關(guān)領(lǐng)導批示。

6.1.3公文閱批與分轉(zhuǎn)

凡正式文件均需分別由辦公室負責人根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由秘

書分送黨委、公司分管領(lǐng)導閱批，然后再由秘書根據(jù)領(lǐng)導指示分送承辦部門

閱辦。

6.1.4文件的傳閱與催辦

凡需辦理的公文，辦公室應根據(jù)內(nèi)容和性質(zhì)，根據(jù)領(lǐng)導指示交有關(guān)部門辦

理。緊急公文辦公室應提出辦理時限。

傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和規(guī)定，不得將秘密文件帶回家、宿舍和

公共場所，也不得將文件借給他人閱看。對尚未傳閱的文件不得向外泄露內(nèi)

容。

閱讀文件應抓緊時間，閱后應簽名以示負責。如有領(lǐng)導“批示”、“擬辦

意見”，辦公室應責成有關(guān)部門和人員按所提要求和領(lǐng)導批示辦理有關(guān)事宜。

需幾個部門辦理的公文，主辦部門應主動與各有關(guān)部門協(xié)商、會簽，提出處

理意見，如有關(guān)方面的意見不一致要如實反映。

已送領(lǐng)導批示或交有關(guān)部門辦理的公文，辦公室要負責檢查催辦，防止

漏辦和延誤。

6.1.5各類報告的傳遞

報送公司領(lǐng)導審批的各類報告（報銷憑證）由辦公室秘書負責統(tǒng)一呈送

并集中返還呈遞部門，各單位應安排專人進行本部門報告的登記、傳遞工作,

并不得私自前往公司領(lǐng)導辦公室交送或取回報告（報銷憑證）。

6.2發(fā)文管理

6.2.1擬稿

以公司文（黨委文）、處室文發(fā)文的，其首頁應使用“文件會簽審批箋”,

并逐項填寫其中的內(nèi)容。擬稿時要注意：

a）要符合國家的法律、法規(guī)，符合黨和政府的方針、政策及有關(guān)規(guī)定，符合

公司的各項規(guī)章制度；

b）內(nèi)容要確實，觀點要明確，條理要清楚，層次要分明，文字要精煉，篇幅

要簡短，標點要準確，書寫要工整；

c）公文中地名、人名、數(shù)字、時間、引文要準確；

d）引用公文應注明時間、發(fā)文部門及標題、文號；

e）在使用簡稱時，應先用全稱并加以說明；

f）公文中的數(shù)字除發(fā)文字號、各種數(shù)字表格、百分比、專用術(shù)語和其他必須

CONCH安徽池州海螺股份公司制度匯編288

使用阿拉伯數(shù)字外，一般使用漢字書寫，在同一公文中，數(shù)字使用前后要一

致；

公文草擬一律用藍黑或碳素墨水（鋼筆）書寫。

6.2.2審核與簽發(fā)

由公司各單位起草的，預備以公司（黨委文）下發(fā)的文件稿，在送公司領(lǐng)導

簽發(fā)之前，一律送辦公室予以審核，然后送公司領(lǐng)導簽發(fā)。

以黨委名義發(fā)文應由黨委書記簽發(fā)；以公司名義發(fā)文應由總經(jīng)理或主管副總

經(jīng)理簽發(fā)；以處室名義發(fā)文應由公司分管領(lǐng)導簽發(fā)；其余文件均由公司分管

領(lǐng)導批準簽發(fā)。

各級領(lǐng)導人審批公文要簽署意見、姓名和審批時間。

6.2.3登記與打印

文件簽發(fā)后交辦公室登記、編號，再交打印室按所需份數(shù)進行打印。

文件打印清樣，應由擬稿人校對。校對無誤后，或?qū)θ藨谖母迳虾灻?/p>

后付印。

6.2.4用印

公司文（黨委文）由辦公室蓋章、裝訂、分發(fā)并檢查落實情況。處室文

由各發(fā)文單位自行用印、裝訂、分發(fā)并檢查落實情況。

6.2.5文件留存

公司文（黨委文）和處室文下發(fā)前須將文件簽發(fā)稿及正式文件（一式三

份），交辦公室留存。

6.2.6保密

秘密公文的傳遞，要嚴格按照相關(guān)保密規(guī)定采取相應的保密措施，嚴禁

私自擴大閱讀范圍或泄密。

7文書立卷

公文辦完后，應及時進行文書立卷。

7.1文書立卷（歸檔立卷）范圍

凡記述和反映本企業(yè)工作和經(jīng)營活動中所產(chǎn)生的具有查考利用價值的文

件'資料和記錄，以及外來文件和資料均屬收集范圍。載體形式包括書面的、

硬拷貝或電子媒體。

具體規(guī)定如下：

a）以公司文下發(fā)的各種正式文件，如決定、年度工作計劃、工作總結(jié)、生產(chǎn)

經(jīng)營等業(yè)務性文件，黨委、行政工作文件，規(guī)章制度、干部任免、獎懲、組

織機構(gòu)、通報、重要的會議通知等；

b）企業(yè)召開的重要會議材料（如職工代表大會、黨代會、團代會）和各類專

題會議紀要（如公司辦公會、生產(chǎn)經(jīng)營例會、工藝質(zhì)量例會、設(shè)備例會、安

全例會、經(jīng)濟責任制考核會等）；

C）各種信息資料、學習材料、企業(yè)內(nèi)部報刊、學習資料等；

d）上級頒發(fā)的各類證件、證書、錦旗、獎狀、獎品、榮譽證書及企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)

營活動中工商、稅務、礦產(chǎn)、土地等各類證冊；

e）生產(chǎn)、經(jīng)營中產(chǎn)生的經(jīng)濟合同、協(xié)議，以及重要的記錄和報告；

f）職員花名冊、工程技術(shù)人員、管理干部名冊、黨員、團員、工會會員名冊

等；

g）上報的各類統(tǒng)計數(shù)據(jù)存根、各種“請示”、“報告”的留存件；

h）工藝、設(shè)備、基建圖紙和資料；

i）顧客提供的圖樣；

j）上級機關(guān)發(fā)布的各種規(guī)定、標準；

k）國家頒發(fā)的法律、法規(guī)。

7.2文書立卷（歸檔立卷）原則

公文立卷應根據(jù)其特征、相互聯(lián)系和保存價值分類整理，保證齊全完整,

正確反映部門主要工作情況，建立“文件登記簿”或“立卷類目”，便于保管、

查找、利用。

7.2.1案卷的質(zhì)量要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間

的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。具體應做到下述幾點：

7.2.1.1本企業(yè)立卷以問題特征為主，不能按問題組卷時，可按同一時間、

同一發(fā)文單位、同一文件類型等特征組卷。

7.2.1.2一個問題的請示、批復及其聯(lián)系密切的來往不應分割，應組成一卷

或連續(xù)組成數(shù)卷。

7.2.1.3文件一般按年度分開立卷。報告、規(guī)定等按簽發(fā)年；年度計劃、總

結(jié)、預算、決算按針對年；長遠規(guī)劃按開始年；多年總結(jié)按最后年；批轉(zhuǎn)、

批復按批轉(zhuǎn)、請示、批復歸間進行組卷。

7.2.1.4案卷標題一般由作者（發(fā)文單位名稱）、問題、文種三部分組成。

卷內(nèi)文件同一作者、同一問題、同一文種文件，按時間順序排列。同一問題

的文件，定稿在后，印件在前；批復在前，請示在后；正件在前，附件在后。

7.2.1.5案卷裝訂時應拆掉文件上的金屬物。卷內(nèi)文件標注頁碼，每卷不超

過200頁，超過200頁的另組一卷。案卷封面應填寫立卷單位、案卷類、案

卷標題、卷內(nèi)件數(shù)、頁數(shù)、起止時間、保管期限、案卷編號。卷內(nèi)目錄應按

文件排列順序填寫序號、責任者（發(fā)文單位）、文號、文件標題、發(fā)文時間、

CONCH安徽池州海螺股份公司制度匯編290

頁號等。案卷封底應填寫備考表，注明需要說明的問題，簽署立卷人姓名和

立卷時間等。使用棉紗裝訂，力求裝訂整齊美觀。

7.2.2其它載體的檔案，根據(jù)其形態(tài)和保管技術(shù)條件的要求，做好編號、分

類、標識，并編寫相應目錄。

8公文歸檔和銷毀

公文辦完后，應及時將公文整理立卷，定期將立好的案卷移交辦公室。

沒有存檔價值和存查必要的文件，經(jīng)過認真審查和主管領(lǐng)導批準，可定期銷

毀。

9附則

9.1本辦法由公司辦公室起草并負責解釋。

9.2本辦法由辦公室負責人審核，公司分管領(lǐng)導審定。

9.3本辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行，以前下發(fā)的相關(guān)規(guī)定同時廢止。

關(guān)于規(guī)范公司二級部門公文格式的

通知

公司各單位：

為加強文檔管理，規(guī)范公司格式，提升公司形象，現(xiàn)對各二級單

位行文擬定統(tǒng)一格式，要求如下：

一、總則

文件標準用紙為國標A4紙；頁面設(shè)置：上3.2厘米，下3.00厘

米，左右各為2.8厘米；行距：一般為固定值28磅（一頁23行，每行

27個字），隨機調(diào)整范圍為26?30磅；兩頁以上設(shè)頁碼，頁碼為“一X

一“，字體為宋體小四，居中，頁腳為2.5cm；文件為一頁的，不設(shè)頁碼。

二、細則

1「CONCH”標志，統(tǒng)一格式，規(guī)定標準高度為0.5cm,寬度為3.6cm,

各單位不得擅自更改。單位名與印章一致，統(tǒng)一為“XX分廠（處）“，字

體為黑體四號，字符間距：縮放為135%左右，間距緊縮，磅值為1,

行距為固定值17磅。標志、下劃線及單位名稱的組合應置于文件的左

上角。

2、發(fā)文編號“XX字［年號］XX號，字體為仿宋小五，置于文件的

右上角、標志劃線的下方；在劃線上方是“通知”、“通報”、“紀要”等

小標題為黑體小五，上下對齊。

3、正文標題為黑體二號字、居中，上、下各空一行；正文字體為

仿宋三號字，若正文中含有子標題，則該子標題用黑體三號字，段前、

段后均設(shè)為3磅。

4、文件落款日期一律用漢字書寫，成文后必須加蓋印章方才生效,

用印位置做到上不壓正文，下騎年蓋月。

本通知自下發(fā)之日起實行，望各單位遵照執(zhí)行。

附：各二級部門行文格式

COI\ICH通知,通報/紀要,請示

XX處[2003]第X號

關(guān)于XXX的通知/請示/報告/紀要

文件資料管理辦法

CH/BG0L20(01)—2002A0

1范圍

本辦法適用于公司各類受控文件的管理。

CONCH安徽池州海螺股份公司制度匯編292

2相關(guān)文件

文件與資料（以下簡稱為“文件”）是企業(yè)各項活動的依據(jù)和見證,

是協(xié)調(diào)各項活動有序開展的重要條件。

3定義

本辦法采用GB/T6583-94.GB3935.1-83及下述定義。

3.1受控文件：

需要跟蹤控制的文件。

3.2文件統(tǒng)管部門：

對文件的編號、登記、發(fā)放、歸檔及受控狀態(tài)進行統(tǒng)一管理的部門。

3.3文件主管部門：

文件所述事由的主要責任部門，即文件起草部門。

3.4文件使用部門：

文件所述事由的執(zhí)行部門。

GB1.2-88標準出版印刷的規(guī)定

4職責

4.1公司文件實行統(tǒng)一管理和分級負責的管理原則。

4.2辦公室是公司文件統(tǒng)管部門，其主要職責是：

4.2.1負責外來文件的編號、登記、批復、傳閱或轉(zhuǎn)化、歸檔與控制

工作。

4.2.2負責公司文件的編號、登記、發(fā)放、歸檔及失效文件的處理工

作。

4.2.3建立公司文件索引及受控狀態(tài)檔案，填寫受控文件清單。

4.2.4協(xié)調(diào)文件接口，監(jiān)督并檢查各部門受控文件管理情況。

4.3文件主管部門的主要職責是：

4.3.1負責本部門主管的公司級文件的編寫，并按程序組織會簽、審批

打印。

4.3.2負責部門內(nèi)部受控文件的編寫、會簽、審批、打印、編號、發(fā)

放歸檔及失效文件的處理。

4.3.3建立部門內(nèi)部文件索引及受控狀態(tài)檔案，填寫受控文件清單，

并報辦公室備案。

4.3.4對本部門主管的文件實行跟蹤管理，檢查文件在各使用部門的

管理及執(zhí)行情況。

4.4文件使用部門的主要職責是：

4.4.1執(zhí)行文件的規(guī)定，接受文件統(tǒng)管部門與文件主管部門的職能檢

查。

4.4.2建立本部門文件控制與管理制度，并指定一名文件管理員對本

部門文件實施有效管理。

4.4.3確保文件所規(guī)定的人員均能獲得相應文件，監(jiān)督其按文件規(guī)定

進行操作。

4.5文件管理員的主要職責是：

4.5.1嚴格執(zhí)行本辦法和所在部門的文件管理制度。

4.5.2負責本部門主管文件及在用文件的發(fā)放和管理。

4.5.3負責在本部門內(nèi)審員指導下與接口部門間的聯(lián)絡(luò)，接受文件統(tǒng)

管部門與主管部門的檢查。

5成文程序

5.1編寫

5.1.1文件主管部門所編寫的文件不得與其上一層次文件相抵觸；若

文件所述事由有多個責任部門，則應與這些部門協(xié)調(diào)一致后編寫。

5.1.2主管部門在編寫文件時，必須在《受控文件會簽審批表》的“編

寫說明”欄內(nèi)簡述起草或修訂該文件的原因。

5.2會簽

5.2.1文件主管部門在《受控文件會簽審批表》中確定參與會簽的部

門，并負責送簽與回收工作。

5.2.2會簽部門接到待簽文件后，應及時組織討論，并由負責人簽署

意見。

5.3審批

5.3.1凡涉及公司各類方針、目標、管理舉措及發(fā)展戰(zhàn)略等重大問題

的文件，均須總經(jīng)理審批。

5.3.2質(zhì)量體系程序文件須由管理者代表審批。

5.3.3其它類企業(yè)標準由公司相應分管領(lǐng)導審批。

5.3.4各部門內(nèi)部文件由部門負責人審批。

CONCH安徽池州海螺股份公司制度匯編294

5.3.5上述除5.3.4外的各類文件正式下發(fā)前，還須由標準化委員會

就其是否符合公司標準化的有關(guān)規(guī)定簽署意見，并最終以標準化委員會

名義批準印發(fā)。

6控制程序

6.1印制

6.1.1文件主管部門負責已被批準的文件以軟盤的形式交文件統(tǒng)管

部門統(tǒng)一印刷和裝訂，并根據(jù)需要提出印制份數(shù)。

6.1.2文件印制完畢后，主管部門應整理好下述材料：

a).該文件會簽審批表

b).該文件底稿

c).該文件所有已印發(fā)待發(fā)的文本

d).該文件發(fā)放清單

e).備份文件

6.1.3凡屬5.3.1-5.3.3中所述的公司級文件，應將上述材料送交至

文件統(tǒng)管部門(即辦公室)；凡屬5.3.4中所述的部門級文件，應由主

管部門的文件管理員保存好上述材料中的a、b、d及e項，并比照本辦

法的第6.2-6.6條對文件進行控制。

6.2編號

6.2.1文件統(tǒng)管部門用紅色印泥在文件首項右上角加蓋“受控文件”

章及各部門受控文件編號章。

6.2.2若使用部門領(lǐng)用該文件不止一份，則用藍色印泥再增蓋份數(shù)編

號章。

6.3發(fā)放

文件發(fā)放的原則是使應得到文件的部門和崗位能及時獲得文件的

有效版本。

6.3.1文件統(tǒng)管部門按6.1.2中d的要求及部門受控號發(fā)放文件，文

件簽收人必須在清單上簽字。備份文件由文件統(tǒng)管部門簽收。

6.3.2文件發(fā)放后，文件統(tǒng)管部門應將6.1.2中a、b、d、e項材料歸

檔保存。

6.3.3對外報出文件由文件統(tǒng)管部門負責辦理。

6.3.4受控文件禁止隨意復印以及向外單位轉(zhuǎn)借或贈送；版次更改時，

必須以舊換新。

6.3.5使用人若將文件丟失或損壞，應及時向所在部門書面陳述原因，

由單位出具證明并附上預防措施，向文件統(tǒng)管部門申請補發(fā)，并辦理登

記簽收手續(xù)。

6.4文件使用部門應做好文件收文記錄及借閱或二次發(fā)放記錄，確保

文件處于受控狀態(tài)；文件統(tǒng)管部門和主管部門可不定期、不定點地檢查

各部門文件的受控狀態(tài)。

6.5文件修改

文件修改分兩種情況：局部修改和全版修改

6.5.1局部修改

6.5.1.1局部修改采用《文件修改通知單》形式進行?！段募薷耐ㄖ?/p>

單》由被修改文件的原主管部門填寫。

6.5.1.2《文件修改通知單》的會簽、審批按本辦法第5.1.2-5.3.5

條執(zhí)行。

6.5.1.3《文件修改通知單》的印制、編號、發(fā)放按本辦法第6.1-6.4

條執(zhí)行。

6.5.1.4每份文件局部修改次數(shù)最多為兩次，超過兩次則須改版，按

6.5.2的要求執(zhí)行。

6.5.2全版修改

6.5.2.1全版修改由被修改文件的原主管部門按本辦法第5.1—5.3條

要求進行編寫、會簽及審批。

6.5.2.2被修改的文件經(jīng)修改成文后，按本辦法第6.1-6.4條要求進

行印制、編號、發(fā)放，確保其處于受控狀態(tài)。

6.6失效文件應由文件統(tǒng)管部門收回并加以處理。

7文件版面要求

7.1標準文件封面格式按附件3的要求執(zhí)行。實際操作中可根據(jù)需要

及具體文件單行本內(nèi)容的多少決定取舍。

7.2首頁及其后各項、末頁和附錄格式按附件4的要求執(zhí)行。但對于

公司二級部門內(nèi)部標準，其格式要做以下調(diào)整：首頁文頭中的“池州海

螺水泥有限公司企業(yè)標準”改為“池州海螺水泥有限公司部門標準”；

首頁文底的“標準化委員會”改為“部門負責人二

CONCH安徽池州海螺股份公司制度匯編296

8附則

8.1本辦法由公司辦公室起草并歸口管理。

8.2本辦法由公司辦公室負責人審核，公司分管領(lǐng)導審定。

8.3本辦法自2002年4月首次發(fā)布并實施。

附件1：受控文件會簽審批表

附件2：文件發(fā)放簽收清單

附件3：文件封面

附件4：文件首頁和首頁后各頁、末頁和附錄

附件5：文件修改通知單

池州海螺水泥有限公司

k受控文件會簽審批表

COI\ICH

文件名稱標準號

主管部門編寫人審查人

編寫說明

會簽部門意見簽名

審批人

標準化委員會

意見

受控文件收發(fā)清單

文件名稱受控文件號

文件編號共印份

序份序份

號單位領(lǐng)取人回收人號單位數(shù)領(lǐng)取人回收人

數(shù)

1

2

COI\ICH安徽池州海螺股份公司制度匯編298

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

主送

抄報

主管單位備份數(shù)簽收人

注

發(fā)放時間回收時間

（封面格式）

池州海螺水泥有限公司企業(yè)標準

CH-2002

標準文件名稱

2002—發(fā)布2002年一實施

標準化委員會批準

CONCH安徽池州海螺股份公司制度匯編300

池州海螺水泥有限公司

文件修改通知單

文件名稱標準號

版本號修改次數(shù)修改時間

被修改條文修改后條文內(nèi)容

（首頁格式）

池州海螺水泥有限公司企業(yè)標準

標準文件名稱CH/BG01.（20）.01-2002A0

1范圍

XXXXXXXX..........

2引用標準

XXXXXXXX..........

3定義

4正文（章）

4.1（條）XXXXXXXX..........

（標準文件內(nèi)容止于31行）

（本面第32行）共頁第1

頁

標準化委員會2002—批準2002=凝

（第二頁及以下）

（本頁第4行0列）XXXXXXXX..........

XXXXX,XXXXXXXX..........

（標準文件內(nèi)容止于31行）

（本面第32行）

（末頁格式）

（本頁第4行。列）XXXXXXXX..........

??????

（標準文件內(nèi)容結(jié)束）

附則

1本標準由（單位）起草并歸口管理。

2本標準于2002年首次發(fā)布并實施。

（本頁第32行）

CONCH安徽池州海螺股份公司制度匯編302

檔案管理辦法

Q/CHG0L20（07）—2002A0

1.目的

為做好公司檔案管理，為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、建設(shè)、發(fā)展服務，根據(jù)

《檔案法》及有關(guān)法規(guī)，特制定本管理辦法。

2.范圍

本辦法適用于公司生產(chǎn)經(jīng)營等活動中的文件材料等檔案管理。

3.相關(guān)標準

《檔案法》

《企業(yè)檔案管理規(guī)定》

《文件資料管理辦法》

《公文處理辦法》

4.職責

4.1檔案實行統(tǒng)一管理和分級負責的原則。

4.2辦公室是檔案統(tǒng)管部門，各二級單位負責本部門檔案的管理。

5.檔案管理工作要求

5.1文書立卷（歸檔立卷）范圍：

5.1.1凡記述和反映本企業(yè)工作和經(jīng)營活動中所產(chǎn)生的具有查考利用

價值的文件、資料和記錄，以及外來文件和資料均屬收集范圍。載體形

式包括書面的、硬拷貝或電子郵件。

a）以公司文下發(fā)的各種正式文件。如決定、年度工作計劃、工作總結(jié)、

生產(chǎn)經(jīng)營等業(yè)務性文件、黨委、行政工作文件，規(guī)章制度、干部任免、

獎懲、組織機構(gòu)、通報、重要的會議通知等。

b）企業(yè)召開重要會議（如職工代表大會、黨代會、團代會）和各類專題

會議（如生產(chǎn)經(jīng)營例會、安全例會、經(jīng)濟責任制考核等）所形成的文件

及有關(guān)材料。

c）各種信息資料、學習材料等。

d）上級頒發(fā)的錦旗、獎狀、獎品、榮譽證書等。

e）生產(chǎn)、經(jīng)營中產(chǎn)生的經(jīng)濟合同、協(xié)議，以及各類崗位原始記錄、化驗

報告等材料。

f）職員花名冊、干部名冊、黨員、團員、工會會員名用等。g）上報的各

類統(tǒng)計數(shù)據(jù)存根、各種“請示”、“報告”的留存件。

h）工藝、設(shè)備、基建圖紙和資料。

i）上級機關(guān)發(fā)布的各種規(guī)定、標準。

j）顧客提供的圖樣。

5.2文書立卷（歸檔立卷）原則：公文立卷應根據(jù)其特征、相互聯(lián)系

和保存價值分類整理，保證齊全完整，正確反映部門主要工作情況，建

立《文件登記簿》或《立卷類目》，便于保管、查找、利用。

5.3各部門將本年度文書立卷的文件和資料及重要記錄，于次年一月

底交辦公室統(tǒng)一歸檔。任何部門和個人不得保留應存檔的文件或資料。

5.4案卷的質(zhì)量要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件

之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。具體應做到下述幾

點：

5.4.1本企業(yè)立卷以問題特征為主，不能按問題組卷時，可按同一時

間、同一發(fā)文單位、同一文件類型等特征組卷。

5.4.2一個問題的請示、批復及其聯(lián)系密切的來往文件不應分割，應

組成一卷或連續(xù)組成數(shù)卷。

5.4.3文件一般按年度分開立卷。報告、規(guī)定等按簽發(fā)年；年度計劃、

總結(jié)、預算、決算按針對年；長遠規(guī)劃按開始年；多年總結(jié)按最后年；

批轉(zhuǎn)、批復按批轉(zhuǎn)、請示、批復時間進行組卷。

5.4.4案卷標題：一般由作者（發(fā)文單位名稱）、問題、文件三部分組

成。

5.4.5卷內(nèi)文件的排列：同一作者、同一問題、同一文種文件，按時

間順序排列。同一問題的文件，定稿在后，印件在前；批復在前，請示

在后；正件在前，附件在后。

5.4.6案卷的裝訂：案卷裝訂的尺寸采用國際標準A4型。裝訂時應拆

掉文件上的金屬物。卷內(nèi)文件標注頁碼，每卷不超過200頁，超過200

頁的另組一卷。案卷封面應填寫立卷單位、案卷類、案卷編號。卷內(nèi)目

錄應按文件排列順序填寫序號、責任者（發(fā)文單位）、文號、文件標題、

發(fā)文日期、頁號等，案卷封底應填寫備考表，注明需要說明的問題，簽

署立卷人姓名和立卷時間。使用棉紗裝訂。力求裝訂整齊美觀。

CONCH安徽池州海螺股份公司制度匯編304

5.4.7其它載體的檔案，艱據(jù)其形態(tài)和保管技術(shù)的要求，做好編號、分

類、標識，并編寫相應目錄。

5.5沒有存檔價值的文件和資料經(jīng)辦公室和有關(guān)業(yè)務部門鑒定，報公

司分管領(lǐng)導批準后，由二人在指定地點監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。銷

毀秘密公文由專人監(jiān)督。

6.檔案管理工作標準

6.1組織管理

6.1.1明確分管檔案工作的領(lǐng)導及工作職責；

6.1.2成立綜合檔案室，對本企業(yè)各種門類載體的檔案進行綜合管理；

6.1.3檔案工作列入當年年度工作計劃，并認真執(zhí)行；

6.1.4對檔案管理工作有部署、有檢查、有總結(jié)，能及時研究解決檔

案工作中的困難和問題；

6.1.5文件材料的形成、積累、整理與歸檔列入本部門的工作程序和

崗位職責；

6.1.6綜合檔案室配備能夠適應檔案工作需要的專、兼職檔案人員；

6.1.7專、兼職檔案人員均具有中專、高中以上文化程度；

6.1.8配備專、兼職的文書處理人員，形成文書工作到檔案工作的網(wǎng)

絡(luò)管理體系；

6.1.9依據(jù)檔案法律、法規(guī)制定文件材料收集、整理、歸檔和檔案保

管、鑒定、統(tǒng)計、利用等各項工作規(guī)章制度并嚴格執(zhí)行。

6.1.10文書處理人員、檔案人員要愛崗敬業(yè)、忠于職守、具有良好的

職業(yè)道德。

6.2設(shè)施配置

6.2.1有適應檔案保管和利用需要的庫房，做到庫房、調(diào)閱室和檔案

人員辦公室“三分開”；

6.2.2有適應檔案管理需要的整齊的檔案、資料櫥、柜、架等；

6.2.3庫房內(nèi)應配備溫、濕度測量儀和去濕機等設(shè)備；

6.2.4庫房內(nèi)應安裝防盜門、窗欄，配備適用于檔案庫房管理的消防

器材，并堅持每日巡查制度；

6.2.5綜合檔案室內(nèi)清潔、整齊，內(nèi)部環(huán)境優(yōu)美。

6.3業(yè)務建設(shè)

6.3.1根據(jù)上級檔案行政管理部門和業(yè)務主管部門規(guī)定，結(jié)合企業(yè)實

際，確定本企業(yè)文件材料的歸檔范圍和不歸檔范圍；

6.3.2歸檔的文件資料完整、系統(tǒng)、準確；

6.3.3制定切實可行的檔案分類方案或立卷類目，并嚴格執(zhí)行；

6.3.4保管的檔案經(jīng)過系統(tǒng)化整理：案卷組合符合組卷原則，卷內(nèi)文

件材料編寫上頁號，卷內(nèi)目錄和卷內(nèi)備考表填寫規(guī)范，案卷標題擬寫簡

明、準確，案卷封面及其填寫符合規(guī)范要求；

6.3.5近三年中的檔案文件無鉛筆、圓珠筆書寫等不符合規(guī)定要求字

跡的現(xiàn)象；

6.3.6各種門類和載體的檔案按規(guī)定進行系統(tǒng)化排列和編號；

6.3.7收集、保管的與本企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、建設(shè)有聯(lián)系的資料比較齊

全、完整；

6.3.8保管的資料經(jīng)過系統(tǒng)化分類、整理編目和編號；

6.3.9檔案、資料櫥、柜、架排放符合規(guī)定要求，檔案、資料收進、

移出有嚴格登記、審批手續(xù)；

6.3.10應有檔案庫房溫、濕度記錄，使溫、濕度達到或接近國家規(guī)定

標準；

6.3.11檔案庫房采取防火、防水、防潮、防塵、防盜、防鼠、防蛀、

防高溫、防污染等措施，并做好保密工作；

6.3.12保管的檔案無破損、發(fā)霉、字跡褪變等現(xiàn)象，一旦發(fā)生應及時

搶救；

6.3.13對珍貴的檔案應進行復制并用復制件代為提供利用。

6.4檢索利用

6.4.1編制文書檔案案卷目錄、科技檔案分類目錄及相關(guān)檔案目錄；

6.4.2編制各類檔案、資料的手檢目錄；

6.4.3編制資料分類目錄，編輯本企業(yè)發(fā)文匯編；

6.4.4編撰每年檔案情況說明或全宗介紹；

6.4.5利用檔案時能夠嚴格按規(guī)定辦理手續(xù)，并建立檔案利用登記簿,

本公司職員因工作需要在檔案室內(nèi)查閱檔案，須由檔案員辦理登記手

續(xù)；外借檔案資料需嚴格履行借閱手續(xù)，經(jīng)借閱部門負責人、辦公室主

任批準后方可，重要檔案或資料需經(jīng)總經(jīng)理批準，密級和孤本原件檔案

不得借出檔案室；

6.4.6檔案人員熱情、周到，積極開展提供利用檔案的服務工作。

7.附則

CONCH安徽池州海螺股份公司制度匯編306

7.1本辦法由辦公室起草并歸口管理。

7.2本辦法自主管部門審核，公司領(lǐng)導批準后實施。

印章管理辦法

Q/CHG01.20(04)—2004A1

1目的與范圍

I.1為進一步規(guī)范公司印章使用和管理工作，防范用印風險，特制定

本辦法。

1.2本辦法適用公司法人公章、黨委印章、業(yè)務專用章及二級部門公

章C

2印章釋義

公司法人公章是本公司對內(nèi)、對外行使權(quán)力并承擔責任的憑證和標

志；部門印章是指為生產(chǎn)經(jīng)營和工作需要而設(shè)立的二級機構(gòu)的行政印

章。在行使權(quán)力或用印時不得超越所授權(quán)的范圍和違反授權(quán)規(guī)定。

3印章的刻制及啟用

3.1刻制法人公章須經(jīng)集團總經(jīng)辦審定，并報集團公司批準；刻制業(yè)

務專用章及部門印章，由辦公室提交公司初審后，報集團公司或公司董

事長批準后刻制。

3.2印章刻制由辦公室負責到公安機關(guān)指定的單位進行刻制，其樣式

和規(guī)格必須符合國家及集團公司的規(guī)格要求，不得隨意更換。

3.3啟用印章前須由辦公室登記，并留下印模存檔，同時下文通知各

單位；使用印章的相關(guān)部廠必須制定該印章的使用范圍和管理規(guī)定，同

時指定專人負責保管。

4印章的使用范圍

4.1使用法人公章必須在董事會授權(quán)范圍內(nèi)發(fā)生的經(jīng)營管理事項，包

括：

4.1.1公司各種文件、對外函電、證明(申請)及介紹信；

4.1.2各類會計、稅務報表及其他報表；

4.1.3物資采購和產(chǎn)品銷售業(yè)務之外的合同、協(xié)議；

4.1.4生產(chǎn)經(jīng)營活動中需要使用法人公章的其他事項。

4.2黨委印章僅限于黨務工作。

4.3業(yè)務專用章僅限于公司采購、銷售、財務等相關(guān)業(yè)務使用。

4.4公司部門印章使用范圍

4.4.1除辦公室印章外，其他部門印章原則上僅限于公司內(nèi)部使用；

4.4.2各部門在向經(jīng)理部匯報或請示、決定內(nèi)部管理事項時必須加蓋

部門印章；

4.4.3職能部門在行使職能管理或向集團內(nèi)相關(guān)單位進行聯(lián)系工作時

必須加蓋本部門印章；

4.4.4二級部門之間的工作聯(lián)系函以部門領(lǐng)導簽字為準，不得加蓋印

章。

5印章的使用審批權(quán)限

5.1法人公章使用審批權(quán)限

5.1.1與地方政府簽訂的有關(guān)協(xié)議、協(xié)定等。須由公司分管領(lǐng)導審核,

總經(jīng)理審批后用印，重大事項報公司董事長和集團公司批準后，方可用

??；

5.1.2公司頒布的各類文件、函電，物資采購和產(chǎn)品銷售業(yè)務范圍以

外的合同、協(xié)議，由經(jīng)辦部門在相關(guān)部門會簽后，報公司總經(jīng)理批準后

用?。?/p>

5.1.3定期向政府和行業(yè)主管機關(guān)申報的會計、財務、稅務報表及其

他報表，可由總經(jīng)理授權(quán)公司分管領(lǐng)導審批后用印，未經(jīng)授權(quán)必須由總

經(jīng)理審批，《授權(quán)書》需詳細載明授權(quán)范圍、時效、被授權(quán)人等事項，

授權(quán)書必須由辦公室負責人確認后，交用印保管人存檔一份，超越授權(quán)

范圍和授權(quán)時間的不得用印。

5.1.4對外證明（申請）、介紹信等，由申請人填寫申請單，經(jīng)所在部

門分管公司領(lǐng)導審簽，報總經(jīng)理批準后用??；

5.1.5公司法定代表人或授權(quán)的公司領(lǐng)導決定需使用法人公章的其他

事項。

5.2黨委印章由職能部門負責人審簽，報黨委負責人批準后方可使用。

5.3部門印章使用審批權(quán)限

5.3.1辦公室在對外用印時，必須經(jīng)部門主要領(lǐng)導初審后，報公司分

管領(lǐng)導審批后用印，重大事項須報總經(jīng)理批準后方可用印。

CONCH安徽池州海螺股份公司制度匯編308

5.3.2職能部門在行使職能管理或向集團相關(guān)單位聯(lián)系工作時，由部

門主要領(lǐng)導初審后，報公司分管領(lǐng)導審批后用印，重大事項或涉及到權(quán)

益、經(jīng)濟往來等事項必須報總經(jīng)理批準后方可用印。

5.3.3各部門在向經(jīng)理部請示或匯報工作時，必須經(jīng)部門主要領(lǐng)導審

批后方可用印。

5.3.4部門在決定內(nèi)部管理事項時，由部門分管領(lǐng)導審批后即可用印。

5.4各類專用章的使用按相關(guān)部門規(guī)定程序辦理。

5.5印章保管人按上述具有審批權(quán)的人員（或其授權(quán)人員）意見決定

是否加蓋印章。因情況緊急，需在外的審批人審批時，可先以傳真件審

批后用印，如無傳真可致電請示，經(jīng)審批人同意或口頭授權(quán)其他公司領(lǐng)

導審批后可用印。審批人返回后經(jīng)辦人應及時補辦審批手續(xù)。

6印章的日常管理

6.1公司的法人公章由辦公室管理并指定專人保管，各二級單位印章

由各部門自行管理并指定專人保管。

6.2用印位置恰當，文字端正，凡落款處加蓋印章都要“騎年蓋月”，

以保證用章質(zhì)量。

6.3保管人蓋章，應檢查擬蓋印章的公文材料是否被批準，同時做好

蓋印時間、部門、經(jīng)辦人、事由摘要等內(nèi)容記錄，原始蓋印核準件由保

管人妥善保存、備查。凡不具備批準手續(xù)而用印的，將視情節(jié)追究責任。

6.4保管人差假，印章管理部門應重新指定他人掌管，代理人應承擔

保管人差假期間蓋章責任。

6.5申請使用印章的部門違反本規(guī)定或申請用印的內(nèi)容有損公司形象

或經(jīng)濟利益時，保管人（代理人）有權(quán)拒蓋印章，并及時向分管領(lǐng)導或

總經(jīng)理報告。

6.6嚴禁在空白介紹信（白紙張）上加蓋印章，特殊情況需加蓋印章，

經(jīng)公司主要領(lǐng)導批準。

6.7蓋章必須由保管人在辦公室內(nèi)進行，用后鎖好，防止丟失。確因

工作需要，法人公章攜出公司以外使用，經(jīng)總經(jīng)理批準，在規(guī)定的范圍

內(nèi)使用，并妥善保管，確保安全。

6.8合同專用章按集團公司頒發(fā)的專用印章管理辦法執(zhí)行。

7《用印報告》制度

7.1用印保管人需對法人公章的用印情況進行定期整理，根據(jù)用印范

圍、種類，定期編制《用印報告》

7.2《用印報告》須詳細載明流水號、用印文檔名稱、主送單位（協(xié)

議方）、用印日期、審批人、經(jīng)辦人、用印份數(shù)、文件辦結(jié)情況（有效

性）等事項。

7.3《用印報告》每季度編制一次，由保管人、辦公室負責人簽字確

認，加蓋辦公室印章后，報總經(jīng)理閱后存檔。

7.4保管人、辦公室負責人須對《用印報告》的真實性、完整性負責。

7.5各部門印章保管人應參照法人公章《用印報告》，每季度編制《部

門用印報告》，交部門主要領(lǐng)導閱后存檔。

8印章的更換及停用

8.1機構(gòu)（部門）名稱更換或撤銷時，該部門印章應立即停止使用，

并發(fā)文通知相關(guān)單位，保管人應及時將印章交辦公室登記、銷毀。

8.2銷毀印章必須報公司主要領(lǐng)導批準，并由印章所屬部門和辦公室

派員監(jiān)銷。

8.3印章銷毀前應留下印模存檔，以便日后查考。

9附則

9.1本辦法由公司辦公室起草并負責解釋。

9.2本辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行，池海政字［2002］第40號文件同時廢止。

安徽池州海螺水泥股份有限公司

合同管理辦法

為了加強對合同的管理，維護池州海螺水泥股份有限公司（以下簡

稱“公司”）和池州海螺公司股東的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國

合同法》的規(guī)定以及相關(guān)法律、法規(guī)和安徽海螺集團有限責任公司的有

關(guān)規(guī)定，制定本辦法。

一、合同管理部門：

公司辦公室為公司合同業(yè)務管理部門。

CONCH安徽池州海螺股份公司制度匯編310

集團公司法律事務室派駐公司的合同管理員負責公司合同管理工

作并對合同經(jīng)辦部門的合同簽訂及履行進行指導、監(jiān)督檢查。

二、合同分類及編號：

公司將生產(chǎn)經(jīng)營中發(fā)生的合同分為六類進行管理，即材料合同、設(shè)

備合同、備件合同、維修合同、銷售合同和綜合類合同，其合同編號分

別為：

1、材料合同編號為：CZCL03001

2、設(shè)備合同編號為：CZSB03001

3、備件合同編號為：CZBJ03001

4、維修合同編號為：CZWX03001

5、銷售合同編號為：CZXS03001

6、綜合類合同編號為：CZZII03001

注：CZ代表池州海螺公司，CL、SB、BJ、WX、XS和ZH分別代表材

料、設(shè)備、備件、維修、銷售和綜合類合同，03代表年份，001代表流

水號。

三、簽訂合同權(quán)限、審批流程：

1、池州海螺公司的董事長是本公司的法定代表人。對外簽訂的合

同必須由法定代表人或法定代表人授權(quán)的委托代理人簽字并加蓋池州

海螺公司合同專用章。未經(jīng)法定代表人授權(quán)，任何人不得代表公司對外

簽訂合同。委托代理人應在法定代表人授權(quán)的范圍、權(quán)限和期限內(nèi)從事

代理活動，若超越代理權(quán)限做出的要