公司檔案管理制度范例（標(biāo)準(zhǔn)版）

/公司檔案管理制度范例（公司內(nèi)部協(xié)議書、合同模板）甲方：**單位或個人乙方：**單位或個人簽訂日期：**年**月**日簽訂地點：**省**市**地公司檔案管理制度范例

公司檔案管理制度范例檔案是全面反映公司經(jīng)營管理各項活動的歷史記錄,是實現(xiàn)今后決策科學(xué)化的重要依據(jù)。特制定本方法,各部門必須按本制度認(rèn)真做好檔案管理工作。第一節(jié)檔案范圍公司各種具有保存價值的文件、圖紙、方案、軟件、圖片、音像、實物等都必須立卷、歸檔。其中,文件包括:規(guī)劃、計劃、技術(shù)資料、工程資料、財務(wù)資料、人事資料、會議紀(jì)要、項目方案、合同協(xié)議、內(nèi)外行文等。第二節(jié)檔案分類及編號

一、檔案按其內(nèi)容及關(guān)聯(lián)部門可分為六大類:

1、 行政類

2、 財務(wù)類

3、 人事類

4、 業(yè)務(wù)類

5、 工程類

6、 拓展類

二、 機要檔案須在檔案編號后注明:絕密、機密、秘密。具體劃分規(guī)則見本制度第三節(jié)

第二條 。

三、 檔案編號以"一案一號"為原則,遇有一案歸入多類者,應(yīng)先確定其主要類別進(jìn)行編號。

四、 歸檔后須填寫《檔案管理登記表》(附表1) 。第三節(jié)機要檔案

一、機要檔案按其內(nèi)容分為"絕密"、"機密"、"秘密"三級。其中:

二、 劃分標(biāo)準(zhǔn):絕密檔案包括:公司經(jīng)營發(fā)展中的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及金額在100萬元以上的重大合同。機密檔案包括:

1、 財務(wù)資料;

2、 公司重要會議紀(jì)要;

3、 公司經(jīng)營情況;

4、 人事檔案、薪資性檔案、勞動合同;

5、 技術(shù)資料;

6、 金額在10萬-100萬元的合同。秘密檔案包括:

1、 重要項目資料;

2、 項目合同協(xié)議。第四節(jié)檔案裝訂

一、以左方裝訂為原則,右上角標(biāo)明檔案號。

二、 文件如有皺折、破損、參差不齊等情況,應(yīng)先整補,裁切折疊,使其整齊,再裝訂。第五節(jié)保存期限檔案保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章制度特定者外,一律按照下列規(guī)定辦理:

一、永久保存:

1、 公司章程;

2、 股東名簿;

3、 股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀(jì)要;

4、 公司證照;

5、 各級批文;

6、 印鑒;

7、 公司年度經(jīng)營計劃;

8、 公司年度經(jīng)營總結(jié);

9、 年度財務(wù)報表;

10、 技術(shù)資料;

11、 不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證;

12、 人事資料;

13、 大型活動圖片、音像資料;

14、 其他核定須永久保存的文書。

二、 十五年保存:

1、 會計憑證;

2、 其他經(jīng)核定須十五年保存的文書。(其它財務(wù)檔案的保存期限按國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行)

三、 五年保存:

1、 期滿或解除的合同協(xié)議;

2、 完結(jié)后的項目方案;

3、 其他經(jīng)核定須保存五年的文書。

四、 一年保存:

1、 部門工作計劃及工作總結(jié);

2、 完結(jié)后的部門請求報告;

3、 完結(jié)后無長期保存必要文書。

五、 公司規(guī)章制度由總經(jīng)理辦公室永久保存,使用部門視其有效期限予以保存。第六節(jié)保管部門

一、財務(wù)專項機要檔案由財務(wù)會計部負(fù)責(zé)保管。

二、 人事專項機要檔案由人力資源部負(fù)責(zé)保管。

三、 股東會、董事會、監(jiān)事會資料由董事會秘書保管。

四、 其他檔案均由總經(jīng)辦指派專人保管。第七節(jié)檔案移交

一、公司各類證照、批文在頒發(fā)之日起移交總經(jīng)辦。

二、 公司章程,股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀(jì)要、決議,應(yīng)自簽發(fā)之日起三日內(nèi)移交總經(jīng)辦。

三、 合同協(xié)議應(yīng)在簽訂之日移交總經(jīng)辦。

四、 財務(wù)檔案、人事檔案由部門自行立卷、歸檔、管理。

五、 其余檔案半年移交一次,時間為每年的1月和7月。

六、 檔案移交須填寫《檔案移交清冊》(附表2) 。

七、 《檔案移交清冊》一式三份,移交雙方各一份,總經(jīng)辦留存一份。第八節(jié)檔案調(diào)閱

一、因工作需要需調(diào)閱檔案時,須填寫《檔案調(diào)閱申請單》(附表3) ,并經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可調(diào)閱。

二、 行政類檔案、財務(wù)類檔案、人事類檔案、業(yè)務(wù)類檔案、工程類檔案、拓展類檔案的調(diào)閱須部門經(jīng)理核準(zhǔn),跨部門檔案調(diào)閱須總經(jīng)辦主任核準(zhǔn),但僅僅限于檔案的查閱、復(fù)印,使用原件或調(diào)閱機要檔案資料須總經(jīng)理核準(zhǔn)。(保密性檔案的范圍見《機要檔案管理制度》)。

三、 檔案管理人員必須嚴(yán)格按照《檔案調(diào)閱申請單》的內(nèi)容,將檔案調(diào)出,供調(diào)檔人查閱。

四、 調(diào)檔人必須是《檔案調(diào)閱申請單》里注明的查閱人。

五、 《檔案調(diào)閱申請單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤?/p>

六、 檔案借閱時間最長不超過8個工作時。

七、 如調(diào)檔內(nèi)容更改、調(diào)檔時間延長,應(yīng)按調(diào)檔程序重新辦理。第九節(jié)檔案銷毀

一、超過保存期,且無保存價值的檔案應(yīng)銷毀。

二、 需銷毀的檔案由保管部門填報《檔案銷毀申請表》(附表4) ,經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可銷毀。

三、 部門內(nèi)部檔案由部門經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀;機要檔案由總經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀;其余檔案由主管副總經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀。

四、 銷毀檔案須兩人以上人員共同完成,總經(jīng)辦指定專人監(jiān)督銷毀,并填寫《檔案銷毀登記表》(附表5) 。

五、 檔案銷毀每半年進(jìn)行一次,即每年的1月和7月。

六、 《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀登記表》各一式二份,申請部門一份,總經(jīng)辦一份。第十節(jié)其他

一、檔案管理人員應(yīng)妥善保管,防蟲蛀、防霉、防丟失,保證檔案安全。

二、 所有檔案應(yīng)有專柜存放、加鎖,定期清理通風(fēng),防濕。

三、 所有檔案不得隨意查閱、復(fù)印,不得置于公共場所。

四、 本制度 包括:《機要檔案管理制度》。

五、 以上表格均由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號。

六、 各部門必須嚴(yán)格按照本制度相關(guān)規(guī)定保管檔案。

本范文文章系精心整理，難免有不足之處，歡迎批評指正。當(dāng)我準(zhǔn)備簽署合同或協(xié)議時，我會格外小心，確保自己不會落入一些常見的陷阱之中。下面是我總結(jié)的一些注意事項，以及如何避免這些坑的方法：###簽署合同、協(xié)議注意事項1.**核實對方身份與資質(zhì)**：-在簽署任何合同之前，我會先驗證對方的身份和主體資格。如果對方是個人，我會要求查看身份證件，并保留復(fù)印件。如果是公司，則需查詢其工商注冊信息，以確保該公司確實存在且處于正常運營狀態(tài)。2.**審查合同內(nèi)容**：-我會仔細(xì)審閱合同中的每一個條款，尤其是那些關(guān)于付款條件、交付時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任和爭議解決機制的部分。我會確保這些條款清晰明確，并且符合我的期望和需求。3.**關(guān)注細(xì)節(jié)**：-我會特別留意合同中的小字條款，因為這些地方往往隱藏著重要的信息。例如，一些隱含的責(zé)任轉(zhuǎn)移、自動續(xù)簽條款或是不利的法律選擇條款等。4.**違約責(zé)任**：-我會檢查合同中關(guān)于違約責(zé)任的規(guī)定，包括違約金、賠償金以及其他可能的懲罰措施。這些條款應(yīng)該公平合理，既不過分嚴(yán)厲也不過于寬松。5.**保密條款**：-如果合同涉及到商業(yè)秘密或敏感信息，我會確保有適當(dāng)?shù)谋Ｃ軈f(xié)議來保護(hù)這些信息的安全。6.**知識產(chǎn)權(quán)歸屬**：-對于涉及創(chuàng)新作品或技術(shù)開發(fā)的合同，我會確保知識產(chǎn)權(quán)的歸屬得到明確說明。7.**簽署過程**：-我會在沒有空白行的地方簽名，以防止他人添加額外內(nèi)容。我還會使用不易擦除的墨水簽字筆來簽字，避免簽字被篡改。8.**明確日期**：-我會在合同上清楚地標(biāo)明簽署日期，這對于確定合同的有效期限和訴訟時效至關(guān)重要。###常見的套路及解決方案1.**虛假宣傳**：-**解決方案**：在簽訂合同之前，我會調(diào)查產(chǎn)品或服務(wù)的真實情況，比較廣告宣傳與實際情況的差異。2.**價格欺詐**：-**解決方案**：我會比較市場價格，確保折扣的真實性，并且了解合同中的定價策略。3.**質(zhì)量問題**：-**解決方案**：我會要求提供質(zhì)量保證書或樣品，并在合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收流程。4.**售后服務(wù)不到位**：-**解決方案**：在合同中詳細(xì)規(guī)定售后服務(wù)條款，包括維修、退換貨等服務(wù)的承諾。5.**附加費用**：-**解決方案**：要求對方列出所有可能產(chǎn)生的費用，并在合同中明確列出，避免出現(xiàn)隱藏費用。6.**不公平條款**：-**解決方案**：對于任何看起來不公平或不合理的條款，我會要求對方做出修改，必要時尋求法律咨詢。通過這些詳細(xì)的步驟和預(yù)防措施，我可以最大程度地減少簽署合同過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險，并確保自己能夠在合同關(guān)系中得到應(yīng)有的保護(hù)。本范文文章系精心整理，難免有不足之處，歡迎批評指正。當(dāng)我準(zhǔn)備簽署合同或協(xié)議時，我會格外小心，確保自己不會落入一些常見的陷阱之中。下面是我總結(jié)的一些注意事項，以及如何避免這些坑的方法：###簽署合同、協(xié)議注意事項1.**核實對方身份與資質(zhì)**：-在簽署任何合同之前，我會先驗證對方的身份和主體資格。如果對方是個人，我會要求查看身份證件，并保留復(fù)印件。如果是公司，則需查詢其工商注冊信息，以確保該公司確實存在且處于正常運營狀態(tài)。2.**審查合同內(nèi)容**：-我會仔細(xì)審閱合同中的每一個條款，尤其是那些關(guān)于付款條件、交付時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任和爭議解決機制的部分。我會確保這些條款清晰明確，并且符合我的期望和需求。3.**關(guān)注細(xì)節(jié)**：-我會特別留意合同中的小字條款，因為這些地方往往隱藏著重要的信息。例如，一些隱含的責(zé)任轉(zhuǎn)移、自動續(xù)簽條款或是不利的法律選擇條款等。4.**違約責(zé)任**：-我會檢查合同中關(guān)于違約責(zé)任的規(guī)定，包括違約金、賠償金以及其他可能的懲罰措施。這些條款應(yīng)該公平合理，既不過分嚴(yán)厲也不過于寬松。5.**保密條款**：-如果合同涉及到商業(yè)秘密或敏感信息，我會確保有適當(dāng)?shù)谋Ｃ軈f(xié)議來保護(hù)這些信息的安全。6.**知識產(chǎn)權(quán)歸屬**：-對于涉及創(chuàng)新作品或技術(shù)開發(fā)的合同，我會確保知識產(chǎn)權(quán)的歸屬得到明確說明。7.**簽署過程**：-我會在沒有空白行的地方簽名，以防止他人添加額外內(nèi)容。我還會使用不易擦除的墨水簽字筆來簽字，避免簽字被篡改。8.**明確日期**：-我會在合同上清楚地標(biāo)明簽署日期，這對于確定合同的有效期限和訴訟時效至關(guān)重要。###常見的套路及解決方案1.**虛假宣傳**：-**解決方案**：在簽訂合同之前，我會調(diào)查產(chǎn)品或服務(wù)的真實情況，比較廣告宣傳與實際情況的差異。2.**價格欺詐**：-**解決方案**：我會比較市場價格，確保折扣的真實性，并且了解合同中的定價策略。3.**質(zhì)量問題**：-**解決方案**：我會要求提供質(zhì)量保證書或樣品，并在合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收流程