中心校小會議室管理制度

中心校小會議室管理制度第一章總則

一、目的與依據(jù)

為確保中心校小會議室（以下簡稱“會議室”）的高效運行，規(guī)范會議流程，提高會議質(zhì)量，保障會議安全，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及學(xué)校的管理規(guī)定，特制定本管理制度。

二、適用范圍

本管理制度適用于在會議室召開的一切校內(nèi)會議，包括但不限于教學(xué)、科研、管理、服務(wù)等各類會議。

三、基本原則

1.統(tǒng)一管理：會議室實行統(tǒng)一管理、統(tǒng)籌安排，確保會議資源合理分配。

2.優(yōu)先保障：對于重要會議和緊急會議，會議室予以優(yōu)先保障。

3.高效利用：提高會議室使用效率，減少閑置時間，降低會議成本。

4.安全環(huán)保：確保會議室設(shè)施設(shè)備安全運行，營造良好的會議環(huán)境。

四、會議分類

1.教學(xué)科研會議：包括但不限于課程建設(shè)、教學(xué)改革、科研項目、學(xué)術(shù)交流等。

2.管理服務(wù)會議：包括但不限于學(xué)校行政、人事、財務(wù)、后勤等管理工作會議。

3.黨團活動會議：包括黨內(nèi)會議、團內(nèi)會議、黨團共建活動等。

4.其他會議：除上述三類會議外的其他各類會議。

五、組織機構(gòu)

1.會議室管理部門：負(fù)責(zé)會議室的日常管理、維護、預(yù)訂、協(xié)調(diào)等工作。

2.會議組織部門：負(fù)責(zé)會議的籌備、組織、實施、總結(jié)等工作。

3.相關(guān)部門：協(xié)助會議室管理部門和會議組織部門，共同保障會議的順利進行。

六、責(zé)任與義務(wù)

1.會議室管理部門：嚴(yán)格按照本管理制度，做好會議室的管理工作。

2.會議組織部門：遵守會議管理制度，確保會議的順利進行。

3.參會人員：遵守會議紀(jì)律，愛護會議室設(shè)施設(shè)備，保持會議環(huán)境整潔。

4.相關(guān)部門：積極配合會議室管理部門和會議組織部門，共同保障會議的順利進行。

七、管理與監(jiān)督

1.定期檢查：會議室管理部門定期對會議室設(shè)施設(shè)備進行檢查，確保設(shè)備正常運行。

2.投訴處理：設(shè)立投訴舉報渠道，對于違反會議管理制度的行為，一經(jīng)查實，嚴(yán)肅處理。

3.意見反饋：鼓勵參會人員提出改進會議室管理工作的意見和建議，不斷提高管理水平。

八、解釋與修訂

1.本管理制度的解釋權(quán)歸中心校所有。

2.本管理制度自發(fā)布之日起實施，如有修訂，以最新版為準(zhǔn)。

第二章會議流程

一、會議預(yù)訂

1.會議組織部門應(yīng)根據(jù)會議性質(zhì)、參會人數(shù)、時間安排等因素，提前向會議室管理部門提出預(yù)訂申請。

2.預(yù)訂申請應(yīng)明確會議主題、時間、參會人員、所需設(shè)備等內(nèi)容。

3.會議室管理部門在收到預(yù)訂申請后，應(yīng)及時審核并反饋預(yù)訂結(jié)果。

二、會議通知

1.會議組織部門應(yīng)在會議召開前，向參會人員發(fā)出會議通知，內(nèi)容包括會議主題、時間、地點、議程等。

2.會議通知應(yīng)提前發(fā)送，確保參會人員有足夠的時間做好準(zhǔn)備。

三、會議簽到

1.會議組織部門應(yīng)在會議開始前，安排專人負(fù)責(zé)會議簽到工作。

2.簽到表應(yīng)記錄參會人員的姓名、單位、簽到時間等信息。

3.會議組織部門應(yīng)定期對簽到情況進行匯總，以便于統(tǒng)計參會人員出勤情況。

四、會議議程

1.會議組織部門應(yīng)根據(jù)會議主題和目標(biāo)，制定詳細(xì)的會議議程。

2.會議議程應(yīng)包括會議議題、發(fā)言順序、討論時間等。

3.會議組織部門應(yīng)在會議開始前，將會議議程發(fā)送給參會人員。

五、會議發(fā)言

1.會議主持人應(yīng)按照議程安排，組織參會人員進行發(fā)言。

2.發(fā)言人應(yīng)簡明扼要地闡述觀點，注意控制發(fā)言時間。

3.會議組織部門應(yīng)確保會議發(fā)言秩序井然，避免出現(xiàn)混亂局面。

六、會議討論

1.會議組織部門應(yīng)根據(jù)會議議題，引導(dǎo)參會人員進行充分討論。

2.討論過程中，應(yīng)尊重不同意見，鼓勵參會人員積極發(fā)言。

3.會議組織部門應(yīng)記錄重要觀點和共識，為會議紀(jì)要的編寫提供依據(jù)。

七、會議決策

1.會議組織部門應(yīng)根據(jù)討論結(jié)果，形成會議決策。

2.會議決策應(yīng)明確責(zé)任人和完成時間，確保決策的落實。

3.會議組織部門應(yīng)將會議決策及時通知相關(guān)部門和人員。

八、會議總結(jié)

1.會議組織部門應(yīng)在會議結(jié)束后，及時編寫會議紀(jì)要。

2.會議紀(jì)要應(yīng)包括會議主題、議程、討論情況、決策結(jié)果等內(nèi)容。

3.會議紀(jì)要由會議組織部門負(fù)責(zé)發(fā)送給參會人員，以便于了解會議成果。

九、會議資料的歸檔與保管

1.會議組織部門應(yīng)將會議紀(jì)要、簽到表等相關(guān)資料進行歸檔。

2.會議資料的保管期限按照學(xué)校相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

3.歸檔后的會議資料應(yīng)便于查閱，確保會議決策的落實和追溯。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

一、會議紀(jì)要的發(fā)布與傳達

1.會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束后及時編寫，經(jīng)會議組織部門負(fù)責(zé)人審核后發(fā)布。

2.會議紀(jì)要應(yīng)通過郵件、公告等方式傳達給所有參會人員及相關(guān)執(zhí)行部門。

3.會議紀(jì)要的發(fā)布與傳達應(yīng)確保時效性，以便于相關(guān)部門和人員及時了解會議決策和行動計劃。

二、責(zé)任分解與任務(wù)分配

1.會議紀(jì)要中明確的決策和行動計劃應(yīng)進行責(zé)任分解，明確各責(zé)任部門和責(zé)任人。

2.會議組織部門應(yīng)根據(jù)決策內(nèi)容，將具體任務(wù)分配給相關(guān)部門和人員，并明確完成標(biāo)準(zhǔn)和時間節(jié)點。

三、執(zhí)行進度監(jiān)控

1.會議組織部門應(yīng)建立會議決策執(zhí)行進度監(jiān)控機制，定期跟蹤任務(wù)執(zhí)行情況。

2.責(zé)任部門和人員應(yīng)按時向會議組織部門報告工作進展，確保會議決策的順利實施。

3.對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題和困難，應(yīng)及時反饋給會議組織部門，以便于協(xié)調(diào)解決。

四、協(xié)調(diào)與支持

1.會議組織部門應(yīng)協(xié)調(diào)校內(nèi)相關(guān)部門，為執(zhí)行部門提供必要的支持和資源。

2.針對執(zhí)行過程中出現(xiàn)的跨部門協(xié)作問題，會議組織部門應(yīng)主動介入，推動問題的解決。

3.會議組織部門應(yīng)定期召開協(xié)調(diào)會議，確保會議決策的執(zhí)行不受阻礙。

五、結(jié)果評估與反饋

1.任務(wù)完成后，責(zé)任部門和人員應(yīng)對執(zhí)行結(jié)果進行自我評估，并向會議組織部門提交評估報告。

2.會議組織部門應(yīng)組織相關(guān)人員對執(zhí)行結(jié)果進行審查，確保決策目標(biāo)得到實現(xiàn)。

3.對于未達到預(yù)期效果的任務(wù)，應(yīng)分析原因，制定改進措施，并在下一次會議中進行反饋。

六、持續(xù)改進

1.會議組織部門應(yīng)根據(jù)會議紀(jì)要跟蹤落實的情況，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷優(yōu)化會議管理流程。

2.對于反復(fù)出現(xiàn)的問題，應(yīng)深入分析原因，制定長期改進計劃，提高會議決策的執(zhí)行效率。

3.定期對會議紀(jì)要的跟蹤落實情況進行回顧，持續(xù)提升會議管理水平和決策執(zhí)行力。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室使用原則

1.會議室使用應(yīng)遵循高效、節(jié)約、環(huán)保的原則，合理安排會議時間，減少無效和重復(fù)會議。

2.會議室優(yōu)先保障學(xué)校重要會議和緊急會議的需求，同時兼顧各部門的日常會議需求。

3.鼓勵采用視頻會議、電話會議等遠(yuǎn)程會議形式，減少對實體會議室的依賴。

二、會議室預(yù)訂管理

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門需提前向會議室管理部門提交預(yù)訂申請。

2.會議室管理部門應(yīng)建立預(yù)訂信息系統(tǒng)，實時更新會議室使用情況，提高預(yù)訂透明度和效率。

3.預(yù)訂成功后，預(yù)訂部門應(yīng)按時使用會議室，如需取消或變更，應(yīng)提前通知會議室管理部門。

三、會議室設(shè)備管理

1.會議室管理部門應(yīng)定期對會議室設(shè)備進行檢查、維護和更新，確保設(shè)備正常運行。

2.會議組織部門應(yīng)在會議前檢查所需設(shè)備，如有問題及時與會議室管理部門溝通解決。

3.參會人員應(yīng)愛護會議室設(shè)備，遵守設(shè)備使用規(guī)范，防止人為損壞。

四、會議室環(huán)境管理

1.會議室管理部門應(yīng)保持會議室的清潔、整齊，提供良好的會議環(huán)境。

2.參會人員應(yīng)保持會議室安靜，不在會議室內(nèi)吸煙、進食，不在白板、墻面等處亂涂亂畫。

3.會議結(jié)束后，會議組織部門應(yīng)負(fù)責(zé)清理會議室，恢復(fù)原狀。

五、會議室安全與保密

1.會議室管理部門應(yīng)制定安全管理制度，確保會議室內(nèi)的消防安全、信息安全等。

2.參會人員應(yīng)遵守會議室安全規(guī)定，不得攜帶易燃、易爆等危險物品進入會議室。

3.對于涉及敏感信息的會議，會議組織部門應(yīng)采取保密措施，防止信息泄露。

六、會議室使用監(jiān)督與處罰

1.會議室管理部門應(yīng)加強對會議室使用的監(jiān)督，定期檢查會議紀(jì)律和設(shè)備使用情況。

2.對于違反會議室管理規(guī)定的行為，會議室管理部門有權(quán)進行制止，并視情節(jié)給予通報批評、罰款等處罰。

3.會議室管理部門應(yīng)建立健全投訴舉報渠道，鼓勵師生員工共同監(jiān)督會議室使用情況。

第五章附則

一、本管理制度自發(fā)