檔案的鑒定保管和統(tǒng)計(jì)秦壘年月TEACHI

主講人：秦壘

|日期：2024年4月TEACHINGRESOURCEDATABASEOFMODERNSECRETARYMAJOR檔案的鑒定、保管和統(tǒng)計(jì)1.檔案鑒定工作2.檔案保管工作3.檔案統(tǒng)計(jì)工作PART01PART0301檔案鑒定工作現(xiàn)代文秘專業(yè)教學(xué)資源庫PART02一、檔案鑒定工作概述（一）檔案鑒定工作的概念檔案鑒定工作，是指運(yùn)用專門知識(shí)對(duì)檔案真?zhèn)魏蜋n案價(jià)值鑒別的過程。在檔案業(yè)務(wù)工作中經(jīng)常進(jìn)行的鑒定工作主要是指鑒定檔案的價(jià)值。檔案價(jià)值的鑒定工作，是指按照一定的原則、標(biāo)準(zhǔn)和方法，分析和判定檔案的價(jià)值，確定檔案的保管期限，剔除失去保存價(jià)值的檔案加以銷毀。具體地說，就是根據(jù)檔案內(nèi)容對(duì)以后工作的作用，來判定其是否具有保存價(jià)值以及保存多長時(shí)間。（二）檔案鑒定工作的內(nèi)容第一、制定鑒定檔案價(jià)值的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和檔案保管期限表；第二、具體分析、判定檔案材料的保存價(jià)值，并確定其保管期限；第三、挑選無保存價(jià)值和保管期限已滿失去保存價(jià)值的檔案予以銷毀或作相應(yīng)的處理。（三）檔案鑒定工作的意義1.檔案鑒定是決定檔案生死存亡的基本手段檔案鑒定的結(jié)果往往不是檔案的位移和管理體系的變化，檔案鑒定的過程是決定檔案去留的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。檔案中多為孤本、有的十分珍貴，如果錯(cuò)誤的銷毀了有價(jià)值的檔案，損失無法彌補(bǔ)。2.檔案鑒定是提高檔案管理效益的科學(xué)措施（1）檔案鑒定工作有利于提高館藏檔案的質(zhì)量、利于開展保護(hù)工作；（2）檔案鑒定工作有利于節(jié)約收集成本、利于資源的合理使用；（3）檔案鑒定工作有利于查找檔案，提高檔案機(jī)構(gòu)服務(wù)水平。3.便于應(yīng)對(duì)突發(fā)事故主要指的戰(zhàn)爭、水災(zāi)、火災(zāi)、地震等天災(zāi)人禍。如果不搞好鑒定工作，檔案材料主次不清，數(shù)量龐大，遇到突然事變時(shí)由于心中無數(shù)，就會(huì)束手無策，不易及時(shí)搶救和轉(zhuǎn)移檔案材料，只有經(jīng)過鑒定，區(qū)分了檔案材料的主次，一旦遇到突然事變，才能及時(shí)、迅速將重要的檔案搶救和轉(zhuǎn)移。二、檔案鑒定工作的原則（一）整體的觀點(diǎn)檔案是國家和人民寶貴的歷史文化財(cái)富，它的形成、存在及作用的發(fā)揮，關(guān)系到國家和人民的根本利益。因此鑒定檔案的價(jià)值不能以個(gè)人的意志和利益為準(zhǔn)則，必須站在國家和人民的立場上，深入研究影響檔案價(jià)值的各種因素，全面、準(zhǔn)確地判定檔案的價(jià)值。（二）全面的觀點(diǎn)1.把檔案自身特點(diǎn)和社會(huì)利用需要結(jié)合起來，全面評(píng)價(jià)檔案的價(jià)值；2.全面分析文件來源、內(nèi)容、時(shí)間、文本和外形等各種特征，綜合判定檔案的價(jià)值；3.全面把握被鑒定檔案與相關(guān)檔案的聯(lián)系；4.全面預(yù)測社會(huì)對(duì)檔案利用的需求。（三）歷史的觀點(diǎn)檔案本身就是歷史的記錄，它是在一定的歷史條件下產(chǎn)生的，因此鑒定時(shí)應(yīng)當(dāng)用歷史唯物主義的觀點(diǎn)來分析檔案的價(jià)值。根據(jù)檔案產(chǎn)生的時(shí)代背景、具體的事件、本身的歷史作用等方面來預(yù)測檔案的歷史價(jià)值、反對(duì)狹隘的實(shí)用主義觀點(diǎn)。（四）發(fā)展的觀點(diǎn)社會(huì)不斷向前發(fā)展，這決定了檔案的價(jià)值不斷發(fā)生變化。在鑒定時(shí)，不僅要看到檔案在當(dāng)前的作用，并要估計(jì)和預(yù)測檔案在將來的作用，為子孫后代利用檔案著想?，F(xiàn)在有用處的檔案，隨著時(shí)間的推移，將來可能沒有用處；現(xiàn)在暫時(shí)不用的檔案，由于情況的變化，將來可能有用處。（五）效益的觀點(diǎn)效益的觀點(diǎn)是指分析檔案價(jià)值時(shí)要考慮收入與付出之比，只有當(dāng)檔案發(fā)揮的作用超過因保存檔案所付出的代價(jià)時(shí)才判定其具有保存價(jià)值。效益包括經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益兩個(gè)方面，一方面要摒棄因保存檔案而不計(jì)需要庫房、設(shè)備、管理人員、復(fù)制、修復(fù)等方面的消耗，只求檔案的數(shù)量多的觀點(diǎn)，也要克服保存檔案只考慮經(jīng)濟(jì)效益而忽視社會(huì)效益的傾向。三、檔案鑒定工作的標(biāo)準(zhǔn)（一）檔案屬性標(biāo)準(zhǔn)1.來源標(biāo)準(zhǔn)來源是指檔案的形成者、責(zé)任者或立檔單位。（1）分析文件的價(jià)值，應(yīng)站在本機(jī)關(guān)的角度；凡是記述和反映本機(jī)關(guān)主要職能、中心任務(wù)、基本情況方面的檔案材料，對(duì)本機(jī)關(guān)、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)作為永久保存，反之，可作為定期保存。（2）分析文件的價(jià)值，應(yīng)看立檔單位在社會(huì)上的地位和作用；一般來說擔(dān)任職能和地位重要的立檔單位所形成的檔案全宗以及所屬于檔案文件，從總體上看有較高的價(jià)值。如黨中央、國務(wù)院以及個(gè)部位、中央軍委及各總部，人大常委會(huì)等高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、地方上的黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)所形成的檔案，在政治、經(jīng)濟(jì)和科研方面的價(jià)值要大一些，要多保存一點(diǎn)?；鶎拥膯挝灰俦４纥c(diǎn)。人物全宗方面，黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人、著名科學(xué)家、社會(huì)活動(dòng)家等知名人士形成的檔案價(jià)值很高。（3）在本機(jī)關(guān)制發(fā)的文件中，具體的撰寫者和制發(fā)機(jī)構(gòu)也是對(duì)檔案價(jià)值產(chǎn)生影響。機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人、決策機(jī)構(gòu)、綜合性辦公室機(jī)構(gòu)、主要業(yè)務(wù)職能機(jī)構(gòu)、人事機(jī)構(gòu)、外事機(jī)構(gòu)制發(fā)的文件大多比較直接地反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本情況，因而具有長久保存價(jià)值的文件比例較高，而一般行政事務(wù)機(jī)構(gòu)、后勤機(jī)構(gòu)及某些輔助性機(jī)構(gòu)中具有長久保存價(jià)值的文件比例則較低則較低。2.內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容是指檔案所記載的信息。（1）檔案內(nèi)容的重要性一般來說，反映黨的方針政策、重大事件、主要業(yè)務(wù)活動(dòng)的比反映行政事務(wù)、一般業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要；反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)、基本情況比反映非主要職能活動(dòng)和一般情況的重要，反映中心工作比反映日常工作的重要，有效性長的比有效時(shí)間短的重要。典型性的比一般性的重要。對(duì)于重要檔案，要永久保存，而一般檔案，價(jià)值較小，多數(shù)只能定期保存。（2）檔案內(nèi)容的特殊性凡是具有本機(jī)關(guān)、本系統(tǒng)、本地區(qū)特色的檔案，以及特殊事件、特殊產(chǎn)品、特殊人物、特殊成果和具有開創(chuàng)意義的新人、新事、新方針、新政策等方面的檔案及各種特色檔案，盡可能予以保存，并適當(dāng)延長保管期限。（3）檔案內(nèi)容的真實(shí)性文件內(nèi)容真實(shí)可靠才具有利用價(jià)值，內(nèi)容不實(shí)則喪失利用價(jià)值而應(yīng)當(dāng)剔除，若將內(nèi)容不實(shí)的文件保存起來并提供利用，會(huì)產(chǎn)生負(fù)面影響。在特定歷史條件下，避免人為造成的“歷史空白”，才允許保存一些文件本身形成是真實(shí)的但是內(nèi)容不真實(shí)的文件材料，并謹(jǐn)慎、批判地加以利用。（4）檔案內(nèi)容的綜合性和集中性分析文件內(nèi)容信息的綜合性和集中性，主要看文件記載某一事件、某一活動(dòng)、某一主題時(shí)，是詳細(xì)的還是簡略，是深入具體還是膚淺概括。一般來說年度的總結(jié)的價(jià)值一般高于季度、月度總結(jié)的價(jià)值，記錄事件或活動(dòng)的發(fā)生、過程、結(jié)果比較詳細(xì)，信息量大而且集中的文件，其價(jià)值高于記錄內(nèi)容簡略和不具體的文件。3.形成時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)形成時(shí)間是指檔案產(chǎn)生的時(shí)間。一般來說，檔案產(chǎn)生的時(shí)間越早，保存下來的就越少，就顯的珍貴。明代、清代檔案，民國檔案，革命歷史檔案，產(chǎn)生時(shí)間較早，保存下來的數(shù)量也有限，確定其保管期限應(yīng)從寬，對(duì)判定銷毀應(yīng)該持謹(jǐn)慎態(tài)度。形成于特殊時(shí)期或重要?dú)v史時(shí)期的價(jià)值相對(duì)大一些，如新中國成立初期，文化大革命時(shí)期、改革開放時(shí)期形成的檔案應(yīng)該適當(dāng)多保存一點(diǎn)。因?yàn)檫@個(gè)時(shí)期是今人或后人研究歷史和社會(huì)發(fā)展所關(guān)注的焦點(diǎn)。4.檔案的時(shí)效標(biāo)準(zhǔn)表現(xiàn)為檔案可以在不同時(shí)期滿足人們不同需要的階段性，現(xiàn)實(shí)的使用價(jià)值、歷史的參考價(jià)值和鑒賞的文物價(jià)值?，F(xiàn)實(shí)的使用價(jià)值：檔案在現(xiàn)實(shí)的工作、生產(chǎn)活動(dòng)中的行政效力和法律效力。如條約、契約、規(guī)劃、協(xié)議書、合同、法律、方針、規(guī)章制度等文件材料在一定的時(shí)間和條件下，具有行政上和法律上的效力。當(dāng)其有效性喪失后，會(huì)降低或失去原有的價(jià)值。歷史的參考價(jià)值：是指檔案是歷史的產(chǎn)物，在特定歷史條件下形成的，前人實(shí)踐活動(dòng)的信息積淀。具有史料價(jià)值。鑒賞的文物價(jià)值：年代久遠(yuǎn)的檔案，如甲骨檔案、簡牘檔案、縑帛檔案、明清檔案，除本身的史料價(jià)值外，還兼具文物價(jià)值。5.檔案的形式標(biāo)準(zhǔn)（1）文件的名稱文件的名稱具有特定的性質(zhì)，表示著文件不同的作用，也反映出文件的不同價(jià)值。比如決定、決議、命令、指示、條例、紀(jì)要、報(bào)告就比一般的通知、簡報(bào)、來往函件重要，教學(xué)檔案中教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱就比教學(xué)日歷、課程表的價(jià)值大。（2）文件的文本同一文件在撰稿、研制過程中可以形成各種稿本，如正本、副本、草稿、定稿、藍(lán)圖、底圖等等，不同稿本的文件在行政效能、憑證作用等方面是有區(qū)別的，價(jià)值也不一樣。正本具有標(biāo)準(zhǔn)的格式，有機(jī)關(guān)的印章或負(fù)責(zé)人的簽署，是機(jī)關(guān)進(jìn)行工作的依據(jù)，具有法定的效能和憑證作用，可靠性大，價(jià)值也大。副本、草稿、草案的價(jià)值相對(duì)要小一些。某些重要文件的草稿、草案可以反映文件的形成過程，也具有較高的保存價(jià)值。（3）文件的外形特征有些文件從內(nèi)容上看并不重要，但它的外形特點(diǎn)影響其價(jià)值。如制成材料、書法、圖案等方面有科研和藝術(shù)價(jià)值，或文件上有著名人物的批示、題詞、簽字等，也影響其保存價(jià)值。（二）社會(huì)需要標(biāo)準(zhǔn)1.社會(huì)需求方向充分認(rèn)識(shí)利用者的利用需求及利用類型，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案利用狀況的統(tǒng)計(jì)和研究，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、摸索規(guī)律，開展需求預(yù)測。2.社會(huì)需求范圍避免以個(gè)別需求為鑒定標(biāo)準(zhǔn)，要綜合考察每份文件的社會(huì)意義。3.社會(huì)需求時(shí)間一般而言，文件可利用時(shí)間越長，保管的期限越長。（三）相對(duì)價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)從理論上講，每一份文件價(jià)值的大小是客觀的，它取決于檔案自身屬性及其滿足利用者需要的程度。但是在鑒定工作中，實(shí)際上還有一種被鑒定檔案與其他檔案相比較而存在的價(jià)值——相對(duì)價(jià)值。1.相關(guān)檔案的保存情況就一份檔案來說，本身的價(jià)值不大，但是該時(shí)期保留下來的檔案材料很少，則這份檔案就具有“樣本”的性質(zhì)而應(yīng)該保存。某些檔案價(jià)值很高，但是檔案館里相關(guān)的全宗已經(jīng)保存，為了減少重復(fù)，就應(yīng)該剔除。主要看檔案的完整程度、檔案是否重復(fù)、文件的可靠程度以及可替代程度。2.保管條件和費(fèi)用（1）保管條件：我國是發(fā)展中國家，長期國家對(duì)檔案方面投入的財(cái)力是有限的，庫房建設(shè)遠(yuǎn)遠(yuǎn)趕不上檔案數(shù)量的急劇增長，因此在鑒定檔案的時(shí)候要適當(dāng)?shù)目紤]現(xiàn)有的保管條件和設(shè)備的承受能力。（2）保管費(fèi)用：包括儲(chǔ)存費(fèi)用、處理費(fèi)用、保護(hù)費(fèi)用、參考咨詢費(fèi)用。我們?cè)诒４鏅n案時(shí)應(yīng)該考慮效益問題，只要當(dāng)檔案發(fā)揮作用所帶來的效益超過因保存所付出的代價(jià)時(shí)，才具有保存價(jià)值。就是用表冊(cè)形式列舉檔案的來源、內(nèi)容和形式，并指明其保管期限的一種指導(dǎo)性文件，它是鑒定檔案保存價(jià)值和確定檔案管理期限的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)。（一）檔案保管期限表的結(jié)構(gòu)1.順序號(hào)2.條款3.保管期限4.附注5.說明四、檔案保管期限表（二）檔案保管期限表的類型1.通用檔案保管期限表：是由國家檔案行政管理機(jī)關(guān)編制的，供全國各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、事業(yè)單位鑒定檔案時(shí)通用的保管期限表。例如2006年12月國家檔案局頒發(fā)的《文書檔案保管期限表》就是通用的。2.專門檔案保管期限表：是由檔案行政管理機(jī)關(guān)會(huì)同專業(yè)主管部門編制，供各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、鑒定專門檔案時(shí)使用的一種保管期限表。如1998年財(cái)政部和國家檔案局頒發(fā)的《財(cái)政總預(yù)算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會(huì)計(jì)檔案保管期限表》。3.同系統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案保管期限表：是檔案行政管理機(jī)關(guān)或主管機(jī)關(guān)編制的，供同一系統(tǒng)各機(jī)關(guān)鑒定檔案價(jià)值時(shí)的保管期限表，如《中國人民解放軍文書檔案保管期限參考表》、《律師業(yè)務(wù)檔案保管期限表》、《全國稅務(wù)機(jī)關(guān)文書檔案保管期限表》。4.同類型機(jī)關(guān)檔案保管期限表：是檔案行政管理機(jī)關(guān)或主管機(jī)關(guān)編制的，供同一類型（如醫(yī)院、工廠、學(xué)校等）各單位鑒定檔案時(shí)的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)。如《醫(yī)院文書檔案保管期限表》、《高等學(xué)校黨群類檔案歸檔范圍和保管期限》。5.機(jī)關(guān)檔案保管期限表：由各機(jī)關(guān)根據(jù)本機(jī)關(guān)具體情況編制的，供本機(jī)關(guān)鑒定檔案價(jià)值時(shí)使用的檔案保管期限表。如《XX省人民政府檔案材料保管期限表》、《中共XX縣委檔案材料保管期限表》。（三）文書檔案的保管期限《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》

(2006年12月18日國家檔案局令第8號(hào)發(fā)布)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（2012年12月17日國家檔案局令第10號(hào)發(fā)布）（四）檔案保管期限表的編制方法1.編制要求：符合實(shí)際；期限清楚、跨度適當(dāng)；便于查找；與上級(jí)保持一致。2.編制人員：機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員和業(yè)務(wù)人員組成編制小組。3.編制步驟：開展調(diào)研工作；著手起草工作；征求意見和修正草案。四、檔案價(jià)值鑒定方法與組織程序（一）檔案價(jià)值鑒定的方法檔案直接鑒定法，即直接審查檔案。首先，要求鑒定人員根據(jù)鑒定檔案價(jià)值的原則和標(biāo)準(zhǔn)，按照檔案的實(shí)際情況直接著定其價(jià)值，同時(shí)，根據(jù)檔案保管期限表來鑒定檔案價(jià)值時(shí)，也只有在直接審查了檔案的實(shí)際情況后，才能確切地知道它適合和參照保管期限表的某一條款，確定其保管期限；其次，直接鑒定法要求鑒定工作人員逐件逐張地審查文件，而不是僅僅根據(jù)案卷目錄和案卷標(biāo)題就判定其價(jià)值。直接鑒定法是保證鑒定工作質(zhì)量的重要方法。直接鑒定檔案一般是以案卷為單位進(jìn)行的。（二）檔案鑒定的組織程序1.成立檔案鑒定工作組（1）人員組成檔案室：分管負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員、業(yè)務(wù)人員檔案館：檔案館館長、檔案行政部門代表、館內(nèi)有關(guān)業(yè)務(wù)人員（2）主要任務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督檔案室（館）的鑒定工作；討論、審查檔案銷毀清冊(cè)；對(duì)檔案存毀作出決定，并報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批；提出鑒定工作報(bào)告。2.檔案鑒定工作的程序（1）歸檔鑒定：檔案的初始鑒定，即文件在歸檔之前所進(jìn)行的嚴(yán)格鑒別和挑選。①鑒選文件材料②劃分保管期限（2）價(jià)值復(fù)審：檔案保管到一定期限后重新審核保存價(jià)值。（3）檔案的銷毀：挑出沒有保存價(jià)值和保管期限已滿的檔案予以銷毀。PART01PART0302檔案保管工作現(xiàn)代文秘專業(yè)教學(xué)資源庫PART02一、檔案保管工作概述檔案完整與安全的威脅因素外部因素人為因素有意識(shí)的破壞活動(dòng)如“文化大革命”時(shí)期無意識(shí)的管理不善等管理制度缺失等自然因素由時(shí)間推移所致溫濕度、光線、灰塵、蟲害等不可抗拒的破壞如地震、洪水等內(nèi)部因素檔案自身載體因素紙張、膠片書寫、印刷等因素墨水、油墨（一）檔案完整與安全的威脅因素（二）檔案保管工作的內(nèi)容1.正確認(rèn)識(shí)和全面把握檔案的安全現(xiàn)狀和破壞檔案的各種因素；2.制定和完善檔案保管的各項(xiàng)制度和標(biāo)準(zhǔn)；3.提供檔案保管的基本物質(zhì)條件；4.日常的檔案保管工作；5.開展有針對(duì)性的檔案保護(hù)工作。（三）檔案保管工作的要求1.以防為主，防治結(jié)合；2.針對(duì)重點(diǎn)與兼顧全面相結(jié)合；3.管理與技術(shù)相結(jié)合；4.不同的檔案，區(qū)分保管。（四）檔案保管工作的任務(wù)1.建立和維護(hù)檔案的存放秩序。檔案按照次序排列和存放于庫房之中以便于查找和利用；2.防治檔案的損壞。預(yù)防和治理檔案出現(xiàn)的損壞情況；3.延長檔案的壽命。采取積極的措施，最大限度的延長檔案被自然損毀的時(shí)間；4.維護(hù)檔案的安全。包括實(shí)體安全和內(nèi)容安全。（一）檔案庫房檔案庫房是檔案館專為存放檔案所建的房舍，是檔案館的重要組成部分，主要由紙質(zhì)檔案庫、音像檔案庫、光盤庫、實(shí)物檔案庫等組成。二、檔案保管的物質(zhì)條件1.檔案庫房的設(shè)置檔案庫應(yīng)集中布置、自成一區(qū)。除更衣室外，檔案庫區(qū)內(nèi)不應(yīng)設(shè)置其他用房，且其他用房之間的交通也不得穿越檔案庫區(qū)。——《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》（JGJ25—2010）2.檔案庫房的建設(shè)（1）選址。遠(yuǎn)離江河湖泊、地勢低洼以及山洪多發(fā)區(qū)，以防水患；遠(yuǎn)離工業(yè)區(qū)，也不應(yīng)在其下風(fēng)處；遠(yuǎn)離危險(xiǎn)建筑（如易燃、易爆物品倉庫），與一般建筑之間也應(yīng)保持一定距離，以防火災(zāi)波及；應(yīng)選在交通較為方便的地方，便于利用；庫址周圍要留有余地，以便擴(kuò)建。（2）布局。避免頂層和底層，頂層高溫、底層潮濕；避免朝西和朝南，高溫和陽光直射；功能分離，庫房專用；加強(qiáng)防盜、防火、防水、防光、防塵、防有害氣體。3.檔案庫房的類型（1）綜合檔案庫房（2）專門檔案庫房（3）圖書資料庫房（二）檔案裝具檔案裝具是指用于存放檔案的各種檔案架、檔案柜、檔案盒，以及包裝檔案的卷皮、卷夾等。普通檔案柜密集架（三）檔案保管設(shè)備檔案保管設(shè)備主要是指具有固定資產(chǎn)性質(zhì)的機(jī)械、器具、儀器、儀表等技術(shù)設(shè)施，主要包括溫濕度調(diào)節(jié)和檢測設(shè)備、防火防盜等安全裝置、照明設(shè)備、檔案保護(hù)和修復(fù)設(shè)備等。除濕機(jī)加濕器滅火器檔案殺菌消毒柜檔案庫房照明、監(jiān)控、空調(diào)設(shè)備三、檔案庫房管理（一）出入庫制度1.一般情況下，檔案庫房只允許檔案工作人員在工作時(shí)間內(nèi)進(jìn)入；2.非檔案工作人員進(jìn)入庫房時(shí)（維修庫房及其設(shè)備等），則必須有檔案工作人員的陪同并始終相伴；3.檔案工作人員進(jìn)出庫房也必須有相應(yīng)的限制性規(guī)定，如非工作時(shí)間內(nèi)不允許進(jìn)入庫房，在檔案庫房內(nèi)不允許從事與庫房管理工作無關(guān)的其他活動(dòng)，更不允許在庫房中吸煙、喝水、吃東西；4.庫房中無人時(shí)必須關(guān)燈、關(guān)窗、庫房門上鎖。（二）“八防”措施1.防火。在庫房中配備性能良好、數(shù)量足夠的滅火器材，在條件允許的情況下要安裝防火報(bào)警器和自動(dòng)滅火裝置；2.防盜。要求庫房門窗堅(jiān)固，進(jìn)出庫房時(shí)要隨時(shí)鎖門，并盡可能安裝防盜報(bào)警裝置；3.防水。要求庫房所處地勢不能過低，庫房內(nèi)及附近不能有水源，庫房選址應(yīng)遠(yuǎn)離易發(fā)洪水的地點(diǎn)，位于較有力的防洪地段；4.防潮。要求每天測量庫房濕度，發(fā)現(xiàn)濕度過低或過高時(shí)及時(shí)調(diào)整；5.防霉。要求定期檢查檔案文件，放置防霉藥品，發(fā)現(xiàn)有霉變跡象應(yīng)及時(shí)通風(fēng)；6.防蟲。要求入庫時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行滅菌消毒，在庫房內(nèi)定期檢查，放置防蟲藥品，搞好庫房衛(wèi)生，破壞蟲子的生存環(huán)境；7.防塵。要求庫房及裝具有良好的密封性，并搞好庫房及裝具衛(wèi)生，保持清潔；8.防光。要求庫房盡量無窗；若有窗，也應(yīng)盡可能小，安裝磨砂玻璃或有色玻璃，并配置窗簾，照明燈具應(yīng)為白熾燈。（三）庫房溫、濕度控制1.適宜的溫濕度根據(jù)研究表明，適宜的庫房溫度應(yīng)在14℃～20℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)在50％～65％之間。2.控制和調(diào)節(jié)溫濕度的辦法（1）自然方式：通風(fēng)或封閉；（2）人工方式：放置水盆增濕，放置木炭除濕；（3）機(jī)械方式：配置除濕機(jī)、增濕機(jī)、空調(diào)等設(shè)備。（四）庫房編號(hào)與庫房裝具的編號(hào)、排列1.庫房編號(hào)編號(hào)：建筑物號(hào)+樓層號(hào)+房間號(hào)，如226，即2號(hào)樓第2層第6號(hào)房間。方法：所有庫房一個(gè)總的流水號(hào)。根據(jù)庫房所在地的位置和建筑的特征，如：東一樓；每層從樓梯開始，從左到右編房間號(hào)。2.裝具的編號(hào)架柜：從門口從左到右編架號(hào)，每個(gè)架柜也從左到右編號(hào)，每一欄從上至下編號(hào)。3.裝具的排列（1）整齊一致：排列一致，橫豎成行。大小樣式不同的柜子，應(yīng)適當(dāng)分類，盡可能做到整齊一致。（2）避光通風(fēng)：有窗架子的排列，應(yīng)與窗戶垂直，以避免強(qiáng)烈光線直射

，無窗的橫豎都可以，但是不要有礙通風(fēng)。（3）空間利用：柜子之間主要過道的寬度應(yīng)便于檔案小型搬運(yùn)工具的通行，一般是1-1.2米，所有的架子不應(yīng)緊靠墻壁。PART01PART0303檔案統(tǒng)計(jì)工作現(xiàn)代文秘專業(yè)教學(xué)資源庫PART02檔案統(tǒng)計(jì)工作是以統(tǒng)計(jì)數(shù)字反映和揭示檔案及檔案工作的發(fā)展過程、現(xiàn)狀及其一般規(guī)律的一項(xiàng)工作。一方面，為制訂檔案工作計(jì)劃、決策提供材料，同時(shí)用以檢查檔案工作成效，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為不斷提高檔案工作水平提供依據(jù)；另一方面，檔案事業(yè)是國家事業(yè)的組成部分，向國家提供檔案統(tǒng)計(jì)資料，反映檔案事業(yè)的水平和現(xiàn)狀，可以為國家發(fā)展檔案事業(yè)提供重要的依據(jù)。一、檔案統(tǒng)計(jì)工作的意義（一）檔案數(shù)量的統(tǒng)計(jì)（二）檔案工作的統(tǒng)計(jì)（三）檔案事業(yè)基本情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)二、檔案統(tǒng)計(jì)工作的任務(wù)（一）準(zhǔn)確性原則（二）及時(shí)性原則（三）科學(xué)性原則（