工程物資采購管理制度

第第頁工程物資采購管理制度工程物資采購管理制度（討論稿）第一章總則第一條為了加強公司（以下簡稱公司）的工程物資采購管理，規(guī)范工程物資采購工作的程序和標準，防范和降低工程物資采購中的風險，保障公司經(jīng)營的效率和效益，依據(jù)《內(nèi)部會計掌控規(guī)范采購與付款》等法規(guī)的相關規(guī)定，特訂立本制度。第二條本制度中的工程物資是指公司開發(fā)項目所需要的、由公司采購的料子和設備，包含：工程料子、工程用設備、工程用施工設備。公司購買的管理用固定資產(chǎn)和低值易耗品不包含在本制度管理范圍內(nèi)。第三條本制度適用于公司開發(fā)的全部項目。第二章部門設置與職責分工第四條需求部門負責各工程項目開發(fā)、建設和后期管理的部門是工程物資的需求部門，負責審核確認施工單位提出的物資需求長期規(guī)劃和物資需求申請及時提交物資長期需求規(guī)劃和近期需求申請、審核供應商、與供應商技術溝通、物資驗收和物資后續(xù)管理等工作。第五條采購執(zhí)行部門物資部是工程物資采購的執(zhí)行部門，負責依照需求部門的計劃組織采購、采購合同管理、監(jiān)督供應商執(zhí)行情形、工程物資采購信息傳遞、物資驗收和交接、建立采購臺賬、建立合格供應商檔案、提出采購付款申請等工作。第六條采購審核部門集團供應公司是工程料子采購價格的審核部門，負責收集并依據(jù)公司采購的歷史價格、外部市場價格、專業(yè)機構(gòu)供應的價格等可比較信息對采購價格進行獨立審核。第七條采購審批部門依照集團公司的采購審批程序執(zhí)行。第八條采購監(jiān)督部門簽證部是工程物資采購工作的監(jiān)督部門，負責對采購內(nèi)部掌控、采購工作執(zhí)行情況進行監(jiān)督。合同部、財務部對采購付款情況進行監(jiān)督。第三章采購程序與工作標準第九條月度采購計劃需求部門每月依據(jù)工程設計和施工進度編制《月度物資需求計劃》，每月定時將計劃提交給物資部。物資部依據(jù)上報的計劃，進行匯總，形成《月度采購計劃》，報公司計劃會議批閱。批閱通過后，物資部依據(jù)《月度物資采購計劃》套用計劃或定額價格提出資金支出計劃，提交資金管理部落實采購資金，并統(tǒng)籌做好人員布置、時間布置等采購準備工作。第十條需求申請1、需求部門依據(jù)《月度物資需求計劃》依照統(tǒng)一格式編制《物資需求申請表》?！段镔Y需求申請》應分類填寫，依照施工單位和類別連續(xù)編號，要求內(nèi)容準確、明晰、完整，需求部門對申請的正確性和合理性負責。2、需求部門應在以下規(guī)定時間內(nèi)分別上報給物資部。料子類別提前申報天數(shù)（相對于擬進場時間）每月申報日期建筑料子10天10日、20日、30鋼材10天1日、10日、20日管材、電氣、電纜等其他料子15天1日、15日零星設備15天1日、15日小型設備30天15日中型設備依據(jù)設備生產(chǎn)周期和項目進展情況適當提前申報隨時大型設備3、《物資需求申請》提交物資部前應由施工單位、監(jiān)理公司、需求部門的工程人員和項目經(jīng)理審核簽字。但下列情況必需經(jīng)過特殊審批后方可提交給物資部：1）提前申報天數(shù)少于規(guī)定時間的，應經(jīng)分管領導審批；2）未能在規(guī)定的申報日期申報的，應經(jīng)分管領導審批；3）沒有列入《月度物資需求計劃》的大、中型設備，應經(jīng)公司總經(jīng)理審批；4）沒有列入《月度物資需求計劃》的其他物資，應經(jīng)分管領導審批；5）各施工單位、各部門必需按日期申報《物資需求申請》；6）定價詢價工作單位、各部門必需已《工作聯(lián)系單》的形式，并注明料子的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量。第十一條采購申請物資部收到需求部門上報的《物資需求申請表》后，進行審核并匯總，編制《采購申請表》?！恫少徤暾埍怼窇诸愄顚?，每類連續(xù)編號，并注明擬采取的采購方式。1、公司招標采購方式：單類產(chǎn)品采購金額在10萬元以上而且依據(jù)實際情況可以進行招標的，將《采購申請表》提交給合同部進行招標，物資部、合同部、需求部門依照集團公司的有關規(guī)定共同完成采購工作，實在采購程序詳見公司《招投標管理制度》；2、非公司招標方式：1）單類產(chǎn)品采購金額在10萬元以上，但依據(jù)實際情況本次無法進行招標采購的，物資部將《采購申請表》提交公司分管領導、集團供應公司審核并批準后，執(zhí)行采購程序。2）單類產(chǎn)品采購金額在10萬元以下的，物資部依據(jù)集團公司的有關規(guī)定進行采購。第十二條找尋供應商物資部、各部門應找尋不少于5家供應商（采購金額在10萬元以下的不少于3家）。供應商少于規(guī)定數(shù)量的，物資部應向集團供應公司書面報告原因，集團供應公司審核批準后進行采購。需求部門應向物資部介紹供應商。特別是首次購買和技術多而雜的項目，介紹的供應商應不少于3家。物資部找尋供應商應遵奉并服從以下原則：1、應依據(jù)本錢效益原則，盡量多找尋供應商參加洽談；2、重復采購的，應在公司的合格供應商數(shù)據(jù)庫中優(yōu)先選擇供應商；3、同類產(chǎn)品采購中，應不絕更新采購供應商，不得長期保持不變。第十三條供應商評定物資部收集找尋供應商的資質(zhì)、資格等能夠表明供應商實力和水平的資料，與需求部門、審計部、分管領導、公司領導共同對供應商進行資格評定，篩選出符合要求的供應商。物資部將符合要求的新增供應商添加到公司的供應商數(shù)據(jù)庫中。第十四條信息傳遞與溝通物資部負責收集、整理采購信息，傳遞給評定合格的供應商，并接受和回答供應商提出的疑問。采購信息一般包含以下內(nèi)容：1、產(chǎn)品信息：包含產(chǎn)品名稱、數(shù)量、規(guī)格、型號、標準、品牌要求、產(chǎn)地要求等關于產(chǎn)品的信息，由物資部依據(jù)需求部門的需求計劃編制。2、商務信息：包含付款方式、付款期限、要求的供貨時間、對供應商違約的制約條款等除價格之外的信息，由物資部依據(jù)集團公司的采購政策編制。3、技術信息：包含產(chǎn)品采用的生產(chǎn)標準、技術指標、運行要求等技術信息，由需要部門負責編制后交給物資部。第十五條技術溝通需要技術溝通的，物資部組織需求部門與供應商以合適的方式進行技術溝通，物資部對技術溝通的組織工作負責，需求部門對技術溝通的效果負責。技術溝通后形成技術溝通記錄，物資部、需求部門、供應商在記錄上簽字后交物資部存檔。在技術溝通過程中，需求部門應會同物資部對參加的供應商進行進一步的了解和審查，評估供應商的本領和水平，篩選出參加商務報價的供應商。第十六條商務報價在供應商充分了解和明確采購信息的基礎上，物資部組織供應商進行商務報價。物資部可以采取以下方式取得供應商的商務報價：1、協(xié)商定價物資部與供應商一一進行協(xié)商討價，供應商確定報價后向公司供應書面的《報價表》。物資部依據(jù)供應商的報價編制《報價匯總表》，并注明擬選擇的供應商和價格。2、集中競價由公司相關部門共同構(gòu)成競價小組，負責召集供應商參加集中競價，取得供應商的書面報價文件。集中競價過程如下：1）構(gòu)成競價小組：競價小組一般由物資部、需求部門、審計部派員構(gòu)成，是負責集中競價的臨時組織，由物資部牽頭組織開展工作；2）發(fā)放集中競價通知：物資部在確定集中競價時間、地方、人員布置后，通知供應商參加集中競價；3）確認采購信息：供應商依照要求參加集中競價，競價小組負責召集。供應商現(xiàn)場確認對產(chǎn)品信息、商務條款、技術條款已經(jīng)知曉，并在《響應函》上簽字確認。4）競價準備：競價小組宣布競價規(guī)定，發(fā)放《報價表》。5）競價：供應商現(xiàn)場填寫發(fā)放的《報價表》，交給集中競價小組。集中競價小組可以依據(jù)實際情況公布集中競價最低價格，布置供應商進行競價，競價輪數(shù)由集中競價小組確定。6）簽署集中競價結(jié)果文件：最終一輪競價結(jié)束后，集中競價小組依據(jù)最終一輪的《報價表》編制《報價匯總表》，并注明擬選擇的供應商和價格。集中競價小組參加人員在《報價匯總表》上簽字，連同供貨商填寫的原始報價表交物資部存檔。第十七條價格審核物資部將《報價匯總表》報集團供應公司，集團供應公司對采購價格進行審核并簽批看法。第十八條價格審批價格審核完畢后，物資部將《報價匯總表》及相應資料報給公司分管領導、總經(jīng)理審批。第十九條通知供應商公司領導審批后，物資部編制連續(xù)編號的《采購訂單》，報物資部經(jīng)理審核批準后，將《采購訂單》發(fā)給供應商，通知供應商依照商定送貨。第二十條簽訂合同公司原則上應與供應商就每一筆采購簽訂供銷合同。依據(jù)實際情況不能簽訂合同的，應由公司分管領導和總經(jīng)理批準。物資部合同管理員依據(jù)采購審批結(jié)果，起草合同。需求部門負責供應合同的技術條款，技術條款應與相關方簽字的技術溝通記錄全都。合同起草完畢，合同管理員報物資部經(jīng)理、公司分管領導、公司總經(jīng)理審核批準后，辦公室簽章，合同正式簽署。合同管理詳見公司的《合同管理方法》。第二十一條通知收貨與供應商達成供應協(xié)議后，物資部將《采購訂單》副本傳遞給需求部門、物資部保管員等相關單位和人員，通知其估量送貨時間，使其做好收貨準備。第二十二條驗收與交接物資部保管員、需求部門、施工單位、監(jiān)管部門等相關部門負責物資的驗收和交接，實在分工和程序詳見《工程物資管理制度》。物資驗收入庫或交接后，接收人應當將收貨信息及時反饋給物資部。第二十三條掛賬與付款供應商執(zhí)行訂單完畢后開立銷售發(fā)票，發(fā)票必需注明《采購訂單》號碼，并與《采購訂單》一一對應，不行將多張《采購訂單》的產(chǎn)品混在一起開立發(fā)票；供應商將發(fā)票交給物資部采購員，采購員依據(jù)《采購訂單》和《報價匯總表》進行審核后，依照公司的審批程序進行審批，審批完成后到財務部辦理掛賬。依據(jù)與供應商的商定需要付款時，采購員填寫《付款申請書》，依照公司的付款審批程序進行審批，審批完成交財務部辦理付款事宜。第四章采購檔案管理第二十四條采購文檔物資部應做好采購文檔的檔案管理工作，采購工作中的以下文檔應依照采購訂單批次整理歸檔：1、物資需求申請；2、采購申請；3、產(chǎn)品商務文件、技術文件，技術溝通記錄；4、報價表和報價匯總表；5、采購訂單；6、采購合同；7、驗收報告。第二十五條采購臺賬物資部應建立采購臺賬，采購員將各個采購階段的信息記錄于采購臺賬。物資部可以依照供應商、物資名稱、訂單號等不同索引進行查詢，以加強對采購的管理和對采購信息的利用。采購階段需要的記錄信息需求計劃階段需求計劃編號、需求單位、施工單位、聯(lián)系人、負責人；產(chǎn)品品名、規(guī)格、型號、數(shù)量、進場開始時間、進場停止時間等。采購階段供應商名稱、聯(lián)系方式；訂單編號、合同編號、協(xié)議數(shù)量、協(xié)議價格、協(xié)議送貨時間等。交貨階段交貨日期、入庫單號、送貨數(shù)量、應付金額；延誤原因、短缺原因、質(zhì)量情形；收貨人等信息。付款階段發(fā)票號碼、發(fā)票金額、付款日期、付款金額、應付余額等。各個階段其他特殊事項等采購臺賬應定期與供應商、料子保管員、料子會計、財務部等相關各方進行核對，核對不全都的應及時查找原因并進行處理。第五章監(jiān)督與考核第二十六條監(jiān)督審計部負責參加采購內(nèi)部掌掌控度的建立，并監(jiān)督其運行情形，提出修改和完善看法；審計部負責監(jiān)督采購執(zhí)行工作過程，并有權對采購工作進行檢查，依據(jù)檢查結(jié)果，向公司高層領導提出處理和考核建議。第二十七條考核1、物資部應收集整理以下信息，并向公司負責考核的部門提出考核建議：1）需求部門提出的需求計劃是否準確、需求計劃的更改幅度是否過大、文本編制是否規(guī)范、文本編制是否及時、文本傳遞是否及時等；2）采購人員的采購工作是否及時、采購產(chǎn)品是否相符、采購產(chǎn)品交貨情況、采購程序和紀律的遵奉并服從性、編制文件是否規(guī)范、采購文檔管理、采購臺賬管理等。2、公司負責考核的部門應對物資部的工作進行考核，并提出考核建議，包含：采購工作是否及時準確、采購程序和紀律的遵奉并服從性、采購文檔的管理、臺賬的管理等。第六章附則第二十八條本制度由公司物資部負責解釋。第二十九條本制度自公司頒布之日起施行。篇2:設備物資采購設備租賃管理制度設備物資采購和設備租賃管理制度目的及適用范圍對采購產(chǎn)品的采購過程、采購信息進行掌控，對采購產(chǎn)品及顧客供應的產(chǎn)品的驗收和管理進行掌控，確保采購產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。適用于工程局各項目采購產(chǎn)品及顧客供應產(chǎn)品的掌控。職責2.1局工程管理部是本程序的責任部門，負責監(jiān)督、檢查本程序的有效運行,負責建立并管理局的《合格物資供方臺賬》。2.2分公司（項目部）負責組織對供方資信、產(chǎn)品質(zhì)量、產(chǎn)品供貨本領、售后服務、價格等進行評價，確定合格供方，建立本公司（項目部）的《合格物資供方臺賬》；負責物資供方的重新評價；負責編制采購信息，簽訂采購合同并進行采購；負責采購產(chǎn)品及顧客供應產(chǎn)品的驗證和管理。程序3.1采購產(chǎn)品的內(nèi)容包含：項目所需料子、半產(chǎn)品、工程設備。3.2供方評價和選擇3.2.1物資供方評價和選擇1）對于緊要物資、大批量物資、新型料子以及對工程最終質(zhì)量有緊要影響的物資，由項目經(jīng)理部選擇多個供方，依據(jù)下列原則進行評價并確定合格供方名單，填寫《物資供方評價表》，評價合格的供方登錄項目部《合格物資供方臺賬》。a）企業(yè)社會信譽好，證照齊全；b）產(chǎn)品質(zhì)量符合規(guī)定的要求；c）交貨期可滿足施工生產(chǎn)需要；d）售后服務可靠；e）價格合理；f）可滿足供貨合同中提出的其他要求。2）對于工程項目中的水泥、鋼筋等主材，緊要工程設備，以及混凝土拌和機、門機等寶貴機械設備的供方評價還應考慮以下方面：a）供方能否供應生產(chǎn)許可證、檢驗記錄、生產(chǎn)合格證；b）供方獲得的名優(yōu)產(chǎn)品稱呼；c）對緊要、多而雜的工程設備售后服務和評價；d）如供方為銷售單位時，還應評價其生產(chǎn)單位。3）不屬于緊要物資，可由采購人員參照上述評比供方的原則直接選擇供貨單位。3.2.2物資供方重新評價1）評價時間現(xiàn)有物資供方在供貨之后，項目部應按下列時間重新評價其履約情況及供貨連續(xù)保證本領，填寫《物資供方重新評價表》,評價結(jié)果報局工程管理部，局工程管理部依據(jù)評價情況決議是否入選局《合格物資供方臺賬》供應各公司（項目部）選用。a）項目工期超出一年的，應每年評價一次；b）項目工期少于等于一年的，應在供貨完成后評價一次。2）評價內(nèi)容供貨是否定時、售后服務水平、質(zhì)量情形、其它方面等，各項目部可依據(jù)采購產(chǎn)品的緊要程度不同而有所偏重評價某方面。3）重新評價后的處理評價結(jié)果正常的供方連續(xù)選用，如顯現(xiàn)問題時按以下方式跟蹤：a）通過有效溝通解決存在問題；b）加強對其供應產(chǎn)品的驗證；c）限制或停止其供貨。3.3采購信息3.3.1采購信息采購信息緊要表現(xiàn)為：物資采購計劃、物資采購合同、分包計劃、分包合同，實在要求為：1）采購部門的物資采購計劃按表格《物資采購計劃表》填寫并審批.2）簽訂物資采購合同的,合同條款應包含：a）物資名稱、規(guī)格型號、生產(chǎn)廠家、數(shù)量、金額、交貨時間；b）質(zhì)量技術標準及產(chǎn)品驗收、驗證要求；c）交貨地方和運輸、裝卸方式及費用負擔；d）包裝標準、包裝物的供應與回收；e）技術資料要求（說明書、合格證、質(zhì)量保證書等）f）貨款結(jié)算方式及期限等。物資采購合同格式采用《物資購銷合同》。3）項目分包計劃：分包計劃應符合項目施工需要和有關法律法規(guī)，向監(jiān)理報告并獲得顧客批準；4）分包合同：合同中應明確對工程分包方的要求，滿足總包合同條件。3.3.2采購信息審批由項目部的施工員、采購員、質(zhì)檢員、合同人員按項目部的采購制度規(guī)定進行審核，報項目經(jīng)理批準，必需時報監(jiān)理、顧客批準。3.4采購產(chǎn)品的驗收3.4.1采購物資的驗收1）設備驗收工程設備的驗收由項目部主持，匯同顧客、監(jiān)理及供貨單位代表，按有關技術標準及合同商定進行驗收,填寫《設備開箱檢查驗收表》，驗收合格后進行標識。2）料子驗收a）到貨驗收采購員對采購料子品種、數(shù)量、型號、規(guī)格和外觀質(zhì)量進行初步驗收，填寫《料子驗收記錄表》中相關欄目，符合要求的，按規(guī)定進行標識，并及時把料子的質(zhì)量證明文件交資料員歸檔；不符合要求的按《不符合、矯正措施和防備措施掌控程序》處理，要及時通知供方進行有效溝通，解決顯現(xiàn)的問題，問題未解決前要對料子進行標識、隔離封存。b）到貨后的質(zhì)量檢驗按規(guī)程規(guī)范要求檢驗后才可以使用的料子以及顧客有要求的料子，如用于工程的鋼筋、水泥、砂、碎石等，應進行質(zhì)量檢驗。檢驗由質(zhì)檢員依據(jù)規(guī)范或顧客的要求進行抽樣，必需時請監(jiān)理進行見證，樣品送至有資質(zhì)的質(zhì)檢部門進行驗證，檢驗結(jié)果填入《料子驗收記錄表》，檢驗合格后由料子員填寫產(chǎn)品狀態(tài)標識，不符合要求的，按《不符合、矯正措施和防備措施掌控程序》處理，處理前要進行標識、隔離封存，禁止挪作它用；同時質(zhì)檢員要就每一種需要檢驗的原材料子建立進貨檢驗臺賬，填寫《原材料子進貨檢驗臺賬》，每月末對每種需要檢驗的原材料子的檢驗情況進行統(tǒng)計，填寫《**年度原材料子進貨檢驗情況統(tǒng)計表》，發(fā)現(xiàn)檢驗合格率有異常時要及時向分管領導匯報，按規(guī)定處理。3）在供方現(xiàn)場實施驗收當項目部或顧客需要到供方現(xiàn)場實施驗證時，譬如進行首件檢驗，應在采購信息中事先做出規(guī)定，實施時由項目部有關負責人匯同顧客或監(jiān)理代表到供方現(xiàn)場進行驗收，合格后方可發(fā)貨。4）緊急放行a）物資的緊急放行是指因施工急需,未經(jīng)到貨檢驗和試驗就發(fā)放物資。b）緊急放行只限于工程的可拆換部分，如機電設備、管道安裝等，對難以追回或更換的料子如鋼筋、水泥、砂、石等及土建結(jié)構(gòu)施工不允許緊急放行。c）緊急放行可由使用單位（人員）提出，填寫《緊急放行申請審批表》，經(jīng)審批后實行，同時應做好標識和書面記錄，一旦發(fā)現(xiàn)問題可進行更換。3.4.2分包服務驗收項目部應針對各種分包服務的性質(zhì)，按相關法律法規(guī)、標準規(guī)范以及分包合同要求進行服務質(zhì)量驗收。3.5采購產(chǎn)品的管理3.5.1采購物資的管理1）入庫驗收合格的物資料子由采購員憑《料子驗收記錄表》及其它有關票據(jù)向倉管員移交，倉管員填寫一式三聯(lián)的《物資入庫單》，經(jīng)采購員、物資主管簽字確認后，一聯(lián)留底，一聯(lián)采購員存檔，一聯(lián)交財務作為記賬、結(jié)算憑證；入庫的物資料子同時要登錄倉庫的《物資明細賬》，做到賬、物相符。2）保管入庫的物資料子，要按品種、規(guī)格、型號分別存放于倉庫、露天料場或其它專用場合，按要求做好標識，并按料子特性、有關規(guī)定及產(chǎn)品說明書的要求做好