工程資料管理制度

工程資料管理制度1目的1。1為了建立健全集團公司開發(fā)項目工程資料管理,完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地管理好工程資料檔案，充分發(fā)揮工程資料檔案在投資、開發(fā)工作中的重要作用，為公司提高工程管理和投資效益提供更好的服務(wù).1。2工程資料是指整個建設(shè)項目從前期、開工、施工、竣工及驗收、備案全過程中形成的有歸檔保存價值的文件資料，包括在此過程中形成的文字材料、圖紙、圖表、聲像材料和其它載體。2工程資料的歸檔范圍2。1對與工程建設(shè)有關(guān)的重要活動、記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價值的各種載體的資料，均應(yīng)收集齊全,整理立卷后歸檔.2.2工程資料的具體歸檔范圍應(yīng)符合《建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限表》的要求.3工程文件材料的質(zhì)量要求3。1工程資料應(yīng)字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備(不能代簽或打印).3。2復(fù)印、打印文件材料及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固度應(yīng)符合規(guī)定的質(zhì)量要求。3.3工程資料應(yīng)為原件,復(fù)印件必須注明原件的存放地,經(jīng)辦人并加蓋原件存放單位的公章.3。4工程資料的內(nèi)容及其深度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。3。5工程資料的內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確，與工程實際相符合。4工程施工過程中的資料檢查：工程部資料員在工程施工過程中不定期檢查（每月必檢一次)施工單位、監(jiān)理單位的質(zhì)量驗收和安全資料,及時檢查資料是否按國家質(zhì)量/安全驗收規(guī)范、地方主管部門相關(guān)文件要求編制，與施工現(xiàn)場是否同步，原材料、試件等是否按規(guī)范留置、送檢，發(fā)現(xiàn)有缺漏的,列出缺漏清單,督促施工、監(jiān)理單位及時補齊。必須檢查的施工階段:項目開工前;基礎(chǔ)、主體等各分部工程驗收前;竣工驗收前二個月。5工程資料的接收：5。1遞件單位提供給工程部的工程資料（工程技術(shù)文件、來文、圖紙、資料）由部門資料員統(tǒng)一接收,并應(yīng)填寫《工程資料接收記錄》和《收文登記表》.5.2工程部或其它部門從外單位帶回或通過其它途徑收到的工程文件，一律交資料員，并應(yīng)登記。5。3對接收的工程資料，必須進行數(shù)量和外觀質(zhì)量檢查，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時通知寄發(fā)單位補發(fā)。5。4對接收的工程資料應(yīng)及時建立工程資料接收總登記臺賬和分類臺賬(簿式臺帳和電子臺帳)。5.5對各單位提供的不符合規(guī)定的檔案資料文件，資料室有權(quán)退回歸檔單位，歸檔單位應(yīng)按資料室的有關(guān)要求進行整改，直至提交符合規(guī)定要求的歸檔資料.5。6凡因工程文件材料歸檔不完整，不符合有關(guān)歸檔規(guī)定者,不能進行工程決算、工程款支付,各項工程款的付款必須由資料室對竣工資料簽收合格后支付。5.7工程檔案在工程項目竣工驗收后一個半月內(nèi)由施工單位向建設(shè)方提交完整、準(zhǔn)確、并經(jīng)各參建方有關(guān)負(fù)責(zé)人簽章的工程技術(shù)檔案資料.5。8施工方要按合同約定的份數(shù)移交工程竣工資料到公司資料室，在取得資料室資料員接收資料的確認(rèn)簽字后,才能與公司成本部、財務(wù)部進行結(jié)算工作.移交歸檔材料必須填好移交清單，一式兩份,移交人和資料室接收人雙方在移交清單上簽字,各自保存一份,以備存查。5。9凡歸檔的文件材料，如不符合有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)的，資料室有權(quán)不接收。5。10凡不按歸檔范圍、時間、要求歸檔的,資料室有權(quán)追查。6工程資料的發(fā)放6。1分發(fā)外單位和部門的工程資料（工程技術(shù)文件、發(fā)文、圖紙、資料)由部門資料員統(tǒng)一辦理。6。2呈送上級單位的工程資料由工程部（項目部）確定發(fā)放單位、部門及份數(shù).6.3工程部分發(fā)的圖紙資料應(yīng)編制《圖紙資料分發(fā)清單》，分發(fā)的圖紙資料至少預(yù)留一份，連同《圖紙資料分發(fā)清單》原件存檔.6。4為避免工程資料分發(fā)過程中可能出現(xiàn)的錯發(fā)現(xiàn)象,圖紙、資料領(lǐng)取單位應(yīng)指定專人領(lǐng)取，并電話或書面通知部門資料員,剖門資料員填寫《圖紙資料發(fā)放領(lǐng)取登記表》.7設(shè)計變更、工程聯(lián)系單管理規(guī)定7.1設(shè)計變更、工程聯(lián)系單統(tǒng)一由部門資料員按設(shè)計變更、工程聯(lián)系單中所指定的部門及時分發(fā)并建立簽收記錄.7。2設(shè)計變更、工程聯(lián)系單原件一律及時歸檔保存.8工程資料的保管8.1及時將收集的資料、圖紙等,整理分類、編寫目錄,裝訂成冊，在保管過程中，嚴(yán)格遵守檔案接收、查閱、出借、歸還的登記制度.8.2歸檔的資料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。8.3資料按類別存放，在相應(yīng)的檔案盒上貼上標(biāo)簽.8。4做好資料的“防火、防盜、防潮、防塵”工作,檔案柜必須加鎖。8。5保存的工程資料每半年清理核對一次,如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理。9聲像資料管理辦法9。1工程施工聲像資料主要是指施工過程管理活動中直接形成的，具有保存價值的照片、影片、光盤及磁性載體，以聲像為主,輔以文字說明的歷史記錄。9.2公司應(yīng)向城建檔案管理機構(gòu)報送的聲像檔案主要有：建設(shè)工程的照片檔案、錄像檔案和相應(yīng)的文字說明.9.3照片檔案要求9。3。1技術(shù)要求9。3。1。1建設(shè)工程聲像檔案歸檔內(nèi)容是指整個工程建設(shè)過程，從原貌、施工到竣工驗收等一系列活動中，用照片、錄像等形式現(xiàn)場采集的有保持價值的工程聲像素材以及后期整理成果。9。3。1。2錄制、拍攝的內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確、完整,與實際工程相符。9。3。1。3應(yīng)按照工程施工順序進行拍攝,保持畫面之間的有機聯(lián)系.工程項目如果為多個單位工程，各單位工程的名稱必須標(biāo)示清楚，各單位工程的內(nèi)容應(yīng)保持完整和連續(xù).工程照片必須是原版、原件，底片與正片相符，底片不得磨損、劃傷、有污漬，膠卷、相紙應(yīng)選擇質(zhì)地良好的產(chǎn)品。(1）照片應(yīng)當(dāng)主題明確，畫面清晰完整，色彩還原準(zhǔn)確，無污染,被攝主體不能有明顯失真變形現(xiàn)象.(2)照片規(guī)格為6英寸光面彩色照片，無需過塑,同時附照片對應(yīng)的元數(shù)據(jù)光盤和文字說明.照片文字說明包括拍攝照片的事由、時間、地點、人物、背景、攝影者。（3）數(shù)碼照片應(yīng)當(dāng)使用不低于800萬像素的數(shù)碼相機拍攝，圖像格式為JPEG格式,不能進行壓縮、修改、添加、合成、挖補等編輯處理(為提高畫面質(zhì)量、增強畫面效果所做的技術(shù)后期處理除外）。.手機拍攝、電腦合成的照片不能作為歸檔的照片.9。3。2編制要求9。3。2.1分類:同一工程項目內(nèi)按照建設(shè)程序、問題等進行分類。9。3。2.2排列：按照分類方案，結(jié)合時間和重要程度等進行排列。9.3。2。3編號：照片號是固定和反映每張照片在整個工程項目照片中的代碼,同一個工程項目的照片應(yīng)連續(xù)編號，從“1”開始按順序編號.9.3.2。4入冊：應(yīng)按照分類、排列順序?qū)⒄掌潭ㄔ谛卷撋?組成照片冊.應(yīng)使用國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)照片冊。9.3.2。5說明：分單張照片說明和組合照片說明兩種。(1）單張照片說明的格式:每張照片要對應(yīng)填寫一張著錄卡片，采用橫寫格式，分段書寫。其格式如下:

照片號（底片號）：即照片的編號

參見號：由檔案保管單位填寫

題

名:簡明概括、準(zhǔn)確反映照片的基本內(nèi)容

時

間:用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示,如20111013

地

點：工程所在地點

攝影者:一般填寫個人,必要時可加寫單位（2）每張照片要對應(yīng)填寫一張著錄卡片,題名的正確書寫:

工程名稱＋(棟、標(biāo)段)十部位（詳細(xì)施工內(nèi)容)（3)組合照片說明的填寫:一組(若干張)聯(lián)系密切的照片按順序排列后,可擬寫組合照片總說明.

組合照片總說明應(yīng)概括揭示該組照片所反映的主要信息內(nèi)容及其他需要說明的事項。總說明中應(yīng)指出所含照片的起止張?zhí)柡蛿?shù)量。組合照片一般不宜越冊。(4）照片冊卷內(nèi)目錄

卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁之前。（5)照片冊脊背卷盒封面無須填寫，照片夾脊背的“案卷號”欄留空。“題名”欄填寫業(yè)主和工程名稱,“年度"填寫移交時所屬年份，脊背要求用70g牛皮紙打印好后粘貼。9.3.2.6裝具:使用符合GB/T11821—1989/2000標(biāo)準(zhǔn)的6英寸照片檔案冊。

照片說明、卷內(nèi)目錄、照片檔案冊脊背統(tǒng)一用黑白激光打印機打印。9.4視頻檔案要求9。4。1技術(shù)要求9。4。1。1工程錄像檔案資料應(yīng)當(dāng)主題明確，主題明確、內(nèi)容真實、連貫簡潔、影像清晰、鏡頭平穩(wěn)。專題片一般按整個項目時間順序制作。(1）工程錄像檔案資料應(yīng)當(dāng)使用專業(yè)級別攝像機,配以合適穩(wěn)固的腳架，記錄信號為數(shù)字方式,清晰度在2k（1920×1080像素)以上。(2）錄像檔案資料應(yīng)配有相應(yīng)的文字說明，反映錄制時間、地點、內(nèi)容、人物、背景及拍攝者。9。4。1。2建設(shè)工程聲像檔案素材全部做完后,應(yīng)填寫聲像檔案卷內(nèi)目錄。9.4.1。3錄像資料需剪輯，根據(jù)工程項目等級制作成工程簡介視頻短片或?qū)ｎ}片，視頻短片配解說字幕、背景音樂，專題片還須人工配音.字幕、圖像畫面要同步準(zhǔn)確。視頻短片或?qū)ｎ}片輸出格式為高清格式，像素1920×1080，編碼格式為HDH。264MPEG—4AVCVIDEO或HDH264QUICKTIMEVIDEO,總比特率不能低于30mbps,幀速率每秒25幀或50幀。9.4。1.4需提交工程項目簡介的Word文檔,簡明、系統(tǒng)、完整介紹工程項目所在的地理位置（原址、原貌)、前期工作、重要工序、主體結(jié)構(gòu)、施工工藝、竣工后外觀、周圍環(huán)境、建筑、設(shè)計等特色以及建設(shè)、施工、管理活動中的重大事宜。9。4.2編制要求9.4.2。1目錄著錄。采集的視頻素材電子文件格式應(yīng)采用AVI格式，刻錄成數(shù)據(jù)光盤，在光盤標(biāo)簽面和光盤盒正面噴打標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)容包括:公司名稱、工程名稱、編制日期等。9。4.2.2卷內(nèi)目錄.視頻素材光盤應(yīng)根據(jù)錄制內(nèi)容制作卷內(nèi)目錄,將不同時段錄制的內(nèi)容逐段反映到卷內(nèi)目錄中.卷內(nèi)目錄由序號、錄制時間、內(nèi)容、錄制者、備注組成。

附表:工程等級劃分（房建）工程

等級拍攝內(nèi)容及數(shù)量歸檔內(nèi)容備注一級拍攝工程全過程。

照片≥90張，錄像素材帶拍攝時間≥120分鐘,并制作項目專題片一部.照片及說明、照片光盤;

錄像素材帶、視頻光盤;

專題片。房建：建筑面積≥10萬㎡

市政:工程造價≥1000萬元二級拍攝工程全過程.

照片數(shù)量≥60張,錄像素材帶拍攝時間≥60分鐘。照片及說明、照片光盤；

錄像素材帶、視頻光盤房建：10萬㎡＞建筑面積≥1萬㎡

市政:1000萬元＞工程造價≥100萬元三級重點拍攝竣工以后的工程現(xiàn)狀，每個單位工程拍攝不少于10張照片。照片及說明、照片光盤房建：建筑面積＜1萬㎡

市政:工程造價＜100萬元10工程資料借閱制度10.1借閱技術(shù)資料,須填寫借閱申請單,經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方可借閱，借閱時要填寫借閱登記表,歸還時部門資料員要對其檢查之后方可歸檔。10。2絕密文書、技術(shù)資料一般不借出、不復(fù)制、不攝影,如確因工作需要，應(yīng)在借閱單上注明范圍、內(nèi)容、用途，先經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)同意,剖門資料員只能按其范圍、要求、內(nèi)容提供利用。10.3外單位人員借閱檔案、資料者，憑單位介紹信，信上要注明查閱范圍、內(nèi)容、用途，屬機密、絕密檔案或資料,應(yīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意方能借閱。10。4借閱的資料要妥善保存，不得損壞、勾劃、刪改、加注、拆頁等,借閱人必須妥善保管，防止丟失和泄密，未經(jīng)同意,不得復(fù)印、抄錄和轉(zhuǎn)借，不能將檔案內(nèi)容公開，如遇丟失，要及時寫出丟失報告,在沒有做出處理前停止借閱.10。5借閱時間在一周以內(nèi),如需繼續(xù)使用可辦續(xù)借手續(xù),對特殊情況需較長時間利用的要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，但年末要將所借資料交回，進行清點、核對后重新借出.對長期借閱不歸還，又不說明原因,不辦理續(xù)借手續(xù)的,部門資料員要通知借閱部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)人催還。10.6凡借有檔案、資料者,在工作調(diào)動、單位撤銷、退職、退休、生病住院或借后暫不使用者，必須將檔案或資料退回，否則不能辦理調(diào)離手續(xù).11工程資料的歸檔移交11.1工程資料移交前按項目所在地檔案管理機構(gòu)要求分類裝訂成冊。11。2工程前期規(guī)劃審批資料在審批階段完成后交公司檔案室歸檔管理.11.3工程資料在工程竣工驗收備案后，交公司檔案室歸檔管理。12本制度由公司工程部負(fù)責(zé)解釋.13附表《建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限表》《工程檔案接收記錄》《發(fā)文登記表》《收文登記表》《工程檔案借閱登記表》《工程檔案借閱申請表》《圖紙資料發(fā)放領(lǐng)用登記表》工程檔案接收記錄序號接收文件名稱份數(shù)