招標(biāo)管理流程

招標(biāo)管理流程編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修訂記錄日期修訂狀態(tài)修訂內(nèi)容修訂人審核人批準(zhǔn)人2009-3-25B/03.6.1刪除“成本分管領(lǐng)導(dǎo)審核、總經(jīng)理審批”藺明璇胡暢張廣志1、流程概況流程目的遵循公平、公正、公開的原則，對招標(biāo)過程實施控制，選擇符合公司業(yè)務(wù)要求的合格供方。適用范圍適用于開發(fā)項目的設(shè)計、營銷、工程承包商與材料/設(shè)備供貨商的招標(biāo)采購。定義計劃與成本委員會：見《組織管理手冊》招標(biāo)小組：100萬及以上項目由總經(jīng)理任組長、成本分管領(lǐng)導(dǎo)任副組長；100萬以下項目由成本分管領(lǐng)導(dǎo)任組長、業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)任副組長；成員包括成本管理部經(jīng)理、采購管理組副經(jīng)理、財務(wù)管理部經(jīng)理、業(yè)務(wù)主辦部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)流程主導(dǎo)及參與部門成本管理部（組織）、工程管理部（經(jīng)辦）、規(guī)劃設(shè)計部（經(jīng)辦）、營銷策劃部（經(jīng)辦）、項目部（參與）上游流程名稱下游流程名稱子流程名稱材料/設(shè)備選型定板流程材料/設(shè)備驗收管理流程工程管理流程部門流程中承擔(dān)職責(zé)總經(jīng)理審批招標(biāo)文件審批招標(biāo)定標(biāo)結(jié)果審批供方評價結(jié)果成本分管領(lǐng)導(dǎo)審核招標(biāo)文件審核招標(biāo)定標(biāo)結(jié)果參與開標(biāo)、評標(biāo)審核供方評價結(jié)果采購管理組收集匯總供方資料，并組織進(jìn)行資格審查組織供方考察組織編制招標(biāo)文件組織開標(biāo)、評標(biāo)負(fù)責(zé)發(fā)標(biāo)與組織答疑成本管理組負(fù)責(zé)委托咨詢公司編制工程量清單、工程成本標(biāo)底、報價分析編制經(jīng)濟(jì)標(biāo)并參與經(jīng)濟(jì)標(biāo)評審經(jīng)辦部門收集和推薦供方資料參與供方考察，并提交考察報告編制招標(biāo)文件和議標(biāo)文件的技術(shù)要求部分參與開標(biāo)、評標(biāo)、答疑工作組織合同交底工程管理部/項目部參與工程承包商考察參加工程與材料設(shè)備合同交底財務(wù)管理部1.負(fù)責(zé)收取、退還投標(biāo)保證金、圖紙押金等2、流程圖工作程序3.1招標(biāo)采購計劃確定3.1.1規(guī)劃設(shè)計部、營銷策劃部、項目部根據(jù)《項目開發(fā)總計劃》要求，編制供方進(jìn)場計劃；工程管理部根據(jù)各項目部計劃匯總工程、材料設(shè)備進(jìn)場計劃。3.1.2規(guī)劃設(shè)計部、營銷策劃部、工程管理部根據(jù)進(jìn)場計劃編制項目招標(biāo)工作計劃，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批后交成本管理部。3.1.3成本管理部匯總采購計劃并提出成本目標(biāo)，對采購計劃中的采購金額、采購方式和工程量/材料用量進(jìn)行審核，由成本分管領(lǐng)導(dǎo)審批確定采購方式：戰(zhàn)略采購：依《年度戰(zhàn)略采購發(fā)展計劃》和戰(zhàn)略采購協(xié)議，具體按《戰(zhàn)略采購管理流程》實施；公開招標(biāo)采購：依《工程建設(shè)項目招標(biāo)范圍和規(guī)模標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定》、《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》確定和實施；招標(biāo)采購：工程材料設(shè)備類20萬元（含）以上采購，營銷類、設(shè)計類10萬元（含）以上采購；直接采購：工程材料設(shè)備類20萬元以下采購，營銷類、設(shè)計類10萬元以下采購；3.1.4招標(biāo)管理工作應(yīng)嚴(yán)格按照流程規(guī)定執(zhí)行，如出現(xiàn)下列特殊情況不能按規(guī)定進(jìn)行招標(biāo)的，應(yīng)由經(jīng)辦部門單獨申請并填寫《免招標(biāo)項目審批表》，經(jīng)成本分管領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)審核、總經(jīng)理審批同意后方可不履行招標(biāo)流程，但必須按規(guī)定由成本管理部進(jìn)行預(yù)算或合同價審核：由于電力工程、煤氣工程等市政專業(yè)公司壟斷，公司內(nèi)部無法組織正常招標(biāo)時；其他因特殊原因確實無法履行規(guī)定招標(biāo)程序的。3.2招標(biāo)文件編制和審核3.2.1成本管理部在具備招標(biāo)條件的情況下，啟動招標(biāo)文件編制工作，向相關(guān)部門提出配合編制招標(biāo)文件要求。3.2.2需求提出部門編制招標(biāo)文件的技術(shù)標(biāo)書并提交成本管理部，成本管理組負(fù)責(zé)編制商務(wù)標(biāo)書，由采購管理組匯總形成《招標(biāo)文件》?！墩袠?biāo)文件》應(yīng)包括但不局限于以下內(nèi)容：投標(biāo)報價書：是要求投標(biāo)方按照對投標(biāo)總價、付款、工期、擔(dān)保函、結(jié)算原則等的回復(fù)要求，為固定格式，要求投標(biāo)方單獨密封；（商務(wù)標(biāo)書內(nèi)容）招標(biāo)方公司簡介：介紹企業(yè)性質(zhì)、資質(zhì)等級、開發(fā)主要項目等，主要是讓投標(biāo)方更進(jìn)一步了解我公司的情況；（技術(shù)標(biāo)書內(nèi)容）本次招標(biāo)的項目概況：主要是讓投標(biāo)方了解發(fā)標(biāo)項目與公司的關(guān)系；本次招標(biāo)的范圍和內(nèi)容（技術(shù)標(biāo)書內(nèi)容）：圖紙范圍要求、招標(biāo)范圍在圖中的界定、上述范圍內(nèi)的具體工作內(nèi)容；承包方式：標(biāo)明本項目招標(biāo)采用承包方式；（商務(wù)標(biāo)書內(nèi)容）計價方式：工程量清單招標(biāo)或總價包干、單價包干、包干總價加固定單價、其他方式等；（商務(wù)標(biāo)書內(nèi)容）材料、設(shè)備要求（技術(shù)標(biāo)書內(nèi)容）：甲供材料/設(shè)備清單、甲控材料/設(shè)備清單、甲控材料/設(shè)備品牌范圍名單、材料/設(shè)備封樣、檢驗及驗收要求；報價要求說明（商務(wù)標(biāo)書內(nèi)容）：總體報價要求及說明、主材的報價要求、甲方認(rèn)質(zhì)認(rèn)價和甲供材料/設(shè)備取費辦法（包括損耗率的報價要求）、投標(biāo)報價中包括的各項費用的說明（包括利潤、稅收、有償服務(wù)費、配合費、材料漲價風(fēng)險、不可預(yù)見費等）、匯總方式；結(jié)算原則（商務(wù)標(biāo)書內(nèi)容）：承包范圍內(nèi)的結(jié)算原則、設(shè)計變更結(jié)算原則、招標(biāo)范圍外結(jié)算原則（設(shè)計變更及現(xiàn)場簽證）、主材認(rèn)質(zhì)認(rèn)價/甲供的結(jié)算原則、乙供主材替換的結(jié)算原則等；付款方式；（商務(wù)標(biāo)書內(nèi)容）履約擔(dān)保；（商務(wù)標(biāo)書內(nèi)容）質(zhì)量等級審核及驗收規(guī)范；（技術(shù)標(biāo)書內(nèi)容）特殊部位的檢驗及驗收（如有）；（技術(shù)標(biāo)書內(nèi)容）工期要求（技術(shù)標(biāo)書內(nèi)容）；投標(biāo)資料要求（技術(shù)和商務(wù)標(biāo)書內(nèi)容）：商務(wù)投標(biāo)書，包括投標(biāo)報價書、報價清單、報價特別說明、單價分析表；技術(shù)投標(biāo)書，包括管理組織架構(gòu)、施工組織設(shè)計方案、質(zhì)量保證措施、人員設(shè)備配置、工期安排、其他；資信投標(biāo)書，包括：法人證明書及法人委托書原件、營業(yè)執(zhí)照及資質(zhì)證書、主要工程業(yè)績（同類型）、其他資料；資料密封要求；評標(biāo)辦法；招標(biāo)時間安排：包括發(fā)標(biāo)、答疑、回標(biāo)截止時間；投標(biāo)注意事項：主要對廢標(biāo)和其他情況的說明；投標(biāo)附件：圖紙（含設(shè)計變更、審圖意見）；報價格式和清單；投標(biāo)報價書；合同文本。3.2.3招標(biāo)文件編制完成后，成本管理部負(fù)責(zé)填寫《招標(biāo)文件審批表》，提交業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)與成本分管領(lǐng)導(dǎo)審核、總經(jīng)理審批。3.2.4在報批過程中涉及到對《招標(biāo)文件》有修改的意見時，由成本管理部組織相關(guān)部門修改，修改后審批的《招標(biāo)文件》為正式發(fā)標(biāo)文件。3.3供方信息收集3.3.1發(fā)布招標(biāo)信息：根據(jù)采購計劃，資格審查截止日期15天前，成本管理部安排在政府招標(biāo)辦、公司內(nèi)網(wǎng)或其他方式發(fā)布招標(biāo)公告。招標(biāo)公告應(yīng)明確招標(biāo)項目名稱、招標(biāo)范圍、規(guī)模、資格審查截止日期、招標(biāo)要求等信息。3.3.2投標(biāo)意向單位資料的收集：成本管理部組織相關(guān)部門通過招標(biāo)公告、工程和材料信息庫、市場查詢等方式收集投標(biāo)意向單位。應(yīng)保證投標(biāo)意向單位的數(shù)量不少于三家，收集渠道包括但不限于：部門內(nèi)部設(shè)計、營銷、工程承包商及材料/設(shè)備供應(yīng)商信息庫；網(wǎng)上搜尋；內(nèi)部公告；工程管理部、規(guī)劃設(shè)計部、營銷策劃部、項目部等相關(guān)部門及人員推薦；供方自行推薦；同行推薦。3.3.3成本管理部應(yīng)要求供方提供以下資料的原件及復(fù)印件：公司簡介；營業(yè)執(zhí)照；資質(zhì)證書；與招標(biāo)業(yè)務(wù)相關(guān)的業(yè)績資料；稅務(wù)登記證；企業(yè)代碼證；代理證明文件（可選）；項目經(jīng)理證書（適用于工程招標(biāo)）。3.3.4由成本管理部要求供方填寫和提交《供方資格審查表》。3.4資格審查3.4.1承包商資格審查：由成本管理部組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門對承包商進(jìn)行資格審查；如材料供應(yīng)商資格審查：由成本管理部組織工程管理部、規(guī)劃設(shè)計部（針對需選型定板的材料）對材料供應(yīng)商進(jìn)行資格審查。3.4.2資格審查分為資格預(yù)審和資格后審。資格預(yù)審指在開標(biāo)前對潛在投標(biāo)單位進(jìn)行的資格審查；資格后審指開標(biāo)后對投標(biāo)單位進(jìn)行的資格審查。進(jìn)行資格預(yù)審的，一般不再進(jìn)行資格后審。對工程承包商的資格審查必須包括但不限于以下內(nèi)容：單位近3年來的營業(yè)額、注冊資金、人力資源結(jié)構(gòu)和狀況；供方工商營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)等級狀況、安全生產(chǎn)許可證；近3年來財務(wù)資信狀況；近3年相關(guān)項目的業(yè)績狀況。并對其主要業(yè)績和工程現(xiàn)場進(jìn)行實際考察，必要時從供方合作商了解供方業(yè)績情況；單位技術(shù)力量，資源配備狀況等；單位在建工程、擬開工項目、目前剩余能力狀況；項目負(fù)責(zé)人的資質(zhì)狀況、安全生產(chǎn)許可證；其它對材料/設(shè)備供應(yīng)商的資質(zhì)審查必須包括但不限于以下內(nèi)容：單位近3年來的營業(yè)額、注冊資金；財務(wù)資信狀況、營業(yè)執(zhí)照及法人代碼證；營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證明；單位生產(chǎn)技術(shù)能力及設(shè)備狀況說明；行業(yè)主管部門頒發(fā)的生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品鑒定證書和有關(guān)檢測報告；同類項目應(yīng)用業(yè)績，必要時對其應(yīng)用項目進(jìn)行實地考察和對其合作單位進(jìn)行評價調(diào)查。對設(shè)計類供應(yīng)商的資質(zhì)審查必須包括但不限于以下內(nèi)容：單位近3年來的營業(yè)額、注冊資金；財務(wù)資信狀況、營業(yè)執(zhí)照及法人代碼證；營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證明；組織結(jié)構(gòu)、設(shè)計收費標(biāo)準(zhǔn)、項目運作方式、內(nèi)部審核機(jī)制；工程實例、獲獎情況、主任設(shè)計師出圖質(zhì)量、工地服務(wù)質(zhì)量等；同類設(shè)計項目應(yīng)用業(yè)績，必要時對其設(shè)計項目進(jìn)行實地考察和對其合作單位進(jìn)行評價調(diào)查。對營銷類供應(yīng)商的資質(zhì)審查必須包括但不限于以下內(nèi)容：單位近3年來的營業(yè)額、注冊資金；財務(wù)資信狀況、營業(yè)執(zhí)照及法人代碼證；營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證明；組織結(jié)構(gòu)、營銷取費標(biāo)準(zhǔn)、項目運作方式、內(nèi)部審核機(jī)制；項目實例及客戶反映、市場業(yè)績和獲獎情況；策劃團(tuán)隊和銷售團(tuán)隊主管人員的資歷和案例、售后服務(wù)質(zhì)量等。3.4.3資格審查后，由成本管理部與相關(guān)部門確定審查意見及是否需要進(jìn)行考察。3.5供方考察3.5.1對于公司供方信息庫中在合格供方名錄下，及近兩年已考察通過的供方（包括一年內(nèi)已考察通過但未合作過的供方），不需要進(jìn)行考察。3.5.2成本管理部在組織考察前擬定考察小組成員名單，并制訂《供方考察評價表》，組織需求提出部門和相關(guān)考察人員討論確定《供方考察評價表》的考察項目、權(quán)重和評分標(biāo)準(zhǔn)，并交成本分管領(lǐng)導(dǎo)審批確定考察人員名單和《供方考察評價表》。3.5.3考察小組對供方進(jìn)行考察，并填寫《供方考察評價表》匯總到考察小組負(fù)責(zé)人（一般由需求部門成員擔(dān)任），由小組負(fù)責(zé)人做出綜合評估。填寫《投標(biāo)單位資格審批表》，并連同《供方考察報告》提交相關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)。其中《投標(biāo)單位資格審批表》應(yīng)明確供方類別：合格供方：已經(jīng)合作過，且經(jīng)評審合格的供方。試用供方：已經(jīng)考察評審?fù)ㄟ^，取得投標(biāo)資格的供方。待用供方：未合作、未考察的供方。不合格供方：考察不合格及合作后經(jīng)評價為不合格的供方。3.5.4成本管理部經(jīng)理組織對推薦入圍單位進(jìn)行評估，確定不少于三家的入圍單位名單及相關(guān)資料提交業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)審核，由成本分管領(lǐng)導(dǎo)審批確定入圍單位。3.5.5因業(yè)務(wù)緊急，在發(fā)標(biāo)前無法提前考察的供方，由成本分管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理同意后可先行發(fā)標(biāo)，在定標(biāo)前，視回標(biāo)情況決定是否組織考察。3.6發(fā)標(biāo)與答疑3.6.1成本管理部負(fù)責(zé)對入圍單位進(jìn)行發(fā)標(biāo)，并組織相關(guān)部門舉行招標(biāo)答疑會：需要時，成本管理部會同財務(wù)管理部負(fù)責(zé)辦理收取招標(biāo)圖紙押金及投標(biāo)保證金手續(xù)。發(fā)標(biāo)、答疑與供方考察過程中或招標(biāo)文件發(fā)出后需要變更的，成本管理部匯總各方意見，在答疑會后由成本管理部組織編制《答疑會記錄》，經(jīng)相關(guān)答疑人會簽后發(fā)放給相關(guān)投標(biāo)單位簽收，答疑文件將作為招標(biāo)文件的補充文件。3.6.2工程類招標(biāo)項目要求提供投標(biāo)保證金的，投標(biāo)保證金額度最高不超過80萬元（人民幣），由財務(wù)管理部收取，具體金額由招標(biāo)小組組長根據(jù)項目具體情況確定。開標(biāo)后未中標(biāo)單位的投標(biāo)保證金，由成本管理部三天內(nèi)通知財務(wù)管理部免息退還。中標(biāo)單位在合同簽訂后7天內(nèi)，由成本管理部通知財務(wù)管理部將投標(biāo)保證金自動轉(zhuǎn)為履約保證金（中標(biāo)單位在中標(biāo)后不接受中標(biāo)承諾主要條件的，不退還投標(biāo)保證金，取消中標(biāo)資格）。3.6.3成本管理部收取標(biāo)書時，應(yīng)檢查標(biāo)書是否有效密封，標(biāo)書送達(dá)時間是否符合招標(biāo)文件截標(biāo)時間要求，并填寫簽收表。3.7開標(biāo)前準(zhǔn)備3.7.1供方投標(biāo)文件技術(shù)標(biāo)采用暗標(biāo)法投標(biāo)，技術(shù)標(biāo)內(nèi)容及封面不得有投標(biāo)單位名稱和任何暗示性標(biāo)識，否則做廢標(biāo)處理。3.7.2成本管理部在開標(biāo)前對投標(biāo)單位報送的技術(shù)標(biāo)書進(jìn)行編號，并作好記錄。3.8開標(biāo)和評標(biāo)3.8.1招標(biāo)小組負(fù)責(zé)開標(biāo)及評標(biāo)工作（概念、方案、初步設(shè)計單位、主要營銷承包商及重大工程/材料設(shè)備開標(biāo)及評標(biāo)由成本與計劃委員會負(fù)責(zé)），開評標(biāo)應(yīng)盡量縮小參加人員范圍。3.8.2開標(biāo)：開標(biāo)參加人員：成本管理部招標(biāo)采購工程師組織開標(biāo)會，業(yè)務(wù)部門指派人員參加。開標(biāo)時，開標(biāo)組織者應(yīng)填制《開標(biāo)記錄》，投標(biāo)人員簽字確認(rèn)，開標(biāo)后，商務(wù)標(biāo)、資信標(biāo)由招標(biāo)小組負(fù)責(zé)經(jīng)濟(jì)比較分析、審查；技術(shù)標(biāo)書由招標(biāo)小組評審或經(jīng)招標(biāo)小組批準(zhǔn)后，由需求提出部門組織有關(guān)專家評審。3.8.3評標(biāo)、定標(biāo)方法公司根據(jù)不同的招標(biāo)項目，采用以下三種評標(biāo)、定標(biāo)方法，具體評標(biāo)、定標(biāo)辦法在《招標(biāo)文件》中作出規(guī)定：最低價法：該辦法適用于同品牌、規(guī)格、型號的材料和設(shè)備采購項目。該類項目根據(jù)談判結(jié)果，最低價格者為中標(biāo)單位；合理低價法：該辦法適用于功能、性能相近，品牌不同的材料和設(shè)備采購項目。工程技術(shù)含量低、施工難度小、工藝簡單、總造價低的工程類施工項目。綜合評價法：該辦法適用于設(shè)計類、營銷類、工程類設(shè)備較多、施工復(fù)雜的建筑、安裝、大型裝修、監(jiān)理及其他特殊需要的項目。綜合評價越高越符合中標(biāo)條件。綜合評價權(quán)重分配，在評標(biāo)前由招標(biāo)小組討論確定，如：商務(wù)標(biāo)70%技術(shù)標(biāo)20%資信標(biāo)10%商務(wù)標(biāo)評分，如商務(wù)標(biāo)得分=70-（投標(biāo)報價-投標(biāo)最低價）/（投標(biāo)最低價/70）……A（最低標(biāo)報價為滿分70分）技術(shù)標(biāo)采用百分制，由相關(guān)評審人員按《技術(shù)標(biāo)評分表》打分，由技術(shù)標(biāo)評審負(fù)責(zé)人匯總采用算術(shù)平均法確定最終分值，并將《技術(shù)標(biāo)評分表》及《技術(shù)標(biāo)最終分值匯總表》報招標(biāo)小組。技術(shù)標(biāo)得分=技術(shù)標(biāo)最終分值*20%......B資信標(biāo)以考察評分為最終得分，合作過的合格供方的資信滿分。資信標(biāo)得分=資信標(biāo)最終得分*10%......C綜合總分=A+B+C3.8.4在評標(biāo)過程中，招標(biāo)小組若發(fā)現(xiàn)某投標(biāo)單位的報價明顯低于其他投標(biāo)單位的報價，使得其報價可能低于其成本的，應(yīng)要求該投標(biāo)單位提供能夠達(dá)到招標(biāo)文件要求的工期、質(zhì)量和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的書面證明。投標(biāo)單位無法合理說明或不能提供相關(guān)證明材料的，該單位標(biāo)書應(yīng)作為廢標(biāo)處理，評標(biāo)報告中應(yīng)明確寫出廢標(biāo)原因。3.8.5審計部參與評標(biāo)過程的監(jiān)督工作，具體依審計作業(yè)指引。3.9商務(wù)及技術(shù)談判3.9.1開標(biāo)后，需要進(jìn)一步談判的招標(biāo)項目，招標(biāo)小組確定談判入圍單位，談判入圍單位不得少于3家。技術(shù)標(biāo)評審負(fù)責(zé)人須書面提出技術(shù)標(biāo)中存在的問題和公司的要求，提交招標(biāo)小組組長，招標(biāo)小組組長組織評審人員對供方商務(wù)報價中價格的合理性進(jìn)行分析，是否有不合理報價、是否有不平衡報價及存在的其他問題，并組織會議談判。3.9.2談判過程中，由技術(shù)標(biāo)評審負(fù)責(zé)人或其指定的技術(shù)、工程人員負(fù)責(zé)落實解決技術(shù)標(biāo)中的問題，需要時，招標(biāo)小組通知相關(guān)部門參加談判。3.9.3招標(biāo)小組組長主持談判，并負(fù)責(zé)商務(wù)標(biāo)談判，相關(guān)人員予以配合3.9.4談判過程中應(yīng)形成《談判記錄》，參加談判人員簽字確認(rèn)。3.9.5招標(biāo)小組組長根據(jù)招標(biāo)項目及談判情況，決定是否組織進(jìn)行后續(xù)談判。3.10定標(biāo)3.10.1招標(biāo)小組根據(jù)談判結(jié)果，填寫《招標(biāo)結(jié)果審批表》和《投標(biāo)情況對比分析表》（作為招標(biāo)采購的附件）并提交成本分管領(lǐng)導(dǎo)審核、總經(jīng)