LS-QP-012文件和資料控制程序(力碩)

LS-QP-012文件和資料控制程序第1頁共7頁文件編號：LS-QP-012版本：A/0版文件和資料控制程序2011-07-10發(fā)布 2011-07-10實施程序變更記錄表版本/版次/修訂更改內(nèi)容摘要生效日期修改人審核批準(zhǔn)文件和資料控制程序1目的確保公司所有內(nèi)部文件、外部文件、圖樣與技術(shù)資料的準(zhǔn)確性和統(tǒng)一性，使公司所有與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件、圖樣與技術(shù)資料之流通、應(yīng)用、處理等得到有效控制，以控制與本質(zhì)量管理體系要求有關(guān)的所有文件與資料，使所有持有文件、圖樣與技術(shù)資料的相關(guān)部門、生產(chǎn)場所能及時獲得有效的最新版本的文件、圖樣與技術(shù)資料。2范圍本程序適用于本公司質(zhì)量管理體系所涉及到的有關(guān)產(chǎn)品和原/輔材料的采購、制造（包括樣件生產(chǎn)、試生產(chǎn)、批量生產(chǎn)等）、檢驗和試驗及校準(zhǔn)、倉儲、包裝到交付各階段作業(yè)的所有文件、圖樣與技術(shù)資料和顧客、供應(yīng)商提供的相關(guān)文件、圖樣與技術(shù)資料及與國際/國家政府、安全和環(huán)保法規(guī)有關(guān)的相關(guān)外部文件與資料之控制。引用文件SN-WI-02《文件編號版本版次和發(fā)放工作指示》4術(shù)語和定義體系管理文件：一階文件、二階文件、三階文件和四階文件之操作說明書、檢驗標(biāo)準(zhǔn)/檢驗規(guī)程、操作標(biāo)準(zhǔn)/操作規(guī)程等。一階文件：質(zhì)量手冊；二階文件：程序文件；三階文件：作業(yè)指導(dǎo)書（包括：作業(yè)要領(lǐng)書、檢驗要領(lǐng)要領(lǐng)書、操作標(biāo)準(zhǔn)/操作規(guī)程、在過程中所需使用的工藝文件、生產(chǎn)記錄卡、圖樣與技術(shù)資料等）；四階文件：表單/表格、記錄；外部文件：顧客或公司外所輸入的圖樣與資料或書籍文件（政府、安全與環(huán)保法規(guī)及國際/國家標(biāo)準(zhǔn)）等；技術(shù)文件：指本公司內(nèi)部編制的工程規(guī)范、工程標(biāo)準(zhǔn)、工作規(guī)范、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、檢查基準(zhǔn)、圖樣、包裝標(biāo)準(zhǔn)、工藝技術(shù)文件等和/或顧客提供的圖樣、工程規(guī)范、工程標(biāo)準(zhǔn)/技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)條件/協(xié)議、質(zhì)量規(guī)范、檢驗規(guī)范、檢驗標(biāo)準(zhǔn)、電腦數(shù)據(jù)軟盤/軟件、樣品等和/或本公司與供應(yīng)商簽訂的協(xié)議等。5職責(zé)5.1文件制作、修訂、補發(fā)、廢止之申請：相關(guān)部門。5.2文件之?dāng)M定、審查、批準(zhǔn)：5.2.1一階文件：質(zhì)檢部主管擬定，管理者代表審查，總經(jīng)理核準(zhǔn)；5.2.2二階文件：各相關(guān)部門擬定，各部門主管審查，管理者代表核準(zhǔn)；5.2.3三階文件：各相關(guān)部門擬定，各部門主管審查、核準(zhǔn)；5.2.4四階文件：隨二、三階文件一并審核；5.3文件發(fā)行、回收、銷毀、列管：管理部；5.4外部文件與資料由管理部接收并登錄，然后將其分發(fā)到所需要的相關(guān)部門，原稿由管理部存檔保管；如需將其轉(zhuǎn)換為公司內(nèi)部文件時，其制、修、補、廢等作業(yè)由相關(guān)使用部門依一、二、三、四階文件之?dāng)M定、審查、核準(zhǔn)的規(guī)定進行。5.5外部文件與資料由管理部接收并登錄（顧客、供應(yīng)商的圖樣與技術(shù)資料之接收和登錄由技術(shù)部門負責(zé)），然后將其分發(fā)到所需要的相關(guān)部門，原稿交管理部存檔保存；如需將其轉(zhuǎn)換為公司內(nèi)部文件時，其修、補、廢等作業(yè)由相關(guān)使用部門依一、二、三、四階文件之?dāng)M定、審查、核準(zhǔn)的規(guī)定進行。6工作流程和內(nèi)容工作流程工作內(nèi)容說明使用表單6.1體系管理文件體系管理體系管理文件編制、修訂/廢止申請6.1.1質(zhì)量手冊由質(zhì)檢部組織編制；程序文件由質(zhì)檢部組織，與質(zhì)量體系要素有關(guān)的各職能部門分別負責(zé)編寫；作業(yè)指導(dǎo)書由各業(yè)務(wù)部門結(jié)合作業(yè)活動的特點和程序文件的控制要求，負責(zé)組織人員編制。質(zhì)量手冊和程序文件的修訂/廢止由質(zhì)檢部負責(zé)，作業(yè)指導(dǎo)書的修訂/廢止由編寫部門負責(zé)。更改單審查審查NOYES6.1.2質(zhì)量手冊由管理者代表審核；程序文件由職能部門領(lǐng)導(dǎo)審核；作業(yè)指導(dǎo)書由部門領(lǐng)導(dǎo)審核。編號編號6.1.3體系管理文件文號的編制按文件編號管理執(zhí)行；發(fā)行編號由質(zhì)量部順序編寫。核準(zhǔn)NO核準(zhǔn)YES6.1.4質(zhì)量手冊由總經(jīng)理批準(zhǔn)；程序文件由管理者代表批準(zhǔn)；作業(yè)指導(dǎo)書由部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。體系管理文件批準(zhǔn)后頒布。注：四階文件隨一、二、三階文件審批、頒布。文件的修訂重復(fù)6.1.1分發(fā)回收分發(fā)回收銷毀銷毀AA6.1.5A．分發(fā)：質(zhì)量手冊和程序文件按質(zhì)量保證部批準(zhǔn)的發(fā)放清單簽發(fā)；作業(yè)指導(dǎo)書按文件編制部門批準(zhǔn)的分發(fā)部門簽發(fā)，以確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識別；并在所發(fā)放的文件上加蓋“受控”印章，管理部應(yīng)確保在使用處可獲得適用文件的最新有效版本，同時相關(guān)部門應(yīng)確保所發(fā)放的所有文件保持清新和易于識別。B．回收：將作廢的體系管理文件簽收，并在所回收的文件上加蓋“作廢”印章。C．銷毀：將簽收的作廢體系管理文件銷毀。資料發(fā)放清單資料回收清單工作流程工作內(nèi)容說明使用表單AA歸檔保存歸檔保存6.體系管理文件一份作為檔案保存，兩份作為資料保存供借閱；對已作廢尚有查考作用的文件需加蓋“作廢”、“保留”章保存停用歸檔備查。6.2技術(shù)文件技術(shù)文件的制/修訂、廢止申請技術(shù)文件的制/修訂、廢止申請6.2技術(shù)文件由主管技術(shù)人員編寫。技術(shù)文件的修訂和廢止由技術(shù)人員提出修訂/更改和廢止申請；設(shè)計文件和工藝文件的更改執(zhí)行。當(dāng)影響顧客的裝配、成型、功能、耐久性或性能的要求時，要辦理顧客批準(zhǔn)手續(xù)，必要時進行生產(chǎn)件批準(zhǔn)。為確保能按顧客要求的時間表對其所有的工程規(guī)范得到有效管制，公司技術(shù)部門和相關(guān)部門必須在二周內(nèi)對顧客所有的工程規(guī)范進行評審（評審的結(jié)果由相關(guān)評審部門將其記錄于“設(shè)計和開發(fā)評審記錄表”內(nèi)）、分發(fā)和實施/執(zhí)行及其變更通知，并對在生產(chǎn)過程中實施日期的每項記錄按時間進行保存、歸檔等作業(yè)，包括對所有有關(guān)文件的更新（如：當(dāng)這些工程規(guī)范的更改影響PPAP時，技術(shù)管理部門應(yīng)及時對PPAP相關(guān)資料和記錄進行更新）。發(fā)出單更改單、更改申請表審查審查NO6.2設(shè)計文件按《產(chǎn)品過程開發(fā)》執(zhí)行編號編號BB6.2技術(shù)文件編號按《文件編號版本版次和發(fā)放工作指示》執(zhí)行。工作流程工作內(nèi)容說明使用表單BBNO批準(zhǔn)批準(zhǔn)YES6.2技術(shù)文件批準(zhǔn)按《產(chǎn)品過程策劃程序》執(zhí)行；頒布頒布6.2技術(shù)文件經(jīng)批準(zhǔn)后歸檔。分發(fā)回收分發(fā)回收6.2新發(fā)技術(shù)文件按分發(fā)通知單指定的單位發(fā)放技術(shù)文件并登記；按附表的分發(fā)定額分發(fā)并登記，以確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識別和確保在使用處可獲得適用文件的最新有效版本，同時要求相關(guān)部門對所發(fā)放的所有文件保持清新和易于識別。試制、生產(chǎn)現(xiàn)場不準(zhǔn)使用更改單。更改單和更改后的技術(shù)文件，發(fā)送至更改單持有該技術(shù)文件的部門和單位。同時收回舊的或作廢的技術(shù)文件，并辦理交接簽字手續(xù)（即在所回收的文件上加蓋“作廢”印章），確保更改的有效實施。外協(xié)、外購用技術(shù)文件的發(fā)放：產(chǎn)品外協(xié)、外購需用技術(shù)文件時，由負責(zé)產(chǎn)品外協(xié)、外購的主管人員提出申請，經(jīng)部門負責(zé)人簽字審核，技術(shù)管理部門負責(zé)人審批；復(fù)制完成的技術(shù)文件加蓋“訂貨用圖”或“協(xié)調(diào)用圖”章后發(fā)申請部門，并登記。產(chǎn)品外協(xié)、外購用技術(shù)文件涉及更改時，如果需要，由外協(xié)、外購部門提出申請，技術(shù)管理部檔將“更改單”和更改后的技術(shù)文件發(fā)“申請單位”，由該部門將其發(fā)送給供應(yīng)商。資料發(fā)放清單資料回收清單鑒定鑒定銷毀CC6.2對于作廢文件，回收后除查考或憑證作用加蓋“作廢”“保留”章保存外，其余銷毀；對保存到期的文件和資料在銷毀前應(yīng)重新鑒定，對尚有保存價值的要延長一個保管期。銷毀清單工作流程工作內(nèi)容說明使用表單CC歸檔保存歸檔保存6.2長期對公司生產(chǎn)和管理具有指導(dǎo)和查考、憑證作用的文件和資料，各有關(guān)職能部門應(yīng)及時整理編目，不定期向管理部歸檔移交，建立文件和資料檔案。檔案資料清單6.3電子文件、檔案的管理：電子文件、檔案的管理按《電子文件和電子檔案管理規(guī)范》執(zhí)行。文件登記帳6.4外來文件:外來標(biāo)準(zhǔn)的控制按《文件編號版本版次和發(fā)放工作指示》執(zhí)行。外來標(biāo)準(zhǔn)的更新應(yīng)由公司標(biāo)準(zhǔn)化人員根據(jù)“科技新書目”、“標(biāo)準(zhǔn)目錄”和技術(shù)人員根據(jù)顧客提供的有關(guān)信息及時進行更新。其他對影響公司產(chǎn)品質(zhì)量的外來文件(如協(xié)調(diào)圖樣等)的管理按6.2執(zhí)行。當(dāng)顧客之工程標(biāo)準(zhǔn)/規(guī)格變更或其它外來圖樣與技術(shù)資料有變時更，相關(guān)部門必須至少在6個工作日內(nèi)對公司內(nèi)部與顧客或其它外來圖樣與技術(shù)資料相對應(yīng)的相關(guān)圖樣與技術(shù)文件、工程標(biāo)準(zhǔn)/規(guī)范、檢驗、標(biāo)準(zhǔn)/檢驗規(guī)范、相關(guān)作業(yè)指導(dǎo)書、程序文件等進行修訂/變更作業(yè)。為確保外來文件得到識別，各部門使用的外來文件由其自行建立管理清