高效清單工作法（無壓時間管理手冊）VIP

高效清單工作法無壓時間管理手冊目錄\h第1章待辦事項清單：你需要用它做什么\h第2章生產(chǎn)率悖論：待辦事項清單如何阻礙你的成功\h第3章為什么你沒能完成待辦事項清單\h1.你誤解了待辦事項清單的目的\h2.你忽略了設(shè)定截止日期\h3.你的清單太長了\h4.你的清單充滿了變數(shù)\h5.你給自己留了太多選擇\h6.你未曾意識到為任務(wù)添加場景\h7.你的任務(wù)被定義得過于寬泛\h8.你的任務(wù)不符合特定目標(biāo)\h待辦事項清單掌握程度：自我測評\h消極情緒如何影響你的工作效率\h第4章10種最常用的待辦事項清單法\h1.“事無巨細(xì)”清單\h2.“任務(wù)+開始日期+截止日期”清單\h3.待辦事項清單“兩人組”：主任務(wù)清單+每日任務(wù)清單\h4.“3+2”法\h5.“1-3-5”法\h6.基于項目的清單法\h7.3-MIT法\h8.“便利貼”法\h9.“四象限”法\h10.GTD法\h第5章如何創(chuàng)建完美的待辦事項清單\h第1步：從任務(wù)中分離出當(dāng)前任務(wù)\h第2步：根據(jù)期望的結(jié)果確定任務(wù)\h第3步：將項目分解為單個任務(wù)\h第4步：設(shè)定每個任務(wù)的截止日期\h第5步：將當(dāng)前任務(wù)的數(shù)量限制為7個\h第6步：按項目、類型和地點(diǎn)組織任務(wù)\h第7步：“修剪”多余的任務(wù)清單\h第8步：估算完成每項任務(wù)所需的時間\h第9步：使用主動動詞引導(dǎo)每項任務(wù)\h第10步：注意哪些任務(wù)會受到他人的影響\h第6章如何維護(hù)待辦事項清單系統(tǒng)\h技巧1：建立“微任務(wù)”批處理清單\h技巧2：保持警覺，不被任務(wù)壓垮\h技巧3：按場景定義待辦事項清單\h技巧4：進(jìn)行每周回顧\h技巧5：更新你的目標(biāo)清單\h技巧6：避免在方法論上猶豫不決\h技巧7：構(gòu)建適合你的系統(tǒng)\h技巧8：保持一致\h從“高效”軌道上掉下來怎么辦\h第7章計算機(jī)還是紙和筆：你應(yīng)該哪種工具創(chuàng)建清單\h使用紙和筆的情況\h在線存儲待辦事項清單的情況\h第8章如何將日歷整合到待辦事項清單中\(zhòng)h第9章什么是“已完成清單”（以及你需要保留它嗎）\h如何創(chuàng)建已完成清單\h第10章關(guān)于有效待辦事項清單的一點(diǎn)看法第1章待辦事項清單：你需要用它做什么一份高效的待辦事項清單將協(xié)助你完成以下事情。第一，它可以幫你掌控工作進(jìn)程——它會告訴你需要做什么，以及什么可以放在后面做。一種好的任務(wù)管理法會使工作進(jìn)程不那么混亂。第二，你不至于錯過任務(wù)的截止日期。一份合適的待辦事項清單，將幫助你根據(jù)任務(wù)的重要性和緊迫性設(shè)定當(dāng)天必須完成的事。你能依照清單把時間和精力都投入到最有價值的地方。第三，待辦事項清單將確保你在正確的時間處理正確的任務(wù)。你能篩選出緊急任務(wù)，并在時間允許的情況下完成那些不太緊急的任務(wù)。你不至于感到不知所措，而是感覺自己能夠掌控生活，從而避免焦慮。第四，你將避免浪費(fèi)寶貴的時間去處理“看上去的危機(jī)”。清單將使你根據(jù)項目的緊急程度來明確目前需要處理的工作是什么。在清單協(xié)助你的同時，你也將學(xué)會依靠它來管理自己的時間。一份好的清單將防止你對看起來像危機(jī)事件的項目做出過度反應(yīng)。你會根據(jù)當(dāng)前的工作量評估每種情況，做出“應(yīng)該做什么”的合理決定。值得注意的是，只有少數(shù)“危機(jī)事件”屬于真正的緊急情況，它們中的大多數(shù)來源于我們情緒上的過度反應(yīng)。如果清單有效地消除了這種情緒，你便可以做出最佳決策，從而最大限度地提高自己的效率。第五，一份合理的待辦事項清單將幫助你在更短的時間內(nèi)完成盡可能多的工作。更重要的是，你將完成那些真正要做的事。提高工作效率不僅僅意味著一長串任務(wù)的完成，而且有更高的使命：它將幫助你專注于實現(xiàn)高價值目標(biāo)的任務(wù)，而不是讓你一直處于忙碌的狀態(tài)。第六，待辦事項清單將大大減輕你的壓力。正如第二點(diǎn)講到的，你不至于錯過任務(wù)的截止日期，也就不會因此經(jīng)歷持續(xù)的、令人不快的壓力。你也將避免因為所謂的“危機(jī)”而分心，也就能夠感到對任務(wù)的控制在不斷增強(qiáng)。你將專注于那些高價值任務(wù)，確保以最有效的方式度過每一天。第七，一份設(shè)計合理的待辦事項清單將提高你的注意力。當(dāng)我們談到完成任務(wù)時，需要關(guān)注“我們是如何完成的”。如上所述，清單將展示你在哪里無意義地消磨了時間。你將知道哪些任務(wù)優(yōu)先于其他任務(wù)，哪些任務(wù)值得你立即投入時間和精力。在這樣持續(xù)的訓(xùn)練之中，你可以專注于完成重要的工作，而不是將時間浪費(fèi)在微不足道的活動上。第八，一份好的待辦事項清單將消除拖延任務(wù)造成的挫敗感和內(nèi)疚感。它將幫助你更聰明地工作，并讓你設(shè)立更長期和宏大的目標(biāo)。你將專注于更有意義的項目，在每天結(jié)束時獲得真正的成就感。在下一章中，我們將討論“生產(chǎn)率悖論”：當(dāng)前的清單會如何阻礙你更好地完成任務(wù)。第2章生產(chǎn)率悖論：待辦事項清單如何阻礙你的成功讓我們一起來看看以下這四個數(shù)字（這些數(shù)據(jù)來自任務(wù)管理App——iDoneThis）?！?1％：有41%的待辦事項永遠(yuǎn)不會完成。·50％：已完成的待辦事項有50%是在一天內(nèi)完成的?！?8％：已完成的待辦事項有18%是在一小時內(nèi)完成的?！?0％：已完成的待辦事項有10%是在一分鐘內(nèi)完成的。這些數(shù)字告訴我們什么？第一，這表明許多待辦事項清單是無效的。超過40％的任務(wù)從未完成，這意味著將近一半的任務(wù)被轉(zhuǎn)移到了第二天，無限期推遲或完全丟棄——這顯然不是有效的任務(wù)管理應(yīng)有的樣子。第二，我們可以看到絕大部分事項很快就完成了，有些甚至在幾分鐘內(nèi)就完成了。這表明許多人的清單未能指定單項任務(wù)完成所需的時間，或者傾向于選擇看起來容易做的任務(wù)。待辦事項清單最根本的用途是規(guī)劃我們的時間，為我們的任務(wù)排出優(yōu)先級，但許多人在使用的時候并沒有解決這方面的問題。大量的待辦事項在幾分鐘后就被我們從清單中劃掉，在這些待辦事項中少有正確或是重要的工作。除了給我們帶來虛假的成就感以外，很難看到這樣的任務(wù)安排有什么額外的價值。第三，這些數(shù)據(jù)告訴我們，許多清單都太長了。任務(wù)負(fù)擔(dān)過重會帶給我們過多的壓力，連我們自己也清楚地意識到，完成清單中的每個項目是近乎不可能的——于是最終被迫放棄它們。數(shù)據(jù)表明，大多數(shù)人都無法完成自己待辦事項清單中的每個項目。根據(jù)iDoneThis的數(shù)據(jù)，41％的待辦事項永遠(yuǎn)不會完成；另一項領(lǐng)英的調(diào)查則顯示，近90％的專業(yè)人士承認(rèn)他們沒有定期完成任務(wù)清單。第四，上述數(shù)據(jù)表明，許多人是在沒有清楚掌握自己的日程安排和時間可用性的情況下處理任務(wù)的。41％的任務(wù)未完成，這意味著如果通過任務(wù)完成率來衡量我們的效率，那么許多人使用待辦事項清單并沒有太多有意義的收獲。讓我們總結(jié)一下這個“生產(chǎn)率悖論”究竟是什么。我們期待創(chuàng)建待辦事項清單以幫助我們組織任務(wù)、管理時間并完成工作。但如果我們錯誤地理解了待辦事項清單的內(nèi)涵，依賴于錯誤構(gòu)思的任務(wù)管理法，便會在無意中破壞創(chuàng)建的清單，最終要么繼續(xù)掙扎著列出所有的待辦事項，要么徹底放棄使用這種方法。這樣做無疑會損害我們的效率。我們最終獲得的成就將會更少而不是更多。在下一章中，我們將一起仔細(xì)研究待辦事項清單為什么會失效。如果你沒有接受過正式的任務(wù)管理培訓(xùn)，那么你所列的清單很可能會阻礙你成為高效率的人。第3章為什么你沒能完成待辦事項清單在理想的情況下，你應(yīng)該在每天結(jié)束時完成出現(xiàn)在清單中的所有項目。如果你遇到了困難，請仔細(xì)閱讀本章。在這一章里，我將說明大部分人未能完成待辦事項清單的8個常見癥結(jié)。這之中任何一個都可能破壞你的工作效率并阻礙你按時完成任務(wù)。1.你誤解了待辦事項清單的目的讓我們來思考這個問題：為什么要創(chuàng)建待辦事項清單？或者說，你希望用它們完成什么？大多數(shù)人會回答：“我想把事情做好。”但遺憾的是，這不是設(shè)計合理的待辦事項清單的用途。待辦事項清單主要是幫助你組織任務(wù)和項目，并突出最重要的內(nèi)容。它可以讓你把腦海中所有可能被忽視的任務(wù)提取出來。通過將它們一一寫下、羅列起來，你可以得到一張“我要做什么”的藏寶手冊：你將獲得關(guān)于優(yōu)先級最靠前的那些任務(wù)的概覽。當(dāng)你在清單中列出任務(wù)后，管理清單上的任務(wù)比從你腦海里任意提取沒有章法的任務(wù)要更容易和高效。你可以根據(jù)“我需要完成什么”來輕松組織自己要做的任務(wù)，并相應(yīng)地計劃自己的一天。僅此一項就能夠大幅提升你對于重要事項的專注能力。大多數(shù)人都誤解了清單的功能。他們認(rèn)為清單就是幫助他們一一列出每項任務(wù)的一種工具。其實不然。一份可靠的清單會將你的注意力吸引到真正要做的工作上，防止你轉(zhuǎn)向那些不太重要的項目。待辦事項清單不應(yīng)該成為確保你完成所有工作（尤其是那些瑣碎不重要的事）的工具，它需要做的是確保你完成那些真正要做的事情。理解待辦事項清單能幫你做什么很重要。如果你誤解了它，那么你將無效而且過度地創(chuàng)建和使用它們，而最終清單也會阻礙你的效率提升。在本書后面的章節(jié)中，我將向你詳細(xì)介紹如何創(chuàng)建符合自己需求的清單。當(dāng)然，你需要修改我給出的方法以適應(yīng)個人獨(dú)特的工作流程和偏好。但是你會發(fā)現(xiàn)，構(gòu)建高效清單的基本原則是普遍適用的。2.你忽略了設(shè)定截止日期沒有截止日期的待辦事項清單只能被稱為愿望清單。沒有最后期限，我們就會無所作為。截止日期不只是強(qiáng)加緊迫感，它能幫助我們根據(jù)完成任務(wù)和項目所需的時間來確定任務(wù)和項目的優(yōu)先級。另外，它也會刺激我們?nèi)バ袆印Ｕ埧紤]一下：如果沒有還款日，你會多快還清信用卡的賬單？你會多快支付汽車牌照費(fèi)？像大多數(shù)人一樣，你多半會無限期地推遲這兩項任務(wù)。當(dāng)人們創(chuàng)建清單并忽略為每項任務(wù)設(shè)定截止日期時，會出現(xiàn)同樣的結(jié)果。面對沒有最后期限的任何規(guī)劃時，我們的動力很小。沒有動力，我們便什么都做不到。隨著時間的推移，未完成的任務(wù)越來越多，長此以往，清單將變得無法掌控。大多數(shù)人都在拖延中掙扎。即使你是那種會設(shè)法遏制拖延的人，也必須時時保持警惕，以免這種習(xí)慣重新回到你的生活中。設(shè)定截止日期是戰(zhàn)勝拖延的關(guān)鍵。它激勵我們采取行動并完成任務(wù)。它們還有助于我們衡量時間管理工作的有效性。如果我們一直按時完成重要的事情，我們就“被迫”去做了該做的事情。另外很重要的一點(diǎn)是，截止日期還有助于我們決定在何時花費(fèi)有限的時間和精力。我們總會在不同的任務(wù)中選擇，無論手里的任務(wù)是什么，總是會有比完成它們所需時間更多的任務(wù)在排隊。截止日期有助于我們?nèi)ニ伎己鸵?guī)劃，根據(jù)需要完成的目標(biāo)，在任務(wù)之間進(jìn)行選擇?；叵胍幌屡两鹕桑骸肮ぷ骺偸菚钅忝Φ侥愕臅r間不夠用為止?！比绻阒鲃硬粸樽约旱拇k事項設(shè)定一個截止日期，那么這些事就必定一直留在你的清單上。3.你的清單太長了我說的太長的清單，是指那些似乎永遠(yuǎn)不會結(jié)束的日常任務(wù)清單。它們一直在繼續(xù)，包含許多日常的事務(wù)。這些清單在許多方面都適得其反。第一，它們分散注意力。因為它們給出了太多選擇，而每個選項都會把你的注意力從最重要的工作上移開。第二，它們是不現(xiàn)實的。太長的清單最終會達(dá)到無法管理的程度。你無法做完所有瑣碎的事情，因為它們實在是太多了。第三，它們令人沮喪。如果你列出的清單幾乎等于一份“今日無法完成的任務(wù)清單”，那么一次又一次這樣的經(jīng)歷，可能會破壞你的動力。第四，它們變相地鼓勵你拖延。由于未能日復(fù)一日地完成你的待辦事項，隨著時間的推移，你將失去驅(qū)動力或推動力，慢慢忘掉及時完成任務(wù)才是最根本的目的。一天中，你能用來處理所列工作的時間是有限的。因此，你應(yīng)該設(shè)定待辦事項清單的范圍以適應(yīng)這些限制條件。如果你只有四個小時的時間，那么請確保清單中的項目可以在四個小時內(nèi)完成。否則，列出太長的清單讓自己品嘗失敗的滋味，這并不能產(chǎn)生什么價值。許多人把想要完成的每項任務(wù)都儲存在大腦中，大腦中就像有一份可以持續(xù)變長的清單，所有任務(wù)都被記錄在其中?？蓡栴}在于，他們忽略了對這些任務(wù)進(jìn)行分類，例如根據(jù)背景、優(yōu)先級和緊迫性的不同將它們放在不同的清單中。這些任務(wù)會保留在“大腦寄存器”上，每天都向你發(fā)出滾動提醒，告知你需要完成的所有工作。這是一種糟糕的任務(wù)管理方法。它只會隨著你每天添加越來越多的新任務(wù)，變成一份超長而冗余的清單。4.你的清單充滿了變數(shù)如果你只是把大腦中儲存的待辦事項寫進(jìn)清單，那么你將一直在收集超大范圍中的各種任務(wù)：需要3分鐘就可以完成的任務(wù)和需要3周才能完成的任務(wù)被列在一起；高優(yōu)先級任務(wù)被列在低優(yōu)先級任務(wù)的旁邊（而且可能無限期地被放在后面）。你還可能在清單中找到大量毫無關(guān)聯(lián)的任務(wù)。換句話說，在這樣的清單中，各種任務(wù)之間沒有聯(lián)系。這種方法會產(chǎn)生嚴(yán)重的后果。第一，面對一長串可能的選擇，你可能會因為不采取行動而陷入“癱瘓”的狀態(tài)，或者被迫做一些低性價比的活動，例如查看Facebook消息。這就是心理學(xué)家巴里·施瓦茨（BarrySchwartz）所說的“選擇的困惑”：如果我們擁有的選擇越多，那么在這些選擇之間做出決定的能力就越差，我們所面臨的焦慮就越多。任務(wù)清單中存在太多變數(shù)的第二個后果是，你需要更長時間才能完成任務(wù)。無論你是因猶豫不決而“癱瘓”，還是將Facebook視為避免在多種選擇之間做出選擇的方式，最終都會浪費(fèi)寶貴的時間——而這顯然會降低效率。第三，待辦事項清單中的過多變數(shù)會增加你的壓力水平。你更容易分心，而這意味著你的工作效率也會隨之降低。你無法選擇應(yīng)該處理哪項任務(wù)，進(jìn)而你的時間管理能力也遭到了破壞。因此，你沒有多少時間來完成重要項目，這迫使你更加努力地在截止日期前完成工作。由于可用時間較短，你更有可能錯過最后期限，而這可能會引發(fā)你的內(nèi)疚、羞恥和沮喪感。以上這些情況會導(dǎo)致你的壓力飆升。反過來，這將使你更難有精力去做那些真正值得驕傲的高質(zhì)量工作，并且更難以按時完成這類高消耗的工作。但好消息是，一旦你知道如何創(chuàng)建有效的清單，就可以輕松避免上述問題。我將在本書的后面章節(jié)向你展示這些步驟。5.你給自己留了太多選擇這種情況與任務(wù)的變數(shù)過多密切相關(guān)。由于太多的選擇潛在地影響了大腦如何做出決定，所以這一點(diǎn)還是值得單獨(dú)一提的。每天早上醒來時，和我們一起蘇醒的還有一定量的認(rèn)知資源。在我們做決定時，這些認(rèn)知資源就會被快速地消耗掉，所有簡單或復(fù)雜的決定都會造成一定的認(rèn)知損耗。這也是我們能在早晨多種選擇之間輕松選擇的原因。例如，你應(yīng)該在早餐時吃華夫餅、雞蛋還是麥片？在這個決定中，你通?？梢噪S意使用完整的認(rèn)知資源。然而，在一天結(jié)束時，即使是最簡單的選擇也似乎變得很難。你應(yīng)該去健身房、看電視，還是和你的伴侶進(jìn)行有意義的交談？你可能很累，對應(yīng)的認(rèn)知資源也很少。因此，你做出理性決策的能力就會被削弱。這被稱為決策疲勞。在這種狀態(tài)下，你無法做出正確的決策，因為做了一天的決策后，你的頭腦已經(jīng)疲憊不堪了。換句話說，你的認(rèn)知資源已經(jīng)耗盡，大腦的任務(wù)處理器燒得冒煙了。理解“決策疲勞”對我們來說很重要，因為它決定了我們在不同任務(wù)之間分配時間的能力。認(rèn)知資源耗盡的時候，我們會變得不那么理性、不那么專注，也不太能控制自己的沖動。因此，我們更傾向于選擇能夠提供即時滿足的活動，而不是那些對我們來說更有價值的活動（當(dāng)然，更有價值的活動也需要更多的認(rèn)知努力）。在一天結(jié)束時，出現(xiàn)決策疲勞的我們更有可能選擇看電視，而不是選擇健身房。我們更有可能拿起一袋薯片而不是自己準(zhǔn)備沙拉或煎牛排。我們傾向于選擇最輕松的道路。存在太多選項的清單會加劇這種情況。它們迫使你做出關(guān)于需要處理哪些任務(wù)的非必要決定。如上所述，每個決定都會侵蝕你的認(rèn)知資源，并增加你的決策疲勞。這最終導(dǎo)致了一種被稱為“決策逃避”的困境。面對太多選擇，你會避免從中挑選，因為這樣做需要太多心理上的努力。相反，你會花費(fèi)寶貴的時間查看電子郵件，訪問Facebook或看新聞，所有這些都是在試圖逃避一件事——決定真正應(yīng)該做的事。陷入“決策逃避”的結(jié)果可想而知：你的工作效率將直線下降，待辦事項（包括那些重要事項）也未能完成。6.你未曾意識到為任務(wù)添加場景大多數(shù)清單最大的劣勢之一就是缺乏任務(wù)的背景。任務(wù)被寫下來，但是關(guān)于完成它所需的時間、優(yōu)先級以及它在完成某件事的過程中所起的作用，你未做任何標(biāo)示。沒有這樣的背景信息，你自然很難知道哪些任務(wù)需要立即關(guān)注。事實上，你都沒法根據(jù)自己的實際情況判斷能否完成特定任務(wù)。如果你不知道需要多長時間才能完成這項任務(wù)、它有多重要，以及它如何與某個大目標(biāo)相關(guān)聯(lián)，你又怎么知道是否應(yīng)該繼續(xù)努力呢？如果你不知道是否需要獲取某些資源來處理該任務(wù)，你又怎么能知道是否可以在某個特定時間去完成它呢？你無法知道。因此，沒有提供任務(wù)場景的清單常常是無效的。它們總是弊大于利——它們不會促使你處理最重要的任務(wù)，而是會讓你浪費(fèi)時間在并不適合當(dāng)前情況的任務(wù)上。假設(shè)你的清單包含“給我的會計師打電話”這樣一項任務(wù)，而它并沒有提供相關(guān)的優(yōu)先級信息，那么你是需要今天打電話給會計師還是等到下周？同樣，它也沒有提供關(guān)于電話可能持續(xù)多長時間的信息。那么，你是需要幾分鐘的時間還是要聊上一個小時？另外，你是要詢問會計師有關(guān)資產(chǎn)注銷的潛在問題，還是想探討建立殼公司的利弊？在不知道其細(xì)節(jié)的情況下，我們難以決定是否處理待辦事項，這就是問題的關(guān)鍵所在。創(chuàng)建缺乏場景的任務(wù)清單，你最終會得到難以選擇的選項。結(jié)果是什么呢？你的清單變成了對未解決和未完成事件的持續(xù)記錄，而不是對你需要完成的事件的記錄。7.你的任務(wù)被定義得過于寬泛之所以出現(xiàn)被寬泛定義的任務(wù)，問題在于它們的范圍太大了。因為缺乏明確的起點(diǎn)和終點(diǎn)，所以我們根本沒有辦法衡量任務(wù)做得究竟成不成功。假設(shè)清單中的一項任務(wù)是“構(gòu)建網(wǎng)站”。這一任務(wù)就被定義得過于寬泛了：建立一個網(wǎng)站涉及幾個步驟，后面的步驟在其他步驟完成之前無法執(zhí)行。你需要保留域名、查找Web主機(jī)、創(chuàng)建主機(jī)賬戶、將域名服務(wù)器指向主機(jī)服務(wù)器、安裝Wordpress、安裝主題、安裝Wordpress插件……換句話說，這個寬泛意義的待辦事項實際上是一個由眾多任務(wù)組成的完整項目。如果這個項目出現(xiàn)在我的清單上，那么因為沒有列出各項任務(wù)，所以我會不知道如何開始，也就自然會傾向于拖延。在這種情況下，這個項目會一直待在我的清單中，而我的焦慮與日俱增，因為我在這件事上沒有取得任何進(jìn)展。相反，被狹義定義的任務(wù)包含明確的起點(diǎn)和終點(diǎn)。例如，你知道任務(wù)“保留域名”何時完成，你也知道“查找Web主機(jī)”的任務(wù)應(yīng)該怎么做。這些待辦事項具有單一目標(biāo)，并且你很容易知道是否已達(dá)到該目標(biāo)。當(dāng)項目沒有被分解為各個組成部分時，它會被打包、佯裝成一項任務(wù)。因為待辦事項未被詳細(xì)說明，所以我們很難知道何時完成它。這是待辦事項清單中常見的失敗。例如，一個打算寫一本新小說的作者，如果將待辦事項列為“開始寫小說”就太模糊了。因為開始寫小說涉及的任務(wù)太多而并未詳細(xì)說明。相比起來，“編寫第1章初稿”這樣的任務(wù)會更有效。任務(wù)的具體和細(xì)化能鼓勵你去行動，并且很容易讓你知道項目何時被達(dá)成。一名需要準(zhǔn)備考試的大學(xué)生，將待學(xué)習(xí)的項目定義為“考試內(nèi)容”就是非常不精確的?！巴瓿傻?71～175頁的全部練習(xí)題”這樣的任務(wù)設(shè)定會更有效，因為它可以為學(xué)生提供一項具體的任務(wù)來完成。一位希望改善部門工作流程的公司經(jīng)理，將待辦事項描述為“提高部門生產(chǎn)效率”就是模棱兩可的。而“安排與團(tuán)隊負(fù)責(zé)人會面，討論新的工作流程計劃”會更有效，因為它提出了一個單一的目標(biāo)，而且執(zhí)行者也很容易知道何時達(dá)到了這個目標(biāo)。這些例子的關(guān)鍵點(diǎn)就在于，過于寬泛地定義任務(wù)，很不利于任務(wù)的完成。模糊性使得它們極容易在清單上滯留。如果你在完成待辦事項時遇到問題，請檢查它們是否可以被分解為較小的任務(wù)。8.你的任務(wù)不符合特定目標(biāo)你所做的一切都是有目的的。例如，你會更換汽車中的機(jī)油，讓發(fā)動機(jī)保持良好的狀態(tài)；你會按時提交所得稅單，以避免罰款和罰款；你會預(yù)訂自己喜歡的餐廳，以避免45分鐘的等待時間。我們設(shè)定目標(biāo)是為了促使自己采取行動。當(dāng)我們能夠預(yù)測完成特定任務(wù)的積極結(jié)果時，我們不太傾向于拖延。在不考慮其他變量的情況下，對結(jié)果越確定，我們就越可能采取果斷的行動?？蓡栴}在于，很多人在創(chuàng)建清單時都忘記了這個原則。他們寫下（或在線記錄）每一項想到的任務(wù)，但未能將這些任務(wù)與具體目標(biāo)聯(lián)系起來。因此，他們最終要花費(fèi)大量的時間來處理長遠(yuǎn)來看對他們來說不重要的待辦事項。例如，假設(shè)你在明天的清單中寫出維護(hù)博客并“寫一篇新博文”，這是你認(rèn)為需要做的任務(wù)。但是你知道你需要做的具體原因以及你在用博客有針對性地發(fā)布什么內(nèi)容嗎？也許你希望新帖子能夠在Facebook和Twitter上曝光，吸引大量流量涌入你的博客網(wǎng)站；也許你想讓自己的博客顯示在谷歌熱門搜索查詢的首頁上；也許你希望博客文章能夠吸引業(yè)內(nèi)有影響力人士的關(guān)注。這些可以促成你與他人建立有價值的聯(lián)系，激勵你做得更好。關(guān)鍵是，你必須知道每個項目需要完成的原因，并將特定目標(biāo)附加到清單的每項任務(wù)上。忽略了這一步，你就不會有動力去完成這個項目?；蛟S你已經(jīng)從過去的經(jīng)歷中意識到了這一點(diǎn)。如果是這樣，請不要感到氣餒。我將向你展示如何創(chuàng)建真正有價值的清單來刺激你采取行動，這會幫助你更有效地工作，進(jìn)而提高你的工作效率。然而，在這部分內(nèi)容開始之前，讓我們先快速評估一下自己對待辦事項清單的掌握程度。待辦事項清單掌握程度：自我測評在我向你展示如何創(chuàng)建有效的清單之前，我們有必要先評估你的目前清單的有效性。僅僅知道自己“不善于使用清單”是不夠的，你應(yīng)該思考“為什么會出現(xiàn)這樣的問題”。為此，我設(shè)計了以下調(diào)查問卷來幫助你評估對待辦事項清單的掌握程度。它將指出你的優(yōu)勢，以及你需要重點(diǎn)關(guān)注任務(wù)管理的哪些方面。這是一個快速而簡單的測評。你只需回答以下8個問題，每個問題給自己打1～5分。得分為1表示亟須改進(jìn)，得分為5表示已精通。（你會注意到，以下8個問題中的每一個都與我們剛剛介紹的8個常見癥結(jié)相對應(yīng)，而這些涉及的正是我們未能完成清單的原因。）在回答問題并了解你在創(chuàng)建有效清單方面的真正掌握程度之后，請記下自己的得分。1.你是否了解待辦事項清單在任務(wù)管理方法中的主要用途？2.你是否為每個待辦事項設(shè)定了一個截止日期（某個具體的日期，而不是“月末”）？3.你是否將待辦事項清單中的項目數(shù)限制為10個？（如果是這樣，給自己3分。）你是否將數(shù)量限制為7個？（如果是這樣，給自己5分。）4.你是否在創(chuàng)建待辦事項清單時盡可能減少未知變數(shù)，并關(guān)注完成每項任務(wù)所需的時間以及每項任務(wù)的優(yōu)先級？例如，你是否列出了一項3分鐘的任務(wù)，而其他任務(wù)需要3個小時？你是否給任務(wù)標(biāo)注了“A”優(yōu)先級和“C”優(yōu)先級？5.你的待辦事項清單是否限定了那些要耗費(fèi)精力進(jìn)行選擇的任務(wù)的范圍？6.你是否給出每個待辦事項的具體情況，來判斷它是高價值還是低價值的任務(wù)，以及相關(guān)時間規(guī)劃？7.你是否具體地定義任務(wù)而非寬泛地描述，以便快速確定何時能完成它？8.你是否將每項任務(wù)與特定目標(biāo)相關(guān)聯(lián)？接下來，你可以計算一下自己的得分。請記住，你需要根據(jù)處理問題的程度，給自己1～5分。根據(jù)得分情況，你就能判斷自己對清單的掌握程度了。32～40分：你可以算是清單的熟練使用者了。你很擅長任務(wù)管理并能夠真正掌控它。你會經(jīng)常瀏覽每日任務(wù)清單，并完成那些真正重要的工作。本書作為一種經(jīng)常性的提醒，仍然可以幫助你。19～31分：你的表現(xiàn)相當(dāng)不錯，但你可以改進(jìn)設(shè)定任務(wù)的方式?；蛟S你會對自己在工作和家庭生活之間的選擇感到不知所措；或許隨著任務(wù)清單日益變長，你會感到持續(xù)的壓力。學(xué)習(xí)如何創(chuàng)建有效的清單，可以顯著提升你的工作效率和時間管理能力。低于18分：你需要重新考慮如何創(chuàng)建清單。在工作中，你應(yīng)該能感到明顯的壓力，覺得每一天都不在自己的控制范圍之內(nèi)。你很少（如果有的話）能真正完成清單上的任務(wù)，這會使你感到沮喪、內(nèi)疚，甚至認(rèn)為自己很無能。但不要因此而自暴自棄，好消息是，你在向著正確的方向努力。閱讀完本書后，你將知道如何創(chuàng)建可幫助你完成重要工作的任務(wù)清單。在下一節(jié)中我們將探討，即使你使用的是有效的清單，情緒也會妨礙你的工作效率。消極情緒如何影響你的工作效率認(rèn)識到情緒會對工作效率產(chǎn)生巨大的影響，這是相當(dāng)重要的一步。當(dāng)不快樂、壓力或恐懼的情緒襲來時，我們的工作效率就會受到影響。無論在實現(xiàn)目標(biāo)的過程中，這些情緒扮演了什么樣的具體角色，我們都會感到脫離了目標(biāo)本身。我們沒有那么富有創(chuàng)意，也難以做出決定；我們?nèi)菀鬃⒁饬Ψ稚?，被其他事情分心。因此，我們完成的任?wù)也將更少。我們都體驗過消極情緒，這是人性的一部分。重要的是，我們要意識到這些時刻只是暫時的。我們終將重新拾回積極的狀態(tài)，擺脫困境并完成任務(wù)。不幸的是，許多人長時間處于消極情緒中。這些情緒帶來的焦慮、挫折和不安全感，總是能夠抓住他們的意識、理性，不難想象這會對他們的工作效率產(chǎn)生多么可怕的影響。研究表明，慢性壓力和恐懼會改變大腦的功能狀態(tài)。我們進(jìn)行思考和做出理性決定的能力會受到應(yīng)激激素（如皮質(zhì)醇）積累的影響。神經(jīng)科學(xué)家發(fā)現(xiàn)，隨著時間的推移，這種狀態(tài)會損害大腦，妨礙我們的決策能力。讓我們想想從創(chuàng)建有效清單到完成它的過程：即使你的清單不長，包含了截止日期，也提供了任務(wù)場景，并保證任務(wù)與特定目標(biāo)相關(guān)聯(lián)，你最終完成的效果仍然可能不好。恐懼、憤怒和內(nèi)疚等消極情緒會使我們幾乎無法集中注意力并完成任務(wù)。因此，如果你在工作期間難以保持高效，請評估一下自己的情緒狀態(tài)。你是否在那些破壞你積極性的情緒中掙扎？你在平復(fù)對意志力造成損害的情緒嗎？持續(xù)的消極情緒會侵蝕你的注意力并導(dǎo)致你更容易分心嗎？如果是這樣，請查明你產(chǎn)生這些感受的原因。例如，你是否因為錯過了工作中的重要截止日期而感到愧疚和沮喪？你是否因為承擔(dān)了太多相互沖突的責(zé)任而感到壓力過大和憤怒？一旦確定了引發(fā)消極情緒的事情，你就可以采取措施改變自身情況來減輕壓力。這聽上去似乎與你的清單無關(guān)，但實際上，情緒狀態(tài)對于依照清單工作而言至關(guān)重要。清單會幫助你根據(jù)重要性和優(yōu)先級組織任務(wù)，并確定你要在有限的時間內(nèi)完成哪些任務(wù)，而如果你一直在消極情緒中掙扎，就不可能有效地做到這一點(diǎn)。在討論了“什么導(dǎo)致待辦事項清單失效”這個話題之后，讓我們一起來看看那些如今被使用得最多的待辦事項清單制作法。第4章10種最常用的待辦事項清單法創(chuàng)建有效待辦事項清單的方法不止一種，我將在本章中向你介紹目前最常被用到的10種方法。你可能已經(jīng)熟悉了其中一些，但沒有對每一種方法都了如指掌?？傊?，這一章的目的不是尋找“最佳”的清單制作法。相反，它會為你提供多種方法的簡介，以便你可以識別出能與你產(chǎn)生共鳴的特定方法。當(dāng)你設(shè)計待辦事項清單來梳理自己的工作流程時，就可以合理運(yùn)用這一章的知識：你可以將不同方法中你喜愛的元素集合到一起，構(gòu)建一個非常適合自己的待辦事項清單。1.“事無巨細(xì)”清單這種方法沒什么優(yōu)雅性可言。它本質(zhì)上是“好記性不如爛筆頭”——將你能想到的每項任務(wù)都寫到清單中。你可能已經(jīng)注意到了此方法固有的問題。第一，清單會不斷增長，如果你每天都不斷把任務(wù)添加進(jìn)去，幾乎就不會有將這份清單清空的那天。第二，你會面臨太多的選擇，而這會削弱你的決策能力。清單為你提供了一長串的選擇，你更傾向于猶豫不決，而不是采取行動。第三，你的清單會有太多變數(shù)。需要3分鐘完成的任務(wù)被列在需要3個小時完成的任務(wù)旁邊，低優(yōu)先級任務(wù)被列在高優(yōu)先級任務(wù)旁邊，而你最終會花時間去處理那些不值得現(xiàn)在就去完成的任務(wù)。任務(wù)管理的“事無巨細(xì)”清單法還存在其他問題?？傊阋庾R到這種方法有很多不足之處就足夠了。需要指出的是，進(jìn)行大腦轉(zhuǎn)儲（也就是把腦海中的任務(wù)寫下來）是創(chuàng)建有效待辦事項清單的重要一步。但這只是第一步。在記下了你可以想到的所有任務(wù)之后，你需要做的是根據(jù)重要性、優(yōu)先級、具體情況和其他特征來組織它們。我們稍后將更詳細(xì)地討論這方面的清單管理。但現(xiàn)在我們已經(jīng)知道的是，依賴事無巨細(xì)的單一清單來安排工作是一個糟糕的主意。你可能會完成一些任務(wù)并將其從清單中刪除，從而感到有效率甚至富有成就感。但實際上，你會傾向于選擇那些簡單、低優(yōu)先級的任務(wù)，因為這些任務(wù)總是在最短時間內(nèi)就可以完成的，但你無法解決那些高價值的問題。這種方法很受歡迎，但并不是因為它的高效——相反，它和“高效”還差得很遠(yuǎn)。這是由于大多數(shù)人在如何正確設(shè)計一種可靠的任務(wù)管理方法方面缺乏訓(xùn)練。我想先聊聊這種方法的缺陷，其他9種清單制作法也存在各式各樣的缺陷，但從長遠(yuǎn)看，它們對你的成功沒有太多負(fù)面影響。2.“任務(wù)+開始日期+截止日期”清單“任務(wù)+開始日期+截止日期”這種格式的吸引力就在于它的形式簡單。另外，它還引入了任務(wù)管理方法中最重要的要素之一：截止日期。正如我們前面所討論的那樣，大多數(shù)待辦事項清單缺乏具體的截止日期。你可能對必須完成特定任務(wù)的最遲開工日期有個模糊的印象，卻忽略了為其設(shè)定一個正式的截止日期。這是相當(dāng)嚴(yán)重的錯誤。截止日期很重要，因為它能激發(fā)我們行動起來。它能幫助我們在沖突的項目和任務(wù)之間正確分配有限的時間。假設(shè)我們的截止日期是切合實際的，并把待辦事項的比較優(yōu)先級考慮進(jìn)去，那么設(shè)定截止日期的做法就可以提高工作效率。我們不僅能完成更多的事情，而且能完成更多該做的事。這種創(chuàng)建清單的方法還引入了第二個關(guān)鍵特征：開始日期。也就是說，它不僅為你提供一長串任務(wù)的截止日期，還提供了你應(yīng)該開始處理任務(wù)的日期。“開始日期”似乎并不重要，但它的用處實際上比你想象的要大很多。它提供了以下兩重優(yōu)勢。首先，它迫使你專注于少量的待辦事項。你可以將注意力集中在當(dāng)天正在做或需要開始去做的任務(wù)上。你可以忽略那些開始日期在將來的任務(wù)。其次，你不太可能在最后一刻才完成任務(wù)。任務(wù)的開始日期將提示你盡早處理，以趕上截止日期。相反，想一下大多數(shù)人如何根據(jù)他們的待辦事項清單處理工作：他們隨意選擇一項任務(wù)而不在意哪些任務(wù)可以等待，而哪些需要立即完成。如果沒有開始日期和截止日期來提醒他們做出決定，他們會以隨意的方式處理待辦事項。隨意的處理可能會抹殺掉我們的工作效率，因為我們很有可能在錯誤的時間完成錯誤的任務(wù)。當(dāng)然，這個待辦事項清單方法在很多方面也不完美。事實上，它有很多缺陷，但仍比上一節(jié)中提到的“事無巨細(xì)”清單更好。3.待辦事項清單“兩人組”：主任務(wù)清單+每日任務(wù)清單“主任務(wù)清單+每日任務(wù)清單”法是創(chuàng)建清單的進(jìn)階操作。它涉及兩份不同的清單：主任務(wù)清單（簡稱“主清單”）和每日任務(wù)清單（簡稱“每日清單”）。與前面介紹的兩種方法一樣，它還有很多不足之處。但值得一提的是，它將你的“大腦轉(zhuǎn)儲清單”與每日清單區(qū)分開了。以下是該方法的簡介。主清單是你想到的每項任務(wù)的滾動存儲庫。它是你記錄每個項目的地方，無須考慮優(yōu)先級、截止日期、完成項目所需的時間以及與之關(guān)聯(lián)的項目。例如，你是否打算給屋面承包商打電話來估算你家新屋頂?shù)幕ㄤN？將其寫在主清單中。你需要更換卡車的變速箱嗎？也請把它寫在主清單中。你是否計劃研究投資顧問提到的熱門股票？同樣，把它寫進(jìn)主清單。你永遠(yuǎn)不會完成主清單中的所有任務(wù)。它可能會隨著時間的推移而增長。在使用這種方法的人看來，這份清單的好處在于它能捕捉在你頭腦中游蕩的無數(shù)任務(wù)，從而節(jié)省你必須記住它們的努力。而每日清單是什么樣的呢？顧名思義，這就是你全天工作的清單。這是你需要每日使用并定期審查以衡量進(jìn)度的清單——它的適用范圍僅限于你打算在一天內(nèi)完成的任務(wù)。兩份清單如何協(xié)同工作呢？按照這種方法，每天晚上你都要查看主清單；你要尋找在不久后要到期的任務(wù)或需要完成的任務(wù)，以便推進(jìn)其他任務(wù)。一旦你確定了這些待辦事項，就要選擇幾個，將它們轉(zhuǎn)移到第二天的每日清單中，并估算你是否有足夠的時間來完成它們?；蛘?，你也可以每隔幾天而不是每晚都查看主清單，而這也意味著你需要提前幾天規(guī)劃每日清單。這種任務(wù)管理方法可以被運(yùn)用得很有效。但關(guān)鍵在于，你仍然需要給每項任務(wù)設(shè)定一個截止日期，并明確其優(yōu)先級、場景和完成任務(wù)所需的時間。不幸的是，很少有人使用這種方法。它過于簡陋，最終你需要面對與其他方法類似的問題：清單總在不斷增長；待辦事項日復(fù)一日地結(jié)轉(zhuǎn)；寶貴的時間都浪費(fèi)在了低優(yōu)先級任務(wù)上……4.“3+2”法這種待辦事項清單方法遵循一個簡單的公式：三項大任務(wù)+兩項小任務(wù)。每天，你需選出要處理的5項任務(wù)（或者更好的方法是，你在前一天晚上選擇它們）。大任務(wù)通常設(shè)定為一兩個小時才能完成，小任務(wù)則是用30分鐘或更短時間就能完成的。你可能已經(jīng)注意到“3+2”法的主要優(yōu)勢：它限制了每日清單中的任務(wù)數(shù)量——5個。不要過多，也不能過少。另外一個優(yōu)勢是，“3+2”法會根據(jù)任務(wù)完成所需的時間來定義每項任務(wù)。大任務(wù)可以在兩個小時內(nèi)完成，小任務(wù)則可以在30分鐘內(nèi)完成（那些超過兩個小時才能完成的任務(wù)，通常可以被分解成更小的任務(wù)）?！?+2”法的這一特性使其可以與番茄工作法和時間盒（time-box）等常用的時間管理法兼容。例如，你可以安排四個番茄鐘（每個番茄鐘包含25分鐘的工作時間和5分鐘的休息時間）來完成你的一項大任務(wù)。分配好時間盒能使你有時間完成較小的任務(wù)?！?+2”法通過限制任務(wù)清單的范圍來提高你的注意力。因為只需要處理5項任務(wù)，你就會受到較少的干擾。你不再糾結(jié)要去做什么，因為你不需要從眾多選項中做出決定。這種方法還可以減少不必要的任務(wù)切換。它減少了需要關(guān)注的任務(wù)數(shù)量，來回切換的可能性也就因此降低了許多。你將專注于一項任務(wù)，直到完成它或無法進(jìn)一步完成。這降低了切換成本，以及在無關(guān)任務(wù)之間跳躍而造成的效率損失。“3+2”法并非沒有缺點(diǎn)。例如，它沒有提到為每個待辦事項提供具體的說明。鑒于你的待辦事項清單只有如此少的選項，這些具體說明似乎并不重要，但是具體說明仍然有助于確保你盡可能早地完成最重要的工作。此外，“3+2”法沒有提到每天的5項任務(wù)究竟是如何被選出來的：它們怎么生成的，又是如何被挑選的？它們是被從主清單中選出來的，還是在每天開始時被思考得出的？這些問題沒有具體的答案。該方法的另一個缺點(diǎn)是缺乏靈活性，相對死板而不能適應(yīng)每日復(fù)雜的情況。假設(shè)明天是完成一長串小任務(wù)的完美日子，每項小任務(wù)只需幾分鐘即可完成：你要支付賬單、郵寄Netflix（一個視頻網(wǎng)站）DVD、安排牙醫(yī)預(yù)約、給朋友發(fā)電子郵件、清理主衛(wèi)等。但“3+2”法不允許這種類型的安排；按照這種方法，你只能選擇兩項小任務(wù)來處理。就個人而言，如果使用“3+2”法，我會這樣做：把想到的每個項目寫到主清單中。我會具體確定每個項目的范圍，并設(shè)定具體目標(biāo)。我將設(shè)定截止日期并添加任務(wù)的詳細(xì)信息。每天晚上，我會為第二天選擇三項大任務(wù)和兩項小任務(wù)。這種方法遠(yuǎn)不夠完美，但以上是我使它盡量優(yōu)化的方式。5.“1-3-5”法“1-3-5”法是上文描述的“3+2”法的擴(kuò)展。在這里，你可以選擇1項大任務(wù)、3項中型任務(wù)和5項小任務(wù)，以便在白天完成。雖然“3+2”法將你的注意力限制在5項任務(wù)上，但“1-3-5”法的好處是將任務(wù)的數(shù)量擴(kuò)大到9。這種方法的第一個優(yōu)點(diǎn)是，它提供了比“3+2”法更多的靈活性。它不僅允許你選擇每天完成更多的項目（9個VS.5個），還提供了3個類別，而不僅僅是兩個。含有“中型”任務(wù)非常有用，因為它可以幫助你更好地管理日常流程。例如，假設(shè)你有一項任務(wù)，需要45分鐘才能完成。使用“3+2”法時，它不屬于大任務(wù)的定義（需要一兩個小時），也不屬于小任務(wù)的定義（需要30分鐘或更短的時間），而“1-3-5”法能將這些任務(wù)也安排起來。這種方法的第二個優(yōu)點(diǎn)是，它鼓勵你專注于高價值的任務(wù)。在這方面，它與“3+2”法有許多共同之處。因為清單中包含的項目數(shù)量有限，所以你會更傾向于列出那些具有高優(yōu)先級的項目。第三個優(yōu)點(diǎn)是，你不會因過度樂觀而陷入困境。我們普遍認(rèn)為自己可以在一天內(nèi)完成比實際更多的事情。因此，我們會將大量任務(wù)塞進(jìn)清單中，其中的許多任務(wù)卻總是無法完成。通過將任務(wù)數(shù)限制為9，“1-3-5”法解決了這個問題。正如你可能已經(jīng)猜到的那樣，“1-3-5”法與“3+2”法一樣存在缺陷。①它沒有提到為待辦事項提供更詳細(xì)的背景信息。②它沒有提到從中選擇9項日常任務(wù)的主清單。③這種方法不允許使用批處理任務(wù)清單。我們將在下文中討論更多關(guān)于批處理任務(wù)清單的信息?，F(xiàn)在，你只需知道它是優(yōu)質(zhì)的任務(wù)管理法的重要組成部分就足夠了。進(jìn)行一些修改，“1-3-5”法可以成為一種有效的制作清單法。我將在本書后面的部分向你展示更高效的方法?，F(xiàn)在，請記住此方法的基礎(chǔ)知識，你可能打算把其中一些元素加入自己的任務(wù)管理法中。6.基于項目的清單法這種方法需要將待辦事項清單進(jìn)行分類，依據(jù)的是項目之間的相關(guān)性。你將設(shè)計出多份清單，每個項目對應(yīng)于一份清單。例如，假設(shè)你想要改造廚房。你將使用以下任務(wù)為此特定項目創(chuàng)建清單?！ひ?guī)劃新廚房的布局·選擇你想要的櫥柜類型·選擇你首選的臺面材料·選擇燈具·選擇防濺墻·列出要替換的設(shè)備·尋找符合新廚房設(shè)計的新冰箱·致電三名承包商，確定意向你也可以為其他要做的項目創(chuàng)建單獨(dú)的清單，例如購買新車?！ご_定你的預(yù)算花銷·鎖定你喜歡的品牌和型號清單·縮小到三個品牌選項·咨詢汽車經(jīng)銷商·試駕汽車·協(xié)商價格·找到最佳付款方式·獲得貸款審批·簽署合同最終取得車輛的所有權(quán)任務(wù)場景和詳細(xì)說明是這種方法中固有的，因為你的清單本就是根據(jù)項目組織的。一份特定清單中顯示的所有任務(wù)，都與你的目標(biāo)直接相關(guān)。該方法的一個優(yōu)點(diǎn)是，它可以讓你直觀地了解正在進(jìn)行的多個項目。如何選擇待處理任務(wù)，取決于你選擇繼續(xù)推進(jìn)哪個項目。但基于項目的清單有一個缺點(diǎn)是，它很少涉及與“你如何度過一天”有關(guān)的內(nèi)容。你可能會從多份清單中選擇任務(wù)，而不是選擇使用已創(chuàng)建的單一清單來最大限度地提高工作效率。這樣會產(chǎn)生太多的選擇和可變性。有太多選項時，任務(wù)切換及其伴隨成本也會隨之而至。另一個缺點(diǎn)是每項任務(wù)的有限背景。在上面我們提到過，任務(wù)場景是該方法中固有的，但它完全由項目定義，而任務(wù)本身沒有給出相關(guān)場景，如完成它們所需的時間、它們各自的優(yōu)先級或處理它們所需的資源等。你可能還注意到了，該方法也沒有提到批處理清單（我們將在后文討論批量處理清單）。與我們迄今為止所討論的其他制作待辦事項清單方法一樣，該方法可以有效，但它也有一些重大缺陷。在任務(wù)管理方面，我們可以做得更好。7.3-MIT法你可能對這種方法很熟悉。它由里奧·巴伯塔（LeoBabauta）在ZenH上推廣而出名（他坦言，這種方法也并非自己的原創(chuàng)）。MIT是MostImportantTask的首字母縮寫，意即“最重要的任務(wù)”。這是你待辦事項清單中最高優(yōu)先級的項目，是在特定日期內(nèi)必須完成的事。最初的方法要求確定一項重要任務(wù)，以排除其他一切干擾，專注于完成此任務(wù)。只有在完成后，你才能將注意力轉(zhuǎn)向其他項目。“3-MIT”法是一種常見的變體。事實上，它可能比單一MIT更常見，因為它對更多人來說更實用。顧名思義，你可以在一天中選擇并集中于3個高優(yōu)先級的任務(wù)。無論發(fā)生什么，你必須完成這三件事。完成3個MIT所需的時間并不固定，你可能會提前完成——這樣你將有足夠時間來完成其他任務(wù)。當(dāng)然也有可能為了完成3個MIT，有幾天你必須工作到很晚。與其他任務(wù)管理方法一樣，“3-MIT”法的有效性在于其執(zhí)行——它將所需要的詳細(xì)信息留給用戶去定義。例如，你如何選擇3個MIT？你是否將它們與特定目標(biāo)聯(lián)系起來并提供相應(yīng)的任務(wù)場景？你是否提前估計每項任務(wù)需要花費(fèi)的時間，以便根據(jù)自己的日程安排來避免安排過量的任務(wù)？如何將MIT與日歷整合，以確保任務(wù)獲得所需的時間和關(guān)注？你如何及時完成某些小而重要的任務(wù)？你可以看到，這種方法是開放式的。它定義了一些指導(dǎo)原則，在應(yīng)用方面又提供了相當(dāng)大的靈活性。不幸的是，如果你目前正在努力處理待辦事項清單，那么這種自由度可能是一種負(fù)擔(dān)——它帶來了太多的自由。如果你正在拖延癥中掙扎，經(jīng)常被分心所困擾并且缺乏動力，那么開放式的任務(wù)管理方法并不是好的解決方案。規(guī)則明確且自由度較低的結(jié)構(gòu)化方法可能更有用。但值得一說的是，每天只關(guān)注少量幾個MIT是一種實用的想法。你可以把這個想法融合進(jìn)自己的任務(wù)管理法中，作為設(shè)計清單的一部分。所以，在你探索如何創(chuàng)建完美的待辦事項清單時，請記住這種方法！讓我們快速介紹目前常用的最后三種任務(wù)管理方法：“便利貼”法、“四象限”法和“搞定”法。8.“便利貼”法與我們迄今為止講過的方法相比，“便利貼”法是一種更直觀的任務(wù)管理方法。如果你喜歡直觀看到處在各階段的項目和任務(wù)，那么這是一種很棒的待辦事項清單法。以下是它的工作原理。拿一塊軟木板和一堆便利貼，將木板分成三列：左欄為“待辦”，中間欄為“進(jìn)行中”，右欄為“已完成”。通過“便利貼”法，你能直觀看到一個任務(wù)的發(fā)展方向?！氨憷N”法包括以下幾個步驟：在便利貼上寫下每項新任務(wù)（一項任務(wù)使用一張便利貼），并將其粘貼在“待辦”列中。它會一直在那里，直到你準(zhǔn)備著手解決它；當(dāng)你開始處理任務(wù)，便將這張便利貼移到“進(jìn)行中”列；完成任務(wù)后，將便利貼移至“已完成”列。相比其他方法，這種方法具有一些明顯的優(yōu)勢。第一，它直觀顯示了項目和任務(wù)。你可以從中輕松識別需要立即關(guān)注的高價值任務(wù)，也可以根據(jù)截止日期輕松確定任務(wù)的優(yōu)先級。第二，“便利貼”法允許你跟蹤單個任務(wù)的進(jìn)度。你可以一眼就看出任務(wù)是待辦、進(jìn)行中還是已完成?！氨憷N”法的第三個優(yōu)點(diǎn)是，任務(wù)之間可以輕松建立關(guān)聯(lián)。便利貼可以被隨意挪動，放在適當(dāng)?shù)奈恢?，從而你很容易看清楚某個任務(wù)在整個任務(wù)流中處于何種地位。第四，你可以使用不同顏色的便利貼來表示不同的優(yōu)先級。例如，高優(yōu)先級項目使用紅色，中優(yōu)先級項目使用黃色，低優(yōu)先級項目則使用藍(lán)色?！氨憷N”法最大的優(yōu)勢就在于其視覺呈現(xiàn)。你當(dāng)然不必限于軟木板和便利貼這兩種材料，在白板或者黑板上安排任務(wù)也可以達(dá)到同樣的效果。但請記住，白板將限制你根據(jù)不斷變化的優(yōu)先級和自己的時間重新安排任務(wù)的能力（因為你需要重新書寫任務(wù)，而不是將便利貼撕下再粘上）。在過去幾年中，出現(xiàn)了許多可以在線使用的“便利貼”法。你不再需要將軟木板掛在墻上或立一塊白板。你可以使用Trello、KanbanFlow、LeanKit和Kanbanote等應(yīng)用。（這些應(yīng)用程序有各自的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)。如果你有興趣在線使用“便利貼”法，我推薦Trello，它免費(fèi)且易用。）使用“便利貼”法的一個缺點(diǎn)是很容易丟失小任務(wù)。例如，假設(shè)你的主清單包含超過100個尚未處理的項目，那么在單一線性格式組織的“便利貼”法中，這些項目將無規(guī)律地呈現(xiàn)（它們可能統(tǒng)統(tǒng)被放在“待辦”欄中），以至于你很可能忽視其中一些高價值的任務(wù)。顏色編碼是一種有效的解決方案，不同的顏色可用于顯示任務(wù)的優(yōu)先級。但即便如此，你監(jiān)控大量待辦事項的能力也會受到限制?！氨憷N”法有很多值得關(guān)注的地方，但它并不完美。請注意其基本功能和特征，并考慮如何將其中一些功能整合到你自己的待辦事項清單方法中。9.“四象限”法“四象限”法由暢銷書《高效能人士的七個習(xí)慣》（TheSevenHabitsofHighlyEffectivePeople）的作者史蒂芬·科維（StephenCovey）推廣，這種方式也被稱為“艾森豪威爾盒子”。無論是“四象限”法還是“艾森豪威爾盒子”，它們的原則和本質(zhì)都是一樣的。這是一種用于在沖突性的任務(wù)間分配時間的工具。矩陣由四個象限組成，如下所示。任務(wù)根據(jù)各自的優(yōu)先級被分配到不同的象限。放置在第一象限的那些任務(wù)應(yīng)立即處理；第二象限中的那些任務(wù)則不那么可怕，但應(yīng)該安排在不久的將來完成；第三象限中的任務(wù)可以委派給其他人；第四象限中的任務(wù)可以放棄。這種方法提供了一種簡便的方式來查看哪些待辦事項值得關(guān)注，而哪些是可以忽略的。通過這種方法，你能夠便捷地識別出與你有關(guān)的最重要的項目，這些項目將出現(xiàn)在第一象限和第二象限中；你同時也能夠排除那些影響微乎其微的項目，這些項目將出現(xiàn)在第四象限中。例如，一個即將到期的項目（例如今天16：00）被放在了第一象限中，那么它需要你立即注意。你的每周復(fù)盤可以放在第二象限中：這很重要，但可以等一等再來做。那么現(xiàn)在可以先將這項任務(wù)安排一下，以防之后便忘記了。參加會議可能非常適合放在第三象限。這是緊急的，因為它會在預(yù)定的時間發(fā)生，但它對你的價值可能只有很小的一點(diǎn)點(diǎn)。你可以嘗試讓別人來你的所在地參加會議，以減少不必要的時間浪費(fèi)?；貜?fù)銷售人員的電話或短信應(yīng)該降級到第四象限。這項活動既不緊急也不重要，就算你沒有解決它，不會因此遭受什么重大損失?！八南笙蕖狈ǖ膬?yōu)勢在于它鼓勵你專注于與自己目標(biāo)一致的任務(wù)。當(dāng)你查看四象限時，你會發(fā)現(xiàn)自己經(jīng)常問“這項任務(wù)是否必要”，不會因放棄那些不必要的任務(wù)而感到自責(zé)。你最終會花更多時間在高價值任務(wù)上，而相應(yīng)浪費(fèi)在低價值任務(wù)上的時間也就更少了。當(dāng)然，這種方法也有缺點(diǎn)，其中一個缺點(diǎn)就是它不要求你為四個象限中的任務(wù)提供具體細(xì)節(jié)，不會提到每項任務(wù)需要多長時間才能完成，也不會提到它與其他任務(wù)和項目的關(guān)系。另一個問題是，四象限中的任務(wù)可能會不斷增加，而出現(xiàn)過多選項。也就是說，你可能會在第二象限中找到大量任務(wù)，并且由于時間有限，你很難選擇要處理哪些任務(wù)。與“便利貼”法一樣，盡管“四象限”法存在缺陷，但許多人仍然喜歡用。你可能也會發(fā)現(xiàn)它某方面的功能非常適合自己的工作方式。在下一章中我們將創(chuàng)建個性化的待辦事項清單，來幫助你完成重要的事情。但在這之前，讓我們來看看最后一個，也可以說是最受歡迎的任務(wù)管理法——“搞定”法（GettingThingsDone，GTD）。10.GTD法戴維·艾倫（DavidAllen）的GTD是當(dāng)今最著名的任務(wù)管理法之一。有趣的是，它廣受歡迎，但批評者也不比擁護(hù)者少（我們馬上就會知道為什么）。以下是關(guān)于GTD的簡單介紹。你有很多任務(wù)被存放在大腦的倉庫里，其中大部分任務(wù)在任務(wù)背景、優(yōu)先級和預(yù)期結(jié)果方面仍未分類。例如，你可能會想到哥哥的生日、廚房里的紙巾短缺，以及你女兒即將舉行的鋼琴演奏會。你可能會花費(fèi)精力來研究給汽車加油、修剪草坪、購買噴霧劑來處理浴室里的螞蟻等。同時，你的牙也很疼，這意味著你要去看牙醫(yī)了。你也感到背部酸痛，因此就連去看醫(yī)生（先去看牙科還是骨科）也要有個先后順序。你的腦海里還有一個聲音小聲地說，日常鍛煉應(yīng)該被放在更重要的位置。這些思緒飄浮在你的腦海里。因為沒有采取行動的具體計劃，所以這些思緒會一直留在那里。我們希望完成這些工作，但根本無法讓自己集中精力去完成它們——這些思緒會不斷造成壓力。GTD試圖將這些思緒從大腦中趕出去，放進(jìn)清單里面，它讓每個項目都變成可操作的。當(dāng)我們把項目寫進(jìn)主清單中時，要花時間根據(jù)項目的具體場景組織它們。我們需要做的是創(chuàng)建多份清單并將項目放在它們所屬的位置，同時每周進(jìn)行一次回顧，以保持我們處理的是那些最重要的事。這是對GTD的簡化版解釋（簡化的版本已經(jīng)足以說明我的目的了）。該方法顯示了幾個重要特征。第一，它強(qiáng)制你為每項任務(wù)添加情景。這是將所有內(nèi)容“轉(zhuǎn)儲”到主清單，然后將任務(wù)移到其他更精確清單的過程中所必需的。第二，它根據(jù)重要性將任務(wù)分離。GTD的一部分涉及創(chuàng)建“下一步行動”（nextaction）清單和“以后再說”（someday/maybe）清單。這兩者都很有用：前者鼓勵你繼續(xù)推進(jìn)重要工作，后者允許你捕捉可能具有價值的想法（當(dāng)然，在確定這個想法的價值之前，你需要更仔細(xì)地進(jìn)行考慮）。第三，GTD建議每周進(jìn)行一次回顧。這樣的回顧不是讓你做事后諸葛亮，而是復(fù)盤上一周的具體工作，并從中總結(jié)經(jīng)驗。艾倫認(rèn)為這是通過使用GTD獲得成功的關(guān)鍵之一。第四，GTD十分靈活。GTD只提供了制作待辦事項清單的結(jié)構(gòu)，但它并不強(qiáng)迫你遵守特定的策略。它提供了一個框架，這就為你創(chuàng)建個性化的清單提供了足夠的靈活性。從GTD的特點(diǎn)和功能來看，使用時也會遇見一些挑戰(zhàn)。第一，它更專注于處理你頭腦中的想法，而不是真正意義上的完成它們。第二，它沒有充分注意到大腦中的項目是怎樣和真正需要完成的目標(biāo)發(fā)生關(guān)聯(lián)的。雖然為項目提供了情景并將它們放在清單之中，但你并沒能將它們與特定目標(biāo)聯(lián)系起來。第三，GTD固有的靈活性對某些用戶不利。通常，用任務(wù)管理來與惰性斗爭的人需要更多的限制選擇條件，而不是高自由度。這些限制可以幫助他們控制壞習(xí)慣并改善注意力（很遺憾，GTD沒有做到這點(diǎn)）。第四，使用GTD時很容易被“反噬”。GTD可以有效地把任務(wù)從你的腦海中提出來并寫到紙上（或者放到在線應(yīng)用程序中）；但問題是，并非你頭腦中的所有東西都值得在清單上占有一席之地。其中大部分內(nèi)容實際上與你的目標(biāo)無關(guān)，還會浪費(fèi)你的時間。記錄下每項任務(wù)可能會讓你感覺被瑣碎的小事所吞沒。GTD作為組織任務(wù)和創(chuàng)建清單的方法很受歡迎，這是毫無疑問的。但你研究得越多，就越可能發(fā)現(xiàn)許多人嘗試并放棄它的次數(shù)也相當(dāng)多。那么，我們自然想知道：“GTD真的有效嗎？”下面就是對這個問題的仔細(xì)研究。GTD法是否有效GTD是在你第一次采用時看似非常有效的方法。你花了很多時間從頭腦中獲取信息并根據(jù)任務(wù)場景組織它們。這是確定重要工作的關(guān)鍵步驟。事實上，這減輕了你的壓力（顯然，要記住所有的任務(wù)會令人精神緊繃），說明GTD法是有效的。然而，隨著時間的推移，你可能會對GTD失去興趣。很多人都是這樣。GTD把關(guān)注點(diǎn)放在“下一步行動”上，卻因此使得我們在項目層面不知道何去何從。你會覺得自己像一個總是做快餐的廚師，不斷考慮“下一步行動”，而沒有機(jī)會停下來思考關(guān)于未來目標(biāo)的更大圖景。另一個問題是，GTD沒能提供如何在沖突任務(wù)中進(jìn)行選擇的方法。GTD中沒有合適的任務(wù)管理法確保我們完成重要工作，并把不重要的工作放到一邊。GTD在將任務(wù)附加到特定目標(biāo)方面也很薄弱。由于該方法努力關(guān)注“下一步行動”而不是整個項目，因此一個目標(biāo)和其他目標(biāo)的聯(lián)系一開始就被切斷了。由于缺少對項目內(nèi)容和過程的強(qiáng)調(diào)，GTD在目標(biāo)設(shè)定和目標(biāo)實現(xiàn)上也缺少有意義的準(zhǔn)則。有些人認(rèn)為，設(shè)定目標(biāo)不僅是不必要的，也是無用的，從長遠(yuǎn)來看甚至有害。我不同意這種觀點(diǎn)，我相信目標(biāo)能夠為我們的行動提供愿景、焦點(diǎn)和動力，同時它們也是衡量我們進(jìn)步的標(biāo)準(zhǔn)。在我看來，GTD最大的缺點(diǎn)就是它沒有區(qū)分高價值任務(wù)和低價值任務(wù)。GTD優(yōu)先考慮的是完成工作，而很少關(guān)注完成的事情是否正確。人們是否有效地使用GTD創(chuàng)建清單并成功地管理了任務(wù)工作的流程呢？顯然是的。但正如許多人意識到的那樣，GTD在很多方面都不夠好（例如我上面描述的那些方面）。GTD并非沒有實用或?qū)δ阌袔椭墓δ堋Ｎ夜膭钅銖闹袑ふ夷切┛赡軐ψ约旱那鍐斡杏玫臇|西。在下一章中，我將向你展示如何創(chuàng)建有效的待辦事項清單。讓我們一起從頭開始構(gòu)建它吧！第5章如何創(chuàng)建完美的待辦事項清單我們學(xué)到的東西現(xiàn)在派上用場了。在這一章中，我們將運(yùn)用前面提到過的所有知識一起來構(gòu)建一套有效的待辦事項清單系統(tǒng)。在這套任務(wù)管理系統(tǒng)下，你將更輕松地按時完成最重要的工作。它將幫助你減輕壓力和挫敗感，并使你集中注意力，而且能夠防止在工作中分心。大多數(shù)人都低估了清單的重要性，低估了它可能給工作效率帶來的提升空間。在閱讀這章內(nèi)容時，我鼓勵你去“重新發(fā)現(xiàn)”清單，仔細(xì)體會在日常工作進(jìn)程中，它有多么重要。有效的任務(wù)管理方法不僅可以幫助你推進(jìn)工作流程，還可以幫你協(xié)調(diào)日常生活?，F(xiàn)在就讓我們開始吧！第1步：從任務(wù)中分離出當(dāng)前任務(wù)在第4章第10小節(jié)中，我們談到戴維·艾倫的GTD法的優(yōu)勢之一是它使用了多個清單。它主張使用兩份清單：一份是“下一步行動”清單，另一份是“以后再說”清單。我們可以改進(jìn)這種做法來進(jìn)一步提升工作的效率和價值。首先，使用“當(dāng)前任務(wù)”（currenttask）清單來決定如何分配每天的時間和注意力。此清單記錄的必須是當(dāng)天要完成的待辦事項。其次，使用“未來任務(wù)”（futuretask）清單來跟蹤需要你關(guān)注的所有項目。在工作時間內(nèi)，你不會使用此清單，但在一天結(jié)束時，你可以參考它來創(chuàng)建第二天的清單。將當(dāng)前任務(wù)與未來任務(wù)分離的這一簡單步驟至關(guān)重要。它可以幫助你實現(xiàn)顯著的跨越——從被大量任務(wù)（包含不同優(yōu)先級和最后期限）壓到不堪重負(fù)轉(zhuǎn)變?yōu)槟軌虬磿r完成高價值工作。許多人依據(jù)單一、內(nèi)容龐雜的清單處理工作，這些清單則會隨著新項目的添加而逐漸變長。這樣下來常常會讓人陷入沮喪之中，因為任務(wù)似乎看不到盡頭。那些以這種方式工作的人從來沒有設(shè)法完成過他們的清單，所以他們總會覺得工作毫無進(jìn)展。分離當(dāng)前任務(wù)和未來任務(wù)則繞開了這種感覺：大量的未來任務(wù)被剝離出來，因為你本就沒有必要在當(dāng)前一天的工作時間內(nèi)注意它們。作為替代，當(dāng)前任務(wù)清單將成為你的關(guān)注焦點(diǎn)。它的范圍有限——只攜帶那天要完成的物品——這將減輕你的壓力并消除強(qiáng)烈的焦慮感。與GTD中使用的“下一步行動”清單相比，這里提到的“當(dāng)前任務(wù)”清單略有不同。GTD所用的“下一步行動”清單不會將你的注意力限制在當(dāng)天。正如GTD的創(chuàng)建者戴維·艾倫指出的那樣，它旨在列出“下一個需要參與的有形活動，使之離最終完成更進(jìn)一步”。因此，“下一步行動”清單可能仍然有好幾頁。這個區(qū)別很重要。你會發(fā)現(xiàn)，完成每日清單是可實現(xiàn)的，它將激勵你不斷把任務(wù)從清單中刪除，直到工作一天之后清空所有任務(wù)。你會感到度過的一天是成功且高效的。你將不斷體驗到完成任務(wù)后的積極情緒反饋。第2步：根據(jù)期望的結(jié)果確定任務(wù)我們努力的唯一理由是，這樣做會讓某個目標(biāo)更可能實現(xiàn)。例如，很少有人在空閑時間學(xué)習(xí)微積分。大多數(shù)人這樣做是為了完成學(xué)業(yè)、準(zhǔn)備考試或拓展技能。同樣，很少有人清理屋頂?shù)挠晁垡垣@得樂趣——他們這樣做只是為了防止雨水損壞屋頂。我們會采取行動以產(chǎn)生具體成果。否則，為什么我們會花時間和精力去做這些枯燥的事，而不去尋找更有樂趣的事情（例如，刷我們最喜歡的電視?。吭谶\(yùn)用待辦事項清單的時候，讓我們想想“內(nèi)在動機(jī)”會帶來什么影響。你長久沒有完成某項任務(wù)（甚至沒有任何一點(diǎn)進(jìn)展），是不是因為任務(wù)對你來說不重要？更可能的情形是，這項任務(wù)沒有被附加到你想要實現(xiàn)的特定目標(biāo)中。完成每日清單的最簡單方法是為清單上的每個項目指定“原因”。你要知道該項目存在于清單中的原因，確定為什么要完成它，然后在任務(wù)旁邊寫下原因。例如，假設(shè)你的待辦事項清單中包含“給父母打電話”這一項目。你可能給他們打電話只是想問問他們最近過得怎么樣。或者，你可能想請他們一起吃飯或問問他們與家里有關(guān)的一些事。關(guān)鍵是，給父母打電話是為了實現(xiàn)某個特定的目標(biāo)。請寫下那個目標(biāo)或你期望的結(jié)果。如果你認(rèn)識到任務(wù)存在的原因，將更有可能完成它。僅僅在腦子里記住要做某件事的原因是不夠的，你必須寫下來，這樣做會使任務(wù)具體化。寫下來的理由比在腦子里忽隱忽現(xiàn)的理由更可靠。當(dāng)你將任務(wù)與特定結(jié)果聯(lián)系到一起時，會感到更有必要完成這項任務(wù)。采取行動將意味著你希望實現(xiàn)自己的目標(biāo)（而它對你來說是重要的）。這是有效待辦事項清單的特征之一。第3步：將項目分解為單個任務(wù)你可能聽過這個笑話：如何把大象放進(jìn)冰箱？答案是分三步：打開冰箱、放入大象、關(guān)上冰箱。它說明了與任務(wù)管理相關(guān)的重要概念。完成任何項目的方法都是先將其分解為各個組成任務(wù)。完成了項目所需的各項子任務(wù)，這個項目自然就向前推進(jìn)了。你可能在直覺上已經(jīng)知道了這一點(diǎn)，但問題是，如何將該原則應(yīng)用在自己的日常清單中？當(dāng)我們面對一個大型項目時，我們很難知道從哪里開始。因此，我們更容易分心。當(dāng)我們?nèi)狈Ψ较蚝蛣恿r，我們很難專注于某個領(lǐng)域并去努力，這時分心自然就占了主導(dǎo)地位。這就是許多待辦任務(wù)在一天結(jié)束時仍未完成的原因。它們是真正意義上的“大”項目。它們的范圍太大，看起來會壓垮我們，這就導(dǎo)致了我們的持續(xù)拖延。我們最終會將它們放到第二天的待辦清單中，讓它們繼續(xù)擾亂我們的思緒。如果我們不花時間將項目分解為更小、更易于管理的部分，那么這種“驅(qū)動力喪失”將日復(fù)一日地上演。我們來看一個例子。假設(shè)主清單中的一個項目是“打掃房屋”。這個項目可能需要數(shù)小時才能完成。作為單個項目列出，它的難度是巨大的，我們很難知道從哪里開始。因此，讓我們將項目細(xì)分為較小的任務(wù)。每項任務(wù)都有重點(diǎn)，并且可以在更短的時間內(nèi)完成。下面的清單是一個簡易的版本?！は赐搿で鍧崗N房臺面·用拖把清理廚房地板·清理樓下的浴室·清理樓上的浴室·吸地板的塵土·打掃其他地方的灰塵請注意，上述每項任務(wù)都是可操作的。而且重要的是，任務(wù)之間也是相互獨(dú)立的，你無須按任何特定順序處理它們。這使你可以靈活安排完成任務(wù)的時間，而不是留出4個小時來“打掃房屋”。你可以留出10分鐘洗碗，15分鐘用拖把清理廚房地板，30分鐘清潔樓下的浴室。將項目分解為更小的任務(wù)，使它們看起來更可行。它還允許你根據(jù)優(yōu)先級和價值將有限的時間和注意力集中在特定任務(wù)上。例如，洗碗可能是一項高優(yōu)先級的任務(wù)，需要你立即關(guān)注。同時，吸地板的塵土推遲到明天也沒有問題。分解任務(wù)是很重要的。你應(yīng)該確保清單中僅有可操作的任務(wù)，而不是大型項目。如果一個項目需要多個動作，那么這個項目自然可以（而且也應(yīng)該）被分解成小任務(wù)。把任務(wù)揉碎，你才能更好地關(guān)注并完成重要的工作。第4步：設(shè)定每個任務(wù)的截止日期我想你應(yīng)該已經(jīng)知道了截止日期的重要性：它幫助我們將時間和精力集中在重要任務(wù)上，同時幫助我們組織日程，還鼓勵我們采取行動。有研究結(jié)果顯示，截止日期可以提升我們的表現(xiàn)。最終，設(shè)定每項任務(wù)的截止日期提高了我們的工作效率，促使我們完成重要的工作。因此，主清單中的每項任務(wù)都應(yīng)該有一個與之相關(guān)的截止日期。這個日期不一定是一成不變的，它可以隨著附加任務(wù)的優(yōu)先級和緊迫性而改變。日期也不一定要十分精確。你的任務(wù)清單可能包含需要在未來某個時候解決的待辦事項，但現(xiàn)在我們可以先把它放一放。如果任務(wù)在幾個月內(nèi)未到期，則“8月中旬”的到期日可能就足夠了，而不一定需要是“8月14日”。為主清單中的每個項目附加截止日期，可以讓你更輕松地了解要為每日清單選擇的任務(wù)。你可以一眼就看出哪些任務(wù)明天需要你注意，哪些任務(wù)可以擱置到很久以后。話雖如此，但僅設(shè)定每項任務(wù)的截止日期是不夠的。設(shè)定截止日期的方式同樣重要。它會影響你的情緒、動力和專注能力。你的設(shè)定策略將決定它是否有效。這里有一些小提示。第一，確保每個截止日期都是可實現(xiàn)的。為任務(wù)設(shè)定不可能的截止日期沒有任何好處。這樣做只會給你帶來壓力、沮喪和挫敗感。第二，思考每個截止日期被這樣安排的理由。例如，假設(shè)現(xiàn)在是夏季，你的孩子需要進(jìn)行牙科檢查。你可能希望在8月31日之前預(yù)約牙醫(yī)，以確保在孩子返回學(xué)校之前完成檢查。這就是你采取行動的理由，而這個理由使截止日期變得真實而有意義。如果沒有設(shè)定截止日期的具體事由（也就是說，日期是任意選擇的），那么你采取行動的驅(qū)動力也就會減少。緊迫感需要人為制造。第三，給自己預(yù)留的時間應(yīng)少于你認(rèn)為需要的時間。我在第3章中提到了帕金森定律，這個定律告訴我們：“如果留給任務(wù)的時間變得充裕，我們會主動降低工作效率，一直磨蹭到截止日期為止?！蔽覀儍A向于預(yù)留過多時間來完成工作。你會發(fā)現(xiàn)，縮小時間區(qū)間可以提高注意力，從而提高工作效率。你沒有理由害怕截止日期。相反，你應(yīng)該期待將它應(yīng)用于主清單的每個項目中。它會幫助你避免分心，并為你提供推進(jìn)重要工作所需的動力、靈感和精力。第5步：將當(dāng)前任務(wù)的數(shù)量限制為7個待辦事項清單最常見的問題之一是它們太長了。使用者從少數(shù)任務(wù)開始，最后總是增加到幾十個。這也難怪大部分人無法通過待辦事項清單知道自己想要做什么——從如此龐大的清單中發(fā)現(xiàn)應(yīng)該做什么，幾乎是不可能的！這種情況也尚可理解。在任何一天中，我們都會構(gòu)思新的項目，并從中產(chǎn)生新的任務(wù)。但這并不意味著你應(yīng)該將這些任務(wù)添加到你的日常任務(wù)清單中。事實上，這樣做會讓自己陷入失敗之中。我強(qiáng)烈建議將每日清單中的任務(wù)數(shù)限制為7個——這是一個可管理的數(shù)字。假設(shè)所有任務(wù)都用不了幾個小時就能完成，那么你可以在一天結(jié)束時再瀏覽整個清單。我們在第4章中討論了“3+2”法和“1-3-5”法。這兩種方法都限制了每日清單中顯示的任務(wù)數(shù)量。兩種形式的限制都使任務(wù)管理變得更精簡。它們使清單變得簡短，所以你可以每天完整地過一遍任務(wù)清單，而避免了那種令人喘不過氣的失敗感和自我負(fù)責(zé)感。讓我再解釋一下“限制任務(wù)數(shù)量”可能帶來的問題。我們說到將每日清單上的任務(wù)限制為7個，但你可能想知道，按照這個速度，你將如何完成主清單中的數(shù)百項任務(wù)（而且這個數(shù)字每天都在增長）?！跋拗茷?”的建議僅涉及至少需要15分鐘才能完成的任務(wù)。你會發(fā)現(xiàn)主清單上的許多任務(wù)都可以在一兩分鐘內(nèi)完成。以下是幾個例子。·整理床鋪·檢查語音信箱·整理郵件·開始洗衣服·預(yù)訂晚餐·訂閱時事資訊·給某人回電話·在Wordpress博客中添加插件·整理桌面這些是“微任務(wù)”，不屬于你的日常待辦事項清單。為什么？因為它們可能導(dǎo)致清單增長到幾十項任務(wù)。在關(guān)鍵任務(wù)之外，我建議保留一個“批處理清單”。我們將在下一章中更詳細(xì)地討論相關(guān)做法?，F(xiàn)在，你需要認(rèn)識到的是，“整理郵件”這樣的微任務(wù)不應(yīng)該是日常待辦事項清單中的7項關(guān)鍵任務(wù)。第6步：按項目、類型和地點(diǎn)組織任務(wù)很多人將主清單視為什么都能裝的“任務(wù)倉庫”，想到了什么新任務(wù)都可以添加到清單的末端。問題是，如果你總是這樣處理待任務(wù)清單，最終會幾乎不可能完成。即使你設(shè)定了每個項目的截止日期并提供了各種類型的背景說明，清單上的任務(wù)也會隨著時間的推移而變成你的負(fù)擔(dān)。你會發(fā)現(xiàn)管理任務(wù)變得越來越困難，最終大多數(shù)任務(wù)只能在清單上沉寂。想象一下，如果你需要檢查20頁的待辦事項，那將是多么艱巨的任務(wù)。學(xué)會如何創(chuàng)建有效清單之前，我在查找特定任務(wù)和管理與之相關(guān)的項目上花費(fèi)了太多時間。而現(xiàn)在，我不再被這種情況所困擾。我會根據(jù)各種情況組織任務(wù)：項目、類型和地點(diǎn)。我相應(yīng)地保留了多份清單（請注意，這些清單與我的日常待辦事項清單是分開的）。任務(wù)的具體說明是待辦事項清單的重要組成部分。它確定了完成項目所需的時間，提醒你完成它們的原因，鼓勵你專注完成根據(jù)自己目標(biāo)設(shè)定的具有最高優(yōu)先級的任務(wù)。出于這些原因，我們從以下三個方面對主清單中的每項任務(wù)進(jìn)行分類。1.項目2.類型3.地點(diǎn)我建議為每個項目、每種類型和每個地點(diǎn)創(chuàng)建一份單獨(dú)的清單。例如，以下項目將各自有一份清單（按項目分）：·寫一本書·廚房改造計劃·買一輛車以下類型的任務(wù)也應(yīng)各自有一份清單（按類型分）：·分析工作·創(chuàng)造性工作·無意識的重復(fù)工作同樣，可以按照處理任務(wù)的地點(diǎn)分類：·在辦公室·在家·在路上按項目、類型和地點(diǎn)對待辦事項進(jìn)行分類將使你保持井井有條。它還可以幫助你選擇日常清單中的任務(wù)，以補(bǔ)充你的具體情況。例如，“收拾起居室”顯然是基于地點(diǎn)的任務(wù)——你必須在家做這件事；如果你計劃全天在辦公室，則不能將此項添加到每日清單中。某些任務(wù)可以分配到多份清單中，而且這樣做常常會有好處。讓我們設(shè)想有“寫一本書”這樣一個項目。這個項目最初部分的任務(wù)之一是“編寫第1章的初稿”，這便是按照項目分類的。但是，如果你只能在家里進(jìn)行寫作，那么它應(yīng)該按地點(diǎn)分類。此外，寫作是需要精神能量的創(chuàng)造性工作。因此，按活動類型對其進(jìn)行分類可能是有用的——等到精力水平很高時，你才在日歷上安排它。如果你在紙上創(chuàng)建待辦事項清單，將任務(wù)分配到多份清單中可能會有問題。一種解決方案是用顏色來“編碼”任務(wù)。例如，“編寫第1章的初稿”任務(wù)可以在“寫一本書”項目下找到，那么你就沒必要再針對項目進(jìn)行顏色編碼了。但你可以使用彩色筆分配地點(diǎn)和活動類型：紅色可以表示“在家”，藍(lán)色可以表示“創(chuàng)造性工作”。當(dāng)然，這是一個不完美的解決方案，更好的方法是使用在線工具，例如Todoist。它提供了標(biāo)注和標(biāo)記功能以及多種顏色，可以輕松地按多個情景組織待辦事項。另外還要提到的一點(diǎn)是，你可能會發(fā)現(xiàn)為高優(yōu)先級、高價值的待辦事項保留單獨(dú)的清單很有用。有些人將此稱為HIT（high-impacttask）清單或高影響力任務(wù)清單。就個人而言，我認(rèn)為HIT清單是沒必要的，因為我已經(jīng)為各清單中的每個項目分配優(yōu)先級，那么就無須再為高影響力項目創(chuàng)建其他清單。這會阻礙我的工作而不是提高效率。但如果你發(fā)現(xiàn)HIT清單有助于工作流程，你也可以嘗試這種做法。請記住，我們的目標(biāo)是創(chuàng)建一個適合你的任務(wù)管理方法。第7步：“修剪”多余的任務(wù)清單你需要保持主清單整潔（這也是清單管理中最重要的事情之一），比如定期“修剪”清單，刪除不再需要或重復(fù)的任務(wù)。否則，在你每天向清單中添加新任務(wù)之后，它很快就會變得難以管理。修剪清單可以幫助你控制它。你將能夠更輕松地識別重要項目及與其相關(guān)的任務(wù)。當(dāng)不相關(guān)的項目被刪除或從清單中劃掉時，任務(wù)管理也就變得更簡單了。修剪也可以提高效率。它將主清單的內(nèi)容限制為推進(jìn)你最重要工作的任務(wù)，因此你不會浪費(fèi)寶貴的時間和精力去做非必要的工作。什么類型的任務(wù)應(yīng)該作為“待刪除”的備選項呢？你可以找找以下這四類項目。1.愿望2.含義不明確的任務(wù)3.瑣碎的任務(wù)4.承諾和決心愿望通常被表述為項目，而不是可操作的任務(wù)。例如，你可能希望“改造廚房”，也可能希望“明年夏天帶家人去考艾島（Kauai）”。愿望的表述常常過于寬泛，而且通常對于實現(xiàn)明確的目標(biāo)沒什么幫助。因此，應(yīng)將這類任務(wù)從主清單中刪除（把它們移到愿望清單中吧）。含義不明確的任務(wù)是指缺乏細(xì)節(jié)和背景的任務(wù)。它們放在那里時，不會引起你注意，而你注意到它們的時候，事情就已經(jīng)變得糟糕了。一個例子是“給約翰打電話”。但為什么需要給約翰打電話？這樣做將如何推動你的工作向前發(fā)展？沒打電話會有后果嗎？如果有，后果是什么？如果主清單中的任務(wù)不清楚，那么請根據(jù)自己的目標(biāo)重新評估任務(wù)價值——總之，它很有可能是可刪除的任務(wù)。再看瑣碎的任務(wù)，刪除這類任務(wù)不會對你的計劃產(chǎn)生影響。它們更像是隨機(jī)出現(xiàn)的事件，突然從腦海中浮出來并在遺忘前被及時記錄了下來。你的主清單會累積很多這類任務(wù)。主清單的用途就是從你的頭腦中提取出那些難以記憶和組織的任務(wù)。但是如果仔細(xì)研究，你一定會發(fā)現(xiàn)許多這樣的任務(wù)，也應(yīng)該把它們從清單中刪除。下定決心去做什么，這只是一種承諾。它與平常的待辦事項不同，因為這通常需要習(xí)慣的改變。例如，你可能會下定決心去“運(yùn)動”“減肥”或“學(xué)習(xí)西班牙語”——有這樣的目標(biāo)很正常，但不要將它們與可操作的任務(wù)混淆。請從主清單中刪除所有這類表達(dá)承諾或決心的任務(wù)，因為它們不屬于那里。相反，應(yīng)該把它們放在單獨(dú)的“生活方式目標(biāo)”清單中，并視為獨(dú)立的項目；等到你準(zhǔn)備好認(rèn)真對待其中一個時，再