會務(wù)工作流程

會務(wù)工作流程表,,,,

序號,辦理流程,責任人,主要工作內(nèi)容及要求,備注

1,會前協(xié)調(diào),辦公室主任,根據(jù)領(lǐng)導指示，協(xié)調(diào)有關(guān)部門，成立會務(wù)工作組。,◎爭取做到每個員工明確自己的責任和位置；

,,,◎充分了解會議主題；,

,,,◎明確會務(wù)總指揮及會務(wù)工作分工。,

2,起草會議邀請函（稿）,秘書,◎會議時間、地點、內(nèi)容、議程、參會人員等安排。,◎注意與領(lǐng)導及時溝通會議議程；

3,呈辦公室主任審核,秘書,◎?qū)徍藭h安排是否妥當；,◎必要時可會議討論；

,,,◎?qū)徍送ㄖ形氖欠駵蚀_。,

4,呈領(lǐng)導審核、簽發(fā),秘書,◎簽發(fā)會議邀請函。,

5,制作正式邀請函,秘書,◎格式規(guī)范；,◎辦公室負責檢查，送領(lǐng)導審閱；

,,,◎附件齊全；,

,,,◎份數(shù)合理；,

,,,◎蓋章正確。,

6,發(fā)出正式邀請函,辦公室,◎及時發(fā)出邀請函；,◎《邀請函發(fā)放登記表》，專門人員進行登記；

,,,◎發(fā)放范圍準確；,

,,,◎邀請人員名單提前確定。,

7,明確參會人員,辦公室,◎及時收集、匯總參會回執(zhí)；,◎司機、車輛分工明確；

,,,◎明確到會時間；,

,,,◎確定參會人員名單；,

,,,◎訂車、訂房、訂餐。,

8,會議資料準備,秘書及信息部,◎講話稿；,◎秘書呈送領(lǐng)導審閱資料；

,,,◎新聞稿、會刊,

,,,◎會議口號、標語,

,,,◎議程、項目資料,

,,,◎會議口號、標語,

9,會務(wù)工作組通訊錄,辦公室,◎手機保持暢通,◎每人一份；

,,,◎人員隨時待命,

10,會場及餐會預定,辦公室,◎提前預定會場、安排餐會地點。,◎與領(lǐng)導協(xié)商確定地點；

,,,◎協(xié)調(diào)好會議服務(wù)人員,

11,會議禮品,辦公室,◎禮品規(guī)格,◎是否需要與領(lǐng)導協(xié)商；

,,,◎發(fā)放方式,

12,會議其他用品,辦公室,◎紙、筆,◎盡量多準備，寧多務(wù)少；

,,,◎相機、錄音筆,

,,,◎電腦、U盤,

,,,◎投影、光盤,

13,會前準備,會務(wù)總指揮及會務(wù)人員,應(yīng)提前一周對會議各項準備工作的進度情況進行檢查。內(nèi)容包括：,◎安排會場布置人員；

,,,◎會議材料準備進展；,

,,,◎場景（天幕、會標、鮮花、橫幅、彩旗等）；,

,,,◎領(lǐng)導座位安排（臺上、臺下，姓名牌擺放等）；,

,,,◎出席領(lǐng)導落實；,

,,,◎頒獎席、記者席安排（如需要）；,

,,,◎燈光、音響、錄音、多媒體；,

,,,◎飲料；,

,,,◎空調(diào)；,

,,,◎電子設(shè)備；,

,,,◎簽到布置；,

,,,◎安全保衛(wèi)；,

,,,◎車輛安排及交通指示；,

,,,◎天氣情況掌握及相關(guān)用品準備；,

,,,◎就餐及食品衛(wèi)生檢查安排；,

,,,◎禮儀策劃及彩排安排；,

,,,◎?qū)ζ鸹稹⒈?、人群擁擠、天氣突變、重要領(lǐng)導遲到等可能出現(xiàn)的緊急突發(fā)事件應(yīng)急預案的制定；,

,,,◎會場工作職責分工。,

14,會場布置、檢查,會務(wù)總指揮及會務(wù)人員,根據(jù)會議規(guī)模提早布置，會前最后一天例行檢查。,◎大會前一天下午確保完成；

,,,◎場景（天幕、會標、鮮花、橫幅、彩旗等）；,

,,,◎領(lǐng)導座位安排（臺上、臺下，姓名牌擺放等）；,

,,,◎出席領(lǐng)導落實；,

,,,◎會議材料準備是否齊全；,

,,,◎頒獎席、記者席安排（如需要）；,

,,,◎燈光、音響、錄音、多媒體；,

,,,◎飲料；,

,,,◎空調(diào)；,

,,,◎電子設(shè)備；,

,,,◎簽到布置；,

,,,◎安全保衛(wèi)；,

,,,◎車輛安排及交通指示；,

,,,◎天氣情況掌握及相關(guān)用品準備；,

,,,◎就餐及食品衛(wèi)生檢查；,

,,,◎禮儀策劃及彩排；,

,,,◎?qū)ζ鸹?、爆炸、人群擁擠、天氣突變、重要領(lǐng)導遲到等可能出現(xiàn)的緊急突發(fā)事件的應(yīng)急預案落實；,

,,,◎明確會場工作職責。,

15,臨會前最后協(xié)調(diào),會務(wù)總指揮及會務(wù)人員,◎確認各個環(huán)節(jié)、各個方面準備工作完成情況，特別注意各環(huán)節(jié)之間的銜接；,◎大會前一天下午進行；

,,,◎進一步明確各會務(wù)人員現(xiàn)場工作職責；,

,,,◎查漏補缺。,

16,會前現(xiàn)場組織工作,會務(wù)總指揮及會務(wù)人員,◎會務(wù)人員按規(guī)定時間就位，分頭做好準備工作；,◎參會領(lǐng)導專人接待，全程陪同；簽到處做好來賓記錄，及時制作通訊錄；

,,,◎現(xiàn)場總指揮對各崗位作最后檢查，及時處理相關(guān)問題；,

,,,◎參會人員簽到、發(fā)放會議材料工作等；,

,,,◎組織參會人員有序進入會場，控制好會場秩序；,

,,,◎引導記者到指定位置就座（如需要）；,

,,,◎引導出席會議領(lǐng)導到指定位置就座。,

,,,◎拍照,

17,會中現(xiàn)場工作,會務(wù)總指揮及會務(wù)人員,◎會議服務(wù)人員到位；,◎安排專門人員進行拍照；

,,,◎會議記錄、拍照；,

,,,◎會議材料回收；,

,,,◎領(lǐng)導交辦其他事宜。,

,,,◎會議結(jié)束后合影,

18,會后餐會安排,會務(wù)總指揮及會務(wù)人員,◎引導就餐,◎餐會地點簡單布置；

,,,◎餐后送賓,

,,,◎應(yīng)急安排,

,,,◎餐會合影（如需要）,

19,會后資料整理,信息部,◎整理講話稿；,◎收集媒體報道稿件；

,,,◎相片處理；,

,,,◎會議錄音、紀要匯編；,

,,,◎相關(guān)資料發(fā)布；,

,,,◎制作會議簡報。,

20,會后其他工作安排,辦公室,◎費用結(jié)算；,◎辦公室統(tǒng)籌安排；

,,,◎物品回收；,

,,,◎來賓回訪。,

21,會議材料歸檔,秘書,◎各部門主動回交材料；,◎歸檔資料呈送領(lǐng)導審閱；

,,,◎歸檔材料齊全，無遺漏。,

22,會議總結(jié),辦公室,◎總結(jié)經(jīng)驗，查找不足；,◎領(lǐng)導主持，全體參與；

,,,◎完善流程,

,,,,,

,,,,,

,,,,,

,,,,,

,,,,,

,,,,,