行政物資管理制度

第4頁共21頁行政物資管理制度1、目的為規(guī)范公司行政物資管理，明確行政物資管理流程，保證公司行政物資合理配置，特制定本制度。2、范圍指用于公司日常行政辦公的非生產(chǎn)相關(guān)物資的采購、入庫、領(lǐng)用、維修、報(bào)廢、清查等一系列管理工作。適用于公司全體部門及個(gè)人。3、行政物資分類公司行政物資主要分為兩大類，分別為固定資產(chǎn)類和低值損耗品類。3.1固定資產(chǎn)（價(jià)值1000元以上），如打印機(jī)、電腦、空調(diào)、投影儀等；3.2低值損耗品（價(jià)值1000元以下）：3.2.1價(jià)值50元—1000元的低值損耗品，如電話、傳真機(jī)、文件柜、辦公桌椅等；3.2.2價(jià)值49元以下的低值易耗品，其中包括部門所需品和個(gè)人所需品。部門所需品：傳真紙、復(fù)（寫）印紙、打印紙、墨水、膠水、訂書機(jī)、回形針、計(jì)算器、文件欄、筆筒、文件夾等。個(gè)人所需品：簽字筆（芯）、圓珠筆（芯）、鉛筆、筆記本、雙面膠、回形針、信箋紙等。4、管理部門行政部是公司日常辦公用品的管理部門，負(fù)責(zé)行政物資的管理工作。5、行政物資采購5.1行政物資采購條件5.1.1行政物資由行政人員每月5號(hào)前進(jìn)行集中采購。5.1.2各部門每月，填制辦公用品需求單，經(jīng)本部門主管審批后遞交行政部。以下兩種條件至少滿足一種時(shí)，應(yīng)著手辦理行政物資采購相關(guān)事宜：a各部門需要而公司庫房沒有備存該類行政物品；b庫房該類行政物資數(shù)量低于用品需求量。5.2行政物資采購流程5.2.1在滿足物資采購條件時(shí)，行政部跟據(jù)庫存記錄，提出采購申請(qǐng)，填寫《行政物資采購申請(qǐng)單》（詳見附件1）;5.2.2價(jià)值1000元以下的低值損耗品，由分管行政的副總經(jīng)理審核；5.2.3價(jià)值1000元以上的行政物資，由分管行政的副總經(jīng)理審核、總經(jīng)理審定；5.2.4價(jià)值20000元以上的行政物資，由分管行政的副總經(jīng)理、總經(jīng)理雙審核后，經(jīng)管會(huì)審定；5.2.5行政部物資管理相關(guān)人員憑審定后的《行政物資采購申請(qǐng)單》進(jìn)行采購；（1）凡采用單一來源采購方式（包括定點(diǎn)采購）的，遵循擇優(yōu)的原則，按照權(quán)限由行政部門與行政部分管副總共同確定供應(yīng)商。（2）所采購的辦公用品到貨后，由行政人員按送貨單進(jìn)行驗(yàn)收，經(jīng)核對(duì)（名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額、質(zhì)量等）無誤后，在送貨單上（一式二聯(lián)）簽字，并逐一登記電腦中，然后將送貨聯(lián)留存歸類，另一送貨回單聯(lián)交送貨人帶回送貨單位做結(jié)算憑據(jù)。（3）付款方式，行政部收到供貨單位發(fā)票后，須與電腦中登記數(shù)據(jù)及存根的送貨單核對(duì)無誤后，填寫付款通知單，逐級(jí)審核簽字后，做好登記，最后交財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)支付或結(jié)算。（4）辦公用品由行政部根據(jù)各個(gè)部門所提需求進(jìn)行分發(fā)，各部門登記，寫明日期、品名與數(shù)量等，另有需要時(shí)領(lǐng)用人要填寫領(lǐng)用登記表。

注意事項(xiàng)：

a、各部門每25-30號(hào)遞交辦公用品需求表到行政部。

b、按照先審批后購置的原則，未經(jīng)審批購置的辦公用品將不予報(bào)銷。

c、各部門及個(gè)人領(lǐng)用的辦公用品（固定資產(chǎn)）不得挪做私用、避免浪費(fèi)、損壞和丟失。5.2.6供應(yīng)商的選擇由行政部年初向三家以上供應(yīng)商進(jìn)行綜合比價(jià)，選擇價(jià)低質(zhì)優(yōu)的供應(yīng)商對(duì)日常采購貨物進(jìn)行供貨并簽定協(xié)議供貨合同；5.2.7行政物資一般由行政部向供應(yīng)商采購，電子類行政物資（如個(gè)人計(jì)算機(jī)）,8.2.3行政部憑審定通過的《行政物資報(bào)修申請(qǐng)單》聯(lián)系維修單位維修，并將申請(qǐng)單存檔；8.2.4修理完畢后由管理員歸還使用人員，并做維修記錄，物資使用者在記錄單上簽字；8.2.5維修時(shí)如需更換零部件需報(bào)修人員按照物資采購流程和物資領(lǐng)用流程辦理相關(guān)手續(xù)。8.3行政物資報(bào)修要求8.3.1由于使用不當(dāng)?shù)葌€(gè)人原因造成物資損壞的，也可報(bào)行政部維修，但產(chǎn)生費(fèi)用須個(gè)人承擔(dān)；8.3.2把個(gè)人辦公物資借給他人而造成損壞的，維修費(fèi)用由借出者個(gè)人承擔(dān)；8.3.3行政部作維修記錄時(shí)必須將《行政物資報(bào)修申請(qǐng)單》附在維修簿上存檔，以便公司日后的物資清查管理。9、行政物資報(bào)廢9.1行政物資報(bào)廢條件以下兩種條件同時(shí)滿足可辦理行政物資報(bào)廢：9.1.1被劃分為公司固定資產(chǎn)的行政物資；9.1.2使用期滿并喪失使用效能或由于各種原因造成損壞且無法修理或無維修價(jià)值。9.2行政物資報(bào)廢流程9.2.1物資損壞部門負(fù)責(zé)人向行政部提出物資報(bào)廢要求；9.2.2由行政部人員填寫《行政物資報(bào)廢申請(qǐng)單》（詳見附件7），詳細(xì)填寫物資分類號(hào)，編號(hào)，名稱，規(guī)格型號(hào)，單價(jià)，數(shù)量等資料；9.2.3行政部將申請(qǐng)表交至行政部負(fù)責(zé)人處組織相關(guān)人員進(jìn)行初審，并提出報(bào)廢初審意見，有再利用價(jià)值的交還報(bào)修人員，無再利用價(jià)值的交由分管行政副總經(jīng)理審核，并作報(bào)廢處理；9.2.4行政部人員根據(jù)《行政物資報(bào)廢申請(qǐng)單》所列名目，向部門收回報(bào)廢物資；9.2.5行政部人員憑《行政物資報(bào)廢申請(qǐng)單》到財(cái)務(wù)處銷賬，做到帳、物同時(shí)注銷。9.3行政物資報(bào)廢要求9.3.1為保證物資經(jīng)常處于良好狀態(tài)和賬實(shí)相符，除因無法妥善存放的物資專項(xiàng)報(bào)廢外，物資報(bào)廢每年年終進(jìn)行一次；9.3.2固定資產(chǎn)報(bào)廢必須由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)人員、行政部人員、財(cái)務(wù)人員等相關(guān)人員會(huì)同鑒定，按照物資報(bào)廢流程嚴(yán)格執(zhí)行；9.3.3因個(gè)人或部門保管、保養(yǎng)不善造成的物資報(bào)廢，應(yīng)由個(gè)人或部門負(fù)責(zé)人寫出詳細(xì)報(bào)告并根據(jù)損失程度承擔(dān)經(jīng)濟(jì)賠償；9.3.4報(bào)廢物資一經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢，必須將實(shí)物交回行政部處理，不得隨意丟棄；9.3.5凡有修舊利廢價(jià)值的，應(yīng)充分實(shí)現(xiàn)其再利用價(jià)值，進(jìn)行物資維修工作，不得隨意做報(bào)廢處理。10、行政物資清查10.1行政物資清查條件公司應(yīng)對(duì)價(jià)值100元以上的行政物資做定期清查核算。10.2行政物資清查流程10.2.1在行政物資清查工作開始之前，由行政部負(fù)責(zé)人布置清查工作，確定清查范圍、時(shí)間和應(yīng)達(dá)到的要求；10.2.2行政部相關(guān)人員從臺(tái)帳上將所有符合清查條件的行政物資與實(shí)際物資進(jìn)行核對(duì)，并跟據(jù)《行政物資領(lǐng)用申請(qǐng)單》、《行政物資入庫明細(xì)單》和《行政物資出庫明細(xì)單》做具體校對(duì)，同時(shí)行政部人員應(yīng)停止行政物資的收發(fā)活動(dòng)，將物資分類擺放有序，嚴(yán)禁實(shí)物流動(dòng)；10.2.3物資清查中發(fā)現(xiàn)帳實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，以書面形式給出相應(yīng)處理意見，并按照價(jià)格根據(jù)物資采購報(bào)批標(biāo)準(zhǔn)上報(bào)相關(guān)負(fù)責(zé)人審核、審定；10.2.4由審定人確定差異處理決定和對(duì)相關(guān)責(zé)任人的處置決定。10.3行政物資清查要求10.3.1行政部負(fù)責(zé)人每季季末進(jìn)行行政物資清查，每年年末會(huì)同物資使用部門、財(cái)務(wù)部等部門進(jìn)行年度盤點(diǎn)，并將工作記錄裝訂成冊(cè)保管存檔；10.3.2清查過程中要分配專人負(fù)責(zé)清點(diǎn)、專人負(fù)責(zé)記錄、專人負(fù)責(zé)監(jiān)督。清查過程中，除了要保證清點(diǎn)數(shù)量準(zhǔn)確外，還要關(guān)注各類行政物資的價(jià)值有無減損、有無超儲(chǔ)積壓、浪費(fèi)等現(xiàn)象；10.3.3清查過程中如有固定資產(chǎn)需作報(bào)廢處理的，必須按審批程序經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后才可處理，否則一律不準(zhǔn)自行調(diào)整；10.3.4清查中若遇固定資產(chǎn)缺失或質(zhì)量上的問題（如超期、老化、變質(zhì)或損壞等），應(yīng)及時(shí)用書面的形式向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，如因臺(tái)帳管理人員等由于疏忽等自身原因造成公司固定資產(chǎn)帳實(shí)嚴(yán)重不符，須視具體情況給予經(jīng)濟(jì)處罰。11、附則11.1行政物資管理嚴(yán)格按照本制度執(zhí)行，責(zé)任落實(shí)到崗位，失責(zé)將按相關(guān)制度懲處。11.2本制度的修訂及解釋歸屬行政部。11.3本制度簽發(fā)之日起生效附件：1、行政物資采購申請(qǐng)單2、行政物資入庫明細(xì)單3、行政物資領(lǐng)用申請(qǐng)單4、行政物資出庫明細(xì)單5、行政物資報(bào)修申請(qǐng)單6、行政物資報(bào)廢申請(qǐng)單7、行政物資采購流程圖8、行政物資入庫流程圖9、行政物資領(lǐng)用流程圖10、行政物資報(bào)修流程圖11、行政物資報(bào)廢流程圖12、行政物資清查流程圖[以下無正文]附件1：行政物資采購申請(qǐng)單申購部門：年月日物資名稱參考型號(hào)及規(guī)格庫存采購數(shù)量預(yù)計(jì)單價(jià)預(yù)計(jì)使用年限采購用途審核人意見審定人意見備注附件2：行政物資入庫明細(xì)單采購日期入庫日期入庫物品清單序號(hào)物資名稱型號(hào)及規(guī)格數(shù)量單價(jià)采購人簽字物資管理員簽字附件3：行政物資領(lǐng)用明細(xì)單領(lǐng)用日期領(lǐng)用人出庫物品清單序號(hào)物資名稱型號(hào)及規(guī)格數(shù)量單價(jià)部門負(fù)責(zé)人簽字物資管理員簽字附件3：行政物資出庫明細(xì)單出庫日期出庫物品清單序號(hào)物資名稱型號(hào)及規(guī)格數(shù)量單價(jià)物資管理員簽字附件5：行政物資報(bào)修申請(qǐng)單申請(qǐng)部門申請(qǐng)人申請(qǐng)日期申請(qǐng)內(nèi)容物資名稱型號(hào)及規(guī)格損壞原因行政部負(fù)責(zé)人審核人審定人備注附件6：行政物資報(bào)廢申請(qǐng)單申請(qǐng)部門：