督查工作的程序

督查工作的程序主講人：方明星職稱：副教授督查工作的程序添加文本交辦→立項→通知→轉(zhuǎn)辦→承辦→催辦→檢查→辦結(jié)→辦結(jié)回告→審核→立卷→歸檔。文秘專業(yè)教學(xué)資源庫1交辦上司向有關(guān)督查人員授權(quán)交辦。批示交辦、口頭交辦、文書和文件式的交辦、會議交辦；集體交辦、個別交辦；向督查部門交辦、向督查人員個人交辦；公開交辦、單獨(dú)交辦。交辦的方式可分為：2立項立項是對查辦內(nèi)容進(jìn)行篩選的過程。一個公司尤其是大型公司發(fā)生的問題很多，不必對所有的事情都查辦，原則上要查處那些事情比較重大、性質(zhì)比較嚴(yán)重、久拖不決或無人過問的問題。有關(guān)單位已經(jīng)注意的問題，一般不提出查處。2立項立項的基本要求是堅持可操作性原則。所謂可操作性原則，就是要把握領(lǐng)導(dǎo)的意圖，把比較抽象的任務(wù)變?yōu)榫唧w明確的指標(biāo)，使查辦項目看得見、抓得住。一是量化指標(biāo)。把領(lǐng)導(dǎo)那些大而全的決定、決議、會議報告，進(jìn)行歸納論證，列出條目，逐項研究細(xì)化指標(biāo)。這樣可以突出重點，避免“眉毛胡子一把抓”。二是定標(biāo)定責(zé)。就是把細(xì)化出的具體指標(biāo)分解落實到有關(guān)部門和部門負(fù)責(zé)人頭上，使有關(guān)單位、有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)一開始就有壓力，有明確的工作目標(biāo)，避免相互推諉扯皮。查辦立項要弄清查辦的內(nèi)容、目的、單位并填入查辦單。立項后，一定要認(rèn)真查辦，回復(fù)領(lǐng)導(dǎo)。3通知查辦立項后，秘書要認(rèn)真領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)指示精神，學(xué)習(xí)有關(guān)政策和法規(guī)。然后把所要查處的問題和領(lǐng)導(dǎo)的批示告知負(fù)責(zé)查辦的單位，請他們核實情況，在規(guī)定時限內(nèi)予以處理。通知的方法有發(fā)文通知、電話通知、派員通知、會議通知四種。4轉(zhuǎn)辦交辦事項并不是件件都由督查人員親自辦理，很大一部分是轉(zhuǎn)交各有關(guān)職能部門、單位或下屬人員具體承辦。在這種情況下，督查人員的職責(zé)是負(fù)責(zé)催辦、督查與檢查，有的還需下去協(xié)助承辦單位或承辦人員辦理落實。4轉(zhuǎn)辦凡屬轉(zhuǎn)辦的事項一般應(yīng)有正式的轉(zhuǎn)辦通知單，并注明交辦的事項、交辦的意見要求，以及辦結(jié)回告的時限等。5承辦有些交辦事項是由上司指導(dǎo)督查人員親自承辦的，又稱為“自辦”。這類事項多系上司個別口頭交辦、單獨(dú)交辦的，往往帶有一定保密性質(zhì)的?；蛘呤巧纤緜€人的某些需要辦理的一般事項，由于上司工作太忙，顧不過來，或者是不宜出面等，就委托某個督查人員去直接協(xié)助辦理。5承辦督查人員在承辦這類交辦事項時一是要積極認(rèn)真去辦；二是要按上司要求去辦；三是要按有關(guān)規(guī)定政策去辦，切不可給上司幫“倒忙”；四是遵守辦事紀(jì)律、尊重上司的感情和信任，不應(yīng)讓他人知道的絕不可外傳，辦完了只給交辦上司回告即可。6催辦

催辦是對那些上司交辦后又轉(zhuǎn)交他人、他單位承辦的事項而言的。催辦的方式有發(fā)放正式催辦通知單、電話催辦、口頭催辦、下到承辦單位當(dāng)面催辦等。

催辦事項應(yīng)在轉(zhuǎn)交辦之后的一段時間，即在辦理時限結(jié)束之前進(jìn)行，或已到辦結(jié)時限未報辦結(jié)回告的，要及時催辦。7檢查督辦人員對轉(zhuǎn)交辦事項，要深入下去對承辦單位、承辦人辦理的情況、辦理的結(jié)果和實際效果進(jìn)行檢查。不僅要聽取承辦人員的口頭匯報和文字回告，還要查看實際效果。7檢查督查人員對轉(zhuǎn)交辦事項的督促檢查，在時間上一是在承辦單位或承辦人辦理過程中進(jìn)行，二是在辦理完畢之后進(jìn)行。前者是檢查其辦理的行動、進(jìn)展?fàn)顩r，后者是檢查評估其辦理結(jié)果和實際效果。8辦結(jié)辦結(jié)是指上司交辦事項辦理完畢。凡辦結(jié)的事項必須向交辦上司報告辦畢的結(jié)果，呈報辦結(jié)匯報。9辦結(jié)回告承辦單位或承辦人在辦理上司交辦事項完畢后，向交辦上司回報反饋辦理結(jié)果的報告。2253辦結(jié)回告的方式有書面的，也有口頭的，應(yīng)視交辦上司的要求而定。9辦結(jié)回告辦結(jié)回告的內(nèi)容一般有：上司交辦的時間，交辦的問題或事項內(nèi)容，辦理的過程以及辦理過程所采取的方法與措施，辦理的結(jié)果與實際效果，辦理過程中和辦理完畢后存在的問題，今后或下一步改進(jìn)的建議、意見或措施等。9辦結(jié)回告辦結(jié)回告一定要真實地報告辦理結(jié)果，切不可弄虛作假，也不能回避存在的問題和矛盾。2253還要對存在的矛盾和問題提出積極的建議和意見。對辦結(jié)回告進(jìn)行審查評估。如果是轉(zhuǎn)交承辦，那么督查人員應(yīng)先行初步審核，并簽署意見，然后再呈送交辦的上司審核。對承辦者呈報辦結(jié)回告的審核：一是要認(rèn)真審核其辦結(jié)回告的內(nèi)容；二是聽取承辦者口頭匯報的情況；三是下去查看辦結(jié)的實際效果；四是對辦結(jié)的結(jié)果做出評估；五是對存在的問題提出改進(jìn)的意見和建議。11立卷辦結(jié)回告經(jīng)交辦上司審核認(rèn)可之后，將上司交辦事項的原則和辦結(jié)回告按有關(guān)規(guī)