有效溝通的技巧

有效溝通的技巧有效溝通的技巧有效信息溝通的障礙主要來自于組織和個人，但歸根結(jié)底，溝通成功與否關(guān)鍵還在于信息發(fā)送者與信息接收者。因此，為了克服溝通中的障礙，進(jìn)行有效的溝通，管理者作為信息的發(fā)送者或信息接收者的組織成員需要掌握并發(fā)展一定的溝通技巧。（一）作為信息發(fā)送者的溝通技巧有效的信息溝通依賴于信息發(fā)送者能夠有效地向組織內(nèi)外的人發(fā)出信息，下面我們來逐一學(xué)習(xí)七種有助于信息發(fā)送者有效發(fā)出信息的技巧。1．發(fā)出清晰和完整的信息當(dāng)發(fā)出的信息容易被接收者理解和領(lǐng)會時，信息是清楚的。當(dāng)它包含了發(fā)送者和接收者達(dá)成共識所需的全部信息時，信息是完整的。因此，信息的發(fā)送者必須考慮接收者如何理解信息，并對信息進(jìn)行修正以消除誤會和混淆。2．將信息編譯為接收者易于理解的傳輸符號發(fā)送者在將信息進(jìn)行編碼時，必須使用接收者能夠理解的符號或語言。例如，當(dāng)用英語給母語非英語的接收者發(fā)送信息時，應(yīng)盡量使用常用詞匯，避免用冷僻詞匯；在向非同一職業(yè)、群體、組織的成員發(fā)送信息時，應(yīng)避免使用行話。3．選擇適當(dāng)?shù)膫鬏斆浇楫?dāng)使用語言溝通時，信息發(fā)送者可以從許多溝通媒介中選擇，包括面對面溝通、書面信函、電話、電子郵件和電視會議等。在選擇這些媒介時，信息發(fā)送者要考慮所需信息的充裕程度、時間限制、書面或電子記錄。在選擇溝通媒介時主要考慮的是信息的性質(zhì)：是否私人性的、重要程度如何、是否非常規(guī)、是否會引起誤解、是否需要作進(jìn)一步澄清。如果是，則面對面溝通可能是最好的。4．選擇接收者能監(jiān)控的媒介在選擇媒介時，信息的發(fā)送者要考慮的一個因素是，這個媒介是否受到接收者的關(guān)注，不同的人對他們所關(guān)注的媒介是不同的。有些人喜歡用電子郵件，幾乎每幾小時關(guān)注一次，有些人則喜歡面對面交流，從不或很少打電話或查看郵件，因此，信息發(fā)送者一定要注意接收者是否對你選擇的媒介關(guān)注。另外一個要考慮的因素是接收者是否存在某些方面的缺陷，從而限制其對一些信息的解碼能力。例如盲人是無法閱讀書面信息的。5．避免信息被過濾和曲解當(dāng)信息的發(fā)送者錯誤地認(rèn)為接收者不需要該信息或不想接收該信息時，發(fā)送者會保留部分信息，這樣就導(dǎo)致了信息過濾。信息過濾會發(fā)生在組織的每個層次，以及垂直和水平溝通中。當(dāng)信息在經(jīng)過一系列的發(fā)送者和接收者后，產(chǎn)生了意思的改變，信息曲解就發(fā)生了。一些信息的曲解是偶然的，一些信息的曲解卻是故意的。怎樣才能避免信息過濾和信息曲解呢？應(yīng)該在組織中建立信任，在信任和得到公平對待的環(huán)境中，信息發(fā)送者會盡可能減少信息過濾和曲解。6．信息中應(yīng)包含反饋機(jī)制反饋對于有效的溝通是必要的。當(dāng)發(fā)出信息時，發(fā)送者既可以在信息中提出反饋的要求，也可以表明何時或通過何種方式知道信息已收到或理解?？傊?，通過在信息中包含這些反饋機(jī)制，發(fā)送者才能確保自己的信息被收到和被理解。7．提供準(zhǔn)確信息小道消息，又叫傳聞，是組織成員感興趣的，無確切來源的非官方信息。一旦出現(xiàn)，傳聞傳播的很快，而且其涉及的話題往往是組織成員認(rèn)為最重要的、有趣的。然而，當(dāng)傳聞是虛假的、惡意的或者缺乏根據(jù)時，會誤導(dǎo)或構(gòu)成對個別員工或組織的傷害。這時，管理者就要236作為信息發(fā)送者將準(zhǔn)確信息發(fā)布，以制止誤導(dǎo)性的傳聞的傳播。（二）作為信息接收者的溝通技巧當(dāng)發(fā)出信息時，管理者也會收到許多信息。所以，管理者必須擁有和培養(yǎng)使自己成為有效溝通者的溝通技巧。1．集中注意力因為充當(dāng)多種角色和承擔(dān)多種任務(wù)，管理者經(jīng)常超負(fù)荷和被迫同時思考多個事情。因為要應(yīng)付不同的事情，管理者有時對接收到的信息沒有足夠的注意。往往造成溝通障礙，因此，注意力集中是管理者作為信息接收者時必須要重視的。2．成為好的傾聽者成為良好的溝通者首先應(yīng)該是一個好的聆聽者。這也是作為信息接收者的管理者在面對面和電話溝通中的基本技巧。要成為好的聆聽者，管理者需要做好以下幾件事。首先，管理者不要隨便打斷別人說話；其次，管理者要與講話者保持眼睛接觸；第三，在接收信息后，管理者對模糊不清或混淆的地方要提出疑問；第四，管理者應(yīng)該用自己的語言解釋，重復(fù)信息內(nèi)容，指出講話者認(rèn)為最重要的，復(fù)雜的或者可以換一種解釋的地方，這些反饋要素對成功的溝通是關(guān)鍵的。3．移情所謂移情，也就是我們經(jīng)常所說的換位思考。當(dāng)試圖從信息發(fā)送者的感覺和描述中理解信息，而不是只從自己的觀點(diǎn)理解信息時，作為接收者的管理者便做到了移情。移情是成功溝通中一個非常重要的因素，因此，管理者在與人的溝通過程中應(yīng)該投入更多的感情，要能站在對方的立場進(jìn)行思考。4．了解語言風(fēng)格語言風(fēng)格是人們講話時的特有的方式。語言風(fēng)格的因素包括聲調(diào)、語速、聲量、停頓、率直或含蓄、遣詞造句、提問方式、笑話和其他的語言方式。當(dāng)語言風(fēng)格不同，而人們沒有了解這些差異時，就會導(dǎo)致無效的溝通。（1）語言的跨文化差異。日本的管理者在與較高層的管理者或地位較高的人交談時，顯得比美國的管理者更正式、更尊重上級。相反，美國的管理者在交談時就比較隨便，當(dāng)意見出現(xiàn)分歧時，甚至吵起來。另外，在談話時，交談雙方身體距離也有差異，美國人的距離比較大，而巴西人的距離較近。同時，美國人比較直率，但日本人卻很含蓄；美國人強(qiáng)調(diào)個人主義，好自我表現(xiàn)，而日本人則倡導(dǎo)集體主義和群體主義，追求集體歸屬感。因此，在溝通中，如果管理者能了解這種跨文化的差異，就可以避免由于文化差異造成的溝通障礙。當(dāng)然，了解世界上各種文化的差異，并非一朝一夕就可以實現(xiàn)，而需要長期的有意識的積累。4．了解語言風(fēng)格（2）語言的性別差異。坦能和其他語言學(xué)家的研究發(fā)現(xiàn)，在每種文化和語言中，男人和女人的語言風(fēng)格是有差別的。由于對各自的語言風(fēng)格習(xí)以為常，所以在與異性進(jìn)行交談時，語言風(fēng)格的差異可能導(dǎo)致無效的溝通。一般來講，男人溝通的方式強(qiáng)調(diào)地位的差異和相對實力，而女人的溝通方式則強(qiáng)調(diào)相似性，不重視個人實力。所以，管理者在溝通中，應(yīng)準(zhǔn)確把握這種性別差異，避免無效溝通。（3）語言風(fēng)格差異的管理。管理者不應(yīng)該期望和試圖改變?nèi)藗兊恼Z言風(fēng)格，而應(yīng)該了解這種差異性。例如，知道一些婦女不愿在會上講話，并不表示