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文檔簡介
第頁公文寫作培訓提綱第一部分公文基礎(chǔ)知識
一、公文定義
國務(wù)院辦公廳2001年頒布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》對行政機關(guān)公文的定義為:行政機關(guān)的公文(包括電報),是行政機關(guān)在行政管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書,是依法行政和進行公務(wù)活動的重要工具。中央辦公廳對黨的公文的定義與國務(wù)院辦公廳對公文的定義表述基本一致。從這個定義可以看到3點:第一,行政公文的制作主體(作者)是行政機關(guān),一般公文可以擴大至人民團體、企事業(yè)單位;第二,行政公文的形成環(huán)境是“在行政管理過程中”,其他活動被排除在外。第三,行政公文具有特定的性質(zhì)——法定效力和規(guī)范體式。我們平常所發(fā)的公文就屬于這個范疇。
二、公文的種類
公文的種類簡稱文種。行政機關(guān)的公文共有13類13種。這些公文是:
1.命令(令)適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章;宣布施行重大強制性行政措施;嘉獎有關(guān)單位和人員。(例如“國家主席令”、嘉獎令)2.決定適用于對重要事項或者重大行動做出安排,獎懲有關(guān)單位及人員,變更或者撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項。(比如關(guān)于表彰先進的決定等)3.公告適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。(發(fā)布的規(guī)格最高,一般得省級以上權(quán)力機關(guān)發(fā)布,現(xiàn)在公告有用濫的情況)4.通告適用于公布社會有關(guān)方面應(yīng)當遵守或者周知的事項。(公安機關(guān)經(jīng)常發(fā)布通告)5.通知適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文,轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文,傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項,任免人員。(適用范圍最廣使用頻率最高)6.通報適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或者情況。
7.議案適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項。(不同于提案,提案是人民代表向同級人民代表大會提交審議事項,議案是政府向同級人大提請審議事項,程序)8.報告適用于向上級機關(guān)匯報工作,反映情況,答復(fù)上級機關(guān)的詢問。
9.請示適用于向上級機關(guān)請求批示、批準。10批復(fù)適用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項。
11.意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。
12.函適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作,詢問和答復(fù)問題,請求批準和答復(fù)審批事項。
13.會議紀要適用于記載、傳達會議情況和議定事項。如果按照行文方向則分為三種:上級→下級(下行文)包括命令(令)決定公告通告通知通報批復(fù)。下級→上級(上行文)包括請示報告。平級、不相隸屬機關(guān)之間(平行文)包括函議案。不明去向:會議紀要意見。公文的種類和1體式取決于公文的性質(zhì)和公務(wù)活動的內(nèi)容與方式。不同的文種反映著公文不同的內(nèi)容與作用。因此,在擬制公文時,必須從實際需要出發(fā),根據(jù)本機關(guān)的職權(quán)范圍,所處地位與發(fā)文目的,正確使用文種。
三、公文的特點
行政公文寫作同文學寫作、新聞寫作、學術(shù)寫作等雖有共同之處,即都要構(gòu)思立意、布局謀篇、遣詞造句等,但區(qū)別又是相當明顯的。它有自己的特點和規(guī)律性,只有準確的認識它的特點,把握它的規(guī)律,才能較好的掌握寫作要領(lǐng)和方法,寫出高質(zhì)量的行政公文。行政公文概括起來主要有以下5個特點:
1.內(nèi)容上具有鮮明的政治性。行政公文是社會政治的產(chǎn)物,是發(fā)文者意志的表現(xiàn),具有鮮明的政治性。不同時代、不同性質(zhì)的政黨和國家,有著不同的為政治服務(wù)地公文。在我國,行政公文具有傳達貫徹黨和國家的方針政策,處理機關(guān)行政公務(wù)的重要職能,這就決定了它的基本內(nèi)容是國家政權(quán)機關(guān)的指揮意圖,行政意向,是公務(wù)往來活動情況的系統(tǒng)記錄。因此,任何公文的內(nèi)容不能由個人意志決定,必須代表國家和人民的根本利益。否則,公文將無法發(fā)揮應(yīng)有的效用。
2.法定的權(quán)威性和行政束力。行政公文的權(quán)威性是由公文法定作者的權(quán)威性決定的。公文的法定作者,是指依法成立,并能以自己的名義行使權(quán)力和擔當義務(wù)的組織。由于公文是法定作者制發(fā),代表一定機關(guān)的法定職能,凡在法定職權(quán)范圍內(nèi)制發(fā)的公文,就代表制發(fā)機關(guān)的發(fā)言,具有法規(guī)和行政的強制性,受文機關(guān)必須嚴肅對待,認真理解,嚴格遵照執(zhí)行。
3.規(guī)范的格式和處理程序。為了維護公文的權(quán)威性、確保公文的強制性、充分發(fā)揮公文效用,國家對公文從文種名稱到行文關(guān)系、從制發(fā)程序到文體格式都作了嚴格規(guī)定。任何機關(guān)都必須嚴格遵守國家的統(tǒng)一規(guī)定,不能隨心所欲的擬寫印發(fā)。因此,行政公文比起其他文體來,無論制作還是處理,都更嚴格、更規(guī)范。公文的這個特點,是保證公文正常運轉(zhuǎn),保證國家機關(guān)之間按照一定組織關(guān)系有秩序進行活動的需要,也是公文適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)發(fā)展,走向國際化、自動化、標準化辦公的需要。
4.一定范圍和使用時間。一份公文對應(yīng)某一方面的工作、發(fā)給一定的受文對象,這就限定了公文的空間范圍,超出該范圍,公文便失去其效能。此外,公文的效能還受一定時間的限制。公文皆為解決現(xiàn)實問題而制發(fā),一般要求限期傳達執(zhí)行,緊急公文更強調(diào)了它的現(xiàn)實執(zhí)行性。公文總是在規(guī)定的空間范圍內(nèi)和時間效力范圍內(nèi)生效,一旦工作完成了,問題解決了,或新的有關(guān)公文制發(fā)出來了,原公文的效用也結(jié)束了。
5.準確莊重的文風。撰制公文是一項嚴肅的工作,公文要維護其政治性和權(quán)威性,就必須保持準確、嚴肅、莊重的文體特點。這就要求反映事物客觀實際,表達意見態(tài)度明朗,選詞用語嚴謹準確,從而形成理正辭嚴、簡練明達、莊重有力的公文風格。
四、公文的作用
2公文的具體作用,可歸納為四個方面。一是領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用。上級機關(guān)傳達貫徹黨和國家的方針政策、決定和規(guī)定等公文,必然要對下屬機關(guān)產(chǎn)生領(lǐng)導(dǎo)作用。而批復(fù)等公文,則對具體工作產(chǎn)生指導(dǎo)作用。二是行為規(guī)范作用。相當一部分公文,體現(xiàn)了政府機關(guān)對人們行為的要求,要求人們堅決執(zhí)行。通過公文發(fā)布的一些法律、法令和行政法規(guī)等,同樣對所轄成員起著規(guī)范和準繩作用。三是聯(lián)系知照作用。有關(guān)機關(guān)之間的許多工作是通過公文進行聯(lián)系、協(xié)調(diào)的,許多具體問題也是因此而得到及時處理的,還有許多對工作的開展具有重要意義的信息資料也是這樣獲得的。公文在保證各機關(guān)正常而有秩序地開展工作上,起著極大的作用。與聯(lián)系作用緊密相聯(lián)的是知照作用,如公告、通告、通知、通報等知照性的公文,主要是告知對方有關(guān)事項。四是依據(jù)和憑證作用。各種公文都反映了制發(fā)機關(guān)的意圖,都具有法定的效力,受文機關(guān)則以此作為處理工作、解決問題的依據(jù)。因此,公文都具有依據(jù)作用。有些公文,如會議紀要等,還具有某項活動的憑證作用。事實上,應(yīng)該說所有的公文都具有某種意義上的憑證作用。因此,公文不僅僅是傳達了發(fā)文機關(guān)的意圖,同時也是證實這一意圖的最好憑證。
第二部分公文寫作要求
一、總體要求
公文是一種特殊的“文章”,因此,在撰擬文稿的過程中必須遵循特有的規(guī)律,達到特有的質(zhì)量標準。《條例》第十六條對起草公文提出了七個方面的要求,《辦法》第二十五條對起草公文提出了九個方面的要求。這些要求既有內(nèi)容上的,也有形式上的,歸納起來包括幾方面:合法、屬實、(內(nèi)容)準確、規(guī)范、有序(表達形式)。具體來說就是公文要符合黨和國家的路線方針政策和法律法規(guī),符合上級機關(guān)的有關(guān)指示,能夠完整準確地體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)的意圖和反映客觀實際情況,提出的政策、措施切實可行,文種使用和行文結(jié)構(gòu)合乎規(guī)范,文字表述準確嚴密、精煉得當。
二、內(nèi)容和結(jié)構(gòu)要求
從公文內(nèi)容要求來看,不外乎三個方面:一是要干什么、二是這樣干的依據(jù)、三是怎樣干。這就是公文內(nèi)容的三要素:主旨、依據(jù)、分旨。主旨是指一篇公文最主要的意義和目的。回答公文要“干什么”的問題。任何一篇公文,無論篇幅長短,總應(yīng)該有它的某種目的和意圖,這就是公文的主旨。依據(jù)是指一篇公文主旨提出和成立的理由及根據(jù)?;卮鸸闹小盀槭裁础钡膯栴},包括理論依據(jù)和事實依據(jù)。理論依據(jù)可細分為
1、黨和國家的政策法規(guī),
2、文件會議精神,
3、領(lǐng)導(dǎo)指示,
4、發(fā)文主體自發(fā)的議論等;事實依據(jù),可細分為
1、現(xiàn)實狀況,
2、過去事實等。其中來文來函、會議通過等是經(jīng)常使用的事實依據(jù)。分旨是指一篇公文中為實現(xiàn)主旨而制定的具體辦法、要求或補充詳述的具體事項,它回答的是一篇公文中“怎么樣”的問題。我們舉一個例子進行說明,如中華人民共和國主席特赦令(1963年3月30日公布)根據(jù)第二屆全國人民代表大會常務(wù)委員會第九次會議的決定(依據(jù)),對于確實改3惡從善的蔣介石集團、偽滿洲國和偽蒙疆自治政府的戰(zhàn)爭罪犯,實行特赦。(主旨)具體如下:
一、蔣介石集團、偽滿洲國和偽蒙疆自治政府的戰(zhàn)爭罪犯,關(guān)押已滿十年,確實改惡從善的,予以釋放。
一、判處死刑、緩期二年執(zhí)行的戰(zhàn)爭罪犯,緩刑時間已滿一年、確實有改惡從善表現(xiàn)的可以減為無期徒刑和十五年以上有期徒刑。
二、判處無期徒刑的戰(zhàn)爭罪犯,服刑時間已滿七年,確實有改惡從善的表現(xiàn)的,可以減為十年以上有期徒刑。這個命令,由最高人民法院和高級人民法院執(zhí)行。(分旨)中華人民共和國主席劉少奇。明確了公文內(nèi)容的三個要素,還要明確三要素之間的因果關(guān)系:依據(jù)與主旨之間是因果關(guān)系,依據(jù)是主旨提出和成立的理由和根據(jù),主旨是依據(jù)產(chǎn)生的結(jié)果。主旨與分旨之間也是因果關(guān)系,分旨是為實現(xiàn)主旨而制定的具體辦法或分述的具體事項,分旨是產(chǎn)生于主旨的結(jié)果,按照前因后果的邏輯,自然應(yīng)當主旨在前分旨在后。了解了三者之間的關(guān)系,其實公文的結(jié)構(gòu)安排就是水到渠成的事了。無非是要么三要素齊全,依據(jù)—主旨—分旨,要么省略依據(jù)或分旨,要么由主旨單一組成。當然,具體來講還要明了行文過程中公文結(jié)構(gòu)的一些基本要求。一是完整連貫,首尾圓合。所謂完整是指文章的結(jié)構(gòu)布局有頭有尾,首尾對應(yīng),通篇一體。要求文章的部分與部分之間,片斷與片斷之間,前言與后語之間,都要緊密連接,以一貫之,結(jié)構(gòu)嚴謹、完美。二是疏密相間,錯落有致。我們在安排層次和段落時,長短要適當搭配,要根據(jù)公文主題表達的需要,有詳密、有疏落,使全篇布局疏密相間,錯落有致。三是波瀾起伏,曲折變化。文似看山不喜平。文章布局應(yīng)該崇曲忌直。謀篇布局的波瀾起伏和曲折變化,反映了客觀事物的錯綜復(fù)雜和發(fā)展變化,同時,也能滿足讀者、聽者的審美要求。但是,必須合乎法度,要使開合、起落、曲直、伸縮等等,恰到好處。四是要有一縷貫穿的線索和脈絡(luò)。作為我們行政機關(guān),平時處理的公文主要是說理性質(zhì)的文體,基本遵循“提出問題--分析問題--解決問題”的脈絡(luò)形態(tài),它自身必須要具有條理性、貫通性和嚴謹性,即:分清先后順序,有條不紊地表達思想;合乎邏輯,合乎人們的思維形式,使文章流暢貫通;思想脈絡(luò)細密周嚴,沒有縫隙,沒有漏洞。
三、語言和表述要求
準確、簡練、嚴謹、莊重、生動,是公文語言的基本要求。所謂準確,是說公文在語言表達上完全符合客觀實際,明確無誤。公文代表著領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)集體的聲音和意見,不準確,含糊不清,摸棱兩可,執(zhí)行的標準就不好把握,就不好執(zhí)行。
簡煉。嚴格意義上的公文,其語言應(yīng)簡練到多一字不可,少一字也不可的程度。長而無物是寫作大忌。能把一件小事寫成“萬言書”未必是真功夫,而把一件大事寫成“千字文”、“百字文”才是真功夫。
例文:a:“寒冷的冬天就要到了,我們處里還沒有取暖電器,希望你們資產(chǎn)處盡量調(diào)撥給我們,好用來滿足緊急需要。是不是可以,等待你們迅速答復(fù)?!?/p>
b。“嚴冬在即,我處尚無取暖電器。請速調(diào)撥配給,以應(yīng)急需??煞?,盼復(fù)。”
4a和b兩篇例文,誰更簡練,一目了然。那么怎樣才能使文稿簡練呢。
一是要善于概括、歸納、提煉。二是要開門見山,少穿靴戴帽。有些文稿,開頭總是“在什么什么形勢下”,“在什么什么領(lǐng)導(dǎo)下”,“下”了半天才是我們?nèi)绾稳绾?,這樣的文稿看上去鄭重其事,實際上廢話連篇。三是少說空話套話假話。公文是施行行政措施,指導(dǎo)和布臵工作的重要工具,施行行政措施,指導(dǎo)和布臵工作,歸根到底是一個干什么、什么時候干、怎么干、干成什么樣子的問題,和這個問題無關(guān)聯(lián)或關(guān)聯(lián)不大的話都是沒用的話,都不應(yīng)寫入文稿。當然,語言精煉和用語茍簡是兩回事,隨意茍且簡略是無助于語言精煉的,而且容易產(chǎn)生歧義。(講一玩笑)
嚴謹。所謂嚴謹,指的是態(tài)度嚴肅,交代清楚,行文自然,結(jié)構(gòu)嚴密。在寫作時只有做到敘事周全,說理透徹,要求精當,用詞選句貼切無誤,才能使公文符合實際,合乎邏輯。
莊重。所謂莊重,是指公文的語言端莊、持重、嚴肅。這是由公文具有行政約束力和法定強制力這一特點決定的。公文在語言的運用上要達到莊重,起碼要做到兩點:一是要用規(guī)范的書面語言。公文的用詞造句,要符合現(xiàn)代漢語的規(guī)范要求。一般不要使用口語、方言、土語。如“改革開放后,農(nóng)民的錢包一年比一年脹,日子越過越好,就像吃甘蔗由尾吃到頭越吃越甜”。這是口語,要把這樣的意思寫入公文,得改為:“改革開放后,農(nóng)民的收入年年增加,生活越過越幸福?!边@是書面語言??陬^語言和書面語言的意思雖然沒有什么差別,但后者要比前者來得端莊、鄭重。二是恰當?shù)厥褂脤S谜Z。在長期的公務(wù)實踐中,由于行文關(guān)系和處理程序的需要,公文逐漸形成了一套常用的專用語,即公文特定用語。如,常用的開頭詞:根據(jù)、最近、為了、按照、遵照、當前、目前等等;常用的稱謂詞:本(我)辦、貴(你)處、該單位;常用的表態(tài)詞:應(yīng)、應(yīng)當、責成、同意、擬同意、請即試行、遵照執(zhí)行、即將下達、現(xiàn)予公布等;常用的詢問詞:妥否、是否妥當、是否可行、如無不當、如無不妥;常用的結(jié)尾詞:特此報告、現(xiàn)予公布、為盼、貫徹執(zhí)行、將...報告給我們等等。
生動。從某種程度上說,寫公文比寫文藝作品更需要生動。但公文語言的生動和文藝作品的生動有著本質(zhì)的區(qū)別。文藝作品的生動主要通過情節(jié)的發(fā)展、細節(jié)的渲染、場面的描寫、人物心理的刻畫來實現(xiàn),而公文語言的生動則主要借助于觀點新穎和材料新穎來實現(xiàn)。做到觀點新穎,就要學會科學的概括,準確的提煉,從錯綜復(fù)雜的現(xiàn)象中提出不落俗套的概念和判斷來。做到材料新穎,關(guān)鍵要選擇出最符合客觀實際情況、最有說服力的典型事例來。如:某系在《關(guān)于本系課程改革情況的報告》中,在談到改革之初一些干部教師對課程改革認識模糊時說:“一些同志認為,正常上課是“硬任務(wù)”,課程改革是“軟指標”,“軟”的要服從“硬”的;還有同志認為,“好漢難敲三面鼓,雙手難捉兩條魚”。擔心抓了課程改革,影響了正常教學?!边@段公文選取的事例比較典型,語言比較形象,自然就增強了公文的生動性。
四、行文格式要求(具體不講,可參看相關(guān)規(guī)定)《國家行政機關(guān)公文處理辦法》第三章,專門談公文的格式要求包括公文用紙都有明確的規(guī)定。
第三部分機關(guān)常見公文的寫作
一、通知的寫作
(一)通知的基本格式
標題、收文單位、發(fā)文緣由、通知事項、執(zhí)行要求、結(jié)束語、發(fā)文日期
(二)通知的一般寫法
1、通知標題的寫作。通知的標題一般由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種三部分組成。在實際工作中,因文件版頭已印明發(fā)文機關(guān),故有一些單位省略了發(fā)文機關(guān),直接寫發(fā)文事由和通知。
在一些特殊情況下,為了突出和強調(diào)所發(fā)通知的某種性質(zhì),往往需對標題中的通知加以點注和說明?!啊痢谅?lián)合通知”、“×××緊急通知”、“××重要通知”、“××補充通知”
轉(zhuǎn)發(fā)通知,事由自擬。轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)文件,如其標題過長,可以自擬題目摘要轉(zhuǎn)發(fā)。在通知標題中,我們經(jīng)常使用一些修飾事由的定性用語。如“印發(fā)”、“轉(zhuǎn)發(fā)”、“批轉(zhuǎn)”等。
2、通知正文的寫作。一般來講,通知正文的寫作內(nèi)容主要由擬發(fā)緣由、通知事項和通知要求三項內(nèi)容組成。
擬發(fā)緣由。要寫明擬發(fā)通知的起因或背景,闡述擬發(fā)通知的目的或依據(jù)。在寫作擬發(fā)緣由時,一定要言簡意賅,簡明扼要,點到為止,切忌拖泥帶水。
通知事項。通知事項是通知的主體內(nèi)容,是通知的核心。通知擬發(fā)緣由和通知要求都必須緊緊圍繞通知事項來寫,為通知事項服務(wù)。書寫通知事項,要層次分明,條理清晰,用詞用語要準確達意。
通知要求。通知要求表明了發(fā)文機關(guān)對下級執(zhí)行通知事項的態(tài)度,并以此作為通知的結(jié)語,結(jié)束全文。
以上是通知正文的一般寫法,根據(jù)通知種類的不同,寫法上要有所區(qū)別。通知的種類包括:會議通知、發(fā)布性通知、部署工作的通知、政策性通知、解釋性通知、任免聘用通知。不再一一敘述。
二、請示的寫作
請示,是下級機關(guān)向直屬上級機關(guān)或其他領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)報送的一種請示性公文。是下級機關(guān)用來向上級機關(guān)請求指示,批準事項的上行公文。
(一)請示的分類。根據(jù)請示的不同內(nèi)容與寫作意圖,可將其分為三類:
1、政策性請示
這類請示,一般是因政策問題而制發(fā)。如。襄樊學院關(guān)于建華路校區(qū)部分土地轉(zhuǎn)讓有關(guān)
6問題的請示
2、核準重大問題的請示
這類請示多涉及人事、機構(gòu)等方面的問題。如。關(guān)于成立學科建設(shè)辦公室的請示
3、事務(wù)性請示
這類請示,大多涉及機關(guān)日常工作中一些具體事項,如請求上級機關(guān)增撥業(yè)務(wù)經(jīng)費、基建投資、救補助費用、變更機構(gòu)名稱、新建改建辦公設(shè)施等。例:關(guān)于補助學生工作經(jīng)費的請示
(二)請示的基本格式標題
收文單位請示緣由請示事項結(jié)束語
發(fā)文日期
(三)撰寫請示注意的事項
1、撰寫請示的注意事項
(1)請示應(yīng)當一文一事。不要在同一公文中請示兩個或幾個互不相關(guān)的問題,以免拖延處理時間,貽誤工作。
(2)下級機關(guān)一般不得越級請示。因特殊情況(如重大災(zāi)害、重大案件、重大事故或者下級機關(guān)反映其直接上級機關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)人的問題等)必須越級請示時,應(yīng)當抄送被越過的上級機關(guān)。
(3)不要搞多頭請示。請示只能寫一個主送機關(guān),如需同時送其他機關(guān),應(yīng)當用抄送形式。
(4)請示不得抄送下級機關(guān)。請示中的意見在末被批準之前并不生效,所請示的事項有時不被批準,如果抄送下級機關(guān),會使下級工作人員思想混亂,不利于工作。
(5)領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項外,請示不得直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人。
(6)請示與報告要嚴格分開,不得混用。報告中不得夾帶請示事項。在請示標題中,也不許用兩個公文名稱。
2、請示寫作中的常見病誤--請示與報告混用
(1)把“請示”與報告混用,在標題中出現(xiàn)兩個公文文種。
出現(xiàn)“請示”與“報告”混用的原因,是起草公文的同志沒有搞清楚“請示”與“報告”的不同之處:
第一,“請示”是下級機關(guān)主動請求上級機關(guān)給予批示或解答問題;而“報告”是下級機7關(guān)根據(jù)上級機關(guān)要求和安排必須做出的書面匯報。
第二,“請示”是事前行文;“報告”是事后或事情進行中行文。
第三,“請示”要求上級機關(guān)給予批復(fù);“報告”上級不予批復(fù)。只有一些反映情況和問題,并提出解決辦法和意見的報告,上級才予批轉(zhuǎn)。
因此,不能把“請示”與“報告”兩個文種混用。不能搞約定俗成,習慣成自然。
三、報告的寫作
報告,是向上級機關(guān)匯報工作、反映情況,提出建議時使用的上行文。報告的使用范圍相當廣泛,頻率相當高,它同“通知”一起成為黨政機關(guān)一上一下兩大基礎(chǔ)文種。
(一)報告的分類
工作報告。在某項工作進行到一定階段,或工作已經(jīng)完成時,下級機關(guān)需要將工作情況、取得的成績、存在的問題、經(jīng)驗、教訓等項內(nèi)容,向上級機關(guān)匯報時使用。如:關(guān)于XXX試點工作的報告,可以寫成:基本情況、主要做法,取得的成效、存在的問題、今后工作意見等幾個部分。
情況報告。是指下級機關(guān)向上級機關(guān)匯報近期出現(xiàn)或發(fā)生的某種情況,某一問題,或工作中某些方面的狀況。
建議報告。是指工作中出現(xiàn)的許多新情況新問題,經(jīng)過調(diào)查研究,提出本機關(guān)的處理建議,向上級機關(guān)匯報時使用的一種。上級機關(guān)如果認為這些建議比較好,有推廣參考價值,也可批轉(zhuǎn)所屬下級各機關(guān)參照執(zhí)行。
回復(fù)報告。對上級機關(guān)查詢、查辦、催辦的事項,作出專門回答時使用。
報送報告。指下級機關(guān)經(jīng)常向上級機關(guān)報送各種材料,包括下級機關(guān)主動呈送的,或者上級機關(guān)要求報送的。例:
襄樊學院關(guān)于報送二oo七年度黨政工作要點的報告
(二)報告的基本格式標題
收文單位概述情況詳述情況結(jié)束語
發(fā)文日期
(三)報告正文的一般寫法
報告的正文一般包括三項內(nèi)容。概述情況、詳述情況和結(jié)束語。概述情況。用概括性語言簡要介紹報告事項的整體情況。
詳述情況。詳述情況一般從五個方面入手。工作過程、工作做法、取得的成績、存在的8問題、今后打算(意見或建議)
結(jié)束語。報告一般要有結(jié)束語。報告結(jié)束語的位臵是在正文之后,另起一行空兩格的位臵。常用的結(jié)束語是:“特此報告”;“以上報告,請審閱”;“以上報告,請指正”“以上報告,如無不當,請予批轉(zhuǎn)”。
(四)撰寫報告的注意事項
一是要堅持實事求是。不能合理想象、任意撥高,以偏概全,也不能只報喜不報憂。二是要突出中心。根據(jù)報告主旨選擇材料,不要面面俱到,把報告寫成流水帳。三是要注意在報告中不要夾帶請示事項。上級機關(guān)對報告一般是只閱不答復(fù)。
四、工作總結(jié)的寫作
(一)總結(jié)的概念及分類。
總結(jié)是一個單位或個人對前一階段社會實踐活動或某一特定工作、任務(wù)的完成情況進行回顧、分析和評價時使用的文體??偨Y(jié)從理論的高度進行回顧,目的是從中發(fā)現(xiàn)和歸納規(guī)律性的東西,明確經(jīng)驗和不足,以期對今后的工作進行指導(dǎo)。
通過總結(jié),可以把獲得的感性認識,經(jīng)過分析和綜合,抽象和概括,上升為理性認識,揭示事物的本質(zhì)和內(nèi)在聯(lián)系,從而掌握規(guī)律,獲得經(jīng)驗,指導(dǎo)今后的工作少走彎路。事實上,很多規(guī)律的東西都是通過總結(jié)活動來發(fā)現(xiàn)的。正如毛澤東同志指出的:“人類總是不斷地總結(jié)經(jīng)驗,有所發(fā)現(xiàn),有所發(fā)明,有所創(chuàng)造,有所前進”。
從不同的角度,可將總結(jié)劃分為不同的類型。按內(nèi)容分,有工作總結(jié)、業(yè)務(wù)總結(jié)、學習總結(jié)、生產(chǎn)總結(jié)等;按范圍分,有單位總結(jié)、部門總結(jié)、個人總結(jié);按時間分,有年度總結(jié)、季度總結(jié)、月份總結(jié)、階段總結(jié)等;按性質(zhì)分,有綜合性總結(jié)和專題性總結(jié)。
(二)總結(jié)的基本結(jié)構(gòu)圖示及寫法標題
開頭(前言部分)
成績和做法(主體部分)
取得的主要經(jīng)驗或教訓或存在的不足
結(jié)尾:今后工作努力方向或打算或整改措施
開頭部分即前言部分。總結(jié)的開頭主要用來概述基本情況,作出基本評價。包括工作性質(zhì)、主要任務(wù)、時代背景、指導(dǎo)思想,以及總結(jié)目的、主要內(nèi)容提示等。作為開頭部分,要注意簡明扼要,開門見山,文字不可過多。
主體部分是總結(jié)的主要部分,內(nèi)容包括成績和做法、經(jīng)驗和教訓等方面。這部分篇幅大、內(nèi)容多,要特別注意層次分明、條理清楚。總結(jié)的主體部分很容易寫得千篇一律、缺乏個性。當然,總結(jié)不是文學作品,無需刻意追求個性特色,但千篇一律的文章是不會總結(jié)出本單位的特色工作的。要寫出個性,總結(jié)就要有獨到的發(fā)現(xiàn)、獨到的體會、新鮮的角度、新穎的材9料。
結(jié)尾部分。分析存在問題,提出今后方向。也有的總結(jié)將工作中存在的缺點和問題,寫在正文中的有關(guān)部分,結(jié)尾針對存在問題,明確提出今后工作的努力方向。
(三)綜合性總結(jié)和專題性總結(jié)的寫作
各單位年度工作總結(jié)就是綜合性總結(jié)。開展機關(guān)工作作風建設(shè)宣傳月活動的總結(jié)就是專題性總結(jié)。
(四)總結(jié)寫作中的幾個常見問題。
1、不能總結(jié)單位開展的特色工作,千篇一律,綜合性總結(jié)年年一個樣,專題性總結(jié)放之四海而皆準。
2、采取工作項目列舉式,記流水帳,不概括,不撥高。
3、只講成績,不講不足,不分析存在的問題,也不歸納經(jīng)驗和教訓。報喜不報憂。下面來講綜合性總結(jié)和專題性總結(jié)的具體寫法
1、綜合性總結(jié)。綜合性總結(jié),要求比較全面地對一個地區(qū)、一個部門或一個單位在某一時期的所有情況進行全面反映和評析的總結(jié)。這種總結(jié)內(nèi)容比較全面,涉及問題也較多。但全面總結(jié)不是面面俱到,報流水賬,而要把工作中主要成就和問題以及貫徹執(zhí)行方針政策的經(jīng)驗和體會反映出來,以展現(xiàn)所總結(jié)的單位工作的全貌。
綜合性總結(jié)的基本內(nèi)容大致是。(1)概述基本情況,包括介紹工作過程、環(huán)境和基礎(chǔ),必要時交代一些背景情況;簡要敘述工作進程、基本成績、收獲和總的認識等,給讀者以總體認識。(2)敘述主要成績、做法和經(jīng)驗,這是總結(jié)的主要內(nèi)容和重點所在。敘述成績表現(xiàn)在哪些方面,收獲有多大,列出確切的數(shù)據(jù)和典型事例;概括基本做法,闡述成績是如何取得的;也可歸納為若干條經(jīng)驗,進行深入的分析、論證,提到政策與理論的高度,從中找出規(guī)律性的東西。(3)分析存在的問題和教訓。在陳述成績、總結(jié)經(jīng)驗的基礎(chǔ)上,找出工作中的矛盾和差距,對存在的缺點和問題進行認真分析,找出原因,引出教訓。(4)提出改進意見和今后打算。針對存在的問題和工作中薄弱環(huán)節(jié),提出切實可行的改進措施和意見,并根據(jù)當前形勢和任務(wù),提出今后的工作打算和努力方向。
2、專題性總結(jié)。專題性總結(jié),是就某一項工作的情況或某個對象在某個時期的或某個方面的情況進行專門反映和評析的總結(jié)。它內(nèi)容集中、單純、可以寫得具體、深刻,針對性也較強,因而更能發(fā)揮指導(dǎo)作用。它的內(nèi)容要求著重寫某項工作的主要成績,介紹做法和經(jīng)驗;有的還簡要提出今后工作改革的思路。
綜合性總結(jié)和專題性總結(jié),各有不同的勝任,前者內(nèi)容要求全,后者內(nèi)容要求專。要根據(jù)總結(jié)的內(nèi)容和目的來確定采取哪種總結(jié)為宜;但不論哪種總結(jié)都需要有點有面,點面結(jié)合,使總結(jié)內(nèi)容具體扎實,富有新意。
信息寫作
政務(wù)信息基本上有四個定位。一是下情上達、上情下達。二是宣傳工作,展示自我。三是爭取上級領(lǐng)導(dǎo)支持,推動難點問題解決。四是展現(xiàn)單位面貌,樹立單位形象。
一、寫作的要求
第一是時效。信息寫作一般要求短平快,沒有時間觀念,再好的素材也是曇花一現(xiàn),再好的寫作也只能成為馬后炮。必須要做到:不過夜,就是當天發(fā)生、發(fā)現(xiàn)的工作和素材,必須當天寫好,不能推到明天;不轉(zhuǎn)移,就是這項寫作任務(wù)在完成之前,要一直停留于自己的腦海,不能閃轉(zhuǎn)騰挪;不跟后,不要等到別人相同的題材都發(fā)表了、見報了,你還在寫作之中。第二是思考。要弄清楚為什么要寫這篇材料,領(lǐng)導(dǎo)通過這個材料最想反映什么問題或者傳遞什么信息。要透過現(xiàn)象看本質(zhì),從形形色色的資料中總結(jié)出規(guī)律性的東西。要在資料信息與實際情況的結(jié)合上、在領(lǐng)導(dǎo)要求與實際工作的結(jié)合上進行思考,力求有真知灼見。第三是不斷修改。就是針對通讀時發(fā)現(xiàn)的問題實施初步設(shè)想的修改方案,包括對原稿的內(nèi)容、文字結(jié)構(gòu)、標題進行修改;對原稿中不準確的內(nèi)容核實后進行更正;對原稿中殘缺的內(nèi)容經(jīng)調(diào)查了解之后予以補充。好文章都是改出來的,信息寫作也是如此。
二、信息類型
從主體各部分反映的內(nèi)容看,信息基本類型有四種:
(1)動態(tài)信息。包括下級貫徹落實上級某一重要指示精神的情況,機關(guān)的重要活動、重大部署、工作動態(tài)、敵情、社情、災(zāi)情、突發(fā)事件等,其主體部分的基本結(jié)構(gòu)形式是:“做法—效果”,或“情況—處理結(jié)果”。
(2)經(jīng)驗信息。即介紹可資
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