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文檔簡(jiǎn)介
第第頁(yè)集團(tuán)公司公文格式規(guī)范要求公文格式規(guī)范要求集團(tuán)公文格式分為兩種,紅頭公文和一般公文。1.紅頭公文(見(jiàn)式樣1)1.1適用情況:(1)集團(tuán)本部向上級(jí)政府部門、有合同合作關(guān)系的單位的正式行文。(2)集團(tuán)向各職能部門、各子公司的正式下行文,包含人事任免、獎(jiǎng)懲,緊要通知、通告、決議、決議等。1.2構(gòu)成部分本格式將公文劃分為眉首、主體、版記三大構(gòu)成部分。公文首頁(yè)紅色線以上部分統(tǒng)稱眉首;紅色線以下至主題詞(不含)的部分統(tǒng)稱主體;主題詞以下部分統(tǒng)稱版記。1.3眉首眉首由集團(tuán)全稱、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人構(gòu)成。(1)集團(tuán)全稱:即“上海A集團(tuán)控股(集團(tuán))有限公司文件”,套紅居中印在公文首頁(yè)上部,字體為一號(hào)黑體字。(2)發(fā)文字號(hào):即“A集團(tuán)控字+發(fā)文年份+發(fā)文序號(hào)”,發(fā)文序號(hào)用()括起,從001號(hào)起編。在第二行居中排布,字體為四號(hào)黑體字。(3)簽發(fā)人平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè),用冒號(hào)標(biāo)注簽發(fā)人姓名,字體為四號(hào)黑體字。1.4主體主體由標(biāo)題、主送單位、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文單位、成文日期、印章、附件等部分構(gòu)成。除標(biāo)題用小2號(hào)宋體字外,其余內(nèi)容均用4號(hào)宋體字。(1)標(biāo)題:在紅色線下空2行,可分1行或多行,居中排布,回行時(shí)要保證詞意完整,排列對(duì)稱美觀。標(biāo)題的內(nèi)容一般由發(fā)文單位或規(guī)范化建成、公文主題和文種三個(gè)要素構(gòu)成。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書(shū)名號(hào)及并列的幾個(gè)單位或部門之間加頓號(hào)外,一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。(2)主送單位:是指行文的對(duì)象,是要求主板和回復(fù)的單位或部門,亦即負(fù)有對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行掌握、回復(fù)或貫徹執(zhí)行責(zé)任的受文單位或部門。主送單位必需是以單位作為收件人標(biāo)注,而不得以個(gè)人標(biāo)注。因告知集團(tuán)全體員工的“人事任免”可以不寫(xiě)主送單位。在標(biāo)題下空1行,左側(cè)頂格標(biāo)注,主送單位名稱后標(biāo)全符冒號(hào)。(3)正文用來(lái)表述公文的內(nèi)容,準(zhǔn)確反映行文的目的。在主送單位名稱之下一行,左空2字開(kāi)始,回行頂格。以下每起一個(gè)自然段均空2字。每行28個(gè)漢字,行距1.5倍,頁(yè)碼編在每頁(yè)末行居中。(4)附件:公文如有附件,應(yīng)在正文之后,發(fā)文機(jī)關(guān)之上,注明附件的名稱和次序。最終另起一段標(biāo)識(shí)“附件+附件序號(hào)+:+附件名稱“,附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。(5)發(fā)文單位或部門署名應(yīng)用全稱,為于正文右下方。聯(lián)合行文時(shí),各單位名稱應(yīng)平行排列,主辦單位排在第一位。(6)成文日期:也叫發(fā)文日期,即發(fā)文的年、月、日,在發(fā)文單位下面,一般以簽發(fā)的實(shí)在時(shí)間為準(zhǔn),會(huì)議通過(guò)文件,以會(huì)議通過(guò)時(shí)間為準(zhǔn)。一般性公文料子,如涉及實(shí)在事項(xiàng)的通知、公告、函等的發(fā)文日期,常常用它的印發(fā)時(shí)間。日期需用漢字書(shū)寫(xiě),“0”寫(xiě)為“零”,成文日期位置應(yīng)靠右邊距。(7)用?。汗脑灞匦杞?jīng)過(guò)簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)核簽后才可以蓋章,集團(tuán)公司的公章用印核簽人為總裁、常務(wù)副總裁,子公司公章的核簽人為子公司負(fù)責(zé)人。用印應(yīng)當(dāng)端正、清楚,上不壓正文,下壓成文日期。用印頁(yè)如無(wú)正文,應(yīng)當(dāng)在頁(yè)首用圓括號(hào)標(biāo)明“此頁(yè)無(wú)正文”字樣。(8)附件。公文附件應(yīng)與正文一起裝訂,并在附件的左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)“附件”二字并加全符冒號(hào),如有序號(hào)在序號(hào)后加全符冒號(hào)。附件的序號(hào)和名稱應(yīng)與“附件說(shuō)明”中的附件序號(hào)、名稱保持全都。1.5版記版記由主題詞、抄報(bào)單位、抄報(bào)人、擬文單位等部分構(gòu)成。一般情況下,集團(tuán)“紅頭”公文不用版記,除非有特殊情況,才標(biāo)注“版記”。2.一般公文2.1一般公文種類:可以是集團(tuán)發(fā)文、集團(tuán)行政人事部發(fā)文、也可以是子公司發(fā)文,包含通知、通告、請(qǐng)示、信函、會(huì)議紀(jì)要等。一般公文的緊要特點(diǎn)是不標(biāo)注發(fā)文字號(hào),屬于常規(guī)性公文。2.2通知、通告:集團(tuán)內(nèi)部通知、通告公文格式見(jiàn)式樣2.通知、通告由標(biāo)題、版記、主體三大構(gòu)成部分。(1)標(biāo)題用3號(hào)黑體字,可分1行或多行,居中排布。一般通知通告標(biāo)題為“關(guān)于的通知”。(2)版記由擬稿人、擬稿單位、擬稿部門、收件人、發(fā)件人、公司、日期、抄送、總頁(yè)數(shù)、咨詢電話、附件、保密等級(jí)、簽發(fā)人以及實(shí)在要求。其中,收件人、發(fā)件人都以單位部門標(biāo)注,不得標(biāo)注個(gè)人作為收件人、發(fā)件人。保密等級(jí)分為:“絕密、機(jī)密、秘密、一般”四種情況。依據(jù)相應(yīng)項(xiàng)目填寫(xiě)。(3)主體格式與集團(tuán)紅頭公文主體格式同等要求,不再概述。2.3請(qǐng)示。集團(tuán)請(qǐng)示分為請(qǐng)示(申請(qǐng))、報(bào)告,見(jiàn)式樣3.請(qǐng)示單位部門依據(jù)請(qǐng)示單相應(yīng)欄目要求填寫(xiě),請(qǐng)示內(nèi)容可以另外附頁(yè)。2.4工作協(xié)調(diào)單,見(jiàn)式樣4用于集團(tuán)職能部門之間、子公司之間因工作布置上需要相互協(xié)調(diào)、相互支持的行文,實(shí)在內(nèi)容依據(jù)表單格式填寫(xiě)。2.5信函格式,見(jiàn)式樣5公文標(biāo)題為集團(tuán)全稱加“函”字,居中排布。信函字體為宋體,標(biāo)題為小2號(hào),正文內(nèi)容為4號(hào)宋體。2.6會(huì)議紀(jì)要格式,見(jiàn)式樣6(1)標(biāo)題由會(huì)議名稱加“會(huì)議紀(jì)要”構(gòu)成,用3號(hào)黑體字,居中排布。(2)標(biāo)題之后為會(huì)議紀(jì)要要項(xiàng),依照要求有以下要項(xiàng):會(huì)議名稱、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地方、出席人員(遲到人員、缺席人員)、會(huì)議主持、會(huì)議記錄等。(3)會(huì)議紀(jì)要正文每一段發(fā)言內(nèi)容必需寫(xiě)明發(fā)言部門、發(fā)言人、發(fā)言時(shí)間,用小4號(hào)宋體加粗,會(huì)議紀(jì)要實(shí)在內(nèi)容用小4號(hào)宋體字。3.公文文字版面從左至右橫排,一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型。附件2:A集團(tuán)集團(tuán)公文式樣式樣1:紅頭公文格式;式樣2:通知通告格式;式樣3:請(qǐng)示(申請(qǐng))報(bào)告格式;式樣4:工作請(qǐng)示單格式;式樣5:信函格式;式樣6:會(huì)議紀(jì)要格式;式樣7:文件呈報(bào)表格式;式樣8:制度(發(fā)文)審批單格式。篇2:高校黨辦電子公文辦理程序及規(guī)范州蘇高校黨辦電子公文辦理程序及規(guī)范一、電子公文類型及適用范圍電子公文辦理是指通過(guò)蘇州高校網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)進(jìn)行的公文辦理?!皩W(xué)校發(fā)文”緊要用于起草學(xué)校的“紅頭文件”,只有機(jī)關(guān)部門的各用戶才有權(quán)起草,假如院系、直屬單位要起草有關(guān)學(xué)校文件,需向職能部門提出申請(qǐng),由職能部門起草?!靶?nèi)行文”緊要用于各院系、各部門、各直屬單位向?qū)W校行文報(bào)告、請(qǐng)示各類事情。“院系部門行文”緊要用于各院系、各部門、各直屬單位之間的公文(無(wú)須報(bào)告、請(qǐng)示學(xué)校的)流轉(zhuǎn),每個(gè)單位都有一個(gè)存檔庫(kù),可以自行編號(hào)。“校外來(lái)文”緊要用于各類非涉密校外文件的流轉(zhuǎn)。“通知公告”緊要用于公布各院系、各部門、各直屬單位的有關(guān)通知,該通知起草的權(quán)限是:各單位的領(lǐng)導(dǎo)以及秘書(shū)(每單位僅限一人)。二、緊要電子公文辦理程序(一)學(xué)校發(fā)文辦文程序?qū)W校發(fā)文包含上行文和下行文。辦文程序一般包含擬稿核稿編號(hào)套紅頭審核審簽校對(duì)用印發(fā)送存檔等環(huán)節(jié)。1、擬稿委系統(tǒng)的發(fā)文種類一般為通知、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、決議、決議、指示、條例、規(guī)定、會(huì)議紀(jì)要等,擬稿人員應(yīng)按領(lǐng)導(dǎo)要求和文件內(nèi)容加以選定。(1)選擇公文類型、公文種類、緊急程度、文件類型。(2)擬文要素①擬文單位。②標(biāo)題:公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的緊要內(nèi)容。③主送單位和抄送單位。④正文:正文內(nèi)容每自然段左空2個(gè)全角字符,回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。三號(hào)仿宋GB2312字體,段落1.5倍行距。⑤附件:公文如有附件,在正文下空l(shuí)行左空2字標(biāo)識(shí)“附件”,后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱。附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件名稱較長(zhǎng)需回行時(shí),應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對(duì)齊。多個(gè)附件:用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注次序號(hào)(如“附件:1.”)。⑥行文機(jī)關(guān)名稱、成文日期。發(fā)文時(shí)間與發(fā)文機(jī)關(guān)署名分二行置于正文右下方,發(fā)文機(jī)關(guān)署名在上,發(fā)文時(shí)間在下。單一機(jī)關(guān)行文時(shí),在行文日期之上,以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名;聯(lián)合行文時(shí),一般將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名依照發(fā)文機(jī)關(guān)次序整齊排列在相應(yīng)位置,先編排主辦機(jī)關(guān)署名,其余發(fā)文機(jī)關(guān)署名依次向下編排。發(fā)文日期一般署會(huì)議通過(guò)或者領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期;聯(lián)合行文以最終簽發(fā)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。發(fā)文日期應(yīng)當(dāng)用漢字將年、月、日標(biāo)全,“零”寫(xiě)為“○”。(3)草擬公文內(nèi)容實(shí)在要求:①符合國(guó)家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。②情況確實(shí),觀點(diǎn)明確,表述準(zhǔn)確,結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn),條理清楚,直述不曲,字詞規(guī)范,標(biāo)點(diǎn)正確,篇幅力求簡(jiǎn)短。③公文的文種應(yīng)當(dāng)依據(jù)行文目的、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)和與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定。④擬制緊急公文,應(yīng)電話聯(lián)系發(fā)文單位,說(shuō)明緊急原因,并依據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。⑤人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題,后引發(fā)文字號(hào)。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫(xiě)明實(shí)在的年、月、日。⑥結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和字體。文中結(jié)構(gòu)層次次序數(shù)依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”標(biāo)注;一級(jí)標(biāo)題用黑體字,二級(jí)用楷體字,三級(jí)和四季用仿宋字體標(biāo)注。⑦應(yīng)當(dāng)使用國(guó)家法定計(jì)量單位。⑧文內(nèi)使用規(guī)范化簡(jiǎn)稱,應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡(jiǎn)稱。使用國(guó)際組織外文名稱或其縮寫(xiě)形式,應(yīng)當(dāng)在第一次顯現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。⑨公文中的數(shù)字,除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修飾顏色語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必需使用漢字外,應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。(4)擬制公文,對(duì)涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng),主辦部門應(yīng)當(dāng)自動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商,取得全都看法后方可行文。(5)擬制公文必需經(jīng)擬稿部門負(fù)責(zé)人核稿、并在承辦核稿欄簽名后方可進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)流轉(zhuǎn)。2、核稿黨委辦公室秘書(shū)收到文件后,要對(duì)文稿內(nèi)容和發(fā)文名義進(jìn)行初步審核,再發(fā)給黨辦主任進(jìn)行審核。(1)核稿內(nèi)容:①是否確需行文;②報(bào)批程序是否符合規(guī)定;③內(nèi)容是否符合黨的路線、方針、政策和國(guó)家的法律、法規(guī)及上級(jí)機(jī)關(guān)的指示精神,是否完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖,并同現(xiàn)行有關(guān)文件精神相銜接;④涉及有關(guān)部門業(yè)務(wù)的事項(xiàng)是否經(jīng)過(guò)協(xié)調(diào)并取得全都看法;⑤所提措施和方法是否切實(shí)可行;⑥人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、引文和文字表述、密級(jí)、印發(fā)轉(zhuǎn)達(dá)范圍、主題詞是否準(zhǔn)確、恰當(dāng),漢字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、計(jì)量單位、數(shù)字的用法及文種使用、公文格式是否規(guī)范。(2)確定發(fā)文名義:①黨委的工作計(jì)劃、學(xué)習(xí)布置、中層黨務(wù)領(lǐng)導(dǎo)干部的任命、校黨委對(duì)下屬單位請(qǐng)示的批復(fù)、校黨委向上級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示和報(bào)告、轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)黨的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的文件均應(yīng)以黨委名義發(fā)文。②一般事務(wù)性通知,轉(zhuǎn)發(fā)黨委其他職能部門的實(shí)在事務(wù)性布置、對(duì)同級(jí)對(duì)口單位的函件應(yīng)以黨委辦公室名義發(fā)文。③印發(fā)學(xué)校長(zhǎng)時(shí)期發(fā)展計(jì)劃、年度工作要點(diǎn)等重點(diǎn)事項(xiàng)或緊要改革舉措的通知以學(xué)校黨委和行政名義聯(lián)合發(fā)文。(3)對(duì)于不符合辦文內(nèi)容、程序和格式要求的文稿,黨委辦公室應(yīng)退還擬文部門修改或重?cái)M。3、編號(hào):將擬文發(fā)送黨辦秘書(shū),在公文系統(tǒng)里編文號(hào),實(shí)在文號(hào)擬定如下:(1)以學(xué)校黨委和行政名義聯(lián)合發(fā)布的文件、學(xué)校中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃、學(xué)校年度工作計(jì)劃及要點(diǎn)、部分特別設(shè)機(jī)構(gòu)的設(shè)立及調(diào)整、校黨委對(duì)下屬單位請(qǐng)示的批復(fù)、校黨委向上級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示和報(bào)告、轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)黨的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的文件等編號(hào)為:蘇大委號(hào)。(2)中層黨務(wù)領(lǐng)導(dǎo)干部的任命、校黨委對(duì)各黨委(總支)、工委換屆工作事宜的有關(guān)批復(fù),以及黨委組織部下發(fā)的一些規(guī)章制度等編號(hào)為:蘇大委組號(hào)。(3)黨委宣傳部稱贊決議,學(xué)習(xí)計(jì)劃等編號(hào)為:蘇大委宣號(hào)。(4)黨委人武部的軍訓(xùn)有關(guān)文件等編號(hào)為:蘇大委武號(hào)。(5)以黨辦名義專項(xiàng)上報(bào)或下發(fā)的文件編號(hào)為:蘇大委辦號(hào)。(6)全委會(huì)決議、常委(擴(kuò)大)會(huì)議紀(jì)要編號(hào)為:蘇大委辦紀(jì)號(hào)。(7)全委會(huì)決議、常委(擴(kuò)大)會(huì)、黨政聯(lián)席會(huì)議紀(jì)要涉及職能部門需要抄送的內(nèi)容編號(hào)為:蘇大委辦函號(hào)。(8)提交黨委常委會(huì)審議通過(guò)的保密相關(guān)管理制度及方法編號(hào)為:蘇大委密號(hào)。(9)其他不用提交黨委常委會(huì)審議通過(guò)的保密日常管理制度及方法編號(hào)為:蘇大委密辦號(hào)。4、套紅頭:除蘇大委辦、蘇大委辦函和蘇大委辦密文號(hào)為*蘇州高校委員會(huì)辦公室紅頭,其他均為*蘇州高校委員會(huì)紅頭。下行文發(fā)文字號(hào)右側(cè)無(wú)需簽發(fā)人,上行文則發(fā)文字號(hào)居左空一字,右側(cè)保管簽發(fā)人。5、審核:發(fā)送黨辦主任,進(jìn)行擬文審核。6、審簽(1)以黨委名義上報(bào)或下發(fā)的文件由黨委書(shū)記或主管副書(shū)記簽發(fā)。(2)以黨委和行政名義聯(lián)合上報(bào)或下發(fā)的文件由黨委書(shū)記和校長(zhǎng)聯(lián)合簽發(fā)。(3)以黨委辦公室名義發(fā)出的上報(bào)文件料子,由分管黨辦工作的書(shū)記或副書(shū)記簽發(fā);黨委辦公室名義發(fā)出的下發(fā)文件,由黨委辦公室主任簽發(fā)。上行文在校領(lǐng)導(dǎo)審簽后可添加簽發(fā)人,簽發(fā)人在發(fā)文字號(hào)右側(cè)居右空一字,簽發(fā)人姓名用3號(hào)楷體。遇多個(gè)簽發(fā)人,按發(fā)文機(jī)關(guān)次序排列。7、校對(duì)已經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人審簽過(guò)的文稿,在發(fā)送之前應(yīng)交由擬文部門校對(duì)。經(jīng)校對(duì)如需對(duì)文稿內(nèi)容作實(shí)質(zhì)性修改,須報(bào)原審批領(lǐng)導(dǎo)人復(fù)審。8、用印印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期,使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置,頂端上距正文(或附件說(shuō)明)一行之內(nèi)。9、發(fā)送選擇發(fā)文方式:依據(jù)公文性質(zhì)、內(nèi)容選擇普發(fā)或點(diǎn)發(fā)。(1)普發(fā):直接發(fā)布學(xué)校網(wǎng)學(xué)校發(fā)文。(2)點(diǎn)發(fā):依據(jù)文件或會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容分送領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)職能部門。上行文一般將紙質(zhì)稿打印后加蓋學(xué)校黨委或黨委、行政印章,寄送主送、抄送單位,并給擬稿部門留存一份。10、存檔(1)打印底稿,加蓋黨委辦公室印章后以備紙質(zhì)存檔。(2)電子公文發(fā)送后存檔。(二)校外來(lái)文辦文程序非涉密校外來(lái)文可在電子公文系統(tǒng)辦理。校辦來(lái)文途徑緊要有:1、江蘇省電子政務(wù)平臺(tái)。2、蘇州市電子公文交換系統(tǒng)。3、來(lái)信來(lái)函。4、兩辦傳真。5、蘇州市教育局。6、蘇州市文件交換站。7、校領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)會(huì)帶回文件。8、部門郵件來(lái)文辦理。校外來(lái)文辦文程序一般包含:核對(duì)錄入發(fā)送批辦流轉(zhuǎn)催辦辦結(jié)存檔等環(huán)節(jié)。1、核對(duì):依據(jù)來(lái)文途徑核對(duì)來(lái)文是否需要辦理。緊要查閱來(lái)文抬頭、發(fā)文機(jī)構(gòu)以及文件內(nèi)容,確定是否需要辦理或周知。在確定辦理后,按來(lái)文的輕重緩急,分黨委和行政兩類辦理。2、錄入:全部來(lái)文均按PDF或WORD格式錄入公文系統(tǒng)校外來(lái)文,錄入內(nèi)容包含:(1)收文編號(hào):按黨委、行政(DW、*Z)分別按次序編號(hào)。(2)來(lái)文編號(hào):來(lái)文的文號(hào)。(3)來(lái)文標(biāo)題:來(lái)文的文件名。(4)來(lái)文日期:接收來(lái)文的日期。(5)來(lái)文單位:來(lái)文成文機(jī)構(gòu)單位。(6)頁(yè)數(shù):一般是來(lái)文的正文頁(yè)數(shù)。(7)緊急類型:按文件的輕重緩急選擇:普通、緊急、特急。(8)備注:對(duì)來(lái)文正文中的緊要信息加以備注。(9)上傳正文及附件,若有多個(gè)附件按次序上傳。附件名一般是文件標(biāo)題名+來(lái)文文
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