公司會(huì)議服務(wù)管理制度

公司會(huì)議服務(wù)管理制度第一章總則

為了提高公司會(huì)議效率，確保會(huì)議質(zhì)量，規(guī)范會(huì)議服務(wù)管理，特制定本制度。公司會(huì)議服務(wù)管理制度適用于公司內(nèi)部各類會(huì)議，旨在明確會(huì)議組織、流程、記錄、跟蹤落實(shí)以及會(huì)議室管理等方面的規(guī)范。

一、會(huì)議目的

1.提高公司決策效率，促進(jìn)各部門之間的溝通與協(xié)作。

2.傳達(dá)公司政策、戰(zhàn)略目標(biāo)，確保全體員工對(duì)公司發(fā)展方向有清晰認(rèn)識(shí)。

3.解決工作中存在的問(wèn)題，推動(dòng)項(xiàng)目進(jìn)度，提高工作效率。

4.增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力，提升員工工作積極性。

二、會(huì)議類型

1.定期會(huì)議：如周例會(huì)、月度例會(huì)、季度總結(jié)會(huì)等。

2.臨時(shí)會(huì)議：根據(jù)工作需要臨時(shí)組織的專題會(huì)議。

3.培訓(xùn)會(huì)議：針對(duì)員工業(yè)務(wù)能力提升的培訓(xùn)活動(dòng)。

4.總結(jié)會(huì)議：對(duì)階段工作進(jìn)行總結(jié)、評(píng)價(jià)的會(huì)議。

三、會(huì)議組織

1.會(huì)議組織者：負(fù)責(zé)會(huì)議的籌備、通知、主持等工作。

2.參會(huì)人員：根據(jù)會(huì)議主題和內(nèi)容，確定參會(huì)人員范圍。

3.會(huì)議服務(wù)人員：負(fù)責(zé)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的服務(wù)、支持工作。

四、會(huì)議原則

1.精簡(jiǎn)高效：會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人員應(yīng)盡量精簡(jiǎn)，提高會(huì)議效率。

2.預(yù)約有備：提前通知會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程，參會(huì)人員做好發(fā)言準(zhǔn)備。

3.開(kāi)放溝通：鼓勵(lì)參會(huì)人員積極發(fā)言，充分表達(dá)意見(jiàn)和建議。

4.議事公開(kāi)：會(huì)議內(nèi)容、決策結(jié)果應(yīng)在公司內(nèi)部進(jìn)行公開(kāi)，確保信息透明。

五、會(huì)議紀(jì)律

1.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)保持手機(jī)靜音或振動(dòng)，避免影響會(huì)議進(jìn)程。

2.參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)到場(chǎng)，如有特殊情況需提前請(qǐng)假。

3.會(huì)議期間，不得隨意離場(chǎng)，如有緊急事項(xiàng)需向主持人請(qǐng)假。

4.會(huì)議內(nèi)容、決策結(jié)果應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)允許不得泄露。

六、本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以調(diào)整。全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，共同維護(hù)公司會(huì)議服務(wù)管理工作。后續(xù)章節(jié)將詳細(xì)闡述會(huì)議流程、會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)、會(huì)議室管理規(guī)定等內(nèi)容，以確保公司會(huì)議服務(wù)管理工作的高效、有序進(jìn)行。

第二章會(huì)議流程

為確保公司會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議效率，明確會(huì)議流程至關(guān)重要。以下是公司會(huì)議流程的詳細(xì)規(guī)定：

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：根據(jù)公司工作計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度或臨時(shí)事項(xiàng)，明確會(huì)議主題。

2.制定會(huì)議議程：列出會(huì)議討論的議題，明確各議題的討論時(shí)間及順序。

3.確定參會(huì)人員：根據(jù)會(huì)議主題和議程，確定參會(huì)人員范圍，并向相關(guān)人員發(fā)出會(huì)議通知。

4.會(huì)議通知：提前至少三天向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程及參會(huì)要求。

二、會(huì)議召開(kāi)

1.會(huì)議簽到：會(huì)議開(kāi)始前進(jìn)行簽到，確保參會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)到場(chǎng)。

2.會(huì)議主持人開(kāi)場(chǎng)：介紹會(huì)議主題、議程，明確會(huì)議目標(biāo)，提醒會(huì)議紀(jì)律。

3.各議題討論：按照會(huì)議議程，逐一討論各議題，鼓勵(lì)參會(huì)人員積極發(fā)言，充分表達(dá)意見(jiàn)和建議。

4.主持人總結(jié)：在每個(gè)議題討論結(jié)束后，主持人進(jìn)行簡(jiǎn)要總結(jié)，確保討論成果得以明確。

三、會(huì)議決策

1.提出決策建議：針對(duì)討論的議題，提出具體的決策建議。

2.投票表決：如需進(jìn)行決策，可采用投票表決的方式，確保決策的公正性。

3.形成會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議主題、議程、討論內(nèi)容、決策結(jié)果等。

四、會(huì)議結(jié)束

1.主持人宣布會(huì)議結(jié)束，對(duì)參會(huì)人員的積極參與表示感謝。

2.會(huì)議紀(jì)要的整理與分發(fā)：由專人負(fù)責(zé)整理會(huì)議紀(jì)要，并在會(huì)議結(jié)束后的一周內(nèi)發(fā)送給參會(huì)人員，以便跟蹤落實(shí)。

3.參會(huì)人員離場(chǎng)：會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員按照指定路線離場(chǎng)，確保會(huì)場(chǎng)秩序。

五、會(huì)議跟蹤

1.會(huì)議決策的落實(shí)：各部門負(fù)責(zé)人根據(jù)會(huì)議紀(jì)要，督促相關(guān)人員執(zhí)行決策，并及時(shí)反饋執(zhí)行情況。

2.評(píng)估會(huì)議效果：會(huì)議結(jié)束后，收集參會(huì)人員對(duì)會(huì)議效果的評(píng)估意見(jiàn)，以便不斷優(yōu)化會(huì)議流程。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

為確保會(huì)議決策的有效執(zhí)行，對(duì)會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行跟蹤落實(shí)至關(guān)重要。以下是對(duì)會(huì)議紀(jì)要跟蹤落實(shí)的具體規(guī)定：

一、會(huì)議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由專人負(fù)責(zé)整理，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括以下內(nèi)容：會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論議題、決策結(jié)果、責(zé)任部門及責(zé)任人、執(zhí)行期限等。

3.會(huì)議紀(jì)要整理完畢后，應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后的一周內(nèi)發(fā)送給所有參會(huì)人員，并在公司內(nèi)部適當(dāng)范圍內(nèi)進(jìn)行公開(kāi)。

二、會(huì)議決策的執(zhí)行與跟蹤

1.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真閱讀會(huì)議紀(jì)要，了解本部門相關(guān)的決策內(nèi)容，并督促相關(guān)人員按期執(zhí)行。

2.責(zé)任部門及責(zé)任人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成決策的執(zhí)行，并及時(shí)向會(huì)議組織者反饋執(zhí)行情況。

3.會(huì)議組織者應(yīng)定期檢查決策執(zhí)行情況，對(duì)存在的問(wèn)題及時(shí)協(xié)調(diào)解決，確保決策落實(shí)到位。

三、會(huì)議決策的評(píng)估與反饋

1.在決策執(zhí)行過(guò)程中，各部門應(yīng)定期對(duì)執(zhí)行情況進(jìn)行自我評(píng)估，并提出改進(jìn)措施。

2.會(huì)議組織者應(yīng)定期組織評(píng)估會(huì)議，對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行效果進(jìn)行評(píng)價(jià)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為后續(xù)會(huì)議提供參考。

3.對(duì)于執(zhí)行不力的部門或個(gè)人，應(yīng)視情況給予提醒、通報(bào)批評(píng)等處理，并納入績(jī)效考核。

四、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要整理完成后，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，以便于后續(xù)查閱。

2.公司員工可根據(jù)工作需要，申請(qǐng)查閱相關(guān)會(huì)議紀(jì)要，了解會(huì)議決策內(nèi)容。

3.會(huì)議紀(jì)要的查閱應(yīng)遵循保密原則，未經(jīng)允許不得泄露會(huì)議內(nèi)容。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

為確保會(huì)議室的高效利用，創(chuàng)造良好的會(huì)議環(huán)境，特制定以下會(huì)議室管理規(guī)定：

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門需提前向行政管理部門提交會(huì)議室申請(qǐng)。

2.申請(qǐng)內(nèi)容包括：會(huì)議時(shí)間、預(yù)計(jì)參會(huì)人數(shù)、會(huì)議主題、所需設(shè)備等。

3.行政管理部門根據(jù)申請(qǐng)情況，合理安排會(huì)議室，并在會(huì)議前做好準(zhǔn)備工作。

二、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持安靜、整潔，禁止吸煙、喧嘩、進(jìn)食等行為。

2.使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)公物，遵守設(shè)備操作規(guī)程，如有損壞，需照價(jià)賠償。

3.會(huì)議室內(nèi)嚴(yán)禁私拉亂接電源線、網(wǎng)絡(luò)線等，確保消防安全。

4.會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)將座椅歸位，關(guān)閉投影儀、空調(diào)等設(shè)備，并通知行政管理部門進(jìn)行清理。

三、會(huì)議室設(shè)備管理

1.行政管理部門負(fù)責(zé)會(huì)議室設(shè)備的日常維護(hù)、保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.會(huì)議室設(shè)備使用前，使用人員應(yīng)檢查設(shè)備是否正常，如有問(wèn)題及時(shí)報(bào)告行政管理部門。

3.對(duì)于特殊設(shè)備，如投影儀、音響等，使用人員應(yīng)在行政管理部門指導(dǎo)下進(jìn)行操作。

四、會(huì)議室安全保障

1.會(huì)議室應(yīng)定期進(jìn)行安全檢查，確保消防設(shè)施、安全通道等符合要求。

2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)遵守安全規(guī)定，如發(fā)生緊急情況，按照應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行疏散。

3.行政管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)議室的安全巡查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。

五、會(huì)議室環(huán)境衛(wèi)生

1.行政管理部門負(fù)責(zé)會(huì)議室的衛(wèi)生清潔工作，確保會(huì)議環(huán)境整潔。

2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)保持會(huì)議室衛(wèi)生，不亂丟垃圾，不損壞綠化植物。

3.定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行消毒、通風(fēng)，預(yù)防疾病傳播，保障員工健康。

遵循以上規(guī)定，共同維護(hù)會(huì)議室的管理秩序，為公司各類會(huì)議的順利召開(kāi)提供有力保障。

第五章附則

為確保公司會(huì)議服務(wù)管理制度的有效實(shí)施，特制定以下附則：

一、本制度的解釋權(quán)歸公司行政管理部門所有。