采購崗位職責、采購計劃、采購預算相關制度及表格

采購崗位職責、采購計劃、采購預

算相關制度及表格

采購控制管理制度

目錄

第1章采購崗位職責

1.1采購總監(jiān)

1.2采購經(jīng)理

1.3采購計劃主管

1.4采購預算主管

1.5供應商主管

1.6采購合同主管

1.7采購驗收主管

1.8招標采購主管

1.9采購審計主管

1.10采購專員

1.11采購文員

第2章采購計劃

2.1采購計劃制度規(guī)范

2.1.1采購計劃管理制度

2.1.2采購計劃編制辦法

2.1.3采購訂單計劃制訂規(guī)范

2.1.4零星采購管理辦法

2.1.5采購申請審批制度

2.2采購計劃工具表單

2.2.1物資請購單

2.2.2年度采購計劃表

2.2.3物資采購計劃表

2.2.4采購計劃變更表

2.2.5臨時采購計劃表

2.2.6認證計劃說明書

第3章采購預算

3.1采購預算制度規(guī)范

3.1.1采購預算管理辦法

3.1.2采購預算審批規(guī)范

3.1.3采購預算變更控制辦法

3.2采購預算工具表單

3.2.1年度采購預算表

3.2.2采購預算控制表

3.2.3采購預算審核表

3.2.4采購預算變更表

3.2.5原材料采購預算表

3.2.6固定資產(chǎn)采購預算表

3.2.7輔助材料采購預算表

3.2.8采購資金季度預算表

3.2.9采購資金年度預算表

第1章采購崗位職責

1.1采購總監(jiān)

崗位采購總監(jiān)部門名稱/編采購部直接上級分管副總

名稱號

職責根據(jù)企業(yè)運營需要制定企業(yè)的采購戰(zhàn)略規(guī)劃、工作方針和工作

概述目標等，監(jiān)督指導采購工作，確保物資按時、保質、保量供應

工作職責不相容職責

1制定采購戰(zhàn)略規(guī)劃、采購部工作方針和工作

目標

2依據(jù)企業(yè)管理要求和采購戰(zhàn)略，建立健全企

業(yè)采購管理制度，監(jiān)督采購管理制度的落實

?落實采購戰(zhàn)

情況

略規(guī)劃和方針

3設計采購部的組織結構，明確下屬人員的工?洛實各項米

作職責，篩選并任用采購部主管及以上工作購管理制度

人員?制定年度采

購預算和計劃

4審批年度采購預算和采購計劃?參與采購執(zhí)

行和付款過程

5審批特殊請購、大額采購和重要采購合同

?制定采購價

6對采購物資的種類和價格進行審核格

7根據(jù)采購業(yè)務模式和各崗位職責分工情況，

制定科學合理的采購流程

8主持采購招標和采購合同評審工作，簽訂采

購合同，并監(jiān)督執(zhí)行

9監(jiān)督采購進展情況，指導下屬開展采購監(jiān)督

跟單、催貨工作，進行采購交期管理

10審閱下屬提交的《采購質量檢驗報告》，并

預防采購物資質量事故

11負責采購管理人員的招聘、考核、指導工作

生效批準日期

日期

1.2采購經(jīng)理

岡采購經(jīng)理部門名稱/編采購部直接上級采購總監(jiān)

位號

名

稱

職根據(jù)上級制定的采購戰(zhàn)略規(guī)劃、工作方針和工作目標等，指導開

責展采購的各項業(yè)務，根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)運營的需要制訂企業(yè)的采購計

概劃，組織采購原材料、設備等物資，選擇和管理供應商，確保企

述業(yè)所需物資能夠得到適時、保質、保量的供應

工作職責不相容職責

1協(xié)助采購總監(jiān)制定采購戰(zhàn)略規(guī)劃、工作方針

等，并協(xié)助其建立健全企業(yè)的采購管理制度、?監(jiān)督采購制

工作標準度落實情況

?審批年度采

2積極落實各項采購管理制度和相關規(guī)范、工

購預算和計劃

作標準等

?審批特殊采

購、大額請購和

3負責制訂企業(yè)采購預算的采購計劃，并報上

級審批重要采購合同

?批準計劃外

4負責向上級報請?zhí)厥獠少?、大額請購和重要

采購項目

采購合同

?參與執(zhí)行采

5審核物資的種類和采購價格、并報采購總監(jiān)購、付款過程

審批?起草采購合

同，審批采購價

6組織下屬人員調查和審查供應商，并根據(jù)審格

查結果確定供應商，制定合格供應商名單，?審批供應商

報上級審批名單

7指導下屬員工做好各項采購招標、詢價采購

工作，起草并制定《采購合同》

8控制采購進度，指導采購專員開展采購跟單、

催貨工作

9組織開展采購進料質量檢驗工作，并監(jiān)督采

購檢驗過程，審核《采購質量檢驗報告》

10管理部門內部人員，并對下屬人員進行指導

和培訓

11對采購部下屬人員進行考核和評價

生批準日期

效

日

期

1.3采購計劃主管

岡UXJ位1工采購計劃主部門名稱/編采購部直接上采購經(jīng)

名稱管號級理

職責根據(jù)企業(yè)的采購戰(zhàn)略規(guī)劃等制訂年度采購計劃，并根據(jù)企業(yè)日

概述常物資需求情況制定采購工作計劃，積極落實采購計劃，確保

計劃按時完成

工作職責不相容職責

1根據(jù)企業(yè)年度銷售計劃、生產(chǎn)計劃和戰(zhàn)略規(guī)

劃等制訂企業(yè)年度采購計劃，并對其進行分?審批采購作

解業(yè)計劃

?審批采購訂

2接收各部門的“請購單"，并對其進行審核與匯的

總，制訂采購物資需求計劃

3根據(jù)采購物資需求計劃和年度采購計劃，制

訂具體的采購作業(yè)計劃，并報上級領導審批

4根據(jù)采購作業(yè)計劃和具體的需求計劃編制采

購訂單

5監(jiān)督采購作業(yè)執(zhí)行過程，查看采購專員是否

按照計劃完成采購工作，為日后改進工作奠

定基礎

生效批準日期

日期

1.4采購預算主管

崗采購預算主部門名稱/編采購部直接上級采購經(jīng)理

位管號

名

稱

職根據(jù)企業(yè)的采購戰(zhàn)略規(guī)劃和年度預算制定采購年度預算，并根據(jù)

責具體的采購工作將預算進行分解，制定詳細預算；監(jiān)督采購預算

概的執(zhí)行過程，確保將采購費用控制在預算范圍之內

述

工作職責不相容職責

1收集采購預算的編制依據(jù)，編制年度采購預算

并上報領導審批?審批采購預

算

2監(jiān)督采購預算的執(zhí)行情況，確保采購預算不超

?執(zhí)行采購費

文

用和預算

3執(zhí)行采購成本控制措施，并審核采購支出?掌握采購支

出

4根據(jù)采購需求的變化情況，修訂采購預算，并

及時上報

5對采購預算的執(zhí)行情況進行分析，并編制分析

報告

生批準日期

效

日

期

1.5供應商主管

LXJ

岡供應商主部門名稱/編采購部直接上級采購經(jīng)

位管號理

名

稱

職根據(jù)企業(yè)的采購需求情況開展供應商調查、供應商評選、供應商

責認證、供應商維護、供應商考核與評價等工作，為企業(yè)建立穩(wěn)定

概可靠的供應商隊伍

述

工作職責不相容職責

1制定和完善供應商開發(fā)流程，并監(jiān)督、執(zhí)行

?與供應商

2制訂并執(zhí)行供應商開發(fā)計劃

談判價格

3負責對潛在供應商的拜訪和評估工作，選擇與?與供應商

推薦潛在供應商簽訂合同

?確定某項

4開展產(chǎn)品的詢價、比價、議價工作，負責樣品采購的供應商

價格的確認及分析

5組織做好供應商評估與審核工作，及時記錄評

審過程

6定期開展市場行情調查，收集整理市場信息，

匯報供應商情況及編制分析報告

7根據(jù)供應商的日常表現(xiàn)，對供應商進行考核，

并根據(jù)考核結果，及時指導供應商工作，使其

改進產(chǎn)品或服務

8協(xié)助采購經(jīng)理對供應商供貨、質量、交期和售

后服務進行監(jiān)督

9定期拜訪供應商，做好供應商維護工作

10建立供應商管理檔案，及時收錄供應商信息；

隨時更新供應商管理檔案，將供應商發(fā)生的重

大事件及變動記錄在案

11定期對供應商數(shù)據(jù)庫進行核查與管理

12安排下屬人員的日常工作，協(xié)調供應商管理工

作與本部門其他工作之間的關系

生批準日期

效

H

期

1.6采購合同主管

崗位采購合同主部門名稱/編采購部直接上采購經(jīng)

名稱管號級理

職責起草、制定并落實采購合同管理規(guī)范，與供應商開展合同談判,

概述起草并送審采購合同，負責采購合同的執(zhí)行工作

工作職責不相容職責

1協(xié)助采購總監(jiān)、采購經(jīng)理制定采購合同管理制

度與相關流程、規(guī)范，并按照制度規(guī)范指導工?審批采購

作合同

?執(zhí)行采購

2編制統(tǒng)一的日常采購合同范本，并及時報上級

作業(yè)過程

領導批準

?選擇供應

3協(xié)助上級領導開展采購談判工作，并記錄談判商

過程?對供應商

付款

4根據(jù)采購談判、采購詢價等結果，起草采購合

同，并及時送審

5在合同談判和采購合同執(zhí)行的過程中，實施合

同風險防范措施

6跟蹤采購合同的簽訂過程，并及時將合同進行

備份和歸檔

7整理、匯總并歸檔采購合同的相關資料

8及時將合同中規(guī)定的相關內容傳送給責任人

生效批準日期

日期

1.7采購驗收主管

崗采購驗收主部門名稱/編采購部直接上采購

位管號級經(jīng)理

名

稱

職制定并落實采購質量規(guī)范，對采購的物資進行驗收，剔除不合

責格品，確保采購物資的質量能夠滿足企業(yè)要求

概

述

工作職責不相容職責

1協(xié)助采購經(jīng)理、質量管理部制定各類采購物資檢

驗標準和規(guī)范，并積極落實?選擇供

應商

2負責組織對供應商進行質量評審和認證工作，提

?執(zhí)行采

出采購物資的供應商質量標準

購作業(yè)過程

3組織開展對采購物資的質量檢驗工作，識別并認?進行特

真記錄各類物資質量問題，填寫"采購檢驗報告采決策

單"，登記質量原始記錄

4妥善處理采購物資的質量異常狀況，并向上級領

導提出合理的處理意見

5根據(jù)質量檢驗記錄情況，定期對采購物資的質量

進行統(tǒng)計分析，并對供應商進行質量評價

6針對各類采購物資的規(guī)格、質量向供應商提出質

量改善建議

生批準日期

效

H

期

1.8招標采購主管

崗位招標采購主部門名稱/采購部直接上級采購經(jīng)理

名稱管編號

職責根據(jù)招標采購工作規(guī)范執(zhí)行招標工作，編制招標文件，發(fā)布招

概述標公告，并對招標過程進行評審

工作職責不相容職責

1協(xié)助采購總監(jiān)，采購經(jīng)理制定招標采購工作

規(guī)范?制定招標工

作規(guī)范

2根據(jù)招標采購工作規(guī)范組織招標采購工作，

?制定標底價

做好招標采購準備

格

3根據(jù)物資需求部門或項目需求等編制招標?制定采購標

文件，并在各類媒體上發(fā)布招標公告準

?參與評標結

4組織開展邀標、資格預審、考察等招標準備果的確定

工作，并對通過資格預審的投標人發(fā)售招標?組織招標后

文件的合同談判與起

草工作

5及時組織開標、評標會議，確定評標人員，

并進行評標、定標

6負責就招標過程中的事項和問題為投標人

答疑

7聯(lián)系相關權限人員，安排合同簽訂工作

生效批準日期

日期

1.9采購審計主管

崗位采購審計主部門名稱/編審計部直接上審計部

名稱管號級經(jīng)理

職責對采購工作的各個環(huán)節(jié)進行審計，找出采購工作中的問題，確

概述保采購管理各個環(huán)節(jié)都符合企業(yè)內部控制管理規(guī)范

工作職責不相容職責

1對公司采購內部控制制度的建立健全和執(zhí)行情

況進行檢查與評價?參與采購

業(yè)務執(zhí)行

2制訂并實施年度審計計劃，執(zhí)行專項審計和常

?參與采購

規(guī)審計

預算和決算

3對采購預算和決算、采購費用的支出情況進行工作

審計?參與采購

付款工作

4審查采購招標過程的規(guī)范性，招標文件編制的

規(guī)范性，評標過程的公平性，采購合同等的合

法性和有效性

5對物資驗收、入庫、計量、價格和貨款支付等

業(yè)務的合法性和有效性等進行審查和評價

6對采購存貨與成本、采購人員成本支出等進行

審查

7對采購過程中各項人員職責的相容性進行審

查，并對不合理之處進行糾正

8獨立完成審計報告

生效批準日期

日期

1.10采購專員

國采購專員部門名稱/編采購部直接上級采購經(jīng)理

位號

名

稱

職協(xié)助采購經(jīng)理和各級主管制定采購計劃與預算，參與采購談判支

責持工作，起草各類采購文件并及時上報，協(xié)助相關人員完成采購

概跟催、驗收和付款等工作，確保采購過程順利進行

述

工作職責不相容職責

1協(xié)助采購計劃主管編制單項采購工作計劃，

并及時上交?審核各項采

購文件

2協(xié)助采購預算主管編制采購預算，并獨立編

?制定采購價

制小額單項采購預算，及時上報

格

3完成對在途貨物的跟蹤，并及時催交貨物?實施采購付

款結算

4協(xié)助質量管理部和倉儲部進行采購物資的接?選擇供應商

收工作

5接貨后及時向供應商發(fā)送"收貨單"，并向財

務部提交付款申請

6對小額單項采購工作進行總結，并分析采購

成本

7向上級領導提出降低采購成本、提高采購效

率的建議

生批準日期

效

H

期

1.11采購文員

崗采購文員部門名稱/編采購部直接上級采購專員

位號

名

稱

職協(xié)助上級領導及采購專員做好采購信息收集、匯總、分類等工作,

責并做好采購過程記錄，完成各項采購文件的印制、傳遞、整理、

概歸檔等，協(xié)助采購專員順利開展各項工作

述

工作職責不相容職責

1收集供應商信息及文件資料，建立供應商信?編制各類采

息資源庫購

文件

2協(xié)助供應商管理人員進行供應商的聯(lián)絡、接

?參與采購決

待工作

策

3進行合同校對、編修、理順、裝訂、保管并?制定采購標

辦理送審手續(xù)準

4做好各項采購工作的記錄，并對記錄及時進

行整理和歸檔

5及時將采購產(chǎn)品目錄輸入系統(tǒng)，并對其進行

更新和調整

6按照采購專員的意愿向供應商發(fā)出訂單

7完成各項采購信息收集和采購數(shù)據(jù)統(tǒng)計工

作，及時進行統(tǒng)計結果分析

8完成上級領導或采購專員交辦的其他任務

生批準日期

效

S

期

第2章采購計劃

2.1采購計劃制度規(guī)范

2.1.1采購計劃管理制度

采購計劃是指企業(yè)管理人員在了解市場供求情況、認識企業(yè)生產(chǎn)

經(jīng)營活動過程和掌握物料消耗規(guī)律的基礎上對計劃期內物料采

購管理活動所做的預見性安排和部署。做好采購計劃管理，有助

于企業(yè)規(guī)范采購工作和部署，提高采購管理工作水平。

采購計劃管理制度

第1章總則

第1條目的

為了達到如下目的，特制定本制度。

1.加強采購計劃的管理，保證公司各部門的采購工作按時按質地

完成，確保公司生產(chǎn)經(jīng)營活動順利有序地進行。

2.采購部憑采購預算進行采購，財務部據(jù)預算籌措和安排采購所

需的資金，控制采購費用的支出。

第2條適用范圍

本制度適用于采購部負責的所有物資采購計劃制訂和預算管理

工作。

第3條管理職責

1.采購部經(jīng)理負責年度、季度、月度采購計劃與預算的審批與控

制工作。

2.采購計劃主管負責年度、季度、月度、臨時采購計劃與采購預

算編制工作的組織與審核。

3.采購計劃專員負責單項采購活動計劃和預算的編制工作。

第4條采購計劃原則

1.現(xiàn)有庫存不能滿足的采購申請才能夠被列入采購計劃之中。

2.能在本公司內部采購的，不得采用外購的形式。

第2章采購需求確定

第5條采購需求預測

1.在進行采購需求分析之前，采購計劃人員應收集采購歷史

數(shù)據(jù)、市場銷售計劃、生產(chǎn)計劃等各類數(shù)據(jù)，為預測采購需求做

好準備。

2.采購計劃人員需將收集到的資料分類整理，以方便使用。

第6條物資請購

1.各請購部門應當及時匯總部門內部的物資需求，并編制"物資

請購單"。

2.各請購部門需在規(guī)定的提前期內，將"物資請購單”及時提交

至采購部。

第7條物資需求匯總

1.采購計劃人員需將各部門的物資請購需求進行匯總并及時編

制"物資需求匯總表"。

2.采購計劃人員應將各部門的物資需求進行匯總分析，并與

歷史數(shù)據(jù)進行對比，查看需求是否合理。

第8條確定物資需求量

1.采購計劃人員應首先根據(jù)需求預測以及各部門的實際需求

狀況，確定獨立需求物資的需求數(shù)量。

2.獨立需求物資訂購批量和訂購點的確定可以采用訂量訂貨模

型和訂期訂貨模型。

3.確定好獨立需求物資的需求數(shù)量之后，采購計劃人員應當

進一步確定相關需求物資的需求數(shù)量。

4.相關需求物資數(shù)量的確定可以用傳統(tǒng)的訂貨點法處理，也

可按照相關產(chǎn)品的需求量進行分解。

5.確定上述兩類物資需求數(shù)量之后，應當根據(jù)庫存狀況及在

途物資的狀況，確定采購需求數(shù)量。

6.采購需求數(shù)量可以由凈需求數(shù)量扣減可用庫存數(shù)量和即將到

貨的物資數(shù)量后確定。

第3章采購計劃的編制與審核

第9條采購計劃的編制依據(jù)

采購計劃人員在制訂采購計劃時應考慮經(jīng)營計劃、需求部門

的采購申請、年度采購預算、庫存狀況和公司現(xiàn)金流狀況等相關

因素。

第10條采購計劃的編制步驟

1.采購計劃人員應明確公司經(jīng)營計劃，掌握公司于每年年底制定

的下一年度經(jīng)營目標。

2.采購計劃人員需掌握市場部根據(jù)經(jīng)營目標、客戶訂單意向、

市場預測等資料所做的市場銷售預測情況。

3.采購計劃人員應明確公司生產(chǎn)計劃和庫存狀況，及時掌握

生產(chǎn)部根據(jù)銷售預測計劃制訂的生產(chǎn)計劃和物資需求計劃。

4.采購計劃人員應匯總各種物資的需求和請購單據(jù)，并據(jù)此編制

采購計劃。

第11條采購計劃的審核審批

1.采購計劃由采購部根據(jù)審批后的"采購申請表”制訂，年

度采購計劃需報請公司總經(jīng)理辦公室進行審批；月度采購計劃報

請主管副總進行審批;短期采購計劃由采購部經(jīng)理批準執(zhí)行。采

購急需物資應填寫"緊急采購申請表"，經(jīng)部門負責人審核簽字、

公司主管副總核準后列入采購范圍。

2.采購計劃應同時報送財務部門審核，以便公司各項資金計劃工

作的完成。

第12條采購計劃審核內容

采購部或財務部的相關領導在審核采購計劃時，應著重審核采購

計劃中的以下內容。

1.各項采購計劃的口徑是否一致。

2.采購計劃與銷售計劃、生產(chǎn)計劃的相符性。

3.采購計劃制訂過程中所采用的物資需求計劃與物資清單、庫存

狀況等資料是否相符。

4.采購計劃中各類物資的數(shù)量、計劃單價、金額等是否合理。

第4章采購計劃的執(zhí)行管理

第13條采購計劃分解

1.采購計劃主管應將審批后的計劃進行分解，分解過程包括

兩類：將采購計劃按照時間分解和將采購計劃按照職位分解。

2.采購計劃分別按照時間和職位進行分解后，便可變?yōu)橐豁?/p>

項的采購任務。

第14條采購任務的下達

1.對采購計劃進行分解后，采購部還需對采購任務進行進一

步的執(zhí)行落實。

2.采購部經(jīng)理需將采購任務分配到人，并落實責任，向采購

人員說明采購的品種、數(shù)量、價格、期限和供應商的情況等內容。

3.采購部經(jīng)理需判斷采購作業(yè)是否屬于大額采購，對不同的

采購作業(yè)采取不同的執(zhí)行方法。大額采購由采購部經(jīng)理簽發(fā)"采

購控制書"并報請總經(jīng)理審批后，按照采購作業(yè)計劃執(zhí)行采購任

務；小額采購可由采購部經(jīng)理直接安排采購工作。

第15條采購任務執(zhí)行

1.采購計劃主管應對采購部執(zhí)行計劃的過程進行監(jiān)督。

2.采購部應當做好采購過程中采購數(shù)量和交貨情況等信息的

記錄。

第5章采購計劃的變更管理

第16條采購計劃的變更管理

1.若計劃執(zhí)行過程中出現(xiàn)異常問題，采購部應對計劃做出調整。

2.對于已經(jīng)申請采購的物資，請購部門如果需要變更物資的

規(guī)格、數(shù)量或撤銷采購申請，必須立即通知采購部，以便采購部

及時根據(jù)實際情況更改采購計劃。

第17條采購計劃的增補管理

1.各需求部門如發(fā)現(xiàn)采購物資不能滿足業(yè)務需求時，應編寫"增

補需求計劃申請表"。

2.采購部需編制相關的說明文件（說明增補物資需求的原因以

及已采購物資的使用狀況），附在"增補需求計劃申請表"之后。

3.申請表經(jīng)需求部門經(jīng)理審批簽字后，遞交采購部。

4.如增補需求的申請符合公司相關規(guī)定，則采購計劃人員應

著手編制采購計劃增補方案；如增補需求的申請不規(guī)范或申請原

因不充分，采購部有權駁回相關部門的申請。

5.采購計劃增補方案經(jīng)采購部經(jīng)理、財務部、總經(jīng)理分別審

批通過后，便可作為增補采購計劃的依據(jù)。

6.增補采購計劃制訂完成后，采購部應將其發(fā)放至需求部門,

作為采購增補實施的依據(jù)。

第6章附則

第18條本制度由采購部制定，經(jīng)公司常務會議決議后通過，

修訂、廢止時亦同。

第19條本制度自公布之日起生效。

2.1.2采購計劃編制辦法

第1章總則

第1條目的

為加強采購計劃的管理，確保公司生產(chǎn)經(jīng)營活動順利有序地

進行，特制定本辦法。

第2條適用范圍

本辦法適用于采購部負責的所有物資采購計劃的制訂和預算

管理工作。

第3條管理職責

在采購部經(jīng)理的指導下，采購計劃主管負責組織編制年度、

季度、月度和臨時采購計劃，計劃的具體工作由各采購專員負責。

第4條采購計劃的分類

采購計劃主要包括年度采購計劃、季度采購計劃、月采購計

劃和臨時采購計劃四種，具體如下圖所示。

采購計劃分類圖

第2章采購計劃編制要項管理

第5條采購計劃的編制依據(jù)

采購人員制訂采購計劃時，應考慮經(jīng)營計劃、需求部門的采

購申請、年度采購預算、庫存狀況和公司現(xiàn)金流狀況等相關因素。

第6條編制采購計劃應注意的事項

1.采購計劃應避免過于樂觀或者保守。

2.采購計劃編制過程中應考慮公司年度目標達成的可能性。

3.分析銷售計劃、生產(chǎn)計劃的可行性和預見性。

4.注意物資需求計劃與物資清單、庫存狀況的確定性。

5.考慮保障生產(chǎn)與降低庫存的平衡。

6.注意物資采購價格和市場供需的可能變化。

第7條采購計劃的編制原則

1.采購專員應審查各部門的請購物資是否能由現(xiàn)有庫存滿足、

是否有可替代的物資，只有現(xiàn)有庫存不能滿足的采購申請才能夠

被列入采購計劃之中。

2.如果請購單中所列的物資為公司內部其他部門生產(chǎn)的物資，

且其他部門所生產(chǎn)的該物質在性能、質量、交期、價格等方面均

能滿足采購需求的情況下，必須采用內購。

第3章采購計劃編制步驟

第8條明確公司經(jīng)營計劃

1.采購專員需明確掌握公司于每年年底制定的下一年度經(jīng)營目

標。

2.采購專員還需掌握市場部根據(jù)經(jīng)營目標、客戶訂單意向、

市場預測等資料所做的市場銷售預測情況。

第9條明確公司生產(chǎn)計劃和庫存狀況

1.采購部應及時掌握生產(chǎn)部根據(jù)銷售預測計劃制訂的主生產(chǎn)

計劃以及生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計劃和庫存狀況制訂的物資需求計

劃。

2.采購部應掌握各部門根據(jù)年度目標、經(jīng)營計劃和生產(chǎn)計劃

等預估的各種消耗物資的需求量。

第10條編制采購計劃

采購專員需匯總各種物資的需求和請購單據(jù)，并據(jù)此編制采

購計劃。

第4章采購計劃的審核與變更

第11條采購計劃的審核審批

1.采購計劃由采購部根據(jù)審批后的"采購申請表"制訂。年

度采購計劃需報請公司總經(jīng)理辦公室進行審批；月度采購計劃報

請主管副總進行審批；短期采購計劃由采購部經(jīng)理批準執(zhí)行；采

購急需物資應填寫"緊急采購申請表"，經(jīng)部門負責人審核簽字、

公司主管副總核準后列入采購范圍。

2.采購計劃應同時報送財務部審核，以便公司各項資金計劃

工作的完成。

第12條采購計劃變更管理

對于已經(jīng)申請的采購物資，請購部門如果需要變更物資的規(guī)

格、數(shù)量或撤銷采購申請，必須立即通知采購部，以便采購部及

時根據(jù)實際情況更改采購計劃。

第5章附則

第13條本辦法由采購部制定。

第14條本辦法自公布之日起實施。

2.1.3采購訂單計劃制訂規(guī)范

編制采購訂單計劃之前必須做好采購認證計劃，并根據(jù)采購

認證計劃準備訂單計劃、評估訂單需求、計算訂單容量，最終制

訂訂單計劃。

采購訂單計劃制訂規(guī)范

第1章總則

第1條目的

為了指導訂單計劃編制工作，使訂單計劃科學、合理，幫助

公司減少庫存、降低運營成本，特制定本規(guī)范。

第2條適用范圍

本規(guī)范適用于訂單計劃的制訂、審批、實施等各項工作的管理。

第3條管理職責分工

1.采購部經(jīng)理負責年度、季度、月度采購計劃的審批與控制工作。

2.采購計劃主管負責根據(jù)已編制的年度、季度、月度計劃和

其他相關資料，編制單項采購活動計劃和訂單計劃，并做好各類

采購計劃的組織與審核。

3.采購專員負責協(xié)助采購計劃主管編制計劃，并負責收集篩

選各項計劃所需資料。

第4條訂單計劃的編制依據(jù)

1.采購人員在制訂訂單計劃時應考慮經(jīng)營計劃、需求部門的

采購申請、年度采購預算、庫存狀況和公司現(xiàn)金流狀況等相關因

素。

2.編制依據(jù)還包括每年的銷售預測、生產(chǎn)預測、經(jīng)濟預測、

材料消耗量狀況等，采購專員務必準備好上述資料，以便開展采

購計劃工作。

第2章編制采購認證計劃

第5條準備認證計劃

1.采購計劃人員在擬訂訂單計劃、與供應商接觸之前，要熟

悉認證的物資項目，具體包括該物資項目涉及的專業(yè)知識范圍、

認證的需要以及目前的供應狀況等。

2.采購計劃人員需熟悉開發(fā)需求計劃，包括從已有的供應商

中開發(fā)需求和尋找新的供應商。

3.采購計劃人員應注意市場物資供應狀況，防止出現(xiàn)市場有

效供應小于公司采購需求的情況。當有效供應小于公司采購需求

時，采購計劃人員就應尋找新的供應商，進行適當擴容。

4.采購計劃人員需分析供應商認證容量和訂單容量，并制定

認證計劃說明書，準備好認證計劃所需材料，并附上開發(fā)需求計

劃、余量需求計劃和認證環(huán)境資料等。

第6條評估認證需求

1.采購計劃人員分析開發(fā)批量需求，掌握物資的技術特征信

息。

2.采購計劃人員需要分析供應商有效訂單容量、認證容量和

本公司采購需求的差距。

3.采購計劃人員應當通過認證手段，獲得具有一定訂單容量

的采購供應商，確定認證需求。

第7條計算認證容量

計算認證容量主要包括以下四個方面的工作內容。

1.采購計劃人員應分析采購項目認證資料，了解各類物資的

加工過程和技術特點，盡可能熟悉需采購的各類物資。

2.采購計劃人員需選定認證供應商，并在認證合同中說明認

證容量與訂單容量的比例。

3.采購計劃人員需要及時計算供應商的承接認證容量，確定

其正在履行認證的合同量。

4.對于某種或某類物資，采購計劃人員需要確定現(xiàn)有所有供

應商認證容量的總和，并減去供應商承接認證容量，計算該物資

認證容量。

第8條制訂認證計劃

1.制訂認證計劃可采用下圖所示的流程開展。

認證計劃制訂示意圖

2.確定認證物資數(shù)量及開始認證時間的方法如下。

(1)認證物資數(shù)量=開發(fā)樣件需求數(shù)量+檢驗測試需求數(shù)量+

樣品數(shù)量+機動數(shù)量

(2)開始認證時間=要求認證結束時間-認證周期-緩沖時間

第3章采購訂單計劃管理

第9條采購訂單計劃管理環(huán)節(jié)

采購訂單計劃主要包括以下四個環(huán)節(jié)：準備訂單計劃、評估訂單

需求、計算訂單容量、制訂訂單計劃。

第10條準備訂單計劃

1.公司應在上年年末制訂年度銷售計劃，經(jīng)審核通過后下發(fā)至銷

售部、生產(chǎn)計劃部、采購部，以便指導全年的供應鏈運轉，作為

其他各類計劃制訂的基礎。

2.生產(chǎn)計劃人員需要根據(jù)年度銷售計劃以及預測的市場需求，掌

握客戶訂單和市場需求計劃，并對其進一步分解，得到生產(chǎn)需求

計劃。

3.生產(chǎn)計劃部門應根據(jù)生產(chǎn)需求確定生產(chǎn)計劃，并據(jù)此制訂生產(chǎn)

物資需求計劃，及時報送至采購部。

4.準備訂單環(huán)境資料。采購人員應在采購認證計劃完成后制訂訂

單環(huán)境資料，主要資料包括訂單物資的供應商信息、訂單比例信

息（每一個供應商分攤的下單比例）、最小包裝信息、訂單周期信

息等。

5.采購計劃人員應準備好制訂訂單計劃所需的資料，編制訂單計

劃說明書，并附上市場需求計劃、生產(chǎn)需求計劃和訂單環(huán)境資料

等。

第11條評估訂單需求

采購計劃人員應準確評估訂單需求，為計算訂單容量提供參考依

據(jù)。評估訂單需求主要包括以下三個方面的內容。

1.分析市場需求。采購計劃人員必須仔細分析市場上已經(jīng)簽訂合

同的數(shù)量、還沒有簽訂合同的數(shù)量（包括沒有及時交貨的合同）等

一系列數(shù)據(jù)，同時考慮其他因素，對市場需求有一個全面的了解。

2.分析生產(chǎn)需求。采購計劃人員需研究生產(chǎn)需求的產(chǎn)生過程，然

后再分析生產(chǎn)需要量和要貨時間。

3.確定訂單需求。采購計劃人員可以根據(jù)對市場需求和對生產(chǎn)需

求的分析結果，確定訂單需求。

第12條計算訂單容量

1.采購計劃人員應及時分析供應商資料，并計算總體訂單容量。

總體訂單容量中需包括供應商可供給的物資數(shù)量和可供給的物

資時間。

2.調查并計算現(xiàn)有供應商的已承接訂單容量。

3.確定物資剩余訂單容量，一般采用下面的公式進行計算。

物資剩余訂單容量=物資供應商群體總體訂單容量-已承接訂單

容量

第13條制訂訂單計劃

采購計劃人員在制訂訂單計劃時，應對比采購需求和容量，結合

市場、生產(chǎn)、訂單容量等要素進行綜合平衡，分析物資訂單需求

的可行性，并據(jù)此制訂訂單計劃。

1.下單數(shù)量=生產(chǎn)需要量-計劃入庫量-現(xiàn)有庫存量+安全庫存

量。

2.下單時間=要求到貨時間-認證周期-訂單周期-緩沖時間。

第4章附則

第14條本規(guī)范由采購部制定，經(jīng)采購總監(jiān)審批后通過。采購

部保留對本規(guī)范的解釋和修訂權。

第15條本規(guī)范自年月日起生效。

2.1.4零星采購管理辦法

編制零星采購管理辦法的作用在于規(guī)范零星采購計劃的編制

過程，規(guī)范零星采購過程控制，提高企業(yè)采購效率，控制零星采

購風險。

零星采購管理辦法

第1條目的

為了規(guī)范非批量性物資、客退維修所需物資和研發(fā)材料等的

采購工作，特制定本辦法。

第2條適用范圍

本辦法適用于非批量性物資零星采購管理工作，用以規(guī)范從

零星采購申請直至物資使用完畢的系統(tǒng)處理和記錄全過程。

第3條管理職責

1.采購部負責零星采購的申請審批和合同簽訂、并負責訂單

下達、物資的跟催、物資送檢手續(xù)的辦理等。

2.物資需求部門負責提交申請和在系統(tǒng)中錄入，并負責物資

的質量驗收工作。

第4條術語定義

本辦法所稱零星采購是指因非批量性生產(chǎn)、經(jīng)營所需物資需

求而產(chǎn)生的采購。

第2章零星采購審批和計劃

第5條接收申請

L采購人員應及時接收物資需求部門提交的"零星采購申請

單"。

2.接收訂單后，應核對物資最小包裝和最小訂購量，并將準

確的信息反饋給物資需求部門。如果需求信息需要進行調整，物

資需求部門應修改并重新提交"零星采購申請單"。

第6條選擇零星采購方式

零星采購可以采用直接委托或邀請比價的方式開展，兩種采

購方式的適用情況和操作規(guī)范如下所示。

零星采購方式比較表

采適用情況操作規(guī)范

購

方

式

1、因政府壟斷、技術壟斷或市1、在零星采購合同辦理之前，

場壟斷，只能從唯一供應商處采購需求部門必須通過郵件說

采購的明原因，并報采購部、采購分

2、為保證原有采購項目一致性管領導、財務部審批

或者由于服務配套的要求，需2、審批郵件必須作為零星采購

直要繼續(xù)從原供應商處添購的合同審批的附件

接3、距上次采購時間不足半年，

委且價格波動不大，前期合作供

托應商同意參考原合同價繼續(xù)執(zhí)

行的

4、采購項目較特殊，某供應商

具有顯著技術或服務優(yōu)勢的

5、物資需求較為重要緊急的

6、在設計研究相關階段，技術

研發(fā)等部門用料制樣的

采購產(chǎn)品技術成熟，具有良好必須由三家及以上供應商參

邀的可比性，滿足采購要求的供與，并蓋章密封報價。報價需

請應商資源充足，通過充分競爭兩人以上同時開封并簽字確認

比可獲取到理想價格的

價

第3章零星采購實施

第7條采購供應商選擇

1.如果物資需求部門有推薦的供應商或采購物資較為專業(yè)時，

可以由物資需求部門選擇擬邀比價或直接委托報價供應商，并組

織報價工作或直接委托采購部開展談判工作。

2.零星采購入圍供應商應為公司合格供應商名錄中單位。新

單位必須由采購部組織兩個部門或人員參與考察。

3.不同零星采購方式選擇供應商的原則如下表所示。

采購供應商選擇原則

采購方選擇原則

式

直接委報價合理或經(jīng)約談在可接受范圍內

托

1、應以合理低價選擇合作供應商

邀請比2、有技術、質量、方案或服務優(yōu)勢且價格不高于合理低價5%

價的優(yōu)先選擇合作單位

3、除特殊項目外，均應以合理低價確定合作單位

第8條零星采購談判

L談判需由物資需求部門、采購部派出兩人以上共同參與，

并會簽《談判記錄》?！墩勁杏涗洝繁仨氉鳛榱阈遣少徍贤瑢徟?/p>

的附件。

2.談判完畢后，由采購部負責根據(jù)談判結果編制《零星采購

合同》，并報采購計劃主管審批。

第9條生成訂單

采購人員根據(jù)《零星采購合同》制作“零星采購仃單"，如

果系統(tǒng)中不存在該種物資的編號，可以使用通用編號，同時修改

物資的屬性等。

第10條訂單審批

"零星采購訂單"制作完畢后，應提交采購計劃主管進行審

批。

第11條訂單錄入

零星采購訂單審批通過后，采購專員需及時將訂單錄入系統(tǒng)

中。訂單錄入過程中應當注意必須在系統(tǒng)中錄入含稅價格。

第12條采購跟蹤

1.采購專員將審批通過的“零星采購訂單"發(fā)送至供應商處，

確認交期并負責跟蹤物資的到貨情況。

2.將物資交貨信息錄入系統(tǒng)時，應注意交貨日期為物資實際

到貨日期。

3.物資到貨后，倉庫收料員負責點收數(shù)量并辦理送檢手續(xù)。

物資質檢合格入庫后，倉管員負責通知物資需求部門領用物資。

第13條零星采購物資的保存

1.零星采購物資入庫后應盡快使用，暫時不用的零星物資應

妥善保管。

2.常用、易耗、便于保管和適合批量采購的物資可適量庫存，

但要避免庫存過量積壓，在確保供應的前提下做到周轉快、消耗

低、費用省。

第4章附則

第14條本辦法由采購部制定，經(jīng)采購總監(jiān)審批后通過。

第15條本辦法自公布之日起生效。

2.1.5采購申請審批制度

采購申請審批制度

第1章總則

第1條目的

為了規(guī)范采購申請審批過程，確保采購物資符合公司需求和

相關規(guī)范，并為采購過程中各項申請和審批工作提供指引，特制

定本制度。

第2條適用范圍

本制度適用于公司采購申請審批的管理工作。

第2章物資請購與審核

第3條各部門應根據(jù)日常經(jīng)營活動需要編制"采購申請單"，

提出采購申請并交采購部。

第4條"采購申請單"要說明請購物資的品名、數(shù)量、需求

日期、預算金額等內容。

第5條采購部應對各部門提交的"采購申請單"進行初步宙

核，審核過程中應主要分析請購需求是否和實際需求相符，并以

企業(yè)采購審核管理程序和日常經(jīng)營活動的需要為依據(jù)。

第3章采購申請與審批

第6條匯總采購需求

1.采購部應及時匯總各部門的采購需求，并編制"采購需求

匯總表"。

2."采購需求匯總表"編制完成后，應仔細核查是否存在缺

漏。

第7條庫存調查

采購需求匯總完畢后，采購部應對現(xiàn)有庫存進行核查，了解

現(xiàn)有庫存的實際情況。

第8條編制采購申請

1.采購計劃主管、采購專員應根據(jù)物資庫存數(shù)量、安全存量

等，計算出實際需求數(shù)量，并編制采購作業(yè)計劃以及"采購申請

表"。

2."采購申請表"應報采購總監(jiān)、總經(jīng)理審批。

3.一般替代品物資采購申請由所需采購物資部門的經(jīng)理審批，

重要物資或關鍵物資的替代品采購申請由總經(jīng)理審批。若采購物

資涉及相關技術方面的問題，應有相關技術人員參與審批工作。

第9條采購預算制定及審批

L采購申請通過審批后，采購部需要及時制定采購預算，并

報采購總監(jiān)、財務部、總經(jīng)辦審批。

2.采購預算通過審批后，采購部應據(jù)此編制采購計劃，并實

施采購工作。

第4章采購實施及過程事項審批

第10條供應商開發(fā)

L采購預算通過審批后，采購部應及時尋找供應商。

2.如果現(xiàn)有合作供應商中沒有能供應此種物資的，應及時開

發(fā)供應商。

第11條供應商選擇及審批

1.采購部需從已有供應商和新開發(fā)的供應商中選擇合適的供

貨商。

2.選擇好供應商后，應及時報采購總監(jiān)進行審批。

第12條采購替代品申請及審批

1.如果所需物資已找到合適的供應商，則應及時安排采購工

作，確保物資及時交付。

2.如果所需物資因缺斷貨等其他原因暫時不能采購，就需要

請購部門尋找合適的替代品。

3.請購部門若同意使用替代品，則應向采購部重新提交采購

申請。

4.請購部門若堅持采購原物資，則應終止本次采購工作。

第5章附則

第13條本制度由采購部制定，經(jīng)采購總監(jiān)審核后通過。

第14條本制度自公布之日起施行。

2.2采購計劃工具表單

2.2.1物資請購單

請購部門申請人員

物資用途

請購物資序品規(guī)格型數(shù)量預計單預算金

詳細情況號名號價額

合計人民幣小寫：￥_元

人民幣大寫：_萬_仟_佰_拾_元_角一分

部門主管

意見及簽名

簽名（蓋章）：日期：_年_月一日

采購計劃主

管

意見及簽名簽名（蓋章）：日期：_年_月一日

采購經(jīng)理

意見及簽名

簽名（蓋章）：日期：_年_月一日

2.2.2年度采購計劃表

編號：填寫日期：一年月出

物規(guī)需需單金每月采購計劃（量）備

資格求求價額注

123412

名部總

月月月月月

稱門量

備注

編制人：審核人：批準日期：_年_月一日

2.2.3物資采購計劃表

編號：需求部門：日期：年月日

項名規(guī)格/單庫數(shù)單總推薦需求

次稱型號位存量價價供應日期

數(shù)商

本單合計

金額

備注

2.2.4采購計劃變更表

原采購物規(guī)單庫存數(shù)單總供應需求

計劃資格位數(shù)量價價商日期

變更原因

變更后物規(guī)單庫存數(shù)單總供應需求

采購資格位數(shù)量價價商日期

計劃

備注

2.2.5臨時采購計劃表

編號：需求部門：日期：_年_月舊

物資名稱需求時間負責人

項目類型口生產(chǎn)設備采購口生產(chǎn)材料采購口辦公用品采

購