辦公室事務管理課件：辦公室與辦公室事務

辦公室與辦公室事務

本章有三節(jié)組成，分別為辦公室概述、辦公室事務和辦公室管理。通過本章的學習，了解辦公室概念，認識辦公室類型，掌握辦公室性質，知曉辦公室事務內容，廓清辦公室管理特征。【職場小故事】小秘書新入職手忙腳亂老主任巧指點氣定神閑

每一個組織都需要一個輔助部門，承擔輔助政務、管理事務、協(xié)調服務的重任，這就是辦公室。無論是分理制辦公形式，還是綜理制模式選擇，甚或是職能統(tǒng)兼模式，都在辦文、辦事、辦會，進行創(chuàng)新性、高知識含量、更富有個性色彩的輔助。從中央到地方，辦公室無所不有；從企業(yè)到事業(yè)，辦公室無處不在；從黨政軍群至民間、個體，辦公室不可或缺。辦公室直接為上司服務，溝通上下，聯(lián)系左右，維護組織正常運轉，展示組織良好形象。

第一節(jié)辦公室概述第一節(jié)辦公室概述第一節(jié)辦公室概述第一節(jié)辦公室概述一、辦公室的含義二、辦公室（廳）的性質三、辦公室的地位和職能一、辦公室的含義

（一）辦公室的界定

1．辦公場所是工作人員完成自己的工作任務、執(zhí)行其職務時的工作地點，是黨政機關或企事業(yè)單位為完成管理目標而進行工作的場所，是以白領階層為典型代表的非體力勞動者從事工作的主要場所。

此類辦公室通常需要配備相應的辦公家具和設備，比如辦公桌椅、文件柜、文印設備、通訊手段等等，供書寫、接待、會談、聯(lián)絡等工作使用。

2．行政直屬機構各級黨委、政府及企事業(yè)單位，從有利于某一專項工作的集中開展出發(fā)，設置一些行政機構來管理專項工作。

這類辦公室實際上是行政管理機構，往往對所主管的專項工作負有全面的責任。

3．議事協(xié)調機構為了完成某項特殊性或臨時性任務而設立的跨部門的協(xié)調機構。如“社會主義精神文明辦公室”、“‘打黃掃黑’領導小組辦公室”、“機構改革領導小組辦公室”，這類議事協(xié)調機構屬非常設機構，其領導小組成員均有相關部門領導兼任，下設辦公室負責協(xié)調各部門工作，處理相關事務。

4．綜合性辦事機構黨政機關、人民團體、企事業(yè)單位為領導機構及領導者處理綜合事務的輔助性機構。如“中共中央辦公廳”、“某公司行政辦公室”、“總裁辦公室”等等，這類輔助辦事機構，設置在領導、上司身邊，是直接為領導、上司服務的綜合部門，辦理行政性事務，溝通上下聯(lián)系左右，輔助領導工作。

這類辦公室也稱之為“秘書工作機關”或“秘書工作部門”。

（二）辦公室的類型

（1）黨政機關系統(tǒng)辦公室黨政機關系統(tǒng)辦公室分為黨務系統(tǒng)辦公室、立法機關辦公室、司法機關辦公室及行政機關辦公室。（2）民主黨派系統(tǒng)辦公室指在中國，除了中國共產(chǎn)黨以外，被統(tǒng)稱為民主黨派的八個政黨的辦公室。

（3）企事業(yè)單位系統(tǒng)的辦公室企業(yè)單位系統(tǒng)辦公室指各類經(jīng)濟組織中設立的辦公室；事業(yè)單位系統(tǒng)辦公室指各類學校、醫(yī)院、科研所等單位的辦公室。

（4）社會團體系統(tǒng)的辦公室社會團體系統(tǒng)辦公室指工會、青聯(lián)、婦聯(lián)、學聯(lián)等群眾團體組織工作機構的辦公室，一般按照相應的級別設立。（5）學術組織的辦公室各級各類學術組織一般設有秘書處，如“中國高教秘書學會秘書處”。（6）臨時性辦公室在某些重大活動或者工作中，常常成立一些跨單位、跨行業(yè)、跨地區(qū)的臨時領導機構，這就需要從各方面抽調人員組成臨時性辦事機構。

2．辦公室的層次

按照辦公室的規(guī)格、級別，同一系統(tǒng)的辦公室可以劃分為不同的層次。同是黨務系統(tǒng)辦公室，分為中央機構辦公室（廳）、地方機構辦公室（廳）、基層機構辦公室；同為辦公室，可分為部級辦公廳、局級辦公廳、處級辦公室、科級辦公室等。二、辦公室（廳）的性質決策機構情報信息系統(tǒng)咨詢參謀系統(tǒng)執(zhí)行系統(tǒng)監(jiān)督系統(tǒng)現(xiàn)代社會中，一個較具規(guī)模的組織體系通常由五部分構成：

但一個組織體系，并不是一個有機和諧的整體，它需要借助外在的力量把各個子系統(tǒng)整合起來，使之正常運轉。決策機構情報信息系統(tǒng)咨詢參謀系統(tǒng)執(zhí)行系統(tǒng)監(jiān)督系統(tǒng)辦公室（廳）（一）辦公室（廳）在組織結構中的定位

辦公室（廳）與資料室、檔案室、情報室等組成了情報信息系統(tǒng)，以獲取、整理、溝通信息等形式，輔助領導決策；辦公室（廳）與各種調查、研究、咨詢部門等一起構成咨詢參謀系統(tǒng)，并作為領導者的近身，發(fā)揮參謀作用；辦公室（廳）還要在領導中心與執(zhí)行系統(tǒng)之間擔當溝通的“橋梁”和監(jiān)督的“耳目”，發(fā)揮督查作用；而且還要根據(jù)領導活動的需要，辦理大量的日常事務，成為領導工作的助手。（二）辦公室（廳）的性質

1．承擔事務的機要性秘書部門處于行政組織中領導部門之下的中樞地位，掌管機密文件，組織和參加各種會議，承領導之命辦理各種重要事務，負責組織內部的安全、保衛(wèi)工作。涉密早，涉密深，涉密廣。

中國社?；饡k公廳

原主任（副部級）·佟達寧

2006年被處決，因向臺灣泄露國務院和中共中央文件，包括人民幣匯率調整等情報，使臺灣有所準備，避免了2000億新臺幣損失，佟達寧也因此獲得臺灣方面的“總統(tǒng)”大獎，報酬為25萬美元。

中央政府駐香港聯(lián)絡辦

秘書長·蔡小洪

2003年6月，內地有關部門在例行監(jiān)聽時，意外地發(fā)現(xiàn)了一份中方絕密材料，當中包括國家領導人即將訪港的非常詳盡的行程、保安計劃及將要會晤的人物、發(fā)表講話的內容等。蔡小洪提供的情報是戰(zhàn)略性的、全局性的，甚至在某些重要的領域是摧毀性的。

2．輔助管理的綜合性辦公室（廳）是社會組織實施內部管理的惟一機構，經(jīng)上司授權完成其管理職能。體現(xiàn)在：既要發(fā)揮參謀助手作用、溝通協(xié)調作用、督促檢查作用，還要發(fā)揮“窗口”、“門面”作用。這些作用的發(fā)揮，一般都具有全面性和全局性，是其他機構難以具備的。

3．所處位置的中樞性辦公室不是中樞機構，但最貼近中樞機構，輔助著中樞機構行使職權。如輔助決策、擬制計劃、傳達指令、組織協(xié)調、督促檢查等。這也是其他機構難以具備的。下級組織首腦機關下級組織職能部門職能部門中

貼

近

樞

秘書機關領導部門秘書部門下級組織下級組織職能部門職能部門中

貼

近

樞

辦公室只接受本級部門的領導，直接對本級領導部門負責。辦公室在其公務活動中，必然要與上級的、同級的和下級的組織或機構發(fā)生關系，即使與上級秘書機構或下級秘書機構之間，它們僅僅是工作、業(yè)務上的指導與被指導關系，并無隸屬關系。

4．組織關系的封閉性

秘書工作機構的中心地位體現(xiàn)在常常要代表決策機構處理全局性的問題，計劃、組織、協(xié)調、控制、監(jiān)督整個組織體系的正常運行。盡管辦公室與各執(zhí)行系統(tǒng)是平級，但當辦公室協(xié)調各執(zhí)行系統(tǒng)的工作時，就代表著決策系統(tǒng)，具有一定的指揮權；這種指揮權或者是決策系統(tǒng)授權，或者是對決策系統(tǒng)方針政策決議的貫徹。三、辦公室的地位和職能（一）居中心之位，行指揮之權

秘書工作機構在組織內部承上啟下，調度各方，保障組織的正常運轉和良性發(fā)展。辦公室和執(zhí)行系統(tǒng)同在一個層次，但它能像調度員一樣，根據(jù)組織整體的工作需要，對組織內部的任務分配及執(zhí)行情況進行溝通協(xié)調；辦公室匯集著上下左右、四面八方的信息，這些信息又通過辦公室人員的有力執(zhí)行而得到有效利用。（二）居樞紐之位，守調度之職

（三）居窗口之位，承公關之責

秘書工作機構是通向社會的窗口。這個窗口負責組織內外工作聯(lián)系，負責處理來文來函來電，負責接待上級的視察檢查、同行的參觀訪問，負責應對媒體采訪公眾投訴，其辦事效率、工作質量以及辦公室人員的禮儀風范，在一定程度上都體現(xiàn)著組織的經(jīng)營理念、管理水平和思想作風。這扇窗戶，打通了與社會雙向溝通的正常渠道，迎八面來風，樹組織形象。

第二節(jié)辦公室事務第二節(jié)辦公室事務第二節(jié)辦公室事務第二節(jié)辦公室事務辦文辦會辦事

“辦”一個力，兩個點，一點汗水、一點心血，可知“三辦”有多么的辛苦！實現(xiàn)領導最廣泛的辦法是用筆桿子一、辦文

辦文是將各種信息轉變成書面材料的工作，是圍繞文書、文件、文字材料開展的一系列工作。（一）文稿撰擬

文稿是決策者行使職責、推動工作、實施決策的重要手段。

纖筆一支誰與似，三千毛瑟精兵。

——毛澤東實現(xiàn)領導最廣泛的方法是用筆桿子。

——鄧小平

辦公室人員經(jīng)常要起草各種文書，如通知、通報、請示、報告、函、會議紀要、計劃、總結、講話稿、協(xié)議、合同等。

（二）

文

字

記

錄

包括錄和記兩部分。如會議記錄、電話記錄、來訪記錄、領導談話記錄等。

（三）文書制作：打字、復印、編排、裝訂等。（四）文書處理：收發(fā)、傳遞、辦理、保管、立卷等。（五）檔案管理：歸檔、鑒定、管理、提供等。組織在各種活動中產(chǎn)生的公文、圖紙、照片、錄音錄像及其他材料，需要經(jīng)過篩選、整理作為檔案保存。

（六）電子文件的撰寫、

傳輸、管理、歸檔

電子郵件的發(fā)送、接收、電子文件數(shù)據(jù)庫的建立、管理與檢索等。二、辦會

辦會主要是根據(jù)會議的不同屬性及緩急程度所進行的一系列包括議程、稿件、通知、記錄、簽會、紀要以及會后督辦與跟蹤督查等工作。協(xié)助決策機構對本單位的重要會議如領導辦公會、高層管理人員的工作會議進行安排，辦會能力的強弱，直接關系到會議效果，關系到領導的意圖能否得到圓滿實現(xiàn)，還直接影響著一個部門的聲譽。辦會包括會前籌劃準備、會中組織服務及會議善后工作。

辦公室事無巨細，頭緒繁多，可以說是上管天文地理，下管雞毛蒜皮，但只要按法規(guī)辦事、按程序辦事、按規(guī)則辦事、按職責辦事，就能游刃有余。三、辦事

急事穩(wěn)辦

大事細辦

輕事重辦

熟事生辦

生事慎辦

特事特辦

有事快辦

私事兼辦

（一）

信

息

工

作

信息工作是辦公室的重要內容。辦公室要利用各種信息手段，完成信息的收集、整理、利用工作；充分發(fā)揮信息的職能作用，為決策者提供決策依據(jù)。新時期的信息將工作除了傳統(tǒng)的收集、加工、提供、存貯和檢索信息外，還要完成網(wǎng)站的建設、維護和管理工作；微信、微博的利用工作等等。（二）日常事務性工作

1．建立健全規(guī)章制度：不僅協(xié)助領導建立健全本單位各方面的工作制度，也要建立健全辦公室的規(guī)章制定，以保證辦公室的執(zhí)行力。如《辦公室主任崗位職責》、《辦公室文員工作職責》等。2．值班工作

辦公室負責值班安排，尤其是節(jié)假日的值班安排及監(jiān)督工作。3．接待工作

負責接待組織內外的訪客，安排好來訪人員的吃住行，并組織相應的活動。4．印信管理

掌管本單位公章及領導人名章，開具本單位對外行政介紹信。5．辦公室用品管理

辦公用品的采購使用和管理，尤其是現(xiàn)代辦公設備的使用和維護。包括電腦、打印機、復印機、傳真機、掃描儀、遠程通訊設備、數(shù)碼錄音錄像設備、多媒體會議設備等等。6．安全保密工作

加強保密意識，強化保密手段，嚴控涉密載體。加強機密文件的保管、傳遞措施，設置安全墻防病毒、防黑客，保障計算機安全運行。7．輔助人力資源管理

辦公室雖然不是人力資源部門，但要參與人力資源管理，負責員工招聘、員工入職手續(xù)辦理、新員工培訓、員工離職手續(xù)辦理以及員工證照的辦理等。8．領導活動日程安排

領導的日常工作分為日常性工作和突發(fā)性工作。辦公室的通常做法是將有計劃的事情，比如會議、出差和接待預先填入擬好的日程表中，同時細致靈活地安排好隨機或突發(fā)事件。（三）臨時交辦或突發(fā)性工作

臨時任務往往是突發(fā)事件，需要快速了解任務的來龍去脈，分析任務的重要性、緊急性，快速制定工作計劃，然后根據(jù)計劃有條不紊地開展工作。

辦公室事務是由辦公室職能導出的業(yè)務活動，隨著信息技術的廣泛應用，辦公室迎來了辦公自動化時代，辦公室的業(yè)務活動也隨之不斷發(fā)展變化。但辦公室業(yè)務無論組織規(guī)模大小，性質如何，辦公室管理的事務基本相同，即辦文、辦會、辦事，這是辦公室永恒的主題，通過精確辦文，周全辦會，智慧辦事，逐漸成長為辦文高手、辦會能手和辦事巧手。

第三節(jié)辦公室管理第三節(jié)辦公室管理第三節(jié)辦公室管理第三節(jié)辦公室管理一、辦公室管理的界定二、辦公室管理的必要性和可行性三、辦公室管理建構四、辦公室管理的特征一、辦公室管理的界定

管理是社會組織為了實現(xiàn)預期的目標，以人為中心進行的協(xié)調活動。管理通過計劃、組織、指揮、協(xié)調、控制及創(chuàng)新等手段，整合人力、物力、財力、信息等資源，以期有效的實現(xiàn)組織目標的過程。

辦公室事務管理就是通過計劃、組織、指揮、協(xié)調、控制及創(chuàng)新等手段，充分調動辦公室人力、物力、財力、信息等資源，從而有效地發(fā)揮辦公室的輔助功能，輔助決策機構實現(xiàn)組織既定目標的過程。

辦公室事務管理是一個動態(tài)的過程，協(xié)調的是個人與個人、個人與群體的關系，管理的對象是辦公室擁有的各種資源，管理的終極目標是輔助領導或組織完成既定的工作目標。（一）辦公室管理的必要性

1．辦公室團隊協(xié)同作戰(zhàn)的有效方法

二、辦公室管理的

必要性和可行性2．辦公室資源優(yōu)化配置的客觀需要

3．管理過程有序規(guī)范的有力保證（二）辦公室管理的可行性1．成熟的管理學及相關學科理論為依據(jù)行政管理學辦公室管理辦公室管理辦公室管理辦公室管理秘書學

領導行為學

文書學

檔案學

2．行之有效的

辦公室管理制度為前提3．先進的辦公設備為支撐4．高素質辦公室人員為核心三、辦公室管理建構A

C

B

O

“建構”借用建筑學的一個詞語，原指建筑起一種構造，著重于系統(tǒng)的建立。建構是對結構（力的傳遞關系）和建造（構件的相應布置）邏輯的表現(xiàn)形式。

辦公室事務

A

C

B

管理核心

O辦公室工作人員

管理基礎

管理過程

管理方式

（一）管理的基礎

1．物質基礎物質基礎是辦公室運行的有力支撐，包括辦公環(huán)境、辦公設備和辦公經(jīng)費。

2．技術保障技術保障是使辦公流程簡化、辦公環(huán)境美化，辦公設備優(yōu)化以及辦公經(jīng)費合理化所采取的技術支援。（二）管理的過程計劃評估組織施實控制（三）管理的方式

1．現(xiàn)場現(xiàn)場是備受歡迎的一種管理方式，管理者通過語言的傳遞和交流，準確地將自己的意志向下屬傳遞，并產(chǎn)生影響。

它沒有中間環(huán)節(jié)，管理直接而迅速；但受管理者人數(shù)、精力的制約，力所難逮。使用過多，可能會影響管理效能。2．會議是各級各類組織經(jīng)常采用的方式，與會者主動或被動聚集起來，對需要解決的問題，彼此交流意見，聽從領導指揮，制定實施細則形成決議。

會議解決了管理者人數(shù)的制約，可以使管理者意圖傳播范圍擴大，會后的思想、行動也易于統(tǒng)一。但受會議地點、時間和經(jīng)費的限制，不能保證到會率，領導意圖有時難以貫徹到位。

3．文件文件是管理最常用方式，指公文、書信或指有關政策、理論等方面的文章。辦公室是產(chǎn)生大量文件的地方，文件突破了地域、層次和時間的限制，準確、規(guī)范的傳遞各種信息和指令，克服了現(xiàn)場和會議管理的時空局限，把組織的法定地位、管理體系以及工作程序通過文件的方式表達出來，使其更具權威性。（四）管理的核心

辦公室人員是辦公室管理的核心，遵循“異質結合”原則組成的秘書工作團隊，能夠運用現(xiàn)場、會議、文件的管理方式，按照計劃、組織、實施、控制、評估等管理程序，使用辦公設備，使辦公室管理正常運轉，達成組織預定目標。人在管理的各個維度中是最重要的，它統(tǒng)領著辦公室事務中各元素的管理。四、辦公室管理的特征

（一）綜合性

辦公室作為組織內部的綜合性辦事機構，圍繞組織預期目標展開工作，既要輔助決策又要溝通信息，既要展示形象又要保障后勤，既要制定制度又要管理會議，既要承擔日常事務，又要處理突發(fā)事件，呈現(xiàn)出明顯的綜合性。

（二）程序性

辦公室的管理過程有著一個相對穩(wěn)定的程序。任何一個組織都是圍繞自己的組織目標制定發(fā)展規(guī)劃，建立規(guī)章制度，使職責分明