辦公室事務(wù)管理課件：辦公自動化（OA）系統(tǒng)

系統(tǒng)辦公自動化【職場小故事】

何用東奔西走ＯＡ輕松搞定

本章首先簡單介紹一下辦公自動化的基礎(chǔ)知識，基礎(chǔ)知識主要包括辦公自動化的概念、實現(xiàn)的目標(biāo)，辦公自動化系統(tǒng)的優(yōu)勢以及三個技術(shù)層次。還簡單介紹了國內(nèi)較常見的辦公自動化產(chǎn)品。第二節(jié)具體以九思公司的iThink協(xié)同管理軟件為例介紹辦公自動化系統(tǒng)的使用，初步了解辦公自動化系統(tǒng)的整體結(jié)構(gòu)與常用功能的使用。一、辦公自動化系統(tǒng)簡介二、辦公自動化實現(xiàn)目的三、辦公自動化系統(tǒng)的顯著優(yōu)勢四、辦公自動化的三個技術(shù)層次五、辦公自動化系統(tǒng)產(chǎn)品簡介第一節(jié)辦公自動化系統(tǒng)概述第一節(jié)辦公自動化系統(tǒng)概述第一節(jié)辦公自動化系統(tǒng)概述第一節(jié)辦公自動化系統(tǒng)概述一、辦公自動化系統(tǒng)簡介

辦公自動化（OfficeAutomation,簡稱OA）是將現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式。辦公自動化沒有統(tǒng)一的定義，凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種新技術(shù)、新機器、新設(shè)備從事辦公業(yè)務(wù)，都屬于辦公自動化的領(lǐng)域。在行政機關(guān)中，大都把辦公自動化叫做電子政務(wù)，企事業(yè)單位就大都叫OA，即辦公自動化。

OA辦公系統(tǒng)也可以叫協(xié)同辦公系統(tǒng)，是70年代中期發(fā)達國家迅速發(fā)展起來的一門綜合性技術(shù)。是利用先進的技術(shù)，使原本由人來具體實施的各種辦公業(yè)務(wù)活動逐步由各種設(shè)備、各種人機信息系統(tǒng)來協(xié)助完成，達到充分利用信息，降低辦公成本，減少出錯率，提高工作效率和工作質(zhì)量，提高生產(chǎn)效率的目的。

OA辦公自動化系統(tǒng)為提高企業(yè)的運作效率、節(jié)省企業(yè)的辦公費用、全面提升企業(yè)的核心競爭力而設(shè)計。系統(tǒng)通過提供完善的管理與統(tǒng)計功能，實現(xiàn)無紙化辦公、節(jié)省資源、優(yōu)化企業(yè)管理流程，提高企業(yè)的管理水平和決策能力。將人從繁瑣、無序、低端的工作中解放出來處理更有價值、更重要的事務(wù)，整體提高了企業(yè)辦事效率和對信息的可控性，使企業(yè)管理趨于完善。OA系統(tǒng)一般包括:

用戶管理、信息管理、郵件系統(tǒng)、客戶管理、行政管理、人事管理等模塊，具有涵蓋辦公管理的各項事務(wù)，實現(xiàn)提高企業(yè)的運作效率、節(jié)省企業(yè)的辦公費用等特點。二、辦公自動化實現(xiàn)目標(biāo)

（一）提高辦公效率

辦公系統(tǒng)充分利用互聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù)，改變了傳統(tǒng)的辦公方式，將辦公系統(tǒng)建立在互聯(lián)網(wǎng)上，使辦公系統(tǒng)實現(xiàn)移動化、實時化、高效化、無紙化，用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來推動現(xiàn)代辦公效率的提高。（二）規(guī)范工作流程

可將公司工作流程文件放入系統(tǒng)，便于各級部門的審批、查閱，規(guī)范公司各崗位的工作規(guī)范。個人信息和日程管理，協(xié)助員工工作更出色

。

（三）節(jié)省辦公費用

節(jié)省支出，尤其是長途電話、傳真、復(fù)印、打印和辦公用紙費用，真正實現(xiàn)無紙化辦公，是企業(yè)實現(xiàn)管理現(xiàn)代化的標(biāo)志。

（四）提供決策支持

辦公系統(tǒng)為管理層隨時隨地、方便安全的查詢掌握全局的業(yè)務(wù)、財務(wù)、人事情況，為領(lǐng)導(dǎo)者決策調(diào)整提供支持。為各機關(guān)和企業(yè)等提供高效、安全、智能化的網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境，加強辦公流程的管理，增強辦公的協(xié)調(diào)性，擴大信息通道，從而提高單位的在線管理水平。（五）實現(xiàn)文件管理自動化

通過系統(tǒng)，將公司所有文件發(fā)布到系統(tǒng)中，一方面實現(xiàn)了文件的存檔，另一方面方便了公司員工查詢，可建立各種不同目錄和數(shù)量的文件柜。文件管理自動化將為貴公司節(jié)省大量紙張、復(fù)印、文件柜等辦公費用。（六）改變信息交流方式

辦公自動化系統(tǒng)提高了新的信息交流方式，以及全面的資源和信息共享平臺。單位各級部門之間及員工通過電子郵件，BBS、即時信息、手機短信息發(fā)送等方式互相交流，改善了單位的通訊環(huán)境。單位內(nèi)部各部門、員工之間信息和資源的全面共享，消除信息孤島。內(nèi)部網(wǎng)與INTERNET的平滑集成，改善了單位與外部的信息交流方式，提高自身形象，增強企業(yè)市場競爭力?？蓪崿F(xiàn)遠程對異地子公司的報表匯總、指令發(fā)布、技術(shù)支持等。（七）構(gòu)建良好的協(xié)同工作環(huán)境

在網(wǎng)上各部門之間實現(xiàn)科學(xué)、高效、透明、規(guī)范的數(shù)字化協(xié)同工作環(huán)境，讓工作組的所有人員都能掌握工作進度，發(fā)揮群體工作的威力，讓企業(yè)更具活力。（八）實現(xiàn)基于電腦網(wǎng)絡(luò)

的知識管理和網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)

通過辦公系統(tǒng)提升企業(yè)員工的素質(zhì)；利用公共信息庫，共享信息和知識，將所有員工的智慧積累和發(fā)揚。三、辦公自動化系統(tǒng)的顯著優(yōu)勢

（一）效率大大提高

由于當(dāng)前辦公系統(tǒng)的條件所限，目前各類公文、政令的傳遞速度有時不夠及時迅速，應(yīng)變能力較差。而采用協(xié)同OA辦公系統(tǒng)后有望改變這一情況，一些以前需要幾天甚至更長時間才能解決的現(xiàn)實情況和問題短時間內(nèi)便能獲得反饋，從而大大加強了政令推行的實效性，使工作效率得到極大提高。（二）節(jié)約大量資源紙張的節(jié)約時間的節(jié)約（三）功能全面便捷

采用協(xié)同OA辦公系統(tǒng)后，其他應(yīng)用系統(tǒng)都可以集成到OA系統(tǒng)做接口，網(wǎng)站發(fā)布信息、文件歸檔工作等，都可利用OA模塊的相關(guān)系統(tǒng)來處理，進行起來更加簡捷方便、得心應(yīng)手。（四）利于信息整合

協(xié)同OA辦公系統(tǒng)

的信息報送模塊有助

于集團各部門更好地采集與處理信息，同時我們還可利用系統(tǒng)對信息進行篩選、分類、整理與歸納，使之轉(zhuǎn)換為集團工作的重要參考依據(jù)。從而實現(xiàn)資源整合、信息共享，進一步發(fā)揮信息資源的社會效益與經(jīng)濟效益。四、辦公自動化的三個技術(shù)層次決策支持級OA系統(tǒng)信息管理級OA系統(tǒng)事務(wù)處理型OA系統(tǒng)（一）事務(wù)處理型OA系統(tǒng)

事務(wù)處理型OA系統(tǒng)只限于單機或簡單的小型局域網(wǎng)上的文字處理、電子表格、數(shù)據(jù)庫等輔助工具的應(yīng)用，一般稱之為事務(wù)型辦公自動化系統(tǒng)。辦公事務(wù)辦公自動化中，最為普遍的應(yīng)用有文字處理、電子排版、電子表格處理、文件收發(fā)登錄、電子文檔管理、辦公日程管理、人事管理、財務(wù)統(tǒng)計、報表處理、個人數(shù)據(jù)庫等。

這些常用的辦公事務(wù)處理的應(yīng)用可作成應(yīng)用軟件包，包內(nèi)的不同應(yīng)用程序之間可以互相調(diào)用或共享數(shù)據(jù)，以便提高辦公事務(wù)處理的效率。這種辦公事務(wù)處理軟件包應(yīng)具有通用性，以便擴大應(yīng)用范圍，提高其利用價值。此外，在辦公事務(wù)處理級上可以使用多種辦公自動化子系統(tǒng)，如電子出版系統(tǒng)、電子文檔管理系統(tǒng)、智能化的中文檢索系統(tǒng)、光學(xué)漢字識別系統(tǒng)、漢語語音識別系統(tǒng)等。

在公用服務(wù)業(yè)、公司等經(jīng)營業(yè)務(wù)方面，使用計算機替代人工處理的工作日益增多，如訂票、售票系統(tǒng)，柜臺或窗口系統(tǒng)，銀行業(yè)的儲蓄業(yè)務(wù)系統(tǒng)等。事務(wù)型或業(yè)務(wù)型的辦公自動化系統(tǒng)其功能都是處理日常的辦公操作，是直接面向辦公人員的。為了提高辦公效率，改進辦公質(zhì)量，適應(yīng)人們的辦公習(xí)慣，要提供良好的辦公操作環(huán)境。（二）信息管理級OA系統(tǒng)

隨著信息利用重要性的不斷增加，在辦公系統(tǒng)中對和本單位的運營目標(biāo)關(guān)系密切的綜合信息的需求日益增加。信息管理型的辦公系統(tǒng)，是把事務(wù)型辦公系統(tǒng)和綜合信息緊密結(jié)合的一種一體化的辦公信息處理系統(tǒng)。綜合數(shù)據(jù)庫存放該有關(guān)單位的日常工作所必需的信息。例如，在政府機關(guān)，這些綜合信息包括政策、法令、法規(guī)，有關(guān)上級政府和下屬機構(gòu)的公文、信函等的政務(wù)信息；一些公用服務(wù)事業(yè)單位的綜合數(shù)據(jù)庫包括和服務(wù)

項目有關(guān)的所有綜合信息；公司企業(yè)單位的綜合數(shù)據(jù)庫包括工商法規(guī)、經(jīng)營計劃、市場動態(tài)、供銷業(yè)務(wù)、庫存統(tǒng)計、用戶信息等。作為一個現(xiàn)代化的政府機關(guān)或企、事業(yè)單位，為了優(yōu)化日常的工作，提高辦公效率和質(zhì)量，必須具備供本單位的各個部門共享的這一綜合數(shù)據(jù)庫。這個數(shù)據(jù)庫建立在事務(wù)級辦公自動化系統(tǒng)基礎(chǔ)之上，構(gòu)成信息管理型的辦公自動化系統(tǒng)。

決策支持型OA系統(tǒng)建立在信息管理級辦公自動化系統(tǒng)的基礎(chǔ)上。它使用由綜合數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)所提供的信息，針對所需要做出決策的課題，構(gòu)造或選用決策數(shù)字模型，結(jié)合有關(guān)內(nèi)部和外部的條件，由計算機執(zhí)行決策程序，作出相應(yīng)的決策。隨著三大核心支柱技術(shù)：網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)、計算機技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)的成熟，世界上的辦公自動化已進入到新的層次，在新的層次中系統(tǒng)有四個新的特點：（三）決策支持型OA系統(tǒng)

1．集成化

軟硬件及網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品的集成，人與系統(tǒng)的集成，單一辦公系統(tǒng)同社會公眾信息系統(tǒng)的集成，組成了“無縫集成”的開放式系統(tǒng)。

2．智能化

面向日常事務(wù)處理，輔助人們完成智能性勞動，如：漢字識別，對公文內(nèi)容的理解和深層處理，輔助決策及處理意外等。

3．多媒體化

包括對數(shù)字、文字、圖像、聲音和動畫的綜合處理。

4．運用電子數(shù)據(jù)交換

通過數(shù)據(jù)通訊網(wǎng)，在計算機間進行交換和自動化處理。

辦公室自動化系統(tǒng)本身是一個多層次的系統(tǒng)，在各種層面上，可以說實現(xiàn)了辦公自動化的一部分業(yè)務(wù)，而從最初級的自動化開始，隨著采用的技術(shù)不同而逐步構(gòu)成一個更高級的自動化系統(tǒng)。五、辦公自動化系統(tǒng)產(chǎn)品簡介

九思OA是專注高端的OA廠商，其OA系統(tǒng)專家團隊十年來成功服務(wù)過成千上萬個在線用戶。其擁有政府、軍工、金融、能源、教育等客戶信息化服務(wù)閱歷，在05年，帶領(lǐng)團隊在中端、高端市場取得業(yè)內(nèi)第一的業(yè)績，客戶成功應(yīng)用率幾乎100%，OA系統(tǒng)贏得業(yè)內(nèi)和客戶的絕好口碑！九思OA廠商的OA系統(tǒng)功能完善，體系先進；開發(fā)能力強，與東軟等大公司合作；技術(shù)上的優(yōu)勢，使其OA系統(tǒng)工作流比較易用。

萬戶公司作為國內(nèi)最早成立的OA辦公系統(tǒng)廠商，一直憑借務(wù)實的作風(fēng)備受內(nèi)行人的青睞，是一家在OA領(lǐng)域?qū)I(yè)性強，注重技術(shù)實力和研發(fā)的協(xié)同管理廠商。萬戶在產(chǎn)品的設(shè)計中融入了很多實用和領(lǐng)先的管理思想和理念，如打造知識性組織、文化驅(qū)動、時間管理、動態(tài)組織、實時企業(yè)、執(zhí)行力、流程再造等，是有思想的產(chǎn)品，這大大提升了產(chǎn)品的實用性、易用性和應(yīng)用價值。

泛微公司OA產(chǎn)品最大的特點

是功能大而全，給人的感覺比較大氣，包括其頁面布局和功能設(shè)計，展現(xiàn)層面的功能做得很好，給人一種完整的協(xié)同辦公平臺的感覺。泛微OA的技術(shù)可靠，軟件是一個基于J2EE架構(gòu)的大型分布式應(yīng)用，采用的是J2EE的三層架構(gòu)體系，這使得產(chǎn)品的各項功能比較完善，數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)度也很高，包括工作流、知識管理這樣的功能模塊都不錯。此外，泛微OA十分重視跟ERP的融合，還推出了移動OA與ERP的融合解決方案，宣傳協(xié)同商務(wù)的理念。

致遠OA依托于用友軟件的銷售渠道和客戶資源，致遠OA的市場占有率一直領(lǐng)先業(yè)界，2011年的營業(yè)額達到1.37億，蟬聯(lián)市場占有率第一的位置。致遠OA以標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)品的銷售模式為主，核心應(yīng)用包括協(xié)作管理中心、審批管理中心、公文管理中心、知識管理中心等7個方面，涵蓋了企業(yè)日常辦公的各個環(huán)節(jié)，產(chǎn)品較為成熟，功能完善，整體表現(xiàn)十分均衡。致遠OA在中小企業(yè)的應(yīng)用中更多，不太適合對二次開發(fā)需求較多的用戶。

通達在國內(nèi)知名的OA辦公系統(tǒng)廠商中顯得比較特殊，一是因為他是唯一的國企，二是他采用的是被廣泛應(yīng)用于網(wǎng)站建設(shè)的PHP開發(fā)語言，與主流廠商都采用JAVA不同。通達OA的品牌定位十分鮮明，開拓小型企業(yè)用戶，并通過狠打價格戰(zhàn)、甚至免費贏得了大量用戶。這跟PHP開發(fā)語言具有開源、成本低、實施簡單等特點有關(guān)。通達OA的功能非常全面，日常行政辦公的職能全部涵蓋在內(nèi)，功能也比較容易上手，能滿足小企業(yè)的應(yīng)用。金和OA從產(chǎn)品角度來說，金和OA和致遠OA有些相似，產(chǎn)品都比較成熟，無論是功能還是使用各方面都比較均衡，在收文、發(fā)文管理上，用戶可完全自定義收文流程、發(fā)文流程，在會議管理上，提供從一次會議的申請、審批、會議室安排、會議通知等全過程管理，對中小企業(yè)來說，都能夠用得比較順手。協(xié)眾OA主要優(yōu)勢是功能成熟，系統(tǒng)先進，采用先進的EXTJS前端用戶界面，特別是工作流和工作報表模版做得很有特點，支持移動辦公體驗并可實現(xiàn)用友或金碟財務(wù)軟件的對接。OA小秘書是協(xié)眾OA系統(tǒng)客戶端，與瀏覽器深度整合，采用富客戶端技術(shù)，與系統(tǒng)運行更快速，不含插件系統(tǒng)運用安全高效，支持內(nèi)網(wǎng)和動態(tài)IP網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，自動登錄與提醒功能，自帶即時通訊功能，達到“事找人”的辦事效果。第二節(jié)

辦公自動化系統(tǒng)操作圖13-1系統(tǒng)登錄界面

iThink協(xié)同管理軟件全面覆蓋了傳統(tǒng)辦公軟件的核心功能，如協(xié)同工作、公文、流程審批、知識管理、外部郵件、項目管理、綜合辦公、和公告\新聞\調(diào)查\討論等公共信息，包含郵件、日程事件、任務(wù)管理、計劃管理、通訊錄、百寶箱等應(yīng)用功能，并創(chuàng)造性地抽象和提升了關(guān)聯(lián)系統(tǒng)、辦理中心和融合通訊整合等諸多應(yīng)用，通過消息引擎、門戶引擎、工作流引擎和數(shù)據(jù)引擎的部署，實現(xiàn)了消息、任務(wù)、信息、外部系統(tǒng)和人的互聯(lián)，實現(xiàn)了以人為中心的信息整合和利用，是全面、完整的協(xié)同辦公解決方案，幫助構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化組織。一、接收辦理

接收辦理主要包括：待處理的協(xié)同和待審批的流程、待審批的發(fā)文和收文、待閱的流程、在辦事項、辦結(jié)事項、已閱事項等。提供查看、處理待辦事項、以及通過標(biāo)題、報送時間、辦理期限對待辦事項進行查詢。

操作步驟：點擊導(dǎo)航左側(cè)菜單上的

進入辦理中心操作區(qū)，點擊【辦理中心】|【接收辦理】進入接收辦理事項列表管理頁面。頁面分為兩部分，上部分是查詢功能，下部分是數(shù)據(jù)的顯示。

（一）接收待辦

是待處理的協(xié)同和待審批的流程、待審批的發(fā)文和收文等。用戶點擊頁簽欄【接收待辦】進入接收待辦管理頁面。圖13-2接收待辦管理頁面

接收辦理事項的處理：點擊接收辦理列表頁面中某記錄的標(biāo)題，進入其內(nèi)容頁面；進行該待辦事情的處理。如圖13-3，正文上方的按鈕是流程管理員根據(jù)實際需要定義的。圖13-3待辦處理頁面

關(guān)閉：該功能是關(guān)閉處理待辦事項頁面。點擊圖13-3中的

圖標(biāo)可以關(guān)閉處理待辦事項頁面。

保存：該功能是保存當(dāng)前用戶寫的批示意見。

發(fā)送：當(dāng)期審批人寫完批示意見，點擊圖13-3中的

圖標(biāo)，進入選人界面，選擇下一節(jié)點辦理人，如圖13-4。

轉(zhuǎn)辦：該功能是將該事項交給其他人辦理。點擊圖13-3中的

圖標(biāo)就可以進入轉(zhuǎn)辦頁面，選擇辦理人后點擊【確定】按鈕。就會把該事項交給此人處理。

退回：該功能是當(dāng)前節(jié)點審批人不同意該流程申請。點擊圖13-3中的

圖標(biāo)就可以退回該申請，選擇要退回的環(huán)節(jié)或者發(fā)起人。并填寫退回原因，見圖13-5，被選擇的對象系統(tǒng)會通過消息提醒給予退回提示。

反饋：該功能是反饋該流程辦理情況。點擊圖13-3中的

圖標(biāo)就可以進行反饋選擇要反饋對象。被選擇的對象系統(tǒng)會通過消息提醒給予提示。

打?。捍蛴”韱涡畔?/p>

作廢：當(dāng)使用此功能時，這個流程被徹底刪除，在流程所有相關(guān)人的“文件辦理”中均被刪除。這是一個特殊權(quán)限，系統(tǒng)管理員一般會很謹(jǐn)慎的賦予某個活動、某個辦理人這個權(quán)限。

流程圖：該功能是以圖形的方式展示該事項流程的全部執(zhí)行環(huán)節(jié)。辦理過的節(jié)點顯示灰色。點擊圖13-3中的【流程圖】就可以看到該事項流程的具體執(zhí)行環(huán)節(jié)，如圖13-6。其中

是虛擬節(jié)點，虛擬節(jié)點主要用于做條件判斷以為流程分支。對流轉(zhuǎn)方向進行多條件的自動判斷。

流程描述：該功能是以文字的方式對該流程的執(zhí)行環(huán)節(jié)描述和約束條件。

流程記錄：該功能是查看該事項流程已經(jīng)執(zhí)行的環(huán)節(jié)信息。點擊圖13-3中【流程記錄】就可以看到該事項流程的已經(jīng)執(zhí)行的情況，如圖13-7。

圖13-4當(dāng)前處理人把該流程

發(fā)送給下一節(jié)點的選人界面圖13-5退回頁面圖13-6流程圖頁面圖13-7流程記錄頁面

數(shù)據(jù)模糊查詢：點擊列表右上角的查詢按鈕出現(xiàn)查詢組合，填寫想查詢數(shù)據(jù)信息的標(biāo)題，辦理期限和報送時間。點擊【查詢】按鈕，就會在頁面的下面部分顯示所查詢的數(shù)據(jù)信息。

分類查詢：

可以把接收待辦事項分類進行分類管理，分為列表、類型和緩急等類，這樣就可以提高處理事項的效率。

按列表查詢信息：點擊圖13-8右上方的【列表】頁簽欄。

按類型查詢信息：點擊圖13-8右上方的【按類型】頁簽欄，就會按照類型列表顯示如圖13-8點擊流程名字就會在列表中顯示該類下的所有待辦事項信息。

按緩急查詢信息：點擊圖13-2右上方的【按緩急】頁簽欄，按照緩急情況顯示如圖13-9點擊緩急程度名字就會在列表中顯示該型的待辦事項信息。圖13-8按類型列表顯示圖13-9按照緩急列表顯示

（二）待閱：待閱的審批流程，用戶點擊頁簽欄【待閱】進入待閱管理頁面。如圖13-10：

圖13-10待閱管理頁面

數(shù)據(jù)查詢：在頁面的上部分填寫想查詢數(shù)據(jù)信息的標(biāo)題、報送時間。點擊【查詢】按鈕，就會在頁面的下面部分顯示所查詢的數(shù)據(jù)信息。

待閱事項的處理：點擊待閱事項列表頁面中某記錄的【標(biāo)題】，進入其內(nèi)容頁面進行查閱。如，圖13-11，點擊

按鈕

該文件會自動顯示在已閱事項列表圖13-16。

批量處理待閱文件：選中要審閱的事項，點擊圖13-10中

按鈕，進入批量處理頁面如圖13-12。寫上處理意見，點擊【確定】這些文件會自動顯示在已閱事項列表圖13-16圖13-11查看待閱事項圖13-12批量處理待閱事項

（三）在辦：用戶點擊頁簽欄【在辦】進入在辦事項管理頁面：表示當(dāng)前用戶節(jié)點已經(jīng)處理完該流程，但還有未處理的節(jié)點，如圖13-13：圖13-13在辦事項管理頁面

當(dāng)前用戶能點擊在辦事項列表中的【標(biāo)題】查看流程處理情況。如圖13-14圖13-14查看流程處理情況

（四）辦結(jié)：用戶點擊頁簽欄【辦結(jié)】進入辦結(jié)事項管理頁面。處理完的流程如圖13-15：用戶能按列表、類型查看辦結(jié)事項，操作歩驟參考（在辦），另外用戶還能對辦結(jié)事項進行刪除。圖13-15辦結(jié)事項管理頁面

（五）已閱：用戶點擊頁簽欄【已閱】進入已閱事項管理頁面。如圖13-16：用戶能按列表、類型查看辦結(jié)事項，操作歩驟參考（在辦），另外用戶還能對已閱事項進行刪除。圖13-16已閱事項列表二、已發(fā)事項

已發(fā)事項表示用戶自己發(fā)起的流程（協(xié)同、會議室申請、發(fā)文申請等）跟蹤走向情況。包括在辦（正在辦理的流程）、辦結(jié)（辦結(jié)的流程）、退回（被退回的流程）、取消（取消的流程）。

操作步驟：點擊導(dǎo)航左側(cè)菜單上的

進入辦理中心操作區(qū)，點擊【辦理中心】|【已發(fā)事項】進入已發(fā)事項列表管理頁面。頁面分為兩部分，上部分是查詢功能，下部分是數(shù)據(jù)的顯示。

（一）已發(fā)在辦：用戶點擊頁簽欄【已發(fā)在辦】進入已發(fā)在辦管理頁面。如圖13-17：

圖13-17我的在辦管理頁面

數(shù)據(jù)查詢：在頁面的上部分填寫想查詢數(shù)據(jù)信息的標(biāo)題、報送時間。點擊【查詢】按鈕，就會在頁面的下部分顯示所查詢的數(shù)據(jù)信息。

查看流程辦理情況：點擊我的在辦事項列表頁面中某記錄的【標(biāo)題】，進入其詳細信息頁面查看流程辦理情況和催辦等。如圖13-18

圖13-18查看流程辦理情況

關(guān)閉：該功能是關(guān)閉該事項頁面。點擊圖13-18圖標(biāo)可以關(guān)閉該在辦事項頁面。

打印：該功能是打印該表單信息，點擊圖13-18圖標(biāo)就可以打印該表單信息。

催辦：該功能是催辦未辦理流程節(jié)點人。可以點擊圖13-18圖標(biāo)就可以進入催辦頁面如圖13-19。發(fā)送催辦信息。該未辦理人會收到催辦信息。

流程圖：該功能是以圖形的方式展示該事項流程的執(zhí)行走向情況。流程圖節(jié)點變成灰色說明該節(jié)點已經(jīng)處理了。點擊圖13-18中的【流程圖】如圖13-21。

流程描述：該功能是以文字的方式對該流程的執(zhí)行環(huán)節(jié)描述和約束條件。

流程記錄：該功能是查看該事項流程已經(jīng)執(zhí)行的環(huán)節(jié)信息。點擊圖13-8中【流程記錄】就可以看到該事項執(zhí)行情況，如圖13-21。

圖13-21

催辦頁面圖13-20流程頁面圖13-21流程記錄頁面

（二）辦結(jié)：用戶點擊頁簽欄【辦結(jié)】進入辦結(jié)事項管理頁面。如圖13-22：能對辦結(jié)事項進行模糊查詢、按照類別（列表、類型）分類查詢、刪除等操作。

圖13-22辦結(jié)事項管理頁面

操作步驟：打開新建日程頁面：點擊導(dǎo)航左側(cè)菜單上的

進入辦理中心操作區(qū)，即【辦理中心】|【新建日程】，彈出新建日程頁面。如圖13-23圖13-23新建日程頁面三、新建日程

主題：填寫新日程的主題。

參與人：選擇該日程參與人。

日程選項：用戶可以選擇日程開始時間，結(jié)束時間，是否是全天日程和提醒等功能選項。用戶根據(jù)實際需要，進行相應(yīng)的選擇。

相關(guān)項目：如果該日程和某個項目有關(guān)，就把項目選上。

備注：用戶在這里填寫具體的日程備注信息。

日程的具體操作：用戶可以根據(jù)自己的需求進行相應(yīng)的操作。分為保存退出，保存繼續(xù)，重置和退出等操作。

【保存退出】進行保存日程并退出該頁面。

【保存繼續(xù)】進行保存日程該頁面不退出可以繼續(xù)新建日程。

【重置】可以清空所有填寫的信息，重新填寫。

【退出】如果突然不想保存日程可以點擊“退出”按鈕退出該頁面。四、發(fā)起流程

這里以請假流程為例做講解發(fā)起流程。

操作步驟：進入選擇流程頁面：點擊導(dǎo)航左側(cè)菜單上的

進入辦理中心操作區(qū)，即【辦理中心】|【發(fā)起流程】，進入流程名字顯示頁面如圖13-24，分類顯示流程名稱。圖13-24流程名字顯示頁面

發(fā)起流程：以調(diào)用模板方式發(fā)起流程申請，點擊【演示流程/請假流程】彈出流程申請頁面。如圖13-25，在表單上填寫相應(yīng)的信息。圖13-25請假表單信息80

關(guān)閉：該功能是關(guān)閉發(fā)起流程頁面。點擊圖13-25圖標(biāo)可以關(guān)閉該發(fā)起流程頁面。

發(fā)送：該功能是進入流程節(jié)點走向的選人界面。點擊圖13-25

圖標(biāo)就可以進入發(fā)送頁面。如圖13-26。辦公自動化系統(tǒng)實例介紹唐山師范學(xué)院圖13-25請假流程發(fā)送頁面

下一節(jié)點：該功能自動選擇。審批方式：該功能自動選擇。辦理期限：用戶可以自行選擇在規(guī)定的時間辦理該流程。辦理提示：按緩急分為5種類型。分別為：一般、加急、急件、特急和特提。

【發(fā)送】直接發(fā)送后關(guān)閉頁面。

【發(fā)送繼續(xù)】發(fā)送完畢后頁面不關(guān)閉。還可以繼續(xù)發(fā)送。

【取消】取消選人界面

發(fā)布知識是個人信息的集中展示，和大家一起分享。

操作步驟：進入新建知識頁面：點擊導(dǎo)航左側(cè)菜單上的

進入辦理中心操作區(qū)，即【辦理中心】|【新建知識】，會彈出發(fā)布知識界面如圖13-27。五、新建知識圖13-27發(fā)布知識頁面（一）基本信息

欄目：選擇知識欄目。

標(biāo)題：知識的標(biāo)題。

模版：用戶可以選擇調(diào)用知識模版。

查看人：范圍內(nèi)的用戶能夠查看該知識。

選項：標(biāo)題顯示為紅色：該知識標(biāo)題在對應(yīng)欄目列表顯示紅色，也會在門戶顯示紅色。

允許評論：如果選擇允許，則可查看人范圍內(nèi)的用戶能夠點評該知識。

允許打?。喝绻x擇允許，則可查看人范圍內(nèi)的用戶能夠打印該知識。

瀏覽正文不顯示標(biāo)題：如果被選擇，則瀏覽正文不顯示標(biāo)題，只顯示正文。

添加圖片：在門戶上顯示圖片知識是抓取這里的圖片。

添加附件：上傳附件

填寫正文：根據(jù)用戶需要，填寫相關(guān)的知識正文內(nèi)容。

具體操作：用戶可以根據(jù)自己的需求進行相應(yīng)的操作。分為保存退出，保存繼續(xù)，重置和退出等操作。

【保存退出】：進行保存新知識并退出該頁面。

【保存繼續(xù)】：進行保存新知識該頁面不退出可以繼續(xù)新建新知識。

【重置】：可以清空所有填寫的信息，重新填寫。

【退出】：如果突然不想保存新知識可以點擊

【退出】按鈕退出該頁面。

（二）擴展信息操作步驟（可選）

選擇擴展信息：選擇頁簽欄中的擴展信息。頁面就會變?yōu)閿U展信息頁面如圖13-28。圖5-2添加擴展信息頁面圖13-28添加擴展信息頁面

填寫副標(biāo)題：為發(fā)布的新知識填寫副標(biāo)題。

填寫關(guān)鍵字：為發(fā)布的新知識填寫關(guān)鍵字。

同時發(fā)布的欄目：用戶可以選擇同時發(fā)布到其他的欄目中。

填寫作者：為發(fā)布的新知識填寫作者。

發(fā)布日期：用戶自行選擇發(fā)布知識的日期。

設(shè)置有效期限：用戶可以根據(jù)自己的需要自行設(shè)置永久和短期。當(dāng)用戶選擇短期的時候，可以填寫有效期的范圍。

具體操作：用戶可以根據(jù)自己的需求進行相應(yīng)的操作。分為保存退出，保存繼續(xù)，重置和退出等操作。

【保存退出】：進行保存新知識并退出該頁面。

【保存繼續(xù)】：進行保存新知識該頁面不退出可以繼續(xù)新建新知識。

【重置】：可以清空所有填寫的信息，重新填寫。

【退出】：如果突然不想保存新知識可以點擊【退出】按鈕退出該頁面六、我的任務(wù)

跟當(dāng)前登陸用戶有關(guān)系的任務(wù)。具體分為【在辦】，【待考核】，【已完成】和【已取消】等任務(wù)類型。下面將對各個類型做詳細講解。

（一）在辦任務(wù)：在辦任務(wù)顯示的是當(dāng)前用戶定義的未開始，進行中和已推遲的任務(wù)。

點擊導(dǎo)航左側(cè)菜單上的

進入辦理中心操作區(qū)，即【辦理中心】|【我的任務(wù)】，就進入到了我的任務(wù)列表頁面。頁面分為兩部分，上面部分的功能為查詢。下面部分為信息列表。下面的頁簽欄分為【在辦】，【待考核】，【已完成】和【已取消】等任務(wù)類型。不同的任務(wù)類型有著不同的操作。默認(rèn)出現(xiàn)【在辦】頁簽欄，或選擇【在辦】頁簽欄。如圖13-29。

圖13-29在辦任務(wù)頁面

查詢在辦任務(wù)：填寫頁面上部分的表單，點擊【查詢】按鈕。在【在辦】任務(wù)的頁簽里面的列表就會顯示用戶所查詢到的數(shù)據(jù)。

新增任務(wù)：在這里用戶可以給自己定義任務(wù)。點擊圖13-29中的【新增】按鈕，就會彈出新建任務(wù)的頁面如圖13-30。

圖13-30新任務(wù)安排頁面

任務(wù)名稱：用戶可以填寫新任務(wù)的名稱。

負責(zé)人：該任務(wù)的負責(zé)人，給自己安排任務(wù)，系統(tǒng)默認(rèn)當(dāng)前登錄用戶。

考核人：當(dāng)任務(wù)完成率到100%的時候。負責(zé)人要匯報給該考核人進行考核。

緊急程度：用戶根據(jù)自己的需要，可以自行設(shè)置。具體分為：一般，快辦和即辦。用戶根據(jù)該任務(wù)的實際情況選擇。

狀態(tài)：用戶根據(jù)自己的需要，可以自行設(shè)置。新建的時候有未開始和進行中兩種狀態(tài)供用戶選擇。

任務(wù)類型：用戶根據(jù)自己的需要，可以自行設(shè)置。（任務(wù)類型是由應(yīng)用管理員設(shè)定）

開始日期：用戶自行設(shè)置任務(wù)開始的日期。

截止日期：用戶自行設(shè)置任務(wù)結(jié)束的日期。

上傳附件：如果用戶需要在任務(wù)中附加文件，按【上傳】鍵，選擇【本地文件】添加文件。如圖13-31。

圖13-31上傳文件

任務(wù)描述：用戶可以自行添加對該任務(wù)的相關(guān)描述。

具體操作：用戶可以根據(jù)自己的需求進行相應(yīng)的操作。分為保存退出，保存繼續(xù)，重置和退出等操作。

【保存退出】：進行保存新任務(wù)并退出該頁面。

【保存繼續(xù)】：進行保存新任務(wù)該頁面不退出可以繼續(xù)新建任務(wù)。

【重置】：可以清空所有填寫的信息，重新填寫。

【退出】：如果不想保存新任務(wù)可以點擊“退出”按鈕退出該頁面。

查看任務(wù)詳細信息：點擊任務(wù)名稱能會彈出該任務(wù)的詳細頁面，如下圖13-32。頁面如上下兩部分組成。上面是該任務(wù)的基本信息情況。下面還有匯報情況、子任務(wù)、歷史版本等頁簽。用戶可以在這里進行相應(yīng)的查詢操作。圖13-32任務(wù)查看頁面

修改任務(wù)：在在辦任務(wù)列表后面的處理欄中點擊

圖標(biāo)。就會彈出該任務(wù)的修改頁面。用戶可以該任務(wù)進行修改操作（任務(wù)的狀態(tài)也是在這里修改，自己給自己安排的認(rèn)為是可以修改的）

添加子任務(wù)：在3.6-1我的任務(wù)列表中處理欄中點擊

圖標(biāo)，就會彈出為該任務(wù)添加子任務(wù)的頁面。同添加新任務(wù)的操作相類似，在這里不做具體演示。

刪除任務(wù)：該操作只支持未開始狀態(tài)下任務(wù)。在數(shù)據(jù)列表后面的處理欄中點擊

圖標(biāo)。就會對該任務(wù)進行刪除的操作。

取消任務(wù)：該操作只支持進行中狀態(tài)下任務(wù)。在數(shù)據(jù)列表后面的處理欄中點擊

圖標(biāo)。就會對該任務(wù)進行取消的操作。操作成功后，該任務(wù)就會變?yōu)橐讶∠娜蝿?wù)。

匯報任務(wù)：該操作只支持進行中狀態(tài)下任務(wù)。在數(shù)據(jù)列表后面的處理欄中點擊

圖標(biāo)。會彈出該任務(wù)的匯報頁面。如圖13-33。圖13-33任務(wù)匯報頁面

填寫內(nèi)容說明

任務(wù)名稱：該任務(wù)的名稱，系統(tǒng)自動填寫。

任務(wù)描述：該任務(wù)的描述，系統(tǒng)自動填寫。

狀態(tài)：該任務(wù)的狀態(tài)，系統(tǒng)自動填寫。

完成率：用戶自行選擇該任務(wù)的完成率。當(dāng)完成率為100%時提交任務(wù)至考核人考核。當(dāng)考核人還沒有考核的時候，該任務(wù)為待考核任務(wù)。當(dāng)考核人已經(jīng)考核通過后，該任務(wù)為已完成任務(wù)。如果考核未通過，還會在該用戶的在辦任務(wù)列表中顯示，如果考核人是當(dāng)前登陸用戶的時候，不用考核，直接變?yōu)橐淹瓿扇蝿?wù)。

相關(guān)附件：匯報中附加文件。

匯報描述：用戶可以自行添加對該匯報的相關(guān)描述。

具體操作：用戶可以根據(jù)自己的需求進行相應(yīng)的操作。分為保存退出，重置和退出等操作。

【保存退出】：進行提交匯報并退出該頁面。

【重置】：可以清空所有填寫的信息，重新填寫。

【退出】：如果不想提交匯報可以點擊【退出】按鈕退出該頁面。

（二）待考核任務(wù)（待考核任務(wù)顯示的是當(dāng)前用戶任務(wù)完成率為100%，待考核人考核的任務(wù)）：

點擊導(dǎo)航左側(cè)菜單上的

進入辦理中心操作區(qū)，即【辦理中心】|【我的任務(wù)】，就進入到了我的任務(wù)頁面。頁面分為兩部分，上面部分的功能為查詢。下面部分為信息列表。下面的信息列表又分為【在辦】，【待考核】，【已完成】和【已取消】等任務(wù)類型。不同的任務(wù)類型有著不同的操作。選擇【待考核】頁簽欄。如圖13-34。圖13-34待考核任務(wù)頁面

（三）已完成任務(wù)（已完成任務(wù)顯示的是當(dāng)前用戶定義的已經(jīng)通過考核完成的任務(wù)）：

點擊導(dǎo)航左側(cè)菜單上的

進入辦理中心操作區(qū)，即【辦理中心】|【我的任務(wù)】，就進入到了【我的任務(wù)】頁面。頁面分為兩部分，上面部分的功能為查詢。下面部分為信息列表。下面的信息列表又分為【在辦】，【待考核】，【已完成】和【已取消】等任務(wù)類型。不同的任務(wù)類型有著不同的操作。選擇【已完成】頁簽欄。如圖13-35。圖13-35已完成任務(wù)頁面

（四）已取消任務(wù)（已取消任務(wù)顯示的任務(wù)是當(dāng)前用戶定義但是已經(jīng)取消的任務(wù)）：

點擊導(dǎo)航左側(cè)菜單上的

進入辦理中心操作區(qū)，即【辦理中心】|【我的任務(wù)】，就進入到了【我的任務(wù)】頁面。頁面分為兩部分，上面部分的功能為查詢。下面部分為信息列表。下面的信息列表又分為【在辦】，【待考核】，【已完成】和【已取消】等任務(wù)類型。不同的任務(wù)類型有著不同的操作。選擇【已取消】頁簽欄。如圖13-36。圖13-36已取消任務(wù)頁面七、消息記錄

記錄個人聊天信息，能夠看到已讀和未讀的聊天信息、系統(tǒng)消息、已收催辦信息、已發(fā)催辦信息、催辦反饋。

（一）個人消息

點擊導(dǎo)航左側(cè)菜單上的

進入辦理中心操作區(qū)，即【辦理中心】|【消息記錄】，點擊頁簽欄【系統(tǒng)消息】進入即時消息記錄管理頁面。頁面分為兩部分，上面是查詢。下面是消息的具體顯示列表。紅色字體的記錄表示消息未讀，圖標(biāo)也能區(qū)分未讀還是已讀?？梢愿鶕?jù)狀態(tài)，附件大小和發(fā)送時間進行排序。如圖13-37。

圖13-37消息記錄管理頁面

查詢消息：填寫發(fā)件人后點擊【查詢】按鈕，就會查找該發(fā)件人的所有消息，并在下面的消息列表中進行顯示。

刪除消息：選擇好相應(yīng)的消息后，點擊【刪除】按鈕，就會把相應(yīng)的消息刪除。

查看消息：點擊內(nèi)容會彈出該條消息的詳細頁面，如下圖13-18。圖13-38詳細信息

（二）系統(tǒng)消息

點擊導(dǎo)航左側(cè)菜單上的

進入辦理中心操作區(qū)，即【辦理中心】|【消息記錄】，點擊頁簽欄【系統(tǒng)消息】進入系統(tǒng)消息記錄管理頁面。頁面分為兩部分，上面是查詢。下面是消息的具體顯示列表。圖標(biāo)區(qū)分未讀還是已讀。如圖13-39。

圖13-39系統(tǒng)消息記錄管理頁面119

（三）已收催辦

點擊導(dǎo)航左側(cè)菜單上的

進入辦理中心操作區(qū)，即【辦理中心】|【消息記錄】，點擊頁簽欄【已收催辦】進入已收催辦信息管理頁面。頁面分為兩部分，上面是查詢。下面是已收催辦消息的具體顯示列表。如圖13-40。辦公自動化系統(tǒng)實例介紹唐山師范學(xué)院

圖13-40系統(tǒng)消息記錄管理頁面

（四）已發(fā)催辦

點擊導(dǎo)航左側(cè)菜單上的

進入辦理中心操作區(qū)，即【辦理中心】|【消息記錄】，點擊頁簽欄【已發(fā)催辦】進入已發(fā)催辦信息管理頁面。頁面分為兩部分，上面是查詢。下面是已發(fā)催辦消息的具體顯示列表。如圖13-41。

圖13-41已發(fā)催辦記錄管理頁面八、新建郵件

用于創(chuàng)建和發(fā)送新郵件。支持將郵件暫時保存到【草稿箱】中并允許多次修改。

操作步驟：打開寫郵件頁面：點擊導(dǎo)航左側(cè)菜單上的

進入辦理中心操作區(qū)，即【辦理中心】|【新建郵件】。如果當(dāng)前用戶沒有設(shè)置外部郵件賬號信息，系統(tǒng)會給予提示如圖8-1，點擊【確定】，打開設(shè)置外部郵箱帳戶信息頁面如圖8-2。外部帳戶信息設(shè)置好了，點擊新增郵件彈出寫郵件頁面，如圖13-44。

圖13-42設(shè)置外部郵件帳戶信息提示圖13-43設(shè)置外部郵件帳戶信息頁面圖13-44寫郵件

填寫收件人：點擊收件人打開選人界面選擇收件人，如圖8-4。選擇完點擊圖8-4中的【確定】按鈕就會把選擇好的人添加到收件人地址欄中。

圖13-45人員選擇頁面

填寫主題：可以在主題欄里填寫郵件的主題。

添加附件（可選）：如果用戶需要在郵件中附加文件，選擇本地文件上傳文件。

正文：在這里填寫郵件的正文信息。

郵件操作：用戶可以根據(jù)自己的需求進行相應(yīng)的操作。分為發(fā)送，存草稿和取消等操作。

【發(fā)送】：發(fā)送郵件。

【保存草稿】：可以將郵件暫時保存到【草稿箱】中并允許多次修改。

【取消】：如果突然不想操作該郵件，點擊【取消】按鈕退出該頁面。九、綜合辦公

綜合辦公主要是完成辦公的輔助管理，包括車輛、辦公用品、設(shè)備、圖書資料和借出歸還以及統(tǒng)計功能。由單位管理員指定的綜合辦公管理員對車輛、辦公用品、設(shè)備、圖書資料，普通用戶申請后再由管理員進行審批借出歸還等。

功能菜單：【車輛管理】、【物品管理】、【設(shè)備管理】四個功能。

操作步驟：選擇菜單【綜合辦公】，進入綜合辦公信息頁面，選擇相應(yīng)的子菜單進行操作。

注意：使用綜合辦公模塊功能之前，必須先由單位管理員進行功能應(yīng)用設(shè)置，并指定各綜合辦公管理員對相應(yīng)的辦公資源進行登記等管理。

（一）車輛管理

車輛管理是對企業(yè)的車輛基本信息進行登記；員工向管理員提出車輛使用申請；管理員對車輛申請進行審核并安排出車。包括：車輛登記、車輛申請、車輛審批、出車/歸車、違章登記、車輛統(tǒng)計。

操作步驟：點擊一級菜單【綜合辦公】，選擇【車輛管理】，進入車輛信息管理界面，圖13-46車輛管理—普通用戶頁面。

圖13-46車輛管理—普通用戶

管理員先進行車輛登記，只有車輛登記后才能進行車輛申請。車輛管理員對企業(yè)的車輛基本信息進行登記。在【綜合辦公】菜單欄【車輛信息】界面下見13-47，車輛管理—管理員，點擊【新增】頁簽可以新建車輛登記、修改車輛登記和刪除車輛登記。

圖13-47車輛管理—管理員

車輛申請人點擊【綜合辦公】|【車輛管理】，默認(rèn)出現(xiàn)車輛信息界面點擊

進行新車輛申請，或者點擊【綜合辦公】|【車輛管理】|【車輛信息】列表中的

圖標(biāo)出現(xiàn)新車輛申請頁面。如圖13-48車輛申請頁面。

圖13-48