2024年學(xué)籍檔案管理制度（四篇）

第1頁共1頁2024年學(xué)籍檔案管理制度一、中學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作由專業(yè)的學(xué)籍管理員全面負責(zé)，與年級組、班主任及學(xué)科教師協(xié)同合作，以確保其高效進行。二、學(xué)籍檔案管理員需嚴(yán)格遵守國家相關(guān)檔案管理法規(guī)的保密規(guī)定，禁止泄露檔案信息，禁止個人私自讓學(xué)生或其他人查閱檔案，違規(guī)者將依法受到相應(yīng)處罰。三、新生報到后兩個月內(nèi)，學(xué)籍管理員需組織相關(guān)人員填寫學(xué)籍表、錄取卡等文件，完成全部建檔工作。四、在學(xué)籍管理員的指導(dǎo)下，每學(xué)期結(jié)束前，各班主任需如實填寫學(xué)生的操行評語和等級，禁止以任何形式讓學(xué)生自我填寫或互填。五、《體育合格情況登記表》和《身體素質(zhì)測驗登記表》由體育教師每年進行一次測驗并填寫。六、學(xué)生畢業(yè)時，年級組、班主任或相關(guān)科任教師需真實填寫《中學(xué)生社會實踐登記表》、《畢業(yè)生登記表》等表格，并確保學(xué)校印章的準(zhǔn)確性。七、學(xué)籍檔案的所有表格必須用鋼筆或毛筆規(guī)范填寫，不得有任何涂改或修補。學(xué)籍管理員需及時記錄學(xué)生的獎懲情況，并附上相關(guān)證明或證件。八、每次更新學(xué)籍檔案時，年級組、班主任或科任教師需立即簽名登記，并按時收回，以保證學(xué)生檔案的完整無損。九、對于需要留級、休學(xué)或轉(zhuǎn)學(xué)的學(xué)生，必須提交個人申請，以及區(qū)(縣)級、市級招辦等機構(gòu)的證明文件，方可辦理學(xué)籍變動手續(xù)。2024年學(xué)籍檔案管理制度（二）一、為全面貫徹落實《中華人民共和國教育法》精神，我校將嚴(yán)格執(zhí)行《深圳市學(xué)籍管理暫行辦法》及《龍崗區(qū)學(xué)籍管理暫行辦法》的各項規(guī)定，確保學(xué)籍管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性和規(guī)范性。二、學(xué)校特設(shè)學(xué)籍資料管理人員及學(xué)籍資料電腦管理員崗位，專職負責(zé)學(xué)籍資料的整理、歸類、電子化錄入及數(shù)據(jù)處理工作，以提升學(xué)籍管理的效率與準(zhǔn)確性。三、學(xué)校已設(shè)立獨立的學(xué)籍資料檔案室，作為存儲各類學(xué)籍資料文件及學(xué)生學(xué)籍檔案的核心區(qū)域。該檔案室實行嚴(yán)格的管理制度，未經(jīng)教導(dǎo)處領(lǐng)導(dǎo)或?qū)W籍資料管理員明確許可，任何人員均不得擅自翻閱檔案室內(nèi)的文件與資料，以確保信息的保密性與安全性。四、所有學(xué)籍管理文件及資料的歸檔、保管、借閱等事宜均由管理人員統(tǒng)一負責(zé)。管理人員需每學(xué)期至少進行一次全面的檔案清查與整理工作，以確保學(xué)籍文件資料的系統(tǒng)性、完整性及有序性。五、原則上，各類學(xué)籍管理文件、資料及學(xué)生檔案資料均不對外借閱。如確需借閱，必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理正式的借閱手續(xù)，同時需在規(guī)定時間內(nèi)歸還。六、學(xué)校對各類學(xué)籍管理文件及資料進行科學(xué)合理的分類放置，確保檔案資料的整齊有序，便于快速查找。一旦發(fā)現(xiàn)資料丟失，應(yīng)立即向上級報告，并盡快采取措施予以補充。七、學(xué)校高度重視檔案室的安全管理工作，將防火、防盜、防水、防蟲等作為日常工作的重中之重，確保學(xué)籍資料的安全無虞。八、對于涉及學(xué)校核心利益及學(xué)生個人隱私的重要文件，學(xué)校將采取更為嚴(yán)格的保密措施，確保信息的安全不泄露。2024年學(xué)籍檔案管理制度（三）一、學(xué)生檔案管理規(guī)定1.個人檔案建立與管理：學(xué)生個人檔案必須嚴(yán)格按照專業(yè)、班級進行分類，并放置于專門的檔案柜中進行管理。2.檔案內(nèi)容真實性：檔案內(nèi)容需堅持實事求是的原則，確保統(tǒng)計數(shù)字的準(zhǔn)確無誤，并全面記錄學(xué)生在校期間的成長歷程。3.檔案安全維護：管理人員需定期執(zhí)行防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠等安全措施，檔案室嚴(yán)禁煙火，禁止存放易燃易爆物品及食物。4.專柜保存與防范：檔案資料應(yīng)專柜保存，并采取有效措施防止丟失。5.檔案借閱管理：檔案借閱原則上僅限在檔案室內(nèi)進行，若需借出，必須經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。6.材料收集協(xié)作：相關(guān)部門應(yīng)積極配合，確保各類檔案材料的及時收集與歸檔。二、歸檔范圍1.學(xué)生基本信息：包括學(xué)生家庭狀況、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、黨團關(guān)系等。2.學(xué)前教育及社會實踐：學(xué)前教育（含軍訓(xùn)）、社會實踐活動等方面的考核記錄及相關(guān)心得與總結(jié)。3.學(xué)業(yè)成績：學(xué)生各科成績登記（含操行評定）。4.實習(xí)鑒定：外出實習(xí)的鑒定報告及總結(jié)。5.活動參與情況：班委及學(xué)生會工作、參加各類文體活動的情況記錄。6.獎懲材料：獎勵或處分相關(guān)材料。三、歸檔材料的收集1.新生班主任職責(zé)：新生入學(xué)后，班主任需填寫《學(xué)生基本信息表》，組織學(xué)生撰寫學(xué)前教育心得（不少于400字），并于學(xué)生外出實習(xí)前提交至教務(wù)處。2.駐廠教師職責(zé)：學(xué)生實習(xí)期間，駐廠教師應(yīng)按月上報流失學(xué)生名單，實習(xí)結(jié)束前一周上報返校學(xué)生名單，并如實填寫《學(xué)生外出實習(xí)鑒定表》，實習(xí)結(jié)束后交教務(wù)處。3.教學(xué)班班主任職責(zé)：收集外出實習(xí)總結(jié)、社會實踐活動材料及總結(jié)、獲獎材料復(fù)印件、操行評定結(jié)果、班委名單及工作安排、《新增及流失學(xué)生情況登記表》等。4.團委職責(zé)：收集參加文體活動的學(xué)生名單及獲獎情況、學(xué)生會成員名單及工作安排、好人好事等先進事跡。5.政教處職責(zé)：收集處分文件及登記表。6.教務(wù)處職責(zé)：收集學(xué)生平時成績、學(xué)期成績及補考成績、專業(yè)技能考核及競賽材料、新生學(xué)籍登記表、學(xué)籍變動登記表、學(xué)籍管理條例文件、畢業(yè)證書印刷編號登記表等（其中部分材料由趙飛老師提供）。四、學(xué)籍號編制新生入學(xué)分班后，由教務(wù)處統(tǒng)一編制學(xué)籍號。學(xué)籍號由____位數(shù)字組成，具體規(guī)則如下：前四位為專業(yè)代碼，第五、六位為學(xué)生入學(xué)年份代碼（取年份后兩位），第七、八位為入學(xué)月份，第九、十位為班級代碼，第十一、十二位為順序編碼。五、畢業(yè)證的辦理及發(fā)放（一）辦理條件：學(xué)生必須同時滿足以下條件，方可辦理由教育主管部門驗印、頒發(fā)的畢業(yè)證書：1.具有學(xué)籍，且個人檔案完整；2.完成教學(xué)計劃規(guī)定的全部課程（包括文化課、專業(yè)課等），且成績合格；3.按學(xué)校要求完成頂崗實習(xí)，且實習(xí)成績合格；4.操勤評定合格；5.交清所有學(xué)校費用。（二）辦理程序：由教務(wù)處學(xué)籍管理員提供畢業(yè)學(xué)生名單，經(jīng)學(xué)生個人檔案管理人員審核無誤后，報校長簽字批準(zhǔn)辦理。（三）發(fā)放流程：1.建立畢業(yè)生信息登記表；2.建立畢業(yè)證發(fā)放臺帳；3.財務(wù)處核實學(xué)校各項費用是否交清，經(jīng)校長簽字同意后發(fā)放畢業(yè)證。2024年學(xué)籍檔案管理制度（四）一、學(xué)生檔案管理規(guī)定（一）檔案管理基本要求1.檔案建立與歸類：學(xué)生個人檔案需依據(jù)專業(yè)與班級分類，并存放于專用檔案柜中進行有序管理。2.內(nèi)容真實性：檔案內(nèi)容應(yīng)秉持實事求是原則，確保所有統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確無誤，全面記錄學(xué)生在校期間的成長歷程。3.日常安全管理：檔案管理人員需定期執(zhí)行防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠等安全維護措施，檔案室內(nèi)嚴(yán)禁煙火，并禁止存放易燃易爆物品及食物。4.專柜保存與防范：檔案資料應(yīng)放置于專用柜中，并采取有效防范措施，以防止遺失。5.借閱管理：檔案借閱原則上僅限于檔案室內(nèi)進行，若需借出，必須事先獲得領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。6.材料收集配合：相關(guān)部門需積極協(xié)作，確保各類檔案材料能夠及時、完整地收集歸檔。（二）歸檔范圍1.學(xué)生基本信息，涵蓋家庭狀況、學(xué)習(xí)歷程及黨團關(guān)系等。2.學(xué)前教育（含軍訓(xùn)）、社會實踐活動的考核記錄及心得體會。3.學(xué)生各科成績登記，包括操行評定結(jié)果。4.外出實習(xí)的鑒定報告及總結(jié)。5.班級及學(xué)生會工作參與情況，以及各類文體活動記錄。6.獎勵與處分相關(guān)材料。（三）歸檔材料收集流程1.新生班主任：負責(zé)收集新生入學(xué)基本信息表、學(xué)前教育心得（不少于400字），并于學(xué)生實習(xí)前提交教務(wù)處。2.駐廠教師：在學(xué)生實習(xí)期間，按月提交流失學(xué)生名單，實習(xí)結(jié)束前一周提交返校學(xué)生名單，并完成實習(xí)鑒定表后交教務(wù)處。3.教學(xué)班班主任：收集外出實習(xí)總結(jié)、社會實踐材料、獲獎材料復(fù)印件、操行評定結(jié)果、班委名單及工作安排、新增及流失學(xué)生情況登記表等。4.團委：負責(zé)收集文體活動參與名單及獲獎情況、學(xué)生會成員名單及工作安排、好人好事等先進事跡。5.政教處：收集并管理處分文件及登記表。6.教務(wù)處：匯總學(xué)生平時及學(xué)期成績、補考成績、專業(yè)技能考核及競賽材料、新生學(xué)籍登記表、學(xué)籍變動登記表、學(xué)籍管理條例文件、畢業(yè)證書印刷編號登記表等，其中部分材料由趙飛老師提供。二、學(xué)籍號編制規(guī)則新生入學(xué)分班后，由教務(wù)處統(tǒng)一編制學(xué)籍號，該學(xué)籍號由____位數(shù)字構(gòu)成，具體規(guī)則如下：第1-4位：專業(yè)代碼。第5-6位：入學(xué)年份的后兩位。第7-8位：入學(xué)月份。第9-10位：班級代碼。第11-12位：順序編碼。三、畢業(yè)證辦理及發(fā)放流程（一）畢業(yè)條件學(xué)生需同時滿足以下條件，方可辦理由教育主管部門驗印的畢業(yè)證書：1.擁有完整學(xué)籍及個人檔案。2.完成教學(xué)計劃規(guī)定