人事檔案保密制度

人事檔案保密制度第一章總則第一條制度目的為確保公司人事檔案的安全性、保密性和完整性，維護(hù)員工的合法權(quán)益，提升人事檔案管理的科學(xué)化水平，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)章制度，特制定本《人事檔案保密制度》。第二條制度適用范圍本制度適用于公司所有員工的人事檔案管理，包括新入職員工的檔案收集、在職員工檔案的更新、以及離職員工檔案的處理等。第三條法規(guī)依據(jù)1.《中華人民共和國檔案法》2.《中華人民共和國個人信息保護(hù)法》3.《勞動合同法》4.其他相關(guān)法律法規(guī)及國家政策第二章檔案保密工作任務(wù)第四條保密工作任務(wù)人事檔案保密工作的主要任務(wù)包括：1.對人事檔案進(jìn)行分類管理，明確各類檔案的保密等級。2.定期對檔案進(jìn)行審查和維護(hù)，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和有效性。3.加強(qiáng)對檔案管理人員的保密培訓(xùn)，提升其保密意識和技能。4.設(shè)立檔案查閱審批制度，嚴(yán)格控制檔案的查閱和借用。第三章檔案的分類與保密等級第五條檔案分類人事檔案根據(jù)內(nèi)容及其敏感性，分為以下幾類：1.基本檔案：包括員工個人信息、勞動合同、入職登記表等，保密等級為一般。2.考核檔案：包括員工績效考核、獎懲記錄等，保密等級為較高。3.敏感檔案：包括員工健康信息、家庭背景、職務(wù)變動等，保密等級為最高。第六條保密等級管理1.一般保密檔案：可由人事部內(nèi)部人員查閱，但需記錄查閱人及時間。2.較高保密檔案：需獲得人事部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱，查閱人需簽署保密承諾書。3.最高保密檔案：僅限于公司高層管理人員查閱，查閱流程需經(jīng)過嚴(yán)格審核，確保信息不外泄。第四章檔案的收集與歸檔第七條檔案收集1.人事部負(fù)責(zé)收集員工入職、在職及離職過程中的相關(guān)檔案材料，包括但不限于：入職登記表個人簡歷勞動合同績效考核材料健康檢查報告2.所有收集的檔案材料必須進(jìn)行審核，確保其真實(shí)性和完整性。第八條檔案歸檔1.檔案材料應(yīng)按類別進(jìn)行整理，并逐一編號登記。2.歸檔時應(yīng)確保材料內(nèi)容完整，字跡清晰，防止因信息缺失影響日后查閱。3.歸檔后的檔案應(yīng)存放于專門的檔案柜內(nèi)，柜門需上鎖，確保防火、防潮、防盜。第五章檔案的查閱與借用第九條查閱流程1.任何員工或外部人員需查閱檔案時，須填寫查閱申請表，并提交人事部審核。2.人事部應(yīng)在收到申請后的三個工作日內(nèi)給予反饋。3.查閱檔案時，查閱人須在檔案查閱記錄本上簽字，以便追溯。第十條借用規(guī)定1.檔案原則上不外借，特殊情況下需借用時，須經(jīng)人事部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.借用檔案時，借用人需簽署借用協(xié)議，明確歸還期限及責(zé)任。3.借用結(jié)束后，借用人應(yīng)及時歸還檔案，逾期未還的，需承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。第六章檔案的轉(zhuǎn)遞與處置第十一條轉(zhuǎn)遞流程1.檔案在內(nèi)部調(diào)動時，須由人事部負(fù)責(zé)密封轉(zhuǎn)遞，禁止個人攜帶。2.轉(zhuǎn)遞檔案時，需填寫轉(zhuǎn)遞通知單，并通過機(jī)要途徑轉(zhuǎn)遞。3.轉(zhuǎn)遞的檔案應(yīng)在接收后及時核對，確保無誤。第十二條離職員工檔案處理1.離職員工的人事檔案應(yīng)在離職后一個月內(nèi)進(jìn)行整理歸檔。2.離職檔案應(yīng)按照保密要求妥善存放，直至達(dá)到法定保存期限。3.離職員工如需查閱或獲取個人檔案，須按規(guī)定流程進(jìn)行申請。第七章監(jiān)督機(jī)制第十三條監(jiān)督職責(zé)1.人事部負(fù)責(zé)對檔案保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，定期檢查檔案管理的合規(guī)性。2.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的保密工作，確保責(zé)任到人。第十四條問責(zé)機(jī)制1.對違反本制度的行為，將根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款或解雇等。2.對于因違規(guī)操作導(dǎo)致的檔案泄露，責(zé)任人須承擔(dān)相應(yīng)法律責(zé)任，并賠償因此造成的損失。第八章附則第十五條制度解釋本制度由人事部負(fù)責(zé)解釋，未盡事宜按照國家相關(guān)法律法規(guī)及公司其他規(guī)章制度執(zhí)行。第十六條生效日期本制度自公布之日起實(shí)施，所有員工須嚴(yán)格遵守。第十七條修訂流程本制度的修訂應(yīng)由人事部提出，經(jīng)過公司管理層審核后，方