采購控制程序(程序文件版)

受控狀態(tài).

鄂爾多斯市乾坤華潤煤礦裝備有限責任公司

采購控制程序

A版

文件編號：TDHR-ZLTX-CX-

分發(fā)號：

編制：梁衛(wèi)民

審核：

批準：

2022年1月5日發(fā)布2022年1月15日實施

采購控制程序

版本：A第0次修改

采購控制程序

1.目的

對采購過程進行有效控制，確保所采購的物資符合規(guī)定要求。

2.合用范圍

合用于對煤礦綜采、綜掘設備檢修服務用物資采購全過程的

控制。

3.職責

3.1營銷副總經(jīng)理領導物資供應部負責本程序的編制、修訂并監(jiān)

督實施。

3.2物資供應部對供方進行評價和選擇，填寫、保存調查及評價

記錄并編制采購計劃、負責煤礦綜采、綜掘設備檢修服務用物資的采

購。

3.3技術質量部負責提供煤礦綜采、綜掘設備檢修服務用物資采

購方面的技術文件，并對負責采購的物資進行驗證。

3.4生產(chǎn)部提出采購申請，相關部門參預對供方的評價和選擇。

4.工作程序

4.1煤礦綜采、綜掘設備檢修服務用物資分類

考慮采購物資對煤礦綜采、綜掘設備檢修服務質量影響的重要程

度、技術含量等因素，將煤礦綜采、綜掘設備檢修服務用物資分為A、

B、C三類。具體分類詳見《煤礦綜采、綜掘設備檢修物資分類清單》。

4.2對供方的評價

4.2.1由物資供應部對現(xiàn)有的供應商名單進行整理。對A類產(chǎn)品

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采購控制程序

版本：A第0次修改

列出《預選供應商名冊》，制定選擇、評價和重新評價供方的準則.

并對名單中的供方逐一調查，從中對每一種煤礦綜采、綜掘設備檢修

服務用物資選出2-3家合格供方并列出合格供方名單。對B、C類煤

礦綜采、綜掘設備檢修服務用物資可以直接選擇供應商。

4.2.2由物資供應部采集供方的有關資料包括但不僅限于：

a）對A類物資向供應商采集經(jīng)營許可證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品技

術說明、產(chǎn)品檢驗測試報告、質量體系認證證書復印件及上述其他合

法證件復印件。

b）對B類應向供方索要其產(chǎn)品合格證和生產(chǎn)經(jīng)銷單位合法資質

復印件文件進行查驗。

c）對C類應向供應商索要其產(chǎn)品合格證進行查驗。如無法提供

合格證明文件，經(jīng)采購員進行外觀驗證合格即可。

4.2.3選擇評價合格供方的準則：

a）如果供應商能提供第三方質量認證證書，可直接納入合格供

方名單。

b）對于長期為本公司供貨，質量穩(wěn)定可靠且在本年度內各種供

貨合格率在90%以上，且提供的不合格品未對公司的生產(chǎn)產(chǎn)生不良影

響的，將其評為合格供方。

c）對于其他供方則應根據(jù)采集到的各種資料進行選擇評價，其

準則是各項合法資料齊全、企業(yè)技術水平、生產(chǎn)能力及質量檢測能力

能達到本公司要求、以往產(chǎn)品質量穩(wěn)定、價格合理、供貨及時且能滿

足本公司需要的可評為合格供方。

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采購控制程序

版本：A第0次修改

d）對于具有惟一供方性質的物資，由采購員采集供方一切合法

資質證明材料，報營銷副總經(jīng)理審核及總經(jīng)理批準后，供方可直接列

入合格供方名單。

4.2.4采集供方資料的方式

a）可以到供方現(xiàn)場調查索取。

b）證件調查，郵寄資料。

c）索取的資料可以是加蓋單位公章的復印件。

4.2.5對供方評價的方式

4.2.5.1物資供應部組織市場營銷部、技術質量部、生產(chǎn)部等有

關部門對預選供方進行評價，依據(jù)調查結果和供方按本公司要求提供

產(chǎn)品的能力及選擇和評價供方的準則，選出合格的供方，列入《合格

供方名單》。物資供應部人員填寫《供方評價記錄》。

42.5.2營銷副總經(jīng)理負責在《合格供方名單》上審核簽字并報

公司總經(jīng)理批準簽字后確立我公司的合格供方。

4.3對合格供方的控制

4.3.1物資供應部需了解合格供方向我公司各次供貨的質量情

況，填寫《供方供貨質量記錄》，對供方進行必要的控制。

4.3.2技術質量部質檢員對供方提供產(chǎn)品的質量進行驗證并將

結果報與物資供應部。采購員發(fā)現(xiàn)采購不合格時應及時與供方取得聯(lián)

系處置。

4.3.3我公司在每年的12月31日前，由物資供應部組織相關

人員對供方進行復審。對于新的供方按本程序4.2中的規(guī)定進行評

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采購控制程序

版本：A第0次修改

價「對于本年度合格供方，由物資供應部對其本年度的供貨質量業(yè)績

進行復審，所供物資合格率大于等于90%的可列入下一年度《合格供

方名單》，低于90%的應取銷其合格供方的資格。

4.3.4物資供應部完成供方調查、評價與復審后，將合格供方列

入《合格供方名單》，營銷副總經(jīng)理審核，報總經(jīng)理批準后正式生效。

4.3.5物資供應部應填寫并保存供方調查、評價、監(jiān)控與復審中

的各種記錄。

4.4采購信息

4.4.1生產(chǎn)部根據(jù)工作需求填寫《物資需用計劃》，應清晰地寫

明采購物資名稱、型號、規(guī)格、性能、技術及質量要求、需求日期，

必要時需提供采購物資的圖樣、產(chǎn)品標準。經(jīng)主管技術員審核、生產(chǎn)

部副部長及以上領導批準后，報物資供應部。物資供應部根據(jù)庫存情

況和《物資需用計劃》，編制《物資采購計劃》并進行采購。

4.4.2必要時，采購物資應包括對供方產(chǎn)品、程序、過程和設備

的要求、人員資格的要求、質量管理體系的要求。

4.4.3在與供方溝通前，營銷副總經(jīng)理對采購文件和資料進行認

真研究，并審批簽字，以確保規(guī)定的采購要求是充分的。

4.4.4物資供應部制定的《物資采購計劃》應包括物資名稱、級

別、數(shù)量、質量要求?！段镔Y采購計劃》在實施前，應由營銷副總經(jīng)

理審批，確保采購要求的適宜性和充分性。

4.4.5物資供應部在采購前，應審閱《煤礦綜采、綜掘設備檢修

物資分類清單》、《合格供方名單》及所有相關采購文件和資料，然后

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按以下規(guī)定完成采購任務：

a）對于A類物資，物資供應部應在本年度的《合格供方名單》

中的供方比質比價，選擇合適的供方進行采購。對未列入《合格供方

名單》的供方不能直接進行采購。

b）對B類物資，在采購時，應索取其合格證明文件。

c）對一次性購買的小批量輔助性煤礦綜采、綜掘設備檢修服務

用物資，應要求供方提供該物資的質量證明文件，以證明其符合規(guī)定

的要求。

4.4.6我公司采購合同應由執(zhí)有法人委托書的人員與供貨方簽

訂。

4.5采購物資的驗證

我公司通過對采購物資的驗證，進一步加強對采購環(huán)節(jié)的有效控

制。

4.5.1技術質量部負責對采購物資進行驗證。驗證包括外觀檢

驗，查驗《產(chǎn)品合格證》，供方出具的質量《檢驗報告單》。對于A類

物資需進行檢驗或者試驗的，由技術質量部按本手冊《產(chǎn)品的監(jiān)視和

測量控制程序》及相關元煤礦綜采、綜掘設備檢修服務用物資標準

和驗證標準的規(guī)定執(zhí)行。

4.5.2當本公司或者本公司的顧客需要在供方的現(xiàn)場對采購物

資進行驗證時，應由采購員在采購信息中對驗證的安排及放行的方

法做出規(guī)定，得到對方認可后，方可實施。

4.5.3采購物資到公司后，物資供應部通知技術質量部進行檢

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版本：A第0次修改

驗°對合格品進行接收，由庫房管理員辦理入庫手續(xù)；對不合格物資，

按《不合格品控制程序》進行評審和處置，對須退、換貨的，由采購

員與供方取得聯(lián)系，辦理退、換手續(xù)。

4.6物資供應部采集并保存本程序相關記錄。

5.相關文件

5.1《煤礦綜采、綜掘設備檢修物資分類清單》

5.2《產(chǎn)品