服裝公司采購控制程序文件

編號：S-QP-09

XXX服裝采購控制程序版本/修改狀態(tài)：A/0

程序文件生效日期：2002年月日

頁碼：第1頁，共7頁

擬制：審核：批準(zhǔn):

1.目的

確保面、輔料及外發(fā)加工品和其他物品的采購能滿足公司要求，供應(yīng)商有

能力穩(wěn)定、準(zhǔn)時地提供合格的產(chǎn)品。

2.合用圍

面料、輔料、外發(fā)加工、辦公文體用品、生產(chǎn)設(shè)備、檢驗設(shè)備等的采購控制。

3.職責(zé)

3.1外協(xié)部負責(zé)面、輔料、外發(fā)加工品及其他物品的采購控制和供應(yīng)商的評

審及來料不合格的處理。

3.2前準(zhǔn)備部布、輔料倉負責(zé)：

3.2.1來料的點收、初檢核對及入庫管理；

3.2.2半成品外發(fā)加工的點收、初檢。

3.3后整部負責(zé)成衣外發(fā)洗水和外發(fā)成衣加工的入庫管理。

3.4質(zhì)檢科負責(zé)來料的檢驗判定。

4.工作程序（附流程圖）

4.1合格供應(yīng)商的評審

4.1.1對提供面料、輔料、外發(fā)加工的供應(yīng)商需進行評審。

4.1.2外協(xié)部采購員應(yīng)積極尋覓面料、輔料及提供加工服務(wù)的供應(yīng)商，根

據(jù)公司產(chǎn)品結(jié)構(gòu)，由初步確定的供應(yīng)商提供常用面、輔料或者外發(fā)

加工樣品交業(yè)務(wù)部或者質(zhì)檢科進行樣品確認，填制“樣品確認單”

O

4L3樣品確認合格后，由外協(xié)部召集質(zhì)檢科、設(shè)備管理部、工藝科組成評估小組。

4.1.4評估小組前往新供應(yīng)商處依擬定項目進行評估，并于“供應(yīng)商調(diào)查

表”記錄評審結(jié)果。

4.1.5經(jīng)現(xiàn)場評審合格的供應(yīng)商，由外協(xié)部將評估結(jié)果呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后，

----------登錄至“合格供應(yīng)商”。-----------------------------------------

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4.1.6若為國知名廠商且已通過第三方質(zhì)量體系認證；制度建立前已配合

的供應(yīng)商且往前追溯1個月無重大不良記錄；客戶特殊指定的供應(yīng)

商；供應(yīng)商地址位于珠江三角洲以外的區(qū)域者；均可免除供應(yīng)商現(xiàn)

場評審步驟。由供應(yīng)商提供相關(guān)評審資料，由業(yè)務(wù)部進行整理、匯

總呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后，登記合格供應(yīng)商。

4.2供應(yīng)商的定期考核

對供應(yīng)商定期進行考核，以評審其持續(xù)提供合格產(chǎn)品的能力。

4.2.1每月交貨批次在5次（含）以上的供應(yīng)商按月考核，每月交貨批次在

5次以下的供應(yīng)商按季考核。

42.2考核比例為質(zhì)量40分，交期20分,價格20分，服務(wù)20分。

4.2.3考核項目

1）質(zhì)量：送貨批為全檢者以不良率表示，抽檢者以不良批次率表示，夕檢

者根據(jù)使用中挑選出的不良數(shù)除以總進貨使用數(shù)量進行計算。

不良（批）率二不良（批）數(shù)+總進貨（批）數(shù)X100%

質(zhì)量評分二（1-不良〈批〉率）X40

2）交期：逾期交貨率二逾期交貨批數(shù)+應(yīng)準(zhǔn)時交貨批數(shù)X100%

評分二（1-逾期交貨率）X20

3）價格：

公平合理尚屬公平稍微偏高稍微偏高報價不合理

報價迅速報價緩慢報價迅速報價緩慢報價低效

20分15分10分5分0分

4）服務(wù)：

很滿意20分主動征詢意見，改善迅速。

較滿意15分接到抱怨后，改善迅速。

普通滿意10分接到抱怨后，尚能誠意改善，偶爾遲延。

不太滿意5分接到抱怨后，改善誠意不足，時常遲延。

不滿意0分接到抱怨后，置之不理。

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4.2.4考核部門及等級評定

項目評分標(biāo)準(zhǔn)等級考核部門

質(zhì)量40分質(zhì)檢科

90分70分60分59分

交期20分外協(xié)部

（含）至至（含）

價格20分外協(xié)部

以上89分69分以下

月艮務(wù)20分外協(xié)部

總評100分ABCD外協(xié)部

4.2.5經(jīng)考核為A級的供應(yīng)商，公司根據(jù)實際情況賦予產(chǎn)品免檢，增加采

購份額，貨款結(jié)算時間縮短等優(yōu)惠條件；評為B級的供應(yīng)商按正常

方式處理；評為C級的供應(yīng)商，對其進行輔導(dǎo)，要求其進行改善，

若半年無法達到B級者，則降級為D級供應(yīng)商；評為D級者為不合

格供應(yīng)商。

4.2.6經(jīng)考核為D級的供應(yīng)商或者由于各種原因喪失合格供貨能力的供應(yīng)商

則由外協(xié)部填寫“供應(yīng)商撤銷申請單”，經(jīng)總經(jīng)理允許后撤銷其合格

供應(yīng)商資格。

4.3布、輔料的采購

4.3.1技術(shù)科紙樣員按照客戶定單要求編寫“服裝單件用料單”,經(jīng)技術(shù)科

主管審核后交業(yè)務(wù)部。

4.3.2業(yè)務(wù)部接到“服裝單件用料單”后，根據(jù)客戶定單數(shù)量計算布、輔

料總需用量，填寫“填制前準(zhǔn)備表”，核實是客供還是自購。

4.3.3若為客戶提供布、輔料，業(yè)務(wù)跟單員根據(jù)總需用量及交貨期，提報

物料到貨計劃交客戶確認，采購員按4.6向客戶跟催物料。

4.3.4若部份或者全部布、輔料為本公司自購，業(yè)務(wù)跟單員需詳細了解該

款定單布、輔料庫存狀況，根據(jù)庫存數(shù)量扣減本批總采購量，填入“

布、輔料準(zhǔn)備表”。

4.3.5業(yè)務(wù)跟單員將完成的“布、輔料準(zhǔn)備表”分別交業(yè)務(wù)部主管及總經(jīng)

理審核批準(zhǔn)。

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4.3.6采購員依據(jù)“布輔料準(zhǔn)備表”中的自購需求，同合格供應(yīng)商接洽,

儂也利1仆、以價、匕飾，仞步擬定物料價格，然后根a的

采購要求督.對各供應(yīng)商，境主i“訂購-父或者泯購合卜Do

4.3.7“訂購單”或者采購合同幺乏業(yè)務(wù)主管審核元,,交總2女理或者甘:授權(quán)人\\二準(zhǔn)。

4.3.8經(jīng)批準(zhǔn)的訂購單或者米朋I合同的彳專真或者其他途彳:X傳讓給供

應(yīng)冏及早用I認。

4.3.9一次性購買金額100元以下的輔料采購員可直接上門確認或者讓經(jīng)

銷商送貨上門確認，當(dāng)場現(xiàn)金交易，并索取銷貨發(fā)票或者收據(jù)。

4.4半成品、成品的外發(fā)加工

4.4.1外發(fā)加工的時機

a.服裝的某些工序公司無特定的加工設(shè)備；

b.服裝的某些工藝本公司品質(zhì)水平不足；

c.本公司生產(chǎn)能力法保證交期；

d.外協(xié)加工比公司加工成本低廉。

e.以上外發(fā)加工主要有繡花、印花、釘珠、洗水和成衣加工。

4.4.2業(yè)務(wù)部跟單員接定單后，依據(jù)公司的設(shè)備及生產(chǎn)能力，判斷需要外

發(fā)加工的項目，提出外協(xié)加工申請，交業(yè)務(wù)主管審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。

4.4.3若是繡花、印花、釘珠、洗水等外發(fā)加工的項目，由工廠部根據(jù)訂

單工藝技術(shù)要求和交貨期確定工藝、數(shù)量和進度，編制“外發(fā)加工

工藝單”和“外協(xié)件到貨排期表”，交外協(xié)主管批準(zhǔn)。

4.4.4若是成衣外發(fā)加工，業(yè)務(wù)跟單應(yīng)擬定交貨期，并將客戶資料交由工

廠部編制“外發(fā)加工工藝單”，然后交業(yè)務(wù)主管核準(zhǔn)。

4.4.5采購員依據(jù)批準(zhǔn)的外I辦加工申請及核準(zhǔn)后的工藝技術(shù)和交貨期要

求，同外協(xié)廠接洽、定價，然后針對各外協(xié)廠填寫加工承攬合同或

者

“外發(fā)加工通知單”，交業(yè)務(wù)主管審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。

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4.5生產(chǎn)用備品備件工具，辦公文具等低值易耗品的存量采購。

口常生產(chǎn)、辦公類低彳直易耗品由采購依據(jù)保質(zhì)期和口理'消耗情況,

擬定安全庫存量，交外協(xié)主笛；審核，」3、經(jīng)理批準(zhǔn)，如作；況有變化

應(yīng)及時調(diào)整安全庫存io

對女生存量米購的物鳧,倉盾在其保,半帳卡上標(biāo)出女W二庫仔量，

物品庫存在;于安全在量時,為［與“中列表〃紓；一申購,交前準(zhǔn)備

主管審核。

4.5.3采購員依據(jù)“申購表”同供應(yīng)商接洽、詢價、金額在元以的

物品，由外協(xié)主管批準(zhǔn)定價。在元以上的物品，由總經(jīng)理批

準(zhǔn)定價。

4.5.4采購員根據(jù)議定價填寫“訂購單”，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，以傳真或者其

他途徑傳遞給供應(yīng)商簽章確認。

4.6生產(chǎn)、檢測設(shè)備的采購

4.6.1當(dāng)生產(chǎn)工藝、品質(zhì)檢測、技術(shù)研究等原因需要購入設(shè)備時，由設(shè)備

管理部門對需求進行經(jīng)濟技術(shù)分析，并寫出“設(shè)備購置經(jīng)濟技術(shù)分

析報告”，附上“設(shè)備購置計劃”報總經(jīng)理審批。

4.6.2設(shè)備管理部門依批準(zhǔn)的“設(shè)備購置計劃”,跟多家供應(yīng)商洽談，依據(jù)

性價比、售后服務(wù)等因素議定供應(yīng)商，報總經(jīng)理批準(zhǔn)。

4.6.3設(shè)備管理部門起草采購合同，并按《合同管理制度》的規(guī)定報批。

4.6.4采購合同簽定后，由業(yè)務(wù)部采購或者總經(jīng)理指定人員跟蹤保證合同

規(guī)定容的履行。

4.7零星采購

4.7.1急需的維修專用配件和工作需要的圖書、禮品等暫時性非計劃物品，

由需求部門填寫“申購表”，報總經(jīng)理或者其授權(quán)人批準(zhǔn)。

4.7.2零星采購普通為誰申購誰采購，確需采購員購買的，申購部門必須

提供采購信息。

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4.7.3采購回的暫時性非計劃物品，需交采購員簽字驗收后方可入庫。

4.8采購產(chǎn)品的跟催

4.8.1業(yè)務(wù)部采購員將所有需追蹤的面、輔料及外發(fā)加工的采購業(yè)務(wù)納入

“采購追蹤表”進行控制。

4.8.2為確保供應(yīng)商能如期交貨，采購應(yīng)于交貨前三天跟催供應(yīng)商備貨、

交貨，如有可能延誤應(yīng)記錄并預(yù)先通告各相關(guān)部門。

4.8.3對于已至交貨期，仍未交貨的物