企業(yè)合同檔案管理及檔案利用制度

企業(yè)合同檔案管理及檔案利用制度合同編號：_______________________簽訂地點：_______________________簽訂日期：_______________________甲方：_______________________地址：_______________________聯(lián)系人：_______________________聯(lián)系電話：_______________________乙方：_______________________地址：_______________________聯(lián)系人：_______________________聯(lián)系電話：_______________________第一條總則a.合同檔案管理的目的①為確保合同履行的順利進(jìn)行和雙方權(quán)利義務(wù)的履行，保障合同管理工作的系統(tǒng)化、規(guī)范化，甲乙雙方達(dá)成一致意見，簽訂本合同檔案管理及利用制度。②合同檔案管理是雙方企業(yè)合規(guī)運營、監(jiān)督管理、信息共享等方面的重要組成部分。③本制度適用于所有與合同相關(guān)的文件檔案管理，旨在提高工作效率，減少合同管理中的風(fēng)險。④雙方應(yīng)在合同履行過程中定期對檔案進(jìn)行審查，確保合同執(zhí)行情況的透明性和合規(guī)性。b.檔案管理的適用范圍①本制度適用于甲乙雙方在合同履行過程中產(chǎn)生的所有合同檔案，包括但不限于紙質(zhì)合同、電子合同、履約記錄、變更文件等。②合同檔案應(yīng)涵蓋合同簽署前后的所有相關(guān)文書和通信記錄。③甲方和乙方需分別指定專人負(fù)責(zé)合同檔案管理工作，確保制度的有效執(zhí)行。④本制度適用于雙方在合同簽訂期間以及合同執(zhí)行后的檔案管理，確保檔案的長期有效存儲與利用。c.目標(biāo)與要求①建立高效、規(guī)范的合同檔案管理機制，確保合同資料的及時歸檔、有效存儲。②確保合同文件的完整性、保密性與安全性，避免丟失、泄露和篡改。③加強合同檔案的利用，確保相關(guān)人員能夠在合理范圍內(nèi)訪問和利用檔案資料。④甲乙雙方應(yīng)對合同檔案的管理情況進(jìn)行定期檢查與評估，以確保檔案的完整性和合規(guī)性。第二條檔案管理職責(zé)a.甲方責(zé)任①甲方需指派專人負(fù)責(zé)合同檔案管理，并建立檔案管理臺賬，確保檔案的全程跟蹤管理。②甲方應(yīng)對所有合同檔案的保密性負(fù)責(zé)，未經(jīng)過授權(quán)不得向第三方透露任何合同信息。③甲方需按時歸檔并存儲合同相關(guān)文檔，確保合同檔案的長期保存和有效性。④甲方還應(yīng)定期對合同檔案進(jìn)行審查與整理，及時更新檔案管理系統(tǒng)。b.乙方責(zé)任①乙方同樣應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同檔案的管理，確保檔案資料的完整性與保密性。②乙方應(yīng)在合同履行過程中，妥善保存與合同相關(guān)的所有文件資料，避免檔案遺失。③乙方在合同執(zhí)行過程中應(yīng)及時更新合同檔案，確保履行進(jìn)展的記錄完整。④乙方應(yīng)配合甲方的檔案管理工作，定期與甲方共享合同履行進(jìn)展及檔案資料。c.檔案管理的聯(lián)動機制①甲乙雙方應(yīng)建立檔案共享與交流機制，確保檔案的互通與無縫對接。②雙方在檔案利用時，應(yīng)提前協(xié)調(diào)并約定查看權(quán)限，以確保檔案的安全性和有效性。③在出現(xiàn)合同爭議時，甲乙雙方應(yīng)共同審核和提供相關(guān)檔案作為支持材料。④雙方可通過定期會談或書面報告的形式，向?qū)Ψ酵▓髾n案管理情況，確保合同履行的透明度。第三條檔案保密與安全a.保密責(zé)任①甲乙雙方應(yīng)明確保密義務(wù)，任何一方不得未經(jīng)對方同意，擅自公開或轉(zhuǎn)交合同檔案給第三方。②在合同檔案存儲過程中，雙方應(yīng)采取適當(dāng)?shù)募夹g(shù)措施，防止檔案被非法篡改或泄露。③合同檔案在使用時，未經(jīng)授權(quán)的人員不得查看檔案，所有查看行為需由管理人員批準(zhǔn)。④任何一方發(fā)現(xiàn)合同檔案泄露或其他安全事件，應(yīng)立即報告對方，并協(xié)商采取補救措施。b.檔案存儲與備份①合同檔案應(yīng)存儲在安全、可靠的環(huán)境中，確保檔案的物理及電子版不易損毀。②甲乙雙方應(yīng)定期對合同檔案進(jìn)行備份，并確保備份數(shù)據(jù)的安全性，防止數(shù)據(jù)丟失。③合同檔案的存儲設(shè)施應(yīng)定期檢查，防止存儲介質(zhì)老化或損壞導(dǎo)致文件無法讀取。④存儲介質(zhì)應(yīng)當(dāng)具有訪問權(quán)限控制，確保檔案只能由授權(quán)人員查看和管理。c.檔案利用的安全控制①在合同檔案利用過程中，甲乙雙方應(yīng)對文件的訪問進(jìn)行嚴(yán)格管理，確保只有授權(quán)人員能訪問相關(guān)檔案。②任何一方在訪問對方合同檔案時，需事先征得對方的同意，并按照約定目的使用檔案。③檔案的利用應(yīng)嚴(yán)格按照約定的目的進(jìn)行，不得將檔案用于與合同無關(guān)的其他活動。④對于過期合同檔案，應(yīng)及時銷毀或采取其他保密措施，以防止過期檔案被不當(dāng)使用。第四條合同檔案的利用與審查a.檔案利用的程序①雙方在利用合同檔案時，應(yīng)提前通知對方并確認(rèn)檔案的具體使用目的和使用范圍。②所有合同檔案的使用需填寫借閱或使用登記表，登記使用人員、用途及時間。③檔案使用結(jié)束后，使用者應(yīng)按規(guī)定將檔案歸還或銷毀，并確保檔案不受損壞。④合同檔案的使用應(yīng)遵循最小化原則，僅限于實現(xiàn)合同目的所需的最小范圍內(nèi)使用。b.檔案審查與評估①雙方應(yīng)定期對合同檔案的管理狀況進(jìn)行審查，評估檔案的完整性與合規(guī)性。②審查過程中，雙方可邀請獨立第三方進(jìn)行評估，確保檔案管理符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。③對于不符合要求的檔案管理或存儲方式，雙方應(yīng)協(xié)商改進(jìn)措施，確保檔案管理的持續(xù)改進(jìn)。④檔案審查應(yīng)包括對合同履行情況的回顧，確保合同執(zhí)行過程的透明性和準(zhǔn)確性。c.檔案銷毀與保存①合同履行完畢且相關(guān)檔案沒有保存價值時，雙方應(yīng)商議并同意銷毀檔案。②銷毀檔案應(yīng)采取安全措施，確保檔案信息無法恢復(fù)或被非法獲取。③在保存合同檔案的過程中，雙方應(yīng)定期檢查檔案的狀態(tài)，及時對不再有效的檔案進(jìn)行處理。④合同檔案的銷毀應(yīng)符合國家和行業(yè)有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)要求，確保合規(guī)操作。第五條違約責(zé)任與爭議解決a.違約責(zé)任①若甲方或乙方未按照本合同約定履行檔案管理義務(wù)，違約方應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。②若因一方違反保密條款導(dǎo)致合同檔案泄露，違約方應(yīng)賠償對方因此遭受的所有損失。③在合同履行過程中，任何一方未按時提供、歸檔或銷毀合同檔案的，違約方應(yīng)支付違約金。④違約責(zé)任應(yīng)明確，且不得以任何理由逃避履行合同義務(wù)。b.爭議解決①雙方在履行本協(xié)議過程中如發(fā)生爭議，應(yīng)通過友好協(xié)商解決。②若協(xié)商無果，雙方同意將爭議提交至甲方所在地有管轄權(quán)的法院訴訟解決。③雙方同意在爭議解決期間繼續(xù)履行不涉及爭議的合同條款，除非合同另有約定。④爭議解決過程中，所有檔案應(yīng)被妥善保管，作為重要證據(jù)。第六條附則a.協(xié)議的修改與補充①本合同一經(jīng)簽訂生效，任何一方如需對協(xié)議內(nèi)容進(jìn)行修改或補充，須提前通知對方并獲得書面同意。②任何對協(xié)議的修改或補充應(yīng)形成書面文件，并成為本合同不可分割的一部分。③修改或補充后的合同內(nèi)容對雙方均具有約束力。④雙方修改合同內(nèi)容時，應(yīng)遵循平等、公正的原則，不得對另一方造成不利影響。b.合同的終止①在合同履行過程中，若出現(xiàn)不可抗力因素，導(dǎo)致任何一方無法繼續(xù)履行合同義務(wù)，雙方應(yīng)友好協(xié)商解除合同，且不承擔(dān)違約責(zé)任。②若一方未按約定履行合同義務(wù)，經(jīng)另一方催告后仍未改正，則對方有權(quán)單方面解除合同。③合同解除后，雙方應(yīng)及時處理相關(guān)檔案，包括但不限于合同終止文件、結(jié)算清單等，確保資料的歸檔和保管。④合同終止后，甲乙雙方仍需履行已發(fā)生的債務(wù)清償義務(wù)，并繼續(xù)保守商業(yè)機密及相關(guān)檔案的保密。c.本協(xié)議生效①本合同自雙方授權(quán)代表簽字蓋章之日起生效，雙方應(yīng)遵循合同條款進(jìn)行管理和履行。②甲乙雙方承諾在本協(xié)議有效期內(nèi)按約定履行各自的責(zé)任，確保合同檔案管理工作的高效執(zhí)行。③若本協(xié)議與法律、行政法規(guī)有沖突的，以國家法律、法規(guī)的相關(guān)規(guī)定為準(zhǔn)。④本協(xié)議未盡事宜，雙方可另行協(xié)商并形成書面補充協(xié)議，作為本協(xié)議的有效組成部分。第七條簽署本協(xié)議由甲方和乙方代表簽字并加蓋公章后生效。甲乙雙方各執(zhí)一份原件，具有同等法律效力。甲方代表簽字：___