《秘書實務(wù)》課件 項目三 會議工作

秘書實務(wù)項目三

會議工作主講教師：目錄01.會議相關(guān)知識02.會前工作03.會中工作04.會后工作05.談判工作主要內(nèi)容一覽01會議相關(guān)知識學(xué)習(xí)目標(biāo)知識目標(biāo)1.了解會議的含義及作用2.掌握會議活動的基本要素3.了解會議的類型知識目標(biāo)能夠掌握會議的基本知識素質(zhì)目標(biāo)具備主持會議的能力，具備協(xié)調(diào)和解決會議中出現(xiàn)的問題的能力任務(wù)引入為了迎接兄弟單位與上級有關(guān)部門的衛(wèi)生檢查,某單位領(lǐng)導(dǎo)決定召開一次迎接衛(wèi)生檢查的動員大會。局長要王秘書起草一份會議通知,請各部門負責(zé)人出席。王秘書一邊起草會議通知,一邊思索,某些部門的領(lǐng)導(dǎo)對環(huán)境衛(wèi)生問題一向不大重視,要是他們知道召開衛(wèi)生工作會議,就可能不出席而派其他人員參加,那該怎么辦?于是,他靈機一動,擬寫了一份會議通知:會議通知經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)決定。茲定于×月×日×?xí)r在局辦公大樓會議室召開各部門負責(zé)人會議,會議重要,請準(zhǔn)時出席。局辦公室×月×日王秘書將會議通知下發(fā)后不久,他就接到了不少部門的電話,大都是詢問會議內(nèi)容,且言語中頗有些責(zé)怪的意味。會議的含義及作用會議是一種圍繞特定目標(biāo)進行的、以口頭發(fā)言或書面交流為主要方式的有組織、有計劃的活動。會議的含義會議的作用集思廣益有效溝通明確的指導(dǎo)思想、預(yù)期目標(biāo)、具體議題明確的時間間、地點形成會議的主要條件主持人和與會人員傳達信息資源共享表彰先進樹立典范解決問題推廣經(jīng)驗會議活動的基本要素會議的類型小型會議中型會議按規(guī)模定期性會議和不定期會議多次性會議和一次性會議按時間綜合性會議專題性會議按內(nèi)容預(yù)備會議正式會議按階段決策性會議非決策性會議按性質(zhì)常規(guī)會議網(wǎng)絡(luò)會議按方式大型會議特大型會議02會前工作學(xué)習(xí)目標(biāo)知識目標(biāo)1.掌握會議計劃的擬訂內(nèi)容2.掌握會議計劃的擬訂內(nèi)容3.掌握布置會場的要點知識目標(biāo)能夠掌握會前工作的流程和要點素質(zhì)目標(biāo)具備嚴(yán)謹細致的工作態(tài)度,培養(yǎng)創(chuàng)新意識任務(wù)引入某次,某地黨代表大會會前,會務(wù)組起草的“大會開幕式程序(送審稿)”中列有“奏(或播放)國際歌”這一項。大會秘書處一位負責(zé)人審稿時,擬把此項放在大會閉幕式進行,于是把此項目在開幕式的程序中刪除了。后來大會秘書處主要負責(zé)人定稿時,又把該項改了回來。會務(wù)組的工作人員憑印象只記住已刪除“奏(或播放)國際歌”此項程序,而對后來又被改回來一事未加注意,因此對于在大會開幕式上“奏(或播放)國際歌”一事未做準(zhǔn)備。當(dāng)會議主持人在大會上宣布“奏(或播放)國際歌”時,無法奏出,一時冷場。幸好會務(wù)組長急中生智,立即上臺揮拍領(lǐng)唱,這樣才圓了場。會后領(lǐng)導(dǎo)說,對于這一事故應(yīng)該予以批評,吸取教訓(xùn),但在關(guān)鍵時刻能及時補救,這一點值得表揚。會前工作——工作流程擬訂會議計劃擬訂會議議程、日程、程序發(fā)放會議通知準(zhǔn)備會議材料與物品制發(fā)會議證件安排會議生活布置會場擬訂會議計劃確定會議名稱、議題等基本要素會議的名稱、議題、與會人員、時間和地點等。成立會務(wù)工作機構(gòu)會務(wù)組秘書組接待組宣傳組財務(wù)組財務(wù)組擬訂會議計劃會議經(jīng)費的構(gòu)成交通費+會議室費+住宿費+餐飲費+旅游費+培訓(xùn)費、演講費及演出費+預(yù)算外支出會議經(jīng)費的籌集根據(jù)會議的性質(zhì)、類型選擇渠道。行政事業(yè)經(jīng)費中劃撥主辦方承擔(dān)渠

道與會人員拿出社會贊助通過轉(zhuǎn)讓由會議產(chǎn)生的無形資產(chǎn)獲得資金其他渠道擬訂會議議程、日程、程序擬訂會議議程1.一般由會議的領(lǐng)導(dǎo)者或主辦方確定。2.由秘書起草要求：應(yīng)根據(jù)議題的內(nèi)在聯(lián)系,按主次、先后排列,并用序號標(biāo)明,待領(lǐng)導(dǎo)審定后,會前隨會議通知發(fā)給與會人員書面結(jié)構(gòu)：標(biāo)題+題注+正文擬訂會議議程、日程、程序擬訂會議日程1.會議日程是指把會議議程規(guī)定的各項活動按單位時間進行具體的落實和安排。2.內(nèi)容：不僅包括圍繞會議議題的全部活動,還包括會議過程中其他的輔助活動。3.結(jié)構(gòu)：標(biāo)題+正文擬訂會議議程、日程、程序擬訂會議程序會議程序的書面結(jié)構(gòu)：(1)標(biāo)題:由會議全稱和“程序”或“順序表”字樣組成。(2)題注:標(biāo)明會議活動的具體日期,用圓括號括起來。(3)正文:用具體的時間或序號列出相應(yīng)的活動步驟,要求詳細、明確。發(fā)放會議通知會議通知的類型與方式擬訂會議議程、日程、程序會議通知的內(nèi)容會議程序的書面結(jié)構(gòu)：(1)標(biāo)題:①

機關(guān)名稱+會議名稱+“通知”，用于正式的重要會議；②

只寫“會議通知”或“通知”，用于事務(wù)性或例行性會議。(2)通知對象:

①對象為單位，寫特稱或統(tǒng)；②對象為個人，直接寫與會人員姓名。（通知對象有時未必是參加會議的對象）(3)正文:

會議的目的、名稱和主題+時間+地點+參加對象+其他事項。(4)落款與日期:

寫明主辦單位的全稱,并注明發(fā)出通知的日期。(5)回執(zhí):一般性回執(zhí)的正文制成表格形式；簽收性回執(zhí)要寫明通知的標(biāo)題和隨寄文件的名稱,要求對方填寫是否能按時參加會議并簽字。擬訂會議議程、日程、程序一般性回執(zhí)格式擬訂會議議程、日程、程序簽收性回執(zhí)格式準(zhǔn)備會議材料與物品會議的指導(dǎo)文件會議的主題文件會議參考文件會議管理文件

會議文件

會議物品和設(shè)施

·

常用文具·

印刷設(shè)備·

會場基本設(shè)施·

會場裝飾用品·

視聽器材·

通信設(shè)施·

交通工具等制發(fā)會議證件

會議證件的作用與種類

·會議證件的作用1.

表明會議期間各種人員的身份,便于接待和會場的管理。2.便于代表之間的相互辨認、聯(lián)系和交流。3.憑證出入會場,保證會議安全。4.便于統(tǒng)計出席人數(shù)。5.

給與會人員留作紀(jì)念。

·會議證件的內(nèi)容1.

內(nèi)容包括：會議名稱、會徽、姓名、照片、證件種類、組別或代表團名稱、證件編號、會議日期。2.有特殊要求的會議證件還可以設(shè)計一些特殊的標(biāo)記。制發(fā)會議證件

會議證件的使用與制作

·佩戴在身上的證件：系帶的卡片、黏性標(biāo)簽、有夾子的卡片?！ぷ篮炇叫彰ㄆ白炇叫彰ㄆ鹤篮?、座簽。常見的座簽形式有插入型卡片型和折疊型。

會場路線指示牌

·制作會場指示牌注意事項：慶典性的會議和招待性的會議,指示牌的內(nèi)容大多是“會議室請往這邊走”,然后下加一個箭頭指明方向。安排會議生活·做好與會人員的生活安排工作,讓他們賓至如歸?！と粲型獬鰠⒂^等活動，需附帶乘車安排?！な乘薨才藕统塑嚢才彭毷旨毿?應(yīng)編制出相應(yīng)的表格或名單主要內(nèi)容住宿及乘車安排表布置會場

會場形式布置布置會場安排會議座次(1)凡有正式公布名單的會議,按照名單先后順序排列座次。(2)按照選舉得票多少排列座次,得票數(shù)一樣的,以姓氏筆畫為序排列先后順序。(3)按照姓氏漢語拼音為序排列座次。(4)按照姓氏筆畫為序排列座次。安排座次的方法橫排法豎排法左右排列法環(huán)境布置會場環(huán)境布置包括：主席臺的裝飾、會場的裝飾、色調(diào)的選擇、花卉的布置。布置會場主席臺布置技巧(1)國內(nèi)會議主席臺的座次排列：

身份最高的領(lǐng)導(dǎo)人就座于主席臺前排中央,其他領(lǐng)導(dǎo)人則按先左后右、一左一右、前高后低的順序排列。(2)國際性會議主席臺的座次排列：

主辦方中身份最高的出席者居中,其他來賓按身份高低、先右后左向兩邊排開。(3)主席臺多排座位的排列：

同會場座位布置相比,主席臺的座位布置可以選擇的形式較少,一般都采取橫向排列。講臺講臺一般只設(shè)一個,可設(shè)在中央,也可設(shè)在右側(cè)。揭幕架可在主席臺的左側(cè)設(shè)揭幕架,與講臺對稱。揭幕架上事先放置好所要揭幕的碑、牌、像等,用合適的布料罩住。布置會場會標(biāo)將會議的全稱以醒目的標(biāo)語形式懸掛于主席臺前幕的上沿或天幕上。會徽一般懸掛在主席臺的天幕中央,形成會場的視覺中心。天幕、臺布與花卉主席臺的天幕與臺布顏色、裝飾及花卉的選擇,要與會議主題相吻合。03會中工作學(xué)習(xí)目標(biāo)知識目標(biāo)1.掌握會議的報到與引導(dǎo)工作2.掌握組織會議進行的工作3.掌握會議期間的生活服務(wù)工作知識目標(biāo)能夠掌握會中工作的內(nèi)容和要點素質(zhì)目標(biāo)具備團隊合作的精神和敏銳的觀察能力任務(wù)引入A公司的新產(chǎn)品發(fā)布會即將開始,總經(jīng)理秘書小桐正站在會議大廳的入口處,她一邊做著最后的檢查,一邊等待嘉賓的到來。她在檢查主席臺嘉賓的簽名時,發(fā)現(xiàn)主席臺上放置的名簽有問題,一位董事因故不能前來,名簽卻沒有被撤掉;而另一位嘉賓剛剛來電話說要來,名簽還未準(zhǔn)備好。這時她的手機響了,原來是接電視臺記者的汽車在路上拋錨了,重新派車已經(jīng)來不及了。同時,大會秘書組的工作人員來報,宣傳材料不夠。此時嘉賓已陸續(xù)到來。任務(wù)引入小桐立即安排負責(zé)會場布置的人員撤掉未到嘉賓的名簽,放上新增嘉賓的名簽,同時要再檢查一下主席臺座次,不要顧此失彼;另外通知大會秘書組,要將來賓名單根據(jù)變化加以更改,避免會上領(lǐng)導(dǎo)在介紹時出現(xiàn)錯誤。她還通過電話告知接記者車上的秘書:先打出租車去電視臺接記者和攝像設(shè)備;并派一輛車去救援壞了的車,或讓壞車原地等待專業(yè)救援,同時調(diào)整大會的車輛安排計劃。大會宣傳資料不夠,就向與會人員解釋其他宣傳資料正在送來的途中,然后讓秘書組的工作人員立即送原稿回公司加印或在會議地點附近找一處復(fù)印服務(wù)點加印,并提醒工作人員打出必要的富余資料。小桐自己則遇事忙而不亂、從容鎮(zhèn)定、堅守大廳,準(zhǔn)備迎接嘉賓的到來。會議報到與引導(dǎo)工作

·會議接站

·會議報到①

確定迎接規(guī)格

②做好接站準(zhǔn)備

③設(shè)立接待標(biāo)志

④掌握抵達情況

⑤介紹賓主雙方(1)會議報到的方式：①由與會人員本人持會議通知親自報到。②由與會人員本人持單位介紹信親自報到③由本單位與會人員代為報到。(2)與會人員報到時,秘書應(yīng)做的工作：1.查驗證件2.確認報到人身份,并填寫有關(guān)信息。3.統(tǒng)一接收審查與會人員隨身帶來材料,經(jīng)審查后再統(tǒng)一分發(fā)。4.分發(fā)會議文件、證件、文件袋等會議用品。5.預(yù)收會務(wù)費、食宿費、資料費等費用,當(dāng)場開具收據(jù)。6.安排與會人員住宿。會議報到與引導(dǎo)工作

·會議簽到會議簽到的作用(1)便于統(tǒng)計實到人數(shù),以確定法定性會議的有效性。(2)檢查缺席情況,以便及時通知有關(guān)人員到會,或通知缺席對象另行補會。(3)慶典性、紀(jì)念性和追悼性會議活動的簽到表可以珍藏,留作永久的紀(jì)念。(4)與會人員的親筆簽名是其參加會議活動的書面證明,可為日后的查考提供歷史憑據(jù)。封面簽到表會議報到與引導(dǎo)工作

·會議引導(dǎo)

會議引導(dǎo)是指會議活動期間會務(wù)人員為與會人員指引會場、座位、展區(qū)、餐廳、住宿的房間,以及與會人員詢問的路線、方向和具體的位置。

要求：1.負責(zé)引導(dǎo)的禮儀人員要統(tǒng)一著裝,熟悉會場的布局,以及各種配套設(shè)施的情況。2.大型會議活動的禮儀人員要了解本地的交通、旅游、購物等情況,以備與會人員隨時咨詢。3.國際性會議的禮儀人員要掌握外語會話能力。組織會議進行的工作01檢查會場準(zhǔn)備情況會場的安全保衛(wèi)工作：(1)與會人員入場時的驗證與收票工作。(2)保持會場內(nèi)的秩序,維護場內(nèi)設(shè)備。(3)關(guān)注會場內(nèi)各種設(shè)備的使用情況。(4)做好會場內(nèi)的安全保衛(wèi)工作。會場的保密工作：(1)應(yīng)有相應(yīng)的值班制度與要求(2)對保密文件的分發(fā)、收回及會議內(nèi)容的保密要制定一套嚴(yán)格的程序與制度。02

會場的安全保衛(wèi)和保密工作03

會議交通服務(wù)1.

籌備會議用車。2.

擬訂會議用車制度和紀(jì)律會議用車或會議工作機構(gòu)用車。3.

合理調(diào)度會議用車,確保會議進程按計劃實施。4.

對駕駛?cè)藛T的管理。組織會議進行的工作04會議記錄、會議紀(jì)要、會議簡報與新聞報道會議記錄：會議記錄：(2)會議記錄的要求：

①

速度;②

紀(jì)實性。(3)記錄會議的重點。會議紀(jì)要目的：①讓與會人員帶回去作為傳達、貫徹會議精神的依據(jù)；②上報,使上級主管部門和有關(guān)單位了解會議的情況或予以轉(zhuǎn)發(fā)。目的：組織會議進行的工作04會議記錄、會議紀(jì)要、會議簡報與新聞報道會議紀(jì)要目的：①讓與會人員帶回去作為傳達、貫徹會議精神的依據(jù)；②上報,使上級主管部門和有關(guān)單位了解會議的情況或予以轉(zhuǎn)發(fā)。類型：例行會議紀(jì)要、工作會議紀(jì)要。內(nèi)容：會議情況簡述、對會議主要精神的闡發(fā)。擬寫要求：應(yīng)做到“記實、記要”。會議簡報要求“快、新、實、短”。新聞報道秘書在會前與新聞媒體聯(lián)系好,邀請他們到會報道,并及時將會議精神宣傳出去組織會議進行的工作05對會議發(fā)言人的管理及其他工作會議紀(jì)要1.會議組織者要安排好會議發(fā)言人的人選及發(fā)言順序,要注意每個人的發(fā)言時間及內(nèi)容的合理性。2.確定發(fā)言人后,要對發(fā)言人發(fā)出邀請,當(dāng)發(fā)言人到會后,根據(jù)計劃安排發(fā)言人的順序,確定每個人的發(fā)言時間。3.會務(wù)人員還需備一些常用藥品,以備與會人員急用。4.會議進行時,會務(wù)人員要做好與會人員需要的傳真或復(fù)印等工作。會議期間的生活服務(wù)工作及時訂購回程票打印并分發(fā)會議代表通信錄組織拍攝會議集體照及活動照做好會中與會人員的食宿服務(wù)04會后工作學(xué)習(xí)目標(biāo)知識目標(biāo)1.掌握送別會議代表的要求2.掌握會場的善后工作3.掌握整理會議文件的要求4.掌握會務(wù)工作的總結(jié)和反饋工作知識目標(biāo)能夠掌握會后工作的內(nèi)容和要求素質(zhì)目標(biāo)具備及時跟進的能力,以及分析和評估的能力任務(wù)引入A公司2022年業(yè)務(wù)洽談會終于圓滿結(jié)束,張副總經(jīng)理對這次會議的組織表示滿意。在安排好與會人員離會后,秘書小萌馬上將此次會議所產(chǎn)生的文件收集起來,包括會議方案、議程表、日程表、邀請函、受邀請客戶名單、開幕詞、會議記錄、會議發(fā)言等文件,并將其分門別類地整理好,形成一個主題為“2022年業(yè)務(wù)洽談會文件”的卷宗。任務(wù)引入找原統(tǒng)計數(shù)據(jù)的工作人員時,發(fā)現(xiàn)該工作人員到醫(yī)院看病去了。好不容易找到他,他卻記不起數(shù)據(jù)是多少了。找救災(zāi)辦的工作人員也沒用,因為昨日數(shù)字是估計數(shù),別人并不清楚。想找原材料,但又在省委領(lǐng)導(dǎo)手中。綜合科全體動員為此事奔忙,還是沒有結(jié)果。匯報材料催得很急,只能向省委領(lǐng)導(dǎo)秘書說明情況,并希望秘書想辦法抄下數(shù)據(jù)。出人意料的是,秘書早在他的筆記本中留下了這些數(shù)據(jù),問題迎刃而解。送別會議代表結(jié)清會議費用分發(fā)回程票,安排車輛和人員送站會議結(jié)束時,應(yīng)通知與會人員到會務(wù)組領(lǐng)取代為預(yù)定的回程車(機)票,同時,提前安排車輛和人員根據(jù)與會人員的離去時間組織送站,會議組織者應(yīng)根據(jù)車輛的承載量安排合適的車輛為與會人員送行。會場的善后工作清理會場歸還所借物品結(jié)算會議開支費用(1)拿走通知牌和方向標(biāo)志。(2)清理會場內(nèi)的其他物品。(3)通知配電人員和服務(wù)人員關(guān)閉會場電源。整理會議文件整理、分發(fā)會議記錄形成大會決議、簡報或紀(jì)要收全會議材料,匯編會議文件,并分類、立卷、歸檔匯編會議文件一般可分為兩種：①檔案資料需要的匯編②供學(xué)習(xí)使用的匯編會務(wù)工作的總結(jié)和反饋工作——總結(jié)

·會務(wù)工作總結(jié)的主要內(nèi)容1.檢查會議預(yù)案所制定的各項會議工作是否準(zhǔn)確到位,有無遺漏和重復(fù)之處。2.檢查會務(wù)工作機構(gòu)之間及與相關(guān)部門、單位的協(xié)調(diào)狀況。3.檢查每個會務(wù)人員是否完成會務(wù)工作及完成質(zhì)量。4.總結(jié)進一步提高會議效率與效益的方法。

·會務(wù)工作總結(jié)的方法1.會務(wù)人員在會后進行個人書面總結(jié)。2.各會務(wù)工作部門或相關(guān)部門分別進行小組總結(jié)和相互評議。3.必要時進行大會交流、總結(jié)與表彰,以起到激勵和鼓勵的作用。會務(wù)工作的總結(jié)和反饋工作——反饋

·會后信息反饋的主要內(nèi)容1.下級單位傳達和貫徹落實會議做出的決定、決議及有關(guān)精神是否迅速、及時。2.下級單位在貫徹落實會議精神方面有哪些經(jīng)驗。3.下級單位在貫徹落實會議決定、決議時遇到哪些困難和問題,這些困難和問題是由什么原因造成的。

·會后信息反饋的方法1.通過電話向有關(guān)方面口頭催詢交接情況,然后向上級單位匯報。2.要求有關(guān)方面提交書面報告,經(jīng)秘書部門匯總整理后呈交上級單位。3.秘書部門派人深入有關(guān)單位實地檢查和催詢,了解情況,寫出調(diào)查報告呈交上級單位。4.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,一些貫徹精神的好經(jīng)驗、好方法可以采用簡報的形式予以推廣。05談判工作學(xué)習(xí)目標(biāo)知識目標(biāo)1.掌握談判的準(zhǔn)備工作、過程2.掌握秘書受權(quán)談判的策略知識目標(biāo)能夠掌握談判工作的要點素質(zhì)目標(biāo)具備敏銳的洞察力和判斷力,樹立誠信、可靠的良好形象。任務(wù)引入A公司和B公司在一個最新項目上準(zhǔn)備達成合作,最后一輪的談判已經(jīng)定好時間。然而,就在談判前一天,A公司擔(dān)任主談的張總經(jīng)理突然接到來自C國的消息,稱A公司在C國的子公司受地方暴亂牽連,損失慘重。張總經(jīng)理決定親自到C國處理事故,找到助理林娜,授權(quán)林娜作為張總經(jīng)理的全權(quán)代表,在明天的談判上擔(dān)任主談,并當(dāng)場簽署了一份授權(quán)委托書。林娜覺得肩上責(zé)任重大,遂將為張總經(jīng)理緊急訂票、準(zhǔn)備出國手續(xù)等事宜交給秘書小李。林娜抓緊時間與張總經(jīng)理溝通談判事宜,包括己方可以承受的最低價格等一些細節(jié)。張總經(jīng)理又交代了一些注意事項。等一切已經(jīng)溝通得差不多時,林娜對明天的談判已經(jīng)心中有譜,張總經(jīng)理也已經(jīng)準(zhǔn)備啟程。任務(wù)引入在談判的準(zhǔn)備階段及前幾輪的談判中，林娜已經(jīng)做了許多準(zhǔn)備工作，對這次談判還是有充分把握的，加上與張總經(jīng)理臨行前的溝通，林娜駕輕就熟地圓滿完成了談判任務(wù)，雙方最后達成合作。張總經(jīng)理處理完C國的事情回來時,正好趕上雙方的慶祝宴會。張總經(jīng)理對林娜的表