《秘書實務》教案 項目三 會議工作

《秘書實務》電子教案項目三教案設計項目課題項目三會議工作授課時間授課對象學習目標了解會議的含義及作用;掌握會議活動的基本要素;了解會議的類型。掌握會議計劃的擬訂內容;掌握擬訂會議議程、日程、程序的方法;掌握布置會場的要點。掌握會議的報到與引導工作;掌握組織會議進行的工作;掌握會議期間的生活服務工作。掌握送別會議代表的要求;掌握會場的善后工作;掌握整理會議文件的要求;掌握會務工作的總結和反饋工作。掌握談判的準備工作、過程;掌握秘書受權談判的策略。學情分析此章是介紹會議工作內容，包括會議相關知識、會前工作、會中工作、會后工作以及談判工作，分為五個任務開展教學活動。重、難點重點能夠掌握會議的基本知識。能夠掌握會前工作的流程和要點。能夠掌握會中工作的內容和要點。能夠掌握會后工作的內容和要求。能夠掌握談判工作的要點。難點掌握談判工作的要點。教學方法講授法教學用具教材、課件等教學流程教學環(huán)節(jié)教學內容備注講授新知任務一會議相關知識會議的含義及作用會議是一種圍繞特定目標進行的、以口頭發(fā)言或書面交流為主要方式的有組織、有計劃的活動。會議有狹義和廣義之分:狹義的會議是指至少有三人參加的集體性商議活動,即傳統(tǒng)的會議;廣義的會議包括兩人或雙方之間的會見、會談。召開會議的主要作用是集思廣益、有效溝通,傳達信息、資源共享,表彰先進、樹立典范,解決問題、推廣經(jīng)驗等。會議活動的基本要素會議人員、會議名稱、會議議題、會議時間、會議地點、會議方式、會議結果。會議的類型會議的類型可按會議的規(guī)模劃分，按會議的內容劃分，按會議的性質劃分，按會議的時間劃分，按會議的階段劃分，按會議的方式劃分。任務二會前工作擬訂會議計劃根據(jù)會議預期達到的目的與效果,確定會議的名稱、議題、與會人員、時間和地點等。擬訂會議議程、日程、程序會議議程是指對會議議題的順序安排,一般由會議的領導者或主辦方確定。會議日程是指把會議議程規(guī)定的各項活動按單位時間進行具體的落實和安排,它不僅包括圍繞會議議題的全部活動,還包括會議過程中其他的輔助活動,如聚餐、參觀、考察、娛樂等。會議程序是指一次具體的會議活動中按照時間先后排列的詳細工作步驟,它可以讓與會人員了解具體的會議活動內容及時間,同時也是會議主持人掌握會議流程的依據(jù)。發(fā)放會議通知會議通知的類型與方式多種多樣,必要時還可以同時使用兩種以上的方法,以確保有效性。準備會議材料與物品需要準備的會議物品和設施主要包括常用文具、印刷設備、會場基本設施、會場裝飾用品、視聽器材、通信設施、交通工具、生活衛(wèi)生用品、特殊專門用品(如獎品、證書、選票)等。制發(fā)會議證件會議證件是表明與會議直接有關人員的身份權利和義務的證據(jù),供會議有關人員在開會期間佩戴使用的證件。安排會議生活與會人員需要集中住宿的會議,要做好與會人員的生活安排工作,讓他們賓至如歸。布置會場會場形式的布置要根據(jù)會議的規(guī)模、性質和需要來確定。任務三會中工作會議報到與引導工作重要領導或外賓前來參加會議,要事先確定迎接的規(guī)格,主辦方應當派有一定身份的人士前往機場、車站、碼頭迎接。組織會議進行的工作會議當天準備情況的檢查主要包括設備性能安全工作情況、桌椅數(shù)量是否足夠、煙灰缸的準備、水和水杯的準備、會標和花卉的準備等細節(jié)。會議期間的生活服務工作與會人員是否訂購回程票,會務組可在會議通知的回執(zhí)中列明,也可在會議簽到時列明或確認,收費后(如與會人員路費自費)幫其訂票。任務四會后工作送別會議代表會議結束時,應通知與會人員到會務組領取代為預定的回程車(機)票,同時,提前安排車輛和人員根據(jù)與會人員的離去時間組織送站,會議組織者應根據(jù)車輛的承載量安排合適的車輛為與會人員送行。會場的善后工作清理會場、歸還所借物品、結算會議開支費用。整理會議文件將完成的會議記錄經(jīng)會議領導修改確認后,按單位規(guī)定發(fā)送給相關人員。會議結束后要打印出會議記錄,交由會議主持人審查、定稿。會務工作的總結和反饋工作在會議結束后,秘書應該協(xié)助領導做好會議總結。通過總結發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、總結經(jīng)驗,提高辦會水平,為以后的會務工作打下基礎。會務工作總結應當及時、全面、公正、客觀、準確。任務五談判工作談判的準備了解對方的總體狀況:包括對方組織的性質、規(guī)模、發(fā)展狀況；正確把握對方的需求；全面了解對方的談判人員狀況。談判的過程開局、磋商、終結。秘書受權談判秘書受權談判是指秘書經(jīng)上司授權,代表上司的意志,以主談人的