律師事務(wù)所文書檔案管理制度

4/6律師事務(wù)所文書檔案管理制度一、總則1.1為加強(qiáng)本所業(yè)務(wù)檔案管理工作，特制定本制度。1.2歸檔的文件、案卷必須按年度立卷。本年度的文書檔案必須在次年的三月底前完成歸卷工作。1.3本所各律師及助理、行政人員、財務(wù)人員等均有義務(wù)保證其經(jīng)辦文件的真實性、系統(tǒng)性、完整性，并在結(jié)案后及時交予專職人員歸檔。如上述人員因工作變動或因故離職時，應(yīng)將其經(jīng)辦的文件材料通過律所負(fù)責(zé)行政事務(wù)的主管律師（下稱“行政主管律師”）與接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。1.4事務(wù)所文書檔案的整理與保管工作由下列人員分別負(fù)責(zé)：1.4.1行政主管律師統(tǒng)一負(fù)責(zé)事務(wù)所文書檔案的整理與保管工作；1.4.2事務(wù)所行政管理的文件由行政文秘負(fù)責(zé)整理與保管；1.4.3事務(wù)所財務(wù)文件由事務(wù)所財務(wù)主管負(fù)責(zé)整理與保管；二、文件材料的收集管理2.1凡本所印制發(fā)出的公文，一律由行政文秘統(tǒng)一收集管理。2.2一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷，并交由行政文秘管理。三、律師業(yè)務(wù)檔案立卷歸檔管理3.1總則3.1.1律師業(yè)務(wù)檔案分民商事行政仲裁案件、刑事案件、常年法律顧問三類。3.1.2律師業(yè)務(wù)檔案立卷工作由該業(yè)務(wù)的承辦律師或律師助理負(fù)責(zé)，相關(guān)業(yè)務(wù)檔案整理完成后交由行政文秘保管。3.1.3律師業(yè)務(wù)檔案按年度和一案一卷、一卷一號原則立卷。兩個以上律師共同承辦同一案件或同一法律事務(wù)一般應(yīng)合并立卷，但不同律師事務(wù)所（法律顧問處）律師合辦的法律事務(wù)除外。律師承辦跨年度的業(yè)務(wù)，應(yīng)在辦結(jié)年立卷。律師擔(dān)任常年法律顧問，應(yīng)做到一單位一卷。3.2案卷材料的收集、整理和排列順序3.2.1承辦律師接受委托并開始承辦法律事務(wù)時，即應(yīng)同時注意收集保存有關(guān)材料，著手立卷的準(zhǔn)備工作。3.2.2承辦律師應(yīng)在法律事務(wù)辦理完畢后，即全面整理、檢查辦理該項法律事務(wù)的全部文書材料，要補(bǔ)齊遺漏的材料，去掉不必立卷歸檔的材料。3.2.3律師立卷歸檔過程中，內(nèi)容相同的文字材料一般只存一份，但有領(lǐng)導(dǎo)同志批示的材料除外。3.2.4對已提交給人民法院、仲裁機(jī)構(gòu)或有關(guān)部門的證據(jù)材料，承辦律師應(yīng)將其副本或復(fù)印件入卷歸檔。對不能附卷歸檔的實物證據(jù)，承辦律師可將其照片及證物的名稱、數(shù)量、規(guī)格、特征、保管處所、質(zhì)量檢查證明等記載或留存附卷后，分別保管。3.2.5律師業(yè)務(wù)檔案應(yīng)按照案卷封面、卷內(nèi)目錄、案卷材料、卷底的順序排列。案卷內(nèi)檔案材料應(yīng)按照訴訟程序的客觀進(jìn)程或時間順序排列，具體順序按照附件一、附件二、附件三所示排列歸檔。3.2.6終止委托的業(yè)務(wù)，承辦律師仍應(yīng)按上述各類業(yè)務(wù)排列順序歸檔，承辦律師應(yīng)將委托人要求終止委托的書面文字材料或承辦律師對終止委托原因的記錄收入卷中，排在全部文書材料之后。3.3立卷編目和裝訂3.3.1律師業(yè)務(wù)檔案一律使用阿拉伯?dāng)?shù)字逐頁編號，兩面有字的要兩面編頁號。頁號位置正面在右上角，背面在左上角（無字頁不編號）。3.3.2立卷人用鋼筆或簽字筆逐頁填寫案卷封面、卷內(nèi)目錄，內(nèi)容要整齊，字跡要工整。3.3.3承辦案件日期以委托書簽訂日期或人民法院指定日期為準(zhǔn)；結(jié)案日期以收到判決書（裁定書、調(diào)解書）之日為準(zhǔn)；法律顧問業(yè)務(wù)的收結(jié)日期，以聘請法律顧問合同的簽訂與終止日期為準(zhǔn)；其他非訴訟法律事務(wù)，以委托事項辦結(jié)之日為結(jié)案日。3.3.4律師業(yè)務(wù)文書材料裝訂前要進(jìn)一步整理。對破損的材料要修補(bǔ)或復(fù)制，復(fù)制件放在原件后面。對字跡難以辨認(rèn)的材料應(yīng)當(dāng)附上抄件。主要外文材料要翻譯成中文附后。卷面為１６開，窄于或小于卷面的材料，要用紙張加襯底；大于卷面的材料，要按卷面大小折疊整齊。需附卷的信封要打開平放，郵票不要揭掉。文書材料上的金屬物要全部剔除干凈。附件二：刑事案件案卷目錄序號名稱頁碼頁數(shù)1收結(jié)案審批表2收費憑證3委托協(xié)議4授權(quán)委托書或則制定辯護(hù)函5起訴書、抗訴書或則上訴狀6閱卷筆錄7會見被告人、委托人、證人筆錄8調(diào)查材料9承辦人提出的辯護(hù)或則代理意見10集體討論記錄11辯護(hù)詞或代理詞12出庭通知書13判決書或裁定書14辦案小結(jié)15161718附件三：常年法律顧問卷宗目錄序號名稱頁碼頁數(shù)1收結(jié)案審批表2收費憑證3《顧問合同》4顧問工作記錄56789101112131415161718附件