高校公章使用與審核流程

高校公章使用與審核流程第一章總則為規(guī)范高校公章的使用與審核流程，保障公章的安全和有效利用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及高校管理規(guī)定，制定本制度。公章作為高校的重要法律工具，承載著學校的信譽與權(quán)威，合理使用公章對于維護學校形象、保護合法權(quán)益具有重要意義。第二章適用范圍本制度適用于本校所有部門及單位的公章使用與審核工作，包括但不限于行政部門、教學單位、科研機構(gòu)及其他相關(guān)職能部門。所有涉及公章使用的文件、合同、證明等均需遵循本制度的規(guī)定。第三章公章管理職責公章管理由校辦公室負責，具體職責包括：1.負責公章的保管、使用登記和審核流程的制定與實施。2.定期對公章使用情況進行檢查和評估，確保公章管理的有效性。3.負責對使用公章的相關(guān)人員進行培訓和指導，提升其對公章使用規(guī)范的認識。第四章公章使用申請流程公章的使用需經(jīng)過嚴格的申請與審核流程。具體步驟如下：1.申請部門需填寫《公章使用申請表》，并附上相關(guān)文件資料，包括文件的電子版和紙質(zhì)版。2.申請表需經(jīng)部門負責人簽字確認，并加蓋部門專用章。3.申請表及相關(guān)材料提交至校辦公室進行審核，校辦公室需在三個工作日內(nèi)完成審核。4.審核通過后，校辦公室安排公章的使用，并做好使用記錄。審核未通過的情況，需及時反饋給申請部門，并說明原因。第五章公章使用的注意事項在公章使用過程中，各部門需遵循以下注意事項：1.公章僅限于授權(quán)人員使用，使用人員需對公章使用情況負責。2.公章不得隨意借用或轉(zhuǎn)讓給他人，使用后應及時歸還。3.使用公章的文件需確保內(nèi)容真實、合法，并符合學校的相關(guān)規(guī)定。4.在使用過程中如發(fā)現(xiàn)公章?lián)p壞或丟失，須立即報告校辦公室采取相應措施。第六章公章使用的記錄與監(jiān)督公章的使用情況需進行詳細記錄，以便后續(xù)審核和追溯。具體要求如下：1.校辦公室需建立《公章使用登記簿》，記錄每次公章使用的時間、用途、使用人、審核人等信息。2.每季度進行一次公章使用情況的自查，對不符合規(guī)定的使用情況進行整改。3.公章的使用情況將納入各部門的年度考核，作為管理績效的重要依據(jù)。第七章公章的保管與維護公章的保管和維護由校辦公室負責，具體要求包括：1.公章應存放在專用的保險柜中，確保安全。2.每日對保險柜進行檢查，確保公章完好無損，并定期清理公章周邊環(huán)境，防止灰塵積聚。3.對于公章的使用記錄及相關(guān)文件，需妥善保存，至少保存三年，以備查閱。第八章公章的銷毀與更新公章的銷毀與更新需遵循相應的程序，具體內(nèi)容包括：1.由于職能調(diào)整或其他原因需更換的公章，需提前提出申請，并附上相應的審批文件。2.銷毀的公章需由校辦公室組織，參與人員應包括法務部門的代表，確保銷毀過程的合法合規(guī)。3.新公章的制作需經(jīng)過嚴格的審批流程，確保新公章的合法性和有效性。第九章附則本制度由校辦公室負責解釋，自頒布之日起實施。各部門應根據(jù)本制度的要求，結(jié)合自身實際情況，制定相應的實施細則，確保公章管理工作的有效落實。第十章監(jiān)督與反饋機制為確保本制度的有效執(zhí)行，建立監(jiān)督與反饋機制：1.校辦公室定期組織對公章使用情況的專項檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.各部門應設立公章使用反饋渠道，定期收集意見和建議，不斷完善公章管理制度。3.每年進行一次制度評估，根據(jù)實際情況進行修訂和完善