采購控制管理程序文件

采購控制管理程序文件流程采購文件的編制與審批應(yīng)按照公司內(nèi)部審批流程進(jìn)行，確保采購活動(dòng)合規(guī)、規(guī)范。4.5供方調(diào)查與選定采購部應(yīng)根據(jù)采購目標(biāo)，對供方進(jìn)行調(diào)查和篩選，選定符合公司要求的供方，并建立供方庫。4.6價(jià)格管理采購部應(yīng)根據(jù)市場行情和供方情況，合理制定采購價(jià)格，確保采購物料的合理性和經(jīng)濟(jì)性。4.7物料驗(yàn)證和代用管理采購部應(yīng)對采購的物料進(jìn)行驗(yàn)證，確保物料的質(zhì)量和適用性。同時(shí)，采購部應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，合理使用代用物料，確保生產(chǎn)不受影響。4.8合同、訂單管理采購部應(yīng)根據(jù)采購文件編制合同或訂單，明確雙方權(quán)利和義務(wù)，確保采購活動(dòng)的合法性和規(guī)范性。5總結(jié)本程序的實(shí)施，將有助于規(guī)范公司的采購活動(dòng)，提高采購效率和質(zhì)量，降低采購成本，達(dá)到公司經(jīng)營目標(biāo)。同時(shí)，各部門應(yīng)按照程序要求，認(rèn)真履行職責(zé)，確保采購活動(dòng)的順利進(jìn)行。4.4.1確認(rèn)計(jì)劃及請購報(bào)表的提出由生產(chǎn)工程部（業(yè)務(wù)部）負(fù)責(zé)，審核并報(bào)總經(jīng)理審批。4.4.2樣品索樣單和新品物料請購單的審核由生產(chǎn)工程部負(fù)責(zé)人進(jìn)行。4.4.3零星物料請購單的審核由使用部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行，報(bào)總經(jīng)理審批。4.4.4訂單的審批權(quán)限：a)單個(gè)合同（訂單）采購金額超過人民幣壹仟元的，由采購部負(fù)責(zé)人及總經(jīng)理聯(lián)合審批。b)固定資產(chǎn)部分由采購部負(fù)責(zé)人及總經(jīng)理聯(lián)合審批。4.5供方的調(diào)查與選定4.5.1為保證物料的質(zhì)量和確保料源，生產(chǎn)部和采購部應(yīng)對經(jīng)常采購的物料，評定其供方的設(shè)備規(guī)模、生產(chǎn)能力、質(zhì)保能力，建立供方檔案。4.5.2供方選擇原則：a)具有營業(yè)執(zhí)照，一般納稅人認(rèn)定；b)質(zhì)量、價(jià)格、交貨及服務(wù)等條件良好；c)原則上優(yōu)先選用具有ISO9000質(zhì)保體系、產(chǎn)能符合配套要求、新品開發(fā)能力強(qiáng)及財(cái)務(wù)體系健全的供方；d)商譽(yù)良好。4.5.3供方的選定：a)采購部應(yīng)廣泛采購商源或接受推薦的供方。b)認(rèn)定合格的供方的物料，且其質(zhì)量體系評定合格，進(jìn)入《合格供方手冊》，作為批量采購的對象。c)供方提供的物料出現(xiàn)質(zhì)量異常，應(yīng)在指定期限內(nèi)回復(fù)改善，如無法達(dá)到，則采購部有權(quán)取消其合格供方的資格。d)認(rèn)定部門可向供方提供質(zhì)保方面的指導(dǎo)。4.6采購工作的實(shí)施4.6.1生產(chǎn)工程部、人事行政部、市場部各單位應(yīng)在各自授權(quán)責(zé)任范圍內(nèi)根據(jù)生產(chǎn)、業(yè)務(wù)等需要，向采購部提出采購需求，包括需要采購物料的項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等。4.6.2采購部根據(jù)采購需求，編制采購計(jì)劃，明確采購信息，訂立采購合同（訂單），包括確定的供方、所采購物料的項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價(jià)、運(yùn)輸方式、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等。4.6.3采購人員應(yīng)在采購合同（訂單）審批后開始采購工作。在生產(chǎn)急需等特殊情況下，可在合格供方范圍內(nèi)緊急組織進(jìn)貨應(yīng)急使用，然后補(bǔ)簽采購合同（訂單）。4.6.4若屬分批交貨者，采購員應(yīng)在采購合同（訂單）上分別寫明交貨數(shù)量及交貨日期、交貨地點(diǎn)。4.6.5采購人員于訂購作業(yè)完成后，因特殊事項(xiàng)變更者，應(yīng)及時(shí)以函、電方式與供方商洽談變更訂貨行為，必要時(shí)由對方書面確認(rèn)。4.6.6物料到貨后，采購員應(yīng)將采購單交給倉庫管理員核對入庫數(shù)量、驗(yàn)證情況，符合要求后采購員方可辦理付款手續(xù)。4.7交貨期管理b)研發(fā)質(zhì)量部負(fù)責(zé)認(rèn)定報(bào)告的分發(fā)和變更控制，而供方則由采購部通知。在訂單管理方面，訂單應(yīng)包括物料名稱、型號規(guī)格、企業(yè)編號、廠家、單價(jià)、數(shù)量、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、包裝方式、運(yùn)輸方式、付款條件等完整的交易條件和規(guī)范準(zhǔn)確的描述。如果注明驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，則進(jìn)貨將按照技術(shù)協(xié)議或物料認(rèn)定報(bào)告或雙方認(rèn)可的規(guī)格書驗(yàn)收。采購訂單應(yīng)該一式五聯(lián)，其中兩聯(lián)按授權(quán)原則審批簽定后生效，供需雙方各保存一份原稿，一聯(lián)分送財(cái)務(wù)部。訂單或采購合同正本在采購部保存，保存期為三年。4.12合格供方手冊的管理4.12.1合格供方手冊的主要內(nèi)容應(yīng)包括物料的企業(yè)名稱、地址、材料類別和評定依據(jù)。附錄A采購過程控制流程圖制定生產(chǎn)計(jì)劃：生產(chǎn)/業(yè)務(wù)部采購合同或采購訂單訂單審批：編制訂單采購部，業(yè)務(wù)部經(jīng)理，總經(jīng)理采購政策、需求緊急度，供方配套能力及等級，價(jià)格異動(dòng)否？詢價(jià)、比價(jià)：采購部確認(rèn)計(jì)劃及請購報(bào)表：物料需求計(jì)劃生產(chǎn)部/業(yè)務(wù)部編制采購計(jì)劃：采購部報(bào)價(jià)審批電腦記錄更改決定采購方式：采購部分配訂購量：采購部OK？發(fā)出訂單：采購員交貨動(dòng)態(tài)管理：采購員，理貨工廠倉庫退、換貨檢驗(yàn)合格否？讓步接收否？入庫重檢重收結(jié)束合格？附錄B零星采購過程控制流程圖物料請購單提出申請使用部門審批控制部門詢價(jià)、比價(jià)：采購部供應(yīng)商核對規(guī)格報(bào)審表替代價(jià)格合理？確定供方：采購部編制訂單：采購部生產(chǎn)工程/業(yè)務(wù)部總經(jīng)理訂單審批OK發(fā)出訂單：采購員收貨交驗(yàn)：倉庫合格檢驗(yàn)不合格退貨：供方入庫：倉庫附錄C固定資產(chǎn)采購過程控制流程圖年度經(jīng)營計(jì)劃大綱已批準(zhǔn)的立項(xiàng)請購使用單位審批控制部門議標(biāo)、招標(biāo)商務(wù)技術(shù)交流方案論證、方案擬訂報(bào)審表生產(chǎn)工程，業(yè)務(wù)部門，采購部，總經(jīng)理采購可行性報(bào)告會簽、審批OK？編制合同、技術(shù)附件合同審批確認(rèn)生效合同執(zhí)行狀態(tài)管理是否免稅？交貨動(dòng)態(tài)管理到貨報(bào)關(guān)、檢疫開箱清點(diǎn)、記錄到貨情況安裝、調(diào)試最終驗(yàn)收，開具驗(yàn)收合格證書單證提供免稅批文。該批文是免稅的必要證明文件，必須在進(jìn)口商品時(shí)提供。如果沒有該批文，將無法享受免稅政策。提供免稅批文的方法有兩種：一是向當(dāng)?shù)囟悇?wù)部門申請，二是通過貿(mào)易公司代辦。在申請時(shí)，應(yīng)提供必要的證明材料，如企業(yè)注冊證明、進(jìn)