制造執(zhí)行系統(tǒng)操作與應用課件 4-2-1電子文件的歸檔與管理

電子文檔管理電子文件的歸檔與管理11電子文檔管理原則目錄2電子文件的收集3電子文件的整理4電子文件歸檔程序與要求電子文檔管理原則（1）檔案部門負責制定電子文件歸檔與電子檔案管理制度，提出業(yè)務系統(tǒng)電子文件歸檔功能要求，負責電子檔案管理系統(tǒng)的建設與應用培訓；負責指導電子文件形成或辦理部門按歸檔要求管理應歸檔電子文件；負責電子文件歸檔和電子檔案編目、管理和處置等各項工作。（2）電子文件形成或辦理部門負責電子文件的收集、整理、著錄和移交歸檔等工作。（3）信息化部門負責依據(jù)標準建設業(yè)務系統(tǒng)電子文件歸檔功能，參與電子檔案管理系統(tǒng)建設，為電子檔案管理提供信息化支持。（4）保密部門負責監(jiān)督涉密電子文件歸檔和電子檔案的保密管理。1電子文件的收集相關(guān)人員應齊全、完整地收集電子文件及其組件，電子文件內(nèi)容信息與其形成時保持一致，包括但不限于以下6個方面的要求：（1）同一業(yè)務活動形成的電子文件應齊全、完整。（2）電子公文的正本、正文與附件、定稿或修改稿、公文處理單等應齊全、完整。（3）在計算機輔助設計和制造過程中形成的產(chǎn)品模型圖、裝配圖、工程圖、物料清單、工藝卡片、設計與工藝變更通知等電子文件及其組件應齊全、完整。2電子文件的收集（4）聲像類電子文件應能客觀、完整地反映業(yè)務活動的主要內(nèi)容、人物和場景等。（5）郵件、網(wǎng)頁、社交媒體類電子文件的文字信息、圖像、動畫、音視頻文件等應齊全、完整。網(wǎng)頁版面格式保持不變。需收集、歸檔完整的網(wǎng)站系統(tǒng)時，應同時收集網(wǎng)站設計文件、維護手冊等。（6）以專有格式存儲的電子文件不能轉(zhuǎn)換為通用格式時，應同時收集專用軟件、技術(shù)資料、操作手冊等。以公務電子郵件附件形式傳輸、交換的電子文件，應下載并收集、歸入業(yè)務系統(tǒng)或存儲文件夾中。2電子文件的整理相關(guān)人員應在電子文件擬制、辦理或收集過程中完成保管期限鑒定、分類、排序、命名、存儲等整理活動，并同步完成會議記錄、涉密文件等紙質(zhì)文件的整理。應歸檔電子文件保管期限分為永久、定期30年和定期10年等。應在分類方案下按照業(yè)務活動、形成時間等關(guān)鍵字，對電子文件元數(shù)據(jù)、紙質(zhì)文件目錄數(shù)據(jù)進行同步排序，排序結(jié)果應能保持電子文件、紙質(zhì)文件之間的有機聯(lián)系。3電子文件的整理具體要求如下：（1）應由業(yè)務系統(tǒng)按內(nèi)置命名規(guī)則自動、有序地為電子文件及其組件命名。（2）在單臺計算機中經(jīng)辦公、繪圖雷應用軟件形成的電子文件，應采用完整、準確的電子文件題名命名。（3）聲像類電子文件可采用數(shù)字攝錄設備自動賦予的計算機文件名。可參照分類方案在計算機存儲器中建立文件夾集中存儲電子文件及其組件，完成整理活動。3電子文件歸檔程序與要求電子文件形成或辦理部門、檔案部門可在歸檔過程中基于業(yè)務系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)完成電子文件及其元數(shù)據(jù)的清點、鑒定、登記、填寫電子文件歸檔登記表（如右表所示）等主要歸檔程序。4單位名稱

歸檔時間

歸檔電子文件門類

歸檔電子文件數(shù)量卷

件

張

分鐘

字節(jié)歸檔方式□在線歸檔□離線歸檔檢驗項目檢驗結(jié)果載體外觀檢驗

病毒檢驗

真實性檢驗

可靠性檢驗

完整性檢驗

可用性檢驗

技術(shù)方法與相關(guān)軟件說明登記表、軟件、說明資料檢驗

電子文件形成或辦理部門（蓋章）

年

月

日檔案部門（蓋章）

年

月

日電子文件歸檔程序與要求應對電子文件的真實性、可靠性、完整性和可用性進行鑒定，鑒定合格率應達到100%，包括：（1）電子文件及其元數(shù)據(jù)的形成、收集和歸檔符合制度要求。（2）電子文件及其元數(shù)據(jù)能一一對應，數(shù)量準確且齊全、完整。（3）電子文件與元數(shù)據(jù)格式符合歸檔格式要求。（4）以專有格式歸檔的，其專用軟件、技術(shù)資料等齊全、完整。（