合同管理系統(tǒng)更新后操作手冊

合同管理系統(tǒng)更新公告

一、合同管理系統(tǒng)更新安排

1、CRP系統(tǒng)中合同上傳、合同管理模塊計劃7月3日進行系統(tǒng)更新，現(xiàn)有

功能模塊計劃于7月2日晚8:30進行功能下線，預(yù)計7月4日可正?；?/p>

復(fù)使用。

2、7月份新簽約合同經(jīng)溝通將按新流程進行操作，系統(tǒng)上線期間［7月1日

-7月3日］,所有新簽約顧客的合同暫停上傳，如有上傳的審核人員將

進行統(tǒng)一駁回。

3、本次系統(tǒng)更新帶來的操作變動如下：

變更內(nèi)容更新前更新后

合同編號填寫隨意、不規(guī)范標準GT/BW+7位數(shù)字

憑證信息顧問填寫，財務(wù)對賬困難財務(wù)填寫，顧問提交時綁定憑證

選校/專業(yè)數(shù)量無新增

合同金額細分無新增

代收代付費無新增

雙拼操作規(guī)范1全程+1單申請1單簽證+N單申請

資源加一規(guī)范沒明確規(guī)則明確加一規(guī)則及OA流程

資源與合同關(guān)系一資源可上傳多合同一資源只能上傳一個合同

*本篇中的合同、雙拼合同定義

1）合同，特指有合同編號及公司章的合同，附加條款如藝術(shù)指導(dǎo)、加校等情況

依附在主合同基礎(chǔ)上，不算多份合同。

2）雙拼合同，特指一個資源簽約一份申請2個以上國家的合同，合同編號只有

一個。歷史合同中的不規(guī)范操作，如歐洲［北歐］合同、一份單簽證簽約多

人、贈送簽證這種情況也按此類處理。

二、紙質(zhì)合同填寫注意事項

1客戶簽名規(guī)范

顧問在填寫紙質(zhì)合同時首頁與尾頁必須有學(xué)生簽名，如果未滿18歲由法定代理

人簽署合同。不得空白，否則將會被駁回。

2首頁填寫規(guī)范

紙質(zhì)合同的首頁顧問必須手寫正楷，便于審核。

3、尾頁填寫規(guī)范

合同的尾頁需要顧問、學(xué)生簽名，簽署日期，并加蓋公章或者合同章和騎縫章

三、CRP合同提交規(guī)范［新］

1合同簽約日期

1）CRP系統(tǒng)錄入簽約日期須按照學(xué)生填寫的日期為準錄入系統(tǒng)。

2）合同簽約后須在三天內(nèi)完成CRP系統(tǒng)錄入，請認真完整的填寫系統(tǒng)錄入信

息。

3）顧問如未按要求在三天內(nèi)提交系統(tǒng)的，從第四天開始，每晚一天提交由顧問

交納違約金300元。違約金從顧問的簽約金額中按月扣除。

2合同有效期［截止時間］

1）合同上所標明的合同有效期

3合同編號

1）按照合同上的編號滇寫

4合同主體

1）按照簽約合同的公司名稱提交合同主體

5合同附件

1）請上傳清晰完整的紙質(zhì)合同，要求掃描上傳PDF格式的附件。

2）如有補充協(xié)議請與合同一并上傳，所有補充協(xié)議須由地區(qū)負責(zé)人或項目經(jīng)理

簽字確認，如無簽字補充協(xié)議視為無效。

6其他附件

用于追加付款時其他附件上傳

7學(xué)生姓名

1）顧問錄入系統(tǒng)的姓名須與紙質(zhì)合同中的名字一致。如需修改請在意向客戶模

塊中，對相應(yīng)資源姓名進行編輯修改。

8申請國家

1）顧問根據(jù)客戶所申請的國家選擇相符的合同提交CRP系統(tǒng)，須與紙質(zhì)合同一

致。如需修改請在意向客戶模塊中，對相應(yīng)資源申請國家進行編輯修改。

9申請項目

1）顧問根據(jù)客戶所申請的學(xué)歷提交系統(tǒng)，須與紙質(zhì)合同一致。如需修改請在意

向客戶模塊中，對相應(yīng)資源申請項目進行編輯修改。

10服務(wù)類型

1）顧問在提交系統(tǒng)時按照紙質(zhì)合同服務(wù)類型填寫，須選擇與合同相符的類型提

交。如遇到無法歸類的合同，請先與運營管理部溝通合同歸類后再上傳。

11合同選校數(shù)量

1）填寫主合同中的選校數(shù)量，第一次提交合同的實際選校數(shù)量需與紙質(zhì)合同保

持一致。合同金額外加校數(shù)量不計入主合同選校數(shù)量中。

11合同選專業(yè)數(shù)量

1）填寫主合同中的申請專業(yè)數(shù)量，第一次提交合同的實際申請專業(yè)數(shù)量需與紙

質(zhì)合同保持一致。合同金額外另計的加專業(yè)數(shù)量不計入主合同選專業(yè)數(shù)量中。

12合同獎學(xué)金數(shù)量

1）填寫主合同中的申請獎學(xué)金數(shù)量，第一次提交合同的實際獎學(xué)金專業(yè)數(shù)量需

與紙質(zhì)合同保持一致。

13合同總金額

1）填寫主合同簽約實際金額，第一次提交合同的合同總金額需與紙質(zhì)合同保持

一致。

2）一個合同只有一個合同金額，所有追加的加申金額、排名費金額等不計入合

同總金額中。

四、特殊合同及協(xié)議提交規(guī)則

1排名費附加協(xié)議、藝術(shù)指導(dǎo)補充協(xié)議、補充協(xié)議、延期協(xié)議的CRP提交規(guī)

則

1）排名費附加協(xié)議、補充協(xié)議、延期協(xié)議在提交時需要先保存基礎(chǔ)合同，不需

要新建資源，在保存后的原合同處點擊追加付款：金額按照實際填寫，如無費

用變化，則合同金額和支付金額直接寫零。

2）關(guān)于美國補充協(xié)議排名費規(guī)定兩種情況：

第一種如果顧問報價采用的是“不分排名（一口價）二無論最終被錄取結(jié)果如

何，都不參與退費的情況，合同總價可以寫在主合同金額中，不用單獨簽署補

充協(xié)議排名費；

第二種如果顧問采用“基礎(chǔ)費用+排名費”式報價，如最終被錄取結(jié)果需要按

照補充協(xié)議內(nèi)容進行金額補差，則要求排名費協(xié)議內(nèi)容單獨簽署，分離于主合

同簽約金額（主合同只寫基礎(chǔ)費用），并且上傳CRP系統(tǒng)時要求主合同和補充

協(xié)議分開上傳合同。例:合同總金額3萬元，在簽署合同時基礎(chǔ)合同金額處填寫

2萬元，排名費補充協(xié)議金額處填寫1萬元。

3）藝術(shù)指導(dǎo)補充協(xié)議在提交時需要先保存基礎(chǔ)合同，并在保存后的原合同處點

擊追加付款，上傳藝術(shù)指導(dǎo)合同補充協(xié)議附件，金額按照合同金額填寫。

2雙拼、尊享X+Y、語培、尊享美研課程等CRP提交規(guī)則

基于系統(tǒng)原則：每個資源ID下，遵從合同號唯一性原則，即每個資源ID下只

有唯一的合同號。雙拼、尊享X+Y、語培、尊享美研課程等幾類合同，上傳合

同時候，需要聯(lián)系技術(shù)同事創(chuàng)建新資源。

3雙拼合同CRP系統(tǒng)錄入操作如

1）資源錄入：原資源的跟進運營顧問提交新建資源0A系統(tǒng)，請黃安琪協(xié)助增

加錄入資源，雙拼合同需要拆分成3條資源錄入（2個單申請，1個單簽證），

并分配給簽約顧問。

大運營顧問不得自行錄入資源，以改變資源屬性為老客戶推薦或者自帶資源。

一經(jīng)查出，將處以雙倍處罰。

2）.合同上傳

CRP中3條資源分別操作，進行同一份合同上傳，合同號傳填寫雙拼合同+1,

以此類推。

3）合同金額錄入

一個合同編號只有一個合同金額，追加付款對合同金額無影響

4）簽證服務(wù)費歸屬確認

客戶最終確認去哪個國家，就將簽證最終確認為哪個國家。

4加校費、加專業(yè)費、加文書費的提交規(guī)則

1）加申請在提交時需要先保存基礎(chǔ)合同，并在保存后的合同處追加付款加校費

用。

2）費用類別為“加校費/加專業(yè)費/加文書費”。

五、合同審核流程

1審核人員變動

由財務(wù)部同事改為運營管理部王麗娜

2審核時間

根據(jù)合同的數(shù)量審核時間是3-5個工作日。

3月底核算返款時間安排

月底核算返款時根據(jù)CFO所發(fā)的郵件截止時間提交合同，并審核通過的合同都

作為本月的返款金額。

4特殊情況處理辦法

以上類型的合同，在上傳時如遇到其他特殊情況，請顧問老師提前與運營部王

麗娜取得聯(lián)系進行報備，運營管理部會協(xié)助您進行最便捷的上傳。

五、CRP合同提交操作指南［新］

1新增合同

1.1確認資源已簽約。

操作指南：意向客戶頁面點擊“確認簽約”按鈕，補充相關(guān)信息后確認資源為

“已簽約”

姓名聯(lián)系方式申請國申請項解學(xué)時用戶評里進狀態(tài)來源錄入時間轉(zhuǎn)移時間?新備注，

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1.2提交合同

1）調(diào)整內(nèi)容

提及合同功能，收據(jù)憑證相關(guān)內(nèi)容由填寫改為綁定財務(wù)憑證，新增合同詵校數(shù)

量、合同選專業(yè)數(shù)量、合同獎學(xué)金數(shù)量填寫，新增服務(wù)費拆分細項要求。

線交合同

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2）操作方法

填寫合同編號后，系統(tǒng)會自動推送該合同編號下相應(yīng)的財務(wù)憑證。

注：如錄入合同編號后，仍無憑證顯示，請確認合同編號是否填寫正確，如無

誤，請聯(lián)系財務(wù)確認收費憑證開具信息是否正確。

II交合同

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選中相應(yīng)憑證后，對服務(wù)費具體金額進行分攤說明。

注：

1)有且僅當待分配服務(wù)費金額為0時，憑證付款金額說明才能保存。

2)當選擇加校服務(wù)費、加專業(yè)服務(wù)費時，需要填寫相應(yīng)加申數(shù)量。

提交合同

憑證付款金額說明

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確認憑證付款金額說明時，如合同編號與歷史合同有重復(fù)，且通過OA流程聯(lián)

系黃安琪進行資源加一處理的，系統(tǒng)顯示彈窗如下：

則需確認是否為雙拼合同，如確認為雙拼且通過審核，系統(tǒng)會自動為合同號碼

增加后綴-N,用于區(qū)分雙拼合同。

注：

如系統(tǒng)中存在相同合同編號的歷史數(shù)據(jù)，但歷史資源與當前合同資源無綁定關(guān)

系，系統(tǒng)默認為合同編號錄入錯誤，合同數(shù)據(jù)無法提交。

2追加付款

該功能會自動帶出當前合同的相關(guān)信息，與新增合同操作流程一致。

遇交合同

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當前合同信息如上,點擊追加付款后，展示如下：

3查看合同

合同列表頁展示優(yōu)化

多19』留學(xué)國學(xué)W理我做問問答分享修張乾

案例上獻W文章發(fā)布

我的辦公案個人信息設(shè)置意向客戶.在辦客戶管理合同管理內(nèi)部案例庫

叵

請輸入關(guān)德詞新增合同

合同主體：服務(wù)類型：合同狀態(tài)：簽約日期：

▲

▼::請選擇時間@

流水ID合同蝎號資源姓名朦務(wù)類型合同命額合同狀態(tài)

2223GT0000122合同測試6簽證2.000審核中查41合同

2201GT1000017合同測試2全程最務(wù)2C.OOO審核中查看合同

2170GT1000017合同測試2全程版務(wù)2C,000審核中查看合同

2167GT1000017合同潴試1+1全程服務(wù)2,000審核中查看合同

2165GT1000016合同測試1全程服務(wù)7.000審核中查看合同|

2173GT1000003合同洪試4全程服務(wù)1C,000市核中壹暑合同|

2143GT1000010-3胡志明全程08務(wù)2,000審核通過查看合同

2142GT1