非營利組織用印流程及管理制度

非營利組織用印流程及管理制度第一章總則為規(guī)范非營利組織內部用印管理，保障用印的合法性、準確性和安全性，依據相關法律法規(guī)及組織內部規(guī)章制度，制定本制度。用印是非營利組織日常運作中重要的環(huán)節(jié)，涉及合同、協議、公告、報告等多方面內容，確保用印流程的科學合理，有助于提升組織的公信力和管理效率。第二章適用范圍本制度適用于本組織所有用印事項，包括但不限于各類合同、項目申請、資金撥付、對外文件、宣傳材料等。所有部門和員工在進行用印時均需遵循本制度，確保用印行為符合相關規(guī)定。第三章用印管理職責用印管理由專門的行政管理部門負責，具體職責包括：1.負責用印申請的審核和記錄，確保所有用印事項均有明確的申請依據。2.定期對用印流程進行評估和優(yōu)化，提升管理效率。3.負責對用印印章的保管和使用情況進行監(jiān)督，防止印章濫用和遺失。4.組織相關培訓，提高員工對用印規(guī)范的認識和理解。第四章用印流程用印流程包括申請、審核、印章使用和記錄等環(huán)節(jié)，具體步驟如下：1.用印申請任何部門需用印時，須填寫《用印申請表》，詳細說明用印事項、用途及文件內容，附上相關證明材料。申請表需由部門負責人簽字確認。2.審核環(huán)節(jié)行政管理部門在收到用印申請后，應對申請內容進行審核，確保相關文件的合法性和合規(guī)性。審核時，應核對以下內容：文件的完整性和清晰度。相關審批流程是否已完成。用印事項是否符合組織的工作目標和方向。3.使用印章審核通過后，行政管理部門方可將印章交予申請部門進行印章使用。使用印章時，應嚴格遵循以下原則：不得私自攜帶印章出組織辦公場所。用印過程中應保持印章的完整，避免損壞。使用后應及時將印章歸還至專門的保管處，并進行記錄。4.記錄管理所有用印事項均需進行詳細記錄，記錄內容包括：用印日期、用印部門、用印文件名稱、審批人和用印人姓名等。記錄應妥善保存，便于日后查閱和審計。第五章印章的保管與使用印章的管理直接關系到組織的法律風險與公信力，故應嚴格遵循以下管理規(guī)定：1.印章保管所有印章應由行政管理部門專人負責保管，存放于安全的印章柜中，確保防火、防潮、防盜。印章柜應設置密碼鎖或其他安全措施，非保管人員不得隨意接觸。2.印章使用登記每次使用印章后，使用人需在印章使用登記簿中進行記錄，登記內容應包括：用印時間、用印文件、用印人、審批人等信息，確?？勺匪菪浴?.印章的審計與檢查行政管理部門應定期對印章的使用情況進行審計，檢查印章使用是否符合規(guī)定，防止濫用和失控。審計結果應形成書面報告，提出改進建議。第六章監(jiān)督與責任為確保用印管理的有效實施，需建立相應的監(jiān)督機制，明確責任分工：1.監(jiān)督機制組織內部可設立用印管理小組，定期對用印流程及管理制度進行檢查和評估。管理小組可由行政管理部門、財務部門及相關業(yè)務部門共同組成，共同負責監(jiān)督用印管理的執(zhí)行情況。2.責任追究對于未按照制度規(guī)定進行用印的行為，管理小組應及時進行調查，并根據情節(jié)輕重對相關責任人進行處理。處理措施可包括警告、罰款或其他適當的紀律處分。第七章附則本制度的解釋權歸屬行政管理部門，自發(fā)布之日起實施。為確保制度的有效性和適應性，組織可根據實際情況對本制度進行定期修訂。修訂程序應包括內部討論、征求意見