《Access數(shù)據(jù)庫應用技術》課件第5章

第5章報表設計

5.1報表概述5.2創(chuàng)建報表操作實例5.3報表的編輯操作5.4創(chuàng)建多列報表5.5創(chuàng)建交叉表報表5.6在報表中進行排序和分組操作5.7在報表中進行計算5.8創(chuàng)建子報表5.9報表的預覽及打印輸出上機實驗5報表的創(chuàng)建與應用 5.1報表概述

5.1.1報表的定義

報表是以打印的格式表現(xiàn)用戶數(shù)據(jù)的一種有效的方式。因為用戶控制了報表上的每個對象的大小和外觀，所以可以按照所需的方式顯示信息以便查看消息。報表中的大多數(shù)信息來自基礎的表、查詢或SQL語句(它們是報表數(shù)據(jù)的來源)。報表中的其他信息存儲在報表的設置中。

在報表中，通過使用稱為控件的圖形對象，也可以建立報表及其記錄來源之間的連接?？丶梢允秋@示名稱及編號的文本框，也可以是顯示標題的標簽，還可以是裝飾性的直線，它們可以以圖形化的方式顯示數(shù)據(jù)，從而使報表更吸引人。5.1.2報表的視圖

在數(shù)據(jù)庫窗口，選擇“對象”列表中的“報表”選項，即可顯示報表列表，如圖5-1所示。

在報表右側(cè)的列表中列出已經(jīng)創(chuàng)建好的報表和創(chuàng)建報表的兩種方法(“在設計視圖中創(chuàng)建報表”和“使用向?qū)?chuàng)建報表”)。若創(chuàng)建一個新的報表，可以使用這兩種方法，或單擊工具欄上的“新建”按鈕。若打開一個已經(jīng)存在的報表，應選定需要打開的報表，單擊“打開”按鈕即可。若此時數(shù)據(jù)庫中沒有報表，則“打開”和“設計”按鈕呈灰色顯示，不能使用。每個報表均有三種視圖：設計視圖、打印預覽視圖和版面預覽視圖。

使用設計視圖可以創(chuàng)建報表或更改已有報表的結(jié)構，如圖5-2所示。圖5-1報表列表圖5-2報表設計視圖圖5-3報表打印預覽視圖5.1.3報表的組成

報表的窗口結(jié)構包括報表頁眉、頁面頁眉、主體、頁面頁腳和報表頁腳等部分。下面介紹報表的不同節(jié)的出現(xiàn)位置及其使用范圍。

(1)報表頁眉。報表頁眉是整個報表的開始部分，通常也稱為首頁，出現(xiàn)在報表的最上方。報表頁眉通常只在報表的第一頁的頭部打印一次，利用它可以顯示徽標、報表標題、報表的打印日期或時間等。

(2)頁面頁眉。頁面頁眉位于報表頁眉之下，出現(xiàn)在報表每一頁的頂部，頁面頁眉主要顯示列名稱，如字段名，也可以顯示表中所列的數(shù)據(jù)單位。

(3)主體。報表的主體節(jié)包含了報表數(shù)據(jù)的主體部分，可以使用工具箱放置各種控件到報表的主體段，或?qū)蟊懋斨械淖侄沃苯油系街黧w段中顯示數(shù)據(jù)內(nèi)容。對報表中所列的數(shù)據(jù)的每條記錄而言，主體節(jié)重復出現(xiàn)。

(4)頁面頁腳。頁面頁腳存放的數(shù)據(jù)出現(xiàn)在報表每一頁的底部，主要用來顯示頁號、制作人員和打印日期等其他和報表相關的信息。

(5)報表頁腳。報表頁腳只在整個報表結(jié)尾出現(xiàn)一次。報表屬性中包含顯示所有報表頁腳和隱藏頁眉頁腳的選項。

5.2創(chuàng)建報表操作實例

報表是用來比較和匯總一組數(shù)據(jù)、顯示格式化及分組信息的數(shù)據(jù)庫對象。為了實現(xiàn)報表的功能，創(chuàng)建報表非常重要。Access提供了以下五種創(chuàng)建報表的方法：

(1)使用自動報表創(chuàng)建報表；

(2)使用報表向?qū)?chuàng)建報表；

(3)使用標簽向?qū)?chuàng)建報表；

(4)使用圖表向?qū)?chuàng)建報表；

(5)使用設計視圖創(chuàng)建報表。5.2.1使用自動報表創(chuàng)建報表

1.使用“自動報表：縱欄式”創(chuàng)建報表

在創(chuàng)建報表時，如果要使報表上的控件按縱欄表的形式排列，這時就應選擇“自動創(chuàng)建報表：縱欄式”向?qū)А?/p>

實例5.1使用“自動創(chuàng)建報表：縱欄式”向?qū)г诮虒W管理數(shù)據(jù)庫中以“成績”表為數(shù)據(jù)源創(chuàng)建報表。操作步驟如下：

(1)在“數(shù)據(jù)庫”窗口中，單擊“報表”選項，然后單擊“新建”按鈕，這時出現(xiàn)一個如圖5-4所示的“新建報表”對話框。

(2)在“新建報表”對話框中，單擊“自動創(chuàng)建報表：縱欄式”，然后單擊“請選擇該對象數(shù)據(jù)的來源表或查詢”框右邊的箭頭，并從列表中選擇一個用于生成報表的表或查詢，例如選擇“成績”表，如圖5-4所示。

(3)單擊“確定”按鈕，Access就會創(chuàng)建如圖5-5所示的“成績”報表。圖5-4“新建報表”對話框圖5-5新建縱欄式“成績”報表

2.使用“自動報表：表格式”創(chuàng)建報表

在創(chuàng)建報表時，如果要使報表上的控件按表格的形式排列，這時就應選擇“自動創(chuàng)建報表：表格式”向?qū)А?/p>

實例5.2

使用“自動創(chuàng)建報表：表格式”向?qū)г诮虒W管理數(shù)據(jù)庫中以“成績”表為數(shù)據(jù)源創(chuàng)建報表。操作步驟如下：

(1)在“數(shù)據(jù)庫”窗口中，單擊“報表”選項，然后單擊“新建”按鈕，這時出現(xiàn)一個如圖5-4所示的“新建報表”對話框。

(2)在“新建報表”對話框中，單擊“自動創(chuàng)建報表：表格式”，然后單擊“請選擇該對象數(shù)據(jù)的來源表或查詢”框右邊的箭頭，并從列表選擇一個用于生成報表的表或查詢，如選擇“成績”表。

(3)單擊“確定”按鈕，這時，Access就開始創(chuàng)建“成績”報表，如圖5-6所示。在該報表中，每位成績(記錄)的所有信息(字段)占用一行，所有記錄放在一起構成表格形式。圖5-6新建表格式“成績”報表5.2.2使用報表向?qū)?chuàng)建報表

在創(chuàng)建報表時，使用得比較多的向?qū)恰皥蟊硐驅(qū)А?。與自動創(chuàng)建報表向?qū)啾?，在使用“報表向?qū)А眲?chuàng)建報表時，用戶的選擇余地要大一些。例如，用戶可以從多個表中選擇字段，可以在報表中對記錄進行分組、排序，并計算各種匯總數(shù)據(jù)。

實例5.3

使用“報表向?qū)А痹诮虒W管理數(shù)據(jù)庫中以“成績”表為數(shù)據(jù)源創(chuàng)建報表。操作步驟如下：

(1)在“數(shù)據(jù)庫”窗口中，單擊“報表”選項，然后單擊“新建”按鈕，這時出現(xiàn)一個如圖5-4所示的“新建報表”對話框。

(2)在“新建報表”對話框中，單擊“報表向?qū)А保缓髥螕簟按_定”按鈕。這時出現(xiàn)如圖5-7所示的“報表向?qū)А睂υ捒?一)。圖5-7“報表向?qū)А睂υ捒?一)

(3)在對話框中，單擊“表/查詢”框右邊的箭頭，從列表中選擇一個用于生成報表的表或查詢，例如“成績”表。在選擇好表以后，“可用字段”框中就會顯示該表中包含的所有字段。從“可用字段”框中雙擊下列字段將它們添加到“選定的字段”框中：學號、課程號、教師編號、成績。如果在操作過程中選定了不想要的字段，可以從“選定的字段”框中雙擊該字段名來撤消選定。在選定字段后，單擊“下一步”按鈕，出現(xiàn)如圖5-8所示的“報表向?qū)А睂υ捒?二)。圖5-8“報表向?qū)А睂υ捒?二)

(4)該對話框詢問是否要對記錄進行分組。如果要分組，選定用于分組的字段，然后單擊??按鈕，或者直接雙擊選定的分組字段。分組的樣式出現(xiàn)在右邊的方框中。如果要取消所選定的分組字段，則單擊??按鈕。在圖5-8所示的對話框中，單擊“學號”字段用作分組字段，有時“報表向?qū)А睍詣訉⒛骋蛔侄斡米鞣纸M字段。如果要選其他字段作為分組字段，例如“課程號”，首先應取消“學號”字段，然后選定其他字段作為分組字段。

(5)使用“報表向?qū)А眲?chuàng)建報表時，還可以選定多個字段來設定多級分組。如果使用多個字段設定多級分組，還必須使用“優(yōu)先級”按鈕來指定分組級別。Access按照分組級別高的字段分組，在該字段的值相同時，按分組級別比它低的下一個字段分組。

(6)如果要設置分組間隔，則要單擊“分組選項”按鈕，這時出現(xiàn)如圖5-9所示的“分組間隔”對話框。圖5-9“分組間隔”對話框

(7)在該對話框中，單擊“分組間隔”框右邊的下拉箭頭，從列表中選擇一種分組間隔，然后單擊“確定”按鈕，退出“分組間隔”對話框。

提示：分組間隔用于定義組的大小。分組字段的類型不同，其分組間隔方式也不一樣。例如，對于“日期”字段，可以按年、季、月、周、日、時、分進行分組；而對于“數(shù)字”字段，可以按指定的間隔進行分組。

(8)設定分組字段后，單擊“下一步”按鈕，這時出現(xiàn)如圖5-10所示的“報表向?qū)А睂υ捒?三)。該對話框詢問是否排序次序，最多可以按照四個字段對記錄進行排序。如果指定按多個字段排序，Access首先按第一個字段排序，當?shù)谝粋€字段的值相同時，再按下一個字段排序，依次類推。如果不排序，則可以跳過這一步。假設按“學號”對記錄進行排序，則單擊“1”框右邊的箭頭，然后從列表中選擇“學號”字段。圖5-10“報表向?qū)А睂υ捒?三)提示：如果在“報表向?qū)А敝羞x擇了數(shù)字類型的字段，此時在圖5-10所示的對話框中將包含一個“匯總選項”按鈕，單擊此按鈕則可進行數(shù)字字段的計算匯總，這時出現(xiàn)如圖5-11所示的“匯總選項”對話框(此對話框是選擇“成績”表時所出現(xiàn)的)。該對話框詢問要計算哪些匯總數(shù)據(jù)?！皥蟊硐?qū)А痹试S對一個字段求匯總、平均、最大值和最小值，在相應的項下進行選擇即可。然后單擊“確定”按鈕關閉“匯總選項”對話框。圖5-11“匯總選項”對話框

(9)在設定排序字段及其匯總選項以后，單擊“下一步”按鈕，出現(xiàn)如圖5-12所示的“報表向?qū)А睂υ捒?四)。圖5-12“報表向?qū)А睂υ捒?四)

(10)在選擇報表的布局以后，單擊“下一步”按鈕，出現(xiàn)“報表向?qū)А睂υ捒?五)，如圖5-13所示。圖5-13“報表向?qū)А睂υ捒?五)

(11)在執(zhí)行完上述操作以后，“報表向?qū)А币蠼o報表添加一個標題，這里采用“成績”作為報表標題，并讓向?qū)г趧?chuàng)建報表以后進入打印預覽視圖。最后單擊“完成”按鈕。這時Access開始創(chuàng)建一個如圖5-14所示的“成績”報表。

與由自動創(chuàng)建報表向?qū)?chuàng)建的“成績”報表不同，由報表向?qū)?chuàng)建的“成績”報表是一個分組報表，它按“課程號”對記錄進行分組。圖5-14由報表向?qū)?chuàng)建的“成績”報表5.2.3使用圖表向?qū)?chuàng)建報表

實例5.4

使用圖表向?qū)г诮虒W管理數(shù)據(jù)庫中以“成績”表為數(shù)據(jù)源創(chuàng)建報表。

操作步驟如下：

(1)在“新建報表”對話框中，單擊“圖表向?qū)А保缓髥螕簟罢堖x擇該對象數(shù)據(jù)的來源表或查詢”框右邊的箭頭，這時出現(xiàn)一個下拉列表，該列表中列出了數(shù)據(jù)庫包含的所有表或查詢的名稱。從列表中選擇一個表或查詢，例如選擇“成績”表，把該表作為報表的記錄源。

(2)在確定記錄源以后，單擊“確定”按鈕，出現(xiàn)如圖5-15所示的“圖表向?qū)А睂υ捒?一)?！翱捎米侄巍笨蛑酗@示該表包含的所有字段。從“可用字段”框中雙擊下列字段將它們添加到“選定的字段”框中：學號、課程號、教師編號、成績。如果在操作過程中選定了不想要的字段，可以從“選定字段”框中雙擊該字段名來撤消選定。選定字段后，單擊“下一步”按鈕，出現(xiàn)如圖5-16所示的“圖表向?qū)А睂υ捒?二)。圖5-15“圖表向?qū)А睂υ捒?一)圖5-16“圖表向?qū)А睂υ捒?二)

(3)該對話框詢問要選擇的圖表類型。選擇柱形圖，出現(xiàn)如圖5-17所示的“圖表向?qū)А睂υ捒?三)，用于選擇圖表中的布局方式。圖5-17“圖表向?qū)А睂υ捒?三)

(4)在執(zhí)行完上述操作以后，“圖表向?qū)А币蠼o報表添加一個標題，這里采用“成績”作為圖表標題，并讓向?qū)г趧?chuàng)建報表以后進入打印預覽視圖。最后單擊“完成”按鈕，這樣就創(chuàng)建了一個“成績”圖表。5.2.4使用標簽向?qū)?chuàng)建報表

在日常工作中，經(jīng)常需要制作像產(chǎn)品標簽之類的郵件標簽。Access提供的“標簽向?qū)А笨梢詭椭脩魟?chuàng)建標簽報表。

實例5.5使用“標簽向?qū)А痹诮虒W管理數(shù)據(jù)庫中以“課程”表為數(shù)據(jù)源創(chuàng)建產(chǎn)品的價格標簽。操作步驟如下：

(1)在“新建報表”對話框中，單擊“標簽向?qū)А?，然后單擊“請選擇該對象數(shù)據(jù)的來源表或查詢”框右邊的箭頭，這時出現(xiàn)一個下拉列表，該列表中列出了數(shù)據(jù)庫包含的所有表或查詢的名稱。從列表中選擇一個表或查詢，例如選擇“課程”表，把該表作為報表的記錄源。

(2)在確定記錄源以后，單擊“確定”按鈕，出現(xiàn)如圖5-18所示的“標簽向?qū)А睂υ捒?一)。該對話框要求用戶確定標簽的型號。用戶可以從列表中選擇一個產(chǎn)品編號的標簽，也可以單擊“自定義”按鈕來自己建立任意大小的標簽。圖5-18“標簽向?qū)А睂υ捒?一)

(3)在確定標簽尺寸以后，單擊“下一步”按鈕，出現(xiàn)如圖5-19所示的“標簽向?qū)А睂υ捒?二)。圖5-19“標簽向?qū)А睂υ捒?二)

(4)在確定字體和顏色以后，單擊“下一步”按鈕，出現(xiàn)如圖5-20所示的“標簽向?qū)А睂υ捒?三)。圖5-20“標簽向?qū)А睂υ捒?三)該對話框要求用戶確定在標簽上顯示哪些字段的內(nèi)容，“可用字段”框中列出了所有可供顯示的字段。對于要顯示的字段，首先應單擊它，然后單擊“單箭頭”按鈕，將它添加到“原型標簽”框中；或者直接雙擊字段名，將它添加到“原型標簽”框中。雙擊“課程號”和“課程名稱”字段，將它們添加到“原型標簽”框中。也可在字段的前面插入文本標簽，變量是用“{}”括起來的。

(5)在確定顯示內(nèi)容以后，單擊“下一步”按鈕，出現(xiàn)“標簽向?qū)А睂υ捒?四)，如圖5-21所示。圖5-21“標簽向?qū)А睂υ捒?四)

(6)在確定排序字段以后，單擊“下一步”按鈕，出現(xiàn)如圖5-22所示的“標簽向?qū)А睂υ捒?五)。圖5-22“標簽向?qū)А睂υ捒?五)在該對話框中，將標簽命名為“課程標簽”，并讓向?qū)г趧?chuàng)建標簽以后切換到打印預覽視圖。最后單擊“完成”按鈕。

這時向?qū)ч_始創(chuàng)建如圖5-23所示的課程標簽，該標簽中顯示課程編號和課程名稱信息。使用“標簽向?qū)А卑堰@些課程信息轉(zhuǎn)換成一批課程標簽，將給用戶帶來極大的方便。圖5-23由“標簽向?qū)А眲?chuàng)建的課程標簽5.2.5使用設計器創(chuàng)建報表

在Access中，除了可以使用向?qū)?chuàng)建報表以外，還可以使用設計視圖創(chuàng)建報表。

在使用設計視圖創(chuàng)建報表時，一般要包含以下過程：

(1)創(chuàng)建一個空白報表。

(2)指定報表的數(shù)據(jù)來源。

(3)添加和刪除各種控件。

(4)對報表進行分組。

(5)計算匯總信息。實例5.6使用設計視圖在教學管理數(shù)據(jù)庫中以“成績”表為數(shù)據(jù)源創(chuàng)建包含部分字段的報表。

空白報表的建立是很容易的，其操作過程如下：

(1)在“數(shù)據(jù)庫”窗口中，單擊“報表”選項，然后單擊“新建”按鈕，這時出現(xiàn)如圖5-4所示的“新建報表”對話框。

(2)在“新建報表”對話框中，單擊“設計視圖”選項，然后單擊“確定”按鈕，這時就出現(xiàn)如圖5-24所示的空白報表。圖5-24由設計視圖創(chuàng)建的空白報表從此空白報表可以看出，默認情況下，報表包含頁面頁眉、頁面頁腳和主體三部分，其中沒有顯示報表頁眉和報表頁腳。如果要在報表中添加報表頁眉和報表頁腳，可單擊“視圖”菜單中的“報表頁眉/頁腳”命令。

與窗體的設計視圖一樣，在報表設計視圖中，也提供了以下三種工具：水平標尺、垂直標尺和工具箱。水平標尺和垂直標尺用于對齊各種控件，工具箱則用于在報表中添加各種控件。由于在報表中，只有少量的固定信息是在設計報表時提供的，例如標題和提示等，報表中的大部分數(shù)據(jù)都來自于報表所基于的來源表或查詢，因而在使用設計視圖創(chuàng)建報表時，還必須指定報表的數(shù)據(jù)來源。

如果在“新建窗體”對話框中選擇了一個表或查詢，那么這時窗體就包含了記錄來源。由于在“新建窗體”對話框中只能選擇一個表或查詢，所以在利用設計視圖創(chuàng)建窗體時，一般都在創(chuàng)建空白窗體以后指定記錄來源。

(3)指定報表的記錄源就是使報表在打印時根據(jù)記錄的變化進行打印。指定報表的記錄源的過程如下：在報表設計視圖中，雙擊“報表選定器”，這時出現(xiàn)如圖5-25所示的報表屬性表。圖5-25報表屬性表提示：此時要注意屬性表的標題欄的對象名稱是否為所選的對象的名稱，不同的對象有不同的屬性表。選定對象的屬性表也可單擊選擇鼠標右鍵快捷菜單或系統(tǒng)“視圖”菜單中的“屬性”命令?！按绑w”和“報表”的屬性表選定方法是一樣的。

在報表屬性表中，單擊“全部”選項卡，然后單擊“記錄源”屬性框右邊的箭頭，這時出現(xiàn)一個下拉列表，該列表列出了教學管理數(shù)據(jù)庫中包含的所有表或查詢的名稱。

在下拉列表中，單擊“成績”表，這時Access就以“成績”表作為新建報表的記錄源。最后關閉報表屬性表。

(4)改變報表的空間大小。在利用報表設計視圖創(chuàng)建報表時，通常需要改變報表的空間大小，以便能夠在報表中添加各種控件。改變報表的空間大小實際上就是指改變報表的頁眉、頁腳或其他節(jié)的大小，包括改變高度和寬度。Access提供了兩種改變報表空間大小的方法：分別改變報表的高度和寬度，同時改變報表的高度和寬度。下面就分別介紹這兩種方法。①分別改變報表的頁眉、頁腳或其他節(jié)的高度和寬度，只需將鼠標放在節(jié)的底邊(改變高度)或右邊(改變寬度)上，當光標變成十字形時按住鼠標，然后上下拖動鼠標改變節(jié)的高度，或左右拖動鼠標改變節(jié)的寬度。

使用上述方法可以分別改變每一個節(jié)的高度。但是，由于報表的各個節(jié)只有一個唯一的寬度，因而改變一個節(jié)的寬度將同時改變整個報表的寬度。也就是說，如果要改變報表的寬度，將鼠標放到任何節(jié)的右邊都可以。②同時改變報表的頁眉、頁腳或其他節(jié)的高度和寬度，可將鼠標放在節(jié)的右下角，然后沿對角線的方向拖動鼠標。由于每個報表只有一個寬度，因而在拖動鼠標改變鼠標所在節(jié)的寬度的同時，也改變了整個報表的寬度。

無論是分別改變報表各個節(jié)(部分)的高度和寬度還是同時改變報表各個節(jié)的高度和寬度，在拖動鼠標的過程中，水平標尺和垂直標尺都會標出該節(jié)的尺寸。用戶可以根據(jù)水平標尺和垂直標尺標出的尺寸大小來決定是否要繼續(xù)改變該節(jié)的大小。 5.3報表的編輯操作

5.3.1設置報表格式

實例5.7

給做好的報表設置格式。

打開已經(jīng)做好的報表，進入設計視圖模式，單擊菜單欄上的“格式”選項，選擇“自動套用格式”，根據(jù)自己的喜好，選擇相應的選項。其選項如圖5-26所示。圖5-26自動套用格式

1.選擇單個控件

選擇單個控件的方法如下：

(1)在設計視圖中打開報表。

(2)單擊控件的任何位置，控件周圍出現(xiàn)8個黑色控制塊，表示該控件被選中。

2.選擇多個相鄰控件

選擇多個相鄰控件的方法如下：

(1)在設計視圖中打開報表。

(2)從控件以外的任何一點開始，按下鼠標拖成一個矩形，使要選取的控件包含在矩形中，則多個相鄰的控件即被選中。

3.選擇多個不相鄰控件

選擇多個不相鄰控件的方法如下：

(1)在設計視圖中打開報表。

(2)按下“Shift”鍵，再用鼠標逐個單擊需要被選中的控件，多個不相鄰的控件即被選中。

4.調(diào)整控件的大小

調(diào)整控件大小的方法如下：在設計視圖中選擇要調(diào)整的控件，將鼠標指針放在8個控制點的任意一個上，當鼠標變成雙箭頭時，拖動控制塊即可調(diào)整控件大小。

5.移動控件

選中控件后，可以拖動控件調(diào)整控件布局。拖動控件時可以將控件及附屬的標簽一起移動，也可以單獨移動。有以下兩種移動控件的方法：

(1)選中控件，待出現(xiàn)8個控制點后，將鼠標放在控件右上角的定位點上，當光標形狀變成向上指的形狀時，可拖動定位點來調(diào)整單個控件的位置。

(2)選中控件，待出現(xiàn)8個控制點后，將鼠標放在控件的邊框上，當光標變成張開的手形時，可直接拖動控件到合適的位置。

6.對齊控件

當需要精確地調(diào)整控件之間的相對位置時，手動調(diào)整不但費時，而且也不容易精確調(diào)整，Access提供的自動對齊控件功能可以幫助快速調(diào)整控件的位置，方法如下：

(1)選中控件。

(2)單擊“格式”菜單中的“對齊”選項，有5種對齊方式可供選擇。此外，在“格式”菜單的“水平間距”子菜單中提供了3種方式(相同、增加或減少)來調(diào)整控件之間的水平距離；在“格式”菜單的“垂直間距”子菜單中也提供了3種方式(相同、增加或減少)來調(diào)整控件之間的垂直距離。

7.裝飾控件外觀——設置控件的特殊效果

Access為控件提供了凹陷、凸起、平面、蝕刻、陰影和鑿痕6種不同的特殊顯示效果供用戶選擇，設置方法如下：

(1)在窗體的“設計”視圖中選中控件，單擊鼠標右鍵。

(2)在彈出的快捷菜單中選擇“特殊效果”級聯(lián)菜單中的一項。

8.裝飾控件外觀——更改控件外邊框的寬度

更改控件外邊框?qū)挾鹊姆椒ㄈ缦拢?/p>

(1)在窗體的設計視圖中選中控件。

(2)在“格式”工具欄中單擊“線條\邊框?qū)挾取迸赃叺南蛳录^按鈕，彈出線條和邊框級聯(lián)菜單，選擇一種線條寬度即可。5.3.2在報表中添加背景圖片

要想美化報表，增加報表的可視性，則可以在報表中增加背景圖片。

實例5.8

給做好的報表增加背景圖片。

操作步驟如下：

(1)在設計視圖中打開報表。

(2)打開報表的屬性，選定“格式”中的“圖片”選項，增加圖片文件即可，如圖5-27所示。圖5-27在報表中增加背景圖片5.3.3在報表中添加日期和時間

在打印報表時，通常希望在報表頁眉上打印報表制作日期，便于以后查閱。要插入日期時間，首先在頁眉頁腳的節(jié)上建立一個非綁定的文本框控件，并把它的“控件來源”屬性設置為“=Now()”。Now()函數(shù)是系統(tǒng)提供的函數(shù)，它返回當前系統(tǒng)日期和時間作為日期時間值。同時，系統(tǒng)還提供了另外一些日期和時間函數(shù)，如Date()和Time()。Date()函數(shù)返回當前系統(tǒng)日期，Time()函數(shù)返回當前系統(tǒng)時間。最后，在“格式化”屬性框中指定日期/時間設置。5.3.4在報表中添加分頁符

實例5.9

手工對報表進行分頁。

手工分頁由報表的組頁眉節(jié)、主體節(jié)和組頁腳節(jié)的“強制分頁”及“保持同頁”屬性控制。要設置這些屬性，單擊選中該節(jié)左邊的選擇器，單擊鼠標右鍵彈出快捷菜單，然后選擇屬性命令顯示該部分的屬性對話窗口。強制分頁使在打印節(jié)之前無條件分頁。如果設置保持同頁屬性為“是”，并且在當前頁沒有足夠的可用空間來打印整個節(jié)時則發(fā)生一個分頁，并且后一部分在下一頁打印。圖5-28所示即為在報表中添加分頁符。

為控制多頁眉多頁腳注在報表的第一或最后一頁打印，從編輯菜單中選擇“選擇報表”，然后單擊工具欄上的“屬性”按鈕——這也是一種打開整個報表屬性對話框的方法，在屬性對話框中選擇頁面頁眉或頁面頁腳。圖5-28在報表中添加分頁符5.3.5在報表中添加頁碼

實例5.10在報表中添加頁碼。

要添加頁碼，需使用報表的“Page”屬性，然而在任何屬性表里都看不到這個屬性。要向報表添加當前頁碼，需創(chuàng)建一個非綁定文本框控件，并把它的“控制來源”屬性設置為“="共"＆[Page]＆"頁，第"＆[Page]＆"頁”，如圖5-29所示。圖5-29在報表中添加頁碼 5.4創(chuàng)建多列報表

實例5.11

創(chuàng)建多列報表。

Access提供了建立多列報表的功能，其具體創(chuàng)建步驟為：

(1)在設計視圖中創(chuàng)建一個報表并將其打開。

(2)在“文件”菜單中單擊“頁面設置”選項。

(3)在“頁面設置”對話框中，單擊“列”選項卡。在“網(wǎng)格設置”標題下的“列數(shù)”編輯框中，鍵入每一頁所需的列數(shù)；在“行間距”對話框中，鍵入主體節(jié)中每個記錄之間所需的垂直距離，如圖5-30所示。圖5-30創(chuàng)建多列報表 5.5創(chuàng)建交叉表報表

實例5.12

創(chuàng)建交叉表報表。

操作步驟如下：

(1)在“數(shù)據(jù)庫”窗口中，單擊“對象”下的“報表”選項。

(2)單擊“數(shù)據(jù)庫”窗口工具欄上的“新建”按鈕。

(3)在“新建報表”對話框中，單擊“設計視圖”。

(4)選擇交叉表查詢，然后單擊“確定”按鈕。

(5)為需要在報表中顯示的字段添加控件。

(6)在頁眉中放置行標題和列標題的標簽。

(7)在主體節(jié)中放置行標題和列值的文本框。5.6在報表中進行排序和分組操作

5.6.1在報表中對記錄進行排序

實例5.13在已建好的報表中進行排序。

用戶打印報表時，通常希望以某個順序來組織數(shù)據(jù)(記錄)。如果用戶要打印一個學生的入學成績表，希望按照學生的入學成績來排序，這時用戶在創(chuàng)建報表時可以按學生成績設置排序。具體操作步驟如下：

(1)在設計視圖中將報表打開。

(2)單擊“視圖”菜單中的“排序與分組”按鈕，彈出“排序與分組”對話框，如圖5-31所示。圖5-31“排序與分組”對話框

(3)在“排序與分組”對話框中，上半部分用于為報表中的記錄設置排序順序，最多可指定10個排序字段或表達式。其中，“字段/表達式”用于指定排序的字段或表達式。第一行為第一排序順序，第二行為第二排序順序?！芭判虼涡颉敝付ㄗ侄位虮磉_式是按照升序或降序排列?！芭判蚺c分組”對話框的下半部分用于設置分組的組屬性。5.6.2在報表中對記錄進行分組

一個分組是相關記錄的集合，通過分組可幫助用戶進一步理解報表中的數(shù)據(jù)，這因為分組報表不僅將相似的記錄顯示在一起，而且可以為每一個分組顯示概要和記錄的匯總信息，提高了報表的可讀性。

在建立報表時，可以直接按不同類型的字段對記錄分組。例如，可以按照“日期/時間”字段分組，也可以按“文本”、“數(shù)字”和“貨幣”字段分組，但不能按“OLE”和“超級鏈接”字段分組。當按不同字段分組時，還可以指定不同的分組間隔。例如，按“日期/時間”字段分組時，可以指定分組間隔為年、月、日等，將屬于同一年、月、日的記錄歸到同一組中。當按“文本”字段分組時，可以將“文本”字段中相同值的記錄分成同一組，也可以將“文本”字段中前幾個字符相同的記錄分成一組。

如果要在報表中對記錄分組，首先要利用視圖菜單中的“排序與分組”命令在報表的設計視圖中添加組頁眉、組頁腳。

實例5.14以圖5-32所示的不分組報表設計視圖建立的報表為例，按照“課程性質(zhì)”字段對記錄進行分組。

為了便于顯示分組結(jié)果，首先要使用前面介紹的移動控件的方法，將圖5-32中的所有控件重新排列，結(jié)果如圖5-33所示。圖5-32不分組報表的“設計視圖”圖5-33重新排列各控件下面就是對記錄進行分組的過程：

(1)在設計視圖中打開要設置分組的報表，如圖5-33所示。

(2)單擊工具欄中的“排序與分組”按鈕，這時出現(xiàn)一個如圖5-34所示的“排序與分組”對話框。圖5-34“排序與分組”對話框

(3)在“字段/表達式”列中，單擊第一個空白行，這時右邊出現(xiàn)一個箭頭，單擊該箭頭，從列表中選擇一個用于分組的字段，例如選擇“課程性質(zhì)”字段。

(4)在“排序與分組”對話框下面的“組屬性”框中，按照圖5-35所示設置組屬性。這種設置的含義是，課程性質(zhì)完全相同的記錄分在同一組，并且當一個組跨過多個頁時，打印時將不考慮換頁。如果要將“課程性質(zhì)”字段中前幾個字符相同的記錄分在一組，就應該將“分組形式”設置成“前綴字符”，將“組間距”設置成字符個數(shù)。在設置屬性以后，報表的設計視圖中就增加了一個組頁眉。圖5-35設置“排序與分組”字段屬性對話框注意：當按一個字段對記錄分組時，“組頁眉”屬性必須設置成“是”，否則該字段僅能對記錄進行排序。

將“課程性質(zhì)”文本框插入“課程性質(zhì)頁眉”所在的節(jié)中，其結(jié)果如圖5-36所示。圖5-36設置分組節(jié)內(nèi)容把用于分組的字段放到組頁眉中，Access就按指定的字段對記錄進行分組，把屬于同一組的記錄放在一起。在創(chuàng)建報表時，還可以按照多個字段或表達式對記錄分組。Access在分組時，首先按第一個字段或表達式分組，當記錄屬于同一組時再按下一個字段或表達式分組，依次類推。

在“排序與分組”對話框中，還可以通過設置“排序次序”列來對記錄進行排序。用于排序的字段可以是分組字段，也可以是其他字段。如果用于排序的字段不是分組字段，則應將該字段的“組頁眉”和“組頁腳”屬性設置成“否”。與分組記錄相比，對記錄進行排序要簡單得多。5.6.3添加/刪除排序、分組字段

1.插入排序或分組級別

實例5.15插入排序或分組級別。

操作步驟如下：

(1)在設計視圖中打開報表。

(2)單擊工具欄上的“排序與分組”圖標，顯示“排序與分組”對話框。

(3)在“排序與分組”對話框中，單擊要插入新字段或表達式處的行選定器，然后按Insert鍵。

(4)在空白行的“字段/表達式”列，選擇要作為排序依據(jù)的字段，或者鍵入一個表達式。在填充“字段/表達式”列后，Access將把“排序次序”設置為“升序”。若要改變排序次序，可以在“排序次序”列表中選擇“降序”。

2.刪除排序或分組級別

實例5.16刪除排序或分組級別。

操作步驟如下：

(1)在設計視圖中打開報表。

(2)單擊工具欄上的“排序與分組”圖標，顯示“排序與分組”對話框。

(3)在“排序與分組”框中，單擊要刪除的字段或表達式的行選定器，然后按Delete鍵。

(4)單擊“是”，刪除該排序或分組級別；或單擊“否”，保留排序或分組。

注意：如果要刪除的字段或表達式具有頁眉或頁腳，Access將刪除該頁眉或頁腳，以及其中的控件。5.6.4更改排序和分組的次序

實例5.17更改排序或分組的次序。

操作步驟如下：

(1)在設計視圖中打開報表。

(2)單擊工具欄上的“排序與分組”圖標，顯示“排序與分組”對話框。

(3)在“排序與分組”對話框中，單擊要移動的字段或表達式的行選定器。

(4)再次單擊該選定器，將行拖動到列表中的新位置上。

注意：如果正在重新排列的組具有組頁眉或組頁腳，MicrosoftAccess2003將把這些頁眉、頁腳及其中的所有控件移到相應的新位置上。但是，頁眉和頁腳中的控件位置必須由用戶自行調(diào)整。5.6.5設置將一組數(shù)據(jù)放在一頁或一列中

實例5.18

將一組數(shù)據(jù)放在一頁或一列中。

操作步驟如下：

(1)在設計視圖中打開報表。

(2)單擊工具欄上的“排序與分組”圖標，顯示“排序與分組”對話框。

(3)在“組屬性”的“保持同頁”選項中選擇“整個組”或“與第一條詳細記錄”。5.6.6設置將一組數(shù)據(jù)新起一行或一列

實例5.19

將一組數(shù)據(jù)新起一行或一列。

操作步驟如下：

(1)在設計視圖中打開報表。

(2)單擊工具欄上的“排序與分組”圖標，顯示“排序與分組”對話框。

(3)在“組屬性”中的“保持同頁”選項中選擇“不”。

5.7在報表中進行計算

5.7.1添加計算控件

創(chuàng)建計算控件實際上是在創(chuàng)建可顯示數(shù)據(jù)空間的基礎上，對此空間賦予可以計算的屬性。

實例5.20

在報表中，增加一個計算控件，累計學時。操作步驟如下：

(1)在報表的設計視圖中，單擊所需的控件，建立非綁定文本框。

(2)單擊工具欄中的“屬性”按鈕打開該控件的屬性表。

(3)在屬性表中，單擊“控制來源”屬性框右邊的“生成器”按鈕，這時出現(xiàn)一個如圖5-37所示的“表達式生成器”對話框。圖5-37“表達式生成器”對話框

(4)利用“表達式生成器”輸入計算表達式。例如，輸入累計計算學時的表達式：學時=[課程]![學時]+[課程]![學時]。

(5)關閉“表達式生成器”對話框和屬性表，這時計算控件中就顯示出表達式的內(nèi)容。

提示：如果計算控件是文本框，則可以直接在控件中鍵入表達式，但每個表達式前都要加上等號(=)運算符。在利用“表達式生成器”對話框輸入表達式時，可以省略等號。在添加計算控件以后，計算控件就根據(jù)基表或查詢中的數(shù)據(jù)動態(tài)計算出表達式的值。5.7.2計算一個記錄的總計值

實例5.21在報表中計算一個記錄的總計值。

計算組總計實際上就是計算同一個組中某一類型數(shù)據(jù)的總和。在報表中，利用組總計可以直接查看各組的數(shù)據(jù)，并將各組數(shù)據(jù)進行比較，這對管理人員來說非常有用。例如，在教學管理數(shù)據(jù)庫中，可以利用組總計計算不同課程性質(zhì)的總學時。下面就來實現(xiàn)這一功能。

在設計視圖中，打開要計算組總計的報表，例如，打開圖5-32所示的報表。如果被打開的報表還未對記錄分組，則必須先進行分組。

單擊工具箱中的“文本框”工具按鈕，然后在組頁眉或組頁腳中顯示組總計的地方單擊鼠標，這樣就添加了一個非綁定文本框。這里將非綁定文本框添加到組頁眉中，如圖5-38所示。圖5-38報表分組匯總5.7.3計算一組記錄或所有記錄的總計值或平均值

實例5.22在報表中計算一組記錄或所有記錄的總計值或平均值。

計算組總計只能獲得同一組數(shù)據(jù)的匯總數(shù)據(jù)，如果要知道整個報表的匯總數(shù)據(jù)，則還應該計算整個報表的總計數(shù)據(jù)。計算整個報表的總計數(shù)據(jù)的方法與計算組總計的方法基本相同。所不同的是，在計算整個報表的總計數(shù)據(jù)時，計算文本框應添加到報表頁眉或報表頁腳中。例如，如果要在圖5-32所示報表的基礎上，再計算所有課程的總學時和總學分，則可以在報表頁腳中添加兩個文本框，然后在各文本框中輸入表達式“=Sum(課程!學時)”和“=Sum(課程!學分)”，并將附加標簽的標題更改為相應的名稱，如圖5-39所示。在設計報表時，除了使用Sum函數(shù)計算總計信息以外，還可以使用Min函數(shù)、Max函數(shù)和Avg函數(shù)計算最小值、最大值和平均值等匯總數(shù)據(jù)。只要掌握上述基本方法，計算這些匯總數(shù)據(jù)也就比較簡單了?？傊趫蟊碓O計視圖中，用戶完全能夠?qū)崿F(xiàn)報表向?qū)哂械墓δ?，甚至能夠?qū)崿F(xiàn)比它更復雜的功能。圖5-39報表匯總

5.8創(chuàng)?建?子?報?表

5.8.1在已有報表中創(chuàng)建子報表

子報表是插在其他報表中的報表。在合并報表時，必須有一個主報表。主報表可以是綁定的也可以是未綁定的，也就是說，主報表可以基于也可以不基于表、查詢或SQL語句。主報表既可包含子報表也可包含子窗體，而且能夠根據(jù)需要無限量地包含子窗體和子報表。

實例5.23

在已有報表中創(chuàng)建子報表。

操作步驟如下：

(1)在設計視圖中打開希望作為主報表的報表。

(2)確保已選定了工具箱中的“控件向?qū)А惫ぞ?，其標志如圖5-40所示。

(3)單擊工具箱中的“子窗體/子報表”工具，其標志如圖5-41所示。

(4)在報表上需要放置子報表的位置單擊。

(5)按照向?qū)υ捒蛑械闹甘具M行操作。

(6)運行此報表的預覽視圖，觀察報表的預覽效果。

(7)保存并退出報表設計。圖5-40“控件向?qū)А惫ぞ邎D5-41“子窗體/子報表”工具5.8.2將已有報表添加到其他已有報表中創(chuàng)建子報表

實例5.24

將已有報表添加到其他已有報表中創(chuàng)建子報表。

操作步驟如下：

(1)在設計視圖中打開希望作為主報表的報表。

(2)按F11鍵切換到“數(shù)據(jù)庫”窗口。

(3)將報表或數(shù)據(jù)表從“數(shù)據(jù)庫”窗口拖到主報表中需要出現(xiàn)子報表的節(jié)。

(4)運行此報表的預覽視圖，觀察報表的預覽效果。

(5)保存并退出報表設計。 5.9報表的預覽及打印輸出

5.9.1預覽報表

預覽報表包括預覽頁面布局和報表數(shù)據(jù)。通過打印預覽工具欄中提供的工具，可以快速查看報表的打印效果，或者查看報表中每頁的內(nèi)容來確認數(shù)據(jù)的正確性。

預覽報表頁面布局的方法如下：

(1)在設計視圖中打開要預覽的報表。

(2)單擊“視圖”菜單中的“版面預覽”命令，這時就可以預覽報表的頁面布局。因為Access使用從基表中或通過查詢得到的數(shù)據(jù)來顯示報表的版面，所以它顯示的數(shù)據(jù)與報表的實際數(shù)據(jù)可能不符。如果要預覽報表中的實際數(shù)據(jù)，應該使用工具欄中的“打印預覽”。

預覽報表中數(shù)據(jù)的方法如下：

(1)在設計視圖中打開要預覽的報表。

(2)單擊工具欄中的“打印預覽”按鈕，這時可以預覽報表中的實際數(shù)據(jù)。5.9.2打印報表

1.頁面設置

由于Access能夠保存報表的頁面設置選項的設置，所以每個報表的頁面設置選項只需設置一次。也就是說，不需要在每次打印報表之前都進行頁面設置選項的設置。圖5-42“頁面設置”對話框

實例5.25

在打印前設置頁面參數(shù)。

操作步驟如下：

(1)以任何方式打開報表。

(2)單擊系統(tǒng)“文件”菜單中的“頁面設置”命令菜單項，出現(xiàn)如圖5-42所示的“頁面設置”對話框。

(3)在“頁面設置”對話框中執(zhí)行下列操作：

●單擊“邊距”選項卡，設置頁邊距并確認是否只打印數(shù)據(jù)；

●單擊“頁”選項卡，設置打印方向、頁面大小和打印機型號；

●單擊“列”選項卡，設置報表的列數(shù)、列的寬度和高度。

(4)最后單擊“確認”按鈕。

2.打印報表

在設置頁面以后，就可以打印報表了。Access允許用戶在“數(shù)據(jù)庫”窗口中打印報表，也可以在設計視圖、打印預覽或版面預覽視圖下打印報表。

實例5.26

打印報表。

操作步驟如下：

(1)在“數(shù)據(jù)庫”窗口中選定要打印的報表，或者在設計視圖、打印預覽或版面預覽視圖下打開要打印的報表。

(2)單擊“文件”菜單中的“打印”命令菜單項，出現(xiàn)如圖5-43所示的“打印”對話框。圖5-43“打印”對話框

(3)在“打印”對話框中進行以下操作：

●在“打印機”框中指定打印機的名稱、型號和連接的位置；

●在“打印范圍”框中，確定是打印所有的頁還是只打印指定的頁；

●在“份數(shù)”框中，指定要打印的份數(shù)和是否需要對其進行分頁；

●如果沒有進行頁面設置，還可以單擊“設置”按鈕來打開“頁面設置”對話框，利用“頁面設置”對話框進行頁面設置。

(4)最后單擊“確認”按鈕。

采用上述方法打印報表時，Access首先顯示“打印”對話框，讓用戶對打印選項進行設置。如果不想激活“打印”對話框而直接打印報表，可單擊工具欄上的“打印”按鈕，系統(tǒng)按照以前保存的設置打印報表。

本章小結(jié)

建立一