建筑公司材料采購(gòu)執(zhí)行流程

建筑公司材料采購(gòu)執(zhí)行流程一、制定目的及范圍為提升建筑公司材料采購(gòu)效率，降低成本，確保材料采購(gòu)過(guò)程的規(guī)范化，特制定本執(zhí)行流程。本流程將涵蓋項(xiàng)目材料采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)、以及其他相關(guān)材料的采購(gòu)。通過(guò)明確各環(huán)節(jié)的職責(zé)與流程，旨在提高工作效率，減少采購(gòu)過(guò)程中的不確定性。二、采購(gòu)原則1.采購(gòu)應(yīng)遵循“公開(kāi)、公正、公平”原則，確保各項(xiàng)物資的質(zhì)量與價(jià)格合理。2.所有采購(gòu)物資需通過(guò)正規(guī)渠道獲得，必須索取并保留合法發(fā)票。3.各部門(mén)需指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)采購(gòu)，申購(gòu)人與采購(gòu)人應(yīng)為不同人員，以確保流程的透明性和公正性。三、采購(gòu)流程詳述一般采購(gòu)流程1.需求確認(rèn)各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人需在材料采購(gòu)前，明確所需材料的規(guī)格、數(shù)量及使用期限。針對(duì)材料的特殊要求，如技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.庫(kù)存查詢?cè)诖_認(rèn)需求后，申購(gòu)人需向倉(cāng)庫(kù)管理人員查詢當(dāng)前庫(kù)存情況，避免不必要的重復(fù)采購(gòu)。若庫(kù)存不足或無(wú)庫(kù)存，方可提交采購(gòu)申請(qǐng)。3.采購(gòu)申請(qǐng)申購(gòu)人需填寫(xiě)“采購(gòu)申請(qǐng)表”，詳細(xì)列明所需材料的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量及預(yù)算金額。申請(qǐng)表需經(jīng)過(guò)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購(gòu)部門(mén)。4.預(yù)算審核采購(gòu)部門(mén)在接到申請(qǐng)后，將對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，確保所申請(qǐng)材料的預(yù)算合理性及必要性。若預(yù)算超出預(yù)定范圍，需返回申購(gòu)人進(jìn)行調(diào)整。5.詢價(jià)與比價(jià)采購(gòu)部門(mén)在確認(rèn)預(yù)算后，將進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，至少聯(lián)系三家合格供應(yīng)商獲取報(bào)價(jià)。詢價(jià)時(shí)需考慮供應(yīng)商的信譽(yù)、交貨能力及售后服務(wù)等因素。6.核價(jià)與審批在收到報(bào)價(jià)后，采購(gòu)部門(mén)需對(duì)各家報(bào)價(jià)進(jìn)行核對(duì)，確保價(jià)格合理。核價(jià)結(jié)果將填寫(xiě)在采購(gòu)申請(qǐng)表中，隨后提交至公司管理層審批。7.采購(gòu)實(shí)施在審核通過(guò)后，采購(gòu)部門(mén)將與供應(yīng)商簽署采購(gòu)合同，明確交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及付款方式等條款。合同簽署后，采購(gòu)人需跟進(jìn)訂單進(jìn)度，確保按時(shí)收到材料。8.驗(yàn)收入庫(kù)材料到貨后，相關(guān)人員需進(jìn)行驗(yàn)收，檢查數(shù)量與質(zhì)量是否符合合同要求。驗(yàn)收合格后，相關(guān)材料應(yīng)及時(shí)入庫(kù)，并更新庫(kù)存管理系統(tǒng)。9.付款流程驗(yàn)收合格后，采購(gòu)部門(mén)需按合同約定進(jìn)行支付。支付時(shí)需提供相關(guān)的發(fā)票及驗(yàn)收單據(jù)，確保財(cái)務(wù)審核無(wú)誤后方可付款。特殊采購(gòu)流程1.集中采購(gòu)針對(duì)辦公室用品及其他常規(guī)物資，各部門(mén)需在每月25日前提交流轉(zhuǎn)單，由采購(gòu)部門(mén)統(tǒng)一進(jìn)行集中采購(gòu)，以降低采購(gòu)成本。2.緊急采購(gòu)針對(duì)突發(fā)情況，需要立即采購(gòu)的材料，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人直接向采購(gòu)部門(mén)提出緊急申請(qǐng)。緊急采購(gòu)可省略詢價(jià)流程，確保材料及時(shí)到位。3.零星采購(gòu)適用于金額較小的偶發(fā)性采購(gòu)，采購(gòu)人需征得部門(mén)負(fù)責(zé)人同意后，直接聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。此類(lèi)采購(gòu)應(yīng)盡量簡(jiǎn)化流程，確保快速響應(yīng)。4.年度采購(gòu)計(jì)劃針對(duì)長(zhǎng)期需求的物資，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)提前制定年度采購(gòu)計(jì)劃，并進(jìn)行預(yù)算審批。年度計(jì)劃需根據(jù)實(shí)際需求進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整，確保采購(gòu)的及時(shí)性與準(zhǔn)確性。四、備案與文檔管理所有采購(gòu)結(jié)束后，采購(gòu)部門(mén)需將采購(gòu)申請(qǐng)表、合同、驗(yàn)收單及發(fā)票進(jìn)行歸檔。文檔管理應(yīng)符合公司規(guī)定，確保后續(xù)查閱的便利性。采購(gòu)記錄應(yīng)保存至少三年，以備審計(jì)和后續(xù)的工作參考。五、采購(gòu)人員職責(zé)1.采購(gòu)部門(mén)職責(zé)負(fù)責(zé)材料的采購(gòu)計(jì)劃制定、市場(chǎng)調(diào)研、供應(yīng)商管理及合同執(zhí)行。確保采購(gòu)過(guò)程的透明性與合規(guī)性。2.申購(gòu)人職責(zé)確保材料需求的準(zhǔn)確性，及時(shí)向采購(gòu)部門(mén)提交申請(qǐng)，跟蹤材料的采購(gòu)進(jìn)度，并進(jìn)行驗(yàn)收。3.財(cái)務(wù)部門(mén)職責(zé)負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)支付的審核，確保支付依據(jù)合法合規(guī)，做好財(cái)務(wù)記錄。六、流程反饋與改進(jìn)機(jī)制為確保采購(gòu)流程的適應(yīng)性與高效性，需定期對(duì)采購(gòu)流程進(jìn)行評(píng)估與改進(jìn)。各部門(mén)可對(duì)采購(gòu)流程提出意見(jiàn)與建議，通過(guò)定期召開(kāi)會(huì)議，匯總反饋意見(jiàn)并進(jìn)行調(diào)整。建立相應(yīng)的反饋機(jī)制，確保流程不斷優(yōu)化，滿足公司及項(xiàng)目的實(shí)際需求。通