檔案管理規(guī)章制度細則

檔案管理規(guī)章制度細則

在發(fā)展不斷提速的社會中，制度起到的作用越來越大，制度是一種

要求大家共同遵守的規(guī)章或準則。大家知道制度的格式嗎？下面是由作

者給大家?guī)淼臋n案管理規(guī)章制度細則7篇，讓我們一起來看看！

檔案管理規(guī)章制度細則篇1

為有效地保存制度，特制度《檔案鑒定、銷毀制度》。

一、必須建立由檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)職能科室負責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)和

檔案員組成的檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組。定期對檔案進行全面和部分檔案的鑒

定。

二、根據(jù)國家和有關(guān)部門規(guī)定，確定各類檔案的保管期限，正確

劃分需要保密檔案的密級。

三、對檔案的全面鑒定每五年進行一次，對部分檔案根據(jù)實際需

要確定。通過鑒定的檔案，必須寫出鑒定報告，注明鑒定意見和日期，

并由鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組負責(zé)簽名。

四、通過鑒定的檔案，力求達到保定期限準確，保管單位質(zhì)量符

合標準，對在鑒定中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時責(zé)成有關(guān)部門和人員整改；對

已超過保管期或失去價值的檔案，必須慎重處理，嚴格掌握，還有一定

價值的檔案可暫封存，待觀察后再行銷毀。

五、對確定銷毀的檔案，應(yīng)先造好清冊，提交銷毀報告，經(jīng)有關(guān)

領(lǐng)導(dǎo)審批后，報送檔案主管機關(guān)備案，在銷毀檔案時要嚴格執(zhí)行專關(guān)保

密規(guī)定。

六、要檔案的保管過程中，要切實做好檔案銷毀后的善后工作。

檔案管理規(guī)章制度細則篇2

一、定期把各部門上交的具有保存、查考、利用價值的各種載體

形式的歷史記錄收進檔案室。

二、室藏檔案、資料要分類單獨存放，檔案柜、架等要排列整齊、

美觀。

三、檔案的收進、整理、利用要詳細統(tǒng)計，并做到數(shù)字準確、真

實。

四、查閱檔案要嚴格履行手續(xù)，閱完經(jīng)核對無誤后，及時入庫。

對借出的檔案要按期限及時歸還。

五、室藏檔案、資料要每半年清點一次。

六、要加強對檔案的安全工作，制定八防，配齊防火、防盜、

防蟲等設(shè)備，室內(nèi)嚴禁吸煙，確保檔案資料萬無一失。

七、檔案室由檔案干部專人管理，查瑪人員及其他人員不得隨便

進入。

八、對應(yīng)該立卷歸檔的材料必須由幼兒園各部門收集齊全，并進

性整理，定期交檔案室集中統(tǒng)一管理，任何部門或個人不得據(jù)為己有或

拒絕歸檔。

九、歸檔范圍：凡是幼兒園工作活動中形成的能反映本園工作活

動，具有查考利用價值的文件、材料、圖片等均屬歸檔范圍。

十、歸檔時間：各部門應(yīng)在每學(xué)期放假前將本學(xué)期的文件材料收

集齊全，按照歸檔要求整理好，移交幼兒園檔案室。交接雙方根據(jù)交接

目錄清點校對，并履行簽字手續(xù)。

十一、歸檔要求：

1、歸檔的文件材料要字跡清楚工整，一律使用藍黑墨水或者碳素

墨水書寫，禁用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水、彩色筆、復(fù)寫紙，普通打印、

復(fù)印撰寫和批示文件材料，必須用復(fù)印機復(fù)印，噴墨或激光打印機打印

的正規(guī)影印件。

2、歸檔的文件材料要保持他們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值，

科學(xué)的立卷、分類、編目。

3、檔案標題要簡明確切，保管期限劃分準確，便于保管和利用。

檔案管理規(guī)章制度細則篇3

(-)總則

1、為了加強師資管理，及時發(fā)現(xiàn)人才培養(yǎng)人才，不斷搜集、積累

教師業(yè)務(wù)水平情況，對教師教學(xué)科研水平進行考核，必須建立健全教師

業(yè)務(wù)檔案，充分發(fā)揮業(yè)務(wù)檔案在對教師進行考核、評估、晉升、獎懲方

面的作用，特制定本辦法。

2、教師業(yè)務(wù)檔案主要收集和記載教師在教育教學(xué)、科研活動中形

成的主要成果材料(教學(xué)任務(wù)完成情況、教學(xué)水平、教學(xué)效果、科研論

文、專著、教材等以及對這些材料的評價，專家的學(xué)術(shù)鑒定材料、圖片

等)。

3、對教師業(yè)務(wù)檔案的認真收集、整理是加強教學(xué)，科研管理的重

要舉措之一。

(-)業(yè)務(wù)檔案搜集

1、建立健全業(yè)務(wù)檔案材料的搜集整理制度，材料要全面、完整、

準確，由專人負責(zé)管理。

2、通過各種渠道收集教師任課、進修、觀摩教學(xué)、改革教學(xué)方法、

科學(xué)研究等成果、學(xué)術(shù)活動、外語狀況、計算機情況、學(xué)術(shù)水平鑒定及

參加有關(guān)會議總結(jié)等材料。

3、對歸檔材料要驗證真?zhèn)魏屯暾c否，要求用黑鋼筆或黑水筆填

寫，書寫字跡工整，不得用鉛筆、圓珠筆填寫。

(三)業(yè)務(wù)檔案材料的管理

1、對材料收集整理時檔案管理的基礎(chǔ)工作，是政績材料向檔案轉(zhuǎn)

化的重要步驟，這是項經(jīng)常性的工作。對接收來的材料，按理卷的要求

進行分類、編目、登記、統(tǒng)計和必要的加工整理，大致分為六類；

（1）個人基本情況：包括登記表、學(xué)歷及職稱復(fù)印件、獎懲復(fù)印

件等；

（2）教學(xué)活動，包括任課、進修、觀摩、改革教學(xué)方法、更新教

材、改進實驗方法、設(shè)備、措施等；

（3）學(xué)術(shù)活動，包括參加學(xué)術(shù)研討會議、學(xué)術(shù)交流，學(xué)術(shù)任職等

（具有復(fù)印件）。

（4）科研活動，包括教學(xué)資料編寫，科研論文，著作科研成果的

登記及復(fù)印件；項目的立項運作，完成的情況；

（5）計算機、外語考試、培訓(xùn)學(xué)習(xí)情況（證書復(fù)印件）；

（6）教學(xué)競賽獲獎證書、教案、反思及專家評課資料，業(yè)務(wù)上的

工作獎勵、鑒定、評語等據(jù)實記載（證書復(fù)印件）；

2、對檔案材料的整理工作要求及時準確，利于考核、考查材料的

準確程度及學(xué)術(shù)價值；

3、業(yè)務(wù)檔案的使用，要確定閱檔人員范圍，建立業(yè)務(wù)檔案傳閱制

度。

檔案管理規(guī)章制度細則篇4

一、目的

為了規(guī)范公司人事檔案管理，加強檔案管理的完整性、真實性、

及時性和保密性。同時為了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便于

高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。

二、適用范圍

適用于公司員工紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理工作。

三、職責(zé)

公司行政人事部門為本公司員工人事檔案的歸口管理部門。

四、原則

分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。

五、檔案管理內(nèi)容

1、員工入職檔案：個人簡歷、員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、

面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身

份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、轉(zhuǎn)王及晉級表、離職證明、各

類合同及協(xié)議。

2、員工培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報告或者考評結(jié)果、培訓(xùn)

審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表（證書原件）、員工培訓(xùn)

統(tǒng)計表。

3、績效管理檔案：將員工績效考核相關(guān)資料按月歸類整理。

4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關(guān)

系，死亡等情形。

六、程序

1、新員工報到后，收齊新入職員工的所有手續(xù)、證件、資料后，

統(tǒng)一裝入新建的檔案袋內(nèi)，并在檔案袋封面左上方書寫上檔案袋編號、

員工姓名、性別。將檔案資料以紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種載體保存，紙

質(zhì)檔案統(tǒng)一歸入每位員工的個人檔案袋，電子檔案以hr管理信息系統(tǒng)

為平臺進行統(tǒng)一管理。員工人事檔案管理人員須忠于職守，嚴格遵守公

司《員工保密管理制度》。

2、檔案建立：新員工經(jīng)考核合格，入職之日始，即建立個人人事

檔案，起始檔案材料包括：一寸近期免冠照片、身份證和學(xué)歷職稱證件

的復(fù)印件、個人簡歷、應(yīng)聘擋案表、錄用審批表、員工個人檔案表、體

檢報告、離職（失業(yè)）證明等。

七、為保證員工檔案信息的及時性和準確性，以體現(xiàn)系統(tǒng)時效性

強的優(yōu)點，及時更新、變化的資料進行系統(tǒng)錄入，

具體時限要求如下:

1、新員工入職、員工調(diào)動、任命、借用、離職信息自生成之日

起二個工作日內(nèi)錄入電子檔案，并進行紙質(zhì)檔案歸檔；

2、組織機構(gòu)變動、培訓(xùn)管理、考核管理、獎懲管理信息自生成之

日起七個個工作日內(nèi)錄入，并進行紙質(zhì)檔案歸檔；

3、社會保險、合同簽訂等信息自生成之日起七個工作日內(nèi)錄入,

并進行紙質(zhì)檔案歸檔。

八、人事檔案借/調(diào)閱

1、調(diào)閱員工的人事檔案需填寫《檔案借/查閱申請表》并經(jīng)有效

批準。

2、本部門員工的人事檔案調(diào)閱需經(jīng)部門主管批準。

3、部門主管有權(quán)調(diào)閱其他部門員工的人事檔案，但需行政人事

部門主管審核，并報總經(jīng)理批準。

4、部門主管級別的人事檔案，總經(jīng)理有權(quán)調(diào)閱。

5、調(diào)閱檔案原則上在行政人事部門內(nèi)部并在指定人員陪同下調(diào)閱。

如需借出行政人事部門，需行政人事部門主管

批準。借閱檔案的人員，對檔案應(yīng)妥善保管，不得遺失、泄密和

污損，不準抽換、折卷和轉(zhuǎn)換，不得復(fù)印，

借出的檔案必須在2天內(nèi)歸還。

6、所有調(diào)閱檔案，均需登記備案。

九、人事檔案歸屬

1、繼續(xù)受聘的員工檔案，作為其今后聘任聘用的依據(jù)；檔案分類

編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目

錄，以便查閱。

2、離職員工的人事檔案每月清查，另外存檔，應(yīng)在妥善保管一年

以后銷毀。部門主管以上人員、關(guān)鍵崗位人員檔案應(yīng)妥善保管三年以后

銷毀。

十、本制度最終解釋權(quán)歸行政人事部，本制度從下發(fā)之起實施。

發(fā)出部門：行政人事部

借用、查閱人事檔案審批表

公司員工檔案管理制度（二）：公司人事檔案管理辦法

—公司

人事檔案管理辦法

20_年9月

檔案管理規(guī)章制度細則篇5

第一章總則

1.1工程項目檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，對工程項目的開展

及公司的生產(chǎn)經(jīng)營有著重要作用；為加強工程項目檔案的管理職責(zé)，規(guī)

范檔案管理，結(jié)合施工企業(yè)的實際情況，制定本規(guī)定。

1.2本制度適用公司及各分子公司工程建設(shè)項目的新建、擴建、改

建、技術(shù)改造及安裝等項目的從立項至竣工驗收過程中的文件編制、檔

案、收集、管理。

1.3項目工程檔案按照集中統(tǒng)一管理的原則，由項目部統(tǒng)一管理，

重要及常用的文件移交檔案室保管，以確保工程檔案的完整、準確和安

全，并便于使用。

1.4項目部根據(jù)工程項目建立、建全檔案的形成、收集、積累、整

理、歸檔的工作體系。

第二章工程檔案管理機構(gòu)的職責(zé)

2.1項目部是公司項目工程相關(guān)檔案的統(tǒng)一管理者，負責(zé)組織相關(guān)

部門和人員收集、整理項目從立項到最終驗收交付的所有相關(guān)文件；并

對工程項目進行統(tǒng)一整理造冊。

2.2現(xiàn)場工作組是項目部的下屬部門，受項目部的直接領(lǐng)導(dǎo)，在項

目部的領(lǐng)導(dǎo)下負責(zé)收集現(xiàn)場施工、工程預(yù)算、工程更改、支付、結(jié)算、

決算、驗收等環(huán)節(jié)的相關(guān)資料的收集、整理；接收、審核施工、監(jiān)理等

相關(guān)方移交的資料，并對收到的資料進行統(tǒng)一整理。

2.3檔案室接收項目部移交的項目檔案，并加以分類、整理、管理,

并負責(zé)工程資料的收發(fā)、借閱等工作。

第三章項目工程檔案管理流程

3.1工程項目檔案是指導(dǎo)工程項目及日后的生產(chǎn)、建設(shè)活動的重要

依據(jù)，是繼承工程項目知識的重要手段，因此工程項目檔案管理先明確

責(zé)任；項目部根據(jù)工程特點，明確項目從立項到最終驗收交付的過程中

檔案管理的相關(guān)人員及職責(zé)。

3.2從項目開始立項，項目部制定工程項目檔案負責(zé)人，工程項目

施工前由項目部指定人員收集立項、選定工程合作單位、設(shè)計、預(yù)算等

相關(guān)資料，從項目施工至竣工驗收階段由現(xiàn)場工作組負責(zé)檔案的收集。

3.3資料收集人在工程資料收集后根據(jù)項目工程的邏輯性，對工程

項目資料進行分類整理，對缺少的資料應(yīng)及時收集，使工程資料完整、

邏輯條理清晰。

3.4根據(jù)工程項目特性，現(xiàn)場工作人員在適當時候?qū)⒐こ藤Y料移交

項目部，由項目部，由項目統(tǒng)一整理、登記、編號、組卷。根據(jù)其邏輯

順序，分類保存，保存的資料應(yīng)做好標識，方便管理查詢。

3.5項目部對移交的資料統(tǒng)一整理后，重要的、日常使用的資料，

項目部應(yīng)及時歸檔，方便資料需要人的使用，項目部歸檔的工程資料應(yīng)

為原件，項目部自留復(fù)印件。

檔案室應(yīng)做好項目部移交資料的登記，并對移交工程資料單獨歸

類存放。

3.6檔案室管理人員應(yīng)做好借閱管理，原件資料一般不允許借閱，

借閱復(fù)印件供借閱人使用，因特殊原因需要向外遞交的檔案應(yīng)做好說明,

備注原因。

工程項目檔案借閱后，檔案管理人應(yīng)及時通知借閱人，按期歸還。

第四章項目工程檔案管理

4.1工程項目文件是在項目工程建設(shè)過程中形成的各種形式的信息

記錄，包括準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文

件等。

4.2工程項目檔案從立項到驗收交付過程中，施工、監(jiān)理等相關(guān)方

應(yīng)主動將相關(guān)資料移交現(xiàn)場工作人員；同時檔案收集人應(yīng)及時收集及催

促資料移交人移交資料，工程資料一律先收集、整理、歸類，再移交項

目部，由項目部統(tǒng)一整理、分類，在項目工程每環(huán)節(jié)完成后，根據(jù)項目

特點，由項目部將需要歸檔的檔案移交公司檔案室。

4.3檔案收集工作的要求

(1)認真貫徹集中統(tǒng)一管理項目檔案的原則；

(2)遵循檔案的自然形成規(guī)律；

(3)保證項目檔案的齊全、完整、準確；

(4)認真審核，未經(jīng)相關(guān)機構(gòu)審批簽字的要求相關(guān)人及時補齊；

(5)資料移交方和接受方均須做好資料備份。

4.4工程項目資料的收集管理

4.4.1項目部負責(zé)收集、積累和整理項目前期文件(施工前)以及設(shè)

備，工藝和涉外文件；勘察、設(shè)計單位負責(zé)收集、積累勘察、設(shè)計文件,

并按規(guī)定向項目部移交有關(guān)設(shè)計基礎(chǔ)資料和設(shè)計文件(見)。

4.4.2項目施工階段，由承包單位負責(zé)其項目全部文件的收集、積

累、整理，并移交現(xiàn)場工作組；項目監(jiān)理單位負責(zé)收集，積累項目監(jiān)理

文件，并提交現(xiàn)場工作組。

4.4.3項目竣工驗收階段，承包單位負責(zé)項目完工資料的收集、整

理，提交現(xiàn)場工作組;現(xiàn)場工作組負責(zé)竣工驗收階段所有資料的收集、

整理。

4.4.4反映與項目有關(guān)的重要職能活動、具有查考利用價值的各種

載體的文件，應(yīng)收集齊全，歸入建設(shè)工程項目檔案。

收集范圍包括立項文件、設(shè)計基礎(chǔ)文件、設(shè)計文件、項目管理文

件、施工文件、監(jiān)理文件、工藝設(shè)備文件、涉外文件、竣工驗收文件等。

4.4.5各類文件應(yīng)按文件形成的先后順序或項目完成情況及時收集。

4.5工程項目資料以收集人收集和檔案資料產(chǎn)生部門或單位主動移

交相結(jié)合，在資料收集整理過程中，對形成的項目工程文件進行鑒別，

包括完整性、準確性鑒別以及審批情況。

4.6項目工程檔案的分類要求

(1)檔案的分類，要符合形成檔案的專業(yè)和形成單位的項目活動的

性質(zhì)和特點；

(2)在公司各類工程項目中，同一類工程檔案的分類標準應(yīng)該一致;

(3)分類層次，類目要簡明，不宜過多過繁；

(4)分類應(yīng)力求按照專業(yè)系統(tǒng)實現(xiàn)標準化。

4.7檔案整理工作遵循項目檔案的自然形成規(guī)律，保持項目檔案材

料之間的有機聯(lián)系，充分利用檔案原有的整理基礎(chǔ)，對項目檔案進行分

門別類的整理，便于保管和利用。

4.7.1工程項目的前期文件、設(shè)備技術(shù)文件、竣工試運行文件及驗

收文件，應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)，內(nèi)容分別按年度、工程整理。

4.7.2勘察、設(shè)計單位形成的基礎(chǔ)材料和項目設(shè)計文件，應(yīng)按工程

項目整理。

4.7.3施工技術(shù)文件應(yīng)按項目工程的專業(yè)，階段整理;檢查驗收記

錄、質(zhì)量評定及監(jiān)理文件按單位工程整理。

4.7.4設(shè)備、技術(shù)、工藝、竣工圖、設(shè)計變更、試運行及維護中形

成的文件按工程項目整理。

4.8項目檔案案卷管理

4.8.1組卷要遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內(nèi)文

件的有機聯(lián)系，分類科學(xué)、組卷合理；法律性文件手續(xù)齊備。符合檔案

管理要求。

4.8.2基建類案卷按項目依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計（含

初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計、施工圖設(shè)計）工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗

收等排列。

4.8.3設(shè)備類案卷按設(shè)備依據(jù)性材料，外購設(shè)備開箱驗收（自制設(shè)

備設(shè)計、制造、驗收）、設(shè)備安裝調(diào)試、隨機文件材料、設(shè)備運行、設(shè)

備維護等排列。

4.8.4項目檔案號，要反映項目檔案系統(tǒng)整理后的客觀秩序，同項

目檔案的分類方法和分類方案的結(jié)構(gòu)層次相一致；項目檔案號應(yīng)力求簡

明，不要過于復(fù)雜繁瑣。

項目檔案號二分類號+案卷順序號。

4.9工程項目檔案的編目包括登記號、登記日期、檔案號、案卷題

名、編制單位、數(shù)量、保管期限、變更記載、備注等內(nèi)容。

4.10工程項目資料的更改

4.10.1當工程項目文件需要更改時，文件更改人或更改部門通知

收集管理人，并說明更改的理由依據(jù)和更改內(nèi)容。

4.10.2文件更改原則上應(yīng)由原審批人審批或依據(jù)項目管理制度要

求進行審批，經(jīng)更改審批的文件應(yīng)及時交予檔案收集管理人，收集人交

上級管理部門或檔案室，并做好更改備注。

4.11工程項目檔案的借閱

需要臨時借閱文件的人員應(yīng)填寫《工程項目檔案借閱申請表》（見

附件），經(jīng)檔案室相關(guān)人員同意后方可借閱，檔案室借閱文件一般為復(fù)

印件，借閱后必須及時歸還，《工程借閱記錄》（見附件），如果原件一

般情況下不外借，如確需外借，說明原因。

4.12項目工程檔案的保管期限由項目部根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定而制定,

在項目部將資料歸檔移交檔案室時明確提出，由檔案室人員在保管期滿

后，提出銷毀申請,項目部決定其銷毀與否。

4.13工程項目合同管理

工程項目合同是工程項目的重要資料，作為項目實施及工程價款

支付的依據(jù)，現(xiàn)場工作組、項目部及檔案管理人員應(yīng)作為工程項目管理

的重點。

工程項目合同一經(jīng)審批簽訂后，項目部組織相關(guān)人員收集，并移

交檔案室，通知做好留底工作。

工程項目發(fā)生變更后，修要更改合同或補充的，項目部應(yīng)在合同

修改或補充審批后，通知檔案室，并將新的合同或協(xié)議歸檔。

第五章附則

5.1本制度由項目部負責(zé)解釋。

5.2本制度由項目部制定、修改，自總裁批準之日？生效實施。

檔案管理規(guī)章制度細則篇6

一、檔案人員崗位責(zé)任制

1、努力學(xué)習(xí)政治理論和專業(yè)知識，不斷提高業(yè)務(wù)技能和管理水平。

忠于職守，遵守紀律，積極參加各級各類檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并經(jīng)考核取得

崗位資格證書。

2、認真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》及其《實施辦法》和

《湖北省檔案工作條例》，貫徹執(zhí)行黨和國家及本系統(tǒng)（行業(yè)）有關(guān)檔

案工作的法規(guī)和規(guī)章，認真履行本單位各項檔案管理規(guī)章制度。對造成

檔案損毀、丟失、泄密、擅自復(fù)制等瀆職行為的，要及時向領(lǐng)導(dǎo)報告，

并根據(jù)《檔案法》及有關(guān)規(guī)定，追究當事人和直接領(lǐng)導(dǎo)人的行政責(zé)任或

刑事責(zé)任。

3、熟悉本單位和本系統(tǒng)業(yè)務(wù)工作，了解本單位各類文件材料的形

成過程，掌握分類方法、歸檔范圍和保管期限。

4、切實做好檔案的收集、分類、整理、編目工作，保證檔案的齊

全完整，提高案卷質(zhì)量，力爭達到標準化、規(guī)范化的要求，逐步實現(xiàn)檔

案管理的現(xiàn)代化。

5、同鑒定小組其他人員一同定期對室藏檔案進行鑒定，對已到保

管期限的檔案資料認真鑒定分析，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意

見，造具銷毀清冊，寫出鑒定分析報告，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準后，和有關(guān)人員一

起進行認真負責(zé)地銷毀。

6、保持庫房的整潔衛(wèi)生，檔案案卷排列有序。認真做好檔案“八

防”工作，堅持做好溫濕度記錄及濕度調(diào)控工作。定期檢查檔案保管情

況，經(jīng)常核對檔案資料，做好記錄，及時處理檔案保管、保護方面的事

故，保證檔案的完整與安全，最大限度地延長檔案壽命。

7、編制科學(xué)的檢索工具，全面熟悉室藏情況，積極主動地提供檔

案資料，做好咨詢服務(wù)工作和檔案利用工作，嚴格執(zhí)行保密制度，堅持

做好查借閱登記和利用效果登記，注意搜集利用效果和信息反饋，編制

利用效果實例和檔案信息。

8、積極開發(fā)檔案信息資源，利用室藏檔案編寫一些有價值的檔案

資料，以滿足各項業(yè)務(wù)工作的需要。

9、積極參加本單位組織的科研課題鑒定會、單位工程驗收會、初

步竣工驗收會、竣工驗收會等活動，認真接收上述活動形成的應(yīng)該歸檔

的文件材料，并整理歸檔。

10、做好檔案的統(tǒng)計工作，建立統(tǒng)計臺帳，及時、準確地向檔案

管理部門填報機關(guān)檔案工作統(tǒng)計年報及其他調(diào)查統(tǒng)計表。

11、在做好單位內(nèi)部檔案管理的同時，還要對單位內(nèi)部各科室和

所屬單位的檔案工作進行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

二、檔案保管制度

1、收進、移出檔案和資料，必須認真清點，嚴格履行交接手續(xù)。

2、保管檔案和資料，必須使用符合國家標準和規(guī)范的卷皮知卷盒,

并排列有序，便于查找。

3、檔案資料庫房必須堅固，必須裝備鐵門、鐵窗和其他防盜、防

水、防潮、防霉、防蟲、防塵、防鼠、防太陽光直射、防有害氣體等

“十防”設(shè)施。

4、隨著氣候變化，做好庫房密閉、通風(fēng)、溫濕度調(diào)節(jié)，并適時進

行除濕或除塵工作，以防檔案霉變。

5、檔案資料庫房必須與檔案工作人員的辦公室、閱覽室分開，但

要相對集中，便于管理。

6、庫房專管人員進出庫房，應(yīng)隨手關(guān)門上鎖，非專管人員，不得

隨意進入庫房。

7、必須定期檢查、清點庫藏檔案和資料。發(fā)現(xiàn)檔案霉爛、褪變、

破損或帳物不符時，必須及時追查、處理和修復(fù)。因失職而損毀、丟失

檔案資料者，按檔案法規(guī)嚴肅處理。

8、檔案管理人員工作變動時，必須將所保管的檔案和資料清點移

交，否則不予辦理調(diào)離手續(xù)。

三、檔案復(fù)制制度

1、要遵循保密原則，凡涉及保密的檔案不得復(fù)制。

2、復(fù)制檔案中的內(nèi)容，須經(jīng)處領(lǐng)導(dǎo)同意，由檔案管理人員進行復(fù)

制。

3、破損的檔案，檔案員要及時修改和復(fù)制。

4、對利用較多的檔案，可復(fù)制數(shù)份，以利用使用，并保護原檔案,

減少檔案的磨損。

四、檔案查借閱制度

1、本著方便工作、滿足利用的原則，檔案資料一般不予借出，須

在檔案室、閱文室內(nèi)查閱。

2、本處有關(guān)科室因工作需要須借閱檔案，原則上只能在閱文室內(nèi)

查閱，確實要借出的檔案，必須經(jīng)分管處長簽批，方可辦理借閱手續(xù)，

借閱時間一般不超過一周。

3、外單位來查找利用檔案者，一律憑單位介紹信，經(jīng)本處領(lǐng)導(dǎo)簽

字同意，有關(guān)部門派人陪同，方可查閱。

4、借閱者不準在檔案材料上劃杠、打圈、勾畫，不準涂改撕毀，

不準將檔案材料帶回家或放在不安全的地方，更不準將檔案保密內(nèi)容外

泄。

5、查閱檔案時，禁止吸煙、喝水、防止燒毀、水漬檔案。

6、借閱者歸還檔案時，應(yīng)填寫利用效果信息反饋，認真履行交接

簽字手續(xù)，如發(fā)現(xiàn)有撕毀、涂改和損壞現(xiàn)象，按照檔案法規(guī)有關(guān)條款及

追究責(zé)任。

五、檔案庫房管理制度

為了加強檔案庫房管理，做好檔案的保管和保護工作，確保檔案

的完整與安全，特制定本制度。

1、保持庫房內(nèi)清潔衛(wèi)生，整齊美觀，堅持不定期查庫，并認真做

好記載。

2、注意庫房安全。庫內(nèi)嚴禁存放易燃;、易爆物品及雜物。進出庫

房隨時關(guān)門上鎖，不允許非庫房管理人員進入庫內(nèi)。

3、定時測量記錄庫內(nèi)溫度。要求庫內(nèi)溫度控制在14一24七，相對

濕度控制在45—60%范圍內(nèi)，并注意做好空調(diào)機和去濕機的定時開關(guān)工

作。

4、搞好庫內(nèi)防盜、防火、防塵、防潮、防磁、防高溫、防蟲、防

鼠、防有害氣體等“十防”工作。

5、遇有特殊情況，及時向分管領(lǐng)導(dǎo)和職能部門報告，保護現(xiàn)場不

受破壞。

六、檔案立卷歸檔制度

1、歸檔范圍

凡是本單位在各項活動中直接形成的具有查考利用價值的各種門

類、各種載體的文件材料、圖表、帳薄、聲像、照片、實物以及上級印

發(fā)需要本單位長期執(zhí)行和落實的各項規(guī)定、制度等均屬歸檔范圍。

2、歸檔時間

（1）各項管理工作形成的文件材料，各科室應(yīng)在工作完成后及時

向綜合檔案室移交。

（2）堤防建設(shè)工程在立項之初及竣工完成之間所形成的資料在第

一時間移交給綜合檔案室。

（3）財務(wù)會計檔案，由財務(wù)科按照歸檔要求整理裝訂成冊，保管

一年后移交給綜合檔案室。

3、歸檔要求

（1）歸檔的文件材料一般一式一份，本單位發(fā)文、基建項目檔案

一式貳份，堤防建設(shè)項目檔案按上級要求制定份數(shù)。

（2）自己撰寫的歸檔文字材料，必須用碳素墨水和黑墨水書寫，

禁止圓珠筆、復(fù)寫紙書寫，粘貼裝訂要符合檔案技術(shù)保護要求。

（3）歸檔的文件材料必須整齊、清潔、字跡清楚，便于利用。

（4）歸檔的文件材料必須層次分明，符合形成規(guī)律。

（5）歸檔的文件材料必須完整、系統(tǒng)、準確的反映各職能部門在

各項活動中真實內(nèi)容的歷史過程。

4、歸檔手續(xù)

移交檔案時要認真履行交接手續(xù)，填寫檔案移交登記表，一式兩

份，經(jīng)清點無誤，雙方簽字后，各自保管一份，以備查找、負責(zé)。

七、“三納入”、“四參加”制度

1、將檔案工作納入到堤防處工作計劃，領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程、崗位

責(zé)任制中。

2、堤防處有關(guān)會議要有檔案部門或?qū)＃妫┞殭n案人員參加。

3、工程項目建設(shè)、科研、設(shè)備安裝、調(diào)試等業(yè)務(wù)活動要有專（兼）

職檔案人員參加。

4、科技項目的鑒定，有檔案專職人員參加。

5、基建、設(shè)備、科研成果驗收活動有檔案專職人員參加。

檔案人員參加以上活動中帶回的圖片資料，必須及時登記和整理,

分類立卷歸檔，不得作為私有，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，從嚴處罰。

八、檔案史料編研制度

1、綜合檔案室是堤防處檔案史料的收集、管理、開發(fā)、利用的職

能部門，編研工作是檔案室的一項重要工作職責(zé)。檔案人員應(yīng)根據(jù)堤防

處歲修、防汛、堤防管理過程中形成的檔案史料，堅持做到經(jīng)常不斷的

搞好編研和開發(fā)，以滿足各方面利用檔案史料的需要。

2、根據(jù)堤防處各項業(yè)務(wù)工作需要，檔案室按規(guī)定搞好檔案全宗介

紹、組織機構(gòu)沿革、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)統(tǒng)計、專題文件匯編等必須編寫的檔案史

料。

3、深層次的編研工作，可根據(jù)堤防處的特點，由檔案部門或組織

專門寫作班子集中進行編寫。

4、編研的檔案史料，只限堤防處內(nèi)部使用，不得對外借閱和向社

會公布。如確因工作需要，外借或向社會公布檔案資料時，必須經(jīng)處分

管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可辦理手續(xù)。

九、文書材料歸檔制度

1、本單位形成的各種專業(yè)內(nèi)容、各種載體（紙張、膠卷、磁帶）、

各種形式（如文件、文字材料、圖紙、圖表、聲像一一即照片、錄像、

錄音等）各類檔案均須及時送本機關(guān)綜合檔案室歸檔。

（1）文書檔案，應(yīng)于檔案形成年度的次年第一季度末前歸檔完畢。

（2）會巾檔案，應(yīng)于形成年度為單位，于決算批準后，繼續(xù)在財

會部門保存一年期滿時，向綜合檔案室移交。

（3）科技檔案，應(yīng)分別在一個科研課題、一個試制產(chǎn)品、一項工

程或其他技術(shù)項目完成或告一段落后及時歸檔。

（4）其他各種專業(yè)檔案，均必須按其形成規(guī)律，遵守上級檔案部

門或?qū)I(yè)部門的規(guī)定及時歸檔。

2、凡屬本處職能工作所應(yīng)當負責(zé)貫徹執(zhí)行及憑借指導(dǎo)本機關(guān)職能

工作的，凡記述本處實際工作或生產(chǎn)技術(shù)活動歷史面貌的文件（包括正

式文件和一般文件材料）電報、圖紙（含底圖）圖表、報表簿冊（即各

種登記簿、帳簿、名冊）和錄音、錄像、照片等均須向綜合檔案室歸檔。

3、歸檔工作，務(wù)須保證歸檔文件材粕的種類、稿本、份數(shù)以及每

件文件的頁數(shù)均須齊全完整。

4、凡歸檔的文件材料，須在“保持文件之間的歷史聯(lián)”的同時按

文件的保存價值（即永久、長期、短期）組成保管單位（案卷）編目歸

檔。

5、歸檔文件材料中的文件與電報應(yīng)逐一分類立卷。正件與附件、

印件與定稿、請示與批示、轉(zhuǎn)發(fā)文件的批文與原文、多種文字形成的同

一文件不得分開立卷。

6、按年度歸檔的檔案（如文書、會議……檔案等），跨年度的請

示與批復(fù)一并歸入復(fù)文件，沒有復(fù)文的請示歸入請示年；跨年度的規(guī)劃

歸入針對的第一年；跨年度的會議文件歸入會議開幕年；非訴訟案材料.

歸入結(jié)案年。

7、卷內(nèi)文件必須排列有序。一般按責(zé)任者一一問題一一時間排列,

使同一文件的正件在前附件在后，印件在前定稿在后，重要文件的歷次

稿件依次排在定稿之后；非訴論案件卷，結(jié)論、決定、判決性的文件材

料在前依據(jù)材料在后。

8、卷內(nèi)文件，應(yīng)安排列順序逐件逐頁編所在頁號或件號。即：

裝訂的卷，在有文字的每頁文件的下面右上角，背面左上角編全

卷文件統(tǒng)一的順序頁號；

不裝訂的卷，應(yīng)在每份文件首頁右上角加蓋檔號章，在章內(nèi)填上

順序件號；

圖表和聲像材料，應(yīng)在裝具上或在聲像材料的背面逐件編號。

9、凡歸檔案卷，不論永久、長期和短期保存價值，均須按規(guī)定格

式逐卷填寫內(nèi)文件目錄和備考表。

（1）填寫目錄時，不得隨便改變和簡化文件題名（即標題）；

（2）對沒有題名或題名（如通知）不能反映文件實質(zhì)內(nèi)容的文件,

應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容予以擬制；

（3）對沒有責(zé)任者（即作者），年、月、日的文件，要考證清楚,

補齊后填入有關(guān)項內(nèi)；

（4）會議記錄、應(yīng)填寫每次會議的時間和主要內(nèi)容；

（5）填寫卷內(nèi)文件目錄的字跡要工整；

（6）填寫卷內(nèi)文件的情況說明，應(yīng)逐項填寫在備考表內(nèi)。無需說

明的卷，亦應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和立卷的時間填上；

（7）卷內(nèi)文件目錄置于卷首，備考表置于卷尾。

10、聲像材料應(yīng)用文字標出所攝聲像的人、物名稱、身份（或職

務(wù)）及其活動時間、地點、中心內(nèi)容和攝錄者。

11、凡歸檔的文件材料，均須去掉訂書針、別針、大頭針……等

金屬物；如有破損者，應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱；如有字跡擴散褪變者，

應(yīng)復(fù)制，復(fù)制件與原件一并歸檔。

12、凡歸檔的文件、材料，均須裝訂。凡裝訂的案卷，須按卷內(nèi)

文件目錄在其首、備考表在其尾，卷內(nèi)文件依預(yù)先后排列的順序理齊，

做到右、下側(cè)齊整；采直徑1—1。5毫米粗細的紗繩和用“三孔一線”

裝訂法裝訂；凡不裝訂的案卷，應(yīng)用細線和縫紉機裝卷內(nèi)文件逐件裝訂。

13、歸檔文件材料的卷皮、卷盒和卷內(nèi)文件目錄、備考表、案卷

目錄……等，必須符合檔案部門規(guī)定的標準和規(guī)范，并按規(guī)定格式和要

求填寫清楚。

14、歸檔案卷的標題要簡明、確切地反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，一般應(yīng)

由卷內(nèi)文件的負責(zé)者（即作者）、內(nèi)容和名稱等部門組成，對責(zé)任者簡

稱的使用，要通俗易懂，保持一致。

十、檔案移交制度

1、國家規(guī)定應(yīng)向當?shù)貦n案館移交的永久和長期保管檔案，本處必

須按規(guī)定時間辦理移交手續(xù)，并妥善保管交接憑證，還應(yīng)在檢索工具上

注明。

2、檔案工作人員調(diào)離工作后，必須辦完移交手續(xù)后，方可離崗辦

理調(diào)離手續(xù)。

3、對檔案收進、移出、利用銷毀的情況要認真登記，為統(tǒng)計和移

交工作作好準備。

4、移交登記要本著實事求是的原則，既要有綜合性的報表，又要

有詳細的明細表，要做到帳物相符、賬表相符。

十一、會計檔案管理制度

為加強會計檔案的管理與利用，根據(jù)財政部、國家檔案局頒布的

《會計檔案管理辦法》，結(jié)合本單位實際，制定本制度。

1、每年形成的會計檔案，包括會計憑證、會計帳薄、會計報表等

會計核算專業(yè)材料，均應(yīng)由財務(wù)科按歸檔要求，負責(zé)整理立卷，裝訂成

冊°在會計年度終了后，暫由財務(wù)科保管一年，期滿后，編造清冊全部

移交到綜合檔案室保管。

2、檔案室接收保管的會計檔案，原則上應(yīng)保持原卷、冊的封裝，

個別需要拆裝、整理的，應(yīng)會同財務(wù)科經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清職

責(zé)。

3、嚴格執(zhí)行安全保管制度，謹防損毀，不得失密和泄密。

4、調(diào)閱會計檔案，須由財務(wù)科長陪同借閱。

5、對保管期已滿的會計檔案，由綜合檔案室提出銷毀意見，經(jīng)處

檔案鑒定銷毀小組鑒定，編造會計檔案銷毀清冊后，方可銷毀，監(jiān)銷人

員在銷毀清冊上簽字蓋章。

十二、聲像檔案管理制度

為了加強聲像（照片、錄相帶）檔案管理，更好地開發(fā)和利用聲

像檔案信息資料，特制定本制度。

1、對聲像檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保其完整、系統(tǒng)、安全，以

備管理使用。

2、聲像檔案的收集工作、整理程序和保管條件必須嚴格按照國家

標準規(guī)范管理。

3、聲像檔案管理員應(yīng)隨時收集、征集零散的具有保存價值的照片、

錄相帶。

4、借閱聲像檔案，必須按有關(guān)規(guī)定辦理借閱審批手續(xù)，歸還時按

規(guī)定進行質(zhì)量檢查、驗收。

5、對收藏的聲像檔案要根據(jù)具體情況定期檢查。

6、嚴格做好聲像檔案的保密管理。

十三、實物檔案管理制度

為了加強對實物檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利

用實物檔案，按照《中華人民共和國檔案法》，特制定本制度。

1、對實物檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保其完整、準確、系統(tǒng)、安

全，以備開發(fā)和利用。

2、實物檔案范圍包括：錦旗、匾牌、字畫、印章、榮譽證書、獎

杯。

3、實物檔案的歸檔，要求保證實物的完整、整潔、干凈，注意防

火、防潮、防塵。

4、實物檔案的歸檔時間要求處屬各科室應(yīng)及時將實物檔案移交檔

案室歸檔。

5、實物檔案的借出，必須經(jīng)處領(lǐng)導(dǎo)批準，按規(guī)定辦理借出手續(xù)，

如果展出，要對展出實物檔案定期進行檢查。

6、實物檔案如有破損，必須進行認真修復(fù)和技術(shù)加工，以延長實

物檔案壽命。

7、建立實物檔案登記和統(tǒng)計制度，每年檢查一次，發(fā)現(xiàn)問題，及

時解決。

十四、檔案保密制度

1、檔案工作人員應(yīng)嚴格貫徹執(zhí)行國家保密法規(guī)，遵守保密紀律，

明確保密職責(zé)，維護檔案的安全的完整。

2、保密文件材料、檔案的密級劃分、變更和解密，必須按照國家

有關(guān)制度和規(guī)定辦理。保密檔案及文件材料，要妥善保管，絕密檔案要

單獨保管。

3、檔案庫房設(shè)施應(yīng)符合“八防”的要求，要安裝鐵門（防盜門）

鐵窗，凡遇重大節(jié)日應(yīng)提前對庫房的安全保密設(shè)施進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題

及時處理。

4、不該說的國家秘密不說，不該知道的國家秘密不問，不該看的

國家秘密不看，不該記錄的國家秘密不記錄。

5、不準私自或在無保密保障的情況下復(fù)制、使用、存放、銷毀于

國家秘密的文件、檔案、資料和物品。不準將屬于國家秘密的文件、檔

案、資料和物品作為廢品出售。

6、不準借閱秘密檔案資料。查閱秘密檔案或文件，應(yīng)履行審批手

續(xù)，并限于保密室或檔案室內(nèi)閱覽，不得抄錄和帶出，不得向別人透露

秘密文件的內(nèi)容。

7、不準攜帶屬于國家秘密的文件、檔案、資料的物品外出開會、

參觀、學(xué)習(xí)、游覽、探親、訪友和辦私事，如確因工作需要，須經(jīng)保密

部門審查批準，同時指定專人保管。

8、不準向家屬、子女、親友及其他不應(yīng)知悉者談?wù)搰颐孛堋?/p>

9、定期進行保密文件、檔案、資料和物品的清查工作，發(fā)現(xiàn)問題,

及時報告。

10、不準隱瞞泄密事件，對于造成失密、泄密的人員或事件要及

時報告，并視其情節(jié)依法追究責(zé)任。

十五、檔案鑒定銷毀制度

1、成立檔案鑒定小組，鑒定小組由分管領(lǐng)導(dǎo)任組長，成員由檔案

人員及有關(guān)部門的人員組成。

2、鑒定小組以專業(yè)主管部門確定的檔案價值鑒定原則和標準為準

繩，以檔案的保管期限為依據(jù)，及時組織對到期檔案進行鑒定。

3、鑒定工作結(jié)束后，要寫出鑒定報告，在保管單位備考表中注明

鑒定意見，由鑒定小組負責(zé)人簽名并注明日期，對無保存價值需要銷毀

的檔案及文件材料，要造出清冊，提出銷毀報告，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準，并

報送有關(guān)檔案部門備案，然后方可銷毀。

4、對已超過保管期限的檔案或文件材料，重新鑒定后，確有保管

利用價值需要延長保管期限的，應(yīng)重新規(guī)定保管期限，其保管期限從第

一次鑒定的年限算起。

5、經(jīng)過鑒定，對延長保管期限的檔案或文件材料要重新組卷，要

達到劃定保管期限準確，保管單位質(zhì)量達到標準規(guī)定，鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案

不準確、不完整，檔案部門要及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報，責(zé)成有關(guān)科室或責(zé)任人

負責(zé)修改、補充。

6、銷毀檔案時，監(jiān)銷人員不得少于2人，應(yīng)由檔案室和有關(guān)業(yè)務(wù)

部門派員在指定地點共同監(jiān)銷，監(jiān)銷人員在銷毀以前，應(yīng)認真進行清點

核實，銷毀后要在銷毀清冊上簽名蓋章，并將銷毀情況報告領(lǐng)導(dǎo)。

7、銷毀檔案時，必須注意保密，監(jiān)銷人員在檔案尚未安全毀掉時

不得離開現(xiàn)場。

8、情況特殊的專門檔案另有銷毀規(guī)定的按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

十六、檔案利用制度

1、本單位檔案僅限于本單位及本系統(tǒng)工作人員利用。凡查借閱檔

案，必須履行登記手續(xù)，填寫查借閱登記表和利用效果登記表，并將利

用結(jié)果及時向檔案室反饋，任何人不得例外。

2、外單位來查閱檔案資料的人員，必須持有單位介紹信，檢驗查

閱人員的身份和問清查閱的目的、范圍，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準后方可查閱。

3、查閱檔案人員應(yīng)在閱文室、保密室內(nèi)查詢，并保持安靜、衛(wèi)生,

不得在室內(nèi)吸煙、喝水，以防損壞檔案。

4、查閱秘密文件必須履行審批手續(xù)，嚴格遵守保密規(guī)定。

5、借閱檔案時間一般不超過3天，延長時間需辦理續(xù)借手續(xù)，最

多不得超過7天，借用份數(shù)每人每次不得超過3份。

6、借閱者應(yīng)維護檔案的完整與安全，不得在檔案上亂寫亂畫，不

得轉(zhuǎn)借和影印、復(fù)制、拆換、涂改及污損，違者必究。

7、借閱檔案歸還時，檔案管理人員要認真清點，仔細檢查，并做

好歸還記錄。借閱檔案未還人員若要長期離崗必須在離崗前，將所借檔

案全部歸還，以利保管和利用。

8、凡遇節(jié)假日特殊情況，檔案室有權(quán)隨時收回借出的檔案、材料,

以利安全保密等工作。

9、凡在借閱檔案過程中，造成案卷散失，污損或不歸還者，應(yīng)按

《檔案法》及有關(guān)規(guī)定嚴肅處理。

10、復(fù)制、抄錄檔案資料，要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)枇準，抄錄復(fù)制的檔案由檔

案員核對無誤，加蓋公章，方可有效。

11、檔案人員應(yīng)根據(jù)本單位工作的特點按照室藏檔案的內(nèi)容、種

類和結(jié)構(gòu)，編制科學(xué)的