大連皇域裝飾工程有限公司財務付款審批流程優(yōu)化設計

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計大連皇域裝飾工程有限公司財務付款審批流程優(yōu)化設計公司簡介公司基本信息大連皇域裝飾工程有限公司,2018年03月22日成立，經(jīng)營范圍包括許可項目：住宅室內裝飾裝修，建設工程設計，各類工程建設活動。一般項目：安全技術防范系統(tǒng)設計施工服務，安全系統(tǒng)監(jiān)控服務，信息系統(tǒng)運行維護服務，家用電器安裝服務，住宅水電安裝維護服務，建筑材料銷售，電線、電纜經(jīng)營，建筑裝飾材料銷售等。公司組織結構圖1.1公司組織結構圖公司付款項目及審批流程薪資發(fā)放審批流程首先制做薪資表的員工要先收集各個部門提供的各個員工的考勤情況，然后根據(jù)核對好的考勤情況計算元薪資并制表，再給人力資源部經(jīng)理審核簽字，再將薪資表下發(fā)回各部門核對是否有錯誤，部門核對好后下發(fā)放給各部門元員工簽字，員工簽字后回收薪資表上交給財務部審核，沒問題的話審核后交給副總經(jīng)理簽字審核，最后審核簽字完后交由財務部給員工發(fā)放工資。圖2.1薪資發(fā)放審批原流程圖物資采購審批流程首先根據(jù)采購需求選擇供應商，經(jīng)過判定評定看是否有能提供采購需求的供應商，符合要求即給供應商發(fā)出采購單，然后等供應商確認訂單，再等供應商交貨，交貨后檢查貨物是否合格，不合格就退貨或重新購買，合格則根據(jù)合同賬期支付款項。圖2.2物資采購付款原流程圖其他費用支付審批流程差旅費報銷審批流程首先出差前先填寫申請表，經(jīng)部門主管及相關領導審批，需預支的交出納處，無需預支的報銷時作附件；然后出差人回來后7個工作日內填寫出差報銷單，交財務處審核；財務審核限2個工作日內審核完畢(超標費用退回需單獨報批)；財務審核后給總裁或董事長審批；最后由出納付款。業(yè)務招待費用報銷審批流程圖2.3差旅費報銷原流程圖業(yè)務招待費報銷審批流程業(yè)務發(fā)生前應有書面申請，臨時性且緊急的招待費用應事前電話請示相關審批人；然后經(jīng)辦人在票據(jù)反面填寫招待對象，人數(shù)等信息；再相關部門主管簽字；然后給總裁或董事長審批；審批后給財務審核；最后給出納付款。圖2.4業(yè)務招待費付款審批原流程圖公司財務付款審批流程存在的問題及成因分析付款審批權責劃分不合理財務審核審批是財會工作的一個很重要的組成部分，在審核審批過程中，每個環(huán)節(jié)都緊密的聯(lián)系在一起，環(huán)環(huán)相扣，所以每一個環(huán)節(jié)都必須保證不能出現(xiàn)差錯，每個人都要把自己的這一環(huán)節(jié)重視起來，反映監(jiān)督好自己負責的各項經(jīng)濟業(yè)務，認真負責的完成自己這一環(huán)節(jié)的工作，做到?jīng)]有錯誤的出現(xiàn)。在實際工作中，由于一些個別的原因，導致產(chǎn)生了一些審核審批問題，使單位的一些利益受到了損失，降低了工作的質量，所以我們應該要合理的劃分好付款審批權責，規(guī)范好相關的審批審核制度，讓每一個員工都對自己的工作環(huán)節(jié)負起責任并落實好相關的措施，只有這樣我們的審批審核工作才能更加的完善。付款審批制度不規(guī)范公司內部的采購機制存在很多問題，如沒有保存好請購制度，有些供應商管理不太完善，采購計劃管理存在不合理現(xiàn)象等等。公司沒有明確地對相關流程做出明確規(guī)定，這可能會導致公司付款流程實施不了。如有些行政機關部門的費用拿到企業(yè)公司來報賬，上級企業(yè)（部門）拿到下級單位來報賬，個人消費拿到企業(yè)公司來報賬等；有些既無實物資產(chǎn)存在，又無真實事項，或者金額錯誤，虛增金額；還有些證據(jù)材料不足以證明，或者證明不了其關聯(lián)性、真實性和合法性的；還有出現(xiàn)乘飛機經(jīng)濟艙限制的人員卻要報銷頭等艙機票、限制住三星級酒店的卻要報銷總統(tǒng)套房的現(xiàn)象。以上這些都要在付款前審核好。付款審批流程復雜，工作效率低首先該公司審核業(yè)務相關部門協(xié)調性不強，上傳下達溝通不及時。如有一個經(jīng)濟業(yè)務要審核，但負責審核簽字的員工出差有事或者請假了，但是因為每個部門之間都不來往交流溝通，通知不到位，然后導致要找負責人審核簽字的時候找不到人，或者過了很久才找到負責人，這就拖慢了工作的進度；其次，該公司審批權限分配不清晰。員工不清楚自己和部門其他員工的權限，拿到需要審批的材料不知道要找誰審批簽字，導致該材料幾經(jīng)周轉，最后很慢才將材料審批簽字完成，使審批效率很低。公司財務付款審批流程優(yōu)化設計落實財務付款審核審批責任財務開支審批審核是每個經(jīng)濟行為人的共同責任，必須領導重視、全員參與、措施到位，才能不斷提高財務開支審核審批質量。根據(jù)目前存在的問題，應該采取如下措施:高度重視財務開支審核審批問題財務開支審核時一項很重要的工作，我們要高度的重視起來。例如我們有一個經(jīng)濟業(yè)務需要財務的開支，我們每一個環(huán)節(jié)都要認真的審核審批，關于資金我們一定要謹慎謹慎再謹慎，不要敷衍了事，不然會造成大量的資金外流，造成很大的浪費，這個環(huán)節(jié)不僅需要我們員工的認真謹慎，當然也少不了領導的重視督促，有了領導的監(jiān)督員工在審核審批時也會更加的認真負責，更加的謹慎小心，所以我們和領導一定要重視起來。開展培訓和財務知識講座，提升員工財務素養(yǎng)從實際情況看，大部分員工的不規(guī)范行為都是因為對財務有關知識不了解，對這方面的內容知道的太匱乏，才導致了一系列的問題，所以公司要適時地開展一些財務方面的培訓或講座，增加他們財務知識的儲備，使他們能夠不斷的規(guī)范自身的財務行為。提高員工自身的責任意識，嚴于律己在實際中，財務審批審核存在許多責任不到位的問題，很多員工的責任意識不強，所以導致他們做事敷衍了事，做事不認真，只是想著完成任務就夠了，這種想法是不利于公司和他們自身發(fā)展的，所以領導要幫助員工提升他們的責任意識，督促他們認真的完成上級交代的任務，并且要讓他們對自己的工作負責，實行獎懲制度，這樣可以促使他們更加的有動力，培養(yǎng)他們的責任意識，使他們嚴于律己。規(guī)范付款審批管理制度公司應該有明確的分工制度和完善健全的職權制度，對于任何公司來說組織結構是內部管理系統(tǒng)的框架，也是內部控制系統(tǒng)的基礎。還要對付款管理進行審核，首先付款前審核其與單位（公司或企業(yè)）這一法律主體、會計主體有關聯(lián)，才能付款，一切無關的，不管后面如何，統(tǒng)統(tǒng)扔在一邊去；其次還要審核其真實性，有著實物存在，有著真實行為，金額真實準確；再次審核其合法性，該實物資產(chǎn)，該真實事項是符合法律法規(guī)的，才能接受，才能接受，才能付款；然后審核其材料性，有充分的證據(jù)證明了該事項的關聯(lián)性、真實性和合法性；最后審核其是否符合財務制度，典型的內部控制制度有，出差人員的交通工具乘用標準、住宿標準和補助標準。簡化審批程序，改進付款流程下放和明確審批權限根據(jù)公司的管理制度，下放和明確管理事項的審批權限，與此同時，在保證高效率的情況下，再進一步下放更細的審批權限，明確各部門領導、各個科室、各個員工的審批權限，使每個人可以明確的知道自己的權限，以便更好的完成自己的任務，提高整體的效率。實行層級負責制管理事項的審批按程序辦理，實行層級審批。如公司現(xiàn)在有個經(jīng)濟業(yè)務，應該由改業(yè)務的負責員工交由他的上一級領導，可能是科室負責人或部門負責人等，交由他們審核審批簽字，然后交由他們的上級領導部門經(jīng)理等審核審批簽字，然后再交由上一級審核簽字，以此類推。這樣的層級遞進模式可以保證公司每一項經(jīng)濟業(yè)務都經(jīng)過層層審批審核，不容易出錯，能提高辦事的效率。把好財務審核付款最后一道關要把握好財務審核付款最后一道關。關系到資金的問題都要謹慎小心，要確定一下資金數(shù)目大小的審核人員，設定幾個資金數(shù)目作為一個節(jié)點，例如，1000元以內的資金數(shù)目選一個負責審核的人員，1000元到10000元的資金數(shù)目選一個負責審核的人員，10000元以上的資金數(shù)目選一個負責審核的人員，最后他們審核完成后再交由總經(jīng)理或董事長確定簽字，然后再把資金發(fā)放給相關項目負責人進行付款。加強財務付款全程監(jiān)督首先，加強監(jiān)督可以起到制約性的作用，通過對財務付款的監(jiān)督，可以防止有關人員貪污公司資金，弄虛作假等違紀行為，若有以上情況的發(fā)生，可以依法追究有關人員的責任，這樣就避免了資金的損失浪費，提高了財務工作質量。其次，加強監(jiān)督可以起到促進性作用，通過對財務付款的監(jiān)督，可以促進各公司加強預算管理，這樣各公司可以提前算好預算，這樣可以很好的分配公司的資金，避免造成不必要的鋪張浪費；還可以促進各公司嚴格執(zhí)行財務制度，可以增強財務人員及單位領導的法律意識，使財務工作處于法律法規(guī)的監(jiān)督之下。財務付款審批流程優(yōu)化設計圖4.1財務付款審批流程優(yōu)化設計圖設計評價通過對皇域裝飾工程有限公司財務付款審批流程的優(yōu)化，讓該公司資金管理存在的一些問題得到了解決，比如該公司之前采購付款管理不規(guī)范，付款前審核經(jīng)過優(yōu)化后加強了對供應商的管理以及預算考核，規(guī)避了合同風險；再比如該公司付款審批流程復雜，工作效率低，經(jīng)過優(yōu)化后審批程序分的更加細，監(jiān)督的更加全面了，大大的減少了出錯的概率，可以更加高效的完成付款審批流程。優(yōu)化后的付款審批流程實施中，我們要注意根據(jù)優(yōu)化后的流程運作狀態(tài)是否達到了預定的優(yōu)化目標，并對不足之處進行修正改善，使