冬靈文化有限公司辦公用品領(lǐng)用業(yè)務(wù)賬務(wù)處理流程優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計目錄1 公司簡介 冬靈文化有限公司辦公用品領(lǐng)用業(yè)務(wù)賬務(wù)處理流程優(yōu)化設(shè)計公司簡介冬靈文化有限公司成立于2016年，注冊于湖南省長沙市，公司注冊資本200萬元，一家具有前瞻性、專業(yè)化的新媒體文化創(chuàng)意公司，主營業(yè)務(wù)包括廣告文案創(chuàng)作、演出經(jīng)紀、活動策劃、新媒體營銷等，目前公司已經(jīng)擁有一支專業(yè)、年輕，富有創(chuàng)造力的團隊，取得了一定的成績。公司一直秉承“高品質(zhì)、高標準”的服務(wù)準則，探尋文化創(chuàng)新理念，承辦長沙市不少政企單位的大型活動。冬靈文化有限公司在職人員42人，其中領(lǐng)導(dǎo)班子3人，分別為總經(jīng)理1人、副總經(jīng)理2人，下設(shè)綜合部、財務(wù)部、策劃部、營銷部、廣告部、經(jīng)紀部等6個部門，各部門設(shè)部門經(jīng)理1人。圖1冬靈文化有限公司組織結(jié)構(gòu)圖冬靈文化有限公司辦公用品領(lǐng)用業(yè)務(wù)賬務(wù)管理現(xiàn)狀冬靈文化有限公司管理費用現(xiàn)狀冬靈文化有限公司是一家廣告類公司，不像生產(chǎn)制造型企業(yè)那樣擁有價值較大的固定資產(chǎn)等生產(chǎn)設(shè)備、需要大量的原材料等，屬于輕資產(chǎn)類型的企業(yè)。冬靈文化有限公司費用支出主要就是用于企業(yè)員工維護日常工作，進行業(yè)務(wù)開展等產(chǎn)生的日常的管理費用，主要包括辦公用品費、差旅費、業(yè)務(wù)招待費、交通費等。表1冬靈文化有限公司2019-2020年度管理費用情況（單位：萬元）科目明細2019年2020年實際支出同比預(yù)算費用實際支出預(yù)算費用實際支出業(yè)務(wù)招待費108.2111021.95%差旅費43.8545.26%交通費4.54.14.54-2.44%會議費21.82.3211.11%辦公用品費15141824.776.43%物業(yè)管理費1.51.51.51.50.00%水電費2.22.22.22.34.55%合計39.235.644.548.536.24%根據(jù)2019-2020年冬靈文化有限公司管理費用統(tǒng)計，2019、2020年管理費用實際支出分別為35.6萬元、48.5萬元，同比增長36.24%。冬靈文化有限公司2020年管理費用增長36.24%，主要原因是公司營業(yè)額增加，擴張了辦公場所和人員數(shù)量，導(dǎo)致業(yè)務(wù)招待費、差旅費、水電費等管理費用有所增長。然而，2020年冬靈文化有限公司辦公用品費用遠超預(yù)算，同比增長76.43%，主要是因為公司規(guī)模擴張，原有的辦公用品管理制度不符合公司實際情況，管理問題逐漸暴露出來，導(dǎo)致公司辦公用品管理費用出現(xiàn)較大的偏差。冬靈文化有限公司辦公用品領(lǐng)用流程現(xiàn)狀冬靈文化有限公司辦公用品由綜合部負責(zé)統(tǒng)籌管理，主要包括辦公電腦、攝影機、錄音筆、文具、辦公低耗品等。從2020年辦公用品費用使用情況來看，實際支出辦公用品費用24.7萬元，超出預(yù)算金額6.7萬元，明顯存在辦公用品管理問題。冬靈文化有限公司倉庫由綜合部進行管理，主要是由前臺具體負責(zé)入庫、盤點以及分發(fā)。目前，前臺每年6月、12月會對倉庫進行全面盤點，并要求各部門提交辦公用品的采購需求，由綜合部進行統(tǒng)一采購、管理，用于各部門員工的日常領(lǐng)用，然后將購買憑證及各部門的采購需求等單據(jù)提交財務(wù)部，由財務(wù)部進行付款和賬務(wù)登記。從冬靈文化有限公司辦公用品領(lǐng)用流程來看，主要由申請人填寫辦公用品領(lǐng)用申請表，經(jīng)部門經(jīng)理、綜合部門經(jīng)理審批通過后，提交審批單至前臺領(lǐng)取辦公用品，最后由前臺進行庫存臺賬更新，并每月將辦公用品出入庫匯總單交給財務(wù)部。財務(wù)部根據(jù)前臺提交的辦公用品費用原始單據(jù)（辦公用品出入庫匯總單），在公司賬簿上更新月度辦公用品費用支出情況，并將辦公用品費用支出情況記入月度公司運營管理成本。具體流程詳見圖2。圖2冬靈文化有限公司辦公用品領(lǐng)用流程冬靈文化有限公司辦公用品領(lǐng)用業(yè)務(wù)存在的問題缺乏辦公用品領(lǐng)用預(yù)算管理冬靈文化有限公司辦公用品管理方面，由綜合部負責(zé)采購、倉儲、派發(fā)。員工根據(jù)實際需求發(fā)起辦公用品領(lǐng)用申請，然而對于員工申請的辦公用品次數(shù)、數(shù)量是沒有明確限制，因此申請人所在的部門經(jīng)理、綜合部經(jīng)理只能根據(jù)員工的需求說明進行流程性審批，一定意義上來說員工申領(lǐng)辦公用品沒有上限，因此存在員工惡意多次申領(lǐng)辦公用品，以此侵吞公司財務(wù)的情況。在賬務(wù)處理方面，綜合部作為辦公用品管理部門，財務(wù)部作為公司費用管理部門，在辦公用品費用即將花完時沒有采取有效措施進行控制，控制員工申領(lǐng)辦公用品、控制綜合部的辦公費用支出等，依然進行正常的辦公用品領(lǐng)用，以至于辦公費用超支。辦公用品領(lǐng)用審批流程不完善冬靈文化有限公司辦公用品領(lǐng)用審批制度中，沒有明確區(qū)分辦公用品借出和發(fā)放的審批流程，以至于員工在缺乏紙、筆、記事本等日常辦公用品和因公借出筆記本電腦、錄音筆等辦公用品時，發(fā)起同樣的辦公用品領(lǐng)用流程。日常辦公用品主要是分發(fā)給員工用于日常使用，而移動辦公設(shè)備僅僅是臨時借出給員工，需要由員工在借出期間自行保管，而公司目前的管理制度中并沒有明確員工的保管和歸還時限要求，因此移動辦公設(shè)備的領(lǐng)用審批流程成為形式，并沒有對公司的辦公用品進行有效管理。在賬務(wù)處理方面，發(fā)放的辦公用品會由綜合部報備給財務(wù)部，作為辦公用品費用支出，而綜合部借出的辦公用品并沒有在賬務(wù)上進行記錄。當(dāng)發(fā)生借出的辦公用品遺失情況，若借出人員未向綜合部報備，則綜合部也不會向財務(wù)部報備，將出現(xiàn)賬實不一致的情況。缺乏辦公用品領(lǐng)用賬實盤點在辦公用品領(lǐng)用管理方面，前臺在按照員工提供的辦公用品領(lǐng)用審批單進行分發(fā)后，沒有及時進行辦公用品領(lǐng)用登記，甚至出現(xiàn)口頭告知審批進度，先領(lǐng)用后補審批流程的情況，導(dǎo)致了綜合部的辦公用品登記不準確，也因此未及時向財務(wù)部報備，進一步導(dǎo)致了辦公用品費用支出情況失真。另一方面，由于部分口頭告知，未及時提交辦公用品領(lǐng)用審批單，領(lǐng)用后也未補提交的情況時有發(fā)生，出現(xiàn)了部分電子設(shè)備庫存遺失，且無據(jù)可查的情況，造成了公司賬實不一致的情況，也造成了公司財產(chǎn)損失。在賬務(wù)處理方面，主要是由于員工沒有遵循先審批后領(lǐng)用的制度，且公司沒有進行賬實盤點，財務(wù)部不了解辦公用品發(fā)放和借出的實際情況，以至于辦公用品費用失真，難以有效管理公司的辦公用品費用。冬靈文化有限公司辦公用品領(lǐng)用業(yè)務(wù)賬務(wù)處理優(yōu)化設(shè)計建立辦公用品預(yù)算管理機制為改善員工無節(jié)制的申請領(lǐng)用辦公用品，且審批人員無據(jù)可依的情況，我認為冬靈文化有限公司應(yīng)該建立辦公用品預(yù)算機制。結(jié)合各部門每月使用紙、筆、文件夾等日常辦公用品的實際情況，控制辦公用品費用標準為25元/人/月，包括文具、便簽紙、文件袋等。如果員工當(dāng)月剩余領(lǐng)用額度不足，在申請人所在部門經(jīng)理同意的情況下，部門內(nèi)部員工之間可以互相轉(zhuǎn)移領(lǐng)用額度。為降低辦公用品的損耗，對于筆記本電腦、錄音筆等特殊辦公用品進行權(quán)限劃分，權(quán)限內(nèi)的部門方可申請領(lǐng)用此類辦公用品。同時，要求權(quán)限范圍內(nèi)的部門每月底提交次月的特殊辦公用品需求清單和時限，以便綜合部統(tǒng)籌購置和調(diào)配，避免出現(xiàn)較多貴重辦公用品閑置的情況。表2冬靈文化有限公司辦公用品領(lǐng)用權(quán)限一覽表辦公用品名稱領(lǐng)用權(quán)限部門日常辦公用品紙、筆、記事本等文具所有部門特殊辦公用品筆記本電腦策劃部、廣告部、經(jīng)紀部錄音筆策劃部、廣告部、經(jīng)紀部、營銷部攝像機策劃部、廣告部投影儀策劃部、廣告部、營銷部其他500元以上辦公用品策劃部、廣告部制定年度的預(yù)算日常辦公用品：1.26萬元制定年度的預(yù)算日常辦公用品：1.26萬元特殊辦公用品：綜合部申報財務(wù)嚴控支出圖3冬靈文化有限公司辦公用品預(yù)算管理流程完善辦公用品領(lǐng)用審批流程為了合理控制公司辦公用品費用的支出，減少員工對辦公用品的浪費，提高員工對辦公用品的保管意識，我認為應(yīng)該完善辦公用品領(lǐng)用管理制度。日常辦公用品因金額較小，為簡化審批流程，提高工作效率，預(yù)算范圍內(nèi)的辦公用品領(lǐng)用流程，只需要綜合部（前臺崗）核實申請人是否滿足預(yù)算要求，或經(jīng)申請人部門負責(zé)人同意部門內(nèi)部員工間轉(zhuǎn)移額度后，進行登記后即可領(lǐng)用辦公用品，最后由前臺將領(lǐng)用登記表提交財務(wù)部入賬，具體領(lǐng)用流程詳見圖3，領(lǐng)用登記表詳見表3。圖3冬靈文化有限公司日常辦公用品領(lǐng)用流程對于特殊辦公用品，由申請人填寫辦公用品領(lǐng)用申請單，經(jīng)部門經(jīng)理審批通過后，由綜合部（前臺崗）核實是否與報備的需求一致，經(jīng)核實后根據(jù)審批單進行特殊辦公用品領(lǐng)用登記，并告知使用期間的保管要求，若發(fā)生損壞、遺失等情況須照價賠償，且由綜合部（前臺崗）在領(lǐng)用登記表中記錄申請人的賠償情況，具體領(lǐng)用流程詳見圖4。若部門申請的特殊辦公用品未進行報備，原則上不予以領(lǐng)用，特殊情況下須請示副總經(jīng)理同意后，方可進行領(lǐng)用。填寫特殊用品申請單部門經(jīng)理審批填寫特殊用品申請單部門經(jīng)理審批前臺核實報備情況，登記歸還，前臺檢查，登記表中核銷借出信息遺失或損壞：員工照價賠償，前臺提交登記表、賠償金至財務(wù)部入賬實行定期和不定期的賬實核對由于工作過程中難免有特殊情況，人為因素遺漏登記的情況難以避免，我認為應(yīng)該建立定期和不定期的賬實核對機制，由綜合部（前臺崗）每月15號對日常辦公用品和特殊用品領(lǐng)用情況進行公示，由財務(wù)部每月15號對各部門上個月發(fā)生的辦公用品費用進行公示，同時由綜合部核實特殊用品的歸還情況，進行賬實核對，避免出現(xiàn)長時間不了解庫存的情況。所有部門員工有權(quán)了解個人費用支出情況以及其他員工費用支出情況，若對辦公用品領(lǐng)用情況或費用支出情況存疑，經(jīng)部門自查存在賬務(wù)統(tǒng)計問題，可以向綜合部、財務(wù)部申請核實，確保辦公用品費用的真實性、合理性。最后，財務(wù)部核實賬務(wù)信息與綜合部（前臺崗）的辦公用品登記信息是否一致，若存在不一致情況，則敦促要求補交登記信息進行賬務(wù)錄入，直至賬實一致。總結(jié)冬靈文化有限公司近年來發(fā)展迅速，人員規(guī)模也得到快速增長，辦公用品管理方面的問題也逐漸暴露，辦公費用實際支出遠超預(yù)算資金，呈現(xiàn)難以管控的局面。冬靈文化有限公司通過對辦公用品領(lǐng)用業(yè)務(wù)賬務(wù)處理流程優(yōu)化后，建立預(yù)算機制有效控制了辦公用品費用，完善了辦公用品領(lǐng)用流程，規(guī)避了辦公費用支出風(fēng)險，有效提高了公司的管理能能力，節(jié)約了公司管理成本，有效提高了公司的市場競爭力。

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