多可文檔管理幫助手冊(cè)

說(shuō)明

本手冊(cè)主要介紹了多可文檔管理系統(tǒng)的主要功能、安裝以及使用。

本手冊(cè)適用于idoc多可文檔管理系統(tǒng)V2.0版本。如遇系統(tǒng)版本升級(jí)，請(qǐng)參照新手冊(cè)。

目錄

說(shuō)明1

目錄1

第一章安裝5

第1節(jié)安裝環(huán)境要求5

1.1效勞器操作系統(tǒng)5

1.2硬件要求5

第2節(jié)安裝6

第3節(jié)軟件許叫6

第4節(jié)運(yùn)行idoc效勞6

第5節(jié)注冊(cè)文件檢測(cè)6

第二章產(chǎn)品介紹7

第1節(jié)簡(jiǎn)介7

第2節(jié)特色7

2.1簡(jiǎn)單易用7

2.2文檔管理系統(tǒng)特性7

2.3檔平安及文檔權(quán)限7

2.4檔管理解決方案為企業(yè)帶來(lái)的價(jià)值8

第3節(jié)主要功能列表8

第三章使用說(shuō)明8

第1節(jié)參數(shù)設(shè)置8

1.1效勞器端根本參數(shù)設(shè)置8

1.1.1公司名字9

1.1.2綁定IP9

1.1.3綁定端口9

1.1.4Session時(shí)間周期9

1.1.5用戶審核9

1.1.6默認(rèn)用戶上傳文件空間9

1.1.7系統(tǒng)允許上傳文件的大小9

1.1.8縮略圖9

1.1.9查詢顯示9

搜索詞保存時(shí)間9

文檔刪除9

1.1.12驗(yàn)證碼9

1.1.13版本控制9

1.1.14操作日志9

1.1.15文件授權(quán)9

1J.16UK登錄10

1.1.17郵件發(fā)送10

1.1.18顯示全部組10

1.1.19SMTP郵件發(fā)送設(shè)置10

1.2效勞器路徑設(shè)置10

1.3數(shù)據(jù)庫(kù)鏈接參數(shù)設(shè)置10

1.4修改數(shù)據(jù)庫(kù)密碼10

1.5修改管理員密碼10

1.6上傳文件類型設(shè)置；10

1.7設(shè)置文件抽取對(duì)應(yīng)表11

第2節(jié)部門(mén)（工作組）管理II

2.1新建工作組11

2.2增加新用戶到工作組11

2.3將已注冊(cè)用戶添加到工作組（分配組權(quán)限）11

2.4查看工作組權(quán)限11

2.5組詳細(xì)管理12

2.5.1組成員授權(quán)12

2.5.2查看組權(quán)限12

2.5.3修改組名稱或描述12

2.5.4文件空間分配12

2.5.5查看工作組最新、最熱文檔12

2.5.6統(tǒng)計(jì)組文檔12

2.5.7刪除組全部文檔12

2.5.8刪除工作組12

2.6將用戶從組里面移出12

第3節(jié)上傳文件12

3.1使用idoc控件批量上傳文件13

3.2使用idoc批量傳輸工具批量上傳文件13

3.3Web界面單個(gè)上傳文件13

第4節(jié)文檔管理13

4.1進(jìn)入組、個(gè)人、共享文檔管理14

4.2調(diào)出文件夾操作菜單14

4.3調(diào)出文件操作菜單14

4.4新建文件夾14

4.5文件查看方式14

4.5.1詳細(xì)模式14

4.5.2縮略圖模式14

4.5.3列表模式14

4.6文件詳細(xì)管理15

4.6.1上傳、查看、刪除快照15

4.6.2修改摘要15

4.6.3歷史版本15

4.6.4單個(gè)文件的操作日志15

4.6.5留言、刪除留言15

4.6.6發(fā)送文件消息15

4.7在文件夾中搜索15

4.8文件夾授權(quán)（共享）15

4.9文件授權(quán)（共享）16

4.10查看文件夾、文件權(quán)限16

4.11版本控制16

4.11.1簽出16

4.11.2簽入16

4.11.3取消簽出16

4.11.4文件歷史版本16

4.11.5我簽出的文檔17

4.11.6設(shè)置簽出路徑17

4.11.7獲取最新版本17

4.12生成縮略圖17

第5節(jié)文檔搜索17

5.1常規(guī)搜索17

5.2目錄中搜索17

5.3文件名搜索17

第6節(jié)批量傳輸工具的使用18

6.1查看傳輸日志18

6.2設(shè)置效勞器地址18

6.3設(shè)置工作目錄18

第7節(jié)權(quán)限體系描述18

7.1繼承規(guī)那么18

7.2累加規(guī)那么18

第8節(jié)常用管理功能19

8.1個(gè)人管理功能19

8.1.1修改個(gè)人信息19

8.1.2圖文系統(tǒng)19

8.1.3個(gè)人文檔19

8.1.4查看已授權(quán)（共享）的個(gè)人文檔19

8.1.5個(gè)人操作日志19

8.1.6個(gè)人首頁(yè)19

8.2我管理的組管理19

8.3我所在的組19

8.4系統(tǒng)管理功能20

批量導(dǎo)入用戶20

8.4.2用戶管理20

用戶禁用、啟用20

8.4.2.2用戶審核20

842.3空間分配20

8.4.3用戶詳細(xì)管理20

找回密碼20

843.2空間分配20

843.3查看用戶的最新、最熱文檔20

8.43.4統(tǒng)計(jì)用戶文檔2。

8.43.5查看某用戶操作日志20

8.43.6刪除某用戶全部操作R志21

8.43.7刪除某用戶全部文檔21

8.438從系統(tǒng)中刪除用戶21

8.4.4文檔備份21

8.4.5文檔恢復(fù)21

8.4.6系統(tǒng)文檔統(tǒng)計(jì)21

8.4.7系統(tǒng)操作日志管理21

8.4.8登錄日志21

8.4.9重啟效勞21

第9節(jié)郵件、消息21

9.1郵件系統(tǒng)21

9.2站內(nèi)消息系統(tǒng)22

第10節(jié)UK登錄22

10.1制作加密登錄UK22

10.1.1制作UK前對(duì)UK的設(shè)置22

制作UK前效勞器端的設(shè)置24

10.1.3制作加密登錄UK24

10.2使用加密登錄UK24

10.2.1設(shè)置系統(tǒng)信用UK登錄24

10.2.2用戶使用UK登錄24

10.3維護(hù)加密登錄UK24

10.3.1忘記了UK的超級(jí)用戶密碼怎么辦24

10.3.2忘記了P1D怎么辦25

10.3.3忘記了密鑰校驗(yàn)號(hào)怎么辦25

10.3.4重新制作LK25

1035修改效勞器的PID或密鑰校驗(yàn)號(hào)25

第四章常見(jiàn)問(wèn)題25

第1節(jié)查看序列號(hào)25

第2節(jié)系統(tǒng)遷移25

第3節(jié)外網(wǎng)訪問(wèn)局域網(wǎng)25

3.1使用花生殼軟件前的路由器設(shè)置26

3.2花生殼軟件設(shè)置26

3.2.1路由器中有顯示花生殼軟件的情況26

3.2.2路由器中沒(méi)有花生殼軟件顯示的情況26

第4節(jié)關(guān)于刪除用戶26

第5節(jié)關(guān)于個(gè)人文檔26

第6節(jié)用戶自定義詞庫(kù)26

第7節(jié)文件保存目錄修改27

第8節(jié)批量上傳網(wǎng)絡(luò)上共享的文件27

第五章API開(kāi)發(fā)手冊(cè)27

第1節(jié)概述27

1.1目錄及文件說(shuō)明27

1.2控件注冊(cè)27

1.3接口調(diào)用的環(huán)境27

第2節(jié)API函數(shù)接口28

2.1設(shè)置效勞器信息28

2.2登錄效勞器2g

2.3新建目錄28

2.4刪除目錄29

2.5目錄重命名29

2.6上傳文件30

2.7文件下載30

2.8文件刪除31

2.9文件重命名31

2.10提取文件正文32

2.11修改摘要32

2.12得到文件信息33

2.13得到系統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)34

2.14得到組目錄結(jié)構(gòu)35

2.15得到目錄文件36

2.16目錄授權(quán)36

2.17文件授權(quán)37

2.18搜索38

2.19注冊(cè)用戶39

2.20修改密碼40

2.21得到登錄的URL40

2.12得到用戶密碼的MD54I

第六章聯(lián)系我們41

第一章安裝

第1節(jié)安裝環(huán)境要求

1.1效勞器操作系統(tǒng)

支持MicrosoftWindows2000,Server2003/2023,Visla、windows7操作系統(tǒng)及這些系統(tǒng)的補(bǔ)丁版本,

最好是企業(yè)版本，普通的版本可能有并發(fā)的問(wèn)題

1.2硬件要求

CPU：IntelXeon1GHz,建議IntelXeon2GHz以上

內(nèi)存：256M以上，建議1024M以上，

硬盤(pán)空間：根據(jù)您將來(lái)的叉件容量的1.2?1.5倍空間來(lái)決定安裝到適宜的磁盤(pán)RAID5磁盤(pán)卵動(dòng)器

是更好的選擇。

第2節(jié)安裝

下載完安裝程序以后雙擊安裝程序（如果是MicrosoftWindows7、Vista、Server200操作系統(tǒng)，請(qǐng)

在安裝程序上右鍵鼠標(biāo)，然后點(diǎn)擊”以管理員身份運(yùn)行”），點(diǎn)擊"下一步"，過(guò)程中出現(xiàn)如下界面：

選擇您要將軟件安裝到的目錄，然后繼續(xù)點(diǎn)擊“下一步”即可。

安裝完成以后，會(huì)出現(xiàn)如下界面：

選擇“是"翻開(kāi)多可系統(tǒng)管理工具（idocservicelools）,您也可以通過(guò)雙擊桌面上的“idoc文檔系統(tǒng)管

理工具"或者安裝目錄下的binn子目錄下的“Mangr.exe"來(lái)翻開(kāi)系統(tǒng)管理工具（系統(tǒng)安裝完成以后請(qǐng)

至少運(yùn)行一次系統(tǒng)管理工具）：

點(diǎn)擊“是"修改數(shù)據(jù)庫(kù)密碼，點(diǎn)擊“否”進(jìn)入文檔管理首頁(yè)！如果您的機(jī)器是動(dòng)態(tài)IP系統(tǒng)就會(huì)給出提

示，如果希望其他人能訪問(wèn)效勞器，請(qǐng)將IP設(shè)置成固定的！

第3節(jié)軟件許可

idoc文檔管理系統(tǒng)有二個(gè)版本，免費(fèi)版和標(biāo)準(zhǔn)版。二者安裝文件是一樣的，但標(biāo)準(zhǔn)版需要U盤(pán)或者

UK注冊(cè)的支持。

免費(fèi)版本支持10個(gè)用戶，10000個(gè)文檔，其中不支持個(gè)別功能。用戶可以從網(wǎng)站得到免費(fèi)升級(jí)等技

術(shù)效勞，但公司沒(méi)有義務(wù)解答或解決免費(fèi)版中出現(xiàn)的問(wèn)題。如果出現(xiàn)軟件錯(cuò)誤，可以把問(wèn)題提交到公司，

我們會(huì)根據(jù)反應(yīng)意見(jiàn)推出補(bǔ)丁版本來(lái)修正軟件的錯(cuò)誤。

企業(yè)版軟件會(huì)附帶含有注冊(cè)信息的注冊(cè)碼或U盤(pán)或UK,系統(tǒng)的用戶數(shù)和文檔數(shù)量由注冊(cè)碼或U盤(pán)

或UK中的注冊(cè)信息確定。公司為標(biāo)準(zhǔn)版用戶提供軟件技術(shù)支持和效勞。

第4節(jié)運(yùn)行idoc效勞

安裝軟件后，系統(tǒng)會(huì)在桌面創(chuàng)立一個(gè)快捷方式，點(diǎn)擊桌面決捷方式”idoc文檔系統(tǒng)管理工具”可以啟

動(dòng)效勞器。第一次運(yùn)行效勞器時(shí)系統(tǒng)會(huì)初始化，有的機(jī)器會(huì)出現(xiàn)短暫停頓，請(qǐng)稍等。

系統(tǒng)的"idoc文檔系統(tǒng)管理工具”是管理和啟動(dòng)效勞的控制程序，您也可以通過(guò)該程序設(shè)置效勞器參

數(shù)。退出該管理程序不會(huì)影響客戶端對(duì)效勞器的正常訪問(wèn)，但至少運(yùn)行一次該程序（實(shí)現(xiàn)參數(shù)初始化

和效勞的自動(dòng)安裝）。

第5節(jié)注冊(cè)文件檢測(cè)

企業(yè)版軟件需要注冊(cè)碼或者U盤(pán)或者UK的支持才能運(yùn)行，如果軟件啟動(dòng)（idoc文檔系統(tǒng)管理工

具一注冊(cè)〕顯不還是免費(fèi)版那么可能注冊(cè)錯(cuò)誤。錯(cuò)誤的原因川能是：

A.注冊(cè)信息是從不完整。

B.注冊(cè)信息遭到了破壞。

第二章產(chǎn)品介紹

第1節(jié)簡(jiǎn)介

多可文檔管理系統(tǒng)提供應(yīng)企業(yè)一個(gè)易用，平安，高效的文檔管理軟件。通過(guò)該系統(tǒng)軟件，企業(yè)可以

集中存儲(chǔ)和管理海量的文檔和各類的數(shù)字資產(chǎn)(如Office文檔，視頻，音頻，圖片，AutoCAD檔等等)。

系統(tǒng)提供了嚴(yán)謹(jǐn)和靈活的權(quán)限管理機(jī)制和文檔共享機(jī)制。通過(guò)文檔管理系統(tǒng)，企業(yè)可以很平安和便捷的

管理文檔的存儲(chǔ)，分發(fā)，打印和下載。系統(tǒng)安裝使用令非常簡(jiǎn)單，使用本錢(qián)和維護(hù)本錢(qián)都非常低。

多可文檔管理系統(tǒng)包含超過(guò)60多項(xiàng)的系統(tǒng)功能，并且新的功能還在持續(xù)不斷的升級(jí)和完善中。該

產(chǎn)品完全可以滿足企業(yè)級(jí)文檔管理系統(tǒng)部署需求，同時(shí)，我們擁有完善的開(kāi)發(fā)接口，可以根據(jù)客戶的個(gè)

性化需求在該平臺(tái)根底上進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)或者與其他系統(tǒng)集成。

第2節(jié)特色

2.1簡(jiǎn)單易用

(1)三分種安裝，不需要安裝HS等其它軟件，本錢(qián)低；

(2)類似windows資源管理器訪問(wèn)效勞器，無(wú)任何學(xué)習(xí)本錢(qián)，友好提示幫助信息隨處可見(jiàn)，平滑掌握，

無(wú)需培訓(xùn)；

(3)提供強(qiáng)大的批量傳輸功能，歷史文件導(dǎo)入實(shí)現(xiàn)零本錢(qián)；

(4)系統(tǒng)自動(dòng)維護(hù)優(yōu)化數(shù)據(jù)，把管理員工作降到最低；

(5)強(qiáng)大的功能融入簡(jiǎn)單界面中，界面一目了然；

(6)使用AJAX技術(shù)，減少頁(yè)面刷新和等待時(shí)間，用戶操作流暢。

2.2文檔管理系統(tǒng)特性

(1)集中式的存儲(chǔ)管理，各種類型的文檔統(tǒng)一存儲(chǔ)調(diào)用；

(2)強(qiáng)大的基于組以及角色的權(quán)限機(jī)制：

(3)便捷的文檔分類，檢索機(jī)制。自定義的分類元數(shù)據(jù)；

(4)支持全文檢索，百萬(wàn)文檔亳秒級(jí)搜索，支持。ffke.pdf等文件內(nèi)容的關(guān)鍵詞(不單單是標(biāo)題)檢

索，支持全文檢索，百萬(wàn)文檔亳秒級(jí)搜索，支持office,pdf等文件內(nèi)容的關(guān)鍵詞檢；

(5)各類圖像文件自動(dòng)生成縮略圖，方便快速瀏覽使用；

(6)結(jié)合客戶端，提供強(qiáng)大的文檔修改編輯功能；

(7)提供版本控制，集成文檔工作流管理的審批機(jī)制；

(8)文檔的版本管理和簽入/簽出，可保證各種文檔修改的唯一性；

(9)個(gè)人區(qū)文件夾可設(shè)置共享協(xié)作，支持文檔討論。

2.3檔平安及文檔權(quán)限

(D限制文檔的本地保存(文件只能存放于系統(tǒng)效勞器中)：

⑵限制拷貝、粘貼、打印;

(3)武活的權(quán)限組合,保證管理簡(jiǎn)單,使用平安：

(4)支持UK或者U盤(pán)加密登錄，能更好的保護(hù)文檔平安。

2.4檔管理解決方案為企業(yè)帶來(lái)的價(jià)值

(1)幫助企'也全面掌控文檔資源；

(2)解決文檔共享協(xié)作以及重用問(wèn)題；

(3)幫助企業(yè)解決核心文檔的控制問(wèn)題。

第3節(jié)主要功能列表

(1)文件的客戶端自動(dòng)收集，自動(dòng)備份到效勞器，大量節(jié)省用戶上傳時(shí)間；

(2)支持用戶個(gè)人和工作組二種文檔管理模式；

(3)亳秒級(jí)文件正文的全文檢索，實(shí)現(xiàn)企業(yè)文件快速分類，檢索，交流，管理；

(4)平安、方便、嚴(yán)格的文件權(quán)限設(shè)置和管理，保證文件能單平安使用；

(5)客戶端通過(guò)IE實(shí)現(xiàn)全部功能，不需要客戶端軟件；

(6)支持文件批量上傳，自動(dòng)同步，節(jié)約上傳時(shí)間；

(7)支持文件多版本控制，方便協(xié)同工作；

(8)支持多種文件格式的預(yù)覽、在線編輯；

(9)支持U盤(pán)或UK加密登錄；

(10)站內(nèi)消息系統(tǒng)；

(11)郵件發(fā)送系統(tǒng)；

(12)用戶上傳空間控制；

(13方便的工作組目錄管理；

(14)自帶高效的數(shù)據(jù)庫(kù)，無(wú)需其他任何軟件的支持，減少用戶本錢(qián)；

(15)無(wú)需微軟的IIS支持，安裝維護(hù)簡(jiǎn)單；

(16)綠色軟件，安裝簡(jiǎn)單，3分鐘完成，無(wú)需設(shè)置；

(17)系統(tǒng)支持*.bmp,*.gif,*.jpg,*.jpeg,*.png,*.psd,*.pdd,*.psp,*.tga,*.pcd,*.fax,*.bw,

*.rgb,*.rgba,*.sgi,*.cel,*.pic,*.vsl;*.icb;*.vda;*.win,*.He,*.dib,*.pcx,*.pcc,*.scr,*.ppm,*.pgm,*.pbm,

*.cut,*.pal,*.rla,*.rpf等圖形文件的縮略圖預(yù)覽。

第三章使用說(shuō)明

第1節(jié)參數(shù)設(shè)置

1.1效勞器端根本參數(shù)設(shè)置

啟動(dòng)“idoc文檔系統(tǒng)管理工具〃，如以下圖：

點(diǎn)擊上圖中的“設(shè)置〃，在下拉菜單中選擇您要設(shè)置的參數(shù)：

在此可以對(duì)效勞器的IP、端口、Session周期、是否需要管理員審批才能登陸使用該系統(tǒng)、默認(rèn)上傳文

件空間、允許上傳文件人小、搜索詞保存時(shí)間、查詢結(jié)果無(wú)權(quán)限顯示字符數(shù)、用戶是否可以刪除自己文

檔等參數(shù)進(jìn)行設(shè)置，如以下圖：

用戶也可以通過(guò)Web界面進(jìn)行參數(shù)設(shè)置,登錄文檔管理體統(tǒng).進(jìn)入“系統(tǒng)設(shè)置”一“根本參數(shù)設(shè)置〃.

如以下圖：

公司名字

組織結(jié)構(gòu)里的最頂級(jí)組，其他地方不能修改名字，只能在這里修改.

綁定IP

指安裝效勞機(jī)器的其中一個(gè)IP地址，如果您要綁定多個(gè)IP地址那么地址用“，〃分割，例如：

1,。系統(tǒng)默認(rèn)綁定效勞器的第一個(gè)1P地址。

綁定端口

用于響應(yīng)客戶端數(shù)據(jù)請(qǐng)求的端口，默認(rèn)是80,如果80端=1被微軟的HSAdminService占用，系統(tǒng)

會(huì)使用8080端口，次之使用8090端口。最好使用80端口，這樣訪問(wèn)效勞器的地址最簡(jiǎn)單。

Session時(shí)間周期

用戶或管理員登錄后，最后一次操作時(shí)間如果操過(guò)此設(shè)置時(shí)間，那么需要重新登錄。如果用戶使用

cookie那么此時(shí)間無(wú)效。

用戶審核

即“用戶是否要通過(guò)管理員審批才能登錄、使用該系統(tǒng)"，如果選擇此項(xiàng)，注冊(cè)的用戶只有通過(guò)管

理員的審批才能登錄，上傳文件…。系統(tǒng)默認(rèn)不需要管理員審批。

默認(rèn)用戶上傳文件空間

當(dāng)用戶注冊(cè)時(shí)，系統(tǒng)默認(rèn)給此用戶分配的文件空間，管理員可以通過(guò)管理后臺(tái)重新分配用戶空間。

系統(tǒng)默認(rèn)為“0”,即不限空間c

系統(tǒng)允許上傳文件的大小

系統(tǒng)允許上傳的單個(gè)文件的最大范圍，系統(tǒng)默認(rèn)4096M。

縮略圖

上傳到系統(tǒng)的圖片文件,系統(tǒng)是否以縮略圖形式顯示,及顯示比例，系統(tǒng)默認(rèn)以縮略圖顯示，小縮

略圖大小為240PxX240px.大縮咯圖為640pxX480pXo

查詢顯示

對(duì)于查詢結(jié)果文件名，沒(méi)有訪問(wèn)權(quán)限，只顯示前幾個(gè)字符。系統(tǒng)默認(rèn)顯示前4個(gè)字符。

搜索詞保存時(shí)間

系統(tǒng)保存每個(gè)用戶搜索過(guò)的關(guān)鍵詞的時(shí)間周期。

文檔刪除

決定用戶是否可以刪除自己的文檔。此設(shè)置對(duì)刪除組文件無(wú)效，組文件的刪除有組成員的權(quán)限決定。

驗(yàn)證碼

用戶登錄的時(shí)候是否需要輸入驗(yàn)證碼，默認(rèn)是需要的。

版本控制

是否在啟用版本控制功能，默認(rèn)是啟用的。

操作日志

是否記錄用戶對(duì)文件夾跟文件的操作記錄，默認(rèn)是記錄的。

文件授權(quán)

是否可以對(duì)文件夾跟文件授權(quán)（共享），默認(rèn)是可以的。

UK登錄

設(shè)置是否使用UK登錄系統(tǒng)，如果啟用該功能，那么登錄時(shí)必需要有特制的UK設(shè)備。

郵件發(fā)送

在系統(tǒng)里面是否能夠發(fā)送文本配件，啟用后必須將SMTP郵件發(fā)送設(shè)置好。

顯示全部組

控制沒(méi)有權(quán)限的用戶是否能夠看到自己不在的工作組。

SMTP郵件發(fā)送設(shè)置

設(shè)置郵件地址，密碼，郵件效勞端口等，只有設(shè)置好該項(xiàng)，郵件發(fā)送設(shè)置才能生效。

1.2效勞器路徑設(shè)置

用于設(shè)置用戶上傳的文件存儲(chǔ)的路徑（該參數(shù)?般情況下不要修改，如果實(shí)在有必要，請(qǐng)?jiān)诎惭b完

成之后馬上修改）。修改方法請(qǐng)參見(jiàn)第4章第7節(jié)。

1.3數(shù)據(jù)庫(kù)鏈接參數(shù)設(shè)置

在此可以設(shè)置數(shù)據(jù)庫(kù)的登陸用戶名、登陸密碼、數(shù)據(jù)庫(kù)IP地址、數(shù)據(jù)效勞器端口。如以卜.圖：

登陸用戶名：設(shè)置數(shù)據(jù)庫(kù)登陸用戶名。

登陸密碼：設(shè)置數(shù)據(jù)庫(kù)登陸密碼。

重復(fù)密碼：確認(rèn)數(shù)據(jù)庫(kù)登陸密碼。

數(shù)據(jù)庫(kù)IP地址:效勞器數(shù)據(jù)庫(kù)IP地址，默認(rèn)127.0.0.P

數(shù)據(jù)庫(kù)效勞器端口：設(shè)置數(shù)據(jù)庫(kù)效勞端口，默認(rèn)3050,建議不要修改。

1.4修改數(shù)據(jù)庫(kù)密碼

系統(tǒng)安裝完成后數(shù)據(jù)庫(kù)鏈接的默認(rèn)用戶名和密碼是IDOCROOT和idoc09rt,為了您系統(tǒng)的平安請(qǐng)修

改此用戶的密碼，修改完密碼后要重新啟動(dòng)效勞器密碼才能生效。點(diǎn)擊”*點(diǎn)擊這里恢復(fù)默認(rèn)數(shù)據(jù)庫(kù)用

戶密碼〃恢復(fù)數(shù)據(jù)庫(kù)默認(rèn)密碼，如以下圖：

1.5修改管理員密碼

系統(tǒng)默認(rèn)管理員用戶名和密碼是admin和admin,為了您系統(tǒng)的平安請(qǐng)修改管理員密碼。點(diǎn)擊“*

點(diǎn)擊這里恢復(fù)管理員默認(rèn)密碼和權(quán)限〃可以重置admin帳號(hào)、密碼以及權(quán)限，如以下圖：

1.6上傳文件類型設(shè)置：

登錄文檔管理系統(tǒng)，進(jìn)入“系統(tǒng)設(shè)置”一“設(shè)置文件上傳類型"，系統(tǒng)默認(rèn)是可以上傳所有文件類

型的。用戶如果要限制上傳文件的類型，只需要選擇或者輸入文件的后綴名和別名，點(diǎn)擊“增加〃即可。

設(shè)置完成以后需要重新啟動(dòng)效勞器才能生效。

1.7設(shè)置文件抽取對(duì)應(yīng)表

為一個(gè)文件類型設(shè)置文件內(nèi)容的抽取方式，系統(tǒng)按所設(shè)方式抽取文件的文本，建立全文索引，實(shí)現(xiàn)

全文檢索。建議不要修改該設(shè)置。

第2節(jié)部門(mén)〔工作組〕管理

2.1新建工作組

建立工作組是為了能將文檔進(jìn)行分組管理，更有效地利用文檔資源。建立工作組以后可以將用戶參

加到工作組，并且為用戶設(shè)置權(quán)限，用戶只有在工作組里面并且擁有該工作組的相應(yīng)權(quán)限，才能對(duì)屬于

該工作組的成員（用戶、文件夾、文件）進(jìn)行相應(yīng)的操作（共享的文件夾和文件除外）。

進(jìn)入“部門(mén)設(shè)置”界面，選擇某個(gè)工作組，然后點(diǎn)擊上面的“新建”，或者在左邊區(qū)域右鍵鼠標(biāo)，

在彈出的菜單中選擇“新建組〃，然后在彈出的對(duì)話框中輸入要新建的組名作和組說(shuō)明即可。如以下圖：

2.2增加新用戶到工作組

只有屬于工作組的用戶才能對(duì)工作組里面的成員（用戶、文件夾、文件）進(jìn)行相應(yīng)操作［共享情況

除外

進(jìn)入“部門(mén)設(shè)置”界面，選擇某個(gè)工作組，然后點(diǎn)擊用戶區(qū)域〔界面的右邊局部）的“新增”，或

者在用戶區(qū)域右鍵鼠標(biāo)，在彈出的菜單中選擇“新增成員〃，就會(huì)出現(xiàn)如下界面：

輸入新增用戶信息，點(diǎn)擊“注冊(cè)”就注冊(cè)了一個(gè)新用戶，并且已經(jīng)將該用戶添加到該工作組里面，注冊(cè)

以后馬上就會(huì)彈出給該用戶授權(quán)的界面，選擇相應(yīng)的權(quán)限模板或者權(quán)限，然后點(diǎn)擊“授權(quán)”即可，如以

下圖：

2.3將已注冊(cè)用戶添加到工作組（分配組權(quán)限）

進(jìn)入“部門(mén)設(shè)置〃界面，選擇某個(gè)工作組，然后點(diǎn)擊工作組區(qū)域（界面的左邊局部）上邊的“授權(quán)”，

或者在工作組區(qū)域右鍵鼠標(biāo)，在彈出的菜單中選擇“組成員授權(quán)"，就會(huì)彈出成員授權(quán)的界面，該操作

不能新增用戶，只能給已注冊(cè)的用戶分配權(quán)限。你可以選擇用戶類型來(lái)過(guò)慮或者查找用戶。也可以在“組

詳細(xì)管理〃里面進(jìn)行該操作（本章第251節(jié)）。

2.4查看工作組權(quán)限

進(jìn)入“部門(mén)設(shè)置”界面，選擇某個(gè)工作組，然后在工作組區(qū)域（界面的左邊局部）右鍵鼠標(biāo)，在彈

出的菜單中選擇“查看組權(quán)限"即可，在每次授權(quán)成功以后也可以查看工作組權(quán)限，在該界面里面，您

可以把用戶從組里面移出，也可以修改用戶的權(quán)限，查看用戶的詳細(xì)權(quán)限。也可以在“組詳細(xì)管理“里

面進(jìn)行該操作（本章第2.5.2節(jié)）。如以下圖：

2.5組詳細(xì)管理

進(jìn)入“部門(mén)設(shè)置”界面，選擇某個(gè)工作組，然后在工作組區(qū)域（界面的左邊局部）右鍵鼠標(biāo)，在彈

出的菜單中選擇“組詳細(xì)管理"就可以進(jìn)入到組詳細(xì)管理界面，也可以從“常用管理”進(jìn)入（本章第8.2

也），如以下圖：

在這里可以杳看工作組的根本信息，包括組編號(hào)，名稱，描述，分配的空間，己用的空間，文檔數(shù)量等

筆。還可以對(duì)工作組進(jìn)行幾乎所有操作。

組成員授權(quán)

點(diǎn)擊上圖的“組成員授權(quán)"，將已注冊(cè)的用戶添加到該組并授予相應(yīng)的權(quán)限。

查看組權(quán)限

點(diǎn)擊上圖的“查看組成員權(quán)限"，查看本組的所有成員的權(quán)限，包括從父組繼承的，在這里還可以將成

員叢木組移出，修改成員的權(quán)限等。

修改組名稱或描述

點(diǎn)擊上圖的“修改組名稱或描述〃，修改工作組的名稱或者描述。

文件空間分配

點(diǎn)擊上圖的“文件空間分配“，設(shè)置該_L作組允許上傳的文檔的總大小，默認(rèn)是0,表示沒(méi)的限制。

查看工作組最新、最熱文檔

點(diǎn)擊上圖的“查看最新/最熱文檔〃，可以看到該組的最新文檔或者最熱文檔，最熱文檔表示點(diǎn)擊次

數(shù)最多的文檔。也可以在常用管理里面進(jìn)行此操作（本章第8.2節(jié)）。

統(tǒng)計(jì)組文檔

點(diǎn)擊上圖的“統(tǒng)計(jì)組文檔"，查看該組的文檔總數(shù)，文檔類型的分布情況，還可以查詢某一段時(shí)間

內(nèi)的文檔統(tǒng)計(jì)情況,也可以在常用管理里面進(jìn)行此操作（本章第8.2節(jié)情

刪除組全部文檔

點(diǎn)擊上圖的“刪除此組全部文檔"，可將該工作組的全部文檔刪除，鎖定文件也照樣刪除。也可以

在常用管理里面進(jìn)行此操作（本章第8.2節(jié)面

刪除工作組

點(diǎn)擊上圖的“刪除此組〃，刪除該工作組，做該操作前必須保證該工作組下面沒(méi)有子組，沒(méi)有文件

夾，沒(méi)有文件。

2.6將用戶從組里面移出

注入”部門(mén)設(shè)置〃界面，選擇某個(gè)工作組，然后在右邊的用戶區(qū)域選擇某個(gè)用戶，右鍵鼠標(biāo)，在彈出的

菜單中選擇“從該組移除成員"。也可以在杳看權(quán)限（參見(jiàn)本章第2.4節(jié)或者除章第252節(jié)）時(shí)，點(diǎn)擊

用戶后面的“刪除”即可。該操作只是將用戶從組里面刪除，并未從系統(tǒng)刪除，如果要將用戶從系統(tǒng)刪

除，請(qǐng)參見(jiàn)本章第節(jié)。

第3節(jié)上傳文件

在管理文檔之前，您需要先將文檔收集起來(lái)，這樣才能對(duì)文檔進(jìn)行有效的管理。idoc多可文檔管理

系統(tǒng)提供r功能強(qiáng)大的批量傳輸工具,能夠快速、準(zhǔn)確、大量地上傳、下載文檔.能夠自動(dòng)搜集文檔。

當(dāng)然，在上傳文件之前，您需要先新建一個(gè)文件夾，具體操作請(qǐng)參見(jiàn)本堂第4.4節(jié)。

3.1使用idoc控件批量上傳文件

進(jìn)入“文檔管理〃界面，然后選擇您將要上傳文件的工作組或者個(gè)人（請(qǐng)參見(jiàn)本章第4.1節(jié)）,請(qǐng)確

保該工作組或者個(gè)人下至少有一個(gè)文件夾，如果沒(méi)有請(qǐng)新建一個(gè)。選中某個(gè)文件夾，然后在文件夾區(qū)域

［界面的左邊局部），點(diǎn)擊“菜單”或者右鍵鼠標(biāo)，在彈出的菜單中選擇“批量上傳"。如果您是第一

次使用批量上傳，那么系統(tǒng)會(huì)提示您安裝批量傳輸控件，如以卜.圖：

下載并安裝該控件（如果您的瀏覽器不能支持控件，如Firefox,那請(qǐng)參見(jiàn)本章第3.2節(jié)）,安裝完成以

后，刷新頁(yè)面，然后重復(fù)前面的操作，就會(huì)彈出如下界面：

點(diǎn)擊圖中的紅色區(qū)域選中要上傳的文件所在的文件夾，然后點(diǎn)擊“保存設(shè)置，開(kāi)始任務(wù)”即可。這樣該

文件夾下的所有文件都將上傳到效勞器。如果您只需要上傳文件夾下的局部文件，那么在選中所要上傳

的文件夾后，點(diǎn)擊下面的“選擇局部文件”，然后在彈出的界面中選中您需要上傳的文件即可。

3.2使用idoc批量傳輸工具批量上傳文件

進(jìn)入“文檔管理”界面，然后選擇您將要上傳文件的工作組或者個(gè)人（請(qǐng)參見(jiàn)本章第4.1節(jié)）,請(qǐng)確

保該工作組或者個(gè)人下至少有一個(gè)文件夾，如果沒(méi)有請(qǐng)新建一個(gè)。選中某個(gè)文件夾，然后在文件夾區(qū)域

［界面的左邊局部），點(diǎn)擊“菜單”或者右鍵鼠標(biāo)，在彈出的菜單中選擇“批量上傳”。如果您是第一

次使用批品上傳，那么會(huì)彈出控件安裝的界面，如果您的瀏覽器不支持控件的使用，那么請(qǐng)點(diǎn)擊界面第

二行的“點(diǎn)擊這里下載批量傳輸工具〃將批量傳輸工具下載到本地，然后雙擊翻開(kāi)批量傳輸工具

（idocclicnt.exe）,如以下圖。輸入效勞器地址、端門(mén)、用戶名和密碼登錄批量傳輸系統(tǒng)，登錄成功后，

點(diǎn)擊菜單欄的“任務(wù)”，在下拉菜單中選擇“新建任務(wù)一目錄上傳〃，在彈出的界面中分別選擇目標(biāo)文

件夾（文檔管理系統(tǒng)的文件夾）和源文件夾（本地文件夾），然后點(diǎn)擊“保存設(shè)置，開(kāi)始任務(wù)”即可。

如果需要上傳文件夾下面的局部文件，那么在選中源文件夾后，點(diǎn)擊下面的“選擇局部文件"，然后在

彈出的界面中選中您需要上傳的文件即可。

3.3Web界面單個(gè)上傳文件

進(jìn)入“文檔管理”界面，然后選擇您將要上傳文件的工作組或者個(gè)人（請(qǐng)參見(jiàn)本章第4.1節(jié)）,請(qǐng)確

保該工作組或者個(gè)人下至少有一個(gè)文件夾，如果沒(méi)有請(qǐng)新建一個(gè)。選中某個(gè)文件夾，然后點(diǎn)擊文件區(qū)域

［界面的右邊局部）點(diǎn)擊上邊的“上傳”，或者在文件區(qū)域右腱鼠標(biāo)，在彈出的菜單中選擇“上傳單個(gè)

文件"，就會(huì)彈出如下界面：

單擊“瀏覽”選擇您要上傳的本地文件，然后點(diǎn)擊“上傳”即可。Web界面只能支持單個(gè)文件的上傳，

如果您要通過(guò)該方法上傳多個(gè)文件，那只能重復(fù)上面的操作。如果上傳的文件過(guò)大，那么Web界面也

將不能上傳，只能用控件或者批量傳輸工具上傳。

第4節(jié)文檔管理

將文檔收集起來(lái)了以后，就可以對(duì)文檔進(jìn)行有效的管理了。文檔管理界面分為左右兩局部，為了方

便說(shuō)明，下面我們將左邊局部稱為“文件夾區(qū)域〃，右邊局部稱為“文件區(qū)域”。

4.1進(jìn)入組、個(gè)人、共享文檔管理

進(jìn)入“文檔管理”界面，我們可以看到“文件夾區(qū)域"：

如上圖，現(xiàn)在處在的位置是“測(cè)試組”的文檔管理。點(diǎn)擊第二行的“idoc”或者"所有”，就會(huì)出現(xiàn)如

下界面：

這里顯示的是整個(gè)系統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)，除了最頂級(jí)的組以外，點(diǎn)擊其中任何一個(gè)工作組或者用戶，都會(huì)進(jìn)

入到相應(yīng)的文檔管理界面，但是如果您沒(méi)有該組的相應(yīng)權(quán)限，或者該用戶沒(méi)有共享文件給你，那么你是

看不到任何文件夾和文件的。當(dāng)然，如果你要管理自己的文件或者其他用戶共享給您的文件，那么您可

以直接點(diǎn)擊“我的文檔”進(jìn)入個(gè)人文檔管理，點(diǎn)擊“共享文檔”進(jìn)入共享文檔管理八

4.2調(diào)出文件夾操作菜單

點(diǎn)擊文件夾區(qū)域的“菜單"（如以下圖），或者在文件夾區(qū)域右鍵鼠標(biāo)就能調(diào)出文件夾操作的菜單

了。

4.3調(diào)出文件操作菜單

點(diǎn)擊文件區(qū)域上邊的“菜單”1如以下圖），或者在文件區(qū)域內(nèi)右鍵鼠標(biāo)就能調(diào)出文件操作的完整

菜單。

在文件名上面右鍵鼠標(biāo)，這樣會(huì)選中該文件，并且彈出相對(duì)文件操作的局部菜單。

雙擊文件名，就會(huì)彈出包含“詳細(xì)管理〃、“文件下載〃、“瀏覽文本〃和“文件修改”四個(gè)選項(xiàng)的

菜單（如果權(quán)限不夠可能沒(méi)有匹個(gè)）。

如果查看方式是縮略圖或者列表模式，那么您也可以在單擊文件之后，點(diǎn)擊文件說(shuō)明局部的右下角

的菜單圖標(biāo)來(lái)調(diào)出菜單。

4.4新建文件夾

進(jìn)入某個(gè)組或者個(gè)人文檔管理界面，然后選中某個(gè)組或者個(gè)人或者文件夾，調(diào)出文件夾操作菜單（主

章第4.2節(jié)）,選擇菜單中的“新建文件夾"，在彈出的界面中輸入您要新建的文件夾的名字，點(diǎn)擊“新

增”即可。

4.5文件查看方式

在文件區(qū)域內(nèi)調(diào)出文件操作菜單（本章第4.3節(jié)）,鼠標(biāo)移到菜單“查看方式”，如以下圖：

詳細(xì)模式

點(diǎn)擊上圖的“詳細(xì)模式〃，文件以詳細(xì)方式顯示，如以下圖：

縮略圖模式

點(diǎn)擊“縮略圖模式"，文件以縮略圖方式顯示，如以下圖：

列表模式

點(diǎn)擊“列表模式〃,文件以列表方式杞示,如以下圖:

4.6文件詳細(xì)管理

在文件區(qū)域選中某個(gè)文件，點(diǎn)擊上面的“詳細(xì)"，或者調(diào)出文件菜單（本章第4.3節(jié)）,選擇“文件

詳細(xì)及管理"，就可以進(jìn)入到文件詳細(xì)管理界面，如以下圖：

這個(gè)界面包含了文件的根本信息以及對(duì)文件大局部操作。在這里可以看到文件的全名、所有者、效

勞器的路徑、文件大小、上傳時(shí)間、摘要、概述、關(guān)鍵詞、相關(guān)文檔等等。在這里還可以對(duì)文件進(jìn)行下

教、純文本瀏覽、修改、版本控制、操作日志、留言等操作

4.6.1上傳、查看、刪除快照

點(diǎn)擊上圖的“上傳快照〃、“杳看快照〃、“刪除快照"，即可進(jìn)行相應(yīng)操作，快照其實(shí)就是縮略圖，

用戶可以自己制作了上傳，如果啟用了圖文檔系統(tǒng)，系統(tǒng)可以批量生成。

修改摘要

點(diǎn)擊上圖的“修改摘要〃，可以對(duì)文件進(jìn)行手工摘要，這樣會(huì)有利于文件搜索。

歷史版本

點(diǎn)擊上圖的“版本信息”，可以查看文件的歷史版本信息，還可以進(jìn)行“獲取〃，“回滾〃等操作。

單個(gè)文件的操作日志

點(diǎn)擊上圖的“操作口志”，直看該文件的所有操作日志，如果您杓相應(yīng)的權(quán)限，還可以刪除該操作

日志。

留言、刪除留言

點(diǎn)擊上圖留言模塊的“新留言”，對(duì)該文件進(jìn)行留言；點(diǎn)擊相關(guān)操作中“刪除留言〃或者點(diǎn)擊留言模塊

的“刪除全部〃刪除該文件的所有留言。

發(fā)送文件消息

點(diǎn)擊上圖的“發(fā)送消息〃，出現(xiàn)：

其中的文件鏈接是自動(dòng)加上的，您也可以自行編輯，點(diǎn)擊右邊的“選中聯(lián)系人〃，添加收件人，點(diǎn)擊發(fā)

送即可。點(diǎn)擊上面的“我的消息還可以查看我自己收到的消息。

4.7在文件夾中搜索

在文檔管理界面的文件夾區(qū)域選中某個(gè)文件夾，然后調(diào)出文件夾菜單（本章第4.2節(jié)）,選擇“本目

錄搜索〃或者點(diǎn)擊文件區(qū)域的“搜索〃，就會(huì)彈出如下界面：

輸入相應(yīng)的搜索條件，點(diǎn)擊“搜索”即可。

4.8文件夾授權(quán)（共享）

如果某個(gè)用戶不在工作組里面，但是有希望他能對(duì)組里面的某個(gè)文件夾進(jìn)行一些操作，或者想把個(gè)

人文檔的某些文件夾共享給他，就可以通過(guò)文件夾授權(quán)來(lái)實(shí)現(xiàn)。

進(jìn)入“文檔管理〃界面，選中您要授權(quán)的文件夾，調(diào)出文嚀夾操作菜單（本章第4.2節(jié)）,選擇“文

件夾授權(quán)（共享）〃，就會(huì)彈出如下界面：

點(diǎn)擊“添加”選擇您要授權(quán)的用戶，然后選擇權(quán)限，點(diǎn)擊“授權(quán)”即可。文件夾授權(quán)一次只能對(duì)一個(gè)文

件夾進(jìn)行操作。

4.9文件授權(quán)（共享〕

如果某個(gè)用戶不在工作組里面，但是有希望他能對(duì)組里面的某些文件進(jìn)行一些操作，或考想把個(gè)人

文檔的某些文件共享給他，就可以通過(guò)文件授權(quán)來(lái)實(shí)現(xiàn)。

進(jìn)入“文檔管理”界面，在右邊選中您要共享的文件（可多項(xiàng)選擇），點(diǎn)擊上面的“授權(quán)”或者調(diào)

出文件菜單（本章第4.3節(jié)）,選擇“文件授權(quán)（共享）”，就會(huì)出現(xiàn)如下界面：

點(diǎn)擊“添加”選擇您要授權(quán)的用戶，然后選擇權(quán)限，點(diǎn)擊“授權(quán)”即可。文件授權(quán)一次可以對(duì)多個(gè)文件

進(jìn)行。

4.10查看文件夾、文件權(quán)限

在文件夾選中某個(gè)工作組或者用戶，調(diào)出文件（夾）操作菜單，選中“已授權(quán)（共享）文件（夾）"，

就可以進(jìn)入到該組或者用戶所擁有的已授權(quán)的文件（夾）。在這里可以查看文件（夾）的權(quán)限，可以刪除授

權(quán)（共享）。

在文件夾授權(quán)成功以后也可以查看文件夾的權(quán)限。

如果文件顯示方式是詳細(xì)模式，那么您也可以點(diǎn)擊文件名后面的“權(quán)限〃欄里面的圖標(biāo)來(lái)查看文件

的權(quán)限信息。

4.11版本控制

版本控制必須要有idoc控件的支持，所以在使用版本控制功能之前請(qǐng)確保控件已經(jīng)安裝并且您使用

的瀏覽器支持控件的使用。在文件區(qū)域選中某個(gè)文件，調(diào)出文件操作菜單〔本章第4.3節(jié)）,選擇“版本

控制“，這樣就會(huì)調(diào)出版本控制的子菜單，菜單包括“簽出〃、"簽入”、"取消簽出”、"歷史版本”、

“我簽出的文檔〃五個(gè)選項(xiàng)。如以下圖：

簽出

選中某個(gè)文件或者多個(gè)文件后，點(diǎn)擊上圖的“簽出”，出現(xiàn)如下界面：

“簽出并覆蓋本地文件”表示鉞定文件的同時(shí)，用效勞器文件覆蓋本地的文件，“簽出并保存本地更改"

表示只鎖定文件，當(dāng)然，如果本地不存在該文件那么會(huì)將文件下載到本地。簽出路徑默認(rèn)的是批量傳輸

傳輸工具的安裝目錄然后加上該文件的效勞器路徑。如果該文件所在的目錄或者任意父目錄設(shè)置了簽出

路徑0,那么默認(rèn)路徑就是簽出路徑，用戶還可以自己選擇簽出路徑。

簽出成功后，該文件就只有簽出用戶可以修改，其他用戶只能瀏覽，查看等。

簽入

選中某個(gè)文件或者多個(gè)文件后，點(diǎn)擊“簽入”，將本地的文件上傳到效勞器，如果木地的文件更新，那

么將原效勞器的文件備份成舊版本，并且將文件解鎖。該操作只對(duì)當(dāng)前用戶簽出的文件有效。

取消簽出

選中某個(gè)文件或者多個(gè)文件后，點(diǎn)擊“取消簽出"，將文件解鎖，不再做其他操作，該操作只對(duì)當(dāng)

前用戶簽出的文件有效。

文件歷史版本

選中某個(gè)文件（只能對(duì)一個(gè)文件操作），點(diǎn)擊”歷史版本〃，出現(xiàn)如下界面：

這里列出了該文件的所有版本，你可以下載任意一個(gè)版本，還可以進(jìn)行“回滾”操作。

我簽出的文檔

點(diǎn)擊“我簽出的文檔"，出現(xiàn)如下界面：

該操作不需要選擇任何文件夾或文件，將我正在簽出的文件全部例舉出來(lái)，在這里你也可以對(duì)簽出的文

檔進(jìn)行簽入和取消簽出的操作。

設(shè)置簽出路徑

在文件夾操作區(qū)域，選擇某個(gè)文件夾，調(diào)出文件夾操作菜單（本章笫4.2節(jié)）,選擇“設(shè)置簽出路徑"，

設(shè)置當(dāng)前選擇目錄的簽出路徑。只需要對(duì)父目錄設(shè)置，子目錄也會(huì)有相應(yīng)的效果。在設(shè)置了簽出路徑后,

在進(jìn)行“簽出”、“獲取歷史版本〃、“獲取最新版本〃等操作時(shí)，文件下載的默認(rèn)路徑就是對(duì)應(yīng)的簽出

路徑，在本地建立的目錄結(jié)構(gòu)也將會(huì)跟效勞器的一樣。

獲取最新版本

在文件夾操作區(qū)域，選擇某個(gè)文件夾，調(diào)出文件夾操作菜單1本章第4.2節(jié)）,選擇“獲取最新版本〃使

本地的文件與效勞器文件保持一致。如以下圖：

在彈出的對(duì)話框選擇獲取路徑，如果需要一并獲取子目錄的文件，那么將“包含子目錄〃項(xiàng)勾選上，點(diǎn)

擊“確定”即可。

4.12生成縮略圖

在文件夾操作區(qū)域，選擇某個(gè)文件夾，調(diào)出文件夾操作菜單（本章第4.2節(jié)）,選擇“生成縮略圖"，

在出現(xiàn)的界面里面輸入您要生成縮略圖的文件類型，選擇是否覆蓋原縮略圖和是否包含自FI錄，然后點(diǎn)

擊開(kāi)始即可。該功能需要有AutoVue軟件或控件的支持才能使用。

第5節(jié)文檔搜索

5.1常規(guī)搜索

idoc多可文檔管理系統(tǒng)提供了強(qiáng)大的搜索功能，支持全文檢索，支持中文分詞，支持相關(guān)搜索，搜

索速度以亳秒計(jì)算，在整個(gè)系統(tǒng)的任何頁(yè)面都可以快速的進(jìn)行簡(jiǎn)單快速地搜索，還有功能強(qiáng)大的多條件

搜索：

5.2目錄中搜索

參見(jiàn)本章第4.7節(jié)。

5.3文件名搜索

在常規(guī)搜索頁(yè)面中（本章本5.1節(jié)）點(diǎn)擊“搜索關(guān)鍵詞〃后面的鏈接，就可以進(jìn)入文件名搜索頁(yè)面。也

可以進(jìn)入文檔管理頁(yè)面，調(diào)出文件夾操作菜單（本章第4.2節(jié)管然后選擇“文件名搜索〃進(jìn)入文件名搜

索界面。

第6節(jié)批量傳輸工具的使用

6.1查看傳輸日志

在使用批量傳輸工具上傳或者下載文件的時(shí)候，我們只能通過(guò)查看傳輸日志來(lái)查看文件是否上傳或

者下載成功，如果沒(méi)成功，那么是什么原因?qū)е碌?，都在傳輸日志里面?/p>

當(dāng)然，首先要翻開(kāi)批量傳輸工具，要建立傳輸任務(wù)才能查看傳輸日志。在建立任務(wù)以后，選中某個(gè)傳輸

任務(wù)，然后點(diǎn)擊界面下面的“傳輸日志”即可，如以下圖：

6.2設(shè)置效勞器地址

如果批量傳輸工具設(shè)置的效勞器地址不正確的話，將會(huì)導(dǎo)致沒(méi)法上傳下載文件。

在批量傳輸工具的主界面點(diǎn)擊菜單欄的“設(shè)置〃，在彈出的下拉菜單中選中“效勞器地址"就會(huì)出

現(xiàn)如下界面：

輸入正確的效勞器地址和端口，點(diǎn)擊“保存設(shè)置”即可。

6.3設(shè)置工作目錄

工作目錄是默認(rèn)的文件下教路徑，也是版本控制簽出時(shí)下載文件的默認(rèn)路徑（可以設(shè)置），設(shè)置工

作路徑的方法跟設(shè)置效勞器地址的方法根本一樣。

第7節(jié)權(quán)限體系描述

7.1繼承規(guī)那么

用戶有父工作組權(quán)限，那么?定有子組及其文件夾的權(quán)限。

用戶有父文件夾的操作權(quán)限，那么一定有子文件夾的權(quán)限。

用戶有文件夾的操作權(quán)限，那么一定有文件夾中文件的操作的權(quán)限。圖示：

注：

圖中用戶甲在“市場(chǎng)部〃被授x權(quán)限，那么甲在“市場(chǎng)部〃的子組“產(chǎn)品部"和''銷售部"有同樣

的權(quán)限。

同理甲有“市場(chǎng)部”的文件夾權(quán)限，那么甲在子組“產(chǎn)品部〃和“銷售部”有同樣的文件夾權(quán)限。

7.2累加規(guī)那么

用戶在父組被授予A權(quán)限，在子組被授予B權(quán)限，那么用戶在子組具有A和B二種權(quán)限。

用戶在父文件夾被授予C權(quán)限，在子文件夾被授予D權(quán)限，那么用戶在子文件夾具有C和D二種

權(quán)限。

用戶在文件上的權(quán)限=組權(quán)限（繼承）+文件夾權(quán)限（繼承）+文件權(quán)限。

注：

甲在“市場(chǎng)部”有A權(quán)限。

甲在“產(chǎn)品部〃有A.B權(quán)限。

甲在“彩頁(yè)”文件夾有A.BC權(quán)限。

甲在“彩頁(yè)說(shuō)明.txt"文件有A,B,C,D權(quán)限。

第8節(jié)常用管理功能

8.1個(gè)人管理功能

進(jìn)入“常用管理”界面，點(diǎn)擊左邊的“個(gè)人管理功能”，出現(xiàn)如下界面：

修改個(gè)人信息

點(diǎn)擊上圖的“修改信息”，可以修改個(gè)人的“密碼”、"員工編號(hào)〃、”聯(lián)系〃、“電子郵件”、

“QQ號(hào)”、和”備注〃等信息。

8.1.2圖文系統(tǒng)

設(shè)置了圖文檔系統(tǒng)以后，您將會(huì)使用更專業(yè)的預(yù)覽方式，該設(shè)置需要只有專業(yè)版本才有效。如果效勞器

支持該功能，那么默認(rèn)是翻開(kāi)的，當(dāng)然，您可以點(diǎn)擊上圖的“弱文系統(tǒng)”自己設(shè)置關(guān)閉或翻開(kāi)。圖文檔

系統(tǒng)需要AutoVuc軟件或控件的支持。

8.1.3個(gè)人文檔

點(diǎn)擊上圖的“個(gè)人文檔”進(jìn)入個(gè)人文檔管理。注意：個(gè)人文檔并不是說(shuō)您上傳的文檔就是您的個(gè)人

文檔，如果您是將文件.上傳到工作組，那該文檔的所有者就是工作組，并不是您的個(gè)人文檔，只有當(dāng)您

把文件上傳到您個(gè)人的目錄下才算書(shū)個(gè)人文檔。

8.1.4查看已授權(quán)（共享）的個(gè)人文檔

點(diǎn)擊上圖的“查看授權(quán)〃，查看您已經(jīng)授權(quán)或者共享的個(gè)人文件以及所授權(quán)限的詳細(xì)信息，還可以刪除、

修改權(quán)限。

8.1.5個(gè)人操作日志

點(diǎn)擊上圖的“操作日志”可以查看自己的操作日志，但是只能查看，不能刪除。

8.1.6個(gè)人首頁(yè)

設(shè)置了個(gè)人首頁(yè)之后，每次登錄系統(tǒng)的時(shí)候就會(huì)自動(dòng)跳轉(zhuǎn)到該界面。點(diǎn)擊上圖的“個(gè)人首頁(yè)"，出

現(xiàn)如下界面：

選擇您需要設(shè)置的首頁(yè)，點(diǎn)擊“確定”即可。

8.2我管理的組管理

進(jìn)入“常用管理”界面，點(diǎn)擊左邊的“我管理的組"，出現(xiàn)如下界面：

這里會(huì)將您管理的組全都例舉出來(lái)，點(diǎn)擊某個(gè)組，就會(huì)出現(xiàn)上圖紅色標(biāo)記區(qū)域的菜單項(xiàng)選擇項(xiàng)，點(diǎn)擊相

應(yīng)的菜單可以對(duì)改組進(jìn)行相應(yīng)的操作，包括“管理文檔〃、“查看最新文檔"、”查看最熱文檔〃、“統(tǒng)

計(jì)組文檔〃、“刪除組全部文檔"和“組詳細(xì)管理”等。

8.3我所在的組

進(jìn)入“常用管理”界面，點(diǎn)擊左邊的“我所在組"，出現(xiàn)如下界面。點(diǎn)擊某個(gè)組就可以查看改組的

最新最熱文檔,點(diǎn)擊某個(gè)文檔可以進(jìn)入到該文檔的詳細(xì)管理。

8.4系統(tǒng)管理功能

進(jìn)入“常用管理”界面，點(diǎn)擊左邊的“系統(tǒng)管理功能"（只有系統(tǒng)管理員才能操作），出現(xiàn)如下界

面：

批量導(dǎo)入用戶

如果需要一次性為系統(tǒng)注冊(cè)多個(gè)用戶，那么可以使用該功能。

點(diǎn)擊上圖的“導(dǎo)入用戶"，按照固定的格式將用戶信息輸入到文本框中，然后點(diǎn)擊“導(dǎo)入”即可。

如以下圖：

用戶管理

點(diǎn)擊“導(dǎo)入管理”，進(jìn)入如下界面：

.1用戶禁用、啟用

點(diǎn)擊上圖的“禁用〃可以禁用用戶或者啟用用戶，被禁用的用戶將會(huì)登錄不了系統(tǒng)，但是用戶并沒(méi)用從

系統(tǒng)中刪除，要?jiǎng)h除用戶參見(jiàn)本章第8.438節(jié)。

.2用戶審核

如果系統(tǒng)啟用了“用戶審核”，那么用戶自己注冊(cè)的用戶是不能登錄系統(tǒng)的，只有等系統(tǒng)管理原登錄以

后才能登錄。如果用戶的狀態(tài)為未審核，那么用戶狀態(tài)欄就會(huì)出現(xiàn)“審核〃按鈕，點(diǎn)擊審核即可。

.3空間分配

點(diǎn)擊上圖的“空間分配"，可以設(shè)置用戶允許上傳的個(gè)人文檔的總大小，關(guān)于個(gè)人文檔的說(shuō)明請(qǐng)參

見(jiàn)第4章第5節(jié)。

8.4.3用戶詳細(xì)管理

進(jìn)入“用戶管理”（參見(jiàn)本章842節(jié)）,點(diǎn)擊“詳細(xì)管理”，進(jìn)入用戶詳細(xì)管理界面；也可以進(jìn)入

“部門(mén)設(shè)置〃，在右邊的用戶區(qū)域選中某個(gè)用戶，點(diǎn)擊上面菜單欄的“詳細(xì)”或者右鍵鼠標(biāo)，在彈出的

菜單中選擇“成員詳細(xì)管理〃，也可以進(jìn)入用戶詳細(xì)管理界面：

.1找回密碼

點(diǎn)擊上圖的“修改密碼〃，可以修改用戶的密碼，只有管理員才能進(jìn)行此操作，此處修改密瑪不需要原

密碼，所以當(dāng)用戶喪失密碼后可以通過(guò)該方法找回。

.2空間分配

參見(jiàn)本章第8.423節(jié)。

.3查看用戶的最新.最熱文檔

點(diǎn)擊上圖的“查看最新/最熱文檔〃查看用戶的最新最熱文檔，該操作是針對(duì)個(gè)人文檔而言的，關(guān)于

個(gè)人文檔的說(shuō)明請(qǐng)參見(jiàn)第4章第5節(jié)。

.4統(tǒng)計(jì)用戶文檔

點(diǎn)擊上圖的“統(tǒng)計(jì)用戶文檔"，查看該用戶的文檔總數(shù)，文檔類型的分布情況，還可以查詢某一段時(shí)間

內(nèi)的文檔統(tǒng)計(jì)情況。該操作是針對(duì)個(gè)人文檔而言的，關(guān)于個(gè)人文檔的說(shuō)明請(qǐng)參見(jiàn)第4章第5節(jié)。

.5查看某用戶操作日志

點(diǎn)擊上圖的“查看操作日志〃，查看該用戶的所有操作日志，并可以對(duì)日志進(jìn)行刪除等管理。

.6刪除某用戶全部操作日志

點(diǎn)擊上圖的“刪除此用戶全部操作日志〃，將該用戶的所有操作日志全部刪除。

.7刪除某用戶全部文檔

點(diǎn)擊上圖的“刪除此用戶全部文檔"，將該用戶的所有個(gè)人文檔全部刪除。該操作是針對(duì)個(gè)人文檔而言

的,關(guān)于個(gè)人文檔的說(shuō)明請(qǐng)參見(jiàn)第4章第5節(jié)。

.8從系統(tǒng)中刪除用戶

點(diǎn)擊上圖的“刪除此用戶及其所有文檔"，將該用的所有個(gè)人文檔都刪除（關(guān)于個(gè)人文檔的說(shuō)明請(qǐng)

參見(jiàn)第4章第5節(jié)并將該用戶從系統(tǒng)中刪除，此處是唯一一處從系統(tǒng)刪除用戶的地方。

文檔備份

文檔備份可以將系統(tǒng)中的某個(gè)組或者個(gè)人的某些文件備份起來(lái)，以防萬(wàn)一。

進(jìn)入“常用管理〃一“系統(tǒng)管理功能”一"文檔備份"，如以下圖：

選擇您要備份的文件路徑，輸入備份的文件名，設(shè)置好條件，然后點(diǎn)擊“下一步”即可。

文檔恢復(fù)

當(dāng)系統(tǒng)中某些文件由于某些原因喪失了，而且以前有備份的話就可以通過(guò)文檔恢復(fù)來(lái)恢復(fù)這些文

件。

進(jìn)入“常用管理”一“系統(tǒng)管理功能”一"文檔恢史”，如以下圖；

在“選擇文件”下拉列表中選中您要恢復(fù)的備份文件，點(diǎn)擊“下一步”即可。

8.4.6系統(tǒng)文檔統(tǒng)計(jì)

注入“常用管理”一"系統(tǒng)管理功能”一"文檔統(tǒng)計(jì)〃，查看整個(gè)的文檔總數(shù)，文檔類型的分布情況，

還可以查詢某一段時(shí)間內(nèi)的文檔統(tǒng)計(jì)情況。

系統(tǒng)操作日志管理

注入“常用管理”一"系統(tǒng)管理功能〃一”操作日志〃，查看整個(gè)系統(tǒng)的操作日志，并且可以進(jìn)行查詢，

刪除日志等操作。

登錄日志

逃入“常用管理”一"系統(tǒng)管理功能〃一“登錄日志”，查看登錄日志，可以看到用戶的登錄時(shí)間，登

錄方式，登錄IP等信息。

重啟效勞

法入“常用管理〃一”系統(tǒng)管理功能〃一”重啟效勞〃，重啟文檔管理系統(tǒng)效勞，只有當(dāng)效勞器的“idoc

文檔系統(tǒng)管理工具〃運(yùn)行著才能正常重啟。

第9節(jié)郵件、消息

9.1郵件系統(tǒng)

只有系統(tǒng)啟用了該功能（參見(jiàn)本章第1.1.17節(jié)）,并進(jìn)行了相應(yīng)的設(shè)置［參見(jiàn)本章第節(jié)）才能使用。

注入“常用管理”一”系統(tǒng)管理功能"一"郵件消息”，進(jìn)入如下郵件發(fā)送界面；也可以進(jìn)入“文檔管

理”界面，在右邊的文件區(qū)域調(diào)出文件操作菜單（本章第4.3節(jié)）,選擇“消息”，在子菜單中選擇“郵

件消息"，也可以進(jìn)入郵件發(fā)送界面：

如果是通過(guò)第.種方式進(jìn)入的，如果在調(diào)出義件操作菜單時(shí)選擇了義件，那么進(jìn)入該界面時(shí)，在“內(nèi)容”

里面就會(huì)自動(dòng)加上所選文件的地址和文件名等信息。輸入相應(yīng)的信息,如果要通過(guò)點(diǎn)擊右邊的“選擇聯(lián)

系人"來(lái)添加收件人，那么您選中的用戶的注冊(cè)信息里面必須填寫(xiě)的正確的郵件地址，不然將會(huì)添加不

上。填寫(xiě)完信息后點(diǎn)擊發(fā)送即可。

9.2站內(nèi)消息系統(tǒng)

進(jìn)入站內(nèi)消息界面的方法如下：

方法一：進(jìn)入“文檔管理”界面,在右邊的文件區(qū)域調(diào)出文件操作菜單（本章第4.3節(jié)）,選擇“消息”，

在子菜單中選擇“站內(nèi)消息”，進(jìn)入站內(nèi)消息發(fā)送界面。如果在調(diào)出文件操作菜單時(shí)選擇了文件，那么

進(jìn)入該界面時(shí)，在“內(nèi)容”里面就會(huì)自動(dòng)加上所選文件的地址和文件名等信息。

方法二：進(jìn)入某個(gè)文件的“詳細(xì)管理〃界面［本章第4.6節(jié)）,點(diǎn)擊“發(fā)送